-ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO POSLOVANJE-

PEČATI

SADRŽAJ:

Uvod............................................................................................................................................3

Namjena pečata...........................................................................................................................3

Oblik i sadržaj pečata..................................................................................................................4

Izrada pečata...............................................................................................................................5

Upotreba i čuvanje pečata...........................................................................................................6

Evidencija o pečatima.................................................................................................................6

Uništavanje pečata......................................................................................................................7

Proglašavanje nevažećim nestalog pečata i izrada novog umjesto nestalog pečata...................7

Literatura:....................................................................................................................................9

2

Uvod

Pečati, žigovi i štambilji se koriste kao pomoćna sredstva u radu organa i organizacija.

Pečatom se ovjerava vjerodostojnost akata i dokumenata koje organi i organizacije izdaju.

Stavlja se sa lijeve strane pored potpisa službenog lica ovlašteng za potpisivanje1. Okruglog je

oblika, izrađuje se od materijala koji najviše odgovara njegovoj namjeni, a pričvršćen je na

drvenom ili metalnom držaču. Zakonom o pečatima utvrđeno je da pečat sa grbom RS mogu

imati predsjednik RS, Narodna skupština, Vijeće naroda, Vlada, republički organi uprave,

upravne organizacije, sudovi i dr. pravosudni organi, jedinice lokalne samouprave, te organi i

oraganizacije koje vrše poslove državne uprave kao povjerene poslove.

Pečat republike ima oblik kruga, prečnik a 50 mm, a sadrži naziv i u sredini je grb Republike

Srpske. Čuva se u Narodnoj skupštini i stavlja se na original Zakona i drugih akata koje

oderdi zakon. Pečati predsjednika Republike, Narodne skupštine i Vlade su okruglog oblika

sa prečnikom 50 mm, a pečati ostaloh organa i organizacija je prečnika 35 mm sa nazivom

republike, u sredini je grb republike, te naziv i sjedište organa ili organizacije.

Pečat organa jedinice lokalne samouprave ima i naziv Opštine. U pečatu koji se koristi u

inostranstvu oko grba BiH ispisuje se u spoljnom krugu naziv BiH,a u donjem dojem dijelu

RS, te naziv i sjedište organa u slijedećem krugu.

Tekst pečata se ispisuje ćirilicom i latinicom,srpskim jezikom i ijekavskog tj. ekavskog

izgovora.

Namjena pečata

Pečat organa vlasti služi za potvrđivanje autentičnosti službenih akata. Autentičnost

službenog akta znači da akt potiče od organa vlasti čijim je pečatom ovjeren. Prema tome,

svaki službeni akt mora biti ovjeren pečatom organa koji je taj akt izdao. Samo takav akt je

pravno valjan i može poslužiti u svrhu u koju je izdat.2 Otisak pečata stavlja se sa lijeve

strane pored potpisa lica ovlašćenog za potpisivanje službenih akata i djelimično ga

pokriva,osim ako zakonom nije drugačije predviđeno.

1 Kremenović O., Kancelarijsko poslovanje,str.552 Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita,str.131

3

Polazeći od namjene pečata organa vlasti i značaja prečata organa vlasti, sva pitaja u vezi sa

pečatom moraju biti regulisana određenim propisima.

Tim propisima obavezno se mora utvrditi:

Koji organi vlasti imaju pravo na pečat

Oblik, veličina i sadržaj pečata

Postupak izdavanja odobrenja za izradu pečata i postupak izrade pečata

Čuvanje i upotreba pečata

Evidencija o pečatima

Postupak o oštećenim , izgubljenim, odnosno nestalim pečatima

Postupak zamjene, odnosno izrade novog pečata

Navedena pitanja u BiH nisu pegulisana jedinstvenim propisom, nego je to prepušteno

pojedinim nivoima vlasti, pa se tako pitanja u vezi sa:

Pečatom BiH koji koriste organi vlasti BiH, uređuju propisima BiH,

Pečatom entiteta BiH koji koriste entitetski organi vlasti, uređuju

entitetskim propisima, a Brčko Distrikta BiH, njegovim propisima,

Pečatom kantona koji koriste kantonalni organi vlasti, uređuju se propisima

kantona,

Pečatom opštine, odnosno grada, koji koriste njihovi organi vlasti, uređuje

propisima opštinskog, odnosno gradskog vijeća.

Oblik i sadržaj pečata

Pečat organa vlasti u BiH je okruglog oblika različito propisane veličine. Obično se pečati

dijele na tzv. velike i male pečate, zavisno od njihovog promjera. Pečati manjeg promjera

izrađuju se iz praktičnih razloga (npr. Za potvrđivanje finansijskih dokumenata, zdravstvenih

knjižica i slično).3

Svaki pečat organa vlasti u BiH sadrži u sredini tekst Bosna i Hercegovina, a za državni nivo

i grb BiH. Ako se radi o entitetskom i nižem nivou, pečat sadrži i naziv entiteta, a za entitetski

3 Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita,str.131

4

nivo i grb entiteta. Od kantonalnog i nižeg nivoa u Federaciji BiH pečat sadrži i naziv

kantona, kao i grb kantona. Na opštem nivou pečat sadrži grb kantona i naziv opštine u

Federaciji BiH, a grb Republike Srpske u RS. Svi navedeni pečati sadrže i naziv i sjedište

organa uprave o čijem se pečatu radi. Tekst u pečatu ispisuje se na tri jezika koja su u

službenoj upotrebi u BiH, s tim da je na pečatu obezbjeđena ravnopravna upotreba pisama i

latinice i ćirilice, u skladu sa odlukomo konstitutivnosti tri naroda u BiH.

Izrada pečata

Postupak izrade pečata u pravilu obuhvata dvije faze koje se sastoje u sljedećem:

1. rješavanje o zahtjevu za odobravanje izrade pečata

2. izrada pečata

Pečati organa vlasti ne mogu se izraditi prije nego što to odobri nadeležni organ. S tim ciljem

zahtjev za dobijanje odobrenja za izradu pečata podnosi se nadežnom organ koji, u daljnjem

postupku, na odgovarajući način utvrđuje da li podnosilac zahtjeva ima pravo na pečat ili ne.

Nakon odobravanja izrade pečata od strane Ministarstva lokalne uprave i samouprave, pečat

se izrađuje u pečatoreznici koja je za to posebno ovlaštena od strane Ministarstva unutrašnjih

poslova, koje kontroliše njen rad. Ovlaštena pečatoreznica može biti jedna ili više njih, a

pečate izrađuje po riješenju kojim se odobrava izrada pečata, pri čemu se u potpunosti mora

pridržavati tog rješenja, što znači da ne smije odstupati od rješenjem utvrđenog oblika,

dimenzije i sadržaja. Posebnim propisom utvrđuje se rad ovlaštene pečatoreznice, obaveza

vođenja evidencije o izrađenim pečatima i način obezbjeđivanja pečata u postupku njihove

izrade, zloupotrebe i dostupnosti neovlštenim licima.4

Upotreba i čuvanje pečata

4 Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita,str.132

5

Pravilo je da pečatom rukuje i da ga upotrebljava rukovodilac organa. Međutim, postoji

mogućnost da taj rukovodilac može posebnim rješenjem ovlastiti drugo službeno lice za

čuvanje i upotrebu pečata. To rješenje treba da sadrži lične podatke službenog lica, ovlašćenje

tom licu da rukuje, čuva i upotrebljava pečat i mjesto gdje se pečat čuva. Prema tome, pečat

se ne može dati na rukovanje i čuvanje službenom licu dok se predhodno ne donese navedeno

rješenje.5

S obzirom na značaj pečata, neophodno je da se čuvanju pečata mora posvetiti posebna

pažnja. S tim ciljem neophdno je da se pečat u oku radnog vremena čuva na takvom mjestu da

ne može doći u posjed neovlaštenih službenih i drugih lica, i time onemogući zloupotreba

pečata. Poslije završetka radnog vremena, pečat se mora čuvati na bezbjednom mjestu, koje

treba da odredi rukovodilac organa uprave.obaveze u vezi sa rukovanjem i upotrebom pečata

uređuje se propsom o pečatu, a određena pitanja u vezi sa rukovanjem i upotrebom pečata

uređena su i u propisima o kancelarijskom poslovanju organa vlasti.

Pečat, u pravilu, treba da se čuva i upotrebljava u službenoj prostoriji koju odredi rukovodilac

organa. Pečat se može, izuzetno, ako je to neophodno radi obavljanja neke službene radnje,

iznijeti i upotrijebiti i izvan službene prostorije, ali samo po odobrenju rukovodioca organa

uprave. Sve te mjere imaju za cilj da se spriječi mogućnost zloupotrebe pečata i njegovo

korištenje od neovlaštenih lica.

Evidencija o pečatima

O pečatima se vode propisne evidencije čiji je cilj kontrola nad izrađenim pečatima, njihovim

korisnicima i stanju upotrebljivosti izrađenih pečata. Te evidecije omogućavaju nadležnim

organima da u svakom trenutku mogu utvrditi koji pečati su izrađeni na pojedinim nivoima

vlasti, koji pečati su u upotrebi i od kada, i ko je ovlašten za njihovo čuvanje i upotrebu.

Prema postojećim propisima utvrđena je obaveza vođenja sledećih evidencija:

evidencija o izrađenim pečatima u ovlaštenoj pečatoreznici, koju je obavezna da vodi

svaka ovlaštena pečatoreznica,

evidencija o svim izrađenim pečatima, bez obzira u kojoj ovlaštenoj pečatoreznici su

izrađeni (koja je veoma značajna jer sadrži i datum predaje pečata na upotrebu) ,

evidencija o pečatima organa u svim organima kojima je odobrena zgrada tih pečata,

5 Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita,str.132

6

evidencija o uništenim pečatima koja sadrži podatke o uništenim pečatima svih

organa.

Sve navedene evidencije vode se na propisanim obrascima.

Odgovarajuće evidencije vode se i o pečatu drugih nivoa vlasti u BiH.

Uništavanje pečata

Pečat organa vlasti koji zbog istrošenosti ili drugih razloga postane neupotrebljiv, kao i u

slučaju promjene naziva ili sjedišta organa ili prestanka rada organa, mora biti uništen.

Uobičajeno se propisuje da se takvi pečati dostavljaju na uništavanje uz poseban pismeni

zahtjev organu koje je i odobrilo izradu tih pečata.

Prema tome, organi BiH su dužni da svoj pečat koji treba uništiti dostave Ministarstvu pravde

BiH.

Uništavanje pečata vrši komisija koju osniva ministar pravde, po postupku koji je posebno

propisan.

Postupak za uništavanje pečata drugih nivoa sprovodi se po jihovim propisima.

Proglašavanje nevažećim nestalog pečata i izrada novog umjesto nestalog pečata

Ako pečat bilo kojeg organa vlasti nestane ( izgubi se ili na bilo koji drugi način nestane),

postoji obaveza da se u vezi s tim nestankom odmah preduzmu odgovarajuće mjere s ciljem

da se nestali pečat pronađe ili proglasi nevažećim.

Proglašavanje nevažećim nestalog pečata vrši se tako što su ti organi dužni da nestanak svog

pečata odmah prijave nadležnom organu i da taj pečat odmah proglase nevažećim u

“Službenom Glasniku BiH”, nakon čega, od dana objavljivanja tog oglasa, pečat postaje

nevažeći.

Cilj oglašavanja nevažećim nestalog pečata je da se pečat stavi van snage i time otkloni

mogućnost njegovog koristanja od neovaštenih lica. Naime, u slučaju da se nakon

oglašavanja pečata nevažećim pojavi akt ovjeren tim pečatom,taj akt ne može da provede

nikakvo pravno dejstvo, jer je ovjeren nevažećim pečatom.

7

Obavezu prijavljivanja nestalog pečata ima svaki organ čiji je pečat izgubljen, odnosno

nestao, o čemu neposredno brine rukovodilac organa čiji je pečat nestao.

Ako se nestali pečat naknadno pronađe, mora da se uništi na način utvrđen zakonom.

Kad se sprovede postupak o oglašavanju nevažećim nestalog pečata, organ o čijem se pečatu

radi podnosi pismeni zahtjev nadležnom organu za davanje odobrenja za izradu novog pečata.

Pečat izrađen umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen, da bi se napravila razlika

između nestalog i novog pečata i time otklonila mogućnost zloupotrebe.To se, uobičajeno,

čini na način da se u sadržaj pečata unose posebne oznake rezervisane samo za obilježavanje

pečata izređenih umjesto nestalog pečata.6

Na primjer, ako je izrađeno više pečata iste dimenzije i istog sadržaja, svaki od njih se

označava posebnim arapskim brojem, a u slučaju kad se umjesto nestalog pečata izrađuje novi

pečat, on obavezno mora sadržavati i posebnu, za to određenu oznaku ( rimski broj, zvjezdicu

ili drugo).

Literatura:

Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita, Ministarstvo pravde BiH,

6 Grubešić N., Halilagić J., Popadić M., Škaljić S., Priručnik za polaganje stručnog upravnog

ispita,str.132

8

Kremenović O., Kancelarijsko poslovanje, Univerzitet Apeiron,2007.

9