คู่มือการจัดเก็บเอกสาร คณะวิทย์ มอย fileคู มือการจัดระบบเอกสาร คณะวิทยาศาสตร

คมอการจดระบบเอกสาร

คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยฯ

สานกงานคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด อาล-ษานย

มหาวทยาลยอสลามยะลา พ.ศ. 2554

คมอการจดระบบเอกสาร คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด อาล-ษานย มหาวทยาลยอสลามยะลา พ.ศ. 2554

1

คานา

คมอการจดระบบเอกสาร คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด

อาล-นย มหาวทยาลยอสลามยะลา จดทาข นเพอเปนแนวปฏบตในการจดระบบเอกสาร การ

ดาเนนงานของหนวยงานตางๆ ในคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยอสลามยะลา

ใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอ ออานวยใหการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก

รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ทาใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงาน

บรหารสานกงานมประสทธภาพมากยงข นและทางานเปนไปแนวการปฏบตเดยวกน

สดทายนหวงเปนอยางย งวา คมอการจดระบบเอกสารน จะเปนประโยชนตอ

หนวยงานของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยฯ มหาวทยาลยอสลามยะลาในการดาเนนภารกจ

ตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป ลงชอ (นายซอและห ตาเละ) คณบดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยฯ 23 พฤศจกายน 2554


2

สารบญ

หนา ระบบการจดเกบเอกสาร คานา 1 สารบญ 2 1. ความหมายของเอกสาร 3

2. ความสาคญของเอกสาร 3

3. ปญหาตางๆ ในการจดเกบเอกสาร 3

4. การควบคมเอกสาร 4

4.1 การควบคมการใหเอกสารบงเกดข น 4

4.2 การควบคมในการจดเกบ 4

4.3 การควบคมในการกาจดเอกสารซงไมมคา 5

การทาลายเอกสาร 5

5. ประเภทของเอกสาร 6

6. ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร 6

7. องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด 9 8. วธการจดเกบเอกสารทด 10

แนวทางการจดแยกหมวดหมเอกสารตามหวขอเรอง 11 9. ตวอยางการทาสนแฟม 21 10. ตวอยางการจดทาบญชคมแฟมเอกสาร 22 11. สรประเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 22 12. เอกสารอางอง 29


3

การจดเกบเอกสาร (Filing system)

1. ความหมายของเอกสาร

เอกสาร ไดแก จดหมายโตตอบ ฟอรมตางๆ หนงสอรายงาน แผนภมตางๆ

ใบรบรองคณวฒ สญญา ภาพถาย แคตตาลอค คมอหรอเอกสารอนใดซงทาข นหรอใชโดย

หนวยงานในการดาเนนงานและมคาทางกฎหมาย ทางสญญา ทางการคลง การเงน หรอทาง

ประวตศาสตร

2. ความสาคญของเอกสาร

ในระยะเรมของการตงสานกงานใหม ความสาคญของการดาเนนการตางๆ

อนเกยวกบเอกสารยงมไมมากนก แตยงหนวยงานมอายมากข นเพยงใด ปรมาณและความสาคญ

ของเอกสารจะมรมากข นเทานน ปญหาอนเกยวกบการจดเกบและการคนหาการทาลายกจะมเพม

มากข นเปนเงาตามตว

องคการ หรอหนวยงานดานธรกจมกจะใหความสาคญแกการดาเนนการดาน

เอกสารมาก เพราะยงการจดเกบ คนหา และกาจด มมาตรฐานมากเพยงไร การดาเนนการกยงม

ประสทธภาพมากข นเพยงนน นอกจากนนยงเกยวกบผลกาไรอกดวย ดงนนจงพอจะเหนไดวาเหต

ไรการดาเนนการดานเอกสารของบรษทธรกจตางๆ จงกาวหนาไปมากเทามาตรฐานสากล

สาหรบหนวยงานของราชการเอง ซงตงข นเพอใหบรการดานสงคม เศรษฐกจ

โดยตรงหรอโดยออมแกประชาชนหรอธรกจตางๆ จงจาเปนทจะตองดาเนนการและบนทกเปน

เอกสารไวเพราะ

1. เนองจากเอกสารเปนเสมอนบนความทรงจาของหนวยงาน

2. เอกสารเปนเครองใชอางองไดเมอเกดฟองรองกนข นระหวางรฐกบเอกชน

หรอระหวางหนวยงานราชการดวยกน

3. เอกสารเปนสงทชวยในการบรหารราชการทาไปโดยสะดวก

4. เอกสารเปนสงทมคณคาอยางยงในการใชศกษาคนควา เพอทจะปรบปรงงาน

ในอนาคต

แมวาโดยตวของเอกสารมความสาคญดงกลาวขางตน แตเปนทนาเสยดายวา

หนวยงานราชการตางๆ ไมไดใหความสนใจและความสาคญเทาทควร ผลกคอทาใหเกดปญหา

ตางๆ ซงนาไปสความลาชา และการขาดประสทธภาพในการบรหารราชการ

3. ปญหาตาง ในการจดเกบเอกสาร

1. ใชระบบการจดเกบไมเหมาะสมกบงาน

2. ใชผ จดเกบทไมเหมาะสมและขาดการฝกอบรมดานน

3. ไมมมาตรฐานในการจดเกบทแนนอน


4

4. ไมมระบบการยมเอกสารไปใชและระบบตดตามทวงถามทเหมาะสม

5. ขาดเครองมอเครองใช เน อทเกบเอกสารไมเพยงพอหรอไมเหมาะสมกบงาน

6. ไมมการวางแผนและกาหนดระยะเวลาในการเกบและทาลาย

7. ผบงคบบญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรอเหนความสาคญของ

การจดเกบและการดาเนนการดานเอกสารนอยไป หรอมองขามความจาเปน

8. การมเอกสาร “สวนตว” เกบเอาไวมากเกนความจาเปน

9. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการทาใหบงเกดข น

10. กฎหมายเปดชองโวสงเสรมใหผปฏบตงานในราชการไทย เกบเอกสารทก

ชนดเปนระยะเวลายาวนานเกนความจาเปน หรอเกบมากกนอยางไมม

มาตรฐานทจะจากดเอกสารเมอถงเวลาอนสมควร

11. ลกษณะนสยประจาชาตของคนไทยซงไมชอบจากด หรอทาลายสงใด และ

เพราะ “เสยดาย” วตถทใชทาเอกสารข นมาหรอรปเลมอนสวยงาม

12. เกดจากทศนคตหรอความเชอทวา “การทมกองเอกสารวางอยเตมโตะเปน

ลกษณะของผทมความสามารถสง และมงานอยในความรบผดชอบมากมาย

เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลสาคญ นาเลอมใสแกผพบเหน

โดยทวไป”

13. มสาเหตมาจากการทางานประจาวนอยมาก จนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรง

การจดเกบเอกสารซงหมดความสาคญในการใชงานอกตอไป

4. การควบคมเอกสาร

การควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต การจดเกบ และการ

กาจดหรอทาลายเอกสารเมอหมดความจาเปนทจะตองใชอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคม

เอกสารออกเปน 3 ขนตอน คอ

4.1 การควบคมหรอการทาลายเอกสารบงเกดข น คอ การควบคมปรมาณการ

พมพสาเนา การโรเนยวหนงสอ หรอเอกสาร การถายสาเนา การออกแบบฟอรม

4.2 การควบคมในการจดเกบ ควรจาแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ

ดงทไดกลาวมาแลวขางตน คอเอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลว

เอกสารซงมความสาคญ และเอกสารซงสมควรทาลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวใน

บรเวณททางานประจาวน เอกสารทไมใชบอยๆ เชน เอกสารทสาคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรอ

ศนยเกบเอกสารกลาง เมอครบระยะเวลาทใชอางองแลวควรเสนอขออนมตทาลายโดนดวนเพอ

เปนการประหยดเน อทเกบเอกสาร และไมทาใหสานกงานรงรงไมเปนระเบยบ

การดาเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คอ

(1) เอาเอกสารแตละแฟมหรอแตละกองออกมาสารวจ

(2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใชงานบอย หรอ หมดคาในการใชออกจาก

เอกสารทยงตองการใชเปนประจาวน


5

(3) จดกลมประเภทของหวเรองการจาแนกแฟมในต เอกสารหรอชนเสยใหม

เพอใหการคนหางายเมอตองการใชภายหลง

(4) วางมาตรฐานการดาเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม ดงน

ก. ถาเปนเอกสารซงยงดาเนนการไมเสรจ คอยตอบรบหรอสอบ

หลกฐานตองรอไปอกนาน ควรเกบเขาต เอกสารในล นชกท 1 หรอ 2 แตถาเปนเรองทตองทาให

เสรจในวนนนหรอวนรงข น ไมจาเปนตองเกบ อาจท งคางอยในแฟมหรอในกระบะเกบเอกสารบน

โตะกได

ข. สาหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจาเปนท

จะตองใชอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในล นชกท

3 หรอ 4 กได

ค. เอกสารทมความสาคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรอเกยวกบ

หลกฐานทางการเงน หรอเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจาเปนตองเกบไวระยะหนง

แตไมควรเกบไว ณ สถานททางาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรอหนวยงานนน

ง. ควรจะมคณะกรรมการกาหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรอกอง

หรอมหนวยงานซงจะรบผดชอบในการกาหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรอ

หนวยงานนนๆ เพอใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถอเปนหลกในการจดเกบตอไป

4.3 การควบคมในการกาจดเอกสารซงไมมคา

การทไมมกฎเกณฑกาหนดใหมการสารวจเอกสารเพอหาทางกาจดเอกสารซงไม

มคาในการใชอางองอกตอไป ทาใหปรมาณเอกสารเพมมากข นทกท จนเกดการกองเอกสาร

(Piling) อยทวไปตามหนวยงานราชการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด

เพอทจะหาทางทาลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไป จงสมควรทจะไดม

การกาหนดใหเจาหนาทปฏบตงานสารวจเอกสารเพอจากดอยางนอยปละครง โดยทาเปนรายการ

เสนอขออนมตทาลายตอผบงคบบญชาระดบกอง

การทาลายเอกสารจะทาไดโดย การเผา ขาย ใชเครองทาลายเอกสารไฟฟา

(ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะทาลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละชนดเปนสาคญ

การทาลายเอกสาร

ในการทาลายเอกสารนน หลกสาคญคอจะตองมการกาหนดระยะเวลาในการ

จดเกบเอกสารตางๆ ทงน เพอจะไดมการสารวจเพอเปนการคดเลอกและเสนอขออนมตทาลาย

ตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสอเขา-ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดมการ

ดาเนนการตามนนเรยบรอยแลว

- เกบไว 2 ป ไดแกแบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผล

เกยวกบการปฏบตงานเปนการภายใน


6

- เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณ

อกษร (ใหเกบตอไปอก 7 ป หลงจากเสรจส นลงตามสญญานนๆ แลว)

บญชพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนน ๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรอกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรอเกบเอาไว

ในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม

ฯลฯ

5. ประเภทของเอกสาร

เอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจาแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คอ

1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไม

เสรจรวมทงเอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจาเปนทจะตองใชในการอางองอยบอย ๆ

2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจาเปนทจะตองใชในการ

อางองโตตอบเอกสารอยในบางครง

3) เอกสารซงมความสาคญ หมายถง เอกสารบางอยางทมทางประวตศาสตร

ทางกฎหมาย วรรณคด หรอเกยวกบหลกฐานการเงน

4) เอกสารซงสมควรทาลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอก

ตอไป หรอเอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป

นอกเหนอไปจากน เราอาจจาแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คอ

เอกสารทวไปและเอกสารลบ การจาแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะม

ความสมพนธอยางใกลชดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร

6. ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร

การจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการจาแนกเอกสารระบบ

ใดระบบหนงดงน

1) จาแนกตามหวขอเรอง คอ กรณทเราจาแนกเอกสารออกเปนหวขอใหญๆ

ตามหนาทความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจาแนกตามบรการทใหแกผอน เอกสาร

โดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ

1. การเงน งบประมาณ

2. คาสง ระเบยบ คมอ มต ครม.

3. โตตอบ

4. บรหารทวไป

5. บรหารบคคล

6. เบดเตลด

7. ประชม

8. ฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน


7

9. ทดนและสงกอสราง

10. สถตและรายงาน

เพอใหผ อานสามารถเขาใจและปฏบตในการจาแนกเอกสารโดยถกตอง จงจะ

ขอใหคาอธบายในการคดเลอกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน

หมวดท 1 การเงนงบประมาณ

ในหมวดน กาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซงอาจแยกหวขอไดดงน

- งบประมาณ

- เงนเดอน คาจาง

- เงนสะสม เงนยม

- เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล

- เงนคาใชสอย เชน คานา คาไฟ คาโทรศพท

- เงนคาตอบแทน เชน คานา คาไฟ คาโทรศพท

- เงนคาบาเหนจบานาญ

- เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน

หมวดท 2 คาสง ระเบยบ คมอ มต ครม.

กาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบคาสงของฝายและกอง คาสงของหวหนา

หนวยงาน คาสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและ

มตตางๆ

หมวดท 3 โตตอบ

เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารทเรองนนเกยวของอย เชน

เรองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ” หรอถาเปนเรองโตตอบ

เกยวการแตงตงโอนยายบคคล ก จดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล”

ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ” น กไดแกเอกสารโตตอบท

บรจาค ทการขอการรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป

กาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบ

และเรอง หรอคาสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอานาจหนาทใหทาหนาทแทนหรอ

การรกษาการในตาแหนงใดตาแหนงหนง

หมวดท 5 บรหารบคคล

ในหวขอน กาหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนราชประวต การพจารณา

ความดความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ

การสอบเลอนขน การกาหนดตาแหนงใหม ฯลฯ


8

หมวดท 6 เบดเตลด

กาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวดใดหมวดหนงทตงไว

เปนเรองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงข นเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขา

ในหมวดเบดเตลดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดน มากนก หากมเอกสารมาก

พอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา

หมวดท 7 ประชม

ในหมวดน กาหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประชมทวๆ ไป แตถาเปนการ

ประชมเกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทกาหนดไว กใหนามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การ

ประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองนาไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล

ดงน เปนตน

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน

ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอบรรยายเกยวกบเรองใด

เรองหนง ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวใน

หมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง

ใหจดเกบเอกสารประเภทซ อและจดหาพสดครภณฑสานกงานตางๆ แบบแปลน

สงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมา

กอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน

กาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ เชน รายงานการตรวจ

อาคาร รายงานปเกด-ตาย รายงานการใชนามนเช อเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน

สาหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาใน

หมวดตางๆ เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรอ 13

ตามลาดบ

2) จาแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบคคลซงเกยวของดวย เชน อาจ

จาแนกเปนกรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน

3) จาแนกตามสถานทต งของหนวยงาน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เชน

สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจาหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจ

เปนหวขอใหญและจากหวขอน หากมหนวยยอยในการดาเนนงานเลกลงไปกวาน อก และเปนเรอง

ทสาคญ เรากอาจจาแนกยอยลงไปไดอก เชน

111111


9

111111111111111111111111111111111111111111111

สรรพากร เขต 9

1 สรรพากรจงหวดนครศรธรรมราช

2 สรรพากรจงหวดนราธวาส

ผแทนฝายขายภาค 1

1 กรงเทพฯ

2 สมทรปราการ

3 ชยนาท

4) จาแนกโดยใชเลขรหสแทนเรองหนง ๆเชน แฟมประเภทท 01 เปนเรอง

เกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซง

จาเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และทาคมอประกอบเพอความสะดวกแกการ

จดเกบและคนหาดวย

การจะใชระบบใดระบบหนงจาแนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบ

ผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงาน

หนงๆ เปนสาคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอก

หนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจาแนกเอกสารซงเปนมาตรฐาน

เดยวกน โดยพยายามใชระบบอานวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผ จดเกบหรอคนหา

เอกสารเขาใจไดด

โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจาแนกเอกสารระบบท 1

มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน ขอคดเกยวกบการจาแนกเรอง

1. กาหนดหวขอเรองทสน กะทดรดแตคลมใจความทงหมด 2. หวขอเรองแตละเรองไมควรซาซอนหรอใกลเคยงกน 3. หวขอเรองแตละเรองควรมความหมายเดนชด ตความหมายไดเปน อยางเดยว 4. ควรใชภาษางายๆ ทร จกกนโดยทวไป

7. องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด 1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงานในอนาคตได 2. ผเชยวชาญดานเกบเอกสารจะเปนผก าหนดระบบการเกบเอกสารทด 3. เปนระบบทถกกาหนดข นโดยคานงถงการประหยดเวลาและคาใชจายดวย 4. เปนระบบซงทาใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยางรวดเรว 5. เปนระบบซงทาใหการจดเกบเอกสารเรยงลาดบตามความสาคญและลาดบ


10

กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรอเอกสารพวกหนง 6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน 7. เปนระบบทเหมาะสมกบการดาเนนงานของหนวยงานนน

8. วธการจดเกบเอกสารทด 1. จาแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอานวยประโยชนใหแก การปฏบตงานของหนวยงานนน 2. กาหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในต เอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใชเสมอในต ล นชกหรอล นชกในระดบสายตา ( โดยเฉพาะ ต เหลกสล นชก) - เกบเอกสารทจะใชอางองนานๆครง ไวในต ทบหรอต ไมครงกระจก 3. การจาแนกแฟมเอกสารทเกบไวในล นชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอ เรยงจากซายไปขวา 4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน 5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน ) 6. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร 7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดยเครงครด 8. เมอคนเอกสารและนาออกมาใชเสรจแลว ควรรบนาไปเกบทเดม 9. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงาน จะตองใส “บตรยม”หรอ “แฟมยม” ไวแทนจนกวาจะนาเอาเอกสารหรอแฟมทยมไปมาคน

10. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชนลางสดของต หรอชนเกบเอกสาร

11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลอนยายเอกสารทยงไมได แยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซ อต เอกสารเพมโดยไมจาเปน เพราะจะทาใหเกดปญหาความไม พอเพยงของพ นทปฏบตงาน ควรพยายามใชต ชน และเครองเกบเอกสารท มอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน


11

หมวดหมเอกสารตามหวขอเรอง

คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด อาล-ษานย มหาวทยาลยอสลามยะลา รหสหมวดใหญ หมวด 1 การเงน งบประมาณ รหสหมวดยอย 1.1 ระเบยบการเงน รหส 1.1.1................................................................ 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.2 เงนเดอน คาจางประจา 1.2.1................................................................. 1.2.2................................................................. 1.2.3................................................................. 1.3 คาจางชวคราว 1.3.1................................................................. 1.3.2................................................................. 1.3.3................................................................. 1.4 คาตอบแทน ใชสอยและวสด

1.4.1................................................................. 1.4.2................................................................. 1.4.3................................................................. 1.5 คาสาธารณปโภค

1.5.1................................................................. 1.5.2................................................................. 1.5.3................................................................. 1.6 คาครภณฑทดนและสงกอสราง

1.6.1................................................................. 1.6.2................................................................. 1.6.3................................................................. 1.7 เงนอดหนน

1.7.1................................................................. 1.7.2................................................................. 1.7.3................................................................. 1.8 รายจายอน ๆ

1.8.1.................................................................


12

1.8.2................................................................. 1.9 งบกลาง

1.9.1................................................................. 1.9.2................................................................. 1.9.3................................................................. 1.10 การเงนทวไป

1.10.1............................................................... 1.10.2............................................................... 1.10.3............................................................... 1.11 รายได

1.11.1............................................................... 1.11.2............................................................... 1.11.3............................................................... 1.12 บญชและการตรวจสอบ

1.1.1................................................................. 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.13 การมอบอานาจในการอนมตเงน 1.13.1ผมอานาจในการเกบรกษาเงน เบก-จาย 1.13.2.............................................................. 1.13.3.............................................................. 1.14 ระเบยบหลกเกณฑการจดทางบประมาณ

1.14.1ระเบยบการจดทางบประมาณ 1.14.2.............................................................. 1.14.3.............................................................. 1.15 งบประมาณ

1.15.1งบประมาณ 1.15.2.............................................................. 1.15.3..............................................................


13

รหสหมวดใหญ หมวด 2 คาส ง มต ครม. ประกาศ ระเบยบ พ.ร.บ. พรก. พรฎ. คมอ รหสหมวดยอย 2.1 คาสง ( มหาวทยาลย กระทรวง ทบวง กรม กอง ) รหส 2.1.1.................................................................

2.1.2................................................................. 2.1.3.................................................................

2.2 ระเบยบ ประกาศ ( มหาวทยาลย กระทรวง กรม กอง ) 2.2.1.................................................................

2.2.2................................................................. 2.2.3.................................................................

2.3 มต ครม. 2.3.1.................................................................

2.3.2................................................................. 2.3.3................................................................. 2.4 พ.ร.บ. พรก. 2.4.1.................................................................

2.4.2................................................................. 2.4.3................................................................. 2.5 คมอ 2.5.1.................................................................

2.5.2................................................................. 2.5.3................................................................ หมายเหต ถามแฟมดาเนนการกอนทออกเปน คาสง ระเบยบ ประกาศ ใหเกบในหมวด 2 รหสหมวดใหญ หมวด 3 โตตอบท วไป ขอความรวมมอ ประชาสมพนธ หนงสอเวยน รหสหมวดยอย 3.1 โตตอบทวไป รหส 3.1.1 ตอบขอบคณการรบบรจาคหนงสอ – วารสาร 3.1.2.................................................................

3.1.3................................................................. 3.2 ขอความรวมมอ 3.2.1 ขอความรวมมอหนวยงานภายใน


14

3.2.2 ขอความรวมมอหนวยงานภายนอก 3.3 ขาวสารประชาสมพนธ 3.3.1.................................................................

3.3.2................................................................. 3.3.3................................................................. 3.4 เวยนภายในเพอทราบ 3.5 เวยนภายนอกเพอทราบ ( เชน คาสง มตครม. ระเบยบ

ประกาศ ของหนวยงานอน) รหสหมวดใหญ หมวด 4 บรหารท วไป รหสหมวดยอย 4.1 การจดแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบ

รหส 4.1.1................................................................. 4.1.2.................................................................

4.1.3.................................................................

4.2 มอบหมาย ปฏบตราชการแทน รกษาราชการแทน 4.2.1.................................................................

4.2.2................................................................. 4.2.3.................................................................

4.3 กรรมการตางๆ 4.3.1.................................................................

4.3.2................................................................. 4.3.3.................................................................

4.4 หลกและการปฏบตราชการ 4.4.1 หลกการปฏบตภายใน

4.4.2 หลกการปฏบตทวไป 4.4.3 การเดนทางไปปฏบตราชการ 4.4.4 เวร-ยาม การดแลสถานทราชการ 4.4.5................................................................. 4.5 สถานทตงราชการ 4.6 สมาคม ชมรม มลนธ สโมสร ขาราชการ


15

รหสหมวดใหญ หมวด 5 บรหารบคคล รหสหมวดยอย 5.1 ระเบยบบรหารบคคล

รหส 5.1.1 ระเบยบการลา 5.1.2................................................................. 5.2 การสมคร 5.2.1................................................................. 5.2.2................................................................. 5.3 สอบบรรจ แขงขน คดเลอก 5.3.1................................................................. 5.3.2................................................................. 5.4 กาหนดตาแหนง อตราเงนเดอน อตรากาลง 5.4.1................................................................. 5.4.2.................................................................

5.5 บรรจ แตงตง เลอนขน เลอนระดบ เลอนเงนเดอน ปรบวฒ คณวฒ

5.5.1................................................................. 5.5.2................................................................. 5.6 โอน ยาย ยมตว การลาตาง ๆ

5.6.1................................................................. 5.6.2................................................................. 5.7 เครองราชอสรยาภรณ เกยรตคณ

5.7.1................................................................. 5.7.2................................................................. 5.8 วนย สอบสวน

5.8.1................................................................. 5.8.2.................................................................


16

5.9 ทะเบยน ประวต

5.9.1................................................................. 5.9.2................................................................. 5.10 ลกจาง

5.10.1............................................................... 5.10.2...............................................................

5.11 เกษยณ 5.11.1...............................................................

5.11.2...............................................................

5.12 สวสดการ การตอหนงสออายเดนทาง 5.12.1...............................................................

5.12.2...............................................................

5.13 บาเหนจ บานาญ 5.13.1...............................................................

5.13.2............................................................... รหสหมวดใหญ หมวด 6 ประชม รหสหมวดยอย 6.1 ประชม ( สภามหาวทยาลย กระทรวง กอง ฯลฯ)

รหส 6.1.1................................................................. 6.1.2................................................................. 6.2 ประชมคณะกรรมการ

6.2.1................................................................. 6.2.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 7 การพฒนาบคลากร (ทนฝกอบรม ดงาน บรรยาย) รหสหมวดยอย 7.1 ทนฝกอบรมภายในประเทศ

รหส 7.1.1................................................................. 7.1.2.................................................................


17

7.2 ทนฝกอบรมตางประเทศ 7.2.1................................................................. 7.2.2................................................................. 7.3 ดงานภายในประเทศ 7.3.1................................................................. 7.3.2.................................................................

7.4 ดงานตางประเทศ 7.4.1.................................................................

7.4.2................................................................. 7.5 อบรม บรรยาย วทยากร

7.5.1................................................................. 7.5.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 8 วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสร าง รหสหมวดยอย 8.1 ระเบยบเกยวกบพสด

รหส 8.1.1................................................................. 8.1.2................................................................. 8.2 วสด 8.2.1................................................................. 8.2.2................................................................. 8.3 ครภณฑ 8.3.1................................................................. 8.3.2................................................................. 8.4 ทดน สงกอสราง 8.4.1................................................................. 8.4.2................................................................. 8.5 การจางเหมาบรการ 8.5.1.................................................................


18

8.5.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 9 รายงาน สถต และแบบสอบถาม รหสหมวดยอย 9.1 รายงาน

รหส 9.1.1............................................................... 9.1.2............................................................... 9.2 สถต

9.2.1............................................................... 9.2.2............................................................... 9.3 แบบสอบถาม 9.3.1............................................................... 9.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 10 โครงการ แผนงาน วจย รหสหมวดยอย 10.1 โครงการ

รหส 10.1.1............................................................... 10.1.2............................................................... 10.2 แผนงาน 10.2.1............................................................... 10.2.2............................................................... 10.3 วจย 10.3.1............................................................... 10.3.2...............................................................

หมายเหต ถามเรองดาเนนการทงหมดเกยวกบโครงการ แผนงาน ใหใสหมวด 10 เชน การเงน

การประชม รหสหมวดใหญ หมวด 11 นกศกษา รหสหมวดยอย 11.1 ทนการศกษา

รหส 11.1.1............................................................... 11.1.2...............................................................


19

11.2 กจกรรมนกศกษา ( ภายใน) 11.2.1............................................................... 11.2.2............................................................... 11.3 กจกรรมนกศกษา ( ภายนอก) 11.3.1...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 12 บรการวชาการ

รหสหมวดยอย 12.1 บรการวชาการภายใน รหส 12.1.1............................................................... 12.1.2...............................................................

12.2 บรการวชาการภายนอก

12.2.1............................................................... 12.2.2............................................................... 12.3 บรการวชาการงายวจย

12.3.1............................................................... 12.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 13 กจกรรมพเศษ (พธการ) รหสหมวดยอย 13.1 พธพระราชทานปรญญาบตร

รหส 13.1.1 พธพระราชทานปรญญาบตร ปการศกษา 2545

13.1.2 พธพระราชทานปรญญาบตร ปการศกษา 2546

13.2 งานพธของมหาวทยาลย

13.2.1............................................................... 13.2.2...............................................................


20

รหสหมวดใหญ หมวด 14 ระบบประกนคณภาพภายใน

รหสหมวดยอย 14.1 การประกนคณภาพการศกษา รหส 14.1.1............................................................... 14.1.2...............................................................

14.2 5 ส 14.2.1............................................................... 14.2.2............................................................... 14.3 การควบคมภายใน 14.3.1............................................................... 14.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 15 หลกสตรและการเรยนการสอน

รหสหมวดใหญ หมวด 16 ทะเบยนนกศกษา รหสหมวดยอย 16.1 การรบเขานกศกษา รหส 16.1.1.................................................... 16.1.2.................................................... 16.2 ตารางสอน

16.2.1.................................................... 16.2.2.................................................... 16.3 ตารางสอบ

16.3.1.................................................... 16.3.2.................................................... 16.4 ทะเบยนการศกษา

16.4.1.................................................... 16.4.2.................................................... 16.5 การสาเรจการศกษา

16.5.1....................................................


21

16.5.2.................................................... รหสหมวดใหญ หมวด 17 เบดเตลด รหสหมวดยอย 17.1 เบดเตลดภายใน เชนการบรจาค การกศล

รหส 17.1.1............................................................... 17.1.2............................................................... 17.2 เบดเตลดภายนอก

17.2.1............................................................... 17.2.2............................................................... รหสหมวดใหญ หมวด 18 อนๆ (ตามภารกจของหนวยงานนน )ๆ


22

ตวอยางการทาสนแฟม

หมายเหต 1. Font ตวหนงสอ ใหใช font Eurasia

2. ขนาด 16 ตวหนา

หมวด 5 บรหารบคคล

5.1 ระเบยบบรหารบคคล

5.1.1 ระเบยบการลา

ฝายบรหารและธรการ คณะวทยาศาสตรและ

เทคโนโลย


23

ตวอยางการจดทาบญชคมแฟมเอกสาร

สรประเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

ผ รกษาการตามระเบยบ คอ ปลดสานกนายกรฐมนตร

มผลบงคบใชเมอ 1 มถนายน 2526

งานสารบรรณ คออะไร

ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ 6 ไดใหความหมาย

ของคาวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการ

จดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย” ซงเปนการกาหนดขนตอน และ

ขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสาร

ทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จา ทาสาเนา สงหรอสอขอความ รบ

บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตาม

และทาลาย ทงน ตองทาเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพเพอ

ประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย

คณสมบตของผ ทางานสารบรรณและงานธรการไดเปนอยางด

ผทจะทางานสารบรรณไดดจาเปนตองร งานธรการดวย เชน การตดตอ โตตอบ และ

ประสานงาน ร จกความควรหรอไมควร มความคลองแคลววองไว นอกจากนนตองมความร

ทางดานภาษาเปนอยางด โดยเฉพาะอยางยงภาษาไทย รจกตวสะกด การนต วรรค ตอน แมนยา

ศพท และคาแปลในพจนานกรม ยงมความรภาษาตางประเทศดวยยงด ตองมความละเอยด

รอบคอบ สขม และรวดเรว

บญชคมแฟมเอกสาร คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยอสลามยะลา หนวยงานยอย..........................................................

ท หมวดหม ชอแฟม รหสแฟม สถานทจดเกบ แหลงพสจน

ขอมล ต แฟมท


24

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนซงมใชสวนราชการ หรอ ถงบคคลภายนอก

3. หนงสอทหนวยราชการอนซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

4. เอกสารททางราชการจดทาข นเพอเปนหลกฐานในราชการ

5. เอกสารททางราชการจดทาข นตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

หนงสอ ม 6 ชนด

1. หนงสอภายนอก

2. หนงสอภายใน

3. หนงสอประทบตรา

4. หนงสอสงการ

5. หนงสอประชาสมพนธ

6. หนงสอทเจาหนาททาข น หรอรบไวเปนหลกฐาน

หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษครฑ

- ใชตดตอระหวางสวนราชการ

- สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก

- ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ

หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการ

ระดบกรมข นไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวน

ราชการระดบกรมข นไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวน

ราชการ กบ สวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรอง

สาคญ ไดแก

1. การขอรายละเอยดเพมเตม

2. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร

3. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน

4. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ

5. การเตอนเรองทคาง

6. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมข นไปกาหนด โดยทาเปนคาสงใหใชหนงสอ

ประทบตรา


25

หนงสอส งการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไว

โดยเฉพาะ ม 3 ชนด ไดแก

1. คาสง

2. ระเบยบ

3. ขอบงคบ

คาส ง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใช

กระดาษครฑ

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอานาจของกฎหมาย

หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจา ใชกระดาษครฑ

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจทกาหนดใหใช โดยอาศยอานาจของกฎหมายท

บญญตใหกระทาได ใชกระดาษครฑ

หนงสอประชาสมพนธ ใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมาย

กาหนดแบบไวโดยเฉพาะ ม 3 ชนด ไดแก

1. ประกาศ

2. แถลงการณ

3. ขาว

ประกาศ คอบรรดาขอความททางราชการประกาศหรอช แจงใหทราบ หรอแนะแนวทาง

ปฏบต ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความ ใหเปลยนคาวาประกาศ

เปนแจงความ

แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความเขาใจในกจการของ

ราชการ หรอเหตการณ หรอ กรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ

หนงสอทเจาหน าททาข นหรอรบไว เปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการ

จดทาข นนอกจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกม

มาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

1. หนงสอรบรอง

2. รายงานการประชม

3. บนทก

4. หนงสออน

หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอ

หนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจาเพาะเจาะจง ใช

กระดาษครฑ โดยลงชอคาข นตนวา”หนงสอฉบบน ใหไวเพอรบรองวา........ "


26

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และ

มตของท

ประชมไวเปนหลกฐาน

บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชา สงการ

แกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรม

ตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

หนงสออน คอ เอกสารทเกดข นเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐาน

รวมถง

ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลง

รบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม กาหนดข นใช เวนแตจะมแบบ

ตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน

และคารอง เปนตน

ช นความเรวของหนงสอม 3 ประเภท

ดวนทสด เจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน

ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว

ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทาได

(ไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท)

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรศพท โทรสาร วทย

สอสาร ใหปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ โดยใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท

การทาสาเนา 2 ฉบบ เกบไวตนเรอง 1 ฉบบ สารบรรณกลาง 1 ฉบบ

หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผ รบจานวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพม

พยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนลาดบไปถงส นปปฏทน

การรบ – สง หนงสอ

หนงสอรบ รบเขามาจากภายนอก

1. จดลาดบความสาคญเรงดวน

ไมถกตอง ตดตอเจาของเรอง และบนทกขอบกพรอง

2. ประทบตรารบ มมบนดานขวาของหนงสอ กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา

3. ลงทะเบยนรบหนงสอ ในทะเบยนหนงสอรบ

4. จดแยกหนงสอ สงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ โดยลงในชองการปฏบต สง

ได 2 วธ ใชสมดสงหนงสอ หรอใหผ รบลงรบในทะเบยนรบหนงสอกได การดาเนนการตาม

ขนตอนน จะเสนอผานผบงคบบญชาหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนด


27

หนงสอสง สงออกไปภายนอก

1. เจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน สง

ใหเจาหนาทสารบรรณกลางเพอสงออก

2. เจาหนาทสารบรรณกลางลงทะเบยนหนงสอสง เลขทะเบยนหนงสอสงเรยงลาดบ

ตดตอกนไปตลอดปปฏทน กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ/สงทสงมาดวยให

ครบถวน แลวเปดผนก สงได 2 วธ โดยทางไปรษณย หรอสงโดยสดสงหนงสอ/ใบรบ ถาเปนใบ

รบใหนามาผนกตดกบสาเนาคฉบบ

การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ

การเกบหนงสอ

- เกบระหวางปฏบต

- เกบเมอปฏบตเสรจแลว

- เกบเพอใชในการตรวจสอบ

การประทบตรากาหนดเกบหนงสอ มมลางดานขวาของกระดาษแผนแรก และลงลายมอชอ

ยอกากบตรา

หนงสอทเกบไวตลอดไป ประทบตรา หามทาลาย ดวยหมกสแดง

หนงสอทตองเกบโดยมกาหนดเวลา ประทบตรา เกบถง พ.ศ…… ดวยหมกสน าเงน

อายการเกบหนงสอ ปกตไมนอยกวา 10 ป ยกเวน

1. หนงสอทตองสงวนไวเปนความลบ

2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอพนกงานสอบสวน

3. หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยม จารตประเพณ สถตหลกฐาน หรอเรอง

ทตองใชสาหรบศกษาคนควา

4. หนงสอทปฏบตงานเสรจส นแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองคนไดจากทอน เกบไวไม

นอยกวา 5 ป

5. หนงสอทเปนธรรมดา ซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดข นเปนประจา เกบไวไม

นอยกวา 1 ป

หนงสอทเกยวกบการเงน ซงไมใชเอกสารสทธ หากเหนวาไมจาเปนตองเกบถง 10 ป ใหทา

ความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอทาลายได ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอาย

ครบ 25 ป พรอมบญชสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต ภายใน 31 มกราคม ของปถดไปเวนแต

1. หนงสอตองสงวนเปนความลบ

2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปกาหนดไวเปนอยางอน

3. หนงสอทมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน


28

การทาลายหนงสอ ภายใน 60 วน หลงส นปปฏทน ใหเจาหนาทสารวจและจดทา

บญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการ

ทาลายหนงสอ คณะกรมการทาลายหนงสอ ประกอบดวย ประธาน และกรรมการอกอยางนอย 2

คน (ระดบ 3 ข นไป)

ตราครฑม 2 ขนาด

- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร

- ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลมซอนกน เสนผานศนยกลางวง

นอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑ

ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

หนงสอภายใน คอ หนงสอทตดตอราชการทเปนพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอ

ตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยใชกระดาษบนทกขอความ ลด

รปแบบลงมา เชน ไมตองลงทตงและคาลงทาย ขอบเขตการใชหนงสอแคบลงมา (ตดตอเฉพาะ

ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน) ไมสามารถใชตดตอกบบคคลภายนอกได

รายละเอยดรปแบบ มหวขอกาหนดใหลงคลายกบหนงสอภายนอก แตมหวขอนอยกวา

ใชกระดาษบนทกขอความเทานน

กรณทตามระเบยบ ฯ วรรคทาย ขอ 12 กาหนดไววา ในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอ

จงหวดใดประสงคจะกาหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะ เพอใชตามความเหมาะสมกใหกระทาได

นน อาจแยกประเดนการเขยน เปนหวขอ เชน แยกเปน

- เรองเดม

- ขอเทจจรง

- ขอกฎหมาย

- ความเหนเจาหนาท

- ขอพจารณา

ซงจะเหนไดวาการกาหนดรปแบบการเขยนหนงสอดงกลาว เปนลกษณะการเขยนใน

ขอความของหนงสอเทานน ไมทาเปนรปแบบและลกษณะการใชหนงสอภายในเปลยนแปลงไป

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณดาเนนไปโดย

เรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน

ๆ ไดเสรจส นโดยเรว

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใดข นอยกบการเอาใจใส

ควบคมของผบงคบบญชาตามลาดบชน และเพอใหงานสารบรรณดาเนนไปดวยความรวดเรวและ

เรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฎบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา


29

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหดาเนนการดงน

1.1 เพอใหงานราชการดาเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอราชการทงปวงทไมม

ปญหา ควรจะตองรบดาเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกให

ตอบใหผถามทราบโดยเรวตามกาหนดระยะเวลาทกาหนดไว สาหรบการปฏบตราชการของสวน

ราชการนน ๆ

1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณา

เสนอความคดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงข น

1.3 งานทประทบตราคาวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบดาเนนการใหเสรจ

โดยทนท สาหรบงานทมกาหนดเวลา ใหเรงดาเนนการใหแลวเสรจภายในกาหนดเวลา

1.4 สาหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถง

ปญหาชนหนงกอน

2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอดาเนนการเรงรด

เปนงวด ๆ

โดยแบงออกเปน 3 งวด คอ ประจาสปดาห ประจาเดอน และประจาป

2.1 การเรงรดประจาสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง

งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอย

เพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

2.2 การเรงรดประจาเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนดาเนนการ

เสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และ

ไดดาเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชา ใหเตอน

เปนหนงสอ

2.3 การเรงรดประจาป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจาเดอน แตให

พจารณาวา หนงสอท

เกบไวนนจะตองไดรบการทาลายตามระเบยบทกาหนดไวหรอไมอกดวย

2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไม

ตองคานงถงเวลาท

กาหนดไว


30

เอกสารอางอง

1. งานสารบรรณ กองกลาง สานกงานศาลยตธรรม

2. แบบฟอรมหนงสอราชการ(ภายนอก)

3. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548

4. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

5. คมอจดระบบเอกสาร มหาวทยาลยแมฟาหลวง

ผรวบรวม/จดทา

นายอมพร มนมตร

หวหนาสานกงานคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด อาล-ษานย

มหาวทยาลยอสลามยะลา

แกไข/ตรวจทาน

นายนซอยบลดน นเงาะ เจาหนาทบรหารทวไป กลมภารกจงานสารบรรณ การเงนและพสด

สานกงานคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ชคกอซม บนมหมมด อาล-ษานย

แกไข ณ วนท 23 พฤศจกายน 2554


31

Documents

คู่มือการจัดเก็บเอกสาร คณะวิทย์ มอย fileคู มือการจัดระบบเอกสาร คณะวิทยาศาสตร