คู่มือปฏิบัติงานlibrary.tru.ac.th/images/quality_assurance/2560/2.2-5-7.pdf · 2020-03-22 · คู่มือปฏิบัติงานของบ

คมอปฏบตงาน ของบคลากรสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏเทพสตร

โครงการการจดการความรสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ เรอง การจดทาคมอปฏบตงานของบคลากรสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

ระหวางวนท 19-23 มถนายน 2560

คมอปฏบตงานของบคลากรสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ งานธรการ I การรบหนงสอราชการ …………………..………………………………………………………….…………………………… 12 II การสงหนงสอราชการ ………………………………………………………………………………………………………….… 13 III การเบก-จายงบประมาณในระบบ Grow Finance Management System (3D) ……………………..… 19 งานเทคนคสารสนเทศ I คดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศ ………………………………………………………………………………..… 25 II การลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21 ………...……………………………..…… 32 III การเยบเลมทาปกแขงหนงสอใหม ……………………………………..…………………………………………………..… 36 IV การตด Tag RFID หนงสอใหมและนาหนงสอใหมขนชนบรการ ……………………………………..…..……..… 44 งานบรการสารสนเทศ I การบรการยมสารสนเทศ ………………………………….………………………………………………………………….… 47 II การบรการคนสารสนเทศ ………………………………….…………………………………………………………………..… 48 งานเทคโนโลยสารสนเทศ I ออกแบบ วเคราะหความตองการ พฒนาเวบไซตของสานกวทยบรการฯ ……………………….………… 53 II การผลตสอประชาสมพนธ ……………………….……………………………………………………………………………… 57 III การบรการยม-คนสอโสตทศน ……………………………..………………………………………………………………..… 62 IV การบรการหองสารสนเทศตางๆ (หองฝกอบรม) ………………………………………………………………………… 65 V การบรการและใหคาแนะนาการใชงานสบคนอนเทอรเนต ……………………………………………..…..……..… 69

คมอปฏบตงานของบคลากรสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ Work Manual-1

สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ชอหนวยงาน สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏเทพสตร ทตง 321 ถนนนารายณมหาราช ตาบลทะเลชบศร อาเภอเมองลพบร จงหวดลพบร 15000 ปรชญา

แหลงเรยนรตลอดชวต สนบสนนภารกจมหาวทยาลย วสยทศน เปนแหลงเรยนรตลอดชวตทใหบรการสารสนเทศอยางมคณภาพไดมาตรฐานสากล สนบสนนการเปนมหาวทยาลยชนนาของประเทศ

พนธกจ

1. จดหา จดเกบ บารงรกษา และใหบรการสารสนเทศ ทงในรปแบบสอสงพมพและสออเลกทรอนกสทกสาขาวชา ทตอบสนองความตองการของผใชบรการ และพนธกจของมหาวทยาลย

2. พฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ เพอใหสามารถเขาถงสารสนเทศไดสะดวก รวดเรว และมประสทธภาพ

3. สงเสรมการเรยนรตลอดชวตแกนกศกษา บคลากรมหาวทยาลย ชมชน และสงคม 4. สรางระบบการบรหารจดการองคกรทด มความคลองตวและรวดเรว โดยยดหลกธรรมาภบาล

ภายใตบรรยากาศการมสวนรวมจากทกภาคสวน


การแบงสวนราชการสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศไดรบอนม ตใหแบงสวนราชการเปนสานกงานผอานวยการ ตามประกาศในราชกจจานเบกษาเมอวนท 29 มถนายน 2549 เลมท 123 ตอนท 62ง ความในขอ 5 กลาววา ใหแบงสวนราชการ ในสถาบนวจยและพฒนา สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ และสานกศลปะและวฒนธรรม เปนสานกงานผอานวยการ

สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ จงไดแบงโครงสรางการบรหารงานของสานกวทยบรการฯ เปนสานกงานผอานวยการ ประกอบดวยงาน 4 งาน คอ งานธรการ งานเทคนคสารสนเทศ งานบรการสารสนเทศ และงานเทคโนโลยสารสนเทศ

โครงสรางการบรหารงาน สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ


การวเคราะหงานตามภาระหนาท 1.งานธรการ เปนหนวยงานทมภารกจดานใหการสนบสนนฝายบรหารใหสามารถบรหารงานไดในความรบผดชอบ

ดานการบรหารทวไป ทาหนาทประสานงานกบงานตางๆ ทงภายในและภายนอกหนวยงาน เพอใหเกดความคลองตวในการบรหารจดการของสานกฯ โดยงานธรการไดแบงหนวยงานยอยออกเปน 3 หนวยงานเพอปฏบตภารกจ

1.1 หนวยการบรหารและสารบรรณ ประกอบดวย งานสารบรรณ การจดทาหนงสอ ตดตอราชการการรบหนงสอและการสงหนงสอ การเกบหนงสอ งานการประชม งานบรหารงานบคคล งานจดการความร ดาเนนการกระตนและสงเสรมใหมการจดการความร ประสานงานการจดการความรของงานตางๆ ภายในสานกฯ ใหมการแลกเปลยนเรยนรกนอยางตอเนอง และการนาเอาเทคนควธการจดการความรมาเผยแพร ถายทอดใหบคลากรในสานกฯ มการเรยนรรวมกน งานอาคารสถานท สาธารณปโภคงานยานพาหนะ งานวจยสถาบน จดทารายงานประจาป และงานประชาสมพนธ

1.2 หนวยการเงนและพสด ประกอบดวย การบรหารงบประมาณ งานการเงนและบญช การเบกจายเงนงบประมาณเงนรายไดและเงนงบประมาณแผนดน การตรวจสอบหลกฐานทางการเงน การกากบดแลการจดซอจดจาง การเบกจายใหเปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และประกาศฯ ของทางราชการ งานพสด การเบกจายพสด การตรวจสอบพสดประจาป การจาหนายพสด เปนตน 1.3 หนวยนโยบายและแผน เพอใหการปฏบตงานเปนไปตามแผน นโยบาย ภารกจ วตถประสงคของมหาวทยาลย หนวยนโยบายและแผน ประกอบดวย งานตงคาของบประมาณ งานแผนปฏบตราชการประจาป งานวางแผนและตดตามประเมนผล รวมทงรบผดชอบในเรองการวเคราะหอตรากาลง เพอขอกาหนดตาแหนงในสานกฯ งานประกนคณภาพ งานบรหารความเสยงและควบคมภายใน

2.งานเทคนคสารสนเทศ งานเทคนคสารสนเทศ เปนงานทสาคญ โดยมหนาทความรบผดชอบเกยวกบการการสารวจทรพยากรสารสนเทศ จดหาและรวบรวมสารสนเทศ พจารณาคดเลอก ลงทะเบยน จดเตรยมทรพยากรสารสนเทศเพอนาออกบรการ สามารถแบงออกเปนหนวยงานยอยออกเปน 4 หนวยงาน เพอปฏบตภารกจ 2.1 หนวยพฒนาทรพยากรสารสนเทศ มหนาทดานการดาเนนการคดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศทกประเภททงในรปเลมสงพมพ และสออเลกทรอนกส เชน หนงสอ รายงานวจย หนงสออางอง จลสาร โสตทศนวสด เปนตน เพอใหบรการแกอาจารย นกศกษา บคลากรในมหาวทยาลย รวมทงชมชนภายนอก มหนาท คอ การคดเลอกและจดหาดวยวธการทหลากหลายเพอใหไดทรพยากรครอบคลมสาขาวชาทมการเรยนการสอนในมหาวทยาลย ตอบสนองความตองการของผใชบรการดานการเรยนการสอน การคนควาวจย และสนบสนนพฒนาการการดานอารมณ สงคม ของผใชบรการ 2.2 หนวยวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ มหนาท วเคราะหเนอหาของทรพยากรสารสนเทศทจดหาเขามาในสานกฯ กาหนดเลขหมหรอรหสเพอแสดงสาขาวชาและสถานทจดเกบ กาหนดหวเรองเพอสบคน ลงรายการทางบรรณานกรมในฐานขอมลทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ ตามรปแบบMARC 21 ซงเปนลกษณะสากลของการลงขอมลทโปรแกรมระบบงานหองสมด Horizon และระบบอนๆ กาหนดรายการ (entry) ตางๆ ตามกฎ AACR 2 เพอเปนทางเลอกสาหรบผใชในการเขาถงรายการบรรณานกรมท


ตองการในระบบ OPAC ตลอดจนถงการจดทาตวเลมใหพรอมสาหรบการออกใหบรการ รวมทงการสารวจหนงสอประจาป โดยสารวจตวเลมทมใหบรการใหตรงกบฐานฐานขอมลทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ พรอมทงสงซอม บารงรกษา และการคดออกหนงสอทเกา ลาสมย ชารดทไมสามารถใหบรการได 2.3 หนวยบารงรกษาทรพยากรสารสนเทศ มหนาทในการจดเตรยมตวเลมสอสงพมพออกใหบรการ เยบเลม ทาปกแขงสาหรบหนงสอทจดหามาเพอการใหบรการ การพมพ-เขยนสน ปก สอสงพมพ ตดเทปสญญาณแมเหลกปองกนการสญหาย ตดบตรกาหนดสง ตรวจสอบความถกตองกอนนาออกใหบรการ และจดทารายชอทรพยากรสารสนเทศสงงานบรการสารสนเทศ

3.งานบรการสารสนเทศ งานบรการสารสนเทศทาหนาทใหบรการสารสนเทศแกผใชบรการใหทนตอความตองการสารสนเทศ โดยใหบรการสารสนเทศทงฉบบสอสงพมพและสออเลกทรอนกส และบรการในลกษณะอนๆ มพฒนาการบรการอยางตอเนองในรปแบบเชงรก พฒนาการใหบรการแบบออนไลนตอบสนองการจดการเรยนการสองมหาวทยาลย นอกจากนมการพฒนาความเขมแขงและความรวมมอในการใชบรการสารสนเทศรวมกนจากหองสมดตางๆ ในเครอขาย ไดแก การขอใชบรการและการใหบรการสารสนเทศทกประเภทในเครอขายหองสมดสถาบนอดมศกษาทวประเทศ (ThaiLIS) ซงจะชวยใหเกดการประหยดเวลาและงบประมาณในการจดซอทรพยากรสารสนเทศ ทาใหผใชบรการไดรบสารสนเทศทหลากหลาย และเกดการสรางความสมพนธอนดของบคลากรในวงวชาชพอกดวย รวมทงงานบรการสงเสรมการใชและบรการ ชมชน มขอบขายงานในความรบผดชอบดานการใหบรการสารสนเทศแกชมชนทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย การใหการศกษา ฝกอบรมแกผใชบรการเพอสนบสนนและสงเสรมใหนกศกษา อาจารย บคลากรของมหาวทยาลย ตลอดจนบคคลทวไปไดเขามาศกษาศกษา คนควา ใชบรการตางๆ ทสานกฯ จดใหบรการ เพอสรางบรรยากาศสงคมการเรยนรในมหาวทยาลยตลอดจนชมชนดวย สามารถแบงออกเปน 6 หนวยงาน เพอปฏบตภารกจ 3.1 หนวยบรการยม-คน มหนาทในการใหบรการยม-คน บนทกเกยวกบสมาชก บนทกการยม-คน ทวงถาม การปรบเมอสงคนเกนกาหนดและทาบญช การจดเกบขนชนใหอยในสภาพทเรยบรอย ควบคมระบบการยม ระบบการจอง บนทกการจอง จดทาสถตและรายงานเกยวกบการยม-คน ตรวจสอบจดทางเขาออกเพอควบคมมใหนาทรพยากรออกโดยไมไดผานกระบวนการยม 3.2 หนวยบรการสงพมพตอเนอง มหนาทในการคดเลอก/จดหา จดเกบ/ดแลรกษา/คดออกวารสารและหนงสอพมพ โดยปฏบตงานเกยวกบการบอกรบ การลงทะเบยนวารสาร ทาดรรชนวารสาร เตรยมวารสารเพอสงเยบเลม จดเกบและนาออกใหบรการ จดสรางฐานขอมลดรรชนวารสาร ใหบรการยม- คน ทวงถาม ตออายการบอกรบวารสารและหนงสอพมพ การจดเกบขนชนใหอยในสภาพทเรยบรอย จดทาสถตและรายงานเกยวกบการใหบรการ 3.3 หนวยบรการสารสนเทศและชวยการคนควา มหนาทชวยเหลอแนะนาเกยวกบการใชทรพยากรสารสนเทศ ตอบคาถามเมอมผตองการความชวยเหลอ ชวยคนควาสารสนเทศ ชแนะแหลงสารสนเทศ บรการโดยผใชมาใชบรการดวยตนเอง บรการทางโทรศพท หรอโดยทางเทคโนโลยอน จดบนทกการบรการสารสนเทศทไดบรการไปแลวเพอประโยชนในการชวยเหลอคนควาครงตอไป 3.4 หนวยบรการเพอสงเสรมการใชบรการ ประกอบดวย การปฐมนเทศและแนะนาการใชบรการของสานกฯ การจดกจกรรมนาชม (Library Tour) การจดกจกรรมฝกอบรมสบคนสารสนเทศและการใชบรการ การจดทาเอกสาร /สอแนะนาการสบคนสารสนเทศในรปแบบตางๆ โดยมงใหผใชบรการเรยนรการ


ใชบรการ การสบคนทรพยากรสารสนเทศดวยตนเอง และการจดกจกรรมตางๆ เพอสงเสรมการใชทรพยากรสารสนเทศในสานกฯ ตลอดจนการสงเสรมการอานและการเรยนรตลอดชวต เชน จดนทรรศการ จดกจกรรมสงเสรมการ ทารายชอทรพยากรสารสนเทศใหมแจงแกผใชบรการ จดทาดรรชนและสาระสงเขป หรอบรรณนทศนแนะนาแกผใช บรการสารสนเทศเลอกสรรตามความสนใจ (บรการ SDI – Selective Dissemination Information) ทาบรรณานกรมเฉพาะวชาใหแกผใชบรการ เปนตน 3.5 หนวยสารสนเทศทองถน ทาหนาทในการดาเนนงานคดเลอก จดหา รวบรวม จดระบบ และใหบรการทรพยากรสารสนเทศทมเนอหาเกยวกบจงหวดลพบร สงหบร สระบร ชยนาท และอางทอง เชน วฒนธรรมพนบาน ความเปนอยและประเพณ การศกษา ภาษา การพฒนา การเมอง การปกครอง วรรณกรรม ฯลฯ ทกรปแบบ ทงในรปแบบสอสงพมพและสออเลกทรอนกส เพอเปนศนยกลางการสนบสนนศกษา คนควา วจย ใหนกศกษา อาจารย นกวจย และประชาชนไดศกษาคนควา เพอมงทจะธารง รกษา อนรกษ สงเสรม เผยแพร และสบทอดเรองราววฒนธรรมประเพณทองถนไวใหอนชนรนหลงไดศกษาตอไป รวมทงทาหนาทเปนแหลงรวบรวมและเผยแพรเอกสารจดหมายเหตของมหาวทยาลยราชภฏเทพสตร โดยการรวบรวม ประเมนคณคา จดทาเครองมอชวยคน จดเกบเอกสารจดหมายเหตและสารสนเทศทมเนอหาเกยวกบมหาวทยาลย และบนทกเหตการณทมความสาคญตอประวต พฒนาการและเกยรตประวตของมหาวทยาลย ทงดานผบรหาร บคลากร และนกศกษา และจดการเผยแพรใหเปนแหลงเรยนรเกยวกบมหาวทยาลยแกผสนใจ 3.6 หนวยบรการวชาการแกชมชน ประกอบดวยงานการจดโครงการบรการวชาการแกชมชน งานการฝกอบรมแกชมชน บคลากร จากสถาบน องคกรตางๆ งานการฝกประสบการณวชาชพของนกศกษา เปนตน

4. งานเทคโนโลยสารสนเทศ งานเทคโนโลยสารสนเทศ เปนงานทสาคญอกงานหนงปฏบตงานเกยวกบการดแลพฒนาระบบเครอขายและใหบรการของสานกฯ สามารถแบงออกเปนหนวยงานยอยออกเปน 4 หนวยงาน เพอปฏบตภารกจ 4.1 หนวยระบบงานหองสมดอตโนมต มหนาทควบคมดแลระบบ บรหารจดการขอมลระบบหองสมดอตโนมต ปรบปรงพฒนาระบบหองสมดอตโนมตใหทนสมยและสามารถใหบรการผานระบบเครอขายอนเทอรเนตไดตลอด 24 ชวโมง 4.2 หนวยพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ มหนาทพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศเพอบรการสารสนเทศและการบรหารจดการของสานกฯ รวมทงสอมลตมเดย ดาเนนการออกแบบ วเคราะหความตองการ พฒนาเวบไซตสานกฯ พฒนา จดหา บรการ และเผยแพรสารสนเทศทางดานฐานขอมลออนไลนทง E-Book และ E-Journal บรการฐานขอมลวทยานพนธ จดทาหนงสอ เอกสาร บทความ งานวจย สวนทเปนลขสทธของมหาวทยาลยเปนเอกสารอเลกทรอนกส ในการใหบรการสบคนไดตลอดเวลาผานเครอขายอนเทอรเนต รวมทงใหความรวมมอในการสรางเครอขายความรวมมอกบแหลงบรการสารสนเทศกบหนวยงานตางๆ เชน ระดบสถาบนการศกษาในกลมมหาวทยาลยราชภฏ และระดบประเทศ (ThaiLIS) เปนตน 4.3 หนวยสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส มหนาทรบผดชอบดานการจดหาทรพยากรสารสนเทศสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส ดาเนนการวเคราะหและทารายการในฐานขอมลสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส ทผใชบรการสามารถเขาถงขอมลไดโดยสะดวก ไมจากดเวลา และสถานท โดยทาหนาท


คดเลอก แปลงสญญาณ ถายโอนขอมล ลงรายการบรรณานกรมสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส เพอใหบรการในฐานขอมลตามระบบมาตรฐานสากล ใหบรการสอโสตทศนและสออเลกทรอนกสแกผใชบรการ จดใหบรการแบบชนเปด บรการหองสารสนเทศตางๆ ใหคาแนะนา/ปรกษาดานสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส รวมถงสนบสนนภารกจดานสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส หรอกจกรรมบรการตามทไดรบมอบหมายจากสานกฯ นอกจากนยงปฏบตหนาทดานวางแผน ออกแบบผลตสอโสตทศนและสออเลกทรอนกสทกประเภท ไดแก ภาพ เสยง สอมลตมเดย และสอกราฟก ใหบรการสาเนาแปลงสญญาณ ตดตง ควบคม กากบ ดแล และซอมบารงสอโสตทศนและสออเลกทรอนกส รวมถง ออกแบบ ตกแตงดานกราฟกทกประเภท 4.4 หนวยตรวจสอบบารงรกษา มหนาทตรวจสอบบารงรกษาวสดครภณฑคอมพวเตอรและอปกรณตอพวง และดแลระบบเครอขายคอมพวเตอร ภายในของสานกฯ เชน ระบบยม-คน ระบบประตอตโนมต ระบบกลองวงจรปด ระบบเครอขายแลน และเครอขายไรสาย รวมทงใหคาแนะนาปรกษาการใชงานและแกปญหาดานเทคโนโลยสารสนเทศแกผใชบรการของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ


งานสารบรรณ งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบหนงสอ นบตงแตคด ราง เขยน แตง พมพ จดจา ทาสาเนา รบ สง

บนทก ยอเรอง โตตอบ จดเกบ คนหา ทาลาย ในทางปฏบต งานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานเอกสารทงปวง ตงแต การคด ราง เขยน อาน

แตง พมพ จด ทาสาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตาม และทาลาย ทงนตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจายจากความหมายของ “งานสารบรรณ” ทาใหสามารถเหนถงขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณวาเกยวของกบเรองใดบาง เรมตงแต

1. การผลตหรอจดทาเอกสาร (พจารณา – คด – ราง เขยน ตรวจราง – พมพ ทาน สาเนา – เสนอ – ลงนาม)

2. การสง (ตรวจสอบ – ลงทะเบยน – ลงวนเดอนป – บรรจซอง – นาสง) 3. การรบ (ตรวจ – ลงทะเบยน – แจกจาย) 4. การเกบ รกษา และการยม 5. การทาลาย ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดไววา หนงสอราชการ คอ

เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบชนดของหนงสอ ม 6 ชนด คอ

5.1 หนงสอภายนอก 5.2 หนงสอภายใน 5.3 หนงสอประทบตรา 5.4 หนงสอสงการ 5.5 หนงสอประชาสมพนธ 5.6 หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ชนความเรงดวน หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการ ทางสาร บรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ

1. ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 2. ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 3. ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทาได

การลงทะเบยนรบหนงสอ

หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก มขนตอนการปฏบต ดงน 1. จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลง


2. ประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอก เลขรบ วน เดอน ป และ เวลาทรบเอกสารนนๆ

3. ลงทะเบยนรบหนงสอในสมดทะเบยนรบ โดยแยกเปนทะเบยนรบภายใน และทะเบยนรบ ภายนอก

4. ลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E – document) การจดแฟมเสนอ หนงสอตอผบงคบบญชา

การเสนอหนงสอ คอ การนาหนงสอทดาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา เพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอการเสนอหนงสอใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ตามลาดบชนผบงคบบญชา โดยเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ และแยกหนงสอทเสนอออกเปนประเภทตามชนความลบ ความเรงดวน จดลาดบวาเปนเรองทตองสงการ พจารณา หรอเพอทราบ แลวใสแฟมเสนอตามลกษณะความสาคญของหนงสอแตละเรอง

การสงหนงสอ หนงสอสง คอ เอกสารทสงออกไปภายนอก ม 2 ลกษณะ ซงมขนตอนการปฏบต ดงน 1. หนงสอสงภายนอก

1.1 ใหตรวจสอบความถกตอง ครบถวน ของหนงสอ 1.2 บรรจซองแลวปดผนก จาหนาซองถงผรบและผสงใหชดเจน

2. หนงสอสงภายใน 2.1 ใหตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของหนงสอ 2.2 ลงทะเบยนสงหนงสอ โดยกรอกเลขทะเบยนสง จากหนวยงานผสง ถงหนวยงานผรบ

ลายมอชอผรบ และวนทรบหนงสอนน หากเปนหนงสอเรงดวนจะสงเอกสารผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หรอโทรสารไปยงหนวยงานทเกยวของ และจงประสานทางโทรศพทเพอตรวจสอบการรบหนงสออกครงหนง การเขยนหนงสอราชการ

การบนทกและรางหนงสอ ถอเปนสวนหนงของกระบวนการดาเนนงานสารบรรณทมความสาคญเปนอยางยงผมหนาทปฏบตงานสารบรรณจงจาเปนตองมความร ความเขาใจ ในแนวทางปฏบตหลายประการซงจะชวยใหผลการปฏบตงานสารบรรณดาเนนไปอยางมประสทธภาพ โดยมหลกการ ดงน

1. การบนทกเพอเสนอผบงคบบญชา ม 4 ลกษณะ ดงน 1.1 บนทกยอเรอง คอ การเรยบเรยงขอความโดยเกบแตประเดนสาคญ ๆ แตใหเขาใจในเนอเรอง

ครบถวน ทจะสงงานโดยไมผดพลาด หนงสอฉบบใดมขอความสาคญไมมากนก หรอไมอาจยอลงใหสนไดอกกเสนอใหพจารณาไดเลยแตควรขดเสนใตเฉพาะทขอความสาคญนนๆ ไวดวย กอนบนทกยอเรองผบนทกตองอานเรองราวใหละเอยดเสยกอน แลวจบประเดนสาคญของเรอง เขยนเปนขอความสนๆ อาจไมจาเปนตองเรยงลาดบขอความตามหนงสอแตควรเรยบเรยงขอความใหมเพอใหเขาใจงายขน

1.2 บนทกรายงาน คอ การเขยนขอความรายงานเรองทตนปฏบตหรอประสบพบเหนหรอสารวจสบสวนไดเสนอตอผบงคบบญชาควรเขยนใหสน พจารณาเฉพาะขอความทจาเปนตองรายงาน แตถาเปนการรายงานเรองทไดรบมอบหมายใหปฏบตตองรายงานทกขอทผบงคบบญชาตองการทราบหรอสนใจ


1.3 บนทกความเหน คอ การเขยนขอความแสดงความรสกนกคดของตนทมเกยวกบเรองทเสนอ เพอชวยประกอบการพจารณาสงการของผบงคบบญชา อาจบนทกตอทายเรองใดเรองหนงหรอบนทกตอทายยอเรองถาเปนเรองทสงการไดหลายทาง อาจเขยนบนทกความเหนไวดวยวา ถาสงการทางใดจะเกดผลหรอมขอดขอเสยอยางไร และถามการอางกฎหมายและระเบยบใดกควรจดนาเสนอประกอบเรองนนๆดวยตวอยางการใชคาเสนอความเหนในตอนทาย ของบนทกยอเรอง เชน

“เพอโปรดทราบ” “เพอโปรดทราบและแจงให...................ทราบดวย” “เพอโปรดพจารณาอนมต” “เพอโปรดพจารณาอนญาต” “เพอโปรดพจารณาลงนาม” “เพอโปรดสงการใหถอปฏบตตอไป” “เพอโปรดพจารณา 1. อนญาต 2. ลงนาม ฯลฯ 1.4 บนทกตดตอและสงการ คอ การเขยนขอความตดตอภายใน ระหวางบคคลในหนวยงานเดยวกน

หรอผบงคบบญชาสงการไปยงผใตบงคบบญชา การรางหนงสอ มความสาคญอยางมากเชนกนในการปฏบตงานสารบรรณ การเขยนหนงสอบางฉบบ

ทมขอความไมซบซอนมากนก อาจไมจาเปนตองรางกอนกได ไดแก หนงสอทตองจดทาเปนประจา จนเหมอนเปนแบบฉบบในการใชถอยคาอยแลว เชน หนงสอนาสงเอกสารและหนงสอตอบรบเอกสาร เปนตน แตถาเปนหนงสอในลกษณะโตตอบราชการ หากมโอกาสไดรางหนงสอนนกอนกจะไดหนงสอราชการทมขอความเหมาะสม รดกม โดยหลกการรางหนงสอ มดงน

1. ตองรและเขาใจเรองราวนนมากอน โดยตองอานขอความทเปนเหตเดม ซงตองโตตอบหนงสอนนใหเขาประเดนตาง ๆ อยางชดเจน

2. ใหขนตนดวยขอความทเปนเหตกอน ตอดวยขอความทเปนความประสงคหรอขอตกลง ถามหลายขอ ควรแยกไวเปนขอๆ ตวอยางการขนตนขอความทเปนเหต ซงนยมใชกนโดยทวไป คอ “ตามหนงสอทอางถง.............. (ใหยอความหนงสอทอางถงเฉพาะประเดนสาคญ)........................................ ...........................................................................................ความแจงแลวนน / ความละเอยดทราบแลวนน” หรอ “ตามท................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................นน”

3. ขอความใดอางองถง กฎหมาย ระเบยบ คาสง หรอเรองตวอยาง ตองระบใหชดเจน เชน “ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526” เปนตน

4. ใชขอความสน ๆ กะทดรด เขาใจงาย 5. ตรวจสอบการตวสะกด การนต วรรคตอน ใหถกตอง 6. ตรวจสอบชอ ตาแหนง สวนราชการ ผรบใหถกตอง 7. ควรใชถอยคาสภาพใหสมฐานะของผรบ


การตรวจราง ผมหนาทตรวจรางหนงสอราชการตองเนนความถกตองตามหลกภาษา การเชอมโยงขอความ เนอหาสาระ และวรรคตอน ใหตรวจอยางละเอยด

การพมพ ตองพมพใหถกตองตามแบบของหนงสอแตละประเภท ไมควรลบหรอขดฆาขอความใด ๆ การเกบรกษาหนงสอ การเกบรกษาหนงสอแบงออกเปน 3 ประเภท ดงน

1. การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

2. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตจดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบทระเบยบงานสารบรรณกาหนด จากนนใหสงเอกสารทเกยวของพรอมทงบญชหนงสอสงเกบใหหนวยงานทมหาวทยาลยกาหนด และใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบเอกสารปฏบต ดงน

2.1 ประทบตรากาหนดการเกบหนงสอ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของ หนงสอ ฉบบนน และลงลายมอชอยอกากบตรา โดย

2.1.1 หนงสอทตองเกบไวตลอดไปใหประทบตราคาวา“หามทาลาย” ดวยหมกสแดง 2.1.2 หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลา ใหประทบตราคาวา “เกบถง พ.ศ.................”

ดวยหมกสนาเงน 2.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบทระเบยบสารบรรณฯ กาหนด

3. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของหนวยงาน ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยอาจจะแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบ เมอหมดความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงเอกสารนนไปยงหนวยเกบของหนวยงาน การยมหนงสอ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน

1. ผยมตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด 2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและให

เจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยมเรยงลาดบ วน เดอน ป ไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนน ใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

3. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

4. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวน ราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมายการใหบคคลภายนอกยมหนงสอ จะกระทามได เวนแตจะใหดเพอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายเทานน


การทาลายหนงสอ ภายใน 60 วน หลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอท

ครบกาหนดจดการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเอง หรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ ซงประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอยางนอยสองคน โดยปกตแตงตงจากขาราชการ ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเปนเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทาบนทกความเหนแยงไว โดยคณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน

1. พจารณาหนงสอทจะขอทาลายตามบญชขอทาลาย 2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลาย และควรจะขยายเวลาการเกบ

ไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในคราวกาหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการทาลายหนงสอลงลายมอชอกากบการแกไข

3. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลายใหกรอกเครองหมายกากบาทลงในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทาลาย

4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอ หวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาสงการ ดงน

4.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการ ทาลายงวดตอไป

4.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทาลายใหกองจดหมายเหต แหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทาความตกลงกบกรม ศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญช หนงสอขอทาลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทาลายทราบดงน

4.2.1 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวน ราชการนน ดาเนนการทาลายหนงสอตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนงสอได

4.2.2 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยาย เวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ๆ แกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม

5. ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทาลายเรยบรอยแลว ใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจ อนมตทราบ


แผนผงลาดบงาน การรบหนงสอราชการ (Flow Chart)

รบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณยและอนๆ (3นาท)

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ (5 นาท)

ชนความเรว ชนความลบ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

(2นาท)

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยสมดลงทะเบยน (5 นาท)

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสาร

ประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคลเปนตน (5 นาท)

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

(5 นาท)

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

ปฏบตตามการพจารณาสงการ (5 นาท)

เกบเขาแฟม

เสนอผเกยวของโดยตรง ดาเนนการสงคน


แผนผงลาดบงาน การสงหนงสอราชการ (Flow Chart)

จดทา ราง-โตตอบ-พมพหนงสอราชการ (30 นาท)

ลงทะเบยนออกเลขสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (2 นาท)

ใสแฟมเสนอผบรหารเซน

ลงทะเบยนออกเลขสงเอกสารดวยสมดลงทะเบยน (5 นาท)

คดแยกหนงสอสงบคคล/หนวยงานทเกยวของ (5 นาท)

ภายนอกหนวยงาน ภายในหนวยงาน

เดนสงเอกสารตาม

(คณะ/สานก)

(30 นาท)

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซองสงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย

(30 นาท)

สาเนาเกบเขาแฟม


ผงขนตอน/งาน (Work Flow)

ชอขนตอน/กระบวนการ การรบหนงสอราชการ ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1

3 เอกสารรบเขาจากหนวยงานภายในและภายนอกมหาวทยาลย

2

5 1. ตดซองเอกสารและคดแยกเอกสารโดยเรยงลาดบเอกสารตามลาดบชนความเรว

- ดวนทสด - ดวนมาก - ดวน

2. นาเสนอหวหนางานสารบรรณ เพอพจารณาคดแยกหนวยงานทเกยวของ - เอกสารทเกยวของกบ สานก/หนวยงาน ตรวจสอบแลวสงใหหนวยงานทเกยวของ

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

รบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณยและอนๆ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ


ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

- เอกสารทตองไดรบการพจารณาเพอสงการนาเสนอผอานวยการ/รองรองผอานวยการ เปนตน

3

12 1. ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2. ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยสมดลงทะเบยน

4

5 นาเรยนผบรหารเพอพจารณาวนจฉยสงการ โดยนาเสนอผบรหาร

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสาร

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ



ชอขนตอน/กระบวนการ การสงหนงสอราชการ ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1

30 จดทา ราง-โตตอบ-พมพหนงสอราชการ


2

7 1. ลงทะเบยนออกเลขสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (2 นาท) 2. ลงทะเบยนออกเลขสงเอกสารดวยสมดลงทะเบยน (5 นาท)


3

5

จดทา ราง-โตตอบ-พมพหนงสอราชการ

ลงทะเบยนออกเลขสงเอกสาร

ใสแฟมเสนอผบรหารเซน



4 5 1. ภายนอกหนวยงาน บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซองสงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย(30 นาท) 2. ภายในหนวยงาน เดนสงเอกสารตาม (คณะ/สานก) (30 นาท)

คดแยกหนงสอสงบคคล/หนวยงานทเกยวของ


ปญหา/ ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงานและวธการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา / ลดความเสยง

1

หากรบเอกสารจากไปรษณย จาหนาซองจดหมายไมชดเจน เชน จาหนาโดยระบเปนชอมหาวทยาลย แตไมไดระบหนวยงานยอย ทาใหงานธรการสวนกลางของมหาวทยาลย ไมสามารถสงตอเอกสารไปยงหนวยงานทรบเรองโดยตรงได และตองตกลบเอกสารสงคนไปยงหนวยงานทจดสง

แจงใหหนวยงานหรอผตดตอ ใหระบการจาหนาซองใหชดเจน เพอปองกนการสงเอกสารไมถงหนวยงานทเกยวของ

รบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณยและอนๆ


แผนผงลาดบงาน การเบก-จายงบประมาณในระบบ Grow Finance Management System (3D)


ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)

ชอกระบวนการ การเบกจายงบประมาณโปรแกรมบนทกการจดซอจางระบบ Grow Finance Management System (3D) ขอกาหนดสาคญของกระบวนการ การเบกจายงบประมาณทนเวลาและถกตอง ตามระเบยบ ตวชวดสาคญของกระบวนการ รอยละของจานวนฎกาทเบกจายตามงบประมาณทไดรบจดสรร และสามารถนาสงเอกสารเบกจายกองคลง ทนตามระยะเวลาทกาหนดกอนสนปงบประมาณ รอยละ 95


1-5 วน

1. รบเอกสารจากบรษท/หาง/ราน และผรบผดชอบโครงการยนเอกสาร 2. กรณจดซอจดจาง เอกสารทไดรบ เชน ใบเสนอราคา ใบสงซอ ใบกากบภาษ ใบเสรจรบเงน ใบสงของและบลเงนสด 3 . กรณ โครงการศกษาดงาน ไ ดแก บ นท กขออนญาต จด โคร งการ ต วโครงการ กาหนดการ คาสงไปราชการ บนทกขออนมตไปราชการ บนทกขออนมตยานพาหนะ ใบเสรจคาทพก Folio คานามน อาหาร อาหารวาง และแบบใบเบกคาใชจายเดนทางไปราชการ 4. กรณฝกอบรม/สมมนากบหนวยงานภายนอก ไดแก เอกสารประกอบการฝกอบรมและกาหนดการของหนวยงานทไปอบรม คาส งไปราชการ บนทกขออนมตไปราชการ บนทกขออนมตใชรถของทางราชการ ใบรบรองแทนใบเสรจ(ถาม) ใบเสรจรบเงนคาทพก ใบกากบ

1. มการจดการคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงสการบรหารคณภาพงานอยางมประสทธภาพ 2. เพอแสดงหลกฐานวธการทางานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม

1. แบบใบรบรองแทนใบเสรจ 2. แบบเบกคาใชจายเดนทางไปราชการ 3. แบบบนทกขออนมตไปราชการ (แบบ 8707) 4. แบบบนทกขออนมตใชรถ

รบเอกสารเบกจายงบประมาณเงนแผนดน และงบรายได บ.กศ. ไดแก คาเดนทางไปราชการ (คาตอบแทน ทพก เบยเลยง วสด) /จดซอจดจาง ( วส ด คร ภณฑ จาง เหมาบรการ ) และเงนยมทดลองราชการ



10 นาท

ภาษคานามน และแบบใบเบกคาใชจายการเดนทางไปราชการ (แบบ 8707 สวนท 1-3) 1. ตรวจสอบหลกฐาน ทไดรบจากบรษท/หาง/ราน และผรบผดชอบโครงการยนเอกสารความถกตองของใบเสนอราคาใบสงซอ ใบกากบภาษ ใบเสรจรบเงน ใบสงของ และบลเงนสด ในคาใชจายตางๆ (จดซอจาง ทพก อาหาร ฯลฯ) 1 ) ค า ว า “ ใ บ ก า ก บ ภ า ษ ” “ใบเสรจรบเงน” ทเหนไดเดนชด 2) ชอ ทอย ของผประกอบการและผซอสนคาหรอผรบบรการ 3) เลขประจาตวผเสยภาษอากรของผประกอบการ นตบคคล/บ คคลธร รมดา ใ ช เ ล ข 1 3 หล ก 4) ห ม า ย เ ล ข ล า ด บ ใ บ ก า ก บ ภ า ษ /ใบเสรจรบเงน “เลมท/เลขท” ถาม 5) รายการ “ ชอ ชนด ประเภท ปรมาณ และมลคาของสนคาหรอบรการ” 6) รายการ “จานวนภาษมลคาเพมทคานวณจากมลคาของสนคาหรอบรการใหชดแจง” 7) รายการ “วน เดอน ป ทออกใบกากบภาษหรอใบเสรจ”

ขอผดพลาดในการดาเนนการเบกจายนอยลง หลงจากทไดตรวจสอบเอกสาร

ตามระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจาย



2 วน

2. ตรวจแบบขออนญาตไปราชการ (รภ.1) แบบขออนมตเบกคาใชจายไปราชการ (แบบ 8708) แบบรายงานผลการเดนทางไปราชการ (Km1) 3. ความครบถวนของเอกสารแนบ เชน คาสง ใบขออนญาตใชรถยนต (ขร.1) หนงสอเขารวมฝกอบรม กาหนดการ 1. Login เขา Username และ Password ของสานกวทยบรการฯ 2. กรณจดซอ/จาง 1) บนทก From Ps.1 (วสด ใชสอย) “ตรวจสอบขอมลผขาย หากไมม ใหบนทกขอมลผขายลงไปกอนทจะทารายการ” 1.1) กรอกรายละเอยดขออนญาตซอ/จาง 1.2) กรอกใบสงซอ/จาง กรณวงเงน 5,000 บาท 1.3) พมพใบตรวจรบ และใบเบก 2) บนทก From Ps.2 (ครภณฑ) 2.1) กรอกรายละเอยดขออนญาตซอ/จาง 2.2) กรอกใบสงซอ/จาง กรณ

คณภาพของงานดานเอกสารเปนระบบและมคณภาพ

Web. 202.28.120.69 เปนในสวนของเวบไซต Grow Finance Management Information System (3D) สามารถตรวจสอบเงนงบประมาณทไดรบจดสรรและเชคยอดการเบกจายในระบบ

ลงโปรแกรมบนทกการซอจางระบบ Grow Finance Management

Information System (3D)



วงเงน 5,000 บาท 2.3) พมพใบตรวจรบ และใบเบก 3) บนทกใบขอเบก 3.1) พมพใบ กง.1 กรณซอจาง 3.2) กรอกใบ กง.2 เบกคาตอบแทน/ ใ ช ส อย เ ช น ค า ไฟฟ า น า โ ท ร ศพท อนเตอรเนต 3.3) ก ร อ ก ใ บ ก ง . 3 ก รณ เ บ กคาใชจายไปราชการ เชน คาเบยเลยง ทพก อาหาร คาเชารถยนต คานามนเชอเพลง 3.4) กรอกและพมพงบหนาใบสาคญหรอฎกา 3.5) ตรวจสอบความถกตองและเขาแฟมนาเสนอเซนเอกสาร ผรบผดชอบโครงการ เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด ผตรวจสอบ ผอานวยการสานกฯ 3.6) หลงจากเสรจสน พมพใบบนทกขอส งฎ กา ไปย งห อ งพสด เพ อท าการตรวจสอบ และรบ ฏกาเขาระบบ จากนนนาสงกองคลงเพอทาเบกจายฎกา 3.7) สามารถตรวจสอบสถานะฎกาไดว าอย ในข นตอนไหน หรอสถานะฎกาจายเงนแลวหรอยงไมจาย


ปญหา/ ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงานและวธการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา / ลดความเสยง 1 รบเอกสารเบกจายงบประมาณ ขอผดพลาดจากใบเสรจรบเงนทไดรบจากบรษท หาง

ราน ตางๆ กรณเปนโครงการฝกอบรม โครงการศกษาดงาน มรอยขด ขด ยา ชอทอยและรายการสนคา อยากตอการแกไขเอกสาร

ผรบผดชอบโครงการ ยนนามบตรชอทอย และดรายละเอยดใบเสรจรบเงนกอนออกจากบรษท หาง ราน เพอลดขอผดพลาดดงกลาว

ตรวจสอบหลกฐานการเบก ความเขาใจในกฎระเบยบ ขอบงคบ ดานการเบกจาย การตความของคาใชจายตางๆ และการเปลยนแปลงแกไขระเบยบ

สอบถามกองคลง, พสด หรอขอขอมลการเปลยนแปลงระเบยบกระทรวงการคลง ผงบญช

ลงระบบ Grow Finance Management information System หรอ NAKA

การแกไขงานในระบบไมสามารถทาได เนองจากระบบไมเปดใหแกไขในรายละเอยดเบองตน

สอบถามขอมลกองคลงและพสดเพอลดความเสยงและเสยเวลาในการแกไข


งานเทคนคสารสนเทศ งานเทคนคสารสนเทศ เปนงานทสาคญ โดยมหนาทความรบผดชอบเกยวกบการการสารวจทรพยากรสารสนเทศ จดหาและรวบรวมสารสนเทศ พจารณาคดเลอก ลงทะเบยน จดเตรยมทรพยากรสารสนเทศเพอนาออกบรการ สามารถแบงออกเปนหนวยงานยอยออกเปน 3 หนวยงาน เพอปฏบตภารกจ 1. หนวยพฒนาทรพยากรสารสนเทศ มหนาทดานการดาเนนการคดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศทกประเภททงในรปเลมสงพมพ และสออเลกทรอนกส เชน หนงสอ รายงานวจย หนงสออางอง จลสาร โสตทศนวสด เปนตน เพอใหบรการแกอาจารย นกศกษา บคลากรในมหาวทยาลย รวมทงชมชนภายนอก มหนาท คอ การคดเลอกและจดหาดวยวธการทหลากหลายเพอใหไดทรพยากรครอบคลมสาขาวชาทมการเรยนการสอนในมหาวทยาลย ตอบสนองความตองการของผใชบรการดานการเรยนการสอน การคนควาวจย และสนบสนนพฒนาการการดานอารมณ สงคม ของผใชบรการ ซงมขอบเขตภาระงาน ดงน 1.1 คดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศ 1.2 ประสานงานสานกพมพในการสงซอ 1.3 ประสานงานอาจารยในการคดเลอกทรพยากรสารสนเทศ 1.4 ประสานงานการออกรานจาหนายหนงสอ 1.5 ตรวจสอบรายการสารสนเทศฉบบซาเพอการสงซอ 1.6 ตรวจรบทรพยากรสารสนเทศตามรายการสงซอ 1.7 การตดตอของรบอภนนทนาการหนงสอ 1.8 ลงทะเบยนทรพยากรสารสนเทศ 1.9 ตรวจสอบราคาหนงสอหายกบทะเบยน 2. หนวยวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ มหนาทวเคราะหเนอหาของทรพยากรสารสนเทศทจดหาเขามาในสานกฯ กาหนดเลขหมหรอรหสเพอแสดงสาขาวชาและสถานทจดเกบ กาหนดหวเรองเพอสบคน ลงรายการทางบรรณานกรมในฐานขอมลทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ ตามรปแบบ MARC 21 ซงเปนลกษณะสากลของการลงขอมลทโปรแกรมระบบงานหองสมด ALEPH และระบบอนๆ กาหนดรายการ (entry) ตางๆ ตามกฎ AACR 2 เพอเปนทางเลอกสาหรบผใชในการเขาถงรายการบรรณานกรมทตองการในระบบ OPAC ตลอดจนถงการจดทาตวเลมใหพรอมสาหรบการออกใหบรการ รวมทงการสารวจหนงสอประจาป โดยสารวจตวเลมทมใหบรการใหตรงกบฐานฐานขอมลทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ พรอมทงสงซอม บารงรกษา และการคดออกหนงสอทเกา ลาสมย ชารดทไมสามารถใหบรการได ซงมขอบเขตภาระงาน ดงน 2.1 วเคราะหเนอหาทรพยากรสารสนเทศ 2.2 กาหนดเลขหมหรอรหสเพอแสดงสาขาวชาและสถานทจดเกบ 2.3 กาหนดหวเรองเพอการสบคน 2.4 ลงรายการบรรณานกรมในฐานขอมลทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ ตามรปแบบ MARC 21 2.5 กาหนดรายการ (entry) ตางๆ ตามกฎ AACR 2 2.6 เพม Item ในฐานขอมล


2.7 Upload รายการบรรณานกรมทรพยากรสารสนเทศของสานกฯ ขนฐานขอมลของสหบรรณานกรม UCTAL 3. หนวยบารงรกษาทรพยากรสารสนเทศ มหนาทในการจดเตรยมตวเลมสอสงพมพออกใหบรการ เยบเลม ทาปกแขงสาหรบหนงสอทจดหามาเพอการใหบรการ การพมพ-เขยนสน ปก สอสงพมพ ตดเทปสญญาณ RFID ปองกนการสญหาย ตดบตรกาหนดสง ตรวจสอบความถกตองกอนนาออกใหบรการ และจดทารายชอทรพยากรสารสนเทศสงงานบรการสารสนเทศ 3.1 การเยบเลม ทาปกแขง 3.2 การเขยนสน ปก สอสงพมพ 3.3 ตดบตรกาหนดสง 3.4 ตดสญญาณ และเพมสญญาณ RFID 3.5 ทารายชอสอสงพมพสงงานบรการ


สญลกษณทใชในการเขยน Flowchart (แผนผงลาดบงาน) สญลกษณ ความหมาย

จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ

กจกรรมการปฏบตงาน

การตดสนใจ

ขนตอนการสารอง

แสดงผลหรอรายงานเอกสารทถกสรางออกมา

แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน

จดเชอมตอระหวางขนตอน


แผนผงลาดบงาน คดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศ (Flowchart)

รายการเสนอซอจากผใชบรการ (แบบฟอรมเสนอซอ)

ตรวจสอบรายการเสนอซอกบฐานขอมล

มในฐานขอมล ไมมในฐานขอมล

ตดตอประสานงานกบรานหนงสอ

ไมม ม

ดาเนนการสงซอ

ตรวจรบรายการสงซอ

สงตองานวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ

แจงผเสนอซอใหทราบ

สนสดการทางาน




ถกตอง/ครบถวน ไมถกตอง/

ไมครบถวน

ตดตามทวงถาม

พจารณาความเหมาะสมกอนจดซอ

ควรสงซอ


ผงกระบวนการปฏบตงาน : หนวยพฒนาทรพยากรสารสนเทศ กระบวนการ/งาน คดเลอกและจดหาทรพยากรสารสนเทศ ขอกาหนดทสาคญ : คดเลอก จดซอ จดหาทรพยากรสารสนเทศ และดาเนนการใหพรอมทจะบรการใหกบผใชไดอยางรวดเรวและตรงตามความตองการ ลาดบท

ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ปญหา/ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน

วธการแกไขปญหา/

ลดความเสยง

1.

5 นาท/รายการ

1. อาจารย เจาหนาท และนกศกษาคดเลอกหนงสอทตองการใหหองสมดสงซอ โดยกรอกรายการหนงสอลงในแบบแสดงความตองการหนงสอ 2. บรรณารกษรวบรวมรายชอหนงสอ

แบบฟอรมคดเลอกหนงสอเพอเสนอใหสานกวทยบรการฯ จดซอ

1. ผใชบรการกรอกขอมลลงแบบฟอรมไมชดเจน ไมครบถวน เชน ไมระบปทพมพ ผแตง หรอไมระบหมายเลขโทรศพท หรอ e-mail ใหตดตอกลบ

1. ปรบปรงแบบฟอรม โดยการเพมเครองหมาย * ในสวนทจาเปนตองระบ 2. จดทามมเสนอซอ และทาปายประชาสมพนธ พรอมทงตวอยางการกรอกแบบฟอรมทถกตอง

2.


บรรณารกษตรวจสอบรายการหนงสอทมผเสนอซอกบฐานขอมลของหองสมดวา ม/ไมม หรอมเพยงพอกบความตองการหรอไม - กรณมแลวใหยกเลกรายการนน แลวแจงผเสนอซอใหทราบ - กรณไมม ใหนาเขาสขนตอนการจดหาตอไป

รายการเสนอซอจากผใชบรการ (แบบฟอรมเสนอซอ)

ตรวจสอบรายการเสนอซอ กบฐานขอมล


ลาดบท




3.


พจารณารายการเสนอซอวามความเหมาะสมและสมควรจดซอหรอไม เชน หนงสอภาษาตางประเทศทมราคาแพง แตมผใชบรการนอย หรอหนงสอทมภาพลามก อนาจาร

4.

15 นาท/ครง

ตดตอประสานงานตวแทนจาหนาย รานคาหรอสานกพมพเพอดาเนนการสงซอ ตอไป - กรณทไมสามารถสงซอได เนองจากหนงสอไมมจาหนายแลว ใหแจงผเสนอซอทราบ

5. 14 วน/ครง

ดาเนนการจดซอตามความตองการของผใช

พจารณาความเหมาะสม กอนจดซอ

ตดตอประสานงานกบรานหนงสอ

ดาเนนการสงซอ


ลาดบท




6. 5 นาท/รายการ

เมอไดรบรายการทสงซอแลว ใหดาเนนการตรวจสอบวาไดรบรายการครบถวนสมบรณหรอไม

7. 15 นาท/ครง

การแจงเมอหนงสอพรอมทจะใหบรการทางงานหองสมดจะแจงกลบผเสนอหนงสอ/สอเพอทราบดงน - แจงทางโทรศพท - แจงทาง e-mail - แจงทางสอสงคมออนไลน

8. 15 นาท/ครง

สงตอหนวยวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ เพอดาเนนการกาหนดเลขหม กาหนดหวเรอง และบนทกรายการทางบรรณานกรมลงฐานขอมลหองสมด

ตรวจรบรายการสงซอ


สงตองานวเคราะห ทรพยากรสารสนเทศ


แผนผงลาดบงาน การลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21 (Flowchart)


รบหนงสอจากงานจดหา


ชอขนตอน/กระบวนการ การลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21

ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยด มาตรฐานคณภาพงาน

1


ตรวจสอบรายการหนงสอใหครบถวนตามรายการทสงซอ

2


แยกหมวดหมใหญตามระบบทศนยมของดวอ ผใชบรการเกดความพงพอใจในขอมลทตองการ

3


1. ถาตรวจสอบแลวซากบขอมลเดม แตเปนฉบบพมพใหม 2. คดลอกรายการเลขหมและหวเรองเดมมาทงหมด แลวเปลยนปพมพใหเปนปจจบน 3. ถาตรวจสอบแลวไมพบขอมล ใหทารายการสรางระเบยนใหม

4


ลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21 โดย กาหนดเลขหม และกาหนดหวเรอง

ผใชบรการเขาถงขอมลของหนงสอทครบถวน

5


ตรวจสอบความถกตองในการลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21

แยกประเภทหนงสอ

และแยกหมวดหมกวางๆ

ตรวจสอบรายการบรรณานกรม

กบฐานขอมลของหองสมด

กาหนดเลขเรยกหนงสอ

บนทกระเบยนขอมลในฐานขอมลพรอมทงตรวจสอบความถกตอง


จดเกบ

ระเบยนขอมล

ลงฐานขอมล

ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยด มาตรฐานคณภาพงาน

6

5 นาท จดทา item ในระเบยนขอมล พรอมสแกนหนาปกหนงสอ

7


ตรวจสอบความถกตองของ item

ผใชบรการไดรบขอมลทถกตอง

8

5 นาท ตรวจสอบการบนทกรายการในกระดาษทแนบกบตวเลม

9

ผใชบรการไดรบทรพยากรสารสนเทศทตรงตามความ ตองการ


จดทา item ในระเบยนขอมล สแกนหนาปกหนงสอ

ตรวจสอบความถกตอง

ทตวเลม


ปญหา/ ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงขนตอน ปญหา/ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ลดความเสยง

1 ลงรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21 ในฐานขอมลหองสมดอตโนมต Aleph จากทรพยากรสารสนเทศ

มาตรฐานการลงรายการทางบรรณานกรมตามมาตรฐาน AACR2 และ MARC21เปนหลกเกณฑซบซอนและรายละเอยดคอนขางมาก รวมถงทรพยากรสารสนเทศของสานกวทยบรการฯทจดหา มหลากหลายประเภท เชน หนงสอ รายงานการสมมนา วทยานพนธ รายงานการวจย นวนยาย เรองสน สอโสตทศนวสด เปนตน ซงแตละประเภทมรปแบบการลงรายการแตกตางกน

จดทาคมอการปฏบตงานการลงรายการบรรณานกรม ใหตรงตามประเภทของทรพยากรทจดหา โดยมคาอธบายพรอมยกตวอยางประกอบ เพอใหผปฏบตงาน ลงรายการบรรณานกรมไดถกตองและรวดเรว


แผนผงลาดบงาน การเยบเลมทาปกแขงหนงสอใหม (Flowchart)

เรมตน

รบหนงสอจากหนวยวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ

จดเตรยมตวเลมหนงสอ (ใชเวลา 15 นาท)

จดเตรยมปกแขงหนงสอ (ใชเวลา 15 นาท)

การพมพ – เขยนสน, ปกหนงสอ (ใชเวลา 10 นาท)

เขาเลมหนงสอ (ใชเวลา 5 นาท)

ประทบตรา “สมบตของหองสมดฯ” ทใบรองปกหนา-หลง

และตดบตรกาหนดสง (ใชเวลา 3 นาท)

ตด Tag RFID บนทกขอมลลงแผน RFID (Tagging), เปลยน item process status

เปน On Shelf ในระบบงาน (ใชเวลา 5 นาท)




ชอขนตอน/กระบวนการ การเยบเลมทาปกแขงหนงสอใหม

ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน

1 รบหนงสอจากหนวยวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ

1. รบหนงสอใหมจากบรรณารกษทไดวเคราะหหมวดหม และทารายการทรพยากรสารสนเทศและทารายการทางบรรณานกรมในฐานขอมลระบบหองสมดอตโนมตเรยบรอยแลว

2 จดเตรยมตวเลมหนงสอ 15 นาท 1. เลาะปก สน และใบรองปกของเดมออก แลวตกแตงใหเรยบรอย อยาใหมเศษกระดาษ ตดอยพรอมสารวจความเรยบรอยของเนอในหนงสอ หากพบขอบกพรอง เชน หนาฉกขาดหรอ มสวนประกอบขาดหายไป กถายเอกสารจากเลมอนในชดเดยวกนมาตดเขาไปใหครบถวนเรยบรอยเสยกอน 2. เยบสน หากของเดมเยบเลมไมแขงแรง กใหใชสวานเจาะทสนหนงสอจานวน 4 ร ใหหางเทาๆ กน และใหหางจากขอบสนประมาณ 6-8 ซม. แลวจงเยบดวยเขมทรอยดายไว โดยเรมรอยทรกลางๆ เขาออกสลบกนจนปลายทงสองมาบรรจบกน ดงเชอกใหตง แลวผกใหแนนดวยเงอนตาย ใชคอนทบตรงรทเจาะทกร และทปมเชอกใหเรยบ 3. กระดาษปดปกและใบรองปก โดยใชกระดาษสหรอกระดาษทมเนอหนาเหนยวพบครง จานวนสองชน ตดใหมขนาดกวางยาวกวาขนาดของหนงสอ ประมาณ 0.2 ซม. ทากาวเปนเสนตรงทตวเลมหนงสอทง ดานหนาและดานหลง ขนาดประมาณ 0.5 ซม. ทขอบสนหนงสอใหลาแนวตะเขบดายประมาณ 2 ซม. แลวทาบกระดาษปดปก ใหสนกระดาษดานทพบเสมอกบขอบหนงสอ แลวตดรมกระดาษปดปกใหเสมอกบขอบหนงสอทงสามดาน 4. ผายดสน ใชผามงขนาดกวางกวาความหนาของสนหนงสอประมาณ 5 ซม. และมความยาวนอยกวาของความยาวของสนหนงสอประมาณ 5 ซม. ตดทกงกลางสนหนงสอททากาวไว และใหมสวนทยนออกไปดานหนาและดานขางละประมาณ 2.5 ซม.



5. ตดคว ตดควหนงสอใหมขนาดความกวางเทากบสนหนงสอ ทากาวและตดทขอบบนและขอบลางของสนหนงสอ

3 จดเตรยมปกแขงหนงสอ 15 นาท 1. ตดกระดาษแขงทาปก จานวน 2 ชน ขนาดกวางเทากบความกวางของหนงสอและความยาวมากกวาความสงของหนงสอ 5 มม. 2.ตดกระดาษแขงทาสน จานวน 1 ชน ขนาดกวางเทากบความกวางของสนหนงสอและยาวเทากบความสงของแผนปกทตดตามขอ 1 3. ตดผาแรกซน สาหรบหมสนปกกบปกทงสองแผน จานวน 1 ชน ขนาดกวางและยาวมากกวาสนหนงสอ ประมาณ 3 ซม. 4. ตดกระดาษแรกซน สาหรบหมปกแขงจานวน 2 ชน ขนาดกวางเทากบความกวางของปกและมความยาวกวาความสงของปก เทากบ 3 ซม. 5. การประกอบปก 1) นากระดาษแขงทง 3 ชน โดยใหแผนปกทงสองวางหางจากแผนสนขางละ 5 มม. แลวขดเสนผนกสนและแผนปกทงสองทผาหมสน 2) ผนกกระดาษแขงบนผาหมสนทงสามชนตามแนวทขดไว แลวรดใหเรยบดวยผาสะอาด 3) พบชายผาแรกซนหมหวทายแผนปกแลวรดใหเรยบ 4) ผนกกระดาษแรกซนทหมปกทละดาน ใหเกยทบผาสนประมาณ 1 ซม. 5) พบกระดาษแรกซนเขาดานใน โดยรอบทง 3 ดาน ทากาวตดใหสนทกบขอบสน (กอนพบตดมมกระดาษแรกซนทง 4 มม ออกเลกนอย เพอไมใหกระดาษซอนทบกบหนามากเกนไป)



4 การพมพ – เขยนสน, ปกหนงสอ 10 นาท 1. ตรวจสอบเลขหมจากกระดาษแบบบนทกขอมลหนงสอ 2. ตดเทปเขยนสนใหเปนรปสเหลยมผนผา และตเสนใหเปนชองไฟระยะหาง 0.4 เซนตเมตร (4 มม.) 3. ระบายสดาเปนรปสเหลยมผนผาทมมซายลางของปกหนงสอ ขนาดประมาณ 1 นว x1.5 นว (โดยมกรอบกระดาษทวดขนาด ตามบรรทดของเลขเรยกหนงสอเปนฟอรม) โดยระบายหางจากดานซายของปก 1 นว ดานลาง 1 นว และเขยนเลขเรยกหนงสอ 4. หลงจากนนเขยนเลขเรยกหนงสอทแถบสดาทระบายไว และเขยนสนทหมผาแรกซน เขยนชอผแตงไวดานบนตรงสนผาแรกซน ใหหางจากขอบดานบนลงมา 1 นว เขยนชอหนงสอ บรเวณกงกลางของสนทหมดวยผาแรกซน และเขยนเลขเรยกหนงสอตรงสวนลางของสน

5. เมอเขยนสน, ปกหนงสอเรยบรอยแลว ใหสอดปกเขากบตวเลมเพอรอการเขาเลม ตอไป 5 เขาเลมหนงสอ 5 นาท 1. จดเลมหนงสอ (ทเยบเลมและตดใบรองปกและผายดสนแลว) กบปกทประกอบแลวใหอยกงกลางปก

โดยขอบบนและลางของปกจะยนออกมาเทาๆกน ใหเลมหนงสอแนบสนทกบสนปกแลววางไว

2. คอยๆเปดบนปกออกวางราบกบพน ใชมอขางหนงกดเลมหนงสอไวอยาใหเคลอนท ทากาวทยดสน บานพบและทแผนปก โดยเวนขอบโดยรอบโดยประมาณ 3-5 ซม.

3. ยกแผนปกขนปดใหเขาท จดใหขอบกระดาษใบปดปกอยหางจากรมปกแขงเทาๆ กนแลวใชเศษผาสะอาดกดและถใหเรยบ ใชไมเนยนกดรางรอยบานพบตลอดแนว

4. พลกเลม ทากบปกอกดานหนงเชนเดยวกบทกลาวแลวในขอ 2 และ3 5.นาหนงสอเขาเครองอดหนงสอ ทงไวอยางนอย 30 นาท ถาอดพรอมกนหลายเลมใหวางสลบกนสนหนงสอ เพอใหกองหนงสอทจะอดนนเสมอกน



6 ประทบตรา “สมบตของหองสมดฯ”ทใบรองปกหนา-หลง และตดบตรกาหนดสง

3 นาท 1. ประทบตราขอความ “สมบตของหองสมดมหาวทยาลยราชภฏเทพสตร” ดวยหมกสนาเงน ทบรเวณกงกลางดานในของปกทงปกหนาและปกหลง และประทบทกงกลางดานหนาของใบรองปกแผนหนาและกงกลางหนาดานลางของใบรองปกแผนหลงใตบตรกาหนดสง

7 ตด Tag RFID บนทกขอมลลงแผน RFID (Tagging), เปลยน item process status เปน On Shelf ในระบบงาน

5 นาท ขนตอนการตด Tag RFID 1. ตดแผน RFID ตดทดานในของปกหลง โดยแบงระดบการตดแผน RFID เปน 3 ระดบ (เพอปองกนการอานสญญาณทบซอนกน) ของหนงสอแตละเลม ดงน ระยะท 1 ตดหางจากดานซายของสนหนงสอ 1 นว และหางจากขอบลางของปก 1 นว ระยะท 2 ตดหางจากดานซายของสนหนงสอ 1 นว และหางจากขอบลางของปก 2 นว ระยะท 3 ตดหางจากดานซายของสนหนงสอ 1 นว และหางจากขอบลางของปก 3 นว 2. ตดสตกเกอรสญลกษณประจามหาวทยาลยทบบนแผน RFID อกครง ขนตอนการ บนทกขอมลลงแผน RFID (Tagging) 1. เปด ระบบอนเตอรเนต 2. ดบเบลคลกท Tagging station จะปรากฏหนาจอ ใชเมาสเลอกทชองวางบารโคด



3. เปดหนงสอทหนาทตดบารโคดและใชเครองอานรหสบารโคด 4. นาหนงสอทอานรหสบารโคดแลววางบนเครองอาน RFID 5. เมอเครองอานรหสบารโคด จะปรากฏหนาจอการบนทกขอมลลงแผน RFID โดยใหสงเกตทจอมมซายมอดานลาง จะปรากฏตวอกษรสแดงวา “กาลงอาน” (READ) และเปลยนเปน “กาลงเขยน” (WRITE) สลบกน โดยจะตองมรปแผน RFID ปรากฏใหเหนดวย ในระหวางนใหตรวจสอบขอมลหนงสอกบขอมลทปรากฏทหนาจอวาตรงกนหรอไม 6. เมอเครองทาการลอก Tag RFID แลว จะมขอความสแดงทมมดานซายดานลางใหดวาเปน EAS ON 7. เมอเสรจสนการอาน กจะปรากฏหนาจอแสดงขอความสมวงวา “จบการทางาน” (Finish) จงจะสามารถนาหนงสอออกจากเครองอาน RFID ได การเปลยน item process status 1. Login ดวย user ‘UPD-ITEM’ (password=123456) เนองดวยความตองการออกรายงานเฉพาะกรณน 2. กรณทตองการเปลยน item process status จาก ‘CT’ (in cataloging) เปน ‘not in process’ (=blank) 3. จากเมน Item ใหเลอก Item Process Status 4. ระบบจะแสดงหนาตาง Change Item Process Status



5. เนองดวยคาโคดของ item process status ทตองการเปลยนนน คอ ‘Not in Process’ ซงเปนคาโคดวางอยแลว จงไมตองกาหนดคาใดๆ อก ทงในสวนของบรรทด Item Process Status และบรรทดของ Remote Storage ID 6. สามารถอานเลข Barcode ทตองการ ในชองบรรทด Barcode และเลอกปม OK (หรอกรณทใชเครองอานบารโคด ระบบจะทาการเลอกปม OK ใหโดยอตโนมต) 7. หากอานเลขบารโคดทตองการครบถวนหมดแลว ระบบจะแสดงดงหนาจอการทางาน ใหเลอกปม Cancel 8. หากตองการตรวจสอบวาระบบไดลบคา Item Process Status ‘CT’ ออกไปจากรายการแลวหรอไม สามารถอานเลขบารโคด จากหนา tab ‘Item’ และตรวจสอบคาขอมลในสวนของ Item Process Status จะพบวาไมมการกาหนดคาขอมลใดๆ แลว **หมายเหต ขนตอนนสามารถศกษาไดจากคมอปฏบตงานการใชงานระบบหองสมดอตโนมต Aleph




1 การเขยนสน, ปกหนงสอ -ปากกาไฟฟาทใชเขยนสน เมอเขยนไปนาน ๆ จะมความรอนสง ไมสามารถใชงานตอไป ทาใหเกดความลาชาในการทางาน -ตองการผปฏบตงานทมลายมอสวย ประณต ในการเขยน เพอความสวยงามและเปนระเบยบของรปเลมหนงสอ

1. ควรมปากกาไฟฟาเพมอก 1 อน เพอสลบเปลยนในการใชงาน 2. หาอปกรณทชวยปองกนความรอนได เชน ถงมอกนความรอน 3. ในการสรรหาผปฏบตงานควรมการทดสอบการเขยนตวอกษรทงภาษาไทยและภาษาองกฤษดวยปากกาไฟฟา


แผนผงลาดบงาน การตด Tag RFID หนงสอใหมและนาหนงสอใหมขนชนบรการ (Flowchart)



ชอขนตอน/กระบวนการ การตด Tag RFID หนงสอใหมและนาหนงสอใหมขนชนบรการ


1

นาหนงสอมาจดเรยงตามหมวดหม 5 นาท นาหนงสอมาคดแยกเปนหมวดหม ไดแก หมวด 000-900, LAW, LOP, วจย, วทยานพนธ, นวนยาย

2 อานบารโคดเขาระบบ Tagging

5 นาท วางหนงสอหนาทมบารโคดบนเครองอาน Tagging Station

3 วางหนงสอบนเครองอาน RFID

1 นาท รอผลการอานของเครองอานจนจบการทางาน จงนาหนงสอออกจากเครองอาน Tagging ได

4 เรยกรายงานรายการหนงสอใหมจากระบบใหแตละชนบรการนาไปตรวจสอบความถกตอง

20 นาท รายงานรายชอหนงสอใหมททาการอานผานระบบแลวใหแตละชนบรการเพอนาไปตรวจสอบความถกตองของหนงสอ ไดแก รายชอหนงสอ เลขหมหนงสอ เปนตน

5 จดบนทกสถตหนงสอใหม

2 นาท ทาการบนทกขอมลตรวจรบรายการหนงสอใหมของแตละชนบรการเพอเกบไวเปนสถต

6 นาหนงสอขนชน แยกตามหมวดหม 30 นาท หลงจากททาการตรวจสอบแลววาหนงสอถกตอง แลวนามาจดเรยงขนชนบรการแตละหมวดหม




2

-การอานบารโคดเขาระบบ (Tagging)

‐ Tag RFID มปญหา ‐ เครองอานบารโคดมปญหา

‐ นาTag RFID อานซาอกครง ‐ เปลยน Tag RFID ใหม ‐ เครองอานบารโคดอาจจะชารด ควร

เปลยนเครองใหม


แผนผงลาดบงาน การบรการยมสารสนเทศ (Flowchart)


แผนผงลาดบงาน การบรการคนสารสนเทศ (Flowchart)



ชอขนตอน/กระบวนการ การบรการยมสารสนเทศ

ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน 1 ผใชบรการแจงความประสงคในการยม

สารสนเทศ 20 วนาท/รายการ

ผใชบรการแจงความประสงคในการยมสารสนเทศและสงหนงสอทตองการยมใหบรรณารกษพรอมบตรสมาชก

2. บรรณารกษรบบตรและตรวจสอบขอมลของผใชบรการ

30 วนาท/คน

บรรณารกษใชเครองอานบารโคดสแกนบตรสมาชก โดยตรวจสอบขอมลดงน 1. ชอ – สกล 2. หนงสอคางสง 3. คาปรบ 4. วนหมดอายของบตร 5. กรณบตรอานบารโคดทบตรแลวไมพบ แนะนาใหทาบตรหองสมด 6. กรณขอมลในบตรไมตรงกบตวผใชบรการ ไมสามารถใหบรการยมได

3. บรรณารกษบนทกขอมลการยมสารสนเทศในระบบหองสมดอตโนมต(Aleph) (ตอ 1 เลม)


1. บรรณารกษใชเครองอานบารโคดสแกนบารโคดของสารสนเทศ 2. ประทบตราวนกาหนดสงดวยหมกสนาเงน (ระยะเวลาตามสทธ) 3. ลบสญญาณกนขโมย

4. สงมอบสารสนเทศพรอมคนบตรสมาชก 10 วนาท แจงใหผใชบรการทราบถงวนกาหนดสงทปกหลง

5. ตรวจสารสนเทศ ณ จดตรวจกอนออกจากสมด

10 วนาท 1. ตรวจสอบการประทบตราวนกาหนดทปกหลง 2. หากเดนผานประต เกดเสยงดง แจงใหผใชบรการนาสารสนเทศมาตรวจสอบการยมอกครงกอนลบสญญาณกนขโมย



ท ผงขนตอน ปญหา/ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ลดความเสยง 1 ผใชบรการแจงความประสงคในการยม

สารสนเทศ 1. ผใชบรการไมมขอมลในระบบฐานขอมล Aleph 2. บตรหมดอาย

1. แนะนาและเชญชวนสมครเปนสมาชกหองสมด 2. แนะนาและประชาสมพนธใหเจาของบตรมาตรวจสอบสทธและวนหมดอายของบตรในชวงกอนปดภาคเรยน

2 บรรณารกษรบบตรและตรวจสอบขอมลของผใชบรการ

1. ผใชบรการยมสารสนเทศเตมจานวนตามสทธแลว แตตองการยมเพม 2. คางคาปรบ 3. ใชบตรผอนมายม อยากแกการทวงถาม

1. แจงใหผใชบรการทราบถงสถานการณยมและใหคาแนะนา 2. แจงใหชาระคาปรบเพอการยมครงตอไป 3. ออกกฎและระเบยบในการยมใหเครงครด

3 ตรวจสารสนเทศ ณ จดตรวจกอนออกจากสมด

ผใชบรการสวนใหญ ไมใหเจาหนาทตรวจสารสนเทศทยมออกไป 1. เพมความเขมงวดในการตรวจสารสนเทศ 2. เพมประตสญญาณกนขโมย



ชอขนตอน/กระบวนการ การบรการคนสารสนเทศ

ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน 1 ผใชบรการแจงความประสงคในการคน

สารสนเทศ 20 วนาท ผใชบรการแจงความประสงคในการคนสารสนเทศและสงสารสนเทศทตองการคนใหบรรณารกษ

2. บรรณารกษรบคน ผานระบบหองสมดอตโนมต(Aleph) ทคนภายในเวลาทกาหนด (ไมมคาปรบ)

30 วนาท บรรณารกษใชเครองอานบารโคดแสกนบารโคดของสารสนเทศ

หนงสอทคนภายในเวลาทเกนกาหนด (มคาปรบ)

1 นาท บรรณารกษสแกนบารโคดของสารสนเทศ และแจงผใชบรการชาระคาปรบ ลงลายมอชอเพอเปนหลกฐานการจายเงนในแบบฟอรมการชาระคาปรบคนสารสนเทศลาชา

3. บรรณารกษตรวจสอบขอมลการปรบคาสารสนเทศในระบบหองสมดอตโนมต(Aleph) (ตอ 1 เลม)

1 นาท บรรณารกษตรวจสอบรายการคาปรบสารสนเทศในระบบหองสมดอตโนมต(Aleph)

4. ประทบตราวนสงคนสารสนเทศ 10 วนาท 1. ประทบตราวนสงคนสารสนเทศดวยหมกสแดงทบลงในวนกาหนดสง 2. เพมสญญาณกนขโมย

5. เตรยมสารสนเทศขนชนบรการ 30 วนาท จดแยกสารสนเทศเปนหมวดหม




1 บรรณารกษรบคน ผานระบบหองสมดอตโนมต (Aleph) ทคนภายในเวลาทกาหนด (มคาปรบ)

1. ผใชบรการนาสารสนเทศมาคนโดยไมรอใหบรรณารกษดาเนนการใหจนแลวเสรจ บางครงมคาปรบบรรณารกษกไมสามารถลงรายการปรบได จนทาใหคาปรบเพมขนทกวน 2. ผใชบรการบางทาน กลวตองจายคาปรบ จงเอาหนงสอมาไวบนชนบรการ พอมายมครงตอไประบบกจะแจงวามสารสนเทศเกนกาหนดสง สารสนเทศมคาปรบ ผใชบรการกอางวาคนแลว บรรณารกษจงใหไปหาทชน ซงกพบสารสนเทศ ซงกเจอสารสนเทศ แตในปกหลงไมมการประทบตราวนสงสแดง 3. ผใชบรการบางทาน นาบตรใหผอนมายม ซงบางครงมหนงสอหาย หรอคนลาชา มคาใชจาย เจาของบตรกมขออางวาเจาของบตรมาไดยม จงอยากตอการทวงถาม

1. เมอผใชบรการนาสารสนเทศมาคนบรรณารกษตองแจงใหผใชบรการรอใหดาเนนการคนจนแลวเสรจผ 2. ควรใหคาแนะนาและชแจงกอนทจะยม 3. ผปฏบตงานตองตรวจสอบขอมลผใชอยางเครงครด หากขอมลไมตรงกบผใชบรการหรอตรวจสอบแลวเปนบตรของผอน กไมใหยม


แผนผงลาดบงาน ออกแบบ วเคราะหความตองการ พฒนาเวบไซตของสานกวทยบรการฯ (Flowchart)


รายงานผล

บนทกการปฏบตงาน

เผยแพร

ตรวจสอบ

พฒนา Web

วางแผนจดทา Web

เรมการทางาน

ถกตอง

ไมถกตอง



ชอขนตอน/กระบวนการ ออกแบบ วเคราะหความตองการ พฒนาเวบไซตของสานกวทยบรการฯ


1

1 ชวโมง วางแผนจดทาเวบไซต 1) กาหนดเนอหา และรายละเอยด 2) กาหนดโครงสรางเวบไซต เพอใหทราบองคประกอบของเวบทงหมด Site Map 3) กาหนดการเชอมโยงระหวางเวบเพจ 4) ออกแบบหนาเวบเพจ ประกอบดวย สวนหว สวนเนอหา และสวนทายของหนา เพอใหทราบรายละเอยดของขอมล/รปภาพ

2

2 ชวโมง พฒนา Web / Upload 1) เตรยมขอมลเอกสาร เรยบเรยงขอมลทมอย ขอมลขาวสาร ขาวประชาสมพนธ ฯลฯ 2) คนหาขอมลเพมเตมสาหรบใสลงไปในเวบ โดยแบงตามขอมลทตองปรบปรงเปลยนแปลงอยเสมอ เชนขาวประชาสมพนธ หรอขอมลนง ๆ ไมมการเปลยนแปลง 3) ทาความเขาใจกบขอมล นาขอมลทไดเหลานนมาวเคราะห ตรวจสอบ จดแยกประเภทของขอมล ในลกษณะขอมลทใกลเคยงกนอยดวยกน 4) เรมตนสรางงาน นาภาพและขอมลขาวสารเผยแพรผานทางเวบไซต

3

30 นาท ตรวจสอบความถกตอง 1) ทดสอบเวบเพจกอนการเผยแพรทกครงเพอหาขอผดพลาดและดาเนนการปรบปรง/แกไข


พฒนา Web

วางแผนจดทา Web



4

30 นาท เผยแพรเวบไซต เมอพฒนาเวบเพจเสรจเรยบรอยแลว กเผยแพรเวบไซตขอมลขาวสาร บนทกลงรายการปฏบตงาน และรายงานผล

รายงานผล

บนทกการปฏบตงาน

เผยแพร




2

เนองจากขอมลในการจดทาเวบมหลากหลายประเภท ทงขอมล ไฟลภาพ วดโอ และเสยง ซงบางครงมขนาดไฟลทใหญทาใหไมสามารถ upload ขน Server ไดโดยตรง

1) ทาการบบอดไฟลใหมขนาดเลกลง 2) upload ไฟลขอมลผานทาง Server โดยตรง พฒนา Web


แผนผงลาดบงาน การผลตสอประชาสมพนธ (Flowchart)



ชอขนตอน/กระบวนการ การผลตสอประชาสมพนธ


1 ประสานงานผบรหาร เพอขอขอกาหนดประเดน เน อหาหร อแนวคด ในการนาเสนอสงพมพเพอการประชาสมพนธ เ ช น เ อ ก ส า ร เ ผ ย แ พ ร เ พ อ ก า รประชาส ม พน ธ โปส เตอร แผ นพ บ จดหมายขาว

ประชมพจารณาเพอกาหนดประเดนเนอหาแนวคดการนาเสนอสอประชาสมพนธ

2 พจารณามอบหมายใหเจาหนาทโสตทศนศกษารบผดชอบในการดาเนนการ

30 นาท ผบรหารมอบหมายใหผรบผดชอบดาเนนการ

3 เจาหนาทปฏบตงานดาเนนการหาขอมลจากเอกสารสงพมพ เวบไซตทเกยวของ กา รสอบถามจากบ คคลท ม ค ว าม รความสามารถ

2 ชวโมง รวบรวมขอมลเนอหา รปภาพ จากเอกสาร เวบไซต และการสอบถามจากบคคลทเกยวของ

4 ประมวลผลเรยบเรยงขอมล ออกแบบจดทา

1 วน ออกแบบจดวางรปแบบเนอหาผลตชนงาน



5 ตรวจสอบความถกตองคณภาพของงาน เชนตวอกษร ส ภาพ ภาษาและการสอความหมายไดถกตอง

15 นาท ตรวจสอบคณภาพของงาน อกษร ส ภาพ ขอความใหถกตอง

6 นาเสนอผบรหารเพอตรวจสอบพจารณาอนมตจดพมพ

30 นาท นาเสนองานใหผบรหารตรวจสอบพจารณา - อนมตชนงานดาเนนการจดทาเผยแพร - ไมอนมตชนงานใหดาเนนการปรบปรงแกไข

7 ดาเนนการผลตและเผยแพร 3 วน ผลตเผยแพรสอประชาสมพนธ




1 ประสานงานผบรหาร เพอขอขอกาหนดประเดน เนอหาหรอแนวคดในการนาเสนอสงพมพเพอการประชาสมพนธ เชน เอกสารเผยแพรเพอการประชาสมพนธ โปสเตอร แผนพบ จดหมายขาว

ขอมล เนอหาอาจมการเปลยนแปลงไดตลอดเวลา ประชมหาขอสรปทแนชด

2 พจารณามอบหมายใหเจาหนาทโสตทศนศกษารบผดชอบในการดาเนนการ

บคลากรทรบผดชอบมเพยงคนเดยว การทางานอาจเกดความลาชาและเกดความผดพลาด

เพมบคลากรจากสวนงานอนทสนใจในงานผลตสอประชาสมพนธมารวมงานกน

3 เจาหนาทปฏบตงานดาเนนการหาขอมลจากเอกสารสงพมพ เวบไซตทเกยวของ กา รสอบถามจากบ คคลท ม ค ว าม รความสามารถ

ขอมลทไดมาดวยตนเองมาบางครงอาจเกดความผดพลาด ไมตรงกบขอเทจจรง

สอบถามขอมลจากผรจรง หรอผทรบผดชอบโดยตรง



4 ประมวลผลเรยบเรยงขอมล ออกแบบจดทา

บางครงงานทออกแบบความละเอยดสงดวยโปรแกรมออกแบบ หรอโปรแกรมจดทามลตมเดย เวลาประมวลผลงานอาจเกดความลาชาเนองจากหนวยความจาในเครองคอมพวเตอรมไมเพยงพอ

เพมประสทธภาพคอมพวเตอรใหตรงกบสายงานใหมคณภาพ

5 ตรวจสอบความถกตองคณภาพของงาน เชนตวอกษร ส ภาพ ภาษาและการสอความหมายไดถกตอง

งานบางชนมความละเอยดเรองการใชคา ควรตรวจสอบอยางถถวน

ปรกษาผบรหาร หรอผเชยวชาญดานภาษา การใชคาใหถกตอง การวางภาพทเหมาะสม

6 นาเสนอผบรหารเพอตรวจสอบพจารณาอนมตจดพมพ

ผลงานทออกมาบางครงไมตรงกบความตองการของผบรหาร ระหวางปฏบตงานควรสอบถามความคดเหน ขอมลจากผบรหารตลอดเวลาเพอไมใหเปนการเสยเวลาในการปฏบตงาน

7 ดาเนนการผลตและเผยแพร รานทรบผลตชนงานโปสเตอรผดนดวนสงมอบงานทาใหงานลาชา

งานทออกแบบเสรจแลวสงรานจดทาควรเผอเวลาความลาชาไปอก 1 วน


แผนผงลาดบงาน การบรการยม-คนสอโสตทศน (Flowchart)


สมาชกแจง ความตองการใชบรการ


ตรวจสอบสทธผใชบรการ

ดาเนนการยมสอโสตฯ

(1 นาท)

สมครสมาชก

แจงรายการยมสอโสตฯพรอมกาหนดวนสงคนและมอบสอโสตฯ

แกผใชบรการ

ดาเนนการคนสอโสตฯในระบบ (1 นาท)

ดาเนนการเกบคาปรบ (1 นาท)

แจงผลการคนสอโสตฯแกผใชบรการ

(1 นาท)

เกน

กาหนด

เปนสมาชก


ตรวจสอบวนกาหนดสง

ยม คน

ใช ไมใช

ใช ไมใช


ผงขนตอน/งาน (Work Flow) ชอขนตอน/กระบวนการ การบรการยม-คนสอโสตทศน ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน 1 บรการยมสอโสตทศน สมาชกเลอกสอโสตฯ ทตองการ เชน ดวด วซด และซด 2 ตรวจสอบบตรสมาชก

-พบขอมล -ไมพบขอมล

1 นาท

1. ตรวจสอบบตรสมาชกในระบบฐานขอมล 2. พบขอมลในระบบมสทธในการยม 3. ไมพบขอมลในระบบไมมสทธในการยม 4. กรณผใชบรการไมมสทธยม แนะนาใหไปตดตอทาบตรสมาชก

3 บนทกขอมลการยม 1 นาท 1. ตรวจสภาพสอโสตฯ ทถกยมใหถกตองเรยบรอย ตามรายการจานวนทยม 2. ดาเนนการยมในระบบโดยการสแกนบรโคดใหครบตามจานวนทยม 3. ใบกาหนดสงคน กาหนดวนสงคน พรอมลงรายการของจานวนสอโสตฯ ทยม 4. แนะนาผใชบรการตรวจสอบรายการสอโสตฯ ใหครบถกตองตามจานวนทยม

4 บรการคนสอโสตทศน 1 นาท

1. ตรวจสภาพสอโสตฯท รบคน 2. กรณสอโสตฯ มสภาพชารดหรอสญหาย ใหดาเนนการชดใชคาเสยหาย

5 บนทกขอมลการคนสอโสตฯ 1 นาท

1. แสกนบารโคดของสอโสตฯ ทรบคนทละรายการจนครบตามจานวนรายการทถกยม 2. กรณมคาปรบ ใหดาเนนการปรบพรอมลงชอไวเปนหลกฐาน 3. กรณไมพบคาปรบ ใหดาเนนการคนสอโสตฯในระบบ

6 แจงผลการคนแกผใชบรการ 1 นาท



ท ผงขนตอน ปญหา/ความเสยงสาคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ลดความเสยง 2 บรการยม-ตรวจสอบบตรสมาชก ไมพบขอมลสมาชกในระบบ แนะนาใหผใชบรการตดตอทาบตรสมาชก ณ งาน

บรการยม-คน สารสนเทศ 3 บนทกการยมในระบบ ไมพบสอโสตฯ ทตองการยมในระบบ ดาเนนการตรวจเชคขอมลสอโสตฯ ในระบบ และ

ทาการบนทกขอมลใหถกตองครบถวน


แผนผงลาดบงาน การบรการหองสารสนเทศตางๆ (หองฝกอบรม) (Flowchart)


อาจารยผสอนแจงจองใชหองกบเจาหนาท (1 นาท/ครง)

แจงผลการจองใชหองกบอาจารยผสอนทราบ

(1 นาท/ครง)


ตรวจสอบตารางจอง

วาง ไมวาง

ทาการลงรายการจองใชหองตามวน/เวลา ทไดรบแจง


แจงผลการจองใชหองกบอาจารยผสอนทราบ


เตรยมเปดหองและอปกรณ ตามตารางจองใชหอง


เมอใชบรการเสรจแลวทาการปดหองและอปกรณ




ชอขนตอน/กระบวนการ การบรการหองสารสนเทศตางๆ (หองฝกอบรม)


1 อาจารยผสอนจองใชหองกบเจาหนาท 1 นาท 1. อาจารยผสอนแจงวน เวลา ทตองการใชหองลวงหนาอยางนอย 1 วน

2 แจงผลการจองใชหองกบอาจารยผทราบ 1 นาท 1. กรณทหองไมวางใหแจงผลแกอาจารยทมาตดตอทราบวา “วน เวลานหองไมวาง”

3 ทาการลงรายการจองใชหอง 1 นาท 1. กรณทหองวาง ใหทาการลงรายการจองในสมดจองตามวนและเวลา ทอาจารยตองการใช

4 แจงผลการจองใชหองกบอาจารยผสอนทราบ

1 นาท 1. กรณหองวาง ใหแจงผลแกอาจารยทมาตดตอทราบวา “ทาการจองหองเรยบรอยแลว” หรอโทรแจงผลการจองตามเบอรโทรศพททอาจารยใหไว

5 เตรยมเปดหองและอปกรณตามตารางจองใชหอง

5 นาท 1. ทาการเปดไฟ เปดแอร 2. เปดเครองเสยงโดยทาการยกเบรคเกอรขนตรงตเครองเสยงทอยดานหนาของหอง 3. เลอนจอโปรเจคเตอรลงมา โดยยกเบรคเกอรตรงดานหนาหองขนและกดปมสวทซลง รอใหจอโปรเจคเตอรเลอนลงจนสดแลวกดสวทซพกไวตรงกลาง 4. ทาการเปดสวทซปลกสามตาทอยใตโตะคอมพวเตอร 5. เปดคอมพวเตอร และเปดโปรเจคเตอรโดยกดปม Power ทรโมทโปรเจคเตอร รอประมาณ 1 นาทโปรเจคเตอรกจะเปดอยางสมบรณ 6. เปดเครอง Visualizer โดยกดปม Power คางไวนานประมาณ 1 วนาทแลวปลอย เครองจะเปดขนมา



6 เมอใชบรการเสรจแลวทาการปดหองและอปกรณ

5 นาท 1. ปดเครองคอมพวเตอร และปดโปรเจคเตอรโดยกดปม Power 2 ครง ทรโมทโปรเจคเตอร รอประมาณ 2 นาทโปรเจคเตอรกจะปดอยางสมบรณ 2. ปดเครอง Visualizer โดยกดปม Power คางไวนานประมาณ 1 วนาทแลวปลอย เครองกจะปด 3. ทาการปดสวทซปลกสามตาทอยใตโตะคอมพวเตอร 4. เลอนจอโปรเจคเตอรขน โดยกดปมสวทซชน รอใหจอโปรเจคเตอรเลอนขนนจนสดแลวกดสวทซพกไวตรงกลาง จากนนกยกเบรคเกอรลง 5. ปดเครองเสยงโดยทาการยกเบรกเกอรลงตรงตเครองเสยงทอยดานหนาของหอง 6. ทาการปดแอร ปดไฟ




5 เตรยมเปดหองและอปกรณตามตารางจองใชหอง

1. ภาพจากหนาจอคอมพวเตอรไมปรากฏบนจอโปรเจคเตอร 2. เสยงจากเครองคอมพวเตอรไมออก 3. เสยงไมโครโฟนไมออกลาโพง

1. ตรวจสอบดวาเครอง Visualizer เปดอยหรอไม หากเครองเปดอยแตภาพยงไมออกใหตรวจดวาสายสญญาณหลดหรอหลวมหรอไม ตรงดานหลงเครอง Visualizer หากสายสญญาณหลดใหตอใหมดงน สาย VGA (สายทมหวสนาเงน) ใหตอทพอรต VGA out สาย HDMI จากเครองคอมพวเตอรใหตอเขาทพอรต HDMI in สวนสาย HDMI ทมาจากโปรเจคเตอรใหตอเขาทพอรต HDMI out 2. ใหตรวจสอบดวาสายสญญาณเสยงตออยกบเครองคอมพวเตอรอยหรอไม หากตออยใหเพมระดบเสยงทเครองคอมพวเตอรโดยคลกท icon รปลาโพงตรงมมลางขวามอของหนาจอคอมพวเตอร 3. ตรวจสอบดวาสายสญญาณของไมโครโฟนหลดหรอไม และตรวจเชควาเครองเสยงยงตดอยหรอไม หากเครองเสยงไมตดใหตรวจดสายไฟของเครองเสยงวาหลดหรอไมพรอมตรวจดเบรคเกอรวาถกยกขนหรอไม


แผนผงลาดบงาน การบรการและใหคาแนะนาการใชงานสบคนอนเทอรเนต (Flowchart)



ชอขนตอน/กระบวนการ การบรการและใหคาแนะนาการใชงานสบคนอนเทอรเนต ท ผงขนตอน ระยะเวลา รายละเอยดงาน 1 เขาระบบ HandyCafe Server

1 นาท 1. เมอผใชบรการตดตอขอเขาใชอนเทอรเนต เจาหนาทจะทาการตรวจสอบสทธการใชงาน โดยเปด

หนาจอโปรแกรม HandyCafe ขนมาใส Username = library Password = lib@rc

2. เขาไปท หนาจอสมาชก --> ในชองคนหาใหใส Username (รหสนกศกษา) --> หากเปนสมาชกอย

แลว ผใชบรการสามารถเขาใชงานไดทนท หากไมใชจะตองทาการสมครสมาชกกอน

2 สมครสมาชก 1 นาท 1. ผใชบรการทาการสมครสมาชก โดยยนบตรนกศกษาใหเจาหนาทเพอเพมขอมลสมาชก หากไมมบตร

นกศกษาใหผใชบรการกรอกขอมลในแฟมลงทะเบยน โดยขอมลทจาเปนในการลงทะเบยน ไดแก ชอ-

นามสกล รหสนกศกษาหรอเลขบตรประชาชน ในขนตอนการสมครสมาชกน ผใชบรการสมครครงแรก

ครงเดยวเทานน ในการใชงานครงตอไปสามารถเขาใชไดเลย

3 เพมขอมลสมาชกใหมลงระบบ 1 นาท 1. เจาหนาททาการเพมขอมลสมาชกใหม โดยเปดหนาจอโปรแกรม HandyCafe ขนมา

2. เขาไปทเมน สมาชก --> เพมขอมลสมาชกใหม --> ใส Username คอ รหสนกศกษา, Password คอ

รหสนกศกษา, ชอ-นามสกล, เวลาทเหลออย ใส 180 นาท, ตงคาราคา เลอก ราคาฟร --> คลก ยอมรบ

4 ใหคาแนะนาในการใชงาน 1 นาท 1. เมอทาการเพมสมาชกเรยบรอยแลว เจาหนาทแจงผใชบรการทราบถงวธการเขาใชงาน โดยทาการเปด

คอมพวเตอรขนมาแลวคลกขวาทหนาจอ จะปรากฏหนาจอลอกอน ใหใส Username คอรหสนกศกษา

และ Password คอรหสนกศกษา ผใชบรการมเวลาในการใชงานครงละ 180 นาท หากเวลาใกลหมด

สามารถตอเวลาการใชงานได โดยแจงทเคาเตอรเจาหนาทจะทาการเพมเวลาให



5 สมาชกเขาใชงาน 1 นาท 1. เปดคอมพวเตอรขนมา คลกขวาทหนาจอ ใส Username และ Password คอรหสนกศกษา

2. หากเปดใชงานอนเทอรเนตจะตองทาการลอกอน อกครงโดยใช Username / Password สวนตวของ

แตละคน หากเปนบคคลภายนอกใหมาขอรบ Username / Password ไดทเคาเตอรบรการซงจะตอง

กรอกขอมลสวนตวในแฟมลงทะเบยนขอใชอนเทอรเนต ดงน ชอ-นามสกล, เลขบตรประชาชน, วนทขอใช

3. เมอตองการพมพงานสามารถสงพมพไดเลย งานทสงพมพจะออกทางเครองพมพตรงเคาเตอร

6 รบงานพมพ 1 นาท 1. ผใชบรการมารบงานทสงพมพไดทเคาเตอรโดยจายเงนคาพมพงาน แผนละ 2 บาท

7 ออกจากระบบ 1 นาท 1. เมอเลกใชผใชบรการจะตองทาการลอกเอาทออกจากระบบ ดงน

1.1 ออกจากระบบอนเทอรเนต โดยเปดหนา Browser ขนมาแลวพมพไปท http://authen.tru.ac.th

จากนนกคลกปมออกจากระบบ

1.2 ออกจากระบบ HandyCafe ตรงมมลางดานขวามอของหนาจอคอมพวเตอรใหคลกปม Logout

หรอ ทาการ Shutdown คอมพวเตอรกไดเปนการ Logout ออกจากระบบเชนกน




1 เขาระบบ HandyCafe Server

1. เขาระบบ HandyCafe server ไมได ระบบขน หนาจอ Error

1. ทาการ restart คอมพวเตอรใหม แลวลองเขาส

ระบบอกครง หากยงไมไดใหทาตามขนตอนดงน

ไปทเมน start --> program --> handy cafe -->

database fix --> by directory --> server -->

db --> customer.db

แลว กด ok ไป rebuild + refix หลงจากนนกเขาส

ระบบใหมอกครง

Documents

คู่มือปฏิบัติงานlibrary.tru.ac.th/images/quality_assurance/2560/2.2-5-7.pdf · 2020-03-22 · คู่มือปฏิบัติงานของบ