Embed Size (px)
Citation preview
MODUL
Sistem Informasi Manajemen
semester genap 2008-2009
Jurusan Akuntasi
Universitas Padjadjaran
Studio Komputer Akuntansi
i
Daftar Isi
Daftar Isi ................................................................................................................................................ i
Silabus Praktikum..................................................................................................................................iii
Sistem Informasi Manajemen ............................................................................................................... 1
Dimensi Sistem Informasi ................................................................................................................. 1
Business Intelegence ......................................................................................................................... 2
The Business Information Value Chain .............................................................................................. 5
Tipe –tipe IT Support System yang paling poluler ............................................................................. 7
E-commerce vs E-Business .............................................................................................................. 10
Tipe-tipe E-Commerce .................................................................................................................... 11
Keuntungan penggunaan E-Commerce: ......................................................................................... 12
Knowledge Management System ....................................................................................................... 15
Data, Informasi, dan Pengetahuan ................................................................................................. 16
Knowledge Management System Cycle .......................................................................................... 18
Knowledge Management Cycle ....................................................................................................... 19
Decision Support System dan .............................................................................................................. 22
Group Decision Support System .......................................................................................................... 22
Tahap Pengambilan Keputusan ....................................................................................................... 25
Executive Information System ............................................................................................................. 30
Supply Chain Management ................................................................................................................. 33
Business Process Management, Business Process Reengineering, Continous Process Improvement dan
Total Quality Management ................................................................................................................. 37
Business Intelligence ........................................................................................................................... 40
Business Intelligence ........................................................................................................................... 40
Penggunaan Pentaho™ Business Intelligence Suite ........................................................................ 44
SteelWheels .................................................................................................................................... 57
Project Management .......................................................................................................................... 59
1. Negotiate Scope ...................................................................................................................... 61
2. Identify Tasks .......................................................................................................................... 62
3. Estimate Task Durations ......................................................................................................... 62
4. Specify Intertask Dependencies ............................................................................................... 63
ii
5. Assign Resources ..................................................................................................................... 65
6. Direct The Team Effort ............................................................................................................ 67
7. Monitor and Control Progress ................................................................................................. 69
8. Assess Project Results and Experiences ................................................................................... 71
Pengenalan DFD .................................................................................................................................. 72
Prinsip dasar DFD: ........................................................................................................................... 72
Peraturan dasar DFD: ...................................................................................................................... 73
Notasi DFD: ..................................................................................................................................... 73
Pengenalan ERD .................................................................................................................................. 76
Entitas ............................................................................................................................................. 76
Atribut ............................................................................................................................................. 77
Relationship .................................................................................................................................... 78
Pengenalan Flowchart ........................................................................................................................ 82
Simbol Flowchart ............................................................................................................................ 82
Pengenalan UML ................................................................................................................................. 88
Konesep dasar Object Oriented Modeling ...................................................................................... 88
Diagram-Diagram UML ................................................................................................................... 91
iii
Silabus Praktikum
Sistem Informasi Manajemen Jurusan Akuntansi Semester Genap 2008-2009
Pertemuan Materi Teknis Praktikum
1 Pengenalan Praktikum Penjelasan kesinambungan praktikum rumpun mata kuliah sistem
informasi mulai dari PAK, SIM, SIA, hingga DBMS, berikut peraturan
praktikum.
Pengenalan Praktikum SIM Penjabaran Silabus serta teknis praktikum yang akan dilakukan dan
relevansinya dengan materi kuliah
Pengenalan Ms. Visual Foxpro Praktikan mempraktekan ulang materi Ms. Visual Foxpro yang telah
didapatnya dari praktikum PAK, sebagai persiapan proyek pembuatan
software SIM yang akan mereka kerjakan sampai praktikum SIM berakhir.
2 Ms. Visual Foxpro Praktikan mengerjakan software dengan dibimbing oleh asisten
3 Ms. Visual Foxpro Praktikan mengerjakan software dengan dibimbing oleh asisten
iv
4 Ms. Visual Foxpro Praktikan mengerjakan software dengan dibimbing oleh asisten
5 Ms. Visual Foxpro Praktikan mengerjakan software dengan dibimbing oleh asisten
6 Latihan Kasus DSS Membangun Aplikasi DSS dengan Ms. Excel
7 Aplikasi ERP Pemahaman Bisnis Proses aplikasi ERP dengan OpenERP
8 Aplikasi ERP Pemahaman Bisnis Proses aplikasi ERP dengan OpenERP
9 Project Management Pembahasan project management dalam proyek sistem informasi
10 Quiz
1
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi adalah kumpulan dari komponen – komponen yang saling
berhubungan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memberikan informasi
untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi ini terdiri dari dimensi – dimensi yang menentukan bentuk dari
sistem informasi tersebut. Pada sebuah organisasi, sistem informasi memegang peranan
penting atas kelangsungan operasional maupun perumusan strategi. Sistem Informasi
manajemen merupakan sistem informasi yang secara spesifik bertujuan untuk menghasilkan
informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Data adalah fakta –fakta yang ada pada
sebuah organisasi atau lingkungan organisasi. Informasi adalah data yang bermakna dan
berguna bagi pengambilan keputusan.
Dimensi Sistem Informasi
Teknologi
Manajemen
OrganisasiSistem
Informasi
2
Business Intelegence
Business Intelegence berperan sangat penting dalam pengambilan keputusan bagi
organisasi yang sudah menerapkan Computer-Based Information System (CBIS).
Pengambilan keputusan berbeda – beda pada tiap level management seusai dengan
masalah yang dihadapinya.
Business Intelegence
Information and
Knowledge Discovery
OLAP
Data Mining
Web Mining
Ad-hoc
query
Decision Support and
Intelegent System
DSS
Group DSS
Executive and
Enterprise Support
Integrated Decision
Support
Management Science
Analysis
Profitability and Other
analysis
Applied Artificial
Intelligence
Metrics scorecard
BPI, BPM
Kategori Bisnis Intelegence
Ad-hoc query, istilah latin yang berarti “untuk tujuan tertentu”. Istilah Ad-hoc query digunakan
untuk menunjukan suatu query (permintaan pemanggilan data) yang bersifat spesifik untuk
satu tujuan khusus dan hasilnya tidak dapat digeneralisasi untuk tujuan lain.
3
OLAP (Online Analysis Processing), program yang dapat memanipulasi data, dimulai dari
pengekstrakkan data untuk diubah menjadi format yang kompatibel satu sama lain (co: data
point-of-sales dan data penjualan yang dilakukan dari call center biasanya ditangani oleh
aplikasi yang berbeda dan disimpan dalam format yang berbeda) sedemikian rupa sehingga
dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Web Mining, merupakan penerapan teknik data mining terhadap web dengan tujuan untuk
memperoleh pengetahuan dan informasi lebih dari dalam web. Web mining dapat
dikategorikan ke dalam tiga ruang lingkup yang berbeda, yaitu web content mining, web
structure mining dan web usage mining (Srivastava et al., 2000).
Data Mining, dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian proses untuk menggali nilai tambah
berupa ilmu pengetahuan yang selama ini tidak diketahui secara manual dari suatu kumpulan
data (Pramudiono, 2003).
Internal
Data
Data Life Cycle
External
Data
Personal
Data
Data
Warehouse
Meta Data
Data
Marts
Data
Marts
OLAP,
Queries
EIS, DSS
Data
Mining
Data
Visualization
Decisions
Knowledge
Management
SCM
CRM
EC
Strategy
Others
Legacy, Mainframe Business Intellegence
Data Sources Data Analysis Results Solution
4
Data Warehouse, penyimpanan data historis berdasarkan orientasi subjek data yang
diatur sedemikian rupa sehingga dapat diakses dalam format yang siap diterima oleh
aktifitas proses analisis selanjutnya (co: data mining, decision support, querying, dan
aplikasi lainnya
Meta data merupakan data dasar bersifat terstruktur yang menggambarkan
karakteristik dari data yang dijelaskannya. Secara singkat, meta data adalah data
tentang data. Co: Metadata dari data pegawai
Data Marts, penyimpanan (warehouse) kecil yang dirancang untuk stategic business
unit. Biasanya digunakan untuk mengakali mahalnya biaya data warehouse.
5
DataTransformasi
bisnisPenyebaran
Supply Chain Management
Enterprise Management
Customer Management
Knowledge Management
Perencanaan Koordinasi PengendalianPengambilan
keputusan
Profitabilitas dan Posisi Strategis
The Business Information Value Chain
Aktivitas pemrosesan informasi Aktivitas manajemen
Pada saat ini, investasi pada sistem dan teknologi informasi merupakan hal yang
sangat penting, karena akan memberikan nilai kepada perusahaan, terutama dalam hal
produktivitas, efisiensi, dan penentuan langkah strategis perusahaan. Setiap bisnis memiliki
information value chain di mana data secara sistematis diperoleh dan diolah sedemikian
rupa sehingga bisa menambah nilai dari informasi tersebut. Hal ini memengaruhi penentuan
investasi dalam sistem informasi mana yang paling memberikan benefit bagi organisasi.
6
Neural Networks Model
InputHidden Outputs
7
Tipe –tipe IT Support System yang paling poluler
No. System Employees Supported Deskripsi
1. Transaction processing system
(TPS)
All employees Memproses transaksi dasar yang terjadi dalam perusahaan
(co: pembelian, penagihan, penggajian, dll)
2. Management information system
(MIS)
All employees Menyediakan informasi rutin untuk digunakan dalam proses
perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan operasi dalan area
fungsional perusahaan
3. Office Automation System
(OAS)
Office workers Meningkatkan produktivitas pekerja administrasi
(co: word processing)
4. CAD/CAM Engineers,
Drafts people
Digunakan teknisi untuk merancang dan melakukan test pada prototype,
hingga transfer data spesifikasi produk pada pabrik pemroduksi
8
5. Communication and Collaboration
system
All employees Menghubungkan seluruh pegawai dan konsumen untuk berinteraksi dan
bekerja sama dengan lebih efisien.
(co: e-mail, voice mail, call center, dl)
6. Document Management System
(DMS)
Office workers Mengotomatisasi aliran dokumen elektronik
7. Decision support system
(DSS)
Decision makers,
Managers
Mengombinasikan model dan data untuk membantu pengguna
menyelesaikan masalah yang sifatnya semi terstruktur
8. Executive support system
(ESS)
Executives,
Senior manager
Membantu pengambilan keputusan level top manajemen
9. Group support system
(GSS)
People working in
groups
Membantu proses kerja dari sebuah kelompok, termasuk yang berada di
lokasi yang berbeda
10. Expert system (ES) Knowledge workers, Menyediakan pengetahuan para ahli yang disimpan bagi pihak non ahli,
9
Non experts termasuk rekomendasi keputusan berdasarkan keahlian para ahli tersebut
11. Knowledge work system
(KWS)
Managers,
Knowledge workers
Membantu proses pengumpulan, pengoranisasian, dan penggunaan
pengetahuan perusahaan.
12. Neural networks,
Case-based reasoning
Knowledge workers,
Professionals
Pembelajaran dari kasus-kasus yang pernah terjadi, bahkan dengan dasar
informasi yang tidak lengkap.
13. Data warehouse Managers,
Knowledge workers
Penyimpanan data dengan jumlah yang sangat banyak yang bias diakses
dengan mudah dan dimanipulasi untuk membantu proses pengambilan
keputusan
14. Business intelligence Decision makers,
Managers
Mengumpulkan dan menggunakan data dengan jumlah yang sangat
banyak untuk keperluan analisa dengan menggunakan DSS, ESS, dan
sistem intelejen lainnya.
15. Mobile computing system Mobile employees Membantu pekerja yang bekerja dengan pelanggan atau partner bisnis di
luar batas fasilitas fisik perusahaam
10
E-Commerce
Perkembangan internet yang sangat pesat dalam teknologi informasi sangat
memengaruhi bentuk dari bisnis yang ada pada organisasi. Wujud dari perkembangan ini
antara lain adalah Electronic Commerce (e-commerce,) merupakan penggunaan teknologi
informasi via internet yang dikategorikan ke dalam beberapa jenis, antara lain Business-to-
Consumer (B2C), Business-to-Business (B2B), dan Consumer-to-Consumer (C2C).
Perkembangan lebih lanjut seiring dengan kebutuhan bisnis yang dinamis, yaitu mobile
commerce atau m-commerce.
E-commerce vs E-Business
Secara umum, e-commerce merupakan istilah yang digunakan untuk
menggambarkan proses pembelian, penjualan, transfer atau pertukaran barang maupun
jasa bahkan informasi lewat jaringan komputer, termasuk internet. Beberapa ahli
menspesifikasi pengertian e-commerce hingga hanya mencakup transaksi yang dilakukan
diantara partner bisnis.
Pendangkalan istilah tersebut akhirnya melahirkan istilah baru, e-business. Istilah E-
business dewasa ini mengacu pada proses yang tidak hanya mencakup pembelian dan
penjualan barang dan jasa, tetapi juga servis terhadap pelanggan, kolaborasi dengan partner
bisnis, penggunaan e-learning, dan penggunaan transaksi elektronik didalam organisasi itu
sendiri. Dalam modul ini, pengertian e-commerce yang kita gunakan mengacu pada
pengertian luasnya (pengertian awal), yaitu yang setara dengan pengertian e-business
diatas.
11
Tipe-tipe E-Commerce
Business-to-business (B2B), penjual dan pembeli adalah organisasi bisnis. Tipe EC yang
kapasitasnya berkembang paling pesat dan memiliki bagian terbesar adalah tipe ini.
Collaborative commerce (c-commerce), kolaborasi para partner bisnis secara elektronik.
Kolaborasi semacam ini biasanya terjadi diantara partner yang berada dalam satu suplly
chain.
Business-to-consumer (B2C), dimana penjual merupakan organisasi, sedangkan pembeli
merupakan individu
Consumer-to-business (C2B), pembeli mempublikasikan kebutuhannya secara spesifik
baik berbentuk produk maupun jasa, selanjutnya supplier memenuhi permintaan
tersebut. (co: Priceline.com, dimana pembeli menyebutkan kebutuhan dan harga yang
diinginkannya, dan priceline mengusahakan untuk mencari barang dengan harga yang
diharapkan tersebut)
Consumer-to-consumer (C2C), individu menjual produk atau servisnya kepada individu
lain.
Intrabusiness (intraorganizational) commerce, penggunaan EC dalam internal
perusahaan untuk mengimprovisasi operasionalnya. Contoh spesifik dari jenis ini adalah
Business-to-employees (B2E).
Government-to-citizen (G2C) and to others, pemerintah menyediakan jasa pada
penduduknya lewat teknologi EC. Pemerintah dapat pula melakukan bisnis dengan
pemerintah lain maupun dengan pelaku bisnis (G2B).
Mobile commerce (m-commerce), ketika EC dilakukan dalam lingkungan wireless,
seperti telepon selular untuk mengakses internet.
12
Keuntungan penggunaan E-Commerce:
a. Bagi Organisasi
1. Memperluas cakupan pemasaran perusahaan ke skala nasional, bahkan
internasional. Dengan pengeluaran modal yang minimum, perusahaan dapat
menjaring lebih banyak konsumen, pemasok-pemasok terbaik, dan rekanan
bisnis yang cocok di seluruh dunia.
2. Memungkinkan bagi perusahaan untuk melakukan pembelian material dan jasa
dari perusahaan lain dengan cepat dan biaya yang murah.
3. Memangkas atau bahkan meghilangkan jalur distribusi pemasaran, yang
membuat produk menjadi lebih murah dan memberikan keuntungan yang lebih
besar kepada vendor.
4. Mengurangi (hingga 90%) biaya membuat, memroses, mendistribusikan,
menyimpan, dan memeroleh informasi dengan digitalisasi pada proses.
5. Memperkecil inventori dengan memfasilitasi Supply Chain Management.
6. Memperkecil biaya telekomunikasi karena biaya internet yang lebih murah.
7. Membantu bisnis kecil dan menengah untuk bersaing dengan bisnis besar.
8. Memungkinkan pasar niche yang sangat terspesialisasi.
13
b. Bagi Pelanggan
1. Secara berkala memberikan produk dan jasa yang lebih murah dengan
memungkinkan pelanggan untuk mencari dan membandingan secara online.
2. Memberikan konsumen lebih banyak pilihan produk dan vendor.
3. Memungkinkan konsumen untuk bertransaksi kapanpun dan dimanapun.
4. Memungkinkan untuk bekerja di rumah.
5. Memungkinkan adanya lelang secara elektronik yang memberikan keuntungan
bagi pembeli dan penjual.
6. Memungkinkan konsumen untuk berinteraksi dalam komunitas elektronik,
bertukar pikiran dan untuk membandingkan pengalaman.
c. Bagi Masyarakat
1. Memungkinkan masyarakat bekerja di rumah, dan mengurangi perjalanan,
sehingga lalu lintas dan polusi udara akan berkurang.
2. Memungkinkan produk dijual pada harga yang lebih rendah, sehingga
meningkatkan standar hidup.
3. Memungkinkan masyarakat di negara berkembang dan daerah pinggiran untuk
menikmati produk dan jasa yang tidak tersedia.
4. Memungkinkan pelayanan jasa publik sebagai tugas pemerintah, mengurangi
biaya distribusi dan kemungkinan untuk penyimpanagan, dan meningkatkan
kualitas pelayanan sosial.
14
Sesuai dengan dimensi dari sistem informasi, setiap organisasi pasti memiliki bentuk
dari sistem informasi yang berbeda – beda. Hal ini akan sangat terlihat pada transaksi B2B.
Untuk mengantisipasi perbedaan tersebut, dikembangkan Electronic Data Interchange (EDI)
yang membantu pertukaran data transaksi sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Transaksi e-commerce harus dapat dilakukan di seluruh dunia tanpa penundaan atau
kesalahan. EDI merupakan infrastuktur yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Specifier
Order delivery cycle with and without EDI
Purchasing
Accounting
mailroom
BuyerProduct Delivery
Mailroom
Sales
Accounting
P.O.
Delivery
Order
Confirmation
Bill
Delivery
Seller
Without EDI
Shipping Receiving
Shipping
Standarized P.O Form
ReceivingProduct Delivery
Computer Generates
Standarized P.O. Form
P.O
P.O
InvoiceFlash
report
Shipping
EDI Transmission
Instant data to
*Sales
*Manufacturing
*EngineeringAutomatic Billing
Automatic
Order Conformation
*Approval
*Prices
*Availability
Buyer Seller
With EDI
15
Knowledge Management System
Pengetahuan adalah informasi kolektif yang dapat digunakan untuk seluruh
kebutuhan dan dapat digunakan oleh berbagai pihak yang ada pada organisasi.
Pengetahuan pada saat ini dianggap sebagai sebuah aset penting dalam perusahaan yang
merupakan aset yang tak berwujud (Intangible Assets). Tapi, pada bisnis, aset ini tidak
secara sistematis dirawat, sehingga biasanya tidak secara maksimal dimanfaatkan. Oleh
karena itu, diperlukan Knowledge Management System untuk memenuhi kebutuhan
tersebut. Knowledge Management adalah proses bisnis yang ada pada organisasi untuk
membuat, menyimpan, memindahkan, dan menggunakan pengetahuan dan keahlian yang
merupakan bagian perusahaan. Dengan adanya pengelolaan pengetahuan secara
terstruktur ini memungkinkan pemecahan masalah, pembelajaran, perencanaan strategis,
dan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien. Pengetahuan, yang merupakan salah
satu bentuk aset, harus dapat ditukar di antara orang-orang yang berada di organisasi, dan
memungkinkannya untuk berkembang. Hal ini dapat dilakukan dengan adanya bantuan
teknologi informasi. Dengan begitu, pengetahuan mengenai bagaimana sebuah masalah
dipecahkan dapat diperoleh.
Akan tetapi, pengetahuan tidak selalu bernilai. Pengetahuan merupakan sebuah aset
atau sumber daya jika pengetahuan tersebut jelas, relevan, dan penting. Seperti yang dapat
kita lihat pada bagan berikut di bawah, Knowledge atau pengetahuan adalah informasi yang
kontekstual, relevan, dan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan di kemudian hari
(Turban, 2006).
16
Data, Informasi, dan Pengetahuan
DataInformation
Knowledge
Processed Relevant and
actionable
Relevant and actionable data
Sebagai contoh, seorang pengemudi memiliki sebuah peta lokasi di mana dia berada.
Tidak lama kemudian, ada berita mengenai kemacetan pada jalan yang akan dia lewati.
Berbekal pengalaman, pengemudi tersebut kemudian melewati jalan alternatif yang dia
ketahui dengan panduan peta yang dimilikinya. Dalam situasi ini, peta dan berita kemacetan
merupakan data. Kemudian berita tersebut menjadi informasi bagi pengemudi. Dengan
berbekal pengetahuan yang didapat dari pengalaman sebelumnya, pengemudi tersebut
memilih melewati jalan alternatif dengan panduan peta yang kemudian menjadi data.
Berikut adalah perbedaan pengetahuan dengan aset lainnya yang dimiliki organisasi
(Gray, 1999; Holsapple, 2003):
Extraordinary leverage and increasing returns. Pengetahuan tidak akan
terpengaruh dengan hukum diminishing returns (Malthus and Ricardo).
Konsumen dapat menambah banyaknya dan bahkan menambah nilainya.
Fragmentation, leakage, and the need to refresh. Ketika pengetahuan
berkembang, pengetahuan menjadi bercabang dan terpencar, karena
pengetahuan sangat dinamis.
Uncertain value. Sangat sulit memerkirakan akibat dari investasi dari
pengetahuan.
Uncertain value of sharing. Sulit pula menentukan nilai penggunaan dari
pengetahuan, misalnya siapa yang lebih diuntungkan.
17
Rooted in time. Pengunaan dan validitas pengetahuan sangat berbeda, oleh
karena itu umur dan saat kadaluarsa sangat penting.
Pada saat ini, knowledge atau pengetahuan biasa disebut sebagai intellectual capital
yang bermakna bahwa pengetahuan memiliki nilai keuangan, meskipun sangat sulit untuk
diukur. Pada perkembangannya, mulai banyak penelitian dan aplikasi dalam pengukuran
intellectual capital ini. Beberapa perusahaan baik komersil maupun nirlaba mulai mencoba
memasukkan intellectual capital ini sebagai komponen laporan keuangan, karena mereka
menganggap intellectual capital ini merupakan aset yang cukup besar nilainya, seperti pada
organisasi riset (R&D).
Pada dasarnya, pengetahuan dibagi menjadi dua, yaitu explicit knowledge yang
merupakan pengetahuan yang obyektif, rasional, dan pengetahuan teknikal (data,
kebijakan, prosedur, aplikasi, dokumen, dsb.). sementara tacit knowledge biasanya
subyektif, kognitif, dan pembelajaran eksperimental yang sangat personal dan sulit
diseragamkan.
Selama ini Sistem Informasi Manajemen fokus pada perolehan, penyimpanan,
pengaturan, dan pelaporan explicit knowledge. Sementara itu, Knowledge Management
Systems (KMSs) yang merupakan penggunaan teknologi informasi untuk sistemisas,
peningkatan, dan perluasan Knowledge Management (KM) yang ada pada perusahaan, di
mana KM fokus tidak hanya pada explicit knowledge, tetapi juga pada tacit knowledge.
18
Knowledge Management System Cycle
KM membentuk sebuah siklus karena pengetahuan selalu diperbarui secara
dinamis seiring berjalannya waktu, karena lingkungan selalu berubah. Berikut adalah
enam siklus KMS:
1. Create Knowledge. Pengetahuan dibuat ketika seseorang menemukan cara
baru untuk melakukan sesuatu.
2. Capture knowledge. Pengetahuan baru harus bernilai dan dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Refine knowledge. Pengetahuan baru harus mungkin untuk dilakukan.
4. Store knowledge. Pengetahuan yang berguna kemudian harus disimpan
dalam bentuk yang baik dan disimpan pada tempat tertentu, sehingga dapat
digunakan oleh orang lain yang membutuhkan.
5. Manage knowledge. Pengetahuan harus dievaluasi kembali apakah masih
relevan dan akurat.
6. Disseminate knowledge. Pengetahuan harus dapat tersedia dalam bentuk
yang berguna bagi siapapun dalam organisasi yang membutuhkannya
kapanpun, dimanapun.
19
Knowledge Management Cycle
(Turban, 2006)
Dalam KMS, berbagai infrastruktur termasuk jaringan dan database digunakan dan
software untuk membantu end-user. Beberapa teknologi yang banyak digunakan untuk
membantu KMSs antara lain:
Artificial Intellegence (AI), yang dapat membantu seperti sebuah ahli yang
dapat memecahkan masalah, baik secara otomatis maupun semiotomatis,
dan melalui pencarian penyelidikan terhadap masalah melalui agen
penyelidikan (Intellegence Search).
Knowledge
Create
Capture
Refine
Store
Manage
Disseminate
20
Intelligence Agents, yang merupakan sebuah software yang mempelajari
bagaimana pengguna bekerja dan membantu dalam pekerjaan sehari-hari.
Contoh cara kerjanya, ada agen pasif yang menerima informasi yang datang
dan mencocokkannya dengan kebutuhan pengguna, ada pula agen yang aktif
yang mencari informasi yang relevan.
Knowledge Discovery in Databases (KDD), yang mencari dan mengeluarkan
informasi dari dokumen dan data. Proses-proses yang dilakukan antara lain
knowledge extraction, data archaeology, data exploration, data pattern
processing, data dredging, dan information harvesting.
Extensible Markup Language (XML), di mana struktur data direpresentasikan
secara terstruktur, sehingga dapat diproses oleh berbagai macam mesin yang
berbeda tanpa harus melakukan penambahan pemrograman yang rumit pada
aplikasi.
Dalam implementasi KM, teknologi yang digunakan untuk mendukungnya biasa
disebut knowware yang biasanya berada dalam satu pake yang terdiri dari tujuh komponen
yaitu:
1. Collaborative Computing Tool. Yang berperan penting untuk meningkatkan
perpindahan pengetahuan dalam organisasi.
2. Knowledge Servers. Merupakan server utama Knowledge Management
Software, termasuk repository, dan akses ke pengetahuan, data, dan
informasi yang ada.
3. Enterprise Knowledge Portals. Merupakan pintu bagi semua pengguna KMS
sehingga dapat menemukan apa yang dibutuhkan secara cepat.
4. Electronic Document Management. Merupakan sistem yang mendukung
manajemen dokumen yang ada sehingga dapat dengan mudah diakses oleh
orang yang membutuhkan dalam organisasi, bahkan memungkinkan untuk
berkolaborasi.
21
5. Knowledge Harvesting Tools. Yang merupakan alat yang sangat membantu
dalam memperoleh (memanen) pengetahuan yang dibutuhkan. Alat ini
sangat membantu pengguna sehingga membuat perolehan informaasi
menjadi sangat mudah.
6. Search Engines. Merupakan alat yang utama yang menemukan dan
mengambil dokumen yang dibutuhkan dari sekian banyak dokumen yang
dimiliki organisasi.
7. Knowledge Management Suites. Yang mengintegrasikan semua fungsi
pencarianm, kolaborasi, dan lain-lain.
KMS juga dapat diintegrasikan dengan sistem informasi yang lainnya seperti Decision
Support Systems (DSS), Artificial Intelligence (AI), Customer Relationship Management
(CMS), dan bahkan Intranet dan Extranet. Pihak-pihak yang berkaitan dengan KMS antara
lain:
1. Chief Knowledge Officer yang berperan dalam maksimalisasi aset
pengetahuan yang dimiliki organisasi, merancang dan mengimplementasikan
strategi KM, mengganti aset pengetahuan secara intenal maupun eksternal,
dan meningkatkan penggunaan sistem.
2. Chief Executive Officer, karyawan, dan manajer dalam organisasi yang
berperan dalam mambentuk lingkungan KM.
3. Komunitas praktisi yang berperan dalam kontribusi pengetahuan yang
menjadi aset organisasi.
4. KMS Developers merupakan pihak yang mengembangkan KMS termasuk
dalam hal strategi dan manajemen, pemilihan hardware dan software,
pemrograman, pengetesan, implementasi, dan perawatan sistem tersebut.
5. KMS Staff merupakan pihak yang mengatur semua aset pengetahuan secara
detail.
22
Decision Support System dan
Group Decision Support System
Jenis Keputusan
Sumber : Management Information System, Laudon (2006)
Perbedaan level manajemen dalam organisasi mengakibatkan perbedaan kebutuhan
informasi (Information Requirement) untuk mendukung keputusan. Hal tersebut
dikarenakan perbedaan dari tanggungjawab pekerjaan dan sifat dasar (nature) dari masing-
masing keputusan di tiap level. Berikut adalah contoh perbedaan keputusan yang diambil
berdasarkan level manajerial :
Senior
Management (Unstructured)
Middle Management (Semistructured)
Operational Management
Individual Employees and Teams
(Structured)
Information Requirements
General; Broad Scope;
Interactive; External; Internal;
Real-time; Ad hoc
Focused; Specified;
Interactive; Internal; Real-
time; Scheduled
Specified; Scheduled; Narrow;
Interactive; Real-time;
Internal; Detailed
23
Level Tipe Keputusan Tipe alat pendukung
keputusan
Contoh
Senior Manager Tidak
terstruktur
Executive suport
systems (ESS)
Memutuskan untuk masuk atau
keluar dari suatu pasar
Menyetujui Anggatan Modal
(Capital Budget)
Middle
management/
Project teams
Semiterstruktur Management
information
systems (MIS)
Decision-support
systems (DSS)
Group decision-
support systems
(GDSS)
Pengalokasian sumberdaya pada
manajer dan departemen
Merancang website baru bagi
organisasi
Mengembangkan rencana
pemasaran
Merancang anggaran per
departemen
Operational
management/
Project teams
Employees
Semiterstruktur
Terstruktur
Decision-support
systems (DSS)
Management
information
systems (MIS)
Group decision-
support systems
(GDSS)
Mengevaluasi kinerja pegawai
Pembelian persediaan
Keputusan kredit (yang bersifat
rutin)
Penentuan penawaran istimewa
pada pelanggan
Sumber : Management Information System, Laudon (2006)
24
Dalam pengambilan keputusan, terdapat empat tahap proses dasar, yaitu
Intelegence, Design, Choice, dan Implementation. Keempat tahap tersebut pada dasarnya
merupakan tahapan yang secara sadar maupun tidak dilalui oleh setiap pengambilan
keputusan, baik dalam organisasi maupun keputusan pribadi seorang individu.
Intelegence adalah proses menemukan, mengidentifikasi, dan mengerti
permasalahan yang terjadi pada organisasi.
Design mencoba mengidentiikasikan dan eksplorasi terhadap solusi yang mungkin
dapat memecahkan masalah.
Choice memilih di antara alternatif solusi yang ada yang merupakan solusi yang
paling optimal.
Implementation menerapkan pilihan atas solusi masalah tersebut dan memastikan
pilihan tersebut berjalan dengan baik.
25
Tahap Pengambilan Keputusan
Intelligence
Design
Choice
Implementation
Problem discover:
What is the problem ?
Solution Discovery:
What are the possible
solutions?
Choosing solutions:
What is the best solution?
Solution testing:
Is the solution working?
Can we make it work
better?
MIS :
Routine reports and
exception reporting
DSS :
Using analytical models and spreadsheets to
flexibly analayze data and design possible solution
DSS :
Using analytical models and large data
sets to identify the ”optimal” solution
GDSS :
Using online meeting and collaboration tools to choose
the most acceptable and widely supported solution
MIS :
Routine reports and
exception reporting
DSS :
Using analytical models and data to fine-tune the
solution
Stages in Decision Making System Support
Intelegence• Problem discovery
Design• Solution Discovery
Choice• Choosing solution
Implementation• Solution testing
26
Management Information System adalah sebuah sistem informasi yang digunakan
bagi manajemen level menengah yang berupa laporan rutin yang tetap yang datanya
berasal dari Transaction Processing Systems (TPS), sehingga keputusan yang dibuat pun
merupakan keputusan yang terstruktur. Sementara Decision Support Systems (DSS)
mendukung pengambilan keputusan untuk level manajemen menengah sampai atas, karena
keputusan yang diambil merupakan keputusan semi-terstruktur dan tidak terstruktur, di
mana selalu terdapat perubahan, fleksibilitas dan dibutuhkan respon yang sangat cepat.
Ada dua buah jenis DSS, yaitu Model-driven DSS yang biasanya terpisah dari
enterprise software, biasanya menggunakan model – model untuk melakukan what-if
analysis. Sementara Data-driven DSS menggunakan data yang terdapat pada enterprise
software dengan menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) yang merupakan
pemrosesan data kompleks yang biasanya digunakan untuk perbandingan, misalnya actual
serta projected untuk beberapa produk tertentu, dan Data Mining untuk menemukan pola
dari data historis yang dimiliki dan menggunakannya untuk proyeksi ke depan.
Pada praktiknya, investasi organisasi pada alat bantu pengambilan keputusan sering
kali tidak dapat dimanfaatkan secara optimal. Penyebab yang paling sering melatarbelakangi
kegagalan tersebut antara lain Kualitas Informasi, Filter informasi dari pihak manajemen,
Kelembaman organisasi untuk berubah
DSS yang baru saja kita bahas hanya mencakup keputusan pribadi masing-masing
pihak. Nyatanya, masing-masing keputusan yang dibuat oleh masing-masing pihak dalam
organisasi memiliki efek tersendiri. Misalnya, karena tidak adanya penghubung yang
memungkinkan bagi manajer keuangan dan manajer operasional untuk saling berbagi data
dan preferensi, keputusan manajer operasional untuk meningkatkan batas minimum
ketersediaan bahan baku tidak didukung dengan ketersediaan uang tunai di tangan yang
memadai. Untuk itu diperlukan alat untuk memastikan keharmonisan masing-masing
keputusan yang diambil oleh para pengambil keputusan sehingga tidak mengasilkan
keputusan yang saling mengeliminasi satu sama lain.
27
GDSS merupakan sistem informasi berbasis komputer yang bersifat interaktif,
digunakan untuk menfasilitasi solusi dari masalah tidak terstrukstur dengan sekelompok
pengambil keputusan yang saling bekerja sama sebagai kelompok (DeSantics & Gallupe,
1987). Groupware dan Web-base tools untuk menunjang konferensi video dan electronic
meeting dapat dikategorikan sebagai alat bantu yang paling sederhana, namun alat-alat
fokus utama dari alat tersebut hanyalah menunjang komunikasi.
GDSS memiliki tujuan untuk menyediakan alat dan teknologi yang secara eksplisit
dapat menunjang group decision making. GDSS dikembangkan dengan dasar peningkatan
pentingnya kualitas dan efektifitas dari rapat dan pertemuan (meetings). Tantangan yang
paling sering ditemui dalam penggunaan GDSS adalah peningkatan drastis dari jumlah rapat
yang harus di tunjang, pengingkatan durasi dari rapat-rapat tersebut, dan penambahan
anggota rapat yang harus ditunjang.
Komponen dasar GDSS (Laudon, 2006 ) antara lain Hardware, Software dan People.
Hardware merujuk pada fasilitas konferensi itu sendiri, yaitu komputer dan segala
atributnya termasuk ruangan, meja hingga kursi. Contoh GDSS software tools :
Electronic quesionaries, membantu organisator rapat dalam perencanaan
sebelum rapat diadakan dengan mengidentifikasikan masalah yang menjadi
perhatian dan membantu untuk memastikan bahwa informasi kunci dalam
perencanaan tidak terabaikan.
Electronic brainstorming tools, memungkinkan individu secara simultan dan
anonim untuk mengkontribusikan ide yang berhubungan dengan topik yang
dibahas dalam rapat.
Idea Organizers, memfasilitasi pengelolaan dari integrasi dan perpaduan dari ide-
ide yang dihasilkan dari proses brainstorming
Questionnaire tools, menunjang pihak fasilitator dan pemimpin group dalam
pengumpulan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas
28
Tools for voting or setting priorities, menyiapkan beberapa metode yang siap
digunakan untuk voting sederhana, untuk menyusun urutan, untuk mementukan
teknik mana yang akan digunakan dalam penyusunan prioritas atau voting
Stakeholders identification and analaysis tools, menggunakan pendekatan yang
terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari ide yang diajukan pada organisasi
dan untuk mengidentifikasi pihak mana saja yang berkepentingan serta
mengevaluasi dampak potensial pada pihak-pihak yang berkepentingan tersebut.
Policy formation tools, menyediakan pendukung terstruktur untuk
mengembangkan persetujuan dalam pemilihan istilah dalam pernyataan
kebijakan (policy of statement).
Group dictionaries, mendokumentasikan persetujuan group dalam
pengintrepetasian istilah dan pusat acuan dari suatu proyek.
People, merujuk bukan hanya pada anggota rapat, tetapi juga fasilitator yang terlatih
dan terkadang staff yang mendukung hardware dan software.
29
Idea
Gereration
Idea
Organization
Prioritizing
Policy
Development
Brainstorming
Topic Commenter
Group Outliner
Idea Organizer
Issue Analyzer
Group Writer
Vote Selection
Alternative Eval.
Questoinnaire
Group Matrix
Policy Formation
Stakeholder ID
Enterprise Analayzer
Graphical Browser
Group Dictionary
Brief Case
Acces to information
Personal Productivity
Organizational Memory
Session Planning
Session
Manager
Group Interaction
Group system tools
30
Executive Information System
Executive Information System (EIS) membantu manajemen level atas dalam
pengambilan keputusan tidak terstruktur menggunakan data – data yang diperoleh dari
sumber internal maupun eksternal organisasi untuk mengawasi kinerja, melihat kegiatan
pesaing, menemukan masalah, dan meramalkan tren. EIS memanfaatkan kombinasi
penggunaan data dari sumber internal dan ekternal organisasi. EIS membantu eksekutif
senior untuk memonotir kinerja organisasi, memantau perkembangan aktifitas dari pesaing,
menyoroti permasalahan, mengidentifikasi peluang, dan meramalkan tren.
EIS pada era ini telah mampu membawa data dari seluruh bagian dari organisasi dan
memungkinkan manajer untuk memilih, mengakses, dan menyusunnya sesuai dengan
kebutuhan dengan menggunakan alat analisa yang sangat mudah digunakan. Penggunaan
EIS telah menurunkan data ke level yang leih rendah sehingga executive dan bawahannya
dapat melihat data yang sama dengan cara yang sama.
Saat ini EIS sedang mencoba untuk mengatasi masalah penyajian data yang terlalu
banyak dalam laporan tertulis dan tidak relevan dengan filter data atau dengan penggunaan
format grafis (chart, ilustrasi, grafik).
Penggunaan EIS biasanya diawali dengan penyajian keadaan keuangan organisasi
dan situasi bisnis. Pada tahap ini, key performance indicators ditampilkan secara jelas. EIS
akan menunjang ekekutif untuk menggali data lebih dalam untuk melihat data-data
pendukung lainnya. Eksekutif dapat memilih level perincian (misalnya, penjualan per
Negara, per kota, atau per toko ) dari data bila dibutuhkan investigasi lebih dalam.
Pendekatan Top-down ini seyogyanya mampu mengarahkan pada keputusan yang lebih
baik.
31
Terdapat beberapa kesalahan persepsi umum tentang EIS yang perlu diluruskan:
EIS bukan merupakan substitusi dari system informasi berbasis computer lain.
Penggunaan EIS justru membutuhkan data dari system informasi berbasis computer
lain tersebut.
Penggunaan EIS tidak selalu mengharuskan penggunaan berlebihan dari komputer
dan perangkat pendukung lainnya.
EIS harus dipandang olah senior manajer sebagai “asisten yang terpercaya” (trusted
assistant), yang dapat dipanggil kapan dan dimanapun bila dibutuhkan.
Istilah EIS mulai dikenal sekitar 1970-an di MIT. EIS yang pertama dikembangkan
adalah oleh perusahaan besar yang mau mengambil resiko untuk menghasilkan competitive
advantage. Sekitar pertengahan 1980-an, beberapa vendor telah mulai mengembangkan
jasa berbasis pelanggan dan terus mendukung perkembangan teknologi EIS sampai
sekarang.
Berikut adalah alasan mengapa top eksekutif membutuhkan jenis DSS yang berbeda:
Para eksekutif berpikir dengan orientasi organisasi secara keseluruhan
Mereka memiliki area control yang paling luas
Mereka bertanggung jawab atas pengeluaran kebijakan
Mereka merepresentasikan organisasi pada lingkungan di luar organisasi
Setiap aksi yang mereka lakukan memiliki konsekuensi pada bidang keuangan
dan SDM.
32
Tipikal Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif biasanya menyangkut informasi
akuntansi yang berhubungan dengan pendapatan atas are operasi tertentu. Hal ini
menuntut perubahan pada system akuntansi yang lebih rinci. Eksekutif juga membutuhkan
informasi tentang pasar, pelanggan, dan supplier untuk menentukan stategi. Informasi yang
dibutuhkan tersebut biasanya berada di lokasi yang tersebar baik dari segi system computer,
bahkan diluar organisasi. Informasi yang digunakan biasanya bersifat short-term dan volatile
Produk EIS pada era awal dikembangkan untuk diterapkan pada computer
berkekuatan kerja tinggi. Namum produk-produk EIS saat ini memiliki target pada platform
client/server. Platform ini bersifat lebih flexible sehingga dapat diadaptasikan dengan
perubahan organisasi dan perubahan teknologi. Hal tersebut memungkinkan penggunaan
real-time data yang mengarahkan pada keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan
informasi yang lebih baik.
Tidak terdapat spesialisasi khusus untuk komponen hardware yang dibutuhkan
untuk EIS. Hanya perlu memerhatikan issu kunci dalam memastikan komponen EIS akan
dapat optimal dan cocok dengan sumberdaya yang ada dalam organisasi. EIS harus
dikonfigurasikan sehingga penggunaannya nyaman bagi pihak eksekutif.
Berlawanan dengan komponen hardware, komponen software biasanya
membutuhkan tingkat spesialisasi yang tinggi pada domain masalah yang dihadapi.
Spesialisasi ini biasanya dapat dicapai dengan komponen off-the-shelf sebagai basis EIS dan
modul-modul yang dikostumisasi agar sesuai dengan kebutuhan yang spesifik.
Penghambat EIS umumnya bermuara pada besarnya biaya, masalah teknologi, dan
masalah organisasi. Masalah tersebut biasanya disebabkan oleh factor kurangnya support
manajemen, masalah politik dalam organisasi, kegagalan dari pihak pengembang, kegagalan
dari factor teknologi, biaya yang terlalu jauh dari anggaran dan waktu yang dibutuhkan
terlalu jauh dari rencana kerja.
33
Supply Chain Management
Kompetisi lingkungan bisnis saat ini mempengaruhi organisasi untuk lebih
memerhatikan bagaimana mereka mengelola supply chain masing-masing. Pelanggan makin
membutuhkan valu yang lebih besar, pemenuhan pesanan yang lebih cepat, dan jasa yang
lebih responsif ketika mereka melakukan pembelian. Product life cycle yang makin pendek,
pembiayaan internasional, dan keragaman macam produk telah meningkatkan biaya dan
kompleksitas supply chain. Value chain dari berbagai macam bisnis saling terhubung
sehingga competitive advantage dapat memiliki basis pada keseluruhan supply chain
dibanding usaha pribadi organisasi.
Supply chain merupakan sebuah jaringan dari berbagai organisasi dan proses bisnis
untuk melakukan pengadaan bahan mentah, mengubah bahan tersebut menjadi barang
antara dan barang jadi, dan mendistribusikan barang jadi tersebut pada pelanggan. Barang,
informasi, dan pembayaran mengalir dalam supply chain secara dua arah. Awal dari Supply
chain adalah bahan mentah yang digerakan oleh pengangkutan dan mengalami proses
produksi sehingga akhirnya mencapai pelanggan. Barang yang dikembalikan mengalir
dengan arah yang berkebalikan, yaitu dari pelanggan, kembali pada penjual.
Supply Chain Management adalah koordinasi aktivitas yang berhubungan dengan
pembelian, membuat, dan memindahkan produk yang mengintegrasikan proses bisnis untuk
mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan bahan baku untuk
kemudian dibuat menjadi barang jadi yang akan didistribusikan kepada pelanggan. Aplikasi
SCM dapat berupa software yang membantu dalam supply chain planning systems, yang
membantu memperkirakan jumlah kebutuhan pembelian atau yang membantu supply
chain execution systems yang mengatur distribusi barang agar sampai ke tempat yang
sesuai seefisien mungkin.
34
Supplier Manufacturer Distributors Retailer Customer
Tier 3
Supplirs
Tier 2
Supplier
Tier 1
Supplier
Upstream
Downstream
Orders, return request, repair & service request, payments
Supply Chain
Pada dasarnya, terdapat banyak sekali proses dan subproses yang terlibat dalam
manajemen supply chain.Untuk mengatasinya, The Supply Chain Council (SCC)
mengembangkan sebuah Supply Chain Operations Reference (SCOR) Model sebagai model
referensi yang dapat digunakan dalam bisnis di industry manapun. SCOR didefinisikan
sebagai sekelompok proses supply chain yang bersifat umum untuk membantu organisasi
dalam memahami lebih dalam permahasalan supply chain manajemen dan menetapkan
tujuan untuk supply chain improvement. SCOR mengidentifikasikan lima proses besar supply
chain:
Plan, terdiri atas proses-proses penyeimbang permintaan dan penawaran secara
keseluruhan (aggregate demand and supply) untuk mengembangkan serangkaian
aksi untuk mengusahakan sumberdaya, produksi, dan memenuhi ketentuan
pengiriman.
35
Source, terdiri atas proses-proses untuk mendapatkan barang dan jasa yang
dibutuhkan untuk menciptakan suatu spesifikasi tertentu
Make, terdiri atas proses-proses yang mengubah suatu benda menjadi bentuk
akhir tertentu sehingga mampu memenuhi permintaan yang direncanakan atau
yang benar-benar diinginkan.
Deliver, terdiri atas proses-proses yang menyediakan produk jadi dan jasa siap
pakai untuk memenuhi permintaan yang direncanakan atau yang benar-benar
diinginkan, termasuk manajemen pemesanan, manajemen tranportasi,
manajemen distribusi.
Return terdiri atas proses-proses yang berhubungan dengan pengembalian
produk atau penerimaan pengembalian produk, termasuk postdelivery customer
support
Untuk mengelola supply chain, sebuah organisasi dapat melakukan pengeliminasian
langkah yang terjadi secara berulang, penundaan, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan
untuk melakukan pengelolaan hubungan dengan anggota supply chain lainnya.
Plan
Balance resources with requirements
Align supply chain plan with busines financial plan
Sources
Identify suppliers
Schedule deliveries
Manage inventory
Make
Scheduleproduction
Evaluate quality &
performance
Management work
in process
Deliver
Select carriers
Route shipments
Manage warehoses
Invoice customers
Return
Authorize returns
Schedule returns
Receive returns
Issue return credit
Key supply chain management processes
Informasi dan SCM
36
Inefisiensi dari supply chain, seperti kekurangan spare part, tidak optimalnya
kapasitas produksi, kelebihan persediaan barang jadi, atau peningkatan biaya tranportasi,
disebabkan oleh informs yang tidak akurat atau yang tidak tepat waktu. Misalnya pihak
manufaktur menyimpan terlalu banyak persediaan bahan mentah, karena mereka tidak
mengetahui secara prasis kapan mereka akan menerima barang baru dari supplier. Supplier
mungkin memesan terlalu banyak bahan mentah karena mereka tidak memiliki informasi
terperinci mengenai permintaan (demand). Bila pihak manufaktur memiliki informasi yang
sempurna tentang kapan dan berapa banyak unit yang diinginkan oleh pelanggan, dan
kapan barang tersebut dapat diproduksi.
37
Business Process Management, Business Process
Reengineering, Continous Process Improvement dan Total
Quality Management
Proses bisnis merupakan hal yang sangat dinamis, karena banyak dipengaruhi oleh
lingkungan eksternal maupun internal organisasi yang sangat kompleks. Oleh karena itu,
diperlukan Business Process Management yang membuat proses bisnis perusahaan
berubah sehingga tetap kompetitif sesuai dengan perubahan yang ada pada organisasi dan
lingkungannya.
Ketika organisasi mempertimbangkan untuk mengubah sistem yang ada (legacy
system) ke sistem yang baru, biasanya organisasi mempertimbangkan Business Process
Reengineering (BPR) untuk menyesuaikan proses bisnis mereka dengan sistem yang baru.
Karena keadan situasi organisasi yang sangat dinamis sesuai dengan lingkungannya, maka
dilakukan Business Process Management (BPM) yang secara simultan mengubah proses
bisnis. Hal penting lain yang memberikan nilai bagi organisasi adalah kualitas, yang biasanya
diaplikasikan dengan Total Quality Management (TQM) yang menekankan bahwa kualitas
merupakan tanggung jawab setiap individu dan fungsi bisnis yang ada pada organisasi.
Business Process Reenginering (BPR), berupa one-time effort, yang berfokus pada
pengidentifikasian satu atau dua strategic business process yang memerlukan perubahan
secara radikal. Proyek BPR biasanya mahal mempengaruhi proses berjalan dalam organisasi.
Namun organisasi biasanya memiliki banyak proses bisnis dan proses penyokong lainnya
yang harus secara konstan direvisi untuk menjaga agar tetap kompetitif. Business Process
Management (BPM) dan program Quality Improvement lebih bersifat penyesuaian minor
yang dilakukan secara bertahap dan terus menerus sehingga memiliki efek mengganggu
pada proses bisnis yang berjalan yang lebih minimal.
38
Merger dan akuisisi, perubahan pada model bisnis, persyaratan baru dari level
industri, dan perubahan ekspektasi pelanggan memiliki relasi dengan masalah yang
berkaitan dengan proses bisnis yang secara terus-menerus mendera organisasi. BPM
memungkinkan organisasi untuk mengelola penyesuaian proses yang dibutuhkan secara
simultan (pada waktu yang sama) dalam berbagai area bisnis. BPM menyediakan
metodologi dan alat untuk menghadapi kebutuhan organisasi untuk berubah secara terus
menerus, dan idealnya mampu mengoptimalkan berbagai proses bisnis internal dan proses
yang dijalankan bersama dengan pihak lain. BPM memungkinkan organisasi untuk
melakukan perbaikan secara terus menerus pada berbagai proses bisnis secara simultan dan
memanfaatkan proses tersebut sebagai dasar fundamental dari corporate information
system.
BPM mencakup work flow management, business process modeling, quality
management, change management, dan alat untuk membentuk ulang proses bisnis
organisasi sehingga memilik bentuk standar yang dapat secara terus menerus dimanipulasi.
Organisasi yang melakukan BPM menggunakan process-mapping tools untuk
mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang berjalan dan untuk membuat model
baru yang telah disempurnakan sehingga dapat diterjemahkan ke software system.
Pemodelan proses mungkin diperlukan untuk membangun sistem yang benar-benar baru
atau berbasis sistem yang sedang berjalan dan data yang ada. BPM software tools secara
otomatis mengelola proses antar bisnis, mengekstraksi data dari berbagai sumber dan
database, dan menghasilkan transaksi dalam multiple related system.
BPM juga mencakup process monitoring dan analisis. Organisasi harus mampu untuk
menverifikasi kinerja proses yang telah diimprovisasi dan mengukur dampak dari perubahan
proses pada key business performance indicators. Sejumlah vendor software komersial,
seperti IBM, BEA Systems, Vitria, Intalio, FileNet, Tibco, dan Fuego, menyediakan produk-
produk BPM.
39
Quality management merupakan area lain dari Continous Process Improvement.
Dalam rangka meningkatkan efisiensi pada level organisasi, organisasi tersebut harus
melakukan penyesuaian pada proses bisnis untuk mengimprovisasi kualitas dari produk, jasa
dan operasi yang dilakukan. Untuk itu, organisasi sering menerapkan konsep Total Quality
Management (TQM) untuk membuat kualitas menjadi area tanggungjawab seluruh personel
dan fungsi dalam organisasi. Penerapan TQM dengan sendirinya akan memiliki relasi dengan
quality control. Setiap personel diharapkan untuk memberikan kontribusi pada keseluruhan
improvisasi kualitas, Teknisi yang menghindari kesalahan dalam rancangan, pekerja bagian
produksi yang dapat mengetahui kecacatan pada produk, penjual yang merepresentasikan
produk secara benar pada pelanggan potensial, hingga sekretaris yang menghindari
kesalahan ketik. TQM dilahirkan dari konsep quality management yang dikembangkan oleh
para ahli dari amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, namun
pengaplikasiannya dipopulerkan oleh perusahaan-perusahaan dari Jepang.
40
Business Intelligence
Business Intelligence adalah sebuah kemampuan, teknologi, aplikasi, dan praktik
mengumpulkan, menggunakan, dan menganalisis data historis dan data saat ini yang ada
pada sebuah entitas bisnis yang dapat digunakan untuk meramalkan kondisi bisnis pada
masa yang akan datang. Analisis ini sangat membantu dalam membuat keputusan, terutama
keputusan strategis yang akan diambil oleh manajemen.
Istilah Business Intelligence sudah diperkenalkan secara luas sejak 1989 oleh Howard
Dresner (Gartner Group, Laporan September 1996) bahwa :
Pada tahun 2000-an, Kebebasan informasi akan muncul di depan pemikiran-
perusahaan, dengan Business Intelligence, informasi dan aplikasi tersedia luas bagi
karyawan, konsultan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum. Kunci untuk
berkembang dalam pasar yang kompetitif adalah dengan terus berada di depan. Dalam
membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi yang akurat saat ini membutuhkan lebih
dari sekedar intuisi. Analisis data, pelaporan, dan query tools dapat membantu para
pengambil keputusan untuk mendalami lautan data dan mengikhtisarkan data menjadi
sebuah informasi berharga. Alat ini secara bersama-sama jatuh ke dalam kategori yang
disebut "Business Intelligence".
Keberadaan Business Intelligence tidak terlepas dari data warehouse, di mana data-
data historis perusahaan, data yang didapat dari luar, dan data pendukung lainnya disimpan.
Untuk dapat digunakan menjadi data yang dapat digunakan, data yang dimiliki perusahaan
ditransformasikan ke dalam data multidimensi seperti kubus yang merepresentasikan
pengkategorian dimensi data, misalnya dimensi waktu, dimensi pengukuran, dan dimensi
produk.
41
Data multidimensi
Gambar di atas adalah contoh data cube, yang terdiri dari dimensi akun, dimensi
waktu, dan dimensi skenario. Dari sini dapat kita tarik data misalnya kita potong kubus
tersebut pada posisi Februari, maka kita mendapat data margin, COGS, Sales, Budget, dan
Actual pada bulan Februari. Dalam menarik data (mengambil potongan kubus) ini kita
menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) sebagai alat bantu dalam visualisasi data.
Business Intelligence sendiri merupakan sebuah sistem yang sangat kompleks yang
terdiri dari beberapa komponen yang berjalan pada sistem-sistem yang berbeda. Misal,
sebuah data dari transaksi ERP, CRM, E-Business, dan Webserver ditransformasikan ke
dalam data warehouse yang kemudian akan digunakan datanya menggunakan OLAP.
Aplikasi Bussiness Intelligence, yang didesain dengan baik adalah aplikasi yang
membuat siapapun yang ada dalam perusahaan mampu mengambil keputusan dengan baik
dan membuat mereka cepat paham mengenai “aset Informasi” dalam organisasi dan
bagaimana manajer tersebut berinteraksi dengan sistem. Aset tersebut antara lain data
customer, informasi Supply Chain, data karyawan, pabrikasi, pemasaran, penjualan, dan
data yang kita anggap penting. Software BI membuat semua data yang terpisah tersebut
menjadi satu framework yang koheren sebagai pelaporan yang real-time serta analisis yang
mendetail bagi pelanggan, partner, karyawan, manager, serta eksekutif.
42
Anatomi Business Intelligence
43
Ada beberapa tahap yang terdapat dalam Business Intelligence, bahkan tahap
tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah siklus karena selalu berulang. Sebuah gambaran
dari siklus business intelligence dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Seperti yang juga
dapat dilihat pada anatomi Business Intelligence intelligence, terdapat tahap transaksi, di
mana data-data transaksi yang diolah oleh aplikasi-aplikasi seperti ERP dan CRM digunakan
sebagai sumber data. Sumber data ini kemudian diseragamkan dan diefisiensikan sehingga
dapat memberikan informasi yang berkualitas, tetapi dengan biaya yang rendah, dengan
efisiensi kapasitas penyimpanan yang digunakan dan efisiensi pada saat eksekusi query
(pemanggilan database). Data yang ditransformasikan ini kemudian disimpan dalam data
warehouse. Dari data yang ada dalam data warehouse, dibuat business model yang
mengkategorikan data-data tersebut seperti pegawai, pesanan, dan persediaan, sehingga
mudah menggunakan data yang ada untuk analisis dan pembuatan laporan. Analisis dan
laporan dilakukan dengan menggunakan OLAP yang mengolah data yang ada dengan
multidimensional expressions (MDX) yang merupakan query yang digunakan untuk data
multidimensional. Hasil analisis dan laporan ini kemudian dapat digunakan untuk membantu
manajemen membuat keputusan-keputusan, terutama keputusan strategis.
44
Penggunaan Pentaho™ Business Intelligence Suite
1. Pada url address ketik http://aktserver:8080/pentaho/Login, tunggu sesaat dan
akan muncul layar seperti di bawah ini.
2. Klik Pentaho User Console Login dan masuk menggunakan User Name: praktikan
dengan Password dikosongkan. Bila Anda telah melihat layar seperti di bawah ini
berarti Anda telah berhasil login.
45
3. Tutorial ini akan memperlihatkan pada Anda bagaimana cara membuat report
sederhana (template report) yang menunjukkan area mana yang menghasilkan
penjualan paling banyak. Klik New Report, tunggu sesaat dan Anda akan melihat
tampilan seperti di bawah ini.
46
4. Pada kategori Select a Business Model pilih Orders dan pada kategori Apply a
Template pilih Pentaho (atau pilih template mana pun yang Anda sukai). Tunggu
sesaat dan Anda akan melihat tampilan seperti di bawah ini. Bila sudah, klik tombol
Next yang ada di ujung kanan bawah layar Anda.
5. Pada kategori Available Items, klik dan drag item Territory pada kategori Customer
ke box Level 1 yang ada di kanan layar Anda. Tahap ini akan menentukan bagaimana
data yang akan ditampilkan nanti dikelompokkan berdasarkan wilayah atau
teritorinya.
Kemudian drag dan drop item Amount pada kategori Payments dan item Buy Price
pada kategori Products ke box Details yang ada di kanan layar Anda. Tahap ini akan
menentukan field mana saja yang akan ditampilkan nanti.
Bila sudah, klik Next untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.
47
6. Setelah mengklik tombol Next di tahap sebelumnya, Anda akan dihadapkan dengan
tampilan seperti di bawah ini. Klik item Territory yang ada di Groups Level 1.
48
7. Setelah Anda mengklik Territory akan muncul option selanjutnya, pilih Center pada
bagian Alignment yang ada pada kategori Formatting untuk melanjutkan. Tahap ini
akan membuat nama teritori yang ada di atas tiap tabel di-center-kan agar lebih
mudah dibaca.
Kemudian klik Amount pada kategori Details dan klik Add pada area Sort Columns
yang ada di sebelah kanan layar Anda. Tahap ini akan mengurutkan jumlah penjualan
dari yang terendah sampai yang tertinggi.
Bila sudah, klik Next untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.
49
8. Bila tampilan seperti di bawah ini telah muncul, ubah settingan report yang akan di-
generate sesuai dengan keinginan Anda. Bila sudah, klik Go untuk melihat report
hasilnya.
50
9. Anda sekarang dapat melihat report yang menunjukkan seberapa banyak revenue
yang didapatkan berdasarkan kategori area penjualan dan harga tiap produk yang
dibeli.
51
10. Untuk menyimpan report, klik tombol Save seperti pada gambar di bawah.
52
53
Analisis terlihat seperti laporan, perbedaannya analisis dirancang untuk menjadi
interaktif dan dinamis, sedangkan laporan cenderung statis. Analisis membolehkan Anda
untuk mencari data anda secara dinamis dan menelusuri lebih jauh ke dalam data tersebut
untuk mengetahui rincian yang masih tersembunyi. Dalam contoh ini, Anda akan mencoba
untuk mengetahui jenis produk apa yang mengakibatkan pembatalan atas jumlah pesanan.
1. Dalam menu File, pilih sub-menu NEW, kemudian klik New Analysis View.
2. Pilih Steelwheels Schema dan Steelwheels Sales cube. Klik ok.
3. Buka OLAP Navigator dengan cara mengklik ikon cube pada button bar yang atas.
54
Sebuah table baru akan terbuka diatas analysis view fields. Basis pengukuran default
adalah Measures, walaupun tidak terlalu bermanfaat untuk menentukan tingkat
pengembalian produk.
4. Di section Rows, Produk pindahkan Produk ke section Column dengan cara mengklik
. Dan Measures Pindahkan ke Section Filters dengan cara klik . Klik OK.
Hasilnya seperti ini.
5. Klik tanda + All Products untuk membuka data.
Data belum
terfilter dengan
baik.
55
6. Klik tanda + All Status Types untuk membuka data.
Setelah mengetahui SHIPS adalah data yang paling banyak di cancel, maka buka kembali
OLAP Navigator.
7. Klik Produk pada Section Kolom. Lalu uncheck semua kecuali SHIPS. Lalu OK.
8. Klik Order Status pada Section Rows. Lalu uncheck semua kecuali Cancelled. OK dan
OK lagi.
Data yang paling
banyak di cancel
adalah Produk SHIPS
56
9. Perhatikan bahwa Carousel DieCast Legends series adalah Order yang paling banyak
di cancel.
57
SteelWheels
SteelWheels adalah sebuah perusahaan multinasional yang bergerak dalam industri
distributor otomotif. Perusahaan ini sudah melebarkan sayapnya ke semua benua, seperti
Asia Pasifik, Eropa, Asia Timur, dan Amerika Utara. Produk-produk yang dijual adalah produk
otomotif dari berbagai merek seperti Ford, Mustang, BMW, dan Yamaha. Produk ini dibeli
dari vendor-vendor yang telah lama bekerja sama dengan SteelWheels seperti Autoart
Studio Design, Carousel Diecast Legends, dan Red Start Diecast. Tipe produk yang dijual pun
beragam, mulai dari Classic Cars, Motorcycles, sampai Planes.
Dalam kegiatan bisnisnya, perusahaan ini sudah menggunakan infrastruktur
teknologi informasi yang memadai, termasuk penggunaan aplikasi business intelligence yang
menggunakan aplikasi OpenSource dari Pentaho™. Aplikasi ini sudah diterapkan selama tiga
tahun sejak tahun 2003.
Anda adalah CEO SteelWheels yang baru saja diangkat satu bulan yang lalu, setelah
masa jabatan anda pada salah satu perusahaan terkemuka habis. Anda akan
mempresentasikan perencanaan strategis anda ke depan terhadap perusahaan ini dalam
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang akan diadakan minggu depan. Anda kemudian
menggunakan Pentaho™ Business Intelligence Suite untuk membantu anda dalam
melakukan perencanaan strategis. Berikut adalah hal-hal yang anda lakukan dengan
bantuan aplikasi Pentaho
1. Anda ingin menyertakan laporan penjualan semua produk pada setiap negara untuk
menjadi referensi dan dasar anda dalam melakukan keputusan berkaitan dengan
penjualan produk. Buatlah laporan penjualan produk yang memuat nama produk,
jumlah, dan total yang dikategorikan berdasarkan terirtori dan negara seperti yang
ada pada file AdhocWebService.pdf. Simpan laporan anda dalam bentuk pdf pada
folder npm dengan nama “Laporan penjualan.pdf”. (gunakan Adhoc Report yang ada
pada Pentaho)
58
2. Anda ingin membuka unit bisnis baru, yaitu unit bisnis suku cadang. Sebagai Pilot
Project, anda ingin unit bisnis tersebut dibuka di setiap negara dengan fokus pada
suku cadang dari tipe produk yang paling banyak terjual pada masing-masing negara
tersebut. Buatlah laporan yang memuat negara, produk, waktu, dan kuantitas
seperti yang ada pada file xls_export.pdf. Simpan laporan anda dalam bentuk pdf
pada folder npm dengan nama “Laporan penjualan per negara.pdf”. (gunakan
Analysis view yang ada pada Pentaho)
3. Rumuskan peramalan mengenai situasi yang akan dihadapi SteelWheels pada tahun
2010 menggunakan semua data yang bisa anda dapatkan dalam Pentaho. Simpan
hasil analisis anda dalam bentuk docx pada folder dengan nama “Peramalan.docx”.
4. Bentuklah sebuah tim untuk anda berdiskusi yang maksimal terdiri dari tiga orang.
Rumuskanlah semua perencanaan strategis maupun taktis yang dapat dilakukan
pada SteelWheels selama lima tahun ke depan yang akan anda presentasikan di
depan RUPS (di depan kelas) dalam waktu satu minggu. Pekerjaan dapat dibawa
pulang, termasuk aplikasi Pentaho™ Business Intelligence Suite yang akan diletakkan
pada pc-akt01 (dekat pintu masuk, dengan sistem operasi linux ubuntu) atau dapat
didownload pada web http://ska.web.id. Pengumpulan dilakukan paling lambat satu
hari sebelum hari praktikum, diupload pada web http://ska.web.id, pada bagian
tugas dalam bentuk zip. Beri nama pada analisis yang anda buat, kemudian beri
nama file yang akan anda upload dengan nama kelas, nama kelompok (misal
“Senin09_kelompok1.zip”). Sertakan dokumen yang menurut anda dapat
mendukung semua analisis dan keputusan anda (misal laporan penjualan). Analisis
dapat dilakukan dengan mereferensi teori manajemen strategis (Strategic
management) yang sedang anda pelajari di kelas atau dari sumber lain atau dari
penalaran logika anda sendiri. Nilai pekerjaan no.4 ini adalah pengganti nilai quiz
dengan proporsi nilai 40% dengan poin tertinggi adalah 80. Tim yang berhasil
membuat analisis terbaik dalam satu kelas (relatif pendapat asisten pengajar) akan
mendapat kesempatan mempresentasikan hasil analisis di depan kelas dan
mendapat poin hingga 100.
59
Project Management
Dalam setiap pekerjaan selalu ada resiko bahwa pekerjaan tersebut gagal atau tidak
sesuai dengan yang diharapkan. Untuk mengantisipasi hal ini dibutuhkan adanya
manajemen dan strategi yang baik dalam pekerjaan, terutama dalam hal sistem informasi,
yang notabene memiliki resiko sangat besar dalam implementasinya.
Menurut Wysocky, Beck, dan Crane, project management adalah urutan dari
aktivitas yang unik, kompleks, dan terhubung yang memiliki satu tujuan yang harus
diselesaikan dalam waktu tertentu, anggaran yang pasti, dan sesuai dengan spesifikasi.
Proyek akan dianggap berhasil jika memenuhi kriteria-kriteria tersebut. Berikut adalah
beberapa contoh masalah yang terdapat dalam sebuah proyek sehingga menyebabkan
proyek tersebut gagal.
Gagal memastikan komitmen manajemen senior
Tidak adanya komitmen organisasi terhadap metodologi pengembangan
sistem
Memangkas metodologi yang ada yang biasanya disebabkan oleh jadwal yang
mundur, anggaran tidak sesuai, atau tim yang melaksanakan proyek tidak
terlatih
Harapan yang menghambat yang biasanya ada dua kemungkinan kejadi, yaitu
Scope Creep – perubahan ekspektasi dan business requirements seiring
progres proyek yang dapat menyebabkan jadwal dan anggaran berubah; dan
Featured Creep – penambahan fitur teknis sistem informasi yang sedang
berjalan tanpa ada pertimbangan terhadap jadwal dan budget
Komitmen yang terlalu dini terhadap jadwal dan anggaran
Perkiraan teknis yang tidak tepat
60
Terlalu optimis yang tidak mempertimbangkan jika terjadi kegagalan kecil
akan menyebabkan keseluruhan pekerjaan terhambat
The mythical man-month – jika dinilai ada kemungkinan mundur dari jadwal,
pimpinan proyek sering menyelesaikannya dengan menambah jumlah personil, padahal
panambahan ini mungkin malah menyebabkan proyek mundur dari jadwal karena masalah
komunikasi yang muncul
Kemampuan manajemen yang kurang
Tidak dapat beradaptasi dengan perubahan bisnis
Sumber daya yang tidak memadai
Proyek tidak berjalan sesuai dengan rencana
Seorang project manager perlu memiliki kemampuan-kemampuan khusus yang
kebanyakan didapat dari pengelaman bisnis, meskipun beberapa bisa didapat dari buku,
pembelajaran di kelas, dan professional workshop. Dalam pekerjaannya, project manager
melakukan fungsi-fungsi scoping, planning, estimating, scheduling, organizing, directing,
controlling, closing.
Project manajement juga menggunakan alat dan teknik yang biasa digunakan dalam
manajemen seperti diagram PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan Gantt.
Diagram PERt adalah diagram yang menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan dalam sebuah proyek dan hubungan antara pekerjaan-pekerjaan tersebut.
Sementara diagram Gantt menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan
disertakan dengan waktu kalender pengerjaannya. Software yang biasa digunakan untuk
membantu manajemen proyek ini biasanya adalah Microsoft Project, yang juga dapat
menggambarkan kedua diagram tersebut. Biasanya dalam project management dilakukan
joint project planning (JPP) di mana semua stakeholder (system owners, users, analysts,
designers, dan builders) ikut serta dalam lokakarya dalam satu sampai tiga hari untuk
menentukan lingkup (scope), jadwal, sumber daya, dan anggaran, di mana memungkinkan
jika di kemudian hari diadakan lokakarya lagi untuk melakukan perubaha
61
Pada dasarnya, project management pun membentuk sebuah siklus yang prosesnya
selalu berulang pada proyek-proyek yang dikerjakan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada
sikus ini, yaitu (Whitten, 2006):
1. Negotiate Scope
Menentukan ekspektasi dari proyek yang merupakan ukuran keberhasilan dari
proyek tersebut, di mana scope membatasi ekspektasi tersebut sehingga ukuran
keberhasilan yang ingin dicapai jelas. Biasanya berkisar antara produk, kualitas, waktu,
biaya, dan sumber daya. Dalam negosiasi ini memerlukan banyak interaksi dengan klien
untuk dapat memastikan ekspektasi klien yang tetap dan tidak akan berubah di tengah-
tengah, yang tentunya diperkuat dengan surat kontrak (Statement of Work) yang berisi
perjanjanjian-perjanjian scope yang akan kita kerjakan.
Figure 1 Diagram Gantt
Figure 2 Diagram PERT
62
2. Identify Tasks
Menentukan pekerjaan-pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan
proyek. Biasanya pekerjaan dibagi secara top-down dipecah mulai dari pekerjaan secara
garis besar sampai ke detail pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, biasanya dengan
menggunakan bantuan Work Breakdown Structure (WBS) yang juga biasanya tersedia
dalam aplikasi project management seperti Microsoft Project. Biasanya kita juga
menentukan pekerjaan yang menandakan suatu fase pekerjaan yang telah selesai yang
biasa disebut milestone.
3. Estimate Task Durations
Setelah menetukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, project manager
dapat menetukan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan. Durasi pekerjaan ini
biasanya ditentukan oleh faktor-faktor seperti jumlah tim, jumlah pengguna,
ketersediaan pengguna, kemampuan pengguna, kompleksitas sistem bisnis, arsitektur
teknologi informasi, pengalaman personil tim, waktu yang dialokasikan untuk
mengerjakan proyek lain, dan pengalaman dengan proyek lainnya.
63
Biasanya kita juga menandakan bahwa suatu pekerjaan telah selesai yang biasa
disebut dengan milestone. Untuk pekerjaan yang bukan milestone, biasanya
dipertimbangkan dua faktor yaitu efisiensi, di mana tidak ada pekerja yang bekerja
dengan efisiensi 100%, misalnya istirahat, berbincang-bincang, dsb, di mana pekerja
produktif biasanya dapat bekerja dengan efisiensi 75%, dan interupsi, di mana pekerja
mendapat gangguan seperti telepon, kunjungan, dsb, di mana biasanya antara 10%-50%.
Contohnya sebuah pekerjaan dengan efisiensi 100% dapat dikerjakan dalam waktu 10
jam, pekerja produkti dengan efisiensi 75% dan interupsi 15% akan dapat menyelesaikan
pekerjaan tersebut selama 15,7 jam (10 jam : 0.75 efisiensi = 13,3 jam : (1 – 0.15
interupsi) = 15,7 jam). Untuk itu perlu diperkirakan waktu minimum atau optimistic
duration (OD) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, waktu maksimum atau
pessimistic diration (PD) di mana efisiensi dan gangguan sangat sering terjadi sehingga
banyak memperlambat waktu, dan expected duration (ED) yang merupakan waktu yang
sangat ideal (bukan nilai tengah) untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisiensi dan
interupsi yang wajar, sehingga kita dapat menentukan durasi yang dibutuhkan dengan
perhitungan sebagai berikut.
Untuk menentukan OD, PD, ED ini cukup sulit dan membutuhkan pengalaman. Ada
beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menentukan, antara lain decomposition, di
mana proyek dipecah ke dalam bagian kecil yang dapat diperkirakan berdasarkan data
historis dan proyek-proyek sebelumnya, COCOMO, yang merupakan teknik yang
berdasarkan model, di mana parameter standar yang berdasarkan proyek-proyek
sebelumnya digunakan untuk menentukan durasinya, dan function points di mana hasil
akhir dari proyek diukur berdasarkan jumlah dan kompleksitas dari input, output, dan
file.
4. Specify Intertask Dependencies
64
Setelah menentukan pekerjaan beserta durasinya, sekarang dapat ditentukan
jadwalnya, di mana ditentukan ketergantungan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang
lainnya. Ada empat tipe ketergantungan atau intertask dependencies, yaitu.
Finish-to-start (FS) – penyelesaian suatu pekerjaan memicu mulainya pekerjaan
lain
Start-to-start (SS) – mulainya suatu pekerjaan memicu mulainya pekerjaan lain
Finish-to-finish (FF) – dua pekerjaan harus selesai pada waktu yang bersamaan
Start-to-finish (SF) – mulainya suatu pekerjaan menandakan selesainya pekerjaan
yang lain
65
Setelah menentukan dependensi, dapat ditentukan jadwal untuk setiap pekerjaan.
Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan jadwal pekerjaan, yaitu
forward scheduling dengan menentukan tanggal awal proyek mulai dikerjakan,
kemudian menjadwalkan pekerjaan untuk ke depan, dan reverse scheduling dengan
menentukan deadline proyek, kemudian menjadwalkan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan sebelumnya.
5. Assign Resources
Setelah menentukan jadwal, tentunya perlu ditentukan sumber daya untuk
memenuhi jadwal tersebut. Sumber daya dibagi beberapa kategori, yaitu:
Orang
Jasa
Fasilitas dan peralatan
Perlengkapan dan material
Uang
Ketersediaan sumber daya dapat mempengaruhi jadwal yang telah ditentukan.
Biasanya pembagian orang-orang dalam jadwal yang telah ditentukan berdasarkan
peran (role) orang tersebut dalam proyek tersebut. Satu orang dapat memilki beberapa
role sesuai dengan kemampuannya dan sebaliknya, satu role dapat dimiliki oleh
beberapa orang. Salah satu tugas project manager adalah menentukan orang mana yang
harus dimasukkan ke role tertentu. Setiap sumber daya ini kemudian dapat dialokasikan
ke setiap pekerjaan yang ada pada jadwal beserta kuantitas sumber daya yang
dibutuhkan. Dalam menentukan sumber daya yang ditugaskan perlu dipertimbangkan
dengan sangat baik, karena bisa saja malah menghambat pekerjaan.
66
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan orang yang tepat, yaitu:
Merekrut orang yang berbakat dan bermotivasi tinggi
Memilih pekerjaan yang tepat untuk setiap orang, memilih pekerjaan dalam
bidang di mana orang tersebut memiliki kelebihan
Merencanakan masa depan, seperti memperkerjakan personil junior untuk
persiapan proyek-proyek selanjutnya
Menjaga agar ukuran tim tetap kecil untuk mengindari masalah komunikasi
Kadang-kadang ada masalah seperti terjadinya overallocate, di mana sumber daya
yang dialokasikan lebih banyak daripada yang tersedia. Contohnya seseorang ditugaskan
pada jam kerja lebih dari jam kerja yang bisa dilakukannya. Biasanya hal ini dipecahkan
dengan resource levelling, yang memecahkan masalah overallocated ini dengan
menunda atau membagi pekerjaan. Menunda merupakan salah satu konsep dari critical
path dan slack time yang dapat kita temui pada metode Critical Path Method (CPM).
Pada metode ini, biasanya ada critical path di mana jika ada keterlambatan pada
pekerjaan pada jalur tersebut, di mana setiap pekerjaannya tidak ada slack time, akan
mengakibatkan keterlambatan pada seluruh proyek. Penundaan ini dapat dilakukan
pada pekerjaan yang tidak pada jalur kritikal, di mana pekerjaan-pekerjaan tersebut
memiliki slack time yang tidak akan berpengaruh terhadap waktu penyelesaian proyek
jika diundur pada batas slack time.
Cara yang lain yang bisa digunakan adalah pembagian atau pemecahan tugas
menjadi bagian-bagian kecil, sehingga memungkinkan untuk menugaskan sumber daya
lain pada pekerjaan tersebut.
67
6. Direct The Team Effort
Setelah menyelesaikan perencanaan, hal selanjutnya adalah melaksanakan rencana
tersebut. Bagian ini juga cukup sulit karena pekerjaan tersulit dalam manajemen adalah
orang. Kebanyakan project manager menemukan cara untuk mengatur orang
berdasarkan pengalamannya sebagai bawahan, di mana project manager tersebut
mengidentifikasikan hal-hal yang disukai dan tidak disukainya dan mencoba
menggunakan cara pandang yang sama terhadap orang yang sedang dipimpinnya.
Permasalahan biasa terletak pada delegasi pekerjaan dan akuntanbilitas. Hal yang
banyak terjadi adalah bawahan mendelegasikan kembali pekerjaan kepada manager.
Berikut adalah stages of maturity, di mana pada prinsipnya sebuah tim tidak langsung
dapat bekerja dengan baik, dan membutuhkan proses.
68
Figure 3 Stages of Team Maturity (McLeod, 1996)
ORIENTATION STAGE (FORMING)
Establish structure and rules
Clarify team member relationship
Identify responsibilities
Develop a plan to achieve goals
INTERNAL PROBLEM SOLVING STAGE (STORMING)
Resolve interpersonal conflict
Further clarify rules and goals
Develop a participating climate
GROW AND PRODUCTION STAGE (NORMING)
Direct team activity
Provide and get
Share
Individuals feel good
EVALUATION AND CONTROL STAGE (PERFORMING)
More
Adhere
Asdasd
Adasdasdasdas
69
7. Monitor and Control Progress
Project manager harus mengontrol progres proyek yang sedang dikerjakan untuk
memastikan akuntanbilitas dan pengendalian. Project manager kemudian melaporkan
hasil progres tersebut kepada klien yang dapat berupa lisan atau tulisan.
Seringkali ruang lingkup (scope) proyek berkembang atau bisa disebut adanya
perubahan pada scope yang seharusnya pada statement of work sudah ditetapkan.
Change management dapat digunakan untuk dapat menjaga akuntabilitas tim yang
mengerjakan proyek sehingga tidak melebihi waktu dan anggaran yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dalam change management system terdapat prosedur untuk permintaan
perubahan dan langkah-langkah yang tepat untuk mempertimbangkan perubahan yang
diajukan, di mana biasanya permintaan ini dikaji ulang dan diotorisasi oleh tim yang
biasa disebut change control board (CCB) yang anggotanya bisa berasal dari tim atau
pihak lain yang terkait dengan proyek tersebut.
Dalam setiap proyek selalu terdapat constraint atau batasan terutama dalam hal
biaya, jadwal, ruang lingkup (scope), dan kualitas. Dr.Phil Friedlander membuat sebuah
konsep yang dapat mengoptimalisasikan parameter-parameter tersebut dengan
mengatur ekspektasi dari manajemen dengan expectations management matrix yang
membantu manajemen mengerti dampak dari perubahan parameter-parameter
tersebut. Cara penggunaannya adalah penentuan prioritas pada ketiga parameter. Max
or min adalah kolom prioritas utama, constraint prioritas kedua, dan accept adalah
prioritas terakhir. Tanda X diberikan pada sembilan kolom tersedia di mana setiap satu
kolom atau satu baris hanya memiliki satu tanda X.
70
Contoh:
John F. Kennedy melaksanakan proyek pendaratan manusia di bulan dan
mengembalikannya dengan selamat sebelum akhir dekade.
1. System owner (masyarakat) memiliki ekspektasi scope and quality, di mana scope adalah
pendaratan manusia di bulan dan ukuran quality adalah mengembalikannya dengan
selamat, oleh karena itu hal ini menjadi prioritas utama.
2. Pada saat yang sama Uni Soviet juga akan melakukan ekspedisi ke bulan. Karena
mengejar kebanggaan bangsa, maka deadline menjadi prioritas kedua. Dalam kondisi ini
pengejaan proyek tidak buru-buru harus menepati deadline, tetapi tidak ingin melewati
batas deadline.
3. Prioritas ketiga berarti biaya, yang bukan berarti biaya tidak menjadi pertimbangan.
Maksud posisi biaya ini adalah untuk dapat mendaratkan manusia ke bulan dan
mengembalikannya dengan selamat dengan batasan waktu, biaya yang melebihi
anggaran dapat diterima.
Cost
$20 billion (estimated)
Schedule
Dec 31, 1969 (deadline)
Scope and/or Quality
Land a man on the moon
Get him back safely
X
X
Priorities
Measures of Success Max or Min Constraint Accept
X
Pada kenyataannya proyek tersebut menghabiskan biaya $30 billion, tetapi proyek
ini malah dianggap sukses walaupun salah satu kriteria tidak terpenuhi karena
ekspektasi masyarakat yang merupakan prioritas utama berhasil terpenuhi dengan baik
dan sesuai jadwal.
71
8. Assess Project Results and Experiences
Setelah proyek selesai, proyek dikaji ulang agar dapat belajar dari kesalahan. Hal ini juga
membutuhkan partisipasi dari seluruh anggota tim mengenai pengalaman mereka dan saran
yang dapat meningkatkan project management pada organisasi. Hal ini dapat meningkatkan
standar dan dapat berbagi pengalaman dengan anggota organisasi yang lain.
72
Pengenalan DFD
Data Flow Diagram memodelkan kejadian dan proses (co: aktifitas yang mengubah
data) dalam sebuah system. Dari DFD dapat terlihat bagaimana data mengalir kedalam,
keluar dan didalam system tersebut. Notasi DFD yang dipergunakan dalam modul ini adalah
notasi Gane & Sarson.
Prinsip dasar DFD:
System dapat dipecah menjadi beberapa subsistem, dan subsistem dapat dipecah
menjadi subsistem yang levelnya lebih rendah lagi, dan seterusnya.
Setiap subsistem mewakili / menggambarkan sebuah proses atau aktifitas dimana
data diproses.
Pada level terrendah subsistem, proses sudah tidak dapat dipecah lagi.
Setiap proses (subsistem/aktifitas) dalam DFD memiliki karakteristik dasar dari
sistem yang dibentuknya.
Sebagaimana sebuah sistem harus memiliki input dan output, setiap proses juga
harus memiliki input dan output.
Data masuk ke dalam sistem dari lingkungan sekitar sistem, data mengalir diantara
proses di dalam sistem, dan data dihasilkan sebagai output keluar dari sistem.
Secara singkat, DFD memperlihatkan:
Proses di dalam sistem
Penyimpanan data (file) yang membantu operasi sistem tersebut
Informasi yang mengalir dalam sistem
Batasan sistem
Interaksi dengan pihak eksternal (External Entity)
73
Peraturan dasar DFD:
Entitas adalah sumber data input atau penampung data output (Originator or
terminator)
Data mengalir dari entitas harus mengalir pada proses
Data mengalir pada entitas harus mengalir dari proses
Proses dan penyimpanan data harus memiliki baik input maupun output (Apa yang
masuk harus bisa keluar)
Input pada penyimpanan data hanya berasal dari proses
Output dari penyimpanan data hanya menuju proses
Notasi DFD:
Proses, mengubah atau memanipulasi data. Setiap kotak memiliki nomer unik
sebagai pengidentifikasi dan nama yang unik pula.
Co:
Data flow, menggambarkan data/informasi yang mengalir menuju atau dari sebuah
proses. Setiap data flow harus memiliki nama. Penggunaan notasi panah bolak-balik
harus diperhatikan secara seksama.
Co:
0
SIA Penjualan
Pemesanan
74
Entitas External, merupakan entitas (co: orang, mesin, organisasi, dll) yang
menberikan kontribusi data atau inforamsi pada sistem atau yang menerima
data/inforamsi dari sistem tersebut.
Co:
Data Storage (Penyimpanan data), merupakan tempat dimana data disimpan secara
sementara atau permanen.
Co:
DFD terdiri atas satu set grafik, yaitu:
Context Diagram, top level DFD (biasanya disebut DFD level 0). Diagram ini hanya
berisi satu notasi proses (Proses level 0) yang mengeneralisasi fungsi dari
keseluruhan system yang dimodelkan dan hubungannya dengan pihak luar (External
Entity)
Decomposition Diagram, alat untuk menggambarkan dekomposisis (pemecahan) dari
system. Memiliki bentuk seperti hierarki organisasi.
D1 Kas
Gudang
75
DFD Level 1, DVD Level 2, …, DFD level 1menunjukan rincian dari proses 0 pada
Context Diagram (DFD level 0), DFD Level 2 menunjukan salah satu proses pada DFD
level 1, dst. Pada DFD level 1 dan seterusnya, mulai muncul notasi penyimpanan data
(Data Storage). Hal ini disebabkan Data storage yang perlu didokumentasikan adalah
data storage yang relevan bagi sistem terkait. Strategi kunci dari penyusunan DFD
level 1 dan seterusnya ini adalah jumlah external entity dan data flow yang terkait
dengan external entity tersebut harus memiliki jumlah dan nama yang sama.
Batasan Level DFD yang dapat dibuat untuk sebuah system adalah ketika suatu
proses sudah tidak dapat di pecah lagi.
76
Pengenalan ERD
Entity Relationship Diagram bersifat saling melengkapi dengan DFD. Dimana DFD
focus pada proses dan aliran data diantara proses tersebut, ERD focus pada data dan
hubungan antar data tersebut. ERD membantu mengorganisasi data yang digunakan oleh
sebuah sistem dengan cara yang teratur.
ERD memastikan kelengkapan, kemampuan adaptasi dan stabilitas data. EDR
merupakan alat yang efektif untuk mengomunikasikan data apa yang digunakan oleh suatu
organisasi (kepada managemen tingkat atas), bagaimana cara me-manage dan mengontrol
data ( pada data administrator), hingga bagaimana mengorganisasi data secara efisien dan
menghilangkan pengulangan data (pada database designer). Terdapat tiga komponen utama
ERD, yaitu Entitas, Atribut, dan relationship. Notasi ERD yang dipergunakan dalam modul ini
adalah notasi Peter chen.
Entitas
Entitas menggambarkan sekumpulan objek atau benda di dunia nyata yang setiap
itemnya (instance) memiliki karakteristik:
Masing-masing dapat diidentifikasikan secara unik
Masing-masing memainkan peranan yang penting dalam sistem yang dibangunnya
Masing-masing dapat digambarkan oleh satu atau lebih elemen data (atribut)
Entitas biasanya berupa orang, objek, lokasi, kejadian, dll. (co: Pegawai, supplier, material,
gudang, pengiriman, dll). Entitas terbagi menjadi beberapa tipe:
Entitas dasar, yang keberadaannya tidak bergantung pada entitas lain (co: material)
Entitas subordinat, bergantung pada entitas lain (co: faktur bergantung pada
purchase order)
77
Entitas asosiatif, bergantung pada dua atau lebih entitas. (co: nilai bergantung pada
mahasiswa dan mata kuliah). Entitas ini terjadi untuk menormalisasi hubungan
many-to-many karena sifatnya yang non-specific relationship.
Entitas generalisasi, mengenkapsulasi karakteristik umum dari beberapa jenis
entitas subordinat. (co: Kendaraan dengan truk, minivan, bis, dll)
Entitas agregasi, terdiri atas kumpulan entitas yang menyusunnya. (co: mobil terdiri
dari mesin, ban, kerangka badan, dll)
Co:
Atribut
Atribut menggambarkan property dari entitas. Setiap entitas memiliki sejumlah
atribut, yang relevan bagi sistem yang dimodelkannya. (co: pegawai memiliki atribut nama,
jabatan, keahlian, dll yang berguna bagi sistem informasi perusahaan temapt dia bekerja).
Atribut diklasifikasikan sebagai entity key dan entity descriptor. Entity key digunakan untuk
mengidentifikasi suatu instance dari entitas secara unik. Attribut yang memiliki nilai yang
unik disebut candidate key, yang salah satunya akan dipilih untuk menjadi primary key.
Sebagai konsekuensi logis hubungan antar entitas, Primary Key dari entitas dasar
akan muncul lagi sebagai foreign key di entitas subordinat. Foreign key adalah primary key
dari sebuah entitas yang dugunakan oleh entitas lain untuk mengidentifikasikan sebuah
instance dari relationship.
Purchase Order
78
Relationship
Relationship menggambarkan hubungan bisnis natural antar entitas. Relationship
dijelaskan lebih spesifik dengan Optionally dan Cardinality. Optionally terbagi menjadi 2
jenis, yaitu mandatory dan optional.
Mandatory Relationship berarti setiap instance dari entitas pertama memiliki
hubungan minimal dengan satu instance di entitas kedua.
Co:
Optional Relationship berarti tidak semua instance dari entitas pertama memiliki
hubungan dengan entitas kedua (co: pegawai dengan tunjangan anak)
Co:
Cardinality (kardinalitas), terbagi menjadi tiga tipe:
One-to-one relationship, berarti sebuah instance dari entitas pertama berhubungan
dengan hanya sebuah instance dari entitas kedua. Hal yang sebaliknya pun berlaku,
dimana sebuah instance dari entitas kedua tersebut hanya berhubungan dengan
satu instance dari entitas pertama.
Co:
One-to-many relationship, berarti sebuah instance dari entitas pertama
berhubungan dengan lebih dari satu instance pada entitas kedua, sementara sebuah
instance dari entitas kedua hanya berhubungan dengan satu instance dari entitas
pertama.
Co:
79
Many-to-many relationship, berarti instance dari entitas pertama berhubungan
dengan banyak instance dari entitas kedua. Hal yang sebaliknya pun berlaku, dimana
instance dari entitas kedua berhubungan dengan banyak instance dari entitas
pertama. Hubungan ini disebut juga non-specific relationship. Untuk mengatasinya,
dibuat assosiative entity yang menghubungkan kedua entitas tersebut.
Co:
Secara konseptual, entitas dan atribut tidak dapat ada dan berdiri secara mandiri.
Keduanya merepresentasikan interaksi dan dampak antara satu sama lain dan antara satu
dengan yang lainnya. Untuk itulah lahir konsep Relationship. Relationship dapat
menggambarkan kejadian yang menghubungkan entitas atau juga hubungan logis yang
terjadi diantara entitas yang bersangkutan. Sebagai contoh, terdapat entitas MAHASISWA
dan MATAKULIAH. Relationship dari kedua entitas tersebut adalah:
MAHASISWA mempelajari satu atau lebih MATA KULIAH
MATAKULIAH dipelajari oleh satu, banyak atau sama sekali tidak dipelajari oleh
MAHASISWA
Dalam prakteknya, selain dapat dibedakan menjadi non-spesific dan specific relationship,
relationship yang terjadi diantara entitas dapat pula dibedakan menjadi identifying & non-
identifying relationship. Identifying relationship terjadi ketika foreign key yang diterima oleh
suatu entitas menjadi primary key pada entitas tersebut. Sehingga primary key dari entitas
tersebut bersifat dependen. Non-identifying relationship terjadi ketika setiap entitas dalam
suatu relationship memiliki primary key yang bersifat independen.
80
Contoh Kasus ERD:
Kita butuh untuk menyimpan data tentang CUSTOMERS, ORDERS, dan INVENTORY
PRODUCTS
Nilai dari CUSTOMER NUMBER mengidentifikasi satu CUSTOMER secara unik. Nilai
dari ORDER NUMBER secara unik mengidentifikasi satu ORDER. Nilai dari PRODUCT
NUMBER secara unik mengidentifikasi satu INVENTORY PRODUCT.
Data yang perlu kita simpan tentang CUSTOMER adalah CUSTOMER NAME,
SHIPPING ADDRESS, BILLING ADDRESS, dan BALANCE DUE. Untuk ORDER kita
memerlukan data ORDER DATE dan ORDER TOTAL COST. Sedangkan untuk
INVENTORY PRODUCT, kita butuh mengetahui tentang PRODUCT NAME, PRODUCT
UNIT OF MEASURE, dan PRODUCT UNIT PRICE.
Seorang CUSTOMER adalah orang yang belum, telah meminta sebuah,atau lebih
ORDER.
Setiap ORDER diminta oleh satu CUSTOMER. Nilai dari CUSTOMER NUMBER (seperti
yang dicatat pada ORDER) MENGIDENTIFIKASI CUSTOMER mana yang meminta
order tersebut.
Sebuah ORDER berisikan satu atau lebih ORDERED PRODUCT. Untuk itu, setiap
ORDER harus berisi minimal satu ORDERED PRODUCT.
Sebuah INVENTORY PRODUCT dapat telah dijual oleh satu atau lebih ORDERED
PRODUCT. Namun dapat pula belum pernah terjual sama sekali.
Sebuah ORDERED PRODUCT mengidentifikasi sebuah INVENTORY PRODUCT dalam
sebuah ORDER. ORDER NUMBER (untuk sebuah ORDERED PRODUCT)
mengidentifikasi sebuah order, dan PRODUCT NUMBER (untuk sebuah ORDERED
PRODUCT) mengidentifikasi INVENTORY PRODUCT. Secara bersamaan, keduanya
mengidentifikasi sebuah ORDERED PRODUCT.
Untuk setiap ORDERED PRODUCT kita butuh mengetahui QUANTITY ORDERED dan
UNIT PRICE AT TIME OF ORDER.
81
Customer1
PK Customer Number
Customer Name
Shipping Address
Billing Address
Balance Due
Order1
PK Order Number
Order Date
Order Total Cost
FK1 Customer Number
Ordered Product1
PK Ordered Product ID
PK,FK1 Order Number
PK,FK2 Product Number
Quantity Ordered
Unit Price at Time of Order
Inventory Product1
PK Product Number
Product Name
Product nit of Measure
Product Unit Price
82
Surat Muat 3
SOP 2
Faktur Penjualan 1
2
Faktur 1
Pengenalan Flowchart
Flowchart merupakan grafik formal yang menggambarkan urutan logis dari
pekerjaan suatu proyek atau proses. Setiap notasi flowchart memiliki arti khusus. Notasi
yang digunakan dalam modul ini merupakan notasi yang paling umum digunakan.
Simbol Flowchart
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen,
yang merupakan formulir yang digunakan
untuk merekam data terjadinya suatu
transaksi. Nama dokumen dicantumkan
ditengah simbol.
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan
dokumen asli dan tembusannya. Nomor
lembar dokumen dicantumkan di sudut
kanan atas
Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan berbagai jenis
dokumen yang digabungkan bersama di
dalam satu paket. Nama dokumen
dituliskan didalam masing-masing simbol
dan nomor lembar dokumen
dicantumkan di sudut kanan atas simbol
dokumen yang bersangkutan.
83
1
1
Input/output. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang
direkam sebelumnya didalam dokumen
atau formulr. Nama catatan akuntansi
dicantumkan di dalam simbol ini.
Penghubung pada halaman yang sama.
(on page connector). Dalam
menggambarkan bagan alir, arus
dokumen dibuat mengalir dari atas ke
bawah dan dari kiri kekanan. Karena
keterbatasan ruang halaman kertas untuk
menggambar, maka diperlukan simbol
penghubung untuk memungkinkan aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada
halaman tertentu dan kembali berjalan di
lokasi lain pada halaman yang sama.
Akhir arus dokumen dan mengarahkan
pembaca ke simbol penghubung halaman
yang sama yang bernomor seperti yang
tercantum di dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen yang berasal dari
simbol penghubung halaman yang sama,
yang bernomor seperti yang tercantum di
dalam simbol tersebut
84
Penghubung pada halaman yang
berbeda (off-page connector). Jika untuk
menggambarkan bagan alir suatu sistem
akuntansi diperlukan lebih dari satu
halaman, simbol ini harus digunakan
untuk menunjukkan kemana dan
bagaimana bagan alir terkait satu dengan
yang lainnya.
Kegiatan Manual. Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan kegiatan manual
seperti: menerima order, mengisi
formulir, membandingkan, memeriksa.
Uraian singkat kegiatan manual
dicantumkan di dalam smbol ini.
Keterangan, komentar. Simbol ini
memungkinkan ahli sistem
menambahkan keterangan untuk
mempelajari pesan yang disampaikan
dalam bagan alir.
Arsip sementara. Simbol ini digunakan
untuk menunjukkan tempat
penyimpanan dokumen, seperti almari
arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe
arsip dokumen: Arsip sementara dan
arsip permanen. Arsip sementara adalah
tempat penyimpanan dokumen yang
dokumennya akan diambil kembali.
Untuk menunjukkan urutan pengarsipan
dokumen digunakan simbol berikut ini:
85
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
Arsip permanen. Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan arsip permanen
yang merupakan tempat penyimpanan
dokumen yang tidak akan diproses lagi
dalam sistem akuntansi yang
bersangkutan.
On-line computer process. Simbol ini
menggambarkan pengolahan data
dengan komputer secara on-line. Nama
program ditulis didalam simbol.
Keying (typing, verifying). Simbol ini
menggambarkan pemasukan data ke
dalam komputer melalui on-line terminal.
Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini
menggambarkan arsip komputer yang
berbentuk pita magnetik. Nama arsip
ditulis didalam simbol.
On-line storage. Simbol ini
menggambarkan arsip komputer yang
berbentuk on-line (di dalam memory
komputer).
86
Ya
Tidak
Keputusan. Simbol ini menggambarkan
keputusan yang harus dibuat dalam
proses pengolahan data. Keputusan yang
dibuat ditulis didalam simbol.
Garis alir (flowline). Simbol ini
menggambarkan arah proses pengolahan
data. Anak panah tidak digambarkan jika
arus dokume mengarah kebawah dan
kekanan. Jika arus dokumen mengalir ke
atas atau ke kiri, anak panah perlu
dicantumkan.
Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir
bersimpangan, untuk menunjukka arah
masing-masing garis, salah satu garis
dibuat sedikit melengkung tepat pada
persimpangan ke dua garis tersebut.
Pertemuan garis alir. Simbol ini
digunakan jika dua garis alir bertemu dan
salah satu garis mengikuti arus garis
lainnya.
Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan awal
dan akhir suatu sistem akuntansi.
Masuk ke sistem. Karena kegiatan diluar
sistem tidak perlu digambarkan dalam
bagan alir, maka diperlukan simbol untuk
menggambarkan masuk ke sistem yang
Dari pemasok
87
digambarkan dalam bagan alir.
Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan
diluar system tidak perlu digambarkan
dala bagan alir, maka diperlukan symbol
untuk menggambarkan keluar ke system
lain.
Ke sistem
penjualan
88
Pengenalan UML
Unified Modeling Language adalah bahasa standar untuk menspesifikasi,
memvisualisasi, mengonstruksi dan mendokumentasikan elemen dari sistem software.
Dapat pula digunakan untuk memodelkan bisnis dan item non-software lainnya. UML
dipandang sebagai teknik terbaik untuk memodelkan software (atau sistem) yang kompleks
dan berskala besar. UML sangat penting dalam tahapan pengembangan software
berorientasi objek.
Sejalan dengan meningkatnya nilai stategis bagi software di berbagai perusahaan,
dibutuhkan teknik untuk mengotomatisasi produksi software dan mengimprovisasi kualitas
dan mengurangi biaya pembuatannya, serta jeda waktu penerbitannya pada pasar. Teknik
tersebut meliputi komponen teknologi, visual programming, pattern, dan framework.
Industri bisnis juga mencari teknik untuk mengelola kerumitan system yang semakin
meningkat baik dari segi skala maupun cakupan. Khususnya, untuk menyelesaikan masalah
arsitektural yang terjadi secara berulang. Sebagai Object Oriented Modeling, terdapat
beberapa konsep dasar yang baiknya didalami sebelum mempelajari UML.
Konesep dasar Object Oriented Modeling
Objek, dalam kontek UML, objek adalah entitas yang memiliki batasan dan identitas
yang terdefinisi secara jelas, yang mengenkapsulasi attributte dan behavior.
Object Instance, Setiap item benda, orang atau kejadian dari jenis objek tertentu.
Konsep Instance pada UML mirip dengan konsep Instance pada ERD yang telah
dijelaskan pada bab sebelumnya
Attribut, data yang merepresentasikan karakteristik tertentu tentang suatu object.
Attibute sering juga disebut sebagai property.
Co: Suatu objek MOBIL, memiliki Attribute WARNA yang nilainya HIJAU, JUMLAH
BAN yang nilainya 4, KAPASITAS MESIN yang nilainya 2000cc, dll
89
Behavior, sekumpulan hal yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi
yang beraksi pada property suatu objek. Sinonim dari Behavior antara lain Method,
operation,dan services. Secara singkat Behavior menentukan bagaimana suatu objek
beraksi atau bereaksi.
Class, definisi abstrak (deskripsi) dari sekumpulan Objek yang memiliki Attribute dan
behavior yang sama. Sebuah object dinyatakan sebagai sebuah instance dari sebuah
class. Sebuah Class adalah blueprint dari sebuah objek.
Enkapsulasi, paket item yang dimiliki oleh suatu unit, yang biasanya terdiri atas
behavior dan atribut. Secara definisi mengenkapsulasi dapat disetarakan dengan
“membungkus”. Pada produk nyata, seperti software, enkapsulasi dinyatakan
sebagai penyembunyian informasi.
Co: Objek REMOTE CONTROL digunakan untuk mengubah channel TV tanpa user
mengetahui behavior yang dilakukan pada atau oleh attribute mana.
Inheritance, suatu konsep dimana behavior atau attribute dari suatu class dapat
diwariskan atau digunakan oleh class lain. Single Inheritance terjadi ketika suatu
class mewarisi behavior dan atau attribute hanya dari satu class. Suatu Class dapat
mewarisi behavior dan atau atribut lebih dari satu class, peristiwa tersebut disebut
multiple inheritance. Dalam prakteknya ada beberapa framework objek oriented
yang mensuport konsep multiple inheritance, ada pula yang tidak.
Modularity, proses pemecahan entitas yang kompleks menjadi bagian bagian kecil
yang lebih sederhana. Proses ini mirip dengan konsep Dekomposisi pada DFD yang
telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
Abstraksi, karakteristik mendasar yang dimiliki oleh sebuah entitas yang
membedakan entitas tersebut dari semua jenis entitas yang lain. Abstraksi berfungsi
sebagai pembatas cakupan entitas sehingga mengurangi kompleksitas dalam
memandang objek.
Co: Objek MAHASISWA diabstraksikan sebagai murid di sebuah universitas.
90
Hirarki, Pengurutan Abstraksi menjadi suatu bagan yang bentuknya mirip dengan
struktur organisasi. Fungsinya untuk mepermudah mengenali persamaan dan
perbedaan objek dalam class.
Generalization, suatu teknik dimana attribute dan behavior yang bersifat umum
untuk beberapa tipe class disatukan dalam suatu supertype.
Specialization, dimana suatu attribute dan behavior dari suatu supertype class
diwariskan pada class subtype-nya.
Supertype, Entitas yang mengandung attribute dan behasior yang bersifat umum
untuk satu atau lebih class subtype. Disebut juga parent class.
Subtype, Class yang mewarisi attribute dan behavior dari supertype class dan
mungkin pula berisi attribute dan behavior lain selain dari yang diwarisi tersebut.
Disebut juga Child class, dan jika merupakan level terrendah dari suatu inheritance
hierarchy disebut concrete class.
Object/class relationship, asosiasi bisnis yang bersifat natural yang terdapat antara
objek maupun class.
Multiplicity, jumlah maximum dan minimum dari kejadian suatu class untuk suatu
class yang berhubungan.
Aggregasi, hubungan dimana suatu class yang cakupannya lebih luas berisikan class-
class lain yang menyusunnya. Sebagai konsekuensinya, class-class lain yang
tingkatannya lebih rendah tersebut merupakan bagian dari class yang dibentuknya
tersebut
Composition, hubungan Aggregasi dimana class yang memiliki cakupan lebih luas
memiliki tanggung jawab atas keberadaan class-class yang menyusunnya. Saat Class
yang memiliki cakupan lebih luas “mati” maka class-class yang membentuknya pun
otomatis “mati”.
Message, komunikasi yang terjadi ketika suatu objek mengirim “permohonan” pada
behavior objek lain untuk meminta suatu informasi atau reaksi.
91
Polymorphism, secara bahasa berarti “memiliki banyak bentuk”. Merupakan konsep
yang menyatakan bahwa objek yangberbeda dapat merespon message yang sama
dalam bentuk yang berbeda. Dalam teknisnya, polomophism sering disebut sebagai
kemampuan untuk menyembunyikan berbagai implementasi yang berbeda
dibelakang sebuah interface.
Diagram-Diagram UML
UML menawarkan Sembilan diagram yang dikelompokkan menjadi lima prestektif yang
berbeda untuk memodelkan sebuah system. Konsep multi diagram ini mirip dengan
blueprint Rumah yang didalamnya terdapat berbagai diagram yang masing-masing
menggambarkan rancangan jaringan listrik, pipa air, saluran pembuangan, konstruksi beton,
dll.
1. Use-case Model Diagram
Use-case modeling adalah proses memodelkan fungsi-fungsi dari suatu sistem dalam
konteks kejadian bisnis, siapa yang menginisiasi kejadian tersebut, dan bagaimana
sistem merespon pada kejadian tersebut. Use case diagram berisi interaksi antara
system dan lingkungan di sekitar system tersebut serta pengguna system.
2. Static Structure Diagram
1. Class Diagram, Menggambarkan struktur objek dari system. Class diagram
memperlihatkan class yang membangun sebuah system, berikut hubungan
antara class-class tersebut.
2. Objet Diagram, mirip dengan class diagram. Alih-alih menggunakan Class, Object
diagram menggunakan object instance sebagai notasi berikut nilai nyata dari
attribute object instance tersebut. Diagram ini relative jarang digunakan jika
dibandingkan dengan class diagram.
92
3. Interaction Diagram
Sequence diagram dan collaboration diagram bersifat isomorphic, dimana dapat
ditransform dari satu bentuk menjadi bentuk yang lain.
1. Sequence Diagram, menggambarkan bagaimana objek saling berinteraksi satu
sama lain dengan message. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana message
dikirim dan diterima diantara objek-objek dan dengan urutan yang seperti apa.
2. Collaboration diagram, mirip dengan sequence diagram, namun tidak
memfokuskan pada urutan dari message. Collaboration diagram
menggambarkan interaksi (kolaborasi) diantara objek dalam format jaringan.
4. State Diagram
1. Statechart Diagram, digunakan untuk memodelkan behavior yang dinamis dari
objek tertentu. Menggambarkan siklus hidup dari suatu objek, berbagai bentuk
(nilai property) yang dapat dimiliki oleh objek dan kejadian yang menyebabkan
objek bertransisi dari bentuk ke bentuk lain.
2. Activity Diagram, digunakan untuk menggambarkan urutan aliran dari aktivitas
use case (bisnis proses). Dapat pula digunakan untuk memodelkan aksi yang akan
dilaksanakan ketika suatu operasi di eksekusi, termasuk reaksi dari aksi tersebut.
5. Implementation Diagram
1. Component Diagram, digunakan untuk menggambarkan organisasi dan
ketergantungan dari komponen dari software sistem. Dapat digunakan untuk
memperlihatkan bagaimana kode pemrograman dibagi menjadi modul-modul
(komponen-komponen).
2. Deployment Diagram, Memperlihatkan arsitektur fisik dari harware dan software
dalam bentuk simpulan. Menggambarkan konfigurasi dari komponen software
saat dijalankan (run-time), prosessor, dan peralatan yang membangun arsitektur
sistem tersebut.
