1

คมอการจดประชมสภามหาวทยาลย

ฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย....

2

ค าน า

คมอการจดประชมฉบบนจดท าขนเพอสรางความเขาใจในแนวทางการปฏบตงานดานการจดประชม ตามภารกจหลกของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลย การประชมสภามหาวทยาลย ตามกรอบของคมอหรอตามความรบผดชอบของผเขยนคมอ

ผเขยนหวงเปนอยางยงวา คมอการจดประชมฉบบน จะเปนประโยชนและเปนแนวทางตอการด าเนนการดานการจดประชมของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลยทกษณและใหบคคลอนสามารถท างานแทนกนได โดยใชคมอฉบบน รวมทงหนวยงานอนๆ สามารถใชเปนแนวทางในการจดประชมของหนวยงานไดตอไป

นางสาวเกวล ภาระบญ เจาหนาทบรหารงาน

3

สารบญ

หนาท

บทท 1 บทน า

1.1 ความเปนมา/ความจ าเปน/ความส าคญ 4 1.2 วตถประสงค 6 1.3 ขอบเขต 6 1.4 นยามศพทเฉพาะ/ค าจ ากดความ 6 1.5 ประโยชนทคาดวาทจะไดรบ 6

บทท 2 โครงสรางและหนาทความรบผดชอบ 2.1 โครงสรางของหนวยงาน 7 2.2 ภาระหนาทของหนวยงาน 11 2.3 บทบาทหนาทความรบผดของต าแหนง 20

บทท 3 หลกเกณฑวธการปฏบตงาน 3.1 ขอก าหนดทางกฎหมาย 29 3.2 ขอก าหนดดานระยะเวลา 31

บทท 4 เทคนคการปฏบตงาน 4.1 การประชมสภามหาวทยาลย

ภาคผนวก 43

ประวตผเขยน

4

บทท 1 บทน า

1.1 ความเปนมา/ความจ าเปน/ความส าคญ

ความหมายของการประชม การประชม หมายถง การนดหมายวน เวลา และสถานทใหบคคลกลมหนงไดพบปะกนเพอรวมกนปรกษาหารอ หรอด าเนนกจกรรมใด ๆ ตามวตถประสงคทก าหนดไว หรอการทบคคล 2 คนขนไปมารวมปรกษาหารอเพอกระท ากจกรรมใหบรรลวตถประสงคอยางใดอยางหนง อยางมระเบยบวธ

เมอใดควรมการประชม 1. เมอใหเปนไปตามแผนการประชมทก าหนดไว 2. เมอมปญหาเรงดวนไมสามารถตดสนใจดวยตนเองเพยงคนเดยว 3. เมอตองการใหเกดความรวมมอ รวมใจ รวมกนปฏบตระหวางบคคล 4. เมอตองการชแจงกฎระเบยบขอบงคบตางๆ ใหแกสมาชกทราบ เชน พนกงานใหม หรอการเปลยนแปลงกฎระเบยบ ฯลฯ 5. เมอตองการประเมนผลภารกจของหนวยงาน 6. เมอเกดความขดแยงหรอเขาใจผด 7. เมอตองการท าขอตกลงรวมกน วางแผนหรอแนวปฏบตรวมกน 8. เมอตองการพฒนาบคลากร

วตถประสงคของการประชม 1. เพอชแจง และสรางความเขาใจรวมกน 2. เพอใหผเขาประชมไดมโอกาสพบปะพดคย แลกเปลยนความคดเหน ซงกนและกน 3. เพอรบฟงความคดเหนทหลากหลาย 4. เพอก าหนดแนวทางปฏบตรวมกน 5. เพอตรวจสอบ และตดตามผล 6. เพอประสานการท างานระหวางกน สรางความสามคค 7. เพอหาแนวทางแกไขปญหารวมกน 8. เพอรวมกนตดสนใจ รบผดชอบรวมกน

ประเภทของการประชมจ าแนกตามวตถประสงค 1. การประชมเพอแจงขอมลขาวสาร เกดขนในกรณทขอมลขาวสารมความซบซอน จ าเปนตองอธบายอยางละเอยด และเปดโอกาสใหซกถามขอสงสยได เชน นโยบาย กฎระเบยบ แนวปฏบต แผนการด าเนนงาน ผลการด าเนนงาน สภาพและปญหา (ควรพจารณาทางเลอกทสามารถท าไดงายและเสยคาใชจายต า เชน การเขยนบนทก จดหมายเวยน การตดประกาศ)

5 2. การประชมเพอตดสนใจ เกบรวบรวมขอมลตางๆ เพอหาทางเลอกตดสนใจ โดยเลอกทางเลอกทดทสดสงผลใหเกดความรอบคอบในการตดสนใจ ขอด : ไดขอเทจจรง สามารถหาทางเลอกไดอยางรอบคอบ รดกม มสวนรวมในการตดสนใจ ฝกทกษะความคด และเปนประชาธปไตย ขอเสย : ลาชา เกดความขดแยง อาจถกครอบง าไดงาย การตดสนใจคลอยตามกน 3. การประชมเพอแกปญหา รวมกนแสดงความคดเหนเกยวกบปญหาทมความยงยาก ซบซอน เกยวของกบบคคลหลายฝาย โดยเรมจากการตรวจสอบสภาพปญหา การวเคราะหและคนหาสาเหตทแทจรงของปญหา การเสนอแนะแนวทางแกไข วธการ : ระดมความคดและอภปรายเพอใหไดขอสรป 4. การประชมเพอการฝกอบรม เสรมสรางความรความเขาใจ พฒนาทกษะความสามารถ และเปลยนแปลงทศนคตใหกบผเขาประชม วธการ : เหมอนกบการฝกอบรม แตจะแตกตางกนในรปแบบและพธการ ความคมคากบคาใชจาย และผลทจะไดรบ 5. การประชมเพอระดมความคด เพอรวบรวมความคดจากผเขาประชมใหไดมากทสด ไมอนญาตใหมการวพากษวจารณ หรอโตแยง ไมมใครผดใครถก

ขอด : คอผเขารวมประชมมหนาทใหความคดเหน ความสามรถทจ าเปน คอ การพด การฟง และการใหเหตผล ขอเสย : คอมคาใชจายสง สญเสยเวลาในการปฏบตงาน สถานการณทไมควรเรยกประชม : ตดสนใจไดดวยตนเอง ไมมเวลามากพอ มแนวโนมวาจะท าให เกดปญหาขดแยงตามมา

การประชมทมประสทธภาพ 1. การประชมทมเปาหมายแนนอน และบรรลวตถประสงคของการประชม 2. ระยะเวลาทประชมเหมาะสม ไมใชเวลานานเกนไป และควบคมเวลาไดตรงตามทก าหนด 3. ผเขาประชมสวนใหญมความพงพอใจและมสวนรวมในการประชม 4. มวาระการประชมชดเจน

ประโยชนของการประชม 1. ชวยใหมการท างานทางความคดรวมกน 2. ชวยใหเกดความรบผดชอบ 3. ชวยใหมความรอบคอบในการตดสนใจ 4. ไดรบความคดเหนทหลากหลาย 5. สามารถถายทอดขอมลขาวสารไปสผทเกยวของไดอยางรวดเรว 6. สรางความรจกคนเคย

6 7. ไดรบแนวความคดใหมๆ ฝกใหรจกรบฟงผอน 8. สามารถตดสนใจไดอยางละเอยดรอบคอบมากขน เกดความผดพลาดนอย 9. สรางความรสกเปนเจาของงาน รวมกนวางแผนตดสนใจ 10. ชวยกนตดตามความกาวหนาในการปฏบตงาน 11. สามารถแกไขปญหาไดอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผลจากการระดมความคด เมอผด าเนนการจดการประชม ทราบวตถประสงคและจดมงหมายในการจดการประชมแลวกสามารถด าเนนการจดประชมได โดยค าน งถ งเป าหมายแล ะผลท ได รบจากการประชม ความคมค า ประโยชน จ านวนผเขารวมประชม ขอสงเกตและขอเสนอแนะ ปญหา และอปสรรค ทตองเกดขนตลอดเวลาการด าเนนการประชมทงกอนการประชม ระหวางการประชม และหลงการประชม ซงตองจดวางเตรยมแผนลวงหนาเพอใหเก ดประสทธภาพและประสทธผลสงสด และจะตองมทมงานทรบผดชอบงานการประชมแตละดานไมวาจะเปนคาใชจาย สถานท และอนๆ ทเกยวของอกมากมาย รวมทงความพรอมทจะตองรองรบส าหรบผเขารวมประชมไมวาจะเปนขอมล เอกสาร และอ านวยความสะดวก เพอใหผเขารวมประชมทรบขอมลพรอมทจะใหขอสงเกตและขอเสนอแนะไดอยางเตมท

เนองจากการจดประชมแตละครงตองอาศยความร ความช านาญและประสบการณในการปฏบตงาน ผเขยนจงรวบรวมประสบการณทไดสงสมจากการปฏบตงาน จนเกดเปนความรทชดเขน โดยจดท าค มอการจดประชมเพอถายทอดองคความรใหบคคลอนสามารถท างานแทนไดและใชประโยชนในการด าเนนงานตอไป

1.2 วตถประสงค (1) เพอเปนเครองมอ และแนวทางในการจดการประชมใหเปนไปอยางถกตองตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ

(2) เพอจดเกบความรจากการสงสมประสบการณ และความรทชดแจง ในการปฏบตงานการประชมไวกบองคกร (3) เพอถายทอดความร เทคนคขนตอน และวธการในการปฏบตงานดานการจดประชมใหกบผทปฏบตหนาทใหมสามารถปฏบตงานไดทนท รวมทงใหบคคลอนสามารถท างานทดแทนกนได

1.3 ขอบเขต การจดท าคมอการจดประชมเนนเนอหาและขอบเขตเกยวกบการจดประชมตามขอบงคบมหาวทยาลยทกษณ วาดวย การประชมสภามหาวทยาลยทกษณ พ.ศ. 2551 และใหเกดถกตองตามแนวปฏบตตางๆ ทมหาวทยาลยก าหนด โดยครอบคลมขนตอนในการด าเนนงานการจดประชม

1.4 นยามศพท/ค าจดความ - 1.5 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ (1) บคลากรทรบผดชอบงานดานการจดประชมใชเปนคมอในการปฏบตงาน (2) บคลากรอนสามารถใชเปนแนวทางในการปฏบตงานดานการจดประชมและสามารถปฏบตงานแทนกนได

7

บทท 2 โครงสรางและหนาทความรบผดชอบ

2.1 โครงสรางของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย 2.1.1 โครงสรางองคกร

… ......เลขานการสภามหาวทยาลย

. ..…ผชวยเลขานการสภามหาวทยาลย

นายกสภามหาวทยาลย

อธการบด

รองอธการบด

หวหนาส านกงานสภามหาวทยาลย

หวหนาฝายบรหารส านกงาน

สภามหาวทยาลย

ภารกจดานการประชม ภารกจดานตดตามและประเมนผล ภารกจดานวเคราะหนโยบาย

ภารกจดานประชาสมพนธ ภารกจดานบรหารจดการ

โครงสรางองคกรฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

8 2.1.2 โครงสรางการบรหาร

ฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

ภารกจดานการประชม ภารกจดานตดตามและประเมนผล ภารกจดานวเคราะหนโยบาย

- ประชมสภามหาวทยาลย

- ประชมคณะกรรมการตดตามประเมนผลและสนบสนน

การด าเนนงานตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

- ประชมคณะกรรมการฝายตาง ๆ ของสภามหาวทยาลย

(1) ฝายระเบยบขอบงคบและกฎหมาย

(2) ฝายวชาการ

(3) ฝายการเงน

(4) ฝายจรยธรรม ศลปะและวฒนธรรม

- ประชมคณะกรรมการอทธรณและรองทกข

- ประชมคณะกรรมการสรรหานายกสภามหาวทยาลย

- ประชมคณะกรรมการสรรหากรรมการสภาวทยาลยผทรงคณวฒ

- ประชมคณะกรรมการสรรหาอธการบด

- ประชมคณะกรรมการสรรหาหวหนาสวนงานวชาการและสวนงานอน

- ประชมคณะกรรมการตรวจสอบตนฉบบและรายงานการประชม

สภามหาวทยาลย

- ประชมคณะกรรมการชดเฉพาะกจทสภามหาวทยาลยแตงตง

- ประชมฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

- ประชมฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

- ตดตามและประเมนผลการด าเนนงานของสภามหาวทยาลย

- ตดตามและประเมนผลการด าเนนงานของอธการบด

- ตดตามและประเมนผลการด าเนนงานของ

หวหนาสวนงานวชาการและสวนงานอน

- ตดตามผลการด าเนนงานตามมต ขอสงเกต

ขอเสนอแนะของสภามหาวทยาลย

- ตดตามผลการด าเนนงานตามมต ขอสงเกต

ขอเสนอแนะของคณะกรรมการตดตาม ประเมนผล

และด าเนนงานตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

- สมมนาสภามหาวทยาลย (retreat) ประจ าป

- สภามหาวทยาลยพบปะประชาคม

วเคราะห

- วเคราะหผลการด าเนนงานตามยทธศาสตรของสภามหาวทยาลย

- ประสานและสนบสนนการด าเนนงานตามนโยบายของสภา

มหาวทยาลย

- ตดตามและวเคราะหผลการด าเนนงานตามแผน

ยทธศาสตรมหาวทยาลยทกษณ (ระยะ 1 ป ระยะ 5 ป และ

ระยะ 15 ป)

- วเคราะหงบประมาณ

- วจยสถาบน

- วเคราะหนโยบายสภามหาวทยาลย

- นโยบาย/วธการจดหารายได/การจดตงหนวยงาน

(นตบคคล)

วเคราะหกฎหมาย

- ตดตาม วเคราะหปญหาการใชกฎหมาย ระเบยบ

ขอบงคบ ประกาศทออกโดยสภามหาวทยาลย

- ตดตาม วเคราะหกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ

ของหนวยงานภายนอกทเกยวของกบการด าเนนงานของ

สภามหาวทยาลย

9

ภารกจดานประชาสมพนธ ภารกจดานบรหารจดการ

- งานพฒนาเวบไซต

- สบคน เผยแพรมต ขอบงคบ ระเบยบ ประกาศ และค าสงทออกโดยสภามหาวทยาลย

- จดหมายขาวสารสภามหาวทยาลย

- รายงานประจ าปสภามหาวทยาลย

- รายงานประจ าปส านกงานสภามหาวทยาลย

- รายงานประจ าปรวมระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ และค าสงทออกโดย

สภามหาวทยาลย

- แถลงขาวสภามหาวทยาลย

- ดานเลขานการรองอธการบดทก ากบดแลส านกงานสภามหาวทยาลย

- ดานยทธศาสตรการพฒนา

- ดานประกนคณภาพภายใน

- ดานการจดการความร

- ดานบรหารความเสยง

- ดานควบคมภายใน

- ดานบรหารงานบคคล

- ดานบรหารงบประมาณ

- ดานการเงนและพสด

- ดานธรการและสารบรรณ

10

ขอมลบคลากร สายสนบสนน (คน)

จ านวน รอยละ ประเภทบคลากร

พนกงานมหาวทยาลย 3 60 1. หวหนาฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

(นางสาวจนตนา นาคจนดา)

2. นางสาวสกญญา ก าเนดมณ

3. นางสาวเกวล ภาระบญ

ลกจางของมหาวทยาลย 2 40 1. นางสาวเพญวด กาวช 2. นายวสฐ จนทรแดง

รวม 100 วฒการศกษา

ปรญญาโท 1 20 ปรญญาตร 4 80 ต ากวาปรญญาตร - -

รวม 5 100

11 2.2 ภาระหนาทของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลย

นางสาวจนตนา นาคจนดา

(พนกงานมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานช านาญการ)

1. ปฏบตหนาทในฐานะหวหนาฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย (28 พฤศจกายน 2556 – 28 พฤศจกายน

2559)

1.1 ก ากบดแลการด าเนนงานบคลากรฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

1.2 เลขานการคณะกรรมการสรรหานายกสภามหาวทยาลย กรรมการผทรงคณวฒ อธการบด

1.3 เลขานการคณะกรรมการสรรหาหวหนาสวนงานวชาการและสวนงานอน

1.4 ผชวยเลขานการคณะกรรมการประเมนหวหนาสวนงานวชาการและสวนงานอน

1.5 ผชวยเลขานการคณะกรรมการระบบตดตามตรวจสอบและประเมนผลการด าเนนงานของมหาวทยาลย

1.6 การไดมาซงกรรมการสภามหาวทยาลยประเภทผแทนหวหนาสวนงานวชาการ

1.7 ยทธศาสตรการพฒนาฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลย

1.8 ค ารบรองปฏบตงานของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลย

1.9 แผนพฒนาบคลากร

1.10 ภาระงานบคลากร

1.11 แผนปฏบตงานประจ าป

1.12 บรหารงานบคคล (สรรหา/วนลา/อบรม/ประชม/สมมนา/ศกษาดงาน/ศกษาตอ ฯลฯ)

2. ปฏบตหนาทในฐานะบคลากรฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

2.1 กลมภารกจดานตดตามและประเมนผล

2.1.1 ตดตามและประเมนผลการด าเนนงานตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

2.2 กลมภารกจดานวเคราะหนโยบาย

2.2.1 วเคราะหนโยบายสภามหาวทยาลย

2.2.2 ประสานและสนบสนนการด าเนนงานตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

2.2.3 วจยสถาบน (ของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย)

12

นางสาวจนตนา นาคจนดา

(พนกงานมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานช านาญการ)

2.2.4 ตดตาม วเคราะหปญหาการใชระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ ทออกสภามหาวทยาลย

2.2.5 ตดตาม วเคราะหปญหาการใชระเบยบ ขอบงคบ ประกาศของหนวยงานทเกยวของกบการ

ด าเนนงานของสภามหาวทยาลย 3. งานปรญญาบตร (ฝายรบรองกรรมการสภามหาวทยาลยและดษฎบณฑตกตตมศกด)

4. อน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

4.1 โครงการสภามหาวทยาลยพบประชาคม

13

นางสกญญา กตเสนา

(ลกจางมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1. กลมภารกจดานการประชม

1.1 ประชมสภามหาวทยาลย

1.2.1 รบผดชอบเรองหลกฐานการเบกจายคาใชจาย

1.2.2 รบผดชอบเรองรบรองกรรมการสภามหาวทยาลย

2. กลมภารกจตดตามและประเมนผล

2.1 บรหารงบประมาณ

2.1.1 ค าของบประมาณ

2.1.2 แผนการใชจาย

2.1.3 รายงานผลการใชจายตามแผนปฏบตงานประจ าป

2.1.4 รายงานผลการใชจายงบประมาณพรอมวเคราะหประจ าเดอน

2.2 เบกจายคาใชจาย

2.3 จดซอจดจางครภณฑ

2.3.1 จดท าหมายเลขครภณฑและภาพถายครภณฑ

2.3.2 ควบคมบ ารงรกษาครภณฑ

2.3.3 รายงานครภณฑประจ าป

2.3.4 แทงจ าหนายครภณฑ

2.4 จดซอจดจางวสด

2.4.1 ควบคมดแลการเบกใชวสด

2.4.2 รายงานวสดประจ าเดอน

2.5 สญญายมเงน

2.6 แผนกลยทธทางการเงน

14

นางสกญญา กตเสนา

(พนกงานมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1. กลมภารกจดานการประชม

1.1 ประชมคณะกรรมการสรรหานายกสภามหาวทยาลย

1.2 ประชมคณะกรรมการสรรหากรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

1.3 ประชมคณะกรรมการสรรหาอธการบด

1.4 ประชมคณะกรรมการสรรหาหวหนาสวนงานวชาการ

1.5 ประชมสภามหาวทยาลยรบผดชอบในเรองตอไปน

1.5.1 รบรองกรรมการสภามหาวทยาลย

1.5.2 ขออนมตคาใชจาย

1.2.2 รบรองอาหารวางและอาหารกลางวน

1.6 ผชวยเลขานการคณะกรรมการระบบตดตามตรวจสอบและประเมนผลการด าเนนงานของมหาวทยาลย

3. กลมภารกจบรหารจดการ

3.1 การจดเกบขอมลตามตวชวดระบบประกนคณภาพภายใน

4. งานปรญญาบตร (ฝายรบรองกรรมการสภามหาวทยาลยและดษฎบณฑตกตตมศกด)

5. อน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

15

นางสาวเกวล ภาระบญ

(ลกจางมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1. กลมภารกจดานการประชม

1.1 ประชมสภามหาวทยาลยทกษณ รบผดชอบในเรองตาง ๆ ดงตอไปน

1.1.1 แจงก าหนดการประชม

1.1.2 เชญประชม

1.1.3 ตนฉบบเอกสารประชม

1.1.4 บนทกรายงานการประชม

1.1.5 รายงานการประชม

1.1.4 แจงมต

1.1.5 ตดตามผลการด าเนนงานตามมต

1.1.6 สงค าสง ขอบงคบ ระเบยบ และประกาศทออกโดยสภามหาวทยาลย

1.1.7 รบรองกรรมการสภามหาวทยาลย

1.2 ประชมคณะกรรมการตรวจสอบตนฉบบและรายงานการประชมสภามหาวทยาลย

1.2.1 ขออนมตคาใชจายตาง ๆ

1.2.2 หลกฐานการเบกจาย

1.2.3 เชญประชม

1.2.4 ส ารวจผเขารวมการเขาประชม/ส ารองเทยวบน/ส ารองทพก

1.2.5 ตนฉบบเอกสาร

2. กลมภารกจดานประชาสมพนธและสารสนเทศ

2.1 ประชาสมพนธขาวสารลง Face book

3. กลมภารกจบรหารจดการ

3.1 การจดเกบขอมลตามตวชวดระบบประกนคณภาพภายใน

4. งานปรญญาบตร (ฝายรบรองกรรมการสภามหาวทยาลยและดษฎบณฑตกตตมศกด)

5. อน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

16

นางสาวเพญวด กาวช

(ลกจางมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1. กลมภารกจดานการประชม

1.1 ประชมเฉพาะกจทสภามหาวทยาลยมอบหมาย

1.1.1 ขออนมตคาใชจาย

1.1.2 หลกการการเบกจาย

1.1.3 นดหมายการประชม

1.1.4 เชญประชม

1.2 ประชมคณะกรรมการสงเสรมและสนบสนนการด าเนนงานตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

1.2.1 ขออนมตคาใชจาย

1.2.2 หลกการการเบกจาย

1.2.3 นดหมายการประชม

1.2.4 เชญประชม

1.3 ประชมสภามหาวทยาลย

1.3.1 รบผดชอบเรองการจดรายการรถและรบรองกรรมการสภามหาวทยาลย

1.3.2 รบรองอาหารวางและอาหารกลางวน

2. กลมภารกจตดตามและประเมนผล

2.1 ประชมคณะกรรมการประเมนหวหนาสวนงานวชาการ สวนงานอน

2.1.1 ขออนมตคาใชจาย

2.1.2 หลกการการเบกจาย

2.1.3 นดหมายการประชม

2.1.4 เอกสารตนฉบบ

3. กลมภารกจบรหารจดการ

3.1 ประกนคณภาพภายในฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

17

นางสาวเพญวด กาวช

(ลกจางมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

3.2 การจดการความร

3.3 การบรหารความเสยง

3.4 การควบคมภายใน

4. งานปรญญาบตร (ฝายรบรองกรรมการสภามหาวทยาลยและดษฎบณฑตกตตมศกด)

5. อน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

18

นายวสฐ จนทรแดง

(พนกงานมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1. กลมภารกจดานการประชม

1.1 ประชมคณะกรรมการฝายวชาการของสภามหาวทยาลย

1.1.1 ขออนมตคาใชจาย

1.1.2 หลกการการเบกจาย

1.1.3 นดหมายการประชม

1.1.4 เชญประชม

1.2 ประชมคณะกรรมการฝายระเบยบ ขอบงคบ และกฎหมายของสภามหาวทยาลย

1.2.1 ขออนมตคาใชจาย

1.2.2 หลกการการเบกจาย

1.2.3 นดหมายการประชม

1.2.4 เชญประชม

1.3 ประชมคณะกรรมการฝายจรยธรรมและศลปวฒนธรรมของสภามหาวทยาลย

มหาวทยาลย 1.3.1 ขออนมตคาใชจาย

1.3.2 หลกการการเบกจาย

1.3.3 นดหมายการประชม

1.3.4 เชญประชม

1.4 ประชมคณะกรรมการฝายการเงนของสภามหาวทยาลย

1.4.1 ขออนมตคาใชจาย

1.4.2 หลกการการเบกจาย

1.4.3 นดหมายการประชม

1.4.4 เชญประชม

1.5 ประชมฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย

19

นายวสฐ จนทรแดง

(พนกงานมหาวทยาลย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงาน)

1.8 ประชมสภามหาวทยาลย

1.8.1 ส ารวจผเขารวมการเขาประชม/ส ารองเทยวบน/ส ารองทพก

1.8.2 แผนผง/ปายชอ/อปกรณทเกยวของ

1.8.3 รบรองกรรมการสภามหาวทยาลย

1.8.4 บนทกภาพกจกรรม

2. กลมภารกจดานประชาสมพนธและสารสนเทศ

3. กลมภารกจดานประชาสมพนธและสารสนเทศ

3.1 พฒนาเวบไซต http://www2.tsu.ac.th/demo/tsuco/

3.2 จดหมายขาวฝายบรหารสภามหาวทยาลย ส านกงานสภามหาวทยาลย

3.3 รายงานประจ าปสภามหาวทยาลย

3.4 รายงานประจ าปฝายบรหารสภามหาวทยาลย

2.1 เวบไซต

2.2 โครงการสภามหาวทยาลยพบประชาคม

3. กลมภารกจบรหารจดการ

3.1 การจดเกบขอมลตามตวชวดระบบประกนคณภาพภายใน

4. งานปรญญาบตร (ฝายรบรองกรรมการสภามหาวทยาลยและดษฎบณฑตกตตมศกด)

5. อน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

5.1 ธรการ

20 2.3 บทบาทหนาทความรบผดชอบของผเขยนต าแหนงเจาหนาทบรหารงานเกยวกบการจด

ประชมสภามหาวทยาลย 2.3.1 ภารกจดานการประชมสภามหาวทยาลย

รายละเอยดภาระงาน (1) จดท าหนงสอขอความอนเคราะหใชสถานทจดประชมและบคลากร (2) จดท าหนงสอขอความอนเคราะหรถเพอใชรบรองกรรมการและผเขารวม (3) จดท าหนงสอเชญประชม (4) จดท าหนงสอสงเอกสารประชม (5) ประสานจองหองพก และตวเครองบนใหแกกรรมการ (6) ตดตอประสานกบกรรมการ ผเขารวม เพอขอทราบขอมลในการเดนทางเพอเตรยมการรบรองเรอง

ตวเครองบน สถานทพก และรถรบ-สง (7) ขออนญาตใชรถ และจดท ารายการรบรองกรรมการจากสนามบน-ทพก-ทประชม-สนามบน พรอมจด

ผรบรองทเหมาะสมในแตละภารกจ (8) อ านวยความสะดวกและตอนรบในการรบ-สงกรรมการและผเขารวมประชม (9) จดท าเอกสารประชม เขาเลม และตดแถบแสดงหมายเลขแตละวาระ (10) จดเตรยมสถานทประชม และจดเอกสารประชมประจ าทนงในหองประชม (11) ตรวจสอบเครองเสยงและโสตทศนปกรณภายในหองประชม ใหอยในสภาพทพรอมใช (12) ตรวจสอบจ านวนผเขาประชม และจดท าหนงสอเสนอประธานเพอทราบรายชอผขออนญาตลา

ประชม (13) จดท าหนงสอขออนญาตใหผทเกยวของเขารวมประชม (14) จดเตรยมวสดและอปกรณตางๆ เพอใหพรอมใชในวนประชม (15) จดท าหนงสอขออนมตเบกคาเบยประชม แกคณะกรรมการ และผรวมประชม (16) จดท าหนงสอขออนญาตเดนทางของกรรมการ (17) จดท าหนงสอขออนมตคาอาหารวางและเครองดม (18) จดท าหนงสอขออนมตคารบรองอาหารค าแกแขกผมเกยรต (19) จดท าหนงสอขออนมตคารบรองอาหารกลางวนแกแขกผมเกยรต (20) จดท าหนงสอขออนญาตใหบคลากรปฏบตงานนอกเวลาและขออนมตคาตอบแทนในการปฏบตงาน

นอกเวลา (21) จดท าหนงสอขออนมตเบกคาจดสงเอกสารประชม (22) จดท าซองคาเบยประชม และคาใชจายตางๆ และบรรจ ตรวจสอบความถกตอง (23) จดท าหลกฐานเซนรบคาเบยประชม (24) จดท าหลกฐานเซนรบคาพาหนะในการเดนทาง คาชดเชยน ามนเชอเพลงรายงานการเดนทาง

21

(25) อ านวยความสะดวกแกกรรมการและผเขารวม ระหวางการประชม (26) ตรวจสอบจ านวนผเขาประชม (27) อ านวยความสะดวกในการลงชอในทะเบยนผเขาประชม (28) จายคาเบยประชม คาใชจายในการเดนทาง (29) จดเตรยมอาหารวางและใหบรการอาหารวาง และอาหารกลางวน (30) ประสานการเชญผเขารวมประชมเมอถงวาระ (31) จดเตรยมระเบยบ ขอบงคบ และเอกสารอางองอนๆ ทเกยวของเพออ านวยความสะดวกในการ

พจารณาเรองตางๆ ของทประชม (32) สรปคาใชจายตางๆ พรอมแนบหลกฐานประกอบการจดท าหนางบการเงนเพอสงคนเงนยม

ฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย (33) ตรวจสอบเรองและเอกสารประกอบการประชมทสงเขาระเบยบวาระการประชมและตดตามและ

ประสานหนวยงานทสงเรองเพอหาขอมลเพมเตม (กรณขอมลไมครบถวน) (34) สรปเรองทบรรจเขาระเบยบวาระการประชม และจดระเบยบวาระการประชม (35) เสนอระเบยบวาระการประชมตอ เลขานการ และประธานทประชม (36) ศกษาและวเคราะหเรองทเสนอเขาระเบยบวาระการประชม (37) สรป ตงประเดนและอางองระเบยบ ขอกฎหมายหรอมตทเกยวของประกอบการพจารณา (38) จดเตรยมระเบยบ ขอบงคบ และเอกสารอน ๆ ทเกยวของกบเรองทเสนอเขาระเบยบวาระการ

ประชม (39) จดท าตนฉบบเอกสารประชม โดยจดพมพเอกสาร และตรวจทานเบองตน (40) เสนอตนฉบบตอผชวยเลขานการ เลขานการ พจารณาตามล าดบ (41) จดท าส าเนาเอกสารประชมตามจ านวนกรรมการ จดเรยงเอกสาร และเขาเลม (42) จดสงเอกสารประชมใหกรรมการศกษาลวงหนา (43) ตดตามผลการจดสงเอกสารประชมใหกรรมการ (44) บนทกการประชม (45) สรปมตการประชม จดท ามตยอ และจดท ารายงานประชม เสนอผชวยเลขานและเลขานการ

พจารณาปรบปรง แกไข ตามค าสง (46) ตดตามผลการด าเนนงานตามมต ขอสงเกตและขอเสนอแนะ (47) แจงเวยนกรรมการเพอพจารณารบรองรายงานการประชม (เฉพาะผเขารวม) (48) จดสงรายงานการประชมใหกรรมการทไมเขารวมประชม เพอทราบมต (49) สรปผลการแจงเวยนรบรองรายงานการประชม เสนอเลขานการ (50) เสนอประธานลงนามก ากบในรายงานการประชม

22

(51) เสนอรายงานประชมฉบบสมบรณตอทประชมในการประชมครงตอไป (กรณกรรมการรบรองโดยมการแกไข จะด าเนนการแกไขกอนเสนอสภามหาวทยาลยพจารณา)

(52) จดเกบรายงานการประชมเขาแฟมเพอสะดวกตอการสบคนขอมล (53) จดท าและเสนอค าส ง ขอบ งคบ ประกาศท ออกโดยตามมตสภามหาวทยาลย ใหนายก

สภามหาวทยาลยลงนาม (54) จดเกบค าสง ขอบงคบ ประกาศ เขาแฟมเพอสะดวกตอการสบคนขอมล

23

ขนตอนการเสนอเรองเขาวาระการประชมสภามหาวทยาลย ........ ตนเรอง ........ พจารณาใหความเหนชอบ/อนมต ......... เสนอเรองเขาคณะกรรมการชดตางๆ ทเกยวของ เสนอ …… รบทราบ/พจารณา เสนอ …… รบทราบ/พจารณา เสนอ …… รบทราบ/พจารณา ………… เสนอเรองเขาวาระประชมสภามหาวทยาลย

………… รบเรองสงการเลขานการสภามหาวทยาลย พจารณาจดวาระคณะกรรมการฝายตาง ๆ ทเกยวของ

......คณะกรรมการ กลนกรองเรองกอน บรรจวาระการ ประชมสภาฯ …… แจงมตใหหนวยงานทราบและน าเสนอเรองบรรจเขาวาระการประชมสภามหาวทยาลย ...... พจารณาบรรจเขาวาระการประชมสภามหาวทยาลย (ภายในเวลาทก าหนด)

...... พจารณาบรรจเขาวาระการประชมสภามหาวทยาลย (หลงเวลาทก าหนด) ...... รบทราบ/พจารณา

สวนงานตามมาตรา 9 (1) (2) (3) และ (4) ตาม พรบ. มหาวทยาลยทกษณ พ.ศ. 2551 A

คณะกรรมการประจ า A

A

เรองทเกยวของดานวชาการ คณะกรรมการดานวชาการ

เรองทเกยวของกบการบรหารบคคล คณะกรรมการบรหารบคคล

เรองทเกยวของกบการเงน คณะกรรมการการเงนและทรพยสน

หรอเลขานการ และ

B

C

D

A B C D

อธการบดมหาวทยาลยทกษณ

คณะกรรมการฝายการเงนของสภามหาวทยาลย

คณะกรรมการฝายวชาการของสภามหาวทยาลย

คณะกรรมการฝายผลประโยชนของสภามหาวทยาลย

คณะกรรมการฝายระเบยบ ขอบงคบฯของสภามหาวทยาลย

คณะกรรมการฝายจรยธรรมฯของสภามหาวทยาลย

คณะกรรมการสงเสรมและสนบสนนการด าเนนงานของสภามหาวทยาลย

เลขานการคณะกรรมการฝายตางๆ ของสภามหาวทยาลย

เลขานการสภามหาวทยาลย

อธการบดมหาวทยาลยทกษณ

สภามหาวทยาลยทกษณ

24

ขนตอนการประชมสภามหาวทยาลย

เรมการท างาน

ก าหนดวนประชมจากประธานและส ารวจวนท

ไดจากประธานกบคณะกรรมการทานอน ๆ

เพอนดประชม และเชคองคประชม

จดท าหนงสอเชญประชม และขอ

อนมตคาใชจายตาง ๆ ในการประชม

พรอมจดท าหลกฐานเบกจาย

หวหนาฝายพจารณา

รองอธการบดทไดรบ

มอบหมายพจารณา/ลงนาม

แกไข (ถาม)

อนมต

สงหนงสอเชญประชม/ประสานการเขาประชม

(กรรมการ/เลขานการ/ผเขารวมประชม)

กรรมการ/

เลขานการ/ผเขา

ประชมรบทราบ

วาระการประชม ลงทะเบยนรบ/รวบรวม/ตรวจสอบเรองทเสนอวาระการประชม

หวหนาฝาย/พจารณา

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ใหความเหนชอบ/

สงการจดวาระ

แกไข (ถาม)

A

25

A

จดท าระเบยบวาระและเอกสารการประชม

หวหนาฝาย/พจารณา

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ใหความเหนชอบ

แกไข (ถาม)

จดท าส าเนาเอกสารการประชม

จดท าหนงสอขอสงเอกสารประชม

หวหนาฝาย/พจารณา

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ลงนาม

อนมต

แกไข (ถาม)

จดสงหนงสอขอสงเอกสารการประชมพรอม

เอกสารประกอบการประชม

การประชมสภามหาวทยาลย ตามวน เวลาและสถานททก าหนด

B

26

จดท าหนงสอแจงมตทประชม

หวหนาฝาย/พจารณา

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ใหความเหนชอบ/ลงนาม

แกไข (ถาม)

จดสงหนงสอแจงมตไปยงหนวยงานทเกยวของ /

ตดตามผลการด าเนนงานตามมต

อนมต

จดท ารายงานการประชม

หวหนาฝาย/พจารณา/ลงนาม

B

มตทประชม

อธการบดพจารณา/อนมต/

สงการหนงสอ

แจงมต

หนวยงานตนเรอง

ด าเนนการตอไป

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ลงนาม

แกไข (ถาม)

เสนอรายงานเขาคณะกรรมการ

พจารณาตนฉบบและรายงาน

กาปรระชม

C

27

จดท าหนงสอแจงเวยนพจารณารบรองรายงานการประชม

หวหนาฝาย/พจารณา

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ลงนาม

แกไข (ถาม)

จดสงหนงสอแจงเวยนพจารณารบรองรายงานการประชม

ใหคณะกรรมการพจารณารบรอง

อนมต

กรรมการตอบรบแบบพจารณารบรองรายงานการประชม

C

อนมต

ปรบ/แกไขรายงาน (ถาม)

รบรองรายงานการประชมในการประชมครงตอไป

แกไขรายงานการประชม และสรปการประชมทผาน

การรบรองแลวในทประชม (ถามแกไข)

รายงานการประชม และสรปการประชมทผาน

การรบรองแลวในทประชม (ถามแกไข)

D

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ลงนาม

กาปรระชม

28

รายงานการประชม

ฉบบสมบรณ

จดเกบรายงานการประชมฉบบสมบรณ เพอใชอางองและ

สบคนตอไป

จบการท างาน

สรปคาใชจายในการจดประชมพรอมหลกฐานตางๆ

D

จดท าหนงสอพจารณาลงนามในรายงานการประชม

ใหประธานลงนาม

หวหนาฝายพจารณาหนงสอพจารณาลงนาม

ในรายงานการประชมใหประธานลงนาม

รองอธการบดทไดรบมอบหมาย

พจารณา/ลงนาม

แกไข (ถาม)

จดสงหนงสอพจารณาลงนามพรอมรายงานการประชม

ใหประธานลงนาม

อนมต

29

บทท 3 หลกเกณฑวธการปฏบตงาน

การประชมสภามหาวทยาลยก าหนดใหมการประชมคณะกรรมการชดตาง ๆ ทแตงตง โดยสภามหาวทยาลย ไดแกคณะกรรมการฝายตางๆ ของสภามหาวทยาลย และคณะกรรมการสงเสรมและสนบสนนการด าเนนงานตามนโยบายสภามหาวทยาลย ตาม flow chart เพอท าหนาทในการพจารณากลนกรองเรองตางๆ ทเกยวของกบเรองนนๆ ทจะเสนอเขาระเบยบวาระการประชมสภามหาวทยาลยและด าเนนงานตางๆ ตามทสภามหาวทยาลยมอบหมายกอนการประชมสภามหาวทยาลย

การประชมสภามหาวทยาลยทกษณซงเปนภารกจหลกของฝายบรหารงานสภามหาวทยาลย ส านกงาน สภามหาวทยาลยก าหนดใหมการประชมทกวนเสารทสามของเดอน เพอด าเนนงานของสภามหาวทยาลย ระดมความคดในการวางแผน วางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏบตงาน หรอระดมความคดเหน เพอใหการปฏบตงานของกจกรรมใดกจกรรมหนงส าเรจผลตามเปาหมายนน การจดการประชมและการเขยนรายงานการประชมทกระชบ รดกมจะสงผลใหเกดผลสมฤทธตามความมงหมายของการจดประชม ซงการจดประชมสภามหาวทยาลยตองใชระเบยบ ของบงคบ และกฎหมายตางๆ ทเกยวของ ดงน

3.1 ขอก าหนดทางกฎหมาย 3.1.1 ตามพระราชบญญตมหาวทยาลยทกษณ พ.ศ. 2551 มาตรา 20 ก าหนดใหมสภามหาวทยาลย

ประกอบดวย (1) นายกสภามหาวทยาลย ซงจะไดทรงพระกรณาโปรดเกลาฯ แตงตง (2) กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒจ านวนสบสองคน ซงจะไดทรงพระกรณาโปรดเกลาฯ

แตงตงจากบคคลภายนอกมหาวทยาลย (3) อธการบด ประธานสภาคณาจารยและพนกงาน และนายกสมาคมศษยเกาของมหาวทยาลย (4) กรรมการสภามหาวทยาลยจ านวนสามคน ซงเลอกจากผแทนคณาจารยประจ าจ านวนหนง

คน ผแทนพนกงานมหาวทยาลยซงไมใชคณาจารยประจ าจ านวนหน งคน และผแทนหวหนาสวนงานวชาการตามมาตรา 9 (4) จ านวนหนงคน

ใหสภามหาวทยาลยแตงตงรองอธการบดคนหนงเปนเลขานการสภามหาวทยาลย โดยค าแนะน าของอธการบด และใหหวหนาสวนงานตามมาตรา 9 (1) เปนผชวยเลขานการ

สภามหาวทยาลยไดแตงตงผวาราชการจงหวดสงขลา และผวาราชการจงหวดพทลงเปนทปรกษา สภามหาวทยาลย พรอมทงไดก าหนดใหผบรหาร ไดแก รองอธการบด หวหนาสวนงานวชาการและสวนงานอน เขารวมประชม

มาตรา 22 สภามหาวทยาลยมอ านาจและหนาทควบคมดแลกจการทวไปของมหาวทยาลย

อ านาจและหนาทเชนวาน ใหรวมถง

30

(1) ก าหนดนโยบายและแผนพฒนาของมหาวทยาลย

(2) ออกขอบงคบ ระเบยบ และประกาศของมหาวทยาลย เพอประโยชนในการปฏบตงานของ

มหาวทยาลย และอาจมอบหมายใหสวนงานใดในมหาวทยาลยเปนผออกขอบงคบและระเบยบส าหรบสวนงานนนเปน

เรอง ๆ ไปกได

(3) อนมตการใหปรญญา ประกาศนยบตรชนสง ประกาศนยบตรบณฑต อนปรญญา และ

ประกาศนยบตร

(4) อนมตการจดตง การรวม และยบเลกสวนงานของมหาวทยาลย รวมทงการแบงหรอ

การปรบปรงหนวยงานภายในของสวนงานดงกลาว

(5) อนมตการรบเขาสมทบหรอการยกเลกการสมทบของสถาบนการศกษาชนสงหรอสถาบนอน

(6) อนมตหลกสตรการศกษาและการเปดสอน รวมทงการปรบปรง การยบรวม หรอการยกเลก

หลกสตรการศกษา

(7) พจารณาด าเนนการเพอทรงพระกรณาโปรดเกลา ฯ แตงตงและพจารณาถอดถอนนายก

สภามหาวทยาลย กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ อธการบด ศาสตราจารย และศาสตราจารยพเศษ

(8) แตงตงและถอดถอนรองอธการบด และหวหนาสวนงานตามมาตรา 9 (4) รองศาสตราจารย

รองศาสตราจารยพเศษ ผชวยศาสตราจารย และผชวยศาสตราจารยพเศษ

(9) ออกขอบงคบและระเบยบวาดวยการบรหารงานบคคลของมหาวทยาลย

(10) ก าหนดนโยบายและวธการเกยวกบการจดหารายไดและการจดตงองคกรทเปนนตบคคล

(11) ออกขอบงคบและระเบยบตาง ๆ เกยวกบการบรหารงานการเงน การพสด และทรพยส น

ของมหาวทยาลย

(12) อนมตการตงงบประมาณรายรบและงบประมาณรายจายของมหาวทยาลย

(13) แตงตงผมคณสมบตตามมาตรา 30 ใหรกษาการแทนอธการบด ในกรณทต าแหนงอธการบด

วางลง

(14) แตงตงคณะกรรมการ คณะอนกรรมการ หรอบคคลใดบคคลหนง เพอกระท าการใด ๆ อน

อยในอ านาจและหนาทของสภามหาวทยาลย รวมทงมอบอ านาจใหคณะกรรมการ คณะอนกรรมการหรอบคคล

ดงกลาวท าการแทนแลวรายงานใหสภามหาวทยาลยรบทราบ

(15) ตดตามและประเมนผลการด าเนนงานของอธการบด

(16) ปฏบตหนาทอนเกยวกบกจการของมหาวทยาลยทมไดระบใหเปนหนาทของผใดโดยเฉพาะ

ส าหรบในการจดประชมสภามหาวทยาลยในแตละครงนน

3.1.2 ขอบงคบมหาวทยาลยทกษณ วาดวย การประชมสภามหาวทยาลยทกษณ พ.ศ. 2551

31

3.2 ขอก าหนดดานระยะเวลา

3.2.1 นายกสภามหาวทยาลยและกรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ มวาระการด ารงต าแหนงคราวละ 3 ป แตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาฯ แตงตงใหมอกได ทงน นายกสภามหาวทยาลยจะด ารงต าแหนงเกนสามวาระตดตอกนมได

3.2.2 คณะกรรมการชดตางๆ ทแตงตงโดยสภามหาวทยาลย ไดแก คณะกรรมการฝายตางๆ ของ สภามหาวทยาลย และคณะกรรมการตดตามและสนบสนนการด าเนนงานตามนโยบายสภามหาวทยาลยระยะเวลาในการด ารงต าแหนงตามวาระของนายกสภามหาวทยาลย

32

บทท 4 เทคนคการปฏบตงาน

ขนตอนการจดประชม การจดประชมสภามหาวทยาลย เพอใหการประชมส าเรจเรยบรอย และบรรลวตถประสงคของการประชม

ดงนน ผรบผดชอบไดก าหนดขนตอนการด าเนนการในการจดประชมชดตางๆ ดงน ขนตอนท 1 การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนการวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม ประกอบดวยงานทตองด าเนนการ ดงน 1.1 ดานเอกสาร ในการจดสงเอกสารประกอบการประชมจะตองไปถงกรรมการในเวลาอน

เหมาะสม (ไมนอยกวา 1 สปดาห กอนการประชม) ทงนเพอใหคณะกรรมการไดมเวลาพจารณาลวงหนา 1.2 ดานการตดตามผลการด าเนนงานตามมต และขอเสนอแนะของสภามหาวทยาลย

เพอเสนอคณะกรรมการทราบผลการด าเนนงาน 1.2 งานดานการประสานงาน งานดานการตอนรบ การเลยงรบรอง ของกรรมการซงอย

ตางจงหวด จงตองมการเตรยมการเกยวกบการเดนทางและการจดท างบประมาณการประชม ขนตอนท 2 การด าเนนการประชม หรอขณะประชม ขนตอนท 3 การด าเนนการภายหลงการประชม

33

1. การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

1. การวางแผน

และการ

เตรยมการกอน

การประชม

1.1 หารอกบ

ประธานเพอ

ก าหนดวน เวลา

และสถานท

ประชม

ประธานและ

เลขานการ

ก าหนดการ

ประชม/

ปฏทนการ

ประชม

- สอบถามประธานเรอง

ก าหนดการประชมครง

ตอไป

ลวงหนา 1 ป

1.2 ตรวจสอบ

เวลาเขาประชม

เบองตน

ฝายเลขานการ ค าสงแตงตง

คณะกรรมการ

รายชอ/เบอร

โทรศพทของ

กรรมการและ

ผเขารวม

ประชม

- กรณผบรหารและ

กรรมการภายนอกให

ตรวจสอบเวลาจาก

ปฏทนการปฏบตงาน

จากเลขานการ/

ผรบผดชอบเพอนดหมาย

ในการจดประชมตอไป

- กรณกรรมการและ

ผเขารวมประชมคนอนๆ

ใหตรวจสอบเวลาโดย

การโทรสอบถาม

- จากการตรวจสอบเวลา

จะตองจดท าตารางเปน

วน เวลาทผบรหาร และ

กรรมการคนอนๆ วางไม

ต ากวารอยละ 80

กอนการ

ประชม 3

สปดาห

ขนตอนการจดประชมสภามหาวทยาลย

34

1. การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

1. การวางแผน

และการ

เตรยมการกอน

การประชม

(ตอ)

1.3 จองหอง

ประชม อปกรณ

โสต รวมทง

เครองดมและ

อาหารวาง

ฝายเลขานการ ระบบสาร

สารสนเทศ/

ระบบจองยม/

หองประชม/

สงขลา/พทลง

- จ านวนผเขารวม

ประชม

- จ านวนอาหารวางและ

เครองดม

- อปกรณโสตทศนปกรณ

โดยยนยนการใชหองกบ

ฝายบรหารวทยาเขต

สงขลา

ลวงหนา

1 เดอน

1.4 เชญประชม

โดยการท า

หนงสอเชญ

ประชม แบบ

เสนอวาระและ

แบบตอบรบ

การเขารวม

ประชม

ฝายเลขานการ - หนงสอเชญ

ประชม

- ทอย

คณะกรรมการ

ในการจดสง

- แบบเสนอ

วาระ

- แบบตอบรบ

การเขารวม

ประชม

- เมอก าหนดวน เวลา

สถานททแนนอนแลว

จดท าหนงสอเชญประชม

คณะกรรมการและ

ผเขารวมประชมพรอม

แบบตอบรบ (ลวงหนา

กอนการประชม) และ

ก าหนดระยะเวลาในการ

ตอบรบการเขารวม

ประชมเพอตรวจทาน

การเขาประชมของ

คณะกรรมการอกครง

- จดเกบส าเนาหนงสอ

เชญประชม จ านวน 1

ชด เพอใชในการ

ด าเนนการแนบหนางบ

เบกคาใชจาย

ยนยนการ

ประชมกอน

การประชม 2

สปดาห

35

1. การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

1. การวางแผน

และการ

เตรยมการกอน

การประชม

(ตอ)

1.5 จดหนงสอ

ท าขออนมต

คาใชจายตางๆ

และหลกฐาน

การเบก

คาใชจายตางๆ

ฝายเลขานการ

และเจาหนาท

ฝายการเงน

- ขออนมตคา

เบยประชม

- คาอาหาร

วางและ

เครองดม

- ขออนมตคา

จดสงเอกสาร

– ขออนมต

เบกคา

เดนทางของ

กรรมการ

–ทะเบยนลง

ชอเขารวม

ประชม

- ทะเบยนรบ

คาเบยประชม

–รายงาน

เดนทางของ

คณะกรรมการ

–หลกฐานการ

เบกคา

ปฏบตงาน

นอกเวลา

ราชการ (ใน

กรณทประชม

นอกเวลา)

- ควรจดท าหนงสอขอ

อนมตลวงหนาเพอจะได

ยมเงนมาใชในการ

ประชม

- ควรตรวจสอบความ

ถกตองของหลกฐานการ

เบกจายและตรวจสอบ

รายละเอยดการเซนรบ

ใหครบถวน

ควรยมกอน

การประชม

อยางนอย 2

สปดาห

36

1. การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

1. การวางแผน

และการ

เตรยมการกอน

การประชม

(ตอ)

1.5 จดหนงสอ

ท าขออนมต

คาใชจายตางๆ

และหลกฐาน

การเบก

คาใชจายตางๆ

ฝายเลขานการ - จดท าซองคา

เบยประชม

- ควรตรวจสอบ

หลกเกณฑการเบกจาย

คาเบยประชมของ

คณะกรรมการแตละทาน

1.6 การตดตอ

ประสานกบ

กรรมการ

ผเขารวม เพอ

ขอทราบขอมล

ในการเดนทาง

เพอเตรยมการ

รบรองเรอง

ตวเครองบน

สถานทพก และ

รถรบ-สง

ฝายเลขานการ ในระบบ

สารสนเทศ

ระบบจองยม/

ยานพาหนะ

- เมอก าหนดวนเดนทาง

ทแนนนอนแลวใหเขา

ระบบเพอจอง

ยานพาหนะในการ

รบรองและเตรยมผ

รบรองทเหมาะสม

- จองโรงแรมทพก

- จองตวเครองบน

ลวงหนา

2 สปดาห

1.7 จดท า

หนงสอเสนอ

ประธานทราบ

รายชอผขอ

อนญาตลา

ประชมและใหผ

ทเกยวของเขา

รวมประชม

ประธาน/

ฝายเลขานการ

หนงสอขอ

อนญาตลา

ประชมและ

ขออนญาตให

ผทเกยวของ

เขารวม

ประชม

- ควรประสานผท

เกยวของในการเขารวม

ประชมลวงหนาในการรอ

เสนอวาระทเกยวของ

เมอถงวาระ

37

1. การวางแผนและการเตรยมการกอนการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

1. การวางแผน

และการ

เตรยมการกอน

การประชม

(ตอ)

1.8 เมอครบ

ก าหนด

ระยะเวลา

รวบรวมเนอหา

วาระการประชม

และสอบถาม

ประธาน/

กรรมการเพมเตม

เพอสอบถาม

วาระการประชม

และเอกสาร

ประกอบการ

ประชมตางๆท

เกยวของ เชน

ระเบยบ

ขอบงคบ มต

ประธาน/

กรรมการ/

ฝายเลขานการ

- ตนฉบบ

เอกสารการ

ประชม

- เอกสาร

ประกอบการ

ประชม

- ในกรณทเปนขอมล

จะตองท าการตรวจสอบ

ความถกตองของขอมล

ความครบถวนของ

เนอหา การเสนอผาน

คณะกรรมการชดตางๆ

ทเกยวของพรอมมต

- เอกสารการประชมควร

จดสงใหคณะกรรมการ

พจารณาลวงหนาอยาง

นอย 1 สปดาห กอนการ

ประชม

กอนการ

ประชม 2

สปดาห

1.9 จดท า

หนงสอขอสง

เอกสารประชม

ฝายเลขานการ - หนงสอขอ

สงเอกสาร

ประชม

- ทอย

คณะกรรมการ

ในการจดสง

- ควรจดสงหนงสอขอสง

เอกสารประชมพรอม

เอกาสารประกอบการ

ประชมอยางครบถวน

เพอคณะกรรมการจะได

มเวลาในการพจารณา

และใหขอเสนอแนะอยาง

เตมท

กอนการ

ประชม 1

สปดาห

38

2. การด าเนนการประชมหรอขณะประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

2. การ

ด าเนนการ

ประชมหรอ

ขณะประชม

2.1 การ

ตรวจสอบความ

พรอมกอนการ

ประชม เชน

เอกสารเบกจาย

หองประชม

อปกรณ เครอง

บนทกการ

ประชม อาหาร

และเครองดม

ฝายเลขานการ - กระดาษ

บนทกการ

ประชม

– ดนสอ

- หนงสอรวม

ระเบยบ

ขอบงคบ

- อาหารวาง

และเครองดม

- ไปกอนเวลาไมต ากวา

1-2 ชวโมง เพอ

จดเตรยมเอกสารประจ า

หองประชมและอาหาร

วางและเครองดม

- ทดสอบอปกรณโสต

ตางๆ วาสามารถใชงาน

ไดปกตหรอไม

กอนการ

ประชม 1 วน

2.2 การเตรยม

ไฟลเสยง

ส าหรบบนทก

การประชม

ฝายเลขานการ/

เจาหนาทโสด

- บนทกการ

ประชม

- ควรมการบนทกไฟล

เสยงการประชมในวาระ

ปกต และในกรณทเปน

วาระลบเจาทควรออก

จากหองประชมและ

บนทกไฟลเสยงไป

ตามปกต

ระห ว า งการ

ประชม

2.3 อ านวย

ความสะดวกใน

การประชม เชน

การตอนรบ

การลงชอเขา

ประชม การจาย

คาเบยประชม

รายงานเดนทาง

ฝายเลขานการ - ทะเบยนลง

ชอ

- หลกฐานการ

จายคาเบย

ประชม

- รายงานการ

เดนทาง

- ควรมการตรวจสอบ

ความครบถวนของ

เอกสารเพอปองกน

เอกสารลงนามไม

ครบถวน

39

2. การด าเนนการประชมหรอขณะประชม (ตอ)

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

2. การ

ด าเนนการ

ประชมหรอ

ขณะประชม

(ตอ)

บรการอาหาร

วางในหอง

ประชม

ฝายเลขานการ - อาหารวาง

และเครองดม

- ควรมการตรวจสอบ

ความครบถวนของ

เอกสาร

- ตรวจสอบจ านวน

กรรมการและผเขารวม

ในการบรการอาหารวาง

และเครองดม

2.4 บนทกการ

ประชมตาม

ระเบยบวาระ

การประชม

ฝายเลขานการ (ราง) รายงาน

การประชม

- สามารถจบประเดน

ขอเสนอแนะไดอยาง

ครบถวน

40

3. หลงการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

3. หลงการ

ประชม

3.1 จดท า

หนงสอแจงมต

ยอ โดยน าไฟล

เสยงการประชม

มาปรบกบราง

รายงานทบนทก

ไว / และ

ตดตามผลการ

ด าเนนงานตาม

มต ขอสงเกต

และ

ขอเสนอแนะ

ฝายเลขานการ - หนงสอแจง

มตยอการ

ประชม

- ควรมการแจงมตยอ

หลงจากการประชมอยาง

นอย 3 วนท าการ

หลงจากการประชม

3 วน

3.2 จดท า

รายงานการ

ประชม

ฝายเลขานการ - รายงานการ

ประชม

- ควรมการจดท ารายงาน

การประชมหลงจากการ

ประชมอยางนอย 7 วน

ท าการ

3.3 จดท า

หนงสอแจง

เวยน

คณะกรรมการ

เพอพจารณา

รบรองรายงาน

การประชม

ฝายเลขานการ - หนงสอ

พจารณา

รบรอง

รายงานการ

ประชม

- ควรมการแจงเวยน

คณะกรรมการพจาณา

รบรองรายงานอยาง

นอย 7 วนท าการเพอ

คณะกรรมการจะไดม

เวลาพจารณารายงาน

และใหขอเสนอแนะ

อยางเตมท และควร

ระบขอความขอ

41

อนญาตลงมตในกรณท

ไมไดรบผลการ

พจารณาลงมตรบรอง

รายงานการประชม

ภายในระยะเวลาท

3. หลงการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

3. หลงการ

ประชม (ตอ)

3.3 จดท า

หนงสอแจง

เวยน

คณะกรรมการ

เพอพจารณา

รบรองรายงาน

การประชม

ฝายเลขานการ - หนงสอ

พจารณา

รบรอง

รายงานการ

ประชม

ก าหนดวา “ทานมมต

รบรองรายงาน

การประชมโดยไมม

การแกไข”

3.4 สรปผลการ

แจงเวยน

รายการงาน

ประชมตามท

คณะกรรมการ

ปรบแกไข

ฝายเลขานการ - หนงสอ

สรปผลการ

แจงเวยน

รบรอง

รายงานการ

ประชม

- รายงานการ

ประชม

- ควรปรบแกตาม

ขอเสนอแนะของ

คณะกรรมการและ

น าเสนอวาระเขาใน

การประชมครงตอไป

3.5 จดท า

หนงสอพจาณา

ลงนามใน

รายงานการ

ประชม

ประธาน/

กรรมการ/

ฝายเลขานการ

- หนงสอ

พจารณาลง

นามใน

รายงานการ

- เมอน าเสนอวาระเขา

ในการประชมครง

ตอไป แลวไมมการ

แกไขควรมการจดท า

หนงสอใหเลขานการ

42

และประธานพจารณา

ลงนาม และจดเกบไว

เปนหลกฐาน

3. หลงการประชม

ขนตอนหลก ขนตอนยอย ผรบผดชอบ เอกสาร/

แบบฟอรม

ขอเสนอแนะ ระยะเวลา

ด าเนนการ

3. หลงการ

ประชม (ตอ)

3.6 จดท า

เอกสาร

ประกอบการ

เบกคาใชจายใน

การประชม

ฝายเลขานการ

เจาหนาทท

รบผดชอบ

การเงน

- หนงสอเชญ

ประชม

-หนงสอขอ

อนมต

คาใชจาย

ตางๆ

- ทะเบยนลง

ชอ

– ค าสง

คณะกรรมการ

ชดนนๆ

- แนบหลกฐานตางๆ ให

ครบถวนและจดท าใบ

สรปเพอทราบ

รายละเอยดการยมเงน

และเงนคงเหลอทใชไป

ในการประชมและคนเงน

ยมพรอมหลกฐาน

หลงจากการ

ประชม 7 วน

ท าการ

43

ภาคผนวก

44

ประวตผเขยน

ชอ นางสาวเกวล ภาระบญ วนเดอนปเกด 17 มถนายน 2534 สถานทเกด สงขลา ประวตการศกษา พ.ศ. 2556 ระดบปรญญาตร วทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาเคม - ชววทยา สถานทอยปจจบน 3/1 หม 3 ต าบลทงใหญ อ าเภอหาดใหญ จงหวดสงขลา 90110