คู่มือ การจัดท าแบบบรรยายลักษณะงาน

(Job Description)

ส่วนการเจ้าหน้าที่ มีนาคม 2561

คู่มือการจัดท าแบบบรรยายลักษณะงาน(Job Description)

ส่วนการเจา้หนา้ท่ี1

การบรรยายลกัณะขอ งงาน (Job Descriptions) เป็นการรขบุหนา้ท่ี

ความรบัผิดช บ ความสมัพนัธใ์นการรายงานสภาพการท างาน แลข

ความรบัผิดช บ ในการบงัคบับญัชาอ งงานใดงานหน่ึง หรื เป็นการ

ธิบายรายลขเ ียดอ งงานว่ามีหนา้ท่ีความรบัผิดช บ ขไรบา้ง โดยรขบุ

ช่ื ต าแหน่งงาน ค าสรุป เก่ียวกบังาน หนา้ท่ีงานหลกั งานร ง แลข

ความสมัพนัธก์บัสายงาน ่ืนๆ

การก าหนดคุะสมบตัอิ งผูป้ฏิบตังิาน (Job Specifications)เป็นรายลขเ ียด คุะสมบตัอิ งพนกังาน ทางดา้นความรู ้ ความสามารถ

ทกัณขแลข งคป์รขก บ ่ืน ซ่ึงใชใ้นการท างานเฉพาข ยา่งเพ่ื ใหง้าน

ปรขสบความส าเร็จ

ความหมาย

2

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

แบบบรรยายลักษณะงาน คือ ใบแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบขอบเขตงานของต าแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จ าเป็นส าหรับผูด้ ารงต าแหน่งงานนั้น

3

วัตถุประสงค์ของการจัดท าแบบบรรยายลักษณะงาน

1. เพือ่ก าหนดหน้าที่งาน ความรับผดิชอบ ขอบเขตงานของต าแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จ าเป็นส าหรับผู้ด ารงต าแหน่งงานนั้น ให้สอดคลอ้งกับมาตรฐานคุณภาพ

2. ท าให้พนักงานทราบขอบเขตของงานที่ชัดเจน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการประเมิน ผลงานเพื่อเพิ่มผลผลิต (Productivity ) ของพนักงานและการพัฒนาพนักงาน

3. ใช้เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการคัดเลือกพนักงานใหม่4. เพือ่พิจารณาในการโยกย้ายพนกังาน ให้มีโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพ

5. ใช้ประกอบการพิจารณาในการประเมินค่างานแตล่ะต าแหน่ง

6. เปน็ประโยชน์ในการจัดท า Functional Competency7. เพือ่ใช้เป็นข้อมลูในการจัดท าการวางแผนสบืทอดต าแหน่งงานในอนาคต

4

กระท าเมื่อใด

การจัดองค์กรใหม่ ก าหนดต าแหน่งงานใหม่ เปลี่ยนงานในต าแหน่งเดิม เปลี่ยนแปลงวิธีการท างานหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ มีการเปลี่ยนแปลงเครื่องจักรใหม่เข้ามา

5

ใครเป็นผู้จดัท า

ผู้สวมต าแหน่งเขียนหน้าที่ของตนเอง หัวหน้างานและฝ่ายทรัพยากรบุคคล น ามาแก้ไข

เพิ่มเตมิ ท าความเข้าใจกับผู้สวมต าแหน่ง น าเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาอนุมัติ

6

ผู้เกี่ยวขอ้งในการจัดท า

บุคลากร หัวหน้ากลุ่มงาน / ผู้บริหารระดับ หน่วยงาน ผู้ช านาญการด้านทรัพยากรบุคคล ผู้บริหารระดับสูง

7

องคป์ระกอบหลักของแบบบรรยายลักษณะงาน

Input Process Output (option)

• ต าแหน่งงาน• จุดมุ่งหมายพื้นฐาน

ของต าแหน่ง• คุณสมบัติท่ีจ าเป็นส าหรับ

ต าแหน่ง• ผูบ้ังคับบัญชา• ผู้ใต้บังคับบัญชา

• หน้าที่งานหลกั• อ านาจการบังคับบญัชาของต าแหน่ง

• ความรับผิดชอบต่อทรัพยากรของบรษัิท

● ตัววัด

8

องค์ประกอบของแบบบรรยายลักษณะงาน• จุดมุ่งหมายพื้นฐานของต าแหนง่

– ต าแหนง่นี้มีความส าคัญกับบริษัทอย่างไร

• ผู้บังคับบัญชา

• ผู้ใต้บังคบับัญชา / จ านวนที่ดูแล

• ความสัมพนัธ์ในการปฏิบัติงานนอกเหนือจากผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา– ความสัมพันธภ์ายใน

– ความสัมพันธ์ภายนอก9

องค์ประกอบของแบบบรรยายลักษณะงาน

• ความรับผิดชอบตอ่ทรัพยากรบริษัท– ทรัพย์สินของบรษัิท

– ค่าใช้จา่ยที่สามารถอนุมัติ

• การศึกษาและประสบการณ์ที่ต้องการ– การศึกษา

– ประสบการณ์

• หนา้ท่ีงานหลัก– เรียงตาม % ที่มีความส าคัญมากที่สุด

10

สิ่งที่ “ควร” เขียน เขียนงานของ “ต าแหนง่งาน” มิใช่ “ผู้ด ารงต าแหนง่”

เขียนงานทีป่ฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน

เขียนให้ “เข้าใจ” มิใช่เพื่อ “ประทบัใจ”

เขียนให้สั้น แต่ได้ใจความ

ใช้ค าหรือข้อความที่ชัดเจน

เขียนให้สมบูรณ์ ครอบคลมุงานทัง้หมด

ศัพท์เทคนคิ / ภาษาต่างประเทศ ให้วงเล บศพัทค์ าเดิม / ทับศัพท์

การอ้างถึงหน่วยงานหรือบุคคล ใช้ชื่อหนว่ยงานหรือต าแหน่งงาน11

สิ่งที่ “ไม่ควร” เขียน เขยีนงานทีค่ิดว่าควรจะท าในปัจจุบัน

เขียนงานทีค่ิดวา่จะเกิดขึ้นในอนาคต

เขยีนงานทีเ่กิดขึ้นเปน็กรณีพิเศษ

ใส่ความเห นของผู้เขียน

ใช้ค าฟุ่มเฟ อย / คลุมเครือ

น าคุณสมบัติพิเศษเฉพาะตัวของผู้ด ารงต ำแหน่ง

มำก ำหนดคุณสมบตัใิน Job Description12

ค ากริยาที่มักใชใ้นการเขียน

ผู้จัดการ หัวหน้าแผนก/หัวหน้างาน พนกังาน

วางแผน ควบคุม สั่งงาน จัดหา จัดเตรยีม

รับผิดชอบ แนะน า เสนอแนะ จัดท า บันทึกบรหิาร ติดตาม รายงาน ติดตอ่ รายงานพิจารณา ก าหนด แจ้ง รวบรวม ปรับปรุงตัดสินใจ ประชุม ชี้แจง ค านวณ สรปุอนุมติั ตรวจสอบ วิจยั โตต้อบประเมินผล มอบหมายงาน ด าเนินการให้ค าปรึกษา ประสานงาน ปฏิบัติงาน

13

การปรบัปรงุแบบบรรยายลักษณะงาน

1. การเปลี่ยนแปลงหน่วยงาน/สายงาน

2. การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีในการปฏิบตัิงาน

3. การเพิ่มเติม หรือ ลดประเภทงาน

4. การเปลี่ยนแปลงเครื่องจักร

5. การแก้ไขแบบฟอร์ม

14

ขั้นตอนการเขียน JD ตามแบบฟอร์ม

15

• ให้ท่านระบุในส่วนของข้อมูลเกีย่วกับต าแหน่งงานไดแ้ก่ ชื่อ ต าแหน่งงาน สังกัด

• ระบุชื่อต าแหน่ง และต าแหน่งงานของผู้บงัคับบัญชาโดยตรง (พร้อมทัง้ระบุจ านวนอัตราก าลังคนทีต่้องดแูลรบัผิดชอบในแต่ละต าแหน่งงาน โดยใส่ไว้ในวงเล บต่อทา้ยต าแหน่ง ผู้ใต้บังคับบัญชา)

ส่วนที่ 1

16

ส่วนที่ 1

17

สามารถตรวจสอบรหสัต าแหนง่งาน ผา่น“http://web.sut.ac.th/dp/service/code”

• ให้ท่านเขียนแผนผังเพื่อแสดงลักษณะการติดต่อทีเ่กี่ยวขอ้งกับการ ปฏิบัติงานของท่าน

• ด้านบน จะหมายถึง ต าแหน่งงานผูบ้ังคับบัญชาหรือผูบ้ริหารโดยตรงที่ท่านต้องรายงาน

• ด้านล่าง จะหมายถึง ต าแหน่งงานผู้ใต้บังคับบัญชา และทีมงานภายใต้การดแูลของท่าน

ส่วนที่ 2

18

ส่วนที่ 2 ผังโครงสร้างบังคับบัญชา

19

ส่วนที่ 3ส่วนที่ 3• ให้ท่านเขียนวัตถุประสงค์ หรือขอบข่ายงาน ทีร่ับผิดชอบของท่าน

20

JD : ส่วนที่ 3 วัตถุประสงคข์องต าแหน่ง (Job Objective)

ตัวอย่าง ต าแหน่ง เจา้หน้าท่ีธุรการ

วัตถุประสงค์ของต าแหน่ง

1. ท าหน้าที่ด้านธุรการและสารบรรณ ซึ่งมีลักษณะงานที่เกี่ยวกับ การ รับ ส่ง หนังสือ พิมพ์หนังสือ ถ่ายเอกสาร การจัดเก บเอกสารและข้อมูล ดูแลการเบิกจ่ายพัสดุ

2. ช่วยในการจัดประชุมต่างๆ 3. ปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง และตามที่ได้รับมอบหมาย

21

ให้ท่านสรปุขอบเขตงานในงานบรหิารจดัการของท่านในแต่ละเรื่อง โดยเขียนให้มีความกระชับ ชัดเจน ได้ใจความและเข้าใจงา่ย ให้เห นถึง เนื้อหาและผลของงาน โดยรวบ/สรปุกิจกรรมทีมี่ลกัษณะคล้ายคลึงกันไว้ ด้วยกันและใส่ลงในช่องขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบตามขอบเขตหลัก (KPI)

(โดยตอบเฉพาะหัวข้อขอบเขตหลกัที่ท่านปฏบิัติงานหรอืเกีย่วข้อง เท่านั้น)

ส่วนที่ 4

22

ส่วนที่ 4

23

การก าหนดดัชนีชี้วัดผลงาน• จะเป็นตัวบ่งชี้วัดประสทิธิภาพของผลของงานทีท่ าได้ในแต่ละต าแหน่ง

โดยให้ระบุตัวชี้วดัผลงาน ในแต่ละขอบเขตงาน ซ่ึงตอ้งมีความชัดเจนและสามารถวัดได้ โดยการวัดในลักษณะต่างๆ ดังนี้

– วัดเรื่องของเวลา เช่น การตรงเวลา ความเร ว

– วัดเชงิคณุภาพของงาน ได้แก่ ความละเอียดรอบคอบ ถูกต้องสมบูรณข์องงาน เช่น จ านวนครั้ง/ขอ้ผิดพลาด ความก้าวหน้าของแผนงาน/โครงการ

– วัดเชงิปริมาณงาน เช่น จ านวนชิ้นงาน จ านวนรายงาน/ผลงาน อัตราส่วน

24

วัดอะไรบ้าง

Q = Quality

E = Efficiency

R = Responsiveness

C = Cost

S = Safety

I = Innovative

T = Time

25

28

งานหลกั

(Key Jobs)

กิจกรรมหลกั /ขอบเขตหนา้ท่ี

(KeyActivities)

ผลท่ีคาดหวงั

(Expected

Results)

ตวัช้ีวดัผลงานหลกั

(Key Performance Indicators)

การหา

Supplier รายใหม่

- หาขอ้มลูของผูข้ายรายใหม่

- ขอเจรจาตอ่รองราคาและเงือ่นไขในการขาย

- เสนอขออนมุตัิ Supplier รายใหม่

- คณุภาพของ

Supplier

- อ านาจเจรจาตอ่รอง

- ตน้ทนุการจดัซ้ือ

- จ านวน Supplier รายใหม่

- คะแนนเฉลี่ยของ Supplier รายใหม่

- % ของตน้ทนุจดัซ้ือที่ลดลง

- จ านวน Supplier เฉลี่ยตอ่รายการสินคา้

การด าเนนิการ

จดัซ้ือ

- ควบคมุ ตรวจสอบเอกสารการจัดซ้ือ

- เจรจาตอ่รองราคาและเงือ่นไขกับ Supplier

- ท าสญัญญญาหรือขอ้ตกลงกบัผูข้าย

- ไดส้ินคา้ตรงตามที่ตอ้งการ

- ตน้ทนุต า่

- % สินคา้ที่ไมต่รงสเปก

- จ านวนครั้งที่สัง่ซ้ือสินคา้ผิดสเปก

- % ตน้ทนุการจดัซ้ือที่ลดลง

- มลูค่าตน้ทนุการจดัซ้ือที่ลดลง

การสง่มอบ

สนิคา้

- วางแผนการสง่มอบสินคา้

- ควบคมุและติดตามการสง่มอบสนิคา้

- ไดร้ับสินคา้ถกูตอ้งและ

ครบถว้น

- ไดร้ับสินคา้ทนัเวลา

- % การสง่มอบสินคา้ตรงเวลา

- % ความถกูตอ้งของสินคา้ที่ไดร้บั มอบ

- จ านวนครั้งที่ปฏิเสธการรับสินคา้

- % การสง่มอบลา่ชา้ / เลื่อนการสง่

การพัฒนา

Supplier

- ประเมนิ และออกเย่ียมSupplier

- ประสานงานกบัหนว่ยงานที่เกี่ยวขอ้งในการ

พัฒนาศักยภาพของ Supplier

- ประสิทธิภาพของ

Supplier

- คะแนนเฉลี่ยในการประเมนิ Supplier

- จ านวน Supplier ที่ไมผ่า่นการประเมิน

- % การตรวจสอบ Supplier จริงเทยีบ

กบัแผน

ตวัอย่าง งานจัดซื้อ : ตัวชี้วัดความส าเร จของงาน (KPIs)

26

การก าหนดน้ าหนัก• ให้ก าหนดน้้าหนักตามระดับความส าคัญของงาน โดยมีหลักการพิจารณา ดังนี้

1. ก าหนดความถีข่องการปฏิบัติงาน ดังกล่าวในแต่ละขอบเขตงาน โดยให้ค่าคะแนนตั้งแต่1 – 5 ( 1 = นานๆ ครัง้, 2 = ทุกเดือน , 3 = ทุกสัปดาห์, 4 = เกือบทุกวัน , 5 = ทุกวัน)

2. ก าหนดระดบัผลกระทบจากการปฏิบัติงาน ในแต่ละขอบเขตงาน ให้ค่าคะแนนตั้งแต่1 – 5 (1 = ไม่มผีลกระทบมากนัก หรือ มีผลกระทบเฉพาะงานของตนเอง 2 = มีผลกระทบตอ่งานและพนักงานคนอื่นๆ ภายในหนว่ย 3 = มีผลกระทบต่อหลายหน่วยงาน 4 = มีผลกระทบต่อองค์กร5 = มีผลกระทบตอ่ภายนอก)

3. น าค่าคะแนนของความถี่ คูณด้วย ค่าคะแนนของระดบัผลกระทบ ในแต่ละหัวข้อ/ขอบเขตงาน

4. รวมผลคะแนนของทุกหวัข้อ/ขอบเขตงาน5. ก าหนดสดัส่วนน้ าหนัก โดยน าผลคะแนนรวมที่ได้ไปหารผลคะแนนทีไ่ดใ้นแต่ละหัวข้อ

27

การก าหนดน้ าหนัก

ขอบเขตหนา้ที่งาาทน ควาทมถ่ง ผลกระีบ ผลคะแนน น ้าทหนกั %

1 XXXXX 1 4 4 14%

2 XXXXX 5 3 15 54%

3 XXXXX 3 3 9 32%

รวม 28 100%

28

การท างานร่วมกับหน่วยงานอืน่ภายในองค์กร

เขียนเรยีงจากหนว่ยงานที่เราต้องประสานตดิต่ออยู่เปน็ประจ าเรยีงจากมากไปหาน้อย และระบคุวามถี่ ที่ตดิต่อด้วย

การท างานร่วมกับหน่วยงานภายนอกองค์กร

เป็นหน่วยงานทีติ่ดต่ออยู่เป็นประจ า เรยีงจากมากไปหาน้อยและระบุความถี่ที่ติดต่อ

ส่วนที่ 5

29

30

• ให้ท่านระบุคุณสมบัติที่ต าแหน่งงานต้องการ โดยระบุวุฒิการศึกษาขั้นต่ าและสาขาวิขาที่ตอ้งการท่ีจ าเป็น เพื่อให้สามารถปฏิบัตงิานนั้นๆไดอ้ยา่งมีประสิทธิภาพ รวมทั้งระบุจ านวนปีของประสบการณ์ในงานด้านบริหาร ซึ่งเป็นมาตรฐานในเบื้องต้นท่ีจ าเปน็ส าหรับการด ารงต าแหน่งงานบริหารในแต่ละระดับนั้น โดยส่วนใหญ่จะถูกระบุมาจากการก าหนดต าแหน่งงานตั้งแตเ่ริม่แรกโดยผู้บริหาร

ส่วนที่ 6

31

JD : ส่วนที่ 6คุณสมบัตมิาตรฐานของต าแหน่งงาน

(Job Specification)

32

• ให้ท่านระบคุวามสามารถและระดับของความสามารถนั้น ที่ต าแหนง่งานต้องการโดยระบุขั้นต่ าท่ีจ าเป็น เพื่อใหส้ามารถปฏิบัตงิานนั้นๆ ไดอ้ยา่งมีประสิทธิภาพ

ส่วนที่ 7

33

ส่วนที่ 7

34

JD : ส่วนที่ 7 ต าแหน่ง เจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก

สมรรถนะหรือความสามารถในการปฏิบัติงาน

6. ความรู้และความสามารถหลักขององค์กร(Core Competency)

ระดับความสามารถ

Contributor

1.Teamwork L3

2.Effective Communication L3

3.Results Oriented L3

4. Customer Focus L3

5.Continuous Improvement L3

ความรู้และความสามารถเฉพาะทาง (FunctionalCompetency)1. ความรู้เ่ ยว่ับข้อบงัคับบริษัท L3

2. ความรู้ด้าน่ารสรรหาและคัดเลือ่ L4

3 ความรู้เ่ ยว่ับ่ฎหมายแรงงาน ประ่ันสงัคม L3

4 ความรู้เ่ ยว่ับคอมพิวเตอร์ L3 35

• แนวทางการฝึกอบรม เพื่อพัฒนาศักยภาพในด้านต่างๆ เตรียมพร้อมเพื่อก้าวสู่ต าแหน่งที่สูงขึ้นถัดไป การฝึกอบรมอาจพิจารณาตามปีของประสบการณ์ในการท างานงาน ซึ่งเป็นมาตรฐานในเบื้องต้นทีจ่ าเป็นส าหรับการขึ้นสู่ต าแหน่งถัดไป โดยส่วนใหญ่จะถูกระบุมาจากการก าหนดต าแหน่งงานตั้งแต่เริ่มแรกโดยผู้บริหาร

ส่วนที่ 8

36

ส่วนที่ 8

37

การบันทึกแฟ้มข้อมูลเม่ือท่านได้ท าการใส่รายละเอียดข้อมูลลงใน ไฟล์ข้อมูลแล้ว

ขอให้ save file โดยใช้ชื่อไฟล์ตาม format ข้างล่างนี้ เพื่อสะดวกในการจัดเรียง ข้อมูล และค้นหาภายหลัง

Format ชื่อไฟล์ = รหัสต าแหน่งงาน_หน่วยงาน เช่น รหัสต าแหน่งงาน ป-735 ส่วนการเจ้าหน้าที่ ให้ save file โดยใช้ชื่อfile ว่า 735_ส่วนการเจ้าหน้าที่ เป็นต้น

เม่ือบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งไฟล์ให้ส่วนการเจ้าหน้าที ่ผ่านทาง e-Mail : Chatchaimu@sut.ac.th เม่ือส่งแล้วกรุณาโทรแจ้ง เพื่อให้ส่วนการเจ้าหน้าที่รับทราบและน าไปบันทึกต่อไป

38

หน่วยงานสนับสนุน• หากมีข้อสงสัย หรือ ข้อแนะน ากรุณาติดต่อ งานพัฒนาบุคลากร ส่วนการเจ้าหน้าที่1. คุณฉัตรชัย หม่ืนชนะสงคราม โทร 47172. คุณสุขศิริ ประสงค์ทรัพย์ โทร 40553. คุณสุจิตรา วงศ์พรหม โทร 4718หรือ คุณณัฐภา อินทร์อิ่ม หัวหน้าส่วนการเจ้าหน้าที ่โทร 4061

ท่านสามารถ Download คู่มือไดท้ี่ https://goo.gl/JRBjv9ท่านสามารถ Download ฟอร์มไดท่ี้ https://goo.gl/c9ydKM

ขอขอบคุณ ดร.กฤติน กุลเพ ง วิทยากรจัดอบรมเชิงปฏิบัติการ JDที่ให้ความอนุเคราะห์ข้อมูลในการจัดท าคู่มือฯ

39