การท างานในระบบ ERP “ระบบการจดซอจดจางและการจายเงน”

โดย..ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร

ผชวยอธการบดฝายการเงนและทรพยสน

และทมงานกองคลง

วนท 17/18 สงหาคม 2556 เวลา 9.00-16.00 น.

ณ หองอบรม สถาบนอาหารฯ

...เราจะคยกนเรองการใชเงน... กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด

๑. - กรณวงเงนไมถง ๕,๐๐๐ บำท ท ำรำยงำนขอซอขอจำงนอกระบบ e-GP

- กรณวงเงนตงแต ๕,๐๐๐ บำท เปนตนไป ท ำรำยงำนขอซอขอจำงในระบบ e-GP ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย ๔. ด ำเนนกำรจดท ำใบสงซอใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของโดยจดท ำใบรบของใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป

กรณด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด ๑. ทกวงเงน ท ำรำยงำนบนทกขออนมตหลกกำร

นอกระบบ ERP

๒. ตรวจสอบ และจองงบประมำณในระบบ ERP

๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย

๔. ด ำเนนกำร

๕. เมอด ำเนนกำรเสรจแลวรวบรวมเอกสำร เพอจดท ำใบขออนมตเบกจำย๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน

๖. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป

กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด ๑. กรณวงเงนไมถง ๕,๐๐๐ บำท ท ำรำยงำนขอซอขอจำงนอกระบบ e-GP –บนทกขอควำมทพมพจำกword 1 ฉบบ พรอมเอกสำรแนบใบขอซอ เชน ใบเสนอรำคำ ใบขอใหซอจำกหนวยงำน (ของเดมทเคยท ำอยแลว และไมไดพมพออกมำจำก ERP) ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP – พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ * กำรจองงบประมำณสำมำรถจองหลำยรำยกำรและพมพ ใบจอง ๑ ฉบบ* ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย – อนมตในรำยงำนขอซอขอจำง โดยคณบด/ผอ.ส ำนก สถำบน ๔. บนทกขอมลใบสงซอใน ERP –ไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ทกกรณ ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของและบนทกกำรรบของใน ERP –ไมตองพมพใบตรวจรบจำก ERP ใหกรรมกำรตรวจรบลงนำมในใบสงของ/ใบเสรจรบเงนจำกผขำย ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำใบสงของ/ใบเสรจรบเงน ส ำเนำรำยงำนขอซอขอจำงทไดรบอนมตแลว - เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ ใบสงของ/ใบเสรจรบเงนตนฉบบ(กรรมกำรตรวจรบตองลงนำม) รำยงำนขอซอขอจำงตนฉบบทไดรบอนมตแลวพรอมเอกสำรแนบ(ถำม เชน ใบขอใหซอจำกหนวยงำน ใบเสนอรำคำ) รำยงำนกำรจองเงนงบประมำณ ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหท ำกำรเงนจำยเงนตอไป – โดยใบขออนมตเบกจำย ทมลำยมอชอของ ผตรวจใบส ำคญ หวหนำส ำนกงำนเลขำนกำรคณะ/ส ำนก/สถำบน/ผอ.กอง(สนง.อธกำรบด) ผมอ ำนำจอนมต

กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด ๑. กรณวงเงนตงแต ๕,๐๐๐ บำท เปนตนไป ท ำรำยงำนขอซอขอจำงในระบบ e-GP – บนทกขอควำมรำยงำนขอซอ

ขอจำงทพมพจำก e-GP 1 ฉบบ พรอมค ำสงแตงตงกรรมกำรตรวจรบ ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP – พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ * สำมำรถ

จองหลำยรำยกำรและพมพใบจอง ๑ ฉบบ* ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย – อนมตในรำยงำนขอซอขอจำง 1 ลำน คณบด

อนมต เกนกวำ ๑ ลำน ไมเกน ๒ ลำน รองอธกำรบด เกน ๒ ลำน (e-Auction ๒ลำน) อธกำรบด แตถำเกน ๕ ลำน อธกำรบดอนมตและรำยงำนสภำมหำวทยำลยเพอทรำบ

๔. ด ำเนนกำรจดท ำใบสงซอใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP – พมพใบสงซอสงจำง จำก e-GP ส ำหรบรำยกำรตงแต ๕ หมน (เงนรำยได) ๑ หมน (เงนงบประมำณฉบบดน) ๑ ฉบบ ถำต ำกวำวงเงนทก ำหนดไมตองพมพเอกสำรออกมำ และไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ทกกรณ ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของโดยจดท ำใบตรวจรบของใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP – พมพใบตรวจรบ จำก e-GP ๑ ฉบบเพอใหกรรมกำรตรวจรบลงนำม แตไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำใบสงของ ส ำเนำรำยงำนขอซอขอจำงทไดรบอนมตแลว - เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ ใบตรวจรบทกรรมกำรตรวจรบลงนำม ใบสงของตนฉบบ(กรรมกำรตรวจรบไมตองลงนำมแลว) ใบสงซอ/สญญำ รำยงำนขอซอขอจำงตนฉบบทไดรบอนมตแลวพรอมเอกสำรแนบ รำยงำนกำรจองเงนงบประมำณ ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป – ใบขออนมตเบกจำย ทมลำยมอชอของ ผตรวจใบส ำคญ หวหนำส ำนกงำนเลขำนกำรคณะ/ส ำนก/สถำบน/ผอ.กอง(สนง.อธกำรบด) ผมอ ำนำจอนมต

กรณด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด ๑. ทกวงเงน ท ำบนทกขออนมตหลกกำรนอกระบบ ERP – บนทกขอควำมทพมพจำกword ๑ ฉบบ ๒. ตรวจสอบ และจองงบประมำณในระบบ ERP -พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย ๔. ด ำเนนกำรตำมทไดรบอนมต ๕. เมอด ำเนนกำรเสรจแลวรวบรวมเอกสำร โดยใหผขอเบกท ำบนทกขออนมตเบกจำยสรปคำใชจำยทงหมดและลงนำมโดยผเบก เพอสงเรองใหงำนกำรเงนจดท ำใบขออนมตเบกจำยในระบบ ERP ๒ ฉบบ เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำบนทกขออนมตหลกกำรทลงนำมอนมตแลว – เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ บนทกขออนมตเบกจำย(ทไมตองเสนออนมต) เอกสำรหลกฐำนแสดงผลกำรด ำเนนงำน เชน บนทกรำยงำนผลกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำร ทมลำยมอชอผควบคมกำรท ำงำน (หวหนำงำนและผอ.กอง/หวหนำส ำนกงำนเลขำฯ) หลกฐำนกำรจำยเงนกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำร ใบลงเวลำกำรปฏบตงำน รำยงำนกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำรปงบประมำณ... (สรปกำรใชเงนของหนวยงำนตำงๆ ในสงกด) บนทกขออนมตหลกกำรตนฉบบทลงนำมอนมตแลว เสนอผมอ ำนำจเพอทรำบในรำยงำน และ อนมต ๖. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป

ท ำไมตองจองงบประมำณ???

. . 2545

หมวด 3 ประมาณการรายรบและรายจาย ขอ 13 ใหทกหนวยงานทสงกดมหาวทยาลย จดท างบประมาณรายจายจากเงนรายไดของหนวยงานในสวนรบผดชอบเสนอตออธการบด กอนสนปงบประมาณอยางนอย 60 วน เพอน าเสนอสภามหาวทยาลยพจารณาอนมต

หมวด 5 การเบกจายเงน ขอ 19 อ านาจการอนมตด าเนนการ ตลอดจนอ านาจการสงจายเงนทกหมวดรายจาย... การอนมตใชจายเงนตามขอนใหเปนไปตามประมาณการรายจายทไดรบความเหนชอบแลว

๑. จำยแลวเปนคำใชจำย ตำมงบประมำณทไดรบอนมต กำรด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด กรณเปนคำใชจำยหมวด

o งบบคลำกร เชน คำจำง-พนกงำนเงนรำยได o คำตอบแทนทกรำยกำร เชน คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลา คา

สมนาคณ คาสอน ฯลฯ o คาใชสอย เชน คาใชจายในการเดนทาง คาใชจายในการ

ฝกอบรม o คาสาธารณปโภค

กำรด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด กรณเปนคำใชจำยหมวด o คำใชสอย เชน คำซอมแซม คำจำงเหมำบรกำร คำเชำตำง ๆ (คำเชำ

เครองถำยเอกสำร ฯลฯ) o คำวสด ทกรำยกำร

เกดรำยกำรบญชคอ คำใชจำยเพมขน บนทกคำใชจำย... ดำนเดบต

จายเงนแลว เกดรายการทางบญชอยางไรบาง?

๒. จายแลวเปนสนทรพย สนทรพยเพม บนทกสนทรพย..ดานเดบต จายตำมงบลงทนทไดรบอนมตงบประมำณแลว เชน คำสงกอสรำง คำครภณฑ เปนตน ซงตองด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด (เดบต สงกอสรำงฯ) จำยลกหนเงนยม ตำมทไดรบอนมตใหด ำเนนกำรแลว (เดบต ลกหนเงนยม-ระบชอลกหน) จำยเปนเงนค ำประกนผลงำน (เดบต ลกหนอน/เงนค ำประกนผลงำน)

๓. จำยคนรำยได เชน รำยไดรบเกน เปนตน รำยไดลด บนทกรำยได..ดำนเดบต

๔. จำยช ำระหนสน เชน ช ำระเจำหน คนเงนรบฝำกพฒนำวชำกำร คนเงนมดจ ำซอง เปนตน หนสนลด บนทกหนสน..ดำนเดบต

๕. จายชดเชยเงนทดรองจาย/เงนหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาควชา/โครงการพเศษ เงนรบฝากหนวยงาน (หนสน) ลด บนทกเงนรบฝากหนวยงานระดบคณะ..ดานเดบต

เครดตบญชอะไร...อยทวธกำรจำยเงน ๑. จำยเปนเงนสด (กรณเลกๆ นอยๆ) ไมเกน ๕,๐๐๐ บำท

เงนสดลด บนทกบญชเงนสด ดำนเครดต ๒. จำยเปนเชค ๓. โอนเงนผำนธนำคำร ๔. จำยผำนระบบ Cash management หรอ i-Cash (บรกำร

ของธนำคำร) ๒-๔ เงนฝำกธนำคำรลด บนทกบญชเงนฝำกธนำคำร.. ดำนเครดต (ระบเลขทบญชเงนฝำกธนำคำรดวย)

๕. จำยโอนจำกเงนฝำกคลง (ทหนวยงำน) เงนฝำกคลงลด บนทกบญชเงนฝำกคลง ดำนเครดต

เงนส ารองจาย/ทดรองจายของหนวยงานระดบคณะ

10

เปดบญชเงนฝากธนาคารชอ

หนวยงานเพอเกบรกษาเงนไวใชจาย

ถอเปนเงนสด ไมเกน ๑ แสนบาท

เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาค

เงนยมทดรองจาย โครงการพเศษ

ลกหนเงนยม

คาใชจายตาง ๆ ทไดรบอนมตตาม

ระเบยบ

หลกฐานการช าระหนจากลกหน

หลกฐานการจายเงน

จาย

คาใชจายตาง ๆ ทไดรบอนมตตามระเบยบ (จ านวนเงนเลกนอย

ครงละไมเกน ๕,๐๐๐ บาท)

หลกฐานการจายเงน

หลกฐานการจายเงนจากภาควชา

หลกฐานการจายเงนจากโครงการ

สญญายม

11

หลกฐานการช าระหนจาก

ลกหน

หลกฐานการจายเงน

หลกฐานการจายเงน

หลกฐานการจายเงนจากภาควชา

หลกฐานการจายเงนจากโครงการ

การเบกชดเชยเงนส ารองจาย / เงนทดรองจาย

รวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอขอเบก

ชดเชยจากกองคลง ซงกองคลงจะจายคนเทากบจ านวนทม

หลกฐานการจายเงน แลวเทานน

เมอ ไร

อยางนอยเดอนละครง

เงนเหลอ ๑ ใน ๓ ของวงเงน

หรอ

จายโดยการโอนเขาบญชเงนฝากธนาคาร

ชอหนวยงาน

12

เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงาน

ระดบภาค (เปดบญชเงนฝาก

ธนาคารชอหนวยงาน)

หนวยงานระดบภาควชา

เงนหมนเวยนประจ าหนวยงาน

ใชส าหรบรายการทเกดขนเปนประจ า ครงละไมเกน ๕.๐๐๐ บาท

ท ารายงานขอซอขอจาง เดอนละครง ไมเกน

งบประมาณทไดรบอนมต

ขออนมตหลกการ เดอนละครง ไมเกน

งบประมาณทไดรบอนมต

หรอ

หลกฐานการจายเงน

เมอจาย ภาควชารวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอเบกชดเชยจากคณะอยางนอยเดอน

ละครง

คณะจายคนภาควชาจากเงนส ารองจาย ๑๐% หรอเงนทดรอง

จาย

13

เงนยมทดรองจายโครงการพเศษ

(เปดบญชเงนฝากธนาคารชอหนวยงาน)

หนวยงานระดบโครงการพเศษ

เงนทดรองจาย

ใชตามระเบยบของโครงการพเศษ และ ระเบยบอนทเกยวของ

หลกฐานการจายเงน

เมอจาย

โครงการรวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอเบกชดเชยจากคณะอยางนอยเดอน

ละครง

คณะจายคนโครงการจากเงนส ารองจาย ๑๐% หรอ

เงนทดรองจาย

ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

14

ตวอยางทะเบยนคมเงนทดรองจาย/เงนหมนเวยนประจ าหนวยงาน

ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

15

ตวอยางการเบกชดเชย - 1

ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

16

ตวอยางการเบกชดเชย - 2

ขอดของแนวปฏบตใหม • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน มความคลองตวมากขน • ปรมาณงานลดลง • เบกจายเงนไดรวดเรวขน • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน สามารถควบคมเงนส ารองจาย๑๐% หรอ เงนทดรอง

จายไดมประสทธภาพมากขน • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน สามารถตรวจสอบความถกตองไดตลอดเวลา โดย เงน

ส ารองจาย ๑๐%หรอเงนทดรองจาย จะประกอบดวย – เงนสดคงเหลอประจ าวน (ถาม) – เงนฝากธนาคารคงเหลอ – เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาควชา – เงนยมทดรองจายโครงการพเศษ – ลกหนเงนยมทยงไมช าระหน – ใบส าคญ (หลกฐานการจายเงน)รอเบกถอน (กรณทคณะยงไมไดท าเรองขอเบกถอน

จากกองคลง) – ใบเบกถอน (กรณทคณะสงเรองเบกถอนไปทกองคลงแลวยงไมไดรบเงนคน) ทกรายการรวมกนจะตองเทากบวงเงนส ารองจาย ๑๐%หรอ เงนทดรองจาย ทไดรบครง

แรก

17