สำ�นกง�นปลดกระทรวงก�รทองเทยวและกฬ�

คมอปฏบตง�น (Work Manual)

เรอง คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส

ปรบปรงครงท

ผจดทำ� น�งยพ� วระทรพยผทบทวน น�งยพ� วระทรพย

ผอนมต น�ยสงหปญะ วช�นนะ

25 ธนวาคม 2561

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท

คมอปฏบตง�น เรอง คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส

ผจดทำา นางยพา วระทรพย ตำาแหนง พนกงานธรการ ส.4ผทบทวน นางยพา วระทรพย ตำาแหนง พนกงานธรการ ส.4ผอนมต นายสงหปญะ วชานนะ ตำาแหนง หวหนากลมนตการ

บนทกก�รแกไขแกไขครงท

วน เดอน ป ผจดทำ�ก�รแกไข ร�ยละเอยดก�รแกไข

คำ�นำ�

ผจดทำาไดจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส งานสารบรรณเปรยบเสมอนกลไก ทสำาคญ ทคอยคบเคลอนควบคไปกบงานหลกของแตละหนวยงาน ซงหนวยงานตางๆ จะขาดระบบงานสารบรรณไปเสยไมได เพราะนบไดวางานสารบรรณเปนบนใดขนแรกในการทำางานของหนายงานตางๆ โดยเปรยบเสมอนเปนประตผานสำาหรบการตดตอกบหนวยงาน ทงภายในและภายนอก ทงน จะเหนไดจากแตละหนวยงาน ซงจะมการกำาหนดใหมงานสารบรรณในทกหนวยงาน ในทกระดบทตองใชการสอสาร เปนสอในการปฏบตงาน การตดตอสอสารประกอบดวย สาร ผสงสาร และผรบสาร งานสารบรรณ เจาหนาทในการปฏบตงานสารบรรณจะตองเปนสอ ในการนำาสารจากผสงสารไปยงผรบสารเพอเขาสกระบวนการปรบเปลยน ไปสการทำางานตามภารกจหลกของแตละหนวยงานตอไป

งานสารบรรณอเลกทรอนกส เปนระบบหนงทไดพฒนาและออกแบบมาใชแทนการปฏบตงานดวยสมดทะเบยนมาเปนระบบสำานกงานอเลกทรอนกส แตยงคงรกษาและยดถอรปแบบวธการ ไวตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 เปนระบบทชวยสนบสนนการปฏบตงานของกลมนตการ ในการควบคมและตดตามเอกสารหนงสอราชการไดอยางสะดวกและรวดเรว คมอเลมน เปนการรวบรวมขอมลและสรปขนตอนการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสผจดทำาไดจดทำาขนเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานดานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส อกทงยงสอดคลองกบยทธศาสตรการดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา ซงผจดทำาหวงเปนอยางยงวา จะเปนประโยชนตอผทสนใจศกษาและบคลากรในกลมนตการ โดยสามารถนำามาใชประกอบการปฏบตงานแทนกนไดอยางถกตองและรวดเรวยงขน หากเนอหาสาระหรอขอความของงานสารบรรณในเลมน มความผดพลาดประการใด หรอหากมขอเสนอแนะทจะเปนประโยชนตอการปรบปรงการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส ผจดทำาขอนอมรบไวดวยความยนดและพรอมทจะปรบปรงแกไข เพอความถกตองตอไป

ยพา วระทรพย พนกงานธรการ ส.4 ธนวาคม 2561

ส�รบญ

หน�

1. วตถประสงค 12. ขอบเขต 13. คำาจำากดความ 24. หนาทความรบผดชอบ

25. ผงขนตอนการปฏบตงาน (Flow Chart)

36. รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน

47. เอกสารอางอง 178. แบบฟอรมทใช

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท1

1. วตถประสงค 1. เพอใชเปนคมอใหผปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส ใชเปนแนวทางในการปฏบตงานแทนกนได 2. เพอเพมความสะดวก รวดเรวในการปฏบตงานของบคลากรทกระดบในกลมนตการไดนำาไปใชประโยชนในการปฏบตงานผานระบบเครอขาย (“ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส”) อกทงเปนการลดเวลา ลดปรมาณเอกสารในแตละวนได

3. เปนคมอทมคณประโยชนในการนำาเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชควบคกบการปฏบตงานสารบรรณภายในหนวยงาน สอดคลองกบยทธศาสตร การดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา

2. ขอบเขต ขอบเขตของก�รจดทำ�คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส

ขอบเขตด�นเนอห� การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในครงน มงศกษาเกยวกบ การปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในการนำาเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชเปนระบบงาน สารบรรณอเลกทรอนกสควบค ในการปฏบตงานสารบรรณภายในหนวยงานของกลมนตการ

ขอบเขตด�นประช�กร การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในครงน ใหคณประโยชนกบบคลากรภายในหนวยงานของกลมนตการ ทปฏบตงานแทนกนไดเปนอยางมาก อกทงยงเปนคมอทมความสำาคญ โดยสอดคลองกบยทธศาสตร การดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา

ขอบเขตด�นเครองมอ เครองมอในการจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสครงน ผจดทำาไดใชการศกษาระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2536 และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เพอใชในการดำาเนนการเกยวกบความถกตอง แมนยำา และเปนไปตามระเบยบและหลกเกณฑและเรยนร และศกษาขนตอนในการปฏบตงานจากคมอทางเวบไซต ในเอกสารระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส รวมทงตองพฒนาตนเอง โดยศกษาจากคลงความรอนๆ เพมเตม เพอใหการปฏบตงานมความสอดคลอง รวดเรว และมประสทธภาพในการปฏบตงานบวกกบผจดทำาไดใชความรและใชประสบการณทผจดทำาปฏบตหนาทอยเปนระยะเวลา 21 ป เปนเครองมอในการจดทำาคมอในครงน

ขอบเขตด�นระยะเวล�

การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสครงนผจดทำาใชชวงระยะเวลา 2 เดอนระหวางเดอนพฤศจกายน ถงเดอนธนวาคม พ.ศ. 2561

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท2

3. คำ�จำ�กดคว�มงานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานในดานเอกสาร ทงปวง ตงแต

การคด การราง การเขยนการอาน การแตง การพมพ การจด การทำาสำาเนา การสงหรอการสอขอความ การรบ การบนทก การสรปการยอเรอง การเสนอการสงการ การตอบ การทำารหส การเกบเขาท การคนหา การตดตามและการทำาลาย ระเบยบง�นส�รบรรณ หมายถง ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขปรบปรง (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 อเลกทรอนกส หมายถง การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟาหรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ ระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส หมายถง การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

4. หน�ทคว�มรบผดชอบ 1. รบ สงเอกสาร–

- ลงทะเบยนรบหนงสอ ดวยวธบนทกลงสมดและทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - ออกเลขทะเบยนสงหนงสอดวยวธบนทกลงสมดและทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - จดสงเอกสารไปยงหนวยงานภายในและภายนอก 2. จดพมพงานตามทไดรบมอบหมาย 3. โตตอบหนงสอหนวยงานภายในและภายนอก 4. สงหนงสอราชการดวยวธตางๆ เชน ทางไปรษณย 5. ตอนรบ ตดตอ ประสานหนวยงานและสวนราชการทเกยวของ 6. จดเกบสำาเนาเรองเพอการคนหาหนงสอราชการตางๆ ใชเปนหลกฐานในการอางอง 7. สามารถควบคมตรวจสอบการดำาเนนงานตางๆ ในหลายๆ ดานได

หนงสอทตองดำาเนนการตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และปรบปรงแกไข(ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ ดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท (1) ดวนทสด ปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน (2) ดวนมาก ปฏบตโดยเรว (3) ดวน ปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทำาได

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท3

5. ผงขนตอนก�รปฏบตง�น (Flow Chart) ขนตอนก�รปฏบตง�นส�รบรรณและส�รบรรณ

อเลกทรอนกส ตรวจ

ลงทะเบยน ก�รรบ เสนอ หวหน�สงก�ร แจกจ�ย ผปฏบต

ขนตอนก�รปฏบตง�นในก�รนำ�เสนอเรองตอผบงคบบญช�ต�มลำ�ดบ

ตรวจสอบคว�มถกตองของ รปแบบหนงสอกอนนำ�เสนอ

นำ�เรองใสแฟมเสนอ หวหน�กลมเซนผ�นเรอง

นำ�เรองลงระบบ ส�รบรรณอเลกทรอนกส

นำ�เรองเสนอ ปลดกระทรวงก�รทองเทยวและกฬ�

รบเรองทปลดกระทรวงฯ เซนผ�น หรอมขอสงก�รจ�กสำ�นกง�นปลดฯ

นำ�เรองทผบงคบบญช�สงก�ร

ลงระบบส�รบรรณของกลมฯ สแกนเรองไวเปนหลกฐ�น กอนสงคนใหเจ�ของเรอง

นำ�หนงสอสงคนเจ�ของเรองเพอดำ�เนนก�รตอไป

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรอเลกทรอนกส

หนาท4

6. ร�ยละเอยดขนตอนก�รปฏบตง�น ขนตอนในก�รรบหนงสอ การรบหนงสอจากสวนราชการ ภายในและภายนอกและบคคล มขนตอนการปฏบตดงน ๑. รบหนงสอแลวจดลำาดบความสำาคญและความเรงดวนของหนงสอรวมถงหนงสอทมซองปดผนกกดำาเนนการเปดผนกซองตามทไดรบมอบหมาย เพอดำาเนนการกอนหลงการตรวจความถกตองของ

เอกสารหากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทสงออกหนงสอ เพอดำาเนนการใหถกตองและบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน

๒. ประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

- เลขรบ ลงเลขทรบตามลำาดบทะเบยนหนงสอรบ - วนท ลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอ - เวลา ลงเวลาทรบหนงสอ

(ตวอย�ง) แบบตร�รบหนงสอ

๓. ลง ทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอ รบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

- ทะเบยน หนงสอรบ วน เดอน พ.ศ. ลง วน เดอน ป ทลงทะเบยน

- เลขทะเบยนรบ ลงเลขลำาดบของทะเบยนหนงสอรบ เรยงลำาดบตดตอกนไป ตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ - ท ลงเลขทของหนงสอทรบเขามา

- ลงวนท ลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา - จาก ลงตำาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง

(ชอสวนราชการ)

เลขทรบ............... วนท..................... เวลา.....................

- ถง ลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง

- เรอง ลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

- การปฏบต บนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน - หมายเหต บนทกขอความอนใด (ถาม)

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรอเลกทรอนกส

หนาท5

(ตวอย�ง) แบบทะเบยนหนงสอรบ ทะเบยนหนงสอรบ วนท............เดอน.........พ.ศ. .........

เลขทะเบยน

รบท ลงวนท จาก ถง เรอง

การปฏบต

หมายเหต

4. แลวจดแยกหนงสอเขาแฟมเสนอหนงสอเขาใหมใหหวหนากลมนตการหรอผทไดรบมอบหมาย เพอรบทราบและสงการ หากมเรองสำาคญกจะลงบนทกยอเรองไวในสมดบนทกเพอกนลม 5. หลงจากนนกจะนำาแฟมเสนอหนงสอเขาใหมทหวหนากลมนตการรบทราบและสงการแลว มอบใหเจาของเรองหรอผทเกยวของ โดยใหลงชอรบหนงสอไวเปนหลกฐานดวย ก�รปฏบตเกยวกบเอกส�รลบ ๑. ก�รลงทะเบยนเอกส�รลบ

ลงหลกฐานในทะเบยนเอกสารลบ เพอควบคมการรบ การดำาเนนการ การสง การเกบรกษา และแจกจายเอกสารลบ ใหเปนไปโดยถกตองโดยใหหวหนาสวนราชการแตงตงบคคลทไดรบความไววางใจ หากมความจำาเปนกใหแตงตงนายทะเบยนขอมลขาวสารลบและผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของสวนราชการนนในระดบรองลงมาได โดยใหอยในดลยพนจของหวหนาสวนราชการ 2. เครองหม�ยแสดงชนคว�มลบ การแสดงชนความลบของเอกสารทเปนความลบ โดยปกตใหประทบหรอเขยนตวอกษรตามชนความลบทกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางของทกหนาเอกสารทมชนความลบนน ตวอกษรตองใหแสดงไวทหนาแรกในลกษณะเชนเดยวกน ถาเอกสารนนเยบเปนเลมเขาปกใหทำาเครองหมายดงกลาว ทดานนอกของปกหนาปกหลงดวย ถาเปนภาพเขยนแผนทและแผนภมใหประทบหรอเขยนอกษรแสดงชนความลบในลกษณะเดยวกนกบเอกสารชนปกตแสดงไวใกลชอภาพหรอมาตราสวนดวย โดยใหชนความลบนนปรากฏเหนไดเดนชด ถาเอกสารนนมวนหรอพบไดกใหแสดงชนความลบไวใหปรากฏเหนได ขณะทเอกสารนนมวนหรอพบอยดวย 3. ก�รรบหนงสอลบทสดหรอลบม�ก การรบเอกสารชนลบทสดหรอลบมาก ทจาหนาซองหรอซองชนใน ระบชอบคคลใดบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมกบระบตำาแหนง ใหบคคลนนหรอผทไดรบมอบหมายจากผนนโดยตรงเปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และนำาเอกสารไปลงทะเบยนเอกสารลบหรอนำาเสนอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเสยกอน จงดำาเนนการตอไปได ถาเปนกรณเรงดวนอาจดำาเนนการไปกอนแลวใหนำามาลงทะเบยน

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท7

ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงตำาแหนง กใหผครองตำาแหนงหรอผทไดรบมอบหมายจากผครองตำาแหนงนน หรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ ทมสทธเขาถงเอกสารลบทสดและลบมาก เปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบและใหผดำาเนนการลงทะเบยนเชนเดยวกน

ในกรณทผไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผลงชอในใบรบเอกสารลบและลงทะเบยนแลวใหปฏบต ดงน

(๑) นำาเอกสารลบทสดและลบมากนนสงมอบโดยตรงใหแกบคคลทถกระบชอโดยเรวแตถาเปนเอกสารทระบตำาแหนงแลว กอาจพจารณามอบใหแกสวนราชการทมหนาทดำาเนนการในขนตนแทนบคคลทถกระบตำาแหนงนนดำาเนนการดวนได

(๒) ในกรณทบคคลทเอกสารลบนนระบชอหรอตำาแหนง ยงไมสามารถดำาเนนการตอเอกสารไดในทนท ใหนำาเอกสารลบทสดหรอลบมากนนมาเกบไวตามระเบยบการเกบรกษาเอกสารลบทสดและลบมาก

ก�รจ�ยหนงสอ การจายหนงสอภายในกลมนตการ คอ การจายเรองใหเจาหนาทผเกยวของ ไดรบทราบเรองราวทจะตองดำาเนนการตอไป โดยมแนวปฏบตดงน

๑. นำาแฟมหนงสอเขาใหมจากผบงคบบญชามาดำาเนนการบนทกขอสงการของผบงคบบญชาลงทสมดทะเบยนรบ แลวนำาหนงสอเขาใหมเหลานนไปมอบใหแกเจาของเรองและผทเกยวของตามขอสงการ เพอจกไดดำาเนนการตอไป โดยใหลงชอรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบไวเปนหลกฐาน

๒. การจายเรองตองจายทนท ใหทนกำาหนดเวลา๓. เมอพจารณาหนงสอกอนจายแลว เหนวาเรองใดม

ความสำาคญควรบนทกชวยจำาเพอสามารถตดตามเรองไดทนเวลา

ก�รทำ�สำ�เน�หนงสอ

สำ�เน� คอ เอกสารทจดทำาขนเหมอนกบตนฉบบ โดยจดทำาจากตนฉบบ สำาเนาคฉบบหรอจากสำาเนาอกชนหนง

ในกรณทมความจำาเปนตองใชเอกสารราชการนนๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดทำาไวหลายฉบบ จำาเปนตองจดทำาสำาเนาขน เพอใชเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการการทำาสำาเนาอาจทำาไดหลายวธ ดงน ๑. ถอดหรอจดทำาพรอมตนฉบบ โดยใชกระดาษคารบอนสอดระหวางตนฉบบกบกระดาษททำาสำาเนา เมอพมพเสรจแลว ตนฉบบกบสำาเนาจะเหมอนกนทกประการ ซงเรยกวา สำาเนาคฉบบ“ ”สำาเนาชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท7

๒. คดหรอลอกจากตนฉบบ คำาตอคำา ใหถกตองกบตนฉบบเดม และตองตรวจทานใหถกตองกบตนฉบบอยางแทจรง สำาเนาชนดนอาจผดพลาดไปจากตนฉบบได ผจดทำาตองมความละเอยดถถวนและเพอแสดงใหทราบวาไดมการตรวจสอบละเอยดแลว จงตองมผรบรองสำาเนา วา สำาเนาถกตอง“ ” ๓. ใชวธถายจากตนฉบบ เชน ถายดวยเครองถายเอกสาร ซงจะไมผดพลาดไปจากตนฉบบ และตองมการรบรองสำาเนาวา สำาเนาถกตอง เชนกน เพราะเปนสำาเนาทถายจากตนฉบบอก“ ”ครงหนง

๔. สำาเนาหนงสอทพมพจากคอมพวเตอร ซงตนฉบบกบสำาเนาจะเหมอนกนทกประการซงเรยกวา สำาเนาคฉบบ สำาเนาชนดนจะ“ ”ตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอและ ผราง ผพมพและผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายชอยอ ไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย

ก�รรบรองสำ�เน� ใหมคำารบรองวา สำาเนาถกตอง และใหเจาหนาทตงแตระดบ “ ”๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรอง ทำาสำาเนานนขน เปนผลงลายมอชอรบรอง พรอมทงพมพชอตวบรรจงตำาแหนง และวน เดอนป ทรบรอง และโดยปกตใหมคำาวา สำาเนา ไวทกงกลางหนากระดาษ“ ”เหนอบรรทดแรก ของสำาเนาหนงสอดวย

ก�รเกบรกษ�หนงสอ การเกบรกษาหนงสอแบงออกเปน 3 ประเภท ดงน 1. การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดของเจาของเรอง โดยใหกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน 2. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงาสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตจดทำาบญชหนงสอสงเกบตามแบบทระเบยบงานสารบรรณกำาหนด จากนนใหสงเอกสารทเกยวของปฏบต ดงน 2.1 ประทบตรากำาหนดการเกบหนงสอ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอ ฉบบนน และลงลายมอชอยอกำากบตรา โดย - หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคำาวา หาม“ทำาลาย ดวยหมกสแดง” - หนงสอทเกบโดยมกำาหนดเวลา ใหประทบตราคำาวา เกบถง“ พ.ศ..” ดวยหมกสนำาเงน 2.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบทระเบยบสารบรรณฯ กำาหนด

3. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจำาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจำา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของหนวยงาน ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยอาจจะแตงตงเจาหนาทขนเพอรบผดชอบ เมอหมดความจำาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงเอกสารนนไปยงหนวยเกบของหนวยงาน

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท8

ก�รยมหนงสอ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบต ดงน 1. ผยมตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนำาไปใชในราชการใด 2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยมเรยงลำาดบ วน เดอน ป ไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนน ใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป 3. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย 4. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทำามได เวนแต จะใหด

เพอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย เทานน

ก�รทำ�ล�ยหนงสอ การทำาลายหนงสอ ภายใน 60 วน หลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสำารวจหนงสอทครบกำาหนดจดการเกบในปนน ไมวาจะปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรแลวจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ ซงประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอยางนอยสองคน โดยปกตแตงตงจากขาราชการ ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเปนเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหบนทกความเหนแยงไว โดยคณะกรรมการทำาลายหนงสอ มหนาทดงน 1. พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชขอทำาลาย 2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทำาลาย และควรจะขยายเวลา การเกบไว ใหลงความเหนวา จะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอ ในคราวกำาหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการทำาลายหนงสอลงลายมอชอกำากบการแกไขกากบาทลงในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทำาลาย 4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาสงการ ดงน 4.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทำาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทำาลายงวดตอไป

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท9

4.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทำาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอทำาลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทำาลายทราบ ดงน - ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนดำาเนนการทำาลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกำาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวา กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลวและใหสวนราชการทำาลายหนงสอได - ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนนๆ แกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนนๆ ปฏบตตาม 5. ควบคมการทำาลายหนงสอ ซงผทมอำานาจอนมตใหทำาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทำาลายเรยบรอยแลว ใหทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอ ผมอำานาจอนมตทราบ

ก�รเข�สระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส 1.1. พมพชอผใช ในชอง Username 1.2. พมพรหสผาน ในชอง Password 1.3. กดปม Login

ตกทจำาชอ Login หรอ Password ไว เมอเขาระบบในครงตอไป ชอง Login จะปรากฏชอ Login ท

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท10

หนาแรกระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หลงจากเขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ หนาท11

เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

ก�รรบหนงสอ - คลก รอรบ ทางดานซายมอ จะปรากฏเรองทเขา“ ”มายงหนวยงานทงหมด - เลอกเรองทตองการลงรบหนงสอ - กดปม ลงชอรบ“ / ลงสมดรบ ” - เลอกเลมทะเบยน และกด ตกลง“ ” - ลงรบหนงสอเรองทตองการเรยบรอยแลว

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท12

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท13

ก�รสงหนงสอ - เลอกฟงชนดานบน รปทหนง - เลอก การสรางหนงสอภายใน“ ”

- กรอกรายละเอยดของหนงสอทตองการสง ชอเรอง หนงสอถงบคคลใด หมวดหมหนงสอ ความเรงดวน - เมอกรอกครบถวนกด จดเกบ จะเสรจสนการออกเลขของหนวยงาน - ถาตองการออกเลขของสวนกลางกด สำาเนาหนงสอ และจดเกบ โดยไมตองออกเลขซำา และจดสงไป ยงหนวยงานตอไป

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท14

- เลอกฟงชนดานบน รปทหนง - เลอก การสรางหนงสอสงออกภายนอก“ ”

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและ

หนาท15

สารบรรณอเลกทรอนกส

- กรอกรายละเอยดของหนงสอทตองการสง รปแบบเลขทหนงสอ, ชอเรอง, หนงสอถงบคคลใด, หมวดหม หนงสอ, ความเรงดวน - เมอกรอกครบถวน กดจดเกบ - สงไปยงหนวยงาน สารบรรณกลาง เพอออกเลขทหนงสอ

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท16

ก�รคนห�หนงสอ - ใสเลขทหนงสอ/รายละเอยด เรองทตองการคนหา

- แสดงเรองททำาการคนหา - เลอกเรองทตองการ

คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท

เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส

หนาท17

7. เอกส�รอ�งอง ระเบยบและเอกส�รทเกยวของกบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส - ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2536 และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เพอใชในการดำาเนนการเกยวกบความถกตอง แมนยำา และเปนไปตามระเบยบและหลกเกณฑ - เอกสารคมอการปฏบตงานสารบรรณ และการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ทมรปแบบเปนมาตรฐานเดยวกน - เรยนร และศกษาขนตอนในการปฏบตงานจากคมอทางเวบไซต เพอใหเกดความเขาใจ ในการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส รวมทงศกษาจากคลงความรอนๆ เพมเตม เพอใหการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส มความสอดคลอง รวดเรว และมประสทธภาพในการปฏบตงาน