Affärsplan EBO, EKFAB och Stridh & son 2020 …...EKFAB och Stridh & son är tre olika bolag med fastighetstjänster som grund, men med olika inriktning och olika kunder. Verksamhetsidé

"Nöjda kunder och engagerade medarbetare som i samarbete utvecklar moderna,

välskötta, hållbara fastigheter och bidrar till tillväxten i Eksjö kommun."

EKSJÖBOSTÄDER AB

EKSJÖ KOMMUNFASTIGHETER AB

STRID & SON AB

AFFÄRSPLAN

2020-2023

Beslutad 2020-04-27

2 av 24

Innehåll ..................................................................................................................................................... 1

Inledning .................................................................................................................................... 3

1. Utgångspunkter för affärsplanen ........................................................................................... 4

1.1 Eksjö kommuns vision ...................................................................................................... 4

1.2 Policy för styrning och ledning ......................................................................................... 4

1.3 Övriga utgångspunkter ..................................................................................................... 5

1.4 Organisation och enheternas uppdrag .............................................................................. 5

1.5 Vision, affärsidé och verksamhetsidé................................................................................ 6

1.6 Hållbarhetsvision .............................................................................................................. 7

1.7 Kvalitetspolicy ................................................................................................................... 7

2. Grunduppdrag ........................................................................................................................ 8

2.1 Riktlinjer från ägardirektiven som gäller båda bolagen ................................................... 8

2.2 Eksjöbostäder AB ............................................................................................................. 8

2.3 Eksjö Kommunfastigheter AB .......................................................................................... 9

2.4 Stridh & son AB ................................................................................................................ 9

2.5 Mål i fyra perspektiv utifrån grunduppdrag ................................................................... 10

2.5.1 Perspektiv Kund = Nöjd kund index (NKI) ............................................................... 11

2.5.2 Perspektiv Medarbetare = Nöjd medarbetarindex (NMI) ........................................12

2.5.3 Perspektiv Ekonomi ..................................................................................................14

2.5.4 Perspektiv Hållbarhet ............................................................................................... 15

3. Omvärldsanalys .....................................................................................................................16

3.1 SKR – Utmaningar för det kommunala uppdraget .........................................................16

3.1.1 Hårdare konkurrens om kompetens..........................................................................16

3.1.2 Ökade möjligheter att effektivisera med ny teknik ...................................................16

3.1.3 Ökad bostadsbrist ......................................................................................................16

3.2 Omvärldsbevakning ......................................................................................................... 17

4. Utveckling av verksamheten ................................................................................................ 18

4.1 Kommunfullmäktiges prioriterade effektmål ................................................................. 18

5. Uppföljning och analys - genomförande .............................................................................. 24

3 av 24

Inledning Eksjöbostäder AB (EBO), Eksjö Kommunfastigheter AB (EKFAB) och Stridh & son AB är tre helägda fastighetsbolag inom koncernen Eksjö Stadshus AB. Bolagen har olika inriktning och olika kunder. Verksamheterna sköts i en gemensam organisation vilket skapar samordningsfördelar mellan bolagen och affärsnytta för dess ägare. I affärsplanen presenteras bolagens grunduppdrag med satta mål för verksamheten. Målen i affärsplanen följer fyra perspektiv och är satta med fokus på nöjda kunder, nöjda medarbetare, ekonomi och hållbarhet. De kopplas till FN:s globala mål, Agenda 2030. Utvecklingsuppdraget utgår från den politiska viljeriktningen i Eksjö kommun. Med hjälp av de fyra effektmålen i kommunprogrammet har bolagens mål satts in i ett större sammanhang för att tillsammans med kommunens sektorer och andra bolag uppnå Eksjö kommuns vision. Detta synliggörs i en effektkedja. Att arbeta med utveckling och förvaltning av bolagen kräver samsyn, förståelse och förtroende i rollen som styrelsemedlem och i rollen som tjänsteperson. Gränsen mellan Vad och Hur suddas ut och arbetet sker i zonen där intressen och kompetens ska tas om hand på bästa sätt. Affärsplanen beskriver bolagsledningarnas gemensamma ambitioner gällande bolagens framtid.

Politisk nivå

Vad? När?

Verksamhet

Hur? Vem?

4 av 24

1. Utgångspunkter för affärsplanen

1.1 Eksjö kommuns vision ”Alla är vi Eksjö kommun” utgör andemeningen i Eksjö kommuns vision.

Med Eksjö kommun menas hela det geografiska område som kommunen omfattar, från öster till väster, stad och landsbygd. Visionen anger att; ”Eksjö kommun är en kommun där alla är välkomna. En trygg och levande kommun som vi gemensamt arbetar för att på ett hållbart sätt bevara och utveckla. En aktiv kommun där allt känns nära. En närhet som ger mer tid för meningsfull fri tid.” I visionen finns tre fokusområden framtagna: den hållbara, den nära och den aktiva kommunen. Vision ska vara en ledstjärna, både i det dagliga arbetet och i den långsiktiga utvecklingen av vår kommun.

1.2 Policy för styrning och ledning Kommunstyrelsen, nämnderna och bolagsstyrelserna ansvarar för att driva en effektiv verksamhet inom sitt uppdrag utifrån lagstiftning, kommunfullmäktiges beslut, politiska mål, bolagsordningar, ägardirektiv, reglementen, styrdokument och ekonomiska förutsättningar. Syftet med policyn för Eksjö kommuns styrning och ledning är att säkerställa att kommunkoncernen uppfyller de politiska målen och grunduppdragen, oavsett om verksamheten drivs i förvaltningsform eller i bolagsform. Eksjö kommuns styrmodell ska bidra till att skapa en helhetsbild och en röd tråd från vision till det dagliga arbetet i verksamheterna. Genom en tydlig och välkänd styrmodell för hur kommunkoncernen styr blir det enklare och effektivare för chefer och medarbetare att fokusera på vad politiken styr emot, det vill säga själva innehållet.

5 av 24

1.3 Övriga utgångspunkter

• Kommunprogrammet • Ägardirektiv och bolagsordning • Lagar, förordningar och andra krav • Nuläge (analyser och uppföljningar) ifrån bolagen

1.4 Organisation och enheternas uppdrag En gemensam organisation för tre bolag.

Kundservice Enheten är bemannad med kundservicechef, två uthyrare och sex målare. I enheten hanteras receptionstjänst samt uthyrning och besiktning av lägenheter och kommersiella lokaler. Ansvar för lägenhetsunderhåll. Målning, golv, vitvaror m.m. Måleriarbeten utförs till stor del med egen personal. Fastighet Inom enheten utförs den tekniska fastighetsförvaltningen. En fastighetschef, två teamledare, fastighetsvärdar uppdelade i tre team (öster, norr och söder) samt ett teknikerteam. Inom verksamheten bedrivs inre och yttre skötsel, teknisk tillsyn och drift samt även reparations- och mindre underhållsarbeten. Här ingår även bemanning av bolagets jourverksamhet (24/7). Avdelningen sköter även förvaltningsuppdrag åt andra bolag i koncernen. Lokalvård Lokalvården utför till största delen städtjänster till kommunens verksamheter inom Kommunfastigheter AB. Nuvarande upplägg är ett köp/säljförfarande där verksamheterna köper timtid av lokalvården. För Eksjöbostäder utförs främst trappstädning. Verksamheten bemannas av lokalvårdschef, biträdande lokalvårdschef och ca 45 lokalvårdare.

VD

Kundservice

Lägenhets-underhåll

Uthyrning/

reception

Fastighet

Teamledare

Fastighets-personal

Lokalvård

Bitr. lokalvårdschef

Lokalvårdare

Projekt

Projektledare

Ekonomi

Ekonomiavdelning

Utvecklingsledare Ledningskoordinator

6 av 24

Projekt Inom projektenheten planeras och drivs ny- och ombyggnationer samt större underhållsprojekt. Fastighetsutveckling med inriktning på att tillgodose kundbehov och driftoptimering är en viktig del. Enheten bemannas av projektchef med tre projektledare. Ekonomi och administration Enheten bemannas av ekonomichef, två ekonomer och en ekonomihandläggare, utvecklingsledare/IT-samordnare och ledningskoordinator. Bland dessa personer finns även personuppgiftssamordnare personuppgiftsadministratör och två internrevisorer (utöver grundroll). Avdelningen sköter även administrativa uppdrag åt andra bolag i koncernen.

1.5 Vision, affärsidé och verksamhetsidé Vision BÄSTA VÄRDEN FÖR DIG! Visionen uttrycker ambitionen om ett framtida tillstånd – att bli den bästa hyresvärden för kunden. Att ha högt ställda ambitioner ska vara en drivkraft för hela organisationen. Siktet är inställt mot vår vision. Med stöd av affärsidé, verksamhetsidé, mål och värderingar skapas möjligheter till att nå visionen. Affärsidé Nöjda kunder och engagerade medarbetare som i samarbete utvecklar moderna, välskötta, hållbara

fastigheter och bidrar till tillväxten i Eksjö kommun. Affärsidén beskriver vem bolagen vänder sig till och hur bolagen vill utföra tjänsterna. EBO, EKFAB och Stridh & son är tre olika bolag med fastighetstjänster som grund, men med olika inriktning och olika kunder. Verksamhetsidé – mission Vi skapar attraktiva boenden och verksamhetslokaler för våra hyresgäster genom inflytande, rätt

hyra och service. Vi utför byggnationer och förbättrar våra fastigheter på affärsmässiga grunder vilket bidrar till utvecklingen i Eksjö kommun. Tillsammans levererar vi rätt kvalitet och ett hållbart

mervärde för våra intressenter. Verksamhetsidén grundar sig på samtliga styrande dokument där bolagsordning och ägardirektiv utgör kärnan. Verksamhetsidén är känd för alla anställda som känner delaktighet i bolagens verksamhet och den gemensamma organisationen grundad i ett uppdrag till VD från bolagsstyrelser och ägare. Att arbeta hållbart är självklart och ägardirektiven säger att bolagen ska arbeta för ett hållbart samhälle ur miljömässig, ekonomisk, jämställd och social aspekt.

7 av 24

1.6 Hållbarhetsvision

Hållbarhet är en självklar del av bolagens arbete, att ta ansvar genom miljömässig, ekonomisk, jämställd och social aspekt. Miljömässigt ansvar Det miljömässiga ansvaret ska vara i fokus vid renovering, nybyggnation samt vid utförandet av den dagliga driften. Lokal- och boendemiljöer ska vara sunda och hälsosamma för människorna, hänsyn ska visas den omgivande närmiljön. Ekonomiskt ansvar Det ekonomiska ansvaret ska innebära lönsamma och effektiva bolag. Med lönsamhet följer bolagens ambition att vara en aktiv samhällsutvecklare som bidrar till att stärka attraktionskraften i Eksjö kommun. Lönsamhet uppnås genom rätt affärer och rätt resurser. Jämställt och socialt ansvar Det jämställda och sociala ansvaret innebär att bolagen erbjuder alla människor lika möjligheter och delaktighet. Samma krav som vi ställer på oss själva avseende delaktighet, acceptans och respekt gäller även våra samarbetspartners och leverantörer.

1.7 Kvalitetspolicy Våra kunders upplevda kvalitet avgörs utifrån vår organisations möjlighet att utföra arbetet på effektivaste sätt. Ett effektivt arbete uppnår vi med en gemensam kultur där gott bemötande, hållbarhet, engagemang och lojalitet hos ledare och medarbetare är ledord. Genom att arbeta med ständiga förbättringar skapar vi förtroende, goda relationer och kvalitet för våra kunder och ägare. Det är varje medarbetares ansvar och rättighet att komma med förslag för att ständigt förbättra våra arbetssätt och vårt kvalitetsledningssystem. Som stöd i vårt dagliga arbete använder vi oss av:

• Tydliga och mätbara mål • Fastlagda processer, rutiner och instruktioner • Planlagd kompetensutveckling • Ansvar och befogenheter i proportion till roll • Tydlig kommunikation • Ett utvecklande ledarskap • En god arbetsmiljö • Tillämpning av lagar och krav för vår verksamhet

Genom att jämföra oss mot andra och lära av goda exempel arbetar vi med förbättringar av våra egna processer. Via uppföljning av mål och internkontroller säkerhetsställs rätt kvalité. Medarbetarna ska ha kännedom om bolagens mål inom kvalitet, miljö och hållbarhet. Dialog sker på möten mellan medarbetare och ledare samt genom vårt intranät, EkBoNet, där medarbetarna ansvarar för egen informationsinhämtning. På intranätet finns även vårt ledningssystem som är ett verktyg för att styra och leda bolagen mot våra mål med fokus på kvalité och hållbarhet, men även med fokus på att uppfylla de krav som ställs på oss av hyresgäster, medarbetare, lagkrav och av Eksjö kommun antagna policys.

8 av 24

2. Grunduppdrag

2.1 Riktlinjer från ägardirektiven som gäller båda bolagen

Verksamheten ska bedrivas samordnat mellan bolagen i syfte att optimera den tekniska försörjningen inom kommunkoncernen gällande fastighetsförvaltning. Bolagen ska utifrån sitt kompetensområde bistå kommunen med planeringsunderlag samt medverka i strategisk planering. I syfte att optimera resursutnyttjandet inom koncernen och erhålla största möjliga koncernnytta ska bolagen, om inte särskilda skäl föreligger, genom tjänsteköpsavtal utnyttja kommunens gemensamma stödfunktioner. Vid nyproduktion och renovering ska övervägande om användning av träprodukter göras. Kommunfullmäktige har beslutat om en Träbyggnadsstrategi, på www.eksjo.se hittas senaste uppdaterade version.

2.2 Eksjöbostäder AB Bolagets huvudsakliga verksamhet är bostadsförvaltning, allmännyttan, omfattande ca 1200 bostadslägenheter. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Eksjö kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter eller tomträtter och bygga bostäder, affärslägenheter och kollektiva anordningar, uppföra småhus för försäljning och bostadshus som upplåts med hyres- eller bostadsrätt, samt driva härmed förenlig verksamhet. Eksjöbostäder är medlem i branschorganisationen Sveriges Allmännytta, intresseorganisation för ca 300 allmännyttiga kommunala bostadsföretag för i Sverige. Syfte och målsättning enligt ägardirektiv Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Eksjö kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Vad gäller bolagets uppgift att främja bostadsförsörjningen, ska detta ske genom lämplig hyressättning, standard och service på lägenheter och lokaler. Därmed ska bolaget medverka till att göra kommunen attraktiv för inflyttning och kvarboende.

Målsättning

- svara för en god och allsidig service för hyresgästen - i samverkan med kommunen ansvara för att alla, oavsett social, ekonomisk eller

etnisk bakgrund, ges möjlighet att erhålla rätten till en egen bostad - arbeta för att skapa en god miljö inom bolagets fastigheter genom att beakta

miljöhänsyn och kretsloppsprincipen vid byggande, drift, underhåll och rivning - åstadkomma kostnadseffektivisering - stärka den långsiktiga bostadsförsörjningen samt - arbeta för ett hållbart samhälle ur miljömässig, ekonomisk, jämställd och social

aspekt.

9 av 24

2.3 Eksjö Kommunfastigheter AB Bolagets huvudsakliga verksamhet är att förvalta fastigheter avsedda för kommunal verksamhet och att med hyresrätt upplåta lokaler för sådan verksamhet, totalt ca 93 000 kvm. Ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av de kommunala själv- kostnads- och likställighetsprinciperna främja lokalförsörjningen för den kommunala verksamheten samt att genom ett optimalt resursutnyttjande svara för en effektiv fastighetsförvaltning. Uppdrag avseende installationsunderhåll, byggunderhåll, projektledning, fastighetsskötsel och administration ska under året utföras åt Eksjö kommuns bolag och i viss omfattning även åt sektorerna. Syfte och målsättning enligt ägardirektiv Bolaget ska svara för all uthyrning av lokaler och sammanhängande tjänster till kommunens verksamheter i det egna beståndet. Bolaget ska även vara behjälpligt vid extern förhyrning av lokaler. Bolaget ska erbjuda ändamålsenliga lokaler för den kommunala verksamheten, vilket även kan omfatta verksamhet som drivs på entreprenad, inom kommunens verksamhetsområde. Utifrån bolagets kompetensområde ska bolaget bistå kommunen med planeringsunderlag samt medverka i strategisk planering.

Målsättning - tillgodose att verksamhetslokaler finns att tillgå för de behov och med den kvalitet som

kommunens verksamheter efterfrågar - svara för en god och allsidig service till hyresgästen - arbeta för att skapa en god miljö inom bolagets fastigheter genom att beakta miljöhänsyn

och kretsloppsprincip vid byggande, drift, underhåll och rivning - åstadkomma kostnadseffektivisering - stärka den långsiktiga lokalförsörjningen, samt - arbeta för ett hållbart samhälle ur miljömässig, ekonomisk, jämställd och social aspekt.

2.4 Stridh & son AB Bolaget har förvärvats som ägarbolag till fastigheten Ciselören 1 i Eksjö. Efter färdigställd nyproduktion i kvarteret ska verksamheten följa samma grunder som gäller för Eksjöbostäder under punkten 2.2 ovan. Mål för bolaget formuleras efter avslutad nyproduktion.

10 av 24

2.5 Mål i fyra perspektiv utifrån grunduppdrag I bolagen mäts arbetet genom målstyrning och kvalitetsindikatorer utifrån bolagens grunduppdrag och ägardirektiv. På ett strukturerat sätt omsätts företagets vision till det vardagliga arbetet. Målstyrningen bygger på fyra perspektiv som behöver vara i balans för att upprätthålla och på sikt förbättra kvalitet och ekonomi. Med fokus på en helhetssyn är alla perspektiv lika viktiga för att insatserna ska läggas på rätt ställe. Målstyrning utvecklar samspel, delaktighet och kommunikation mellan personal, kund, lokalnyttjare, entreprenörer och ägare. Bolagen ska arbeta med förbättringsarbete samt behålla fokus inom de områden där resultaten uppfyller målen. Målen bestäms med utgångspunkt från styrelsernas strategiska ställningstagande. Strategierna bryts ner till mätbara mål, med sikte på visionen; Den bästa värden för dig. Alla tre bolagen arbetar med kvalitetsindikatorer för att säkerställa måluppfyllelse. Agenda 2030 Perspektiven för våra mål har även kopplats till mål inom Agenda 2030 som är FN:s globala mål. De globala målen finns till för att uppnå fyra fantastiska saker till år 2030: Att avskaffa extrem fattigdom, att minska ojämlikheter och orättvisor i världen, att främja fred och rättvisa och att lösa klimatkrisen.

Vi har valt ut nedanstående delmål ur Agenda 2030 att koppla till våra perspektiv:

• Delmål 3 - God hälsa och välbefinnande • Delmål 5 – Jämställdhet • Delmål 7 - Hållbar energi för alla • Delmål 8 - Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt • Delmål 11 - Hållbara städer och samhällen • Delmål 12 - Hållbar konsumtion och produktion

11 av 24

2.5.1 Perspektiv Kund = Nöjd kund index (NKI)

- Mål EBO NKI 80 % - Mål EKFAB NKI 70 %. - Svarsfrekvens mål 65 % Våra kunder är våra hyresgäster. De ska vara nöjda med bolagens arbete. Kunderna ska känna sig trygga med vår fastighetsförvaltning, att vi ser och lyssnar på dem, att vi utvecklar vårt arbete och har en bra dialog för att hålla informationen aktuell.

Eksjöbostäder

Eksjöbostäder har ca 1200 lägenheter belägna i Eksjö tätort och i Mariannelund. Nöjd kund-undersökning skickas ut löpande via ett verktyg som även sammanställer resultatet och gör det möjligt för oss att jämföra oss med andra allmännyttiga bolag.

Eksjö Kommunfastigheter

EKFAB har idag ca 93 000 kvm som till största delen hyrs av kommunens sektorer. Beståndet består av skolor, idrottsanläggningar, kontor, särskilda boende, räddningstjänst, elevboende mm. Vartannat år genomförs en NKI undersökning via en enkät som skickas ut till sektorerna. Sättet att mäta NKI för EKFAB kommer att utvecklas för att få mer aktuella siffror att arbeta med. Agenda 2030 Delmål 3 - God hälsa och välbefinnande Eksjöbostäder har tecknat ett inflytandeavtal med Hyresgästföreningen. Hyresgästföreningen har en mängd aktiviteter för att inkludera alla hyresgäster och Eksjöbostäder finansierar delar av Hyresgästföreningens verksamheter i våra bostadsområden. Vid renovering i befintliga områden sker dialog med hyresgästerna kring önskemål och behov. För Eksjö Kommunfastigheter sker dialog med sektorerna inför ny- och ombyggnationer.

12 av 24

2.5.2 Perspektiv Medarbetare = Nöjd medarbetarindex (NMI)

- Mål NMI 85 % - Svarsfrekvens mål 95 % Nöjda medarbetare = nöjda kunder. Det är viktigt att medarbetarna trivs och har en säker och trygg arbetsmiljö. Inom bolagen arbetas det med feedback på alla nivåer utifrån vårt framtagna värderingsarbete. Nöjd medarbetarindex mäts vartannat år då en medarbetarundersökning skickas ut i enkätform till alla anställda. Utifrån resultatet får varje enhet i uppdrag att tillsammans ta fram en handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön ytterligare. Gemensamma värderingar På arbetsplatsträffar, medarbetar- och lönesamtal förs en kontinuerlig dialog om våra värderingar och medarbetarna lönevärderas bland annat utifrån hur de har arbetat för att främja våra gemensamma värderingar.

Målfokusering – För att klara våra mål ska vi ta ansvar, vara engagerade och effektiva i vårt arbete. Våra mål ska vara väl kommunicerade och realistiska. Med dialog och information skapar vi delaktighet i företaget. Utveckling – Vi vill ständigt utveckla oss som medarbetare och som människor. Vi måste alltid jobba med ständiga förbättringar från det lilla till det stora för att säkerställa vår framtid. För att möjliggöra utveckling delar vi alla med oss av vår kompetens och erfarenhet. Respekt – Vi respekterar och har förtroende för varandra och de regler vi har. Vi använder ett vårdat språk och vi talar med personer istället för om personer. Vi ger och tar såväl positiv som negativ feedback. Med feedback växer vi som människor och har lättare att bli inspirerade och motiverade i våra arbetsuppgifter. Vi ställer upp och hjälper varandra när det behövs. Vi har alla ett ansvar för att vi har en positiv stämning på vårt företag. Stolthet – Vi känner oss stolta över vår arbetsplats där vi hjälps åt att sprida en positiv bild av företaget. Detta ger oss glädje och skapar energi.

13 av 24

Agenda 2030 Delmål 3 - God hälsa och välbefinnande. Utöver en god arbetsmiljö på jobbet är en givande fritid och rörelse viktigt för att må bra. Bolagen erbjuder alla anställda ett friskvårdsbidrag. Ledningsgruppen följer kontinuerligt frisknärvaro och sjukfrånvaro och detta rapporteras till styrelsen för uppföljning. Delmål 5 - Jämställdhet. I bolagens medarbetarundersökningar ingår frågor om trakasserier, mobbing samt hot och våld situationer för att kunna följa upp om det förekommer. Bolagen arbetare med att ta fram en ny likabehandlingsplan i samarbete med HR-avdelningen. Delmål 8 - Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt. Bolagen arbetar för en säker arbetsmiljö, har individuell lönesättning samt har samverkansavtal med de fackliga organisationerna. Vi har en samverkansgrupp där medarbetare, arbetsgivare och fackliga representanter träffas regelbundet.

Ledarskap inom bolagen Vi utgår ifrån kulturhandboken i vårt ledarskap. Att vara chef och ledare inom bolagen innebär krav på egenskaper såsom framåtanda, lojalitet, stödjande, analytisk, metodisk och möjlighetsorienterad. Ledningen arbetar med ett helhetsperspektiv för att föra organisationen framåt. Ledarna är engagerade och tydliga, vilket gör organisationens arbete effektivt. Som chef/ledare ska tid läggas på operativt arbete med förbättringsfokus, strategiskt arbete och utvecklingsarbete. Denna fördelning gör att bolagen blir framgångsrika och skapar en drivkraft. För att utveckla medarbetarna arbetar organisationen med feedback. Som chef/ledare i vår organisation behövs mod. Våga säga ifrån när något är fel, mod att vara ärlig, mod att erkänna misstag, mod att prova nya saker och mod att ge feedback. Att lyfta fram goda exempel och vara bra förebilder inom organisationen skapar en positiv stämning. Medarbetarskap inom bolagen Medarbetare ansvarar för att delta i uppdrag som ska genomföras. Alla medarbetare arbetar med förbättringsarbete samt efterlevnad av uppsatta regler. Alla medarbetare har ett medarbetaransvar. Kulturhandboken sätter ramarna för hur vi som medarbetare ska agera. Kompetens inom bolagen Bolagen har rollbeskrivningar som beskriver vad som ingår i arbetet, vilket ansvar och vilka befogenheter man har, samt vilken kompetensnivå som gäller för rollen. För att säkerställa att kompetens finns kvar inom bolagen efter pensionsavgångar har en funktionsbaserad organisation införts, kompetensen ska vara fördelad mellan flera medarbetare.

14 av 24

2.5.3 Perspektiv Ekonomi

Ägarna ställer krav på soliditet och avkastningskrav i ägardirektiven och dessa är en del av bolagens ekonomiska mål. Bolagen ska agera affärsmässigt enligt ägardirektiven. Bolagens ekonomi ingår som en del i kommunkoncernen. Vid lånebehov beslutas borgen utifrån koncernens utrymme att låna. Borgensansökan sker till Kommunfullmäktige via Eksjö Stadshus AB innan nya lån tas. Bolagens budgetprocess pågår under hösten och beslutas i styrelserna i november och december. Tjänsteköpsavtal finns för båda bolagen. Detta är ett sätt för bolagen att öka intäkterna, extern försäljning. Anläggningsregistret, K3, är reviderade 2017-2018 och är ett verktyg inför framtida planering av underhållsåtgärder. En förteckning över attest och delegationer inom bolagen är framtagen och undertecknad av berörda personer. Eksjöbostäder - Mål soliditet 20 % - Avkastningskrav 3 % på eget kapital - Reinvestering i fastigheter 2019-2023, 115 mkr För att öka intäkterna inom EBO förtätas (bygga fler lägenheter i befintliga områden) redan befintliga områden, hyreshöjningar sker efter förhandlingar med Hyresgästföreningen (HGF) samt tjänster säljs till andra hel- och delägda bolag i kommunen. De kommande åren innehåller vår investeringsplan bland annat reinvesteringar i befintliga fastigheter. Bolaget har även som ambition att genomföra nybyggnation alternativt förvärva fastigheter. Behoven styrs av omvärldsbevakning (demografisk utveckling, kö statistik etc.) samt ägarens intentioner. Bolaget kommer att utföra reinvesteringar enligt beslutad investeringsplan. Bolaget kommer att erbjuda fiber i lägenheter för digital tillgänglighet. Investeringen är inlagd i vår investeringsplan. Eksjö Kommunfastigheter - Mål soliditet 10 %, - Avkastning 4 % på eget kapital - Investeringar och reinvesteringar i fastigheter 2019-2023 277 mkr Intäkter till EKFAB genereras i största utsträckning genom hyror från kommunens sektorer. Vi säljer även tjänster till kommunens sektorer och hel- och delägda bolag inom koncernen, som inte ingår i vårt hyresavtal idag. Hyrorna höjs vid investeringar och vid gemensamma hyresförhandlingar när kontrakten sägs upp för villkorsändring. EKFAB har en dialog med sektorerna om deras kommande förändringsbehov och behov av utökning av lokalyta. I investeringssumman för de kommande fem åren ligger beställda projekt från sektorerna samt de reinvesteringar som ligger i bolagets K3 plan. Denna plan kommer att revideras årligen utifrån sektorernas behov och möjlighet till finansiering av ökade hyreskostnader.

15 av 24

2.5.4 Perspektiv Hållbarhet

- Mål Energiförbrukning uppvärmning EBO 117 kWh/kvm a-temp, - Mål Energiförbrukning uppvärmning EKFAB 111 kWh/kvm a-temp - Mål inom miljö: Enligt Sveriges Allmännyttas Klimatinitiativ

Miljöpåverkan och energieffektivisering Bolagen utgår från Sveriges Allmännyttas Klimatinitiativ för att kunna jämföra oss med andra bolag. Målsättningen fortsätter från Skåneinitiativet som startade 2006 och ska vara uppnått 2030. Klimatinitiativets mål är att till 2030 vara en fossilfri allmännytta och ha 30 % lägre energianvändning (mätt från 2007). Bolagen ska följa upp och reducera sina utsläpp för transporter och bilar. Vid upphandling av transporter och fordon kan miljöpåverkan vara en avgörande faktor vid nyanskaffning. Befintliga fordon ska i den mån det är möjligt att mäta, löpande mätas avseende CO2 och reduceras i samma takt som Klimatinitiativet kräver. Agenda 2030 Delmål 3 - God hälsa och välbefinnande Trygghet och säkerhet är ett hållbarhetsperspektiv bolagen arbetar med främst inom bostadsområdena. Hyresgästerna ska känna sig trygga i sina hem och runt omkring. I samarbete med olika organisationer arbetar bolagen för att stärka detta arbete. Delmål 7 - Hållbar energi för alla. Energieffektiviseringsarbete pågår inom tekniska justeringar, ombyggnader, reinvesteringar, informationsinsatser, upphandlingar med medialeverantörer samt utbildning av personal och hyresgäster. Vid nybyggnationer ska det ställas krav på förnyelsebara el-källor samt digital teknik i samtliga kommunikationer mellan fastighetsägare och kund. Delmål 11 - Hållbara städer och samhällen. Genom samverkan med olika aktörer inom kommunen, regionen, myndigheter samt andra fastighetsbolag lär vi av varandra och hjälps åt på vår hållbara resa för framtidens klimat. Delmål 12 - Hållbar konsumtion och produktion. Bolagen ska arbeta med miljövänlig hantering av kemikalier och avfall. Arbetet ska inkludera att minska, återanvända och återvinna avfallet. Vid upphandlingar ska så långt som möjligt, ställas krav på hållbara och miljövänliga alternativ. Vid val av material ska miljöhänsyn beaktas både ur perspektivet byggprocess och driftsprocess. Certifiering ISO-standard Styrelsen tog beslut 2016 att bolagen ska certifiera sig enligt ISO 9001, 14001 och 45001. En individbaserad organisation har ändrats till en funktionsorienterad organisation utifrån ett processinriktat arbetssätt. Bolagen har ett verksamhets- och ledningssystem uppbyggt enligt ISO standard. Arbetet utgår från ständiga förbättringar och ska utökas med internrevisioner för egenkontroll. Vi arbeta även med en utvecklande, framtidsäkrad och stödjande IT-miljö för att underlätta processerna. Dialog med våra ägare förs för att lyckas med vårt uppdrag. Ägarna måste tydliggöra vid bolagsstämmor och överlämnande av ägardirektiv vilka förutsättningar som gäller för bolagen genom motsvarande strukturerade styrdokument, vilket är en förutsättning för att lyckas med certifieringen.

16 av 24

3. Omvärldsanalys

3.1 SKR – Utmaningar för det kommunala uppdraget Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har tagit fram 13 trender som tros påverka utvecklingen i Sverige med fokus på utmaningarna för det kommunala uppdraget mot 2030. I Eksjö kommun har en koncernövergripande omvärldsanalys gjorts för att identifiera de trender som har störst påverkan på kommunkoncernen de närmaste åren. Flera av de trender som tagits fram av SKR har påverkan för Eksjöbostäder och Eksjö Kommunfastigheter, men framförallt har tre av dessa valts ut inom bolagen då vi anser att de kan ha en större påverkan för våra verksamheter. Dessa trender är: 3.1.1 Hårdare konkurrens om kompetens

Generellt vid rekrytering är det svårt att locka sökande med rätt kompetens för tjänsten. Kompetensbrist råder inom vissa områden i verksamheten där kompetensen finns hos en eller enstaka individer och det gör oss sårbara vid personalomsättning. För att undvika konsekvenser av detta behöver vi arbeta med vårt varumärke och skapa en bild av oss som en attraktiv arbetsgivare. Vi behöver se till alternativa kompetenser som kan vara aktuella hos sökande till tjänster där vi i förlängningen kan bygga på med de specifika kunskaper och kompetenser som krävs för tjänsterna. Vi behöver samarbeta inom hela kommunen för att få synergieffekter av insatser för att stärka oss som arbetsgivare. 3.1.2 Ökade möjligheter att effektivisera med ny teknik

Den digitala utvecklingen gör det möjligt för oss att tillgodose hyresgästers behov på ett annat sätt än tidigare. Vi har redan nu märkt att det finns större förväntningar från våra hyresgäster gällande digitala lösningar nu än tidigare och vi som hyresvärd behöver följa med i utvecklingen och med hjälp av digitala lösningar förenkla våra egna arbetssätt. Detta i sin tur förenklar vardagen för våra hyresgäster. Under våren 2020 kommer bolagen att migrera till Office 365 där det öppnas upp möjligheter till nya arbetssätt. Mycket fokus kommer att läggas på att effektivisera befintliga processer och att utbilda anställda i de nya verktygen. Vi behöver ha ett nära samarbete med kommunens verksamheter och hyresgästföreningen för att få till en helhet och ett gemensamt tänkt inom digitalisering i kommunen och att hjälpa och stötta varandra på vägen mot ett digitalt samhälle.

3.1.3 Ökad bostadsbrist

Det råder bostadsbrist i stora delar av Sverige idag. En ständigt ökande bostadskö vittnar om att det även gäller Eksjö kommun. Samtidigt växer Eksjö kommuns befolkning och förväntas enligt Samhällsbyggnadssektorn 2024 vara över 18 000 invånare. Förtätning och nyproduktion är nödvändig för att möta ökad befolkning i hela kommunen. Även privata fastighetsägare bidrar till ett ökat antal bostäder. Utmaningen ligger i att erbjuda ett varierat lägenhetsbestånd. Då nyproduktion är dyrt går det oftast inte att bygga för de som redan idag har svårt att hitta bostad. Ökande priser på bostadsmarknaden gör även att det är svårt att få igång flyttkedjan. I framtidsplanen ligger ett nytt trygghetsboende. Behoven och kraven hos den åldrande befolkningen förändras över tid. Fler lägenheter för äldre är positivt för flyttkedjan som måste hållas vid liv i kommunen.

17 av 24

3.2 Omvärldsbevakning Vi arbetar med omvärldsbevakning på flera olika sätt och syftet är att ta tillvara på nya möjligheter och att tidigt upptäcka hot. Lagbevakning Inom bolagen finns rutiner för lagbevakning där respektive enhetschef ansvarar för att bevaka lagarna inom sitt arbetsområde. Vi använder en tjänst för bevakning av nya lagar och förändringar som alla medarbetare har tillgång till via intranätet. Media För media använder vi en digital bevakningstjänst för att fånga upp redaktionella och sociala mediers innehåll kopplat till specifika områden vi valt ut. Vi ingår i Allmännyttans digitaliseringsinitiativ som omvärldsbevakar inom digitalisering och driver större frågor och önskemål från medlemsföretagen. Kund Vår bevakning gentemot kund sker löpande i vårt kundundersökningsverktyg och vi arbetar systematiskt med uppföljning av resultatet. Här har våra hyresgäster möjlighet att lämna synpunkter och uppgiften kan sedan tilldelas rätt person för åtgärd eller återkoppling. I detta verktyg kan vi även jämföra oss mot andra allmännyttiga företag och dra lärdom av andra. Medarbetare och chef Bolagens ledningssystem är en del av bevakningen där alla medarbetare har möjlighet att bidra med information. Alla chefer/ledare har också ett eget ansvar att bevaka lagändringar, nyheter, kurser, mässor och nätverk inom det egna verksamhetsområdet.

18 av 24

4. Utveckling av verksamheten

4.1 Kommunfullmäktiges prioriterade effektmål Kommunfullmäktige har beslutat om ett kommunprogram. Kommunprogrammet beskriver den politiska viljeinriktningen för varje mandatperiod (3+1 år). De prioriterade effektmålen är:

• Eksjö kommuns invånare upplever att de mår bra och känner sig nöjda med sin livssituation.

• Eksjö kommun ska upplevas vara en attraktiv kommun att besöka, leva och verka i. • Eksjö kommuns invånare ska uppleva att det finns möjlighet att vara delaktiga och

påverka kommunens utveckling. • Eksjö kommun ska ha en robust och hållbar infrastruktur samt ett varierat utbud av

boendeformer i olika delar av kommunen. I kommunprogrammet finns en djupare beskrivning till respektive effektmål där det framgår:

• en beskrivande text om målområdet som anger kommunens uppdrag och vad som ska uppnås inom området

• ett antal indikatorer som syftar till att följa upp och få en bild kring om kommunen klarar uppdraget inom målområdet

• en koppling till Agenda 2030 och vilka globala mål som målområdet berör • en koppling till visionens fokusområden

För kopplingen mellan effekter och resurser används effektkedjan. Effektkedjan beskriver kedjan från resurser som ska leda till ett antal aktiviteter, som i sin tur leder till ett antal resultat, som ska medföra en rad effekter. I planeringsarbetet med effektkedjan bör arbetet ske i omvänd ordning, det vill säga att först anges de effekter som politiken vill ska uppstå. De effekter som kommunfullmäktige beslutar om ska brytas ned till de olika organisatoriska nivåerna som berörs, exempelvis vad bolagen och sektorerna kan bidra med för resultat för att fullmäktiges beslutade effektmål ska uppnås. Uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade effektmål görs via en samlad bedömning av vad som har åstadkommits i kommunkoncernen.

Resurs Aktivitet Resultat Effekt Aktivitet Ansvarig När Mått Mål

Livskvalitet och Attraktivitet Engagerad och professionell organisation samt tillräckliga hyresintäkter.

Fortlöpande kvalitetsutveckling i förvaltning och byggande.

Ledningsgrupp Mäts och följs upp månadsvis

Resultat NKI – 80 % ska vara nöjda

Bostadsområden EBO:s bostadsområden ska uppfattas som småskaliga, välskötta, väl underhållna, prisvärda och trygga.

Livskvalitet Eksjö kommuns invånare upplever att de mår bra och känner sig nöjda med sin livssituation. Attraktivitet Eksjö kommun upplevs vara en attraktiv kommun att besöka, leva och verka i.

Medarbetare drift, projekt. Samarbete med hyresgästföreningen och Eksjö kommun

Installera, reparera och underhålla utomhusbelysning för att skapa trygghet i bostadsområden och vid verksamhetslokaler.

Fastighetschef Projektchef

Mäts och följs upp månadsvis

Trygghet Resultat NKI – 80 % ska vara nöjda med belysning och känna sig trygga i bostadsområdet.

Trygghet Invånarnas upplevelse av tryggheten i kommunen ska öka under program perioden.

Livskvalitet Eksjö kommuns invånare upplever att de mår bra och känner sig nöjda med sin livssituation.

Medarbetare drift, lokalvård, projektenhet. Samarbete med Eksjö kommun

Åtgärder för att förbättra och hålla god standard i verksamhetslokaler - Felavhjälpande åtgärder - Lokalvård - Underhåll

Fastighetschef Projektchef Lokalvårdschef

Fortlöpande NMI undersökning vart annat år

Verksamhetslokaler NKI undersökning EKFAB 70 % av svarande ska vara nöjda med Eksjö kommunfastigheter. Svarsfrekvens ska vara 65 %

Verksamhetslokaler Tillgodose att verksamhetslokaler finns att tillgå så kostnadseffektivt som möjligt utifrån de behov och med den kvalitet som kommunens verksamheter efterfrågar.

Livskvalitet Eksjö kommuns invånare upplever att de mår bra och känner sig nöjda med sin livssituation.

20 av 24

Medarbetare Samarbete med Eksjö kommun

Verka för fortsatt utveckling och underhålla fritids- och kulturanläggningar, sim-, is- och sporthallar.

Ledningsgrupp Fortlöpande Rik fritid Invånarnas upplevelse enligt betygsindex. Mäts vartannat år. Källa: Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning

Rik fritid Invånarnas upplevelse av att de har möjlighet att utöva sina fritidsintressen. Ökade möjligheter till att utöva sina fritidsintressen gör att invånarnas attityd till att bo i kommunen ökar och fler lockas att flytta till Eksjö kommun.

Livskvalitet Eksjö kommuns invånare upplever att de mår bra och känner sig nöjda med sin livssituation. Attraktivitet Eksjö kommun upplevs vara en attraktiv kommun att besöka, leva och verka i.

Respektive chef och medarbetare inom enhet Extern part för undersökning

Handlingsplan utifrån resultat av nöjd medarbetar-undersökning.

Ledningsgrupp NMI-undersökning vart annat år (2021, 2023)

Arbetsgivarroll 85 % av medarbetarna ska vara nöjda med EBO/EKFAB som arbetsgivare. Svarsfrekvens 95 %

Arbetsgivarroll Vara en attraktiv arbetsgivare.

Attraktivitet Eksjö kommun upplevs vara en attraktiv kommun att besöka, leva och verka i.

21 av 24

Delaktighet


Samtliga medarbetare i möten med hyresgäster

Handlingsplaner utifrån nöjd kund-undersökning och utvärdering av enheters delmål utifrån resultat av NKI


Bemötande Resultat NKI EBO – 80 % ska vara nöjda med bemötandet av vår personal Resultat NKI EKFAB – 70%

Bemötande Invånarna i Eksjö kommun ska uppleva ett bra bemötande i kontakt med EBO och EKFAB.

Delaktighet Eksjö kommuns invånare upplever att det finns möjlighet att vara delaktiga och påverka kommunens utveckling.

Samtliga medarbetare och enhetschefer Samarbete med hyresgästföreningen

Handlingsplaner utifrån nöjd kund-undersökning och fånga upp de synpunkter som kommer in via undersökningen. Utvärdering av enheters delmål utifrån resultat av NKI


Inflytande EBO Resultat NKI – 80 % ska uppleva att EBO är lyhörd och visar intresse.

Inflytande EBO Våra hyresgäster ska uppleva att vi som hyresvärd är lyhörd och visar intresse för våra hyresgäster.


Egna medarbetare Samarbete med Eksjö kommun (BUS, SOC)

Direktkontakt med verksamheter Styrgruppsmöten Presidieträffar (BUS)

VD Projektchef Fastighetschef

Mätning vart annat år Löpande träffar

Inflytande EKFAB Resultat NKI – 65 % ska vara nöjda med EKFAB som hyresvärd och uppleva att EKFAB är lyhörd och visar intresse.

Inflytande EKFAB Kommunens verksamheter i våra lokaler ska uppleva att de har möjlighet att påverka.


22 av 24

Samhällsplanering


Styrelsen Egna medarbetare

Medverka vid politiska beslut kring nybyggnation och främja fortsatt bostadsbyggande i Eksjö kommun.

VD Bostadsbyggande Antal nya bostäder. Mäts årligen. Källa: Samhällsbyggnadssektorn.

Bostadsbyggande Det ska beviljas bygglov för minst 60 nya bostäder varje år under programperioden.

Samhällsplanering Eksjö kommun ska ha en robust och hållbar infrastruktur samt ett varierat utbud av boendeformer i olika delar av kommunen

Ekonomiska medel

Följa Eksjö kommuns träbyggnadsstrategi

Projektchef Fortlöpande Hållbar nybyggnation som följer träbyggnadsstrategin Andel nybyggnationer som använt trä. Mäts årligen. Källa: Samhällsbyggnadssektorn

Hållbar nybyggnation som följer träbyggnadsstrategin Användandet av trä vid nybyggnationer i Eksjö kommun ska öka under programperioden.


Egna medarbetare Samarbete med Eksjö Energi

Installera fiber i samtliga bostadshus och verksamhetslokaler

VD

2020-2023 Bredband Andel av hushåll och företag som har tillgång till bredband. Mäts årligen. Källa: Eksjö Energi och Post- och telestyrelsen (PTS).

Bredband År 2023 ska 98 procent av alla hushåll och företag ha tillgång till minst 1 Gbit/s, 1,9 procent ska ha tillgång till minst 100 Mbit/s och 0,1 procent ska ha tillgång till minst 30 Mbit/s. Alla bör ha tillgång till stabila mobila tjänster av god kvalitet där de normalt befinner sig senast år 2023.


23 av 24

Medarbetare projekt och drift

Solceller ska vara en naturlig del vid nyproduktion. Verka för fortsatt utveckling kring solceller och utöver nyproduktion arbeta för att komplettera befintligt fastighetsbestånd.

VD Projektchef Fastighetschef

Fortlöpande Förnybar energi Mängd förnybar energiproduktion. Mäts årligen. Källa: Klimat- och energistrategi, Länsstyrelsen.

Förnybar energi Eksjö kommun ska bidra till att nå länets energimål: År 2023 är den förnybara energiproduktionen i länet minst 5000 GWh. År 2030 är den förnybara energiproduktionen i länet minst 7000 GWh.


24 av 24

5. Uppföljning och analys - genomförande Uppföljning och analys av mål och måluppfyllelse sker med olika intervall i ledningsgrupp, under ledningens genomgång, av styrelsen under sammanträden och vissa mål i andra forum, se tabell nedan.

Mål Ledningsmöten En gång/månad

Ledningens genomgång Två gånger/år

Styrelsen Enligt mötesplan

Annat

Mål i fyra perspektiv - Grunduppdrag

Nöjda kunder X X X

Nöjda medarbetare

X

Av ledningsgrupp efter genomförd NMI undersökning (vart annat år)

Ekonomi X X

Hållbarhet

X

Grupp som arbetar med energieffektivisering. Rapportering klimatmål Sveriges Allmännytta (en gång per år)

Effektmål – Utvecklingsuppdrag

Enligt effektkedja ovan

X

Av ledningsgrupp vid genomgång av affärsplan

Kvalitetsmål processer - ISO standard

Enligt måldokument

X

X

Tas fram och följs upp under ledningens genomgång

Documents

Affärsplan EBO, EKFAB och Stridh & son 2020 …...EKFAB och Stridh & son är tre olika bolag med fastighetstjänster som grund, men med olika inriktning och olika kunder. Verksamhetsidé