คู่มือการปฏิบัติงานการปฏ บ ต งานในด านต างๆ ซ งเป นการปฏ บ ต งานท ผ เข

คมอการปฏบตงาน

ระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส

ในการรบ – สง เอกสาร

นางสาวรงอรณ แสงงาม

เจาหนาทบรหารงานทวไปปฏบตการ

ส านกงานกฎหมายและนตการ ส านกงานอธการบด

มหาวทยาลยอบลราชธาน

ค าน า

ตามทมหาวทยาลยอบลราชธาน มนโยบายใหเปดใชระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ในการรบ – สง เอกสาร เพอใหเกดประโยชนสงสดแกทางราชการ และมประสทธภาพในการบรหารจดการเอกสาร ขาพเจาจงไดจดท าคมอการใชระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ในการรบ – สง เอกสาร ฉบบน เพอใชเปนคมอในการปฎบตงานของส านกงานกฎหมายและนตการ

เนอหาของคมอการปฏบตงานฉบบน สวนใหญจะกลาวถงขนตอนการปฏบตงานดานการใชระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ในการรบ – สง เอกสาร ผเขยนจะเนนเนอหากระบวนการขนตอนการปฏบตงานในดานตางๆ ซงเปนการปฏบตงานทผเขยนมประสบการณในการท างานมากทสด และเนอหาทจดท าเปนเพยงบางสวนในการปฏบตงานของผปฏบตงานดานการบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ในการรบ – สง เอกสาร เทานน

ขาพเจาหวงเปนอยางยงวา คมอการปฏบตงาน ฉบบนจะเปนประโยชนตอผทปฏบตงานในส านกงานกฎหมายและนตการและผเกยวของทงผสนใจศกษาตอไป อยางไรกตามคมอการปฏบตงานฉบบนยอมมขอบกพรองอยบาง อนเนองจากขอจ ากดทางดานเวลาในการจดท าตลอดจนขอมลในการศกษาคนควา ซงขอบกพรองดงกลาวขาพเจาขอนอมรบไวและจะพยามด าเนนการปรบปรงแกไขเพอใหเกดความสมบรณเปนประโยชนสงสดตอไป

นางสาวรงอรณ แสงงาม

เจาหนาทบรหารงานทวไปปฏบตการ

สารบญ

หนา 1. บทท 1 บทน า 1 1.1 บทน า 1 1.2 วตถประสงค 3 1.3 ขอบเขต 3 1.4 ค าก าจดความ 3 1.5 บทบาทหนาท 4 2. บทท 2 กฎหมายทเกยวของและหลกเกณฑวธการปฏบตงาน 5 2.1 ระเบยบทเกยวของ 5 2.2 หลกเกณฑการปฏบตงาน 5 3. บทท 3 ขนตอนการปฏบตงาน 12 3.1 การปฏบตงานบรหารเอกสารดวยระบบอเลกทรอนกส 13 3.2 แผนผงการปฏบตงาน และขนตอนการปฏบตงาน 13 3.2.๑ แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอรบ 14 3.2.2 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอรบ 15 3.2.3 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายใน) 18 3.2.4 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายใน) 19 3.2.5 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายนอก) 21 3.2.6 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายนอก) 22 3.2.7 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : การออกเลขค าสงมหาวทยาลย 24 3.2.8 ขนตอนการปฏบตงาน : การออกเลขค าสงมหาวทยาลย 25 ขนตอนการเขาระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ในการรบ – สง เอกสาร 26 ขนตอนการลงทะเบยนหนงสอรบ 28 ขนตอนการบนทกสงการในทะเบยนหนงสอรบ 33 ขนตอนการพมพรายงานทะเบยนหนงสอรบ 35 ขนตอนการลงทะเบยนหนงสอสงภายใน 38 ขนตอนการพมพรายงานทะเบยนหนงสอสง 43

ขนตอนการบนทกสงการในทะเบยนหนงสอสง 46 ขนตอนการออกเลขหนงสอสงภายนอก 47 ขนตอนการออกเลขค าสงมหาวทยาลย 53 4. บทท 4 ปญหา อปสรรค และแนวทางการแกไขปญหาการปฏบตงาน 55 บรรณานกรม 56 ภาคผนวก 57

คมอการใชงานระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส ส านกงานกฎหมายและนตการ จดท าโดย นางสาวรงอรณ แสงงาม เจาหนาทบรหารงานทวไปปฏบตการ หนา 1

บทท ๑ บทน า

ประวตความเปนมาของมหาวทยาลยอบลราชธาน มหาวทยาลยอบลราชธาน เปนสถาบนอดมศกษาของรฐ เปดท าการเรยนการสอนครงแรกในปการศกษา ๒๕๓๑ ภายใตชอ "วทยาลยอบลราชธาน " สงกดมหาวทยาลยขอนแกน โดยเปดท าการสอนในสาขาวชาเกษตรศาสตรและวศวกรรมศาสตร ตอมาในปพทธศกราช ๒๕๓๓ รฐบาลสมย พลเอกชาตชาย ชณหวณ ไดมมตยกฐานะวทยาลยอบลราชธาน เปน “มหาวทยาลยอบลราชธาน ” ซงเปนมหาวทยาลยของรฐล าดบท ๑๙ สงกดทบวงมหาวทยาลย ตามพระราชบญญตมหาวทยาลยอบลราชธาน พ.ศ. ๒๕๓๓ ประกาศในราชกจจานเบกษา เมอวนท ๒๙ กรกฎาคม ๒๕๓๓ ตอมาสภามหาวทยาลยอบลราชธานไดแตงตง ให รองศาสตราจารยสมจตต ยอดเศรณ ด ารงต าแหนงอธการบดเปนคนแรกของมหาวทยาลย

รายชออธการบดมหาวทยาลยอบลราชธานตงแตคนแรกจนถงปจจบนมรายนามดงตอไปน คอ

๑. รองศาสตราจารยสมจตต ยอดเศรณ ด ารงต าแหนงอธการบดตงแต ป พ.ศ. ๒๕๓๓ – ๒๕๔๒ ๒. ศาสตราจารยไพฑรย องคสวรรณ ด ารงต าแหนงอธการบดตงแต ป พ.ศ. ๒๕๔๒ – ๒๕๔๕ ๓. ศาสตราจารยประกอบ วโรจนกฏ ด ารงต าแหนงอธการบดตงแต ป พ.ศ. ๒๕๔๕ – ๒๕๕๓ ๔. รองศาสตราจารยนงนตย ธระวฒนสข ด ารงต าแหนงอธการบดตงแต ป พ .ศ. ๒๕๕๓ จนถง

ปจจบน และมหาวทยาลยอบลราชธานไดถอเอาวนท ๒๙ กรกฎาคมของทกปเปนวนคลายวนสถาปนามหาวทยาลย

มหาวทยาลยอบลราชธานตงอย ณ บรเวณกโลเมตรท ๑๐ ถนนวารนเดชอดม ต าบลเมองศรไค อ าเภอวารนช าราบ จงหวดอบลราชธาน บนเนอทรวมทงสน ประมาณ ๕,๒๒๘ ไร เฉพาะเขตการศกษามพนทประมาณ ๔๕๐ ไร มเสนทางการคมนาคมเชอมโยงสอ าเภอวารนช าราบและอ าเภอเมอง โดยมระยะหางจากสนามบนจงหวดอบลราชธานประมาณ ๒๐ กโลเมตร และหางจากสถานรถไฟอ าเภอวารนช าราบ ประมาณ ๑๐ กโลเมตร

ปรชญา ของมหาวทยาลย

“มหาวทยาลยอบลราชธานสรางสตและปญญาแกสงคม บนพนฐานความพอเพยง”

วสยทศน ของมหาวทยาลย

“มหาวทยาลยอบลราชธานเปนสถาบนชนนาแหงการเรยนรในภมภาคลมนาโขงและอาเซยน”

ความเปนมาของส านกงานกฎหมายและนตการ

เดมส านกงานกฎหมายและนตการ คอหนวยวนยและนตการ มฐานะเปนหนวยงานอสระขนตรงตออธการบด สงกดส านกงานอธการบด มหาวทยาลยอ บลราชธาน โดยความเหนชอบของสภามหาวทยาลยอบลราชธาน ในการประชมครงท ๔/๒๕๔๒ เมอวนท ๑๔ สงหาคม ๒๕๔๒ แบงภาระงานเปน ๒ งาน คอ งานวนยและนตการ และตอมาสภามหาวทยาลยอบลราชธาน ไดประชมครงท ๖/๒๕๔๕ เมอวนท ๑๔ กนยายน ๒๕๔๕ มมตใหปรบเปลยนเปนส านกงานดานกฎหมายและผลประโยชน เพอรองรบภาระงานดานกฎหมายของมหาวทยาลย ซงอยในชวงขยายภารกจดานการสอนทงดานวทยาศาสตรและ


สงคมศาสตรใหกวางขวางและเตรยมการรองรบพระราชบญญตมหาวทยาลยในก ากบของรฐ โดยยงไมมการแบงภาระงานเพมเตมแตมภารกจเพมขนตามอตราการเตบโตของมหาวทยาลย ตามมตทประชมสภามหาวทยาลยในการประชม ครงท ๔/๒๕๔๘ เมอวนท ๑๗ กนยายน ๒๕๔๘ อนมตใหจดตงส านกบรหารทรพยสนและสทธประโยชน เมอมหาวทยาลยออกนอกระบบราชการแลว และมหาวทย าลยอบลราชธานไดออกประกาศ เรองโครงการจดตงส านกบรหารทรพยสนและสทธประโยชน พ.ศ.๒๕๔๙ในบทเฉพาะกาลขอ ๑๖ ใหบรรดากจการ ทรพยสน หนสน ขาราชการ พนกงาน และลกจาง เงนงบประมาณและเงนรายได ส าหรบหนวยวนยและนตการ สงกดส านกงานอธการบด โ รงพมพมหาวทยาลย หนวยหอพกนกศกษา สงกดงานกจการนกศกษา ส านกงานอธการบดและหองพกรบรอง งานสวสดการ ส านกงานอธการบด ใหมาอยในก ากบ ดแล และใชประโยชนตามประกาศน ประกาศ ณ วนท ๓ เมษายน พ.ศ.๒๕๔๙ โดยมฐานะเปนฝายกฎหมาย ตอมาไดม ประกาศมหาวทยาลยอบลราชธาน เรอง โครงการจดตงสวนราชการภายใน ส านกงานอธการบด พ.ศ. ๒๕๔๙ เพอใหการบรหารงานดานกฎหมาย ของมหาวทยาลยอบลราชธาน เปนตามภารกจทงหมดในภาพรวม เหนควรแยกงานดานกฎหมายทสงกดโครงการจดตงส านกบรหารทรพยสนและสทธประโยชน มาขนกบส านกงานอธการบด ตงแตวนท ๑ พฤศจกายน ๒๕๔๙ เปนตนไป และอนมตใหจดตงเปนโครงการจดตงกองกฎหมายขนตรงตออธการบด ประกาศ ณ วนท ๓๑ ตลาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ ปจจบนโครงการจดตงกองกฎหมายไดเปลยนเปนส านกงานกฎห มายและนตการ ตามประกาศมหาวทยาลยอบลราชธาน เรอง การแบงสวนราชการภายในคณะ ส านก มหาวทยาลยอบลราชธาน พ .ศ. ๒๕๕๕ ลงวนท ๒๘ กนยายน ๒๕๕๕ ซงเปนไปตามมตสภามหาวทยาลย ในคราวประชมครงท ๗/๒๕๕๕ เมอวนท ๓๐ มถนายน ๒๕๕๕ โดยก าหนดใหส านกงานกฎหมายและนตการเปนสวนราชการภายในของส านกงานอธการบด ทงน ตงแตวนท ๑ สงหาคม ๒๕๕๕ เปนตนไป และแบงสวนงานออกเปน ๕ งาน ดงน ๑. งานบรหารงานทวไป ๒. งานนตกรรมสญญา ๓. งานคด ๔. งานกฎหมาย ๕. งานวนย วสยทศน

รบผดชอบงานดานกฎหมาย เพออ านวยความยตธรรมและรกษาผลประโยชนของมหาวทยาลยตามหลกธรรมาภบาล

พนธกจ

๑. ดแลรบผดชอบงานดานคดความและนตกรรมสญญาของมหาวทยาลย

๒. ท าหนาทใหค าปรกษาดานกฎหมายแกผบรหารและบคลากร

๓. เสนอแนะแนวทางการด าเนนการ การแกไขปญหาดานตางๆ ใหเปนไปตาม กฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศและค าสง อยางถกตอง ยตธรรมและ โดยสนตวธ

๔. พฒนาระบบขอมล เกยวกบกฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศและ ค าสงของมหาวทยาลยและของทางราชการ เพอประโยชนในการปฏบตงานและ การใหบรการ

๕. ด าเนนการสอบหาขอเทจจรงความรบผดทางละเมดของเจาหนาทดานวนยและ อทธรณรองทกข ดวยความยตธรรม

๖. พฒนาและปรบปรงแกไขกฎหมายของมหาวทยาลยใหเปนปจจบน


วตถประสงคของการจดท าคมอ

คมอการปฏบตงานฉบบน เกดจากประสบการณในการปฏบตงานของขาพเจาทปฏบตงานในดานการบรหารงานทวไป เกยวกบการบรหารงานดานเอกสาร ภายในส านกงานกฎหมายและนตการ และจดท าขนเพอใหมนใจวาไดปฏบตตามกฎหมาย กฎ ระเบยบ และขอบงคบอนทใชในการ ปฏบตงานในหนาทดวยความละเอยดรอบคอบและถกตอง สามารถใชกบผทเกยวของ , ผสนใจศกษาหาความรได และสามารถใชในการปฏบตงานภายในส านกงานกฎหมายและนตการในกรณปฏบตงานทดแทนกนได

ขอบเขตการศกษาของการจดท าคมอ

ขาพเจาขอท าความตกลงเบองตนกบท านผศกษากอนวา คมอการปฏบตงานฉบบนจดท าขนเพอเปนเอกสารประกอบการประเมนผลงาน คมอนมเนอหาสาระทเกยวกบงานทขาพเจาปฏบตจรงไมไดเจาะลกมากในสวนงานตางๆ และใชในการปฏบตงานภายในส านกงานกฎหมายและนตการ ทานผสนใจศกษาตองศกษ าคนควาเพมเตมตอไป แตทานจะไดแนวทาง แนวคด ในการปฏบตงาน จากคมอการปฏบตงานฉบบนในสายงานบรหารงานทวไป

ค าจ ากดความ

“มหาวทยาลย” หมายความวา มหาวทยาลยอบลราชธาน “สวนราชการ ” หมายความวา สวนราชการภายในมหาวทยาลยอบลราชธาน ไดแก คณ ะ วทยาลย ส านก กอง และส านกงาน รวมทงหนวยงานทเรยกชออยางอนและมฐานะเทยบเทา คณะ วทยาลย ส านก กอง และส านกงาน “งานบรหารทวไป” หมายความวา การด าเนนการเกยวกบการบรหารงานธรการและงานสารบรรณ การบรหารงานบคคล การบรหารงานงบประมาณ การเงน การบญช งานพสด และระบบควมคมภายใน ทด าเนนการถกตองตามระเบยบและแลวเสรจภายในระยะเวลาทก าหนด “งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” “หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการ “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสดง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส


บทบาทหนาทความรบผดชอบของต าแหนง

ปฏบตงานในฐานะผปฏบตงานระดบตนทตองใชความรความสามารถทางวชาการในการท างานปฏบตงานเกยวกบการบรหารจดการภายในส านกงานหรอการบรหารงานทวไป ภายใตการก ากบ แนะน า ตรวจสอบ และปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย ลกษณะงานทปฏบต

ปฏบตงานธรการ/งานสารบรรณ โดยมหนาทรบผดชอบงานดานเอกสารของส านกงานกฎหมายและนตการ การรบ - สงหนงสอ การลงทะเบยนรบหนงสอ การลงทะเบยนหนงสอสงภายใน การลงทะเบยนหนงสอสงภายนอก การออกเลขค าสงมหาวทยาลย การออกเลขหนงสอสงหนงสอรบ (ลบ) การน าสงหนงสอราชการ (ลบ) การน าสงจดหมายทางไปรษณย การจดเกบหนงสอและการสบคน การท าลายเอกสาร งานรวบรวมขอมลและสถต สรปรายงาน การแจงเวยนหนงสอรบทงจากภายในและภายนอกมหาวทยาลยใหบคลากรภายในหนวยงานทราบ การเสนอหนงสอเพอสงการ ใหค าปรกษา แนะน า ปรบปรงแกไข ตดตาม ประเมนผล และแกไขปญหาขอขดของในการปฏบตงานในหนวยงานทรบผดชอบ เพอใหการปฏบตงานบรรลตามเปาหมายและผลสมฤทธ ทก าหนด


บทท ๒

กฎหมายทเกยวของและหลกเกณฑวธการปฏบตงาน

2.1 ระเบยบทเกยวของ 1.1 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 1.2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

2.2 หลกเกณฑการปฏบตงาน

งานสารบรรณ ค าวาสารบรรณ มาจากค าวา สาร หรอ สาระ หมายถง สาระ สวนส าคญ ถอยค า จดหมาย ฯลฯ และบรรณ หมายถง หนงสอ ค าวา สารบรรณ จงหมายถง หนงสอทเปนหลกฐาน (พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน ๒๕๔๒ : ๑๑๘๒) ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖ ไดใหความหมาย “งานสารบรรณ” หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอน และขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและท าลาย ทงนตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานทางราชการ ซงไดแกเอกสาร ๖ ประเภท ดงน ๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงไมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก ๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงไมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๔. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๕. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ๖. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนงสอราชการ ม ๖ ชนด ไดแก ๑. หนงสอภายนอก ๒. หนงสอภายใน ๓. หนงสอประทบตรา ๔. หนงสอสงการ ม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว ๖. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐาน เชน หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก และหนงสออน


ความหมายของหนงสอแตละชนด ๑. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก ใหจดท าตามแบบท ๑ ทายระเบยบ ๒. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดท าตามแบบท ๒ ทายระเบยบ ๓. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา หนงสอประทบตราใหใชทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ๑. การขอรายละเอยดเพมเตม ๒. การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญ หรอการเงน ๔. การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ ๕. การเตอนเรองทคาง ๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสง ใหใชหนงสอประทบตรา ๔. หนงสอสงการ ม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๔ ทายระเบยบ ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๕ ทายระเบยบ ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๖ ทายระเบยบ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๗ ทาย ระเบยบ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๘ ทายระเบยบ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบใหจดท าตามแบบท ๙ ทายระเบยบ ๖. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการท าขนนอกจากทกลาวมาแลว ขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนด คอ หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก และหนงสออน


หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรอ งแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๑๐ ทายระเบยบ รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชมผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐานใหจดท าตามแบท ๑๑ ทายระเบยบ บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบต ากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ หรอกระดาษอนกไดหรอมแต เรยน ไมม เรอง กได หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนท กขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หล กฐานสบสวน และค ารอง เปนตน หนงสอราชการทง ๖ ชนด ตามระเบยบงานสารบรรณ ในกรณทเปนเรองดวน หรอเรองลบ หรอหนงสอเวยน ระเบยบสารบรรณไดก าหนดแนวปฏบตไวดงน หนงสอราชการดวน เปนหนงสอราชการทตองปฏบตใหเรวกวาปกต ซงอาจเปนหนงส อภายนอก หนงสอภายในหรอหนงสอประทบตรากได เปนหนงสอทตองจดสง และด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ ชนความเรวของหนงสอ ม ๓ ประเภท คอ ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง ๓๒ พอยท ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ชนความลบของหนงสอราชการ ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบทา งราชการ พ .ศ. ๒๕๔๔ ม ๓ ชน ไดแก ลบทสด หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมด หรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรงทสด ลบมาก หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมด หรอเพยงบางสวนจะกอใหเก ดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรง ลบ หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมด หรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกรฐประโยชนของรฐ การสงขอความทางเครองมอสอสาร การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โ ทรพมพ โทรศพท วทยสอสารวทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ โดยให ท าหนงสอยนยนตามไปทนท


การจดท าส าเนา ส าเนา คอ เอกสารทจดท าขนเหมอนตนฉบบ ไมวาจะท าจากตนฉบบ ส าเนาคฉบบหรอจากส าเนาอกชนหนงกตาม การจดท าส าเนาในปจจบนมกถายดวยเครองถายเอกสารหรอพมพจากเครองคอมพวเตอรเหมอนตนฉบบ แตฉบบส าเนาจะใชกระดาษเปลา ไมมตราครฑ และตองประทบตราวา ส าเนาคฉบบ หรอ ส าเนา เสมอ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรฯ ก าหนดวา หนงสอราชการจะตองจดท าส าเนาดงน ตามระเบยบ ขอ ๓๐ หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ ส าเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพและผตรวจสอบลงลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ตามระเบยบ ขอ ๓๑ หนงสอทเจาของหนงสอเหนวาสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวย โดยปกตใหสงส าเนาไปใหทราบโดยท าใหเปนหนงสอประทบตรา ส าเนาม ๒ ประเภท คอ ส าเนาค ฉบบ และส าเนา ซงค าอธบาย ๖ ในระเบยบส านกนายกรฐมนตรฯ อธบายไวดงน ๑. ส านาคฉบบ เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบจะลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอยอไวซ งทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ๒. ส าเนา เปนส าเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดท าขน ส าเนานอาจท าขนดวยการถาย คด อดส าเนา หรอดวยวธอนใด ส าเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรองการรบรองส าเนาใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง และใหเจาหนาทตงแตระด บ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองทท าส าเนานน ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง ต าแหนง และวน เดอน ป รบรอง และโดยปกตใหมค าวา ส าเนา ไวทกงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอดวย หนงสอเวยน หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน การรบและสงหนงสอ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ๑. จดล าดบความส าคญเรงดวน ๒. ตรวจสอบความถกตอง ครบถวนหากไมถกตอง ตดตอเจาของเรอง และบนทกขอบกพรอง ๓. ประทบตรารบ มมบนดานขวาของหนงสอ กรอกรายละเอยด เลขทรบ วน เดอน ป เวลา ๔. ลงทะเบยนรบหนงสอ ในทะเบยนหนงสอรบ ๕. จดแยกหนงสอ สงใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการ โดยลงในชองการปฏบต หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ๑. เจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหน งสอ รวมทงสนทจะสงไปดวยใหครบถวน สงใหเจาหนาทงานสารบรรณกลาง เพอสงออก หรอเจาของหนงสอจดสงเอง ตามทไดตกลงหรอก าหนดไวในหนวยงาน ๒. เจาหนาทสารบรรณกลาง ลงทะเบยนหนงสอสง เลขทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน ๓. กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ/สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก


การสงหนงสอทสงไปภายนอก สงได ๒ วธ ๑. สงโดยทางไปรษณย หรอ ๒. สงโดยสมดสงหนงสอ/ใบรบ ถาเปนใบรบใหน ามาผนกตดกบส าเนาคฉบบ การเกบรกษา ยม และท าลายหนงสอ การเกบหนงสอ แบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหก าหนดวธเกบใหเหมาะสม ตามขนตอนการปฏบตงาน การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอท ปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรอง ปฏบตตามระเบยบงานสารบรรณเกยวกบการเกบรกษาหนงสอ การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการ โดยใหถอปฏบตตามการเกบเมอปฏบตเสรจแลว การปฏบตในการเกบหนงสอ ปฏบตดงน ๑. การประทบตราก าหนดเกบหนงสอ มมลางดานขวาของกระดาษแผนแรก และลง ลายมอชอยอก ากบตรา ๒. หนงสอทเกบไวตลอดไป ประทบตรา หามท าลาย ดวยหมกสแดง 3. หนงสอทตองเกบโดยมก าหนดเวลา ประทบตราเกบถง พ.ศ. .....ดวยหมกสน าเงน

อายการเกบหนงสอ ปกตไมนอยกวา ๑๐ ป ยกเวน ๑. หนงสอทตองสงวนไวเปนความลบ ๒. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของศาลหรอพนกงานสอบสวน ๓. หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยม จารตประ เพณ สถตหลกฐาน หรอ เรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา ๔. หนงสอทปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคส าเนาทมตนเรองคนไดจากทอน เกบไวไมนอยกวา ๕ ป ๕. หนงสอทเปนธรรมดา ซงไมมความส าคญและเปนเรองทเกดขนเปนประจ า เกบไวไมน อยกวา ๑ ป ๖. หนงสอทเกยวกบการเงน ซงไมใชเอกสารสทธ หากเหนวาไมจ าเปนตองเกบถง ๑๐ ป ใหท าความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอท าลายได ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๕ ป พรอมบญชสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต ภายใน ๓๑ มกราคม ของปถดไปเวนแต ๖.๑ หนงสอตองสงวนเปนความลบ ๖.๒ หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปก าหนดไวเปนอยางอน ๖.๓ หนงสอทมความจ าเปนตองเกบไวทสวนราชการเทานน


การยมหนงสอราชการ การยมหนงสอสงทเกบแลว ใหปฏบตดงน ๑. ผยมจะตองแจงใหทราบวา เรองทยมนนจะน าไปใชในราชการใด ๒. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทจดเกบ แลวลงลายมอชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงล าดบ วน เดอน ป ไว เพอตดตาม ทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนน ใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป ๓. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยม ตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย ๔. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย การท าลายหนงสอ ภายใน ๖๐ วน หลงสนปปฏทน ใหเจาหน าทส ารวจและจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ คณะกรรมการท าลายหนงสอ ประกอบดวย ประธาน และกรรมการอกอยางนอย ๒ คน (ระดบ ๓ ขนไป) การปฏบตงานในการลงทะเบยนรบหนงสอ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบมาจากภายนอกส านกงานกฎหมายและนตการ ปฏบตดงน ๑. รบหนงสอ - เอกสาร โดยตรวจสอบความถกตองวาเปนหนงสอทสงให ส านกงานหรอไม ตรวจรายการสงทสงมาดวย/เอกสารแนบ (ถาม) ถกตองครบถวนแลวลงลายมอชอรบในทะเบยนสง ของหนวยงานทรบมา ๒. กรณไมถกตอง/ไมครบถวน ใหตดตอหนวยงานเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอด าเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน และจงด าเนนการเรองนนตอไป ๓. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอ เพอด าเนนการกอนหลง โดยเรยงล าดบเอกสาร ตามล าดบชนความเรว - ดวนทสด - ดวนมาก - ดวน - หนงสอลบ ๔. วธการลงทะเบยนหนงสอรบ ๑. ประทบตรารบหนงสอตามแบบตรารบหนงสอของส านกงานกฎหมายและนตการทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๑.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยนหนงสอรบ ๑.๒ วนท ใหลงวน เดอน ป ทรบหนงสอ ๑.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ


๒. ลงทะเบยนหนงสอรบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๒.๑ วน เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน ๒.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอด ปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ๒.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๒.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา ๒.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๒.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๒.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๒.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๒.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) การปฏบตงานในการลงทะเบยนหนงสอสง หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอกส านกงานกฎหมายและนตการ ปฏบตดงน ๑. ลงทะเบยนหนงสอสง โดยกรอกรายละเอยด ดงน 1.๑ วน เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน 1.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน 1.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทจะสง ศธ ๐๕๒๙.๑.๑๐/........... 1.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนออก 1.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผรบหนงสอนนหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 1.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน และ เจาของเรองหนงสอ 1.๙ เจาของเรอง คลกเลอนหาชอหนวยงานทจะสงหนงสอถง


บทท 3

ขนตอนการปฏบตงาน

ในการปฏบตงานยอมต องมขนตอน รายละเอยดวธท างานเฉพาะ หรอแตละขนตอนยอยของแตละกระบวนการ อาจเปนขอมลเฉพาะ เปนค าแนะในการท างาน เทคนค แนวปฏบตทด รวมถงแนวงทางหรอวธการทองคกรใชในการปฏบ ตงาน เพอใหผลของการปฏบตงา นประสบความส าเรจตามทไดวางไวจงไดมการจดท าขนตอนการปฏบตงาน โดยการน าขนตอนในการปฏบตมาเรยบเรยงและจดท าใหเขาใจไดงายในรปแบบผงงาน (Flow chart) โดยไดน าสญลกษณการเขยนผงงาน (Flow chart) ทส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ไดใหความหมายไว มาปรบใช ดงน

สญลกษณ ค าอธบาย

แทนจดเรมตนและลงทายของผงงาน

แทนจดทมการปฏบตงานหรอประมวลผลงาน

แทนจดทตองเลอกปฏบตอยางใดอยางหนง

แทนทศทางของขนตอนการด าเนนงาน


3.1 การปฏบตงานบรหารเอกสารดวยระบบอเลกทรอนกส

การปฏบตงารบรหารเอกสารดวยระบบอเลกทรอนกส ของส านกงานกฎหมายและนตการ ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยอบลราชธาน มแผนปฏบตงาน ดงน

ล าดบ กจกรรม ปฏทนการด าเนนงาน ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค.

1. มการจดท าปฏทน การด าเนนงานดานบรหารเอกสาร

2. ปฏบตงานรบ – สง หนงสอ เสนอหนงสอตอผบงคบบญชา

3. จดเกบหนงสอรบ – สง ประจ าเดอน เขาแฟม ตามหมวดหอจดหมายเหต

4. จดท า รวบรวม รายงานสถตการรบ – สง ประจ าเดอน

5. จดท ารายงานสถตการรบ – สง ประจ าป (เขาเลม)

3.2 แผนผงการปฏบตงาน และขนตอนการปฏบตงาน การรบ - สง หนงสอราชการภายใน หนงสอราชการภายนอก การออกเลขหนงสอสงภายใน การออกเลขหนงสอสงภายนอก และการออกเลขค าสงมหาวทยาลย ของส านกงานกฎหมายและนตการ ซงมล าดบขนตอนดงตอไปน


3.2.๑ แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอรบ

/

. . . .

(E–doc)

/

/

รวมระยะเวลาการปฏบตงานการหนงสอรบ ภายใน ๑ วน


3.2.2 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอรบ

ขน ตอน

กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ หมายเหต

1.

. . . .

(1) รบหนงสอจากจดรบ -สงหนงสอ (หนงสอภายใน/ภายนอก รอบเชา เวลา ๐๙.๓๐ น. - ๑๐.๐๐ น. และรอบบาย เวลา ๑๔.๐๐ น. – ๑๔.๓๐ น. (2) รบหนงสอ - เอกสาร โดยตรวจสอบความถกตองวาเปนหนงสอทสงให ส านกงานหรอไม ตรวจรายการสงทสงมาดวย/เอกสารแนบ (ถาม) ถกตองครบถวนแลวลงลายมอชอรบในทะเบยนสง ของหนวยงานทรบมา (3) กรณไมถกตอง/ไมครบถวน ใหตดตอหนวยงานเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอด าเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน และจงด าเนนการเรองนนตอไป

เจาหนาท คณะ/ส านก/หนวยงาน

เจาหนาทบรหารงานทวไป นตกรผปฏบตงานแทน

2.

(1) จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอ เพอด าเนนการกอนหลง โดยเรยงล าดบเอกสาร ตามล าดบชนความเรว - ดวนทสด - ดวนมาก - ดวน - หนงสอลบ



ขน ตอน


3.

(E–doc)

(1) วธการลงทะเบยนหนงสอรบในระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส (E-doc) 1. ประทบตรารบหนงสอตามแบบตรารบหนงสอของส านกงานกฎหมายและนตการทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๑.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยนหนงสอรบ ๑.๒ วนท ใหลงวน เดอน ป ทรบหนงสอ ๑.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ 2. ลงทะเบยนหนงสอรบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๒.๑ วน เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน ๒.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอด ปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ 2.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๒.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา ๒.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล



ขน ตอน


ในกรณทไมมต าแหนง ๒.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๒.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 2.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๒.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

4.

(1) จดหนงสอเขาแฟมเพอเสนอหวหนาส านกงาน (2) หวหนาส านกงานสงการ มอบหมายผรบผดชอบหนงสอรบ


หวหนาส านกงานกฎหมายและนตการ

5.

(1) กรอกรายละเอยดการสงการในระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส (E-doc) ในชองปฏบตการ ลงรายชอผรบผดชอบ (2) พมพทะเบยนรบ


6.

/

(1) แจกหนงสอรบใหนตกรทรบผดชอบตามสงการ พรอมลงลายมอชอรบเรองเพอด าเนนการตอไป



3.2.3 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายในมหาวทยาลย)

-

. . . .

/

/

รวมระยะเวลาการปฏบตงานหนงสอสง (กรณสงหนงสอภายในมหาวทยาลย) ภายใน ๑ วน


3.2.4 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายในมหาวทยาลย)

ขน ตอน


1.

(1) หนงสอราชการภายใน ทบคลากรไดจดท าขนโดยมผมอ านาจลงนามแลว


2.

(๑) ลงทะเบยนหนงสอสง โดยกรอกรายละเอยด ดงน 1.๑ วน เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน 1.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน 1.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทจะสง ศธ ๐๕๒๙.๑.๑๐/........... 1.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนออก 1.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผรบหนงสอนนหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 1.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน และ เจาของเรองหนงสอ 1.๙ เจาของเรอง คลกเลอนหาชอหนวยงานทจะสงหนงสอถง



ขน ตอน


3.

/

(1) ตรวจสอบควมถกตองของหนงสอใหครบถวน (2) สแกนหนงสอสง พรอมแนบไฟลในระบบ (3) คลกสงในระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส


4.

(1) พมพรายงานทะเบยนหนงสอสง


5.

-

. . . .

(1) น าสงหนงสอทจดรบ - สงหนงสอ ของมหาวทยาลย รอบเชา เวลา ๐๙.๓๐ น. -๑๐.๐๐ น. และรอบบาย เวลา ๑๔.๐๐ น. – ๑๔.๓๐ น. (2) เจาหนาท คณะ/ส านก ลงลายมอชอรบเรอง

เจาหนาทบรหารงานทวไป นตกรผปฏบตงานแทน เจาหนาท คณะ/ส านก/

หนวยงาน


3.2.5 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายนอกมหาวทยาลย)

/

/

/

รวมระยะเวลาการปฏบตงานหนงสอสง (กรณสงหนงสอภายนอกมหาวทยาลย) ภายใน ๑ วน


3.2.6 ขนตอนการปฏบตงาน : หนงสอสง (กรณสงหนงสอภายนอกมหาวทยาลย)

ขน ตอน


1.



2.

(๑) ลงทะเบยนหนงสอสง โดยกรอกรายละเอยด ดงน 1.๑ วน เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน 1.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน 1.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทจะสง ศธ ๐๕๒๙/........... 1.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนออก 1.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผรบหนงสอนนหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 1.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 1.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน และ เจาของเรองหนงสอ 1.๙ เจาของเรอง คลกเลอนหาชอหนวยงานทจะสงหนงสอถง



ขน ตอน


3.

/

(1) ตรวจสอบความถกตองของหนงสอ (2) สแกนหนงสอสงภายนอก พรอมแนบไฟลในระบบ


4.

(1) พมพซองจดหมาย จาหนาซองจดหมาย(ผรบ/ผสง) (2) จดล าดบความส าคญของเอกสาร จะสงไปรษณย แบบลงทะเบยน หรอ EMS (3) เขยนใบตอบรบพรอมตดสตกเกอรบารโคด ลงทะเบยน หรอ EMS (4) จดเอกสารเขาซองจดหมาย (5) กรอกใบน าสงสงของทางไปรษณยโดยช าระคาบรการเปนเงนเชอ


6.

(1) น าสงหนงสอทไปรษณยสาขายอยมหาวทยาลยอบลราชธาน



3.2.7 แผนผงแสดงกระบวนการปฏบตงาน : การออกเลขค าสงมหาวทยาลย

/

/ 3

1


3.2.8 ขนตอนการปฏบตงาน : การออกเลขค าสงมหาวทยาลย

ขน ตอน


1.



2.

(1) ลงทะเบยนการออกเลขค าสงมหาวทยาลย ในระบบบรหารงานสารอเลกทรอนกส


3.

(1) ตรวจสอบความถกตองของค าสงใหครบถวน (2) สแกนค าสงมหาวทยาลยพรอมแนบไฟลในระบบ


4.

(1) กรอกรายชอบคลากรทไดรบการแตงตงลงในระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส


6.

(1) น าสงส าเนาค าสงใหเจาของเรอง (2) เกบตนฉบบค าสงมหาวทยาลยทออกเลขแลว ในแฟมตามหมวดหอจดหมายเหต เพอการสบคนตอไป

เจาหนาทบรหารงานทวไป


ขนตอนการปฏบตงานระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส 1. เขาระบบ http://www.edoc.ubu.ac.th

2. กรอกขอมลสทธในการเขาใชโปรแกรม แลวกด Submit

กรอก Username : XXXXXX กรอก Password : XXXXXX

กรอกขอมลสทธในการเขาใชโปรแกรม

คลก


3. จะปรากฏหนาจอ ดงภาพน


หนงสอรบ ขนตอนในการลงทะเบยนหนงสอรบ เลอกทหนงสอรบ

กรณ ลงทะเบยนหนงสอรบตามทหนวยสงมาโดยผานระบบออนไลน คลกทโพสเดอรสเหลองทมเครองหมาย + เพอลงทะเบยนรบ

คลกทหนงสอรบ

คลก


ตรวจสอบรายละเอยดใหตรงกบหนงสอทสงมา เพอความถกตอง โดยกรอกขอมลดงน เลขหนงสอสง วน เดอน ป จากหนวยงาน เรยน ชอเรอง บนทก

จะปรากฏเลขหนงสอรบ ดงภาพ

คลก


กรณ ลงทะเบยนหนงสอรบโดยการกรอกขอมลเอง เลอก เพมหนงสอรบ แลวกรอกขอมล

กรอกขอมลหนงสอรบ ตามหนงสอทไดรบใหถกตองครบถวน

เลขหนงสอสง วน เดอน ป จากหนวยงาน เรยน ชอเรอง บนทก

คลก


เมอกรอกขอมลครบถวนแลว เลอก บนทก

จะปรากฏเลขหนงสอรบ ดงภาพ

คลก


เขยนเลขหนงสอรบ วน เดอน ป เวลา และลงลายมอชอผลงทะเบยนรบทมมขวาหนงสอ

รายละเอยดตาม ตวอยาง หนงสอ จดหนงสอใสแฟมเสนอ เพอเสนอผบงคบบญชา


ขนตอนการกรอกขอมลตามสงการ หนงสอรบ เมอเสนอหนงสอรบตอผบงคบบญชาแลว ใหกรอกขอมลตามสงการ ในทะเบยนหนงสอรบ เลอก ทชองปฏบตการ

กรอกขอมลตามรายละเอยดทผบงคบบญชาสงการในชองการปฏบตการ การปฏบตการ ลงวน เดอน ป สงการ กรอกชอเจาของเรอง บนทก

คลก

คลก


การพมพชอเจาหนาท ทรบผดชอบเรองทลงทะเบยนรบ จะปรากฏหนาจอดงภาพ เลอกท แกไข

พมพชอเจาของเรอง ทชองหมายเหต บนทก

คลก

ชอเจาของเรอง

คลก


พมพรายงานเพอใหเจาของเรองลงนามในทะเบยนรบ และสงมอบหนงสอใหเจาของเรองด าเนนการ เลอก รายงาน รายงานสรปเลขหนงสอรบประจ าวน

เลอกเลขหนงสอทจะพมพรายงาน

เลอกรายงานสรปเลขหนงสอรบ

1 คลก

2 คลก


จะปรากฏหนาจอดงภาพ เลอก เรมดาวนโหลด

จะปรากฏหนาจอดงภาพ

เลอก เปด


จะปรากฏหนาจอดงภาพ สงพมพรายงาน

เจาของเรองลงนามพรอมรบเรองเพอด าเนนการ


หนงสอสงภายใน

ขนตอนในการลงทะเบยนหนงสอสง เลอกทหนงสอสง

กรอกขอมลหนงสอสง ดงน

เลอกประเภทหนงสอ เลอกชนความเรว เรยน ชอเรอง เลอกหนวยงานทตองการสง(เจาของเรอง) ชองหมายเหตใสชอเจาของเรองทขอเลขหนงสอสง บนทก

คลกทหนงสอสง



จะปรากฏเลขหนงสอสง ดงภาพ

คลก


เมอไดเลขหนงสอสงแลว เขยนเลขหนงสอสง ลงวนท พรอมสแกนหนงสอสงแนบ วธการแนบไฟลสแกน

เลอกแกไข Choose File เลอกไฟลสแกน

เลอก Choose File เพอแนบไฟล

คลก

คลก


เลอกไฟลสแกน แลว เลอก Open

บนทก

คลก


วธการกนเลขหนงสอสง เลอกหนงสอสง เพมหนงสอสง บนทก เลขหนงสอสง

จะปรากฏเลขหนงสอสง ดงภาพ

1.คลก

2.คลก

3.คลก

4.เลขหนงสอสง


พมพรายงานหนงสอสง เพอใหคณะ/ส านก/หนวยงาน ตาง ๆ ลงนามและรบเรอง เลอก รายงาน รายงานสรปเลขหนงสอสงประจ าวน

เลอกเลขหนงสอทจะพมพรายงาน

1.คลก

2.คลก

เลอกรายงานสรปเลขหนงสอสง


จะปรากฏหนาจอดงภาพ เลอก เรมดาวนโหลด


เลอก เปด


จะปรากฏรายงานหนงสอสง ดงภาพ

สงพมพรายงาน


ขนตอนการกรอกรายละเอยดในการสงการของผบงคบบญชา เมอเสนอหนงสอแลว เลอกหนงสอสง ปฏบตการ บนทก

กรอกรายละเอยดการสงการของผบงคบบญชา การปฏบตการ ลงวนทสงการ ใสชอเจาของเรอง บนทก

1.คลก

2.คลก

4.คลก

3.กรอกรายละเอยดตามสงการตาม


หนงสอสงภายนอก ขนตอนการออกเลขหนงสอสงภายนอก

เลอกทหนาหลก เลอกทอยหนงสอ ศธ0529 - มหาวทยาลยอบลราชธาน

1.คลก

2.คลก


เลอกหนงสอสง เพมหนงสอสง

กรอกขอมลหนงสอสง ดงน

เลอกประเภทหนงสอ เลอกชนความเรว เรยน ชอเรอง เลอกหนวยงาน(เจาของเรอง) ชองหมายเหตใสชอเจาของเรองทขอเลขหนงสอสง บนทก

3.คลก

4.คลก


จะปรากฏเลขหนงสอสงภายนอก ดงภาพ


เมอไดเลขหนงสอสงแลว เขยนเลขหนงสอสง ลงวนท พรอมสแกนหนงสอสงแนบ วธการแนบไฟลสแกน

เลอกแกไข Choose File เลอกไฟลสแกน

แนบไฟลสแกน เลอกไฟลสแกน เลอก Open

คลก

คลก


บนทก

จะปรากฏไฟลแนบดงภาพ

คลก

ไฟลหนงสอทแนบ


จะปรากฏดงภาพ


การออกเลขค าสงมหาวทยาลย ขนตอนการออกเลขค าสงมหาวทยาลย

เลอกทหนาหลก เลอกทอยหนงสอ ศธ0529 - มหาวทยาลยอบลราชธาน

1.คลก

2.คลก


จะปรากฏดงภาพ เลอกหนงสอค าสง เพมหนงสอค าสง

กรอกขอมลหนงสอค าสง ดงน ผลงนาม ชอเรอง รายชอในค าสง ชองหมายเหตใสชอเจาของเรองทขอเลข หนงสอค าสง บนทก สแกนค าสงพรอมแนบไฟล

2.คลก


บทท 4

ปญหา อปสรรค และแนวทางการแกไขปญหาการปฏบตงาน

ล าดบท ประเดนปญหา/อปสรรค แนวทางการแกไขปญหา

๑. การแนบไฟลสแกนค าสงมหาวทยาลย ในระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส (E-doc) แนบไฟลไมได

- แจงผดแลระบบใหแกไขปญหาให - ประสานเจาหนาทกองกลางแนบไฟลค าสงมหาวทยาลยให

2. การใชงานระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส (E-doc) เปนระบบการบรหาร เอกสารทด แตจะท าใหเสยเวลาในการปฏบตงานทตองกรอกรายละเอยดใหครบถวน ตามโปรแกรมทเขยนขน จงท าใหปฏบตงานอนลาชา

มการวางแผนในการปฏบตงาน ใหชดเจนเพอปฏบตงานใหมประสทธภาพและประสทธผล

3. มบางหนวยงานทใชระบบบรหารงานสารบรรณอเลกทรอนกส (E-doc) ออกเลขหนงสอสงแลว ไมคลกสงหนงสอออนไลน และแนบไฟลเอกสาร จงท าใหเกดความลาชา และท าใหการใชงานระบบไมมประสทธภาพและประสทธผล

- โทรประสานงานกบเจาหนาท ทออกเลขหนงสอสงของหนวยงาน ตาง ๆ โดยตรงเพอคลกสงหนงสอ - กรอกรายละเอยดในการรบหนงสอดวยตนเอง

4. การออกเลขค าสงมหาวทยาลยแลว หนวยงานไมสามารถเรยกดรายงานยอนหลงได

แจงผดแลระบบใหแกไขปญหาให


บรรณานกรม

โครงการจดตงกองการเจาหนาท มหาวทยาลยอบลราชธาน คมอมาตรฐานก าหนดต าแหนงของ ขาราชการพลเรอนใสถาบนอดมศกษา พ.ศ. ๒๕๕๓ นายนวฒน วชรวราการ,นายธงชย นตธรรม ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ พรอมค าอธบาย กรงเทพมหานคร สวสดการส านกงาน ก.พ. ๒๕๔๗ รองศาสตราจารยนภาลย สวรรณธาดา,อาจารยอดล จนทรศกด เทคนคการเขยนหนงสอราชการ หนงสอโตตอบและรายงานการประชม กรงเทพมหานคร โรงพมพภาพพมพ ๒๕๕๔ ประวณ ณ นคร ชดการเรยนดวยตนเอง หลกสตรทกษะการเขยนหนงสอราชการ เลมท ๔ การท าบนทกเสนอผบงคบบญชา สถาบนพฒนาขาราชการพลเรอน ส านกงาน ก.พ.


ภาคผนวก

ภาคผนวก ก ระเบยบตาง ๆ ทใชประกอบการปฏบตงานในหนาท

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

ภาคผนวก ข ตวอยางหนงสอรบ หนงสอสง ค าสงมหาวทยาลย

ตวอยางหนงสอรบ ตวอยางหนงสอสงภายใน ตวอยางหนงสอสงภายนอก ตวอยางค าสงมหาวทยาลย

ประวตผเขยน

นางสาวรงอรณ แสงงาม ประวตการศกษา บธ.บ. (การบรหารธรกจ การบญช) สถาบนราชภฎอบลราชธาน ต าแหนงปจจบน ด ารงต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไปปฏบตการ พนกงานมหาวทยาลยอบลราชธาน ส านกงานกฎหมายและนตการ ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยอบลราชธาน สถานทท างาน มหาวทยาลยอบลราชธาน ส านกงานกฎหมายและนตการ ส านกงาน

อธการบด ๘๕ ต าบลเมองศรไค อ าเภอวารนช าราบ จงหวดอบลราชธาน ๓๔๑๙๐

Documents

คู่มือการปฏิบัติงานการปฏ บ ต งานในด านต างๆ ซ งเป นการปฏ บ ต งานท ผ เข