4. Siklus pendapatan

SIKLUS PENDAPATAN:Penjualan dan Penerimaan Kas

Siklus Pendapatan

• Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang berhubungan dengan: – Penjualan barang dan jasa kepada pera pelanggan– Penerimaan kas dari penjualan tersebut

• Pertukaran informasi eksternal pokok adalah dengan para pelanggan.

PERTUKARAN INFORMASI

Gambar 11.1. Siklus Pendapatan

Penjajagan Setoran Order Pembayaran Penjualan BL BL Respon Komisi Faktur Informasi BTUD Informasi BTUD Produksi dan Pembelian Keterangan: BL = Bill of Lading BTUD = Barang yang tersedia untuk dijual

Siklus

Pendapatan Pengangkut Pembeli

Siklus Pengeluaran

Sistem Produksi

Sistem Penggajian

Siklus Pembukuan & pelaporan

Bank

• Tujuan utama siklus pendapatan: – Memberikan produk yang tepat pada tempat yang tepat

pada saat yang tepat pada harga yang tepat.

PENGANTAR

• Keputusan yang harus dibuat:– Haruskah perusahaan meng-customize produk?– Berapa banyak barang yang harus di angkut dan ke

mana? – Bagaimana cara mengirimkan produk?– Berapa harga yang harus ditetapkan?– Perlukan menyediakan fasilitas kredit? Jika ya, berapa

banyak dan apa syaratnya? – Bagaimana cara memproses pembayaran untuk

memaksimumkan arus kas?

• Transaksi lain dalam siklus pendapatan mencakup:

• Menangani inkuiri pelanggan • Menerima order pelanggan

(sales Order Entry)• Menyetujui kredit• Mengecek ketersediaan brg• Membuat back-order• Mengambil dan mengepak

barang• Mengirim barang (Shipping)• Menagih pelanggan (billing)

• Meng-update catatan penjualan dan piutang (+)

• Menerima pelunasan piutang (cash collection)

• Mengupdate catatan piutang• Menangani retur, diskon, dan

kerugian piutang• Menyusun laporan manajemen• Mengirim informasi ke siklus

lain

Note that the last activity in any cycle is to send information to other cycles.

SIKLUS BISNIS (PERUSAHAAN)

AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENDAPATAN

• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan: – Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection

AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENDAPATAN

• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan:– Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection

Inquiry

Respon Order PenjualanOrder Order Penjualan

Order PenjualanPersediaan Pelanggan

Packing Slip Packing SlipPelanggan Pengirim

Bill of Lading Bill of Lading

Bill of LadingInvoice

PenjualanSetoran Kas Masuk

BankLap. Bank Pelanggan

2.0Shipping

1.0S.O

Entry

4.0Cash

Collection

3.0Billing

SALES ORDER ENTRY

• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.

• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.

• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan

1.1Menerima

OrderPelanggan

Pengiriman

1.2SetujuiKredit

1.3Periksa Ketersd.

Brg

Billing Gudang Pembelian

1.4Respon Inquiry.

Pelanggan

Order Penj.

Pelanggan

Persediaan

Order Pelanggan

Order yang ditolakAcknowledgment

Order

SetujuiOrder

Back OrderPickingList

OrderPenj.

OrderPenj.

Inqu

iry

Resp

on DFD untukSales Order Entry

SALES ORDER ENTRY




SALES ORDER ENTRY

• Menerima order pelanggan– Data order diterima dalam bentuk dokumen order

penjualan yang dibuat dan diterima: • Di toko• Melalui pos• Melalui telepon• Melalui website• Melalui petugas penjualan di lapangan

SALES ORDER ENTRY

• Order penjualan (dokumen kertas atau elektronik) menunjukkan:– Jenis barang yang dipesan– Kuantitas – Harga – Petugas penjualan

SALES ORDER ENTRY

• Pemanfaatan TI untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas:– Order yang dimasukkan secara online dapat ditelusur

secara langsung ke gudang untuk keperluan pengambilan dan pengiriman barang.

SALES ORDER ENTRY

– Electronic data interchange (EDI) dapat digunakan untuk mengkoneksi perusahaan secara langsung dengan para pelanggan untuk menerima order atau bahkan mengelola persediaan pelanggan.

– Email dan instant messaging digunakan untuk memberitahu staff penjualan mengenai perubahan harga dan promosi.

– Laptops dan handheld devices dapat melengkapi staff penjualan dengan kemampuan presentasi, data harga, data pemasaran, data teknik, dll.

SALES ORDER ENTRY

• Salah satu tujuan SIA adalah untuk menjamin akurasi dan daya andal data yang dikumpulkan. Dalam kaitannya dengan data order penjualan, perusahaan harus melaksanakan edit checks sebagai berikut:– Validity checks kode pelanggan dan kode barang– Completeness test untuk memastikan seluruh informasi yang

diperlukan telah terkumpul. – Reasonableness tests membandingkan kuantitas dipesan

dengan riwayat penjualan masa lalu.

SALES ORDER ENTRY




SALES ORDER ENTRY

• Penjualan kredit harus disetujui sebelum diproses lebih lanjut.

• Ada dua jenis otorisasi kredit:– Otorisasi umum

• Untuk pelanggan lama di bawah batas kredit yang tidak memiliki tunggakan.

• Batas kredit bervariasi untuk setiap pelanggan tergantung riwayat kredit dan kemampuan melunasi.

• Otorisasi umum mencakup pengecekan master file pelanggan untuk memverifikasi rekening dan status.

SALES ORDER ENTRY

• Penjualan kredit harus disetujui sebelum diproses lebih lanjut.

• Ada dua jenis otorisasi kredit:– Otorisasi umum– Otorisasi khusus

• Untuk pelanggan:– Baru – Memiliki saldo menunggak – Memesan melebihi batas kredit

• Otorisasi khusus diberikan oleh manajer kredit

SALES ORDER ENTRY

• Pemanfaatan TI untuk memperbaiki proses– Pengecekan otomatis saldo dan batas kredit– Email ke manajer kredit untuk rekening yang

memerlukan otorisasi khusus.

SALES ORDER ENTRY




SALES ORDER ENTRY

• Jika order telah diterima dan kredit pelanggan telah disetujui, tahap berikutnya adalah memastikan bahwa barang yang tersedia cukup untuk memenuhi order dan memberitahu pelanggan tentang tanggal pengiriman.

• Petugas penjualan dapat mengacu pada tayangan di layar yang menyajikan:– Quantity on hand– Quantity already committed to others– Quantity on order

SALES ORDER ENTRY

• Jika tersedia cukup barang untuk memenuhi pesanan: – Selesaikan order penjualan– Update field quantity available di file inventory – Beri informasi tentang adanya penjualan ke

departemen-departemen sebagai berikut:• Pengiriman • Persediaan (gudang)• Penagihan (Billing)

– Kirim pemberitahuan (acknowledgment) ke pelanggan

SALES ORDER ENTRY

• Jika barang yang tersedia tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, beri status back order.– Untuk perusahaan manufaktur, beritahu departemen

produksi agar memproduksi lebih banyak.– Untuk perusahaan dagang, beritahu departemen

pembelian untuk membeli lebih banyak.

SALES ORDER ENTRY

• Perusahaan harus memiliki catatan persediaan yang akurat, sehingga para pelanggan dapat diinformasikan secara akurat status ordernya. – Mengharuskan entry data yang hati-hati dalam

memproses penjualan dan pengiriman.

SALES ORDER ENTRY




SALES ORDER ENTRY

• Merespon inquiry pelanggan merupakan langkah lain dalam proses sales order entry:– Bisa terjadi sebelum atau setelah order terjadi– Kualitas layanan pelanggan memegang peranan yang

sangat penting bagi keberhasilan perusahaan.

Gambar 11.10 – Prosedur Pemrosesan pesanan Staff Penjualan Departemen Penjualan Departemen Pengolahan Data

Menerima

Order

Order

Order

Membuat Batch total

Order (50 data)

Batch total

Entri data

Order

Batch Total

A

Banding-kan

D

A

Program Edit File Induk

Pelanggan

File Induk Persediaan

Order (teredit)

Batch Total

A Program

Penggabung

Order (gabungan)

Proses Order Penjualan


File Induk Pelanggan

Back Order

Laporan Penolakan

Kredit

Tiket Pengambilan

Barang

Manajer Kredit

Bagian Gudang

Order Penjuala

n

4

3

2

Order 1 Penjualan

Penagihan Pelanggan Pengiriman

REVENUE CYCLE BUSINESS ACTIVITIES


SHIPPING

• Proses pengiriman terdiri atas 2 langkah– Menyiapkan dan membungkus barang– Mengirim barang

• Bagian gudang yang menyiapkan barang• Departemen pengiriman yang membungkus dan mengirimkan

barang• Kedua tugas tersebut termasuk dalam fungsi penyimpanan

(penjagaan) aset dan bertanggung jawab ke departemen produksi.

2.1Pick &Pack

Order Penj.

2.2MengirimBarang

SalesOrderEntry

Pengiriman

Pengangkut

Persediaan

PengirimanBilling &Accts.Rec.

Picking List

Barang &PackingList

Goods,Packing Slip,& Bill of Lading

Bill ofLading &Packing Slip

OrderPenjualan

SHIPPING

• Proses pengiriman terdiri atas 2 langkah– Menyiapkan dan membungkus barang– Mengirim barang

• Bagian gudang yang menyiapkan barang• Departemen pengiriman yang membungkus dan mengirimkan

barang• Kedua tugas tersebut termasuk dalam fungsi penyimpanan

(penjagaan) aset dan bertanggung jawab ke departemen produksi.

SHIPPING

• Departemen pengiriman membandingkan kuantitas berikut: – Hasil perhitungan fisik – Kuantitas pada picking ticket– Kuantitas pada order penjualan

• Selisih akan muncul jika:– Jenis barang tertentu tidak disimpan dalam lokasi yang

seharusnya. – Catatan persediaan perpetual tidak akurat.

• Jika ada selisih, beri status back order.

SHIPPING

• Karyawan mencatat online:– Nomor order penjualan– Nomor barang yang dipesan– Kuantitas yang dikirimkan

• Proses ini:– Meng-update field kuantitas persediaan dalam file induk

persediaan – Menghasilkan packing slip

• Packing slip berisi daftar jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan.

SHIPPING

• Karyawan mencatat online:– Nomor order penjualan– Nomor barang yang dipesan– Kuantitas yang dikirimkan

• Proses ini:– Meng-update field kuantitas persediaan dalam file induk

persediaan – Menghasilkan packing slip– Menghasilkan beberapa lembar bill of lading

• Bill of lading adalah kontrak legal yang menetapkan tanggung jawab barang dalam perjalanan

• Berisi informasi:– Pengirim – Asal barang– Tujuan pengiriman– Instruksi khusus pengiriman– Siapa yang harus membayar biaya kirim

SHIPPING

• Pengiriman barang disertai dengan:– Packing slip– Tembusan bill of lading– Tagihan biaya pengiriman

• (kadang-kadang bill of lading didobel, salah satunya sebagai tagihan)

• Tembusan lain dari bill of lading?– Satu lembar diarsipkan oleh bagian pengiriman untuk mengamati

dan mengkonfirmasi pengiriman – Satu lembar dikirimkan ke bagian penagihan untuk membuat

faktur (invoice)– Satu lembar disimpan oleh pengirim

SHIPPING

• Keputusan memilih metoda pengiriman: – Sebagian perusahaan menggunakan truk milik sendiri– Sebagian menyerahkannya ke perusahaan pengiriman

• Mengurangi biaya• Memungkinkan perusahaan fokus ke bisnis inti

– Pemilihan best carrier mengharuskan perusahaan mengumpulkan dan memantau data kinerja perusahaan pengiriman berupa:

• Pengiriman tepat waktu• Kondisi barang yang dikirim

SHIPPING

• Keputusan lain berhubungan dengan lokasi pusat distribusi– Sebagian pelanggan menginginkan pemasok untuk

mengirimkan barang hanya jika dibutuhkan – Program logistik dapat digunakan untuk membantu

mengidentifikasi lokasi optimal:• Meminimumkan jumlah barang yang diangkut• Memenuhi kebutuhan pelanggan• Membantu mengoptimalkan penggunaan kendaraan

pengangkut

Gambar 11.12 – Prosedur Pengiriman

Departemen Pengiriman Departemen Pengolahan Data

Penjualan Gudang

3 Order

Penjualan

N Hitung

barang dan bandingkan

Entri Data

4

Order Pen

Pelanggan N

Edit data Dan Cetak Dokumen

Pengiriman


File Pengiriman

4

3

2

1 Bill of Lading

A

A Pengirim

Penagihan

Tiket Pengambilan

Barang

Order 3 Penjualan (slip pengepakan)

Tiket Pengambilan

Barang

3 Bill of Lading



BILLING

• Aktivitas ketiga adalah menagih pelanggan.• Mencakup 2 sub-aktivitas :

– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-update piutang dagang

3.1Penagihan

Pelanggan

3.2PiutangDagang

PenangananOrder

Penagihan dan

Piutang Dagang

PelangganPenjualan

Sistem BBdan

Pelaporan

Pengiriman

BagianSurat Masuk

Order Penjualan

Penjualan

Packing Slip &

Bill of Lading

Faktur

Monthly Statements

RemittanceList

BILLING


– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-update piutang dagang

BILLING

• Penting: pembuatan faktur harus akurat dan tepat waktu.

• Billing adalah aktivitas pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman

• Informasi yang diperukan berasal dari:– Departemen Pengiriman berupa jenis dan kuantitas barang

yang dikirmkan– Penjualan berupa harga dan termin penjualan lainnya.

BILLING

• Dokumen yang dihasilkan adalah faktur penjualan. Faktur memberitahu pelanggan tentang:– Jumlah yang harus dibayar– Kapan pembayaran dilakukan

• Faktur dikirimkan/diterima:– Dalam bentuk dokumen kertas– Melalui EDI

• Banyak digunakan saat ini• Lebih cepat dan lebih murah dibanding pos biasa

Nomor Faktur

34567

FAKTUR

PT Intan Perkasa Jl Indragiri No 44

Sleman, DIY 55283 Dijual Kepada:

_____________________________________________________________________________________________

Dikirim ke: ________________________________________________________________________________________________

No. Order Pelanggan

No. Order Penjualan

Tanggal Dikirim

Dikirim Melalui

F.O.B. Termin Petugas Penjualan

Kuantitas

Kode Barang

Nama Barang

Harga per unit

Total Harga

Bayarlah Sejumlah ini

Terima Kasih!

BILLING

• Jika pembeli dan penjual memiliki sistem online yang akurat:– Proses penagihan bisa di-skip

• Penjual mengirim sebuah email ketika barang dikirimkan• Pembeli mengirimkan pemberitahuan jika barang sudah diterima• Pembeli secara otomatis mengrimkan pembayaran dalam beberapa

hari tertentu setelah menerima barang

– Dapat menghemat biaya dalam jumlah besar

3.1Penagihan

Pelanggan

3.2PiutangDagang

PenangananOrder

PelangganPenjualan

Sistem BBdan

Pelaporan

Pengiriman

BagianSurat Masuk

Order Penjualan

Penjualan

Packing Slip &

Bill of Lading

Faktur

Monthly Statements

RemittanceList

BILLING


– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-Update piutang dagang

BILLING

• Fungsi (bagian) piutang dagang bertanggung jawab kepada controller

• Tugas utama fungsi piutang– Mendebit rekening piutang sebesar jumlah yang ditagihkan– Mengkredit rekening piutang sebesar pelunasannya

• Cara penyelenggaraan rekening piutang:– Metoda faktur terbuka (open-invoice method)– Metoda saldo terkini (balance forward method)

BILLING

• OPEN-INVOICE METHOD:– Pelanggan membayar per faktur – Dua lembar faktur dikirimkan kepada pelanggan

• Pelanggan diminta mengembalikan satu lembar faktur ketika membayar

• Bagian ini disebut turnaround document dan diperlakukan sebagai bukti kas masuk (remittance advice)

– Keuntungan metoda ini:• Kondusif untuk menawarkan diskon bagi pembayaran lebih awal. • Arus penerimaan kas menjadi lebih seragam

– Kelemahan metoda ini:• Lebih kompleks

BILLING

• BALANCE FORWARD METHOD:– Pelanggan membayar sesuai dengan jumlah yang

tercantum dalam laporan bulanan (monthly statement), yaitu total piutang per akhir bulan tertentu.

– Monthly statement berisi transaksi sejak laporan terakhir dan total saldo piutang

• Bagian yang bisa disobek berisi informasi tercetak tentang nama pelanggan, nomor pelanggan, dan saldo

• Pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian tersebut (stub), sebagai remittance advice

November 2001 LAPORAN BULANAN

PT Intan Perkasa Jl Indragiri No 44

Sleman, DIY 55283

___________________________________

___________________________________

___________________________________

Nomor Faktur

Tanggal

Belum Jatuh Tempo

Menunggak 1 – 30 hari

Menunggak 31 – 60

hari

Menunggak 61 – 90

hari

Menunggak lebih dari 90 hari

Jumlah Total Saldo Piutang

BILLING

– Keuntungan balance-forward method:• Lebih efisien dan mengurangi biaya karena perusahaan tidak perlu

menagih setiap terjadinya transaksi• Lebih nyaman bagi pelanggan karena hanya perlu membayar sekali

saja pada akhir bulan

BILLING

• Cycle billing umumnya digunakan dalam balance-forward method– Monthly statements dibuat untuk sekelompok pelanggan

dalam waktu yang berbeda.• CONTOH: menagih pelanggan dengan skedul sebagai berikut:

– Minggu pertama — Huruf pertama nama pelanggan A-F– Minggu ke dua — Huruf pertama nama pelanggan G-M– Minggu ke tiga — Huruf pertama nama pelanggan N-S– Minggu ke empat — Huruf pertama nama pelanggan T-Z

BILLING

• Keuntungan cycle billing:– Menyebar di sepanjang bulan cash flow– Meratakan beban kerja – Menyebar beban komputer dalam mencetak tagihan

BILLING

• Prosedur khusus: Penyesuaian rekening dan penghapusan piutang.– Penyesuaian ke rekening pelanggan diperlukan untuk

transaksi:• Retur• Potongan (allowance)• Penghapusan (write-off)

– Penyesuaian ini ditangani oleh manajer kredit

BILLING

• Jika ada retur, manajer kredit:– Menerima konfirmasi dari bagian penerimaan barang

bahwa barang benar-benar dikembalikan ke gudang– Membuat memo kredit (credit memo) yang

mengotorisasi pengkreditan ke rekening pelanggan • Jika barang yang dijual agak rusak dan pelanggan

setuju untuk tidak mengembalikannya namun menerima pengurangan harga– Manajer kredit membuat memo kredit (credit memo)

yang mengotorisasi pengkreditan

11121 Memo Kredit

PT Intan Perkasa Sleman, DIY 55283

Kredit ke:

_________________________________________________________________________________________________________

Tanggal: __________________ Penjual: __________________

Untuk Faktur Nomor

Tanggal

No. Order Pelanggan:

Kuantitas

Kode Barang

Nama Barang

Harga

Total

Alasan pengkreditan:

Diterima oleh:

Diotorisasi oleh:

Kami Mengkredit Rekening Saudara Sebesar

BILLING

• Distribusi memo kredit:– Satu lembar ke bagian piutang untuk menyesuaikan

rekening piutang – Satu lembar dikirimkan ke pelanggan

• Jika upaya untuk menagih berulangkali gagal, maka manajer kredit akan menerbitkan memo kredit untuk menghapus piutang:– Tidak ada pengiriman tembusan memo kredit ini ke

pelanggan

BILLING

Perspektif pengendalian intern:• Pembuatan memo kredit oleh manajer kredit

menunjukkan ada pemisahan tugas yang baik antara:– Fungsi otorisasi transaksi (write-off)– Pencatatan transaksi

• Kecurangan yang bisa ditanggulangi:– Penghapusan piutang kepada orang terdekat yang

dilakukan oleh karyawan perusahaan.

Departemen Penagihan Departemen Pengolahan Data

Penjualan Pengiriman

1 Order

Penjualan

N Cocokkan dan ban-dingkan

Entri Data

Order 1 Penjualan

Pelanggan A

Membuat Faktur

Penjualan

Pelanggan

Batch Total

A

A

Batch Total

1 Bill of Lading

1 Bill of Lading

N Membuat Batch total

Batch Total

Bandingkan Koreksi,

dan arsipkan

T

3 2

Faktur 1 Penjualan

Persediaan Order penjualan

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

Sejarah Penjualan

Buku Besar

Penjualan Kredit Gudang Pengiriman Penagihan Piutang

Ke Pelanggan

KePelanggan

Ke Pemasok

Ke Pelanggan

Order 1 Penjualan

Order Pembeli

Mulai

Order Pembeli

Buat Order

Penjualan

66

5 4

3

N

5

4

10

11

13

15

31

30

29

19

36

37

38

Selesai

O OP 1

Order Pembeli

Order Pembeli

Buat Order

Penjualan

66

5 4

3 2

Order 1 Penjualan

N

Setujui Kredit

4

Order 3 Penjualan

Merilis barang

N

N

N

2

Buat Nota Pengiriman

3

2

Nota Pengiriman

1

Order Penjualan

Nota Pengiriman

NP 1

OP 3

Faktur 1 Penjualan

Mengirim Barang

Jurnal Penjualan

T

N

Mencatat dalam jurnal

3

2

Faktur 1 Penjualan

Buat Faktur

Penjualan

NP

Periksa Nomor

Seri

Posting ke Kartu Piutang

Kartu Piutang

Order 3 Penjuala

n

T

Selesai

Order 3 Penjualan

Order 3 Penjuala

n

Order 3 Penjualan



CASH COLLECTIONS

• Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir dalam siklus pendapatan

• Kasir, yang melapor ke manajer keuangan (treasurer), menangani penerimaan kas dari pelanggan dan menyetorkannya ke bank

• Karena kas dan checks sangat sensitif, pengendalian yang lebih ketat harus diterapkan untuk mengurangi kemungkinan pencurian.– Karyawan piutang dagang tidak boleh memiliki akses ke kas

(termasuk check)

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang

• Petugas mailroom membuka amplop dari pelanggan dan menyerahkan dokumen berikut ke piutang dagang:

– Remittance advices– Tembusan remittance advices– Remittance list yang dibuat oleh petugas mailroom

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox

• Pelanggan mengirimkan pembayaran ke P.O. boxnya bank

• Bank mengirimi perusahaan dokumen-dokumen sbb:

– Remittance advices– Daftar remittance elektronik– Fotocopy checks

• Keuntungan:– Mencegah pencurian oleh karyawan

perusahaan– Memperbaiki manajemen arus kas

• Lockboxes menyingkat waktu pengiriman• Checks segera didepositkan ke rekening• Bank asing dapat menangani pelanggan

internasional

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik• Setelah menerima dan melakukan scanning checks, bank segera

mengirim pemberitahuan elektronik ke perusahaan, yang berisi:– Nomor rekening pelanggan– Nilai uang yang diterima

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer

• Pelanggan mengirim pembayaran secara elektronik ke bank perusahaan • Lebih cepat• Dilakukan jejaring Automated Clearing House (ACH) • PROBLEM: sebagian bank tidak memiliki fasilitas EDI dan EFT

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)

• Menggabungkan EFT dengan EDI• Data pembayaran dan instruksi transfer dana dikirim bersamaan ke pelanggan• Bank pembeli dan penjual memiliki teknologi yang mendukung

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)– Menerima credit cards atau procurement cards

• Mempercepat penerimaan karena penerbit kartu kredit mentransfer dana dalam 2 hari

• Membebani perusahaan fee sebesar 2-4% dari nilai transaksi

CASH COLLECTIONS

• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround documents forwarded to accounts receivable– Lockbox arrangements– Electronic lockboxes– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)– Accept credit cards or procurement cards from customers– Electronic bill payment

Gambar 11.17. PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Bagian Surat Masuk Piutang Dagang Departemen Pengolahan Data Kasir

Daftar 1 Remittance

Cek

2

Remittance Advice

3 2

Cek

Cek

Pelanggan

Remittance Advice

Endorse dan buat

Daftar

Daftar 1 Remittance

Entri data remittance

Daftar 3 Remittance

Remittance Advice

T

Audit Intern

A

Update Piutang Dagang

File Induk Pelanggan

File Faktur

penjualan

File Kas Masuk

File Riwayat

Penjualan 2

Slip 1 Setoran Bank

Bandingkan dan

Verifikasi

A

Slip 1 Setoran Bank

T Ke Bank

Gambar 11.5. Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang

Pelanggan Mailroom Kasir Buku Jurnal Piutang Buku Besar Audit Bank

Kas

Kas

Remittance Advice

Kas

4

Daftar 1 Remittance

Remittance Advice

3

Remittance Advice

Membuat Daftar

Remittance

2 Daftar 1

Remittance

Catat dalam Jurnal

Jurnal Peneri-

maan Kas

Siapkan slip

Setoran Bank

Bukti 2

Bukti 1 Setor

T

Banding-kan

Dokumen

Catat dalam Kartu

Piutang

Kartu Piutang Dagang

T

Proses Posting

Buku Besar

2

Bandingkan dokumen

terkait

Membuat Rekonsiliasi

Bank

Laporan Bank

Remittance Advice

Daftar 4 Remittance

Bukti 2 Setor

Bukti 1 Setor

Arsipkan dokumen secara terpisah

Kas

Kas

Daftar 3 Remittance

Daftar 1 Remittance

Membuat Rekap. Jurnal

Rekapitulasi Jurnal

Rekapitulasi Jurnal

Daftar 3 Remittance

Remittance Advice

Gambar 11.8. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Pelanggan Penjualan Kasir Buku Jurnal Buku Besar Audit Bank

Kas

Kas

2

Kas

3

2

2

Nota 1 Penjualan

Membuat Nota

Penjualan

Mencatat ke Jurnal

Jurnal Penerimaan

Kas

Siapkan setoran

bank

2

Proses Posting

Buku Besar

2

Bandingkan dokumen-dokumen

terkait

Bandingkan LB dengan

Catatan Perusahaan

Laporan Bank

Mulai Nota 2 Penjualan

Periksa nomor

urut dokume

n

Nota 1 Penjualan

Bukti 1 Setor

Bukti 2 Setor

Bukti 1 Setor

Arsipkan dokumen secara terpisah

Memilih Barang

Nota 1 Penjualan

Nota 3 Penjualan

Membuat Rekapitulasi

Jurnal

Rekapitulasi Jurnal

Rekapitulasi Jurnal

SalesO rder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping

VP of M anufacturing

BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO

POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN

• Menangani order pelanggan• Mengotorisasi kredit untuk

pelanggan lama yang lancar • Check ketersediaan barang

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Merespon inkuiri pelanggan

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyiapkan barang

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Membungkus barang• Mengirim barang

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menagih pelanggan

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyelenggarakan catatan piutang:– Menambah saldo jika ada penjualan– Mengurangi saldo jika ada

pelunasan

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyetujui kredit untuk pelanggan baru atau lama tapi bermasalah

• Mengotorisasi retur, pengurangan harga, dan penghapusan piutang

SalesOrder

Custom erService

VP of Marketing

W arehouse Shipping


BillingDept.

AccountsReceivable

Controller

CreditM anager

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyetorkan kas yang diterima ke bank

PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)

• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang

berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.

• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.

• Ancaman utama: transaksi dilaksanakan tanpa otorisasi.• Akibatnya: terjadi kesalahan atau kecurangan.• CONTOH: Seorang pegawai menghapus piutang kepada pegawai ybs.,

sehingga pegawai tersebut tidak perlu melunasinya.




• Ancaman: sebuah transaksi yang akan dicatat tidak valid (tidak benar-benar terjadi).• CONTOH 1: Seorang pegawai mencatat retur barang, padahal barangnya tidak

benar-benar dikembalikan. • CONTOH 2: Laporan keuangan mencantumkan informasi pendapatan fiktif agar

posisi keuangan perusahaan menunjukkan kondisi yang lebih menguntungkan dibanding kondisi senyatanya.




• Ancaman: sebuah transaksi yang benar-benar terjadi tidak dicatat. • CONTOH 1: Transaksi penjualan kepada karyawan tidak dicatat, sehingga

karyawan tersebut tidak perlu melunasi transaksi tersebut. • CONTOH 2: Dalam laporan keuangan sengaja tidak dicantumkan transaksi-

transaksi yang bersifat menurunkan laba, seperti retur penjualan dan diskon agar laba nampak lebih tinggi dari laba yang seharusnya.




• Ancaman: transaksi dicatat tidak secara akurat, dalam hal– Salah angka/jumlah– Salah rekening– Salah periode/tanggal– Salah pelanggan/pemasok

• Contoh:– Mencatat nilai penjualan yang terlalu besar(salah angka)– Mencatat pendapatan diterima di muka sebagai pendapatan (salah rekening)– Mengakui dan mencatat penjualan lebih awal (salah waktu) – Mengkredit ke petugas penjualan yang salah (salah orang)



• Mencakup pencurian, pengrusakan, atau salah menggunakan aktiva, termasuk data.






• Ancaman: tidak mentaati hukum dan peraturan • Contoh dalam siklus pendapatan: sebuah dealer mobil yang menjual

mobil yang tidak jelas kepemilikannya.



• Ancaman: menyajikan informasi yang tidak lengkap dan atau menyesatkan • Ancaman tersebut menjadi lebih serius jika melibatkan utang dan kontinjensi


• Hal-hal yang dapat mengurangi ancaman berupa kesalahan adalah: – Menggunakan dokumen yang sederhana, mudah mengisinya,

dan dilengkapi dengan instruksi yang jelas (meningkatkan akurasi dan daya andal)

– Menerapkan pengendalian aplikasi yang tepat, misalnya cek validitas dan field checks (meningkatkan akurasi dan daya andal)

– Menyediakan ruang kosong (spasi) pada formulir untuk mencatat identitas karyawan yang membuat dan mengkaji dokumen. (menjamin otorisasi yang tepat dan akuntabilitas).

– Dokumen bernomor urut tercetak (mendorong pencatatan transaksi yang valid)

– Pembatasan akses ke dokumen kosong/formulir (mengurangi risiko transaksi yang tidak terotorisasi)


ANCAMAN DALAM PENANGANAN ORDER

• Tujuan utama proses ini adalah:– Memroses order pelanggan secara akurat dan efisien. – Menjamin bahwa seluruh transaksi adalah sah dan perusahaan

akan menerima pembayaran dari transaksi tersebut. – Meminimumkan kerugian akibat jeleknya pengelolaan

persediaan.

RINGKASAN ANCAMAN, AKIBAT, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

SIKLUS PENGELUARAN:PEMBELIAN DAN

PENGELUARAN KAS

PENGANTAR

• Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan:– Pembelian barang dan jasa dari para pemasok– Pengeluaran kas untuk membayar utang

• Pertukaran informasi pokok adalah dengan pemasok

PENGANTAR• Informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus lain

yaitu:– Siklus pendapatan, siklus produksi, gudang persediaan, dan

berbagai departemen menyediakan informasi tentang kebutuhan barang dan bahan baku.

• Informasi juga mengalir dari siklus pengeluaran:– Ketika barang dan bahan baku datang, siklus pengeluaran

memberikan informasi ke pihak-pihak yang memerlukan. – Informasi juga diberikan kepada siklus buku besar dan

pelaporan untuk penyusunan laporan internal dan laporan eksternal.

PENGANTAR

• Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimumkan kos perolehan dan pemeliharaan persediaan barang, suplais, dan jasa.

PENGANTAR• Keputusan yang harus dibuat:

– Berapa tingkat persediaan yang harus dimiliki?– Pemasok mana yang memberikan servis dan harga

terbaik?– Dimana perusahaan menyimpan barang?– Dapatkah dilakukan konsolidasi pembelian antar unit?– Bagaimana cara memanfaatkan TI untuk penerimaan

barang?– Apakah tersedia kas yang cukup untuk membayar pada

periode potongan?– Bagaimana mengelola pembayaran untuk

memaksimumkan arus kas?

PENGANTAR

• Manajemen juga harus mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pengeluaran.– Evaluasi ini membutuhkan data tentang:

• Event yang terjadi• Resources yang dipengaruhi• Agents yang berpartisipasi

– Data ini harus akurat, reliable, dan tepat waktu.

PENGANTAR

• 3 fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:– Menangkap dan memproses data– Menyimpan dan mengorganisasi data untuk

pembuatan keputusan. – Menyediakan sistem pengendalian untuk melindungi

resources (termasuk data)

AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN

• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian

• Transaksi dalam siklus pengeluaran mencakup:

Transaksi Pokok:• Menerima barang dan

menyerahkan kasTransaksi lain:• Meminta barang atau jasa • Memroses order pembelian• Menerima barang• Menyimpan barang• Menerima faktur pembelian

• Meng-update catatan utang (+)

• Menyetujui faktur pembelian• Membayar utang• Mengupdate catatan utang• Menangani retur, diskon, dan

potongan• Menyusun laporan

manajemen• Mengirim informasi ke siklus

lain

SIKLUS BISNIS (PERUSAHAAN)



PEMESANAN

• Keputusan kunci: mengidentifikasi barang apa yang dibeli, kapan, berapa banyak dan dari pemasok mana?

• Kelemahan dalam pengendalian inventory berakibat fatal:– Catatan yang tidak akurat berakibat perusahaan

kehabisan barang.• Salah satu faktor yang mempengaruhi proses ini

adalah metoda pengendalian inventory yang digunakan.

PEMESANAN

• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)

PEMESANAN


PEMESANAN• EOQ adalah pendekatan tradisional untuk pengelolaan

persediaan– Tujuan: Memiliki cukup barang sehingga produksi tidak

terganggu.– Dengan pendekatan ini, jumlah order optimal dihitung dengan

meminimumkan jumlah biaya-biaya sbb: • Ordering costs• Carrying costs• Stockout costs

– Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu tingkat persediaan saat pemesanan harus dilakukan.

PEMESANAN


PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan

• MRP menjadualkan produksi untuk memenuhi estimasi penjualan dan memiliki stok barang jadi untuk memenuhi penjualan tersebut.

• JIT menjadualkan produksi untuk merespon penjualan sesungguhnya dan sebisa mungkin mengeliminasi persediaan barang jadi, karena barang dijual sebelum barang tersebut dibuat.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk

• MRP lebih cocok bagi produk yang permintaannya lebih bisa diprediksi.

• JIT cocok untuk produk yang memiliki life cycle lebih pendek (fashion) dan permintaan produk sulit diprediksi.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi

• Keduanya mengurangi kos dan memperbaiki efisiensi dibanding pendekatan EOQ.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi– Terlalu banyak atau terlalu sedikit

• Pada kedua kasus, Saudara harus:– Mempercepat produksi jika ada permintaan yang tidak

terduga– Segera menghentikan produksi jika barang yang tersedia

terlalu banyak.

PEMESANAN• Apapun sistem pengendalian persediaan yang

digunakan, pemrosesan order pembelian biasanya diawali dengan sebuah permintaan pembelian dan diikuti dengan pembuatan sebuah order pembelian

• Permintaan pembelian berasal dari:– Fungsi pengawas persediaan– Seorang karyawan yang memberitahu adanya shortage.

• Sistem pengendalian persediaan yang canggih secara otomatis akan menghasilkan permintaan pembelian jika persediaan telah mencapai ltitik pemesanan kembali (reorder point).

PEMESANAN• Jika perusahaan merasa perlu untuk membeli barang,

unit yang meminta akan membuat sebuah purchase requisition. Baik berupa dokumen kertas maupun dokumen elektronik, PR berisi:– Siapa yang meminta barang– Ke mana barang harus diserahkan– Kapan dibutuhkan– Nomor, nama, kuantitas, dan harga barang– Usulan pemasok– Nomor departemen

• Take a look at this example!

PT Intan Perkasa Jl. Indragiri No. 44 Sleman, DIY 55283

No. 89201 PERMINTAAN PEMBELIAN

Tanggal Dibuat: 05/07/2001

Dibuat Oleh: Handy Maula Krisnawan

Usulan Pemasok CV Jayabaya

Dikirim ke: Bagian Foto Copy

Atas Nama: Handy Maula Krisnawan

Tanggal dibutuhkan: 15/07/2001

Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh:

Budiantoro

Departemen:

Jasa Administrasi

Tanggal Disetujui:

01/07/2001

No. Rekening:

89565

PEMESANAN

• Keputusan penting: memilih pemasok.• Pertimbangan utama:

– Harga – kualitas– Ketergantungan

• Terutama penting dalam sistem JIT karena pengiriman yang tidak sempurna dapat menghambat proses yang lain

• Sertifikasi ISO 9000 yang dimiliki pemasok penting untuk dipertimbangkan.

PEMESANAN

• Jika seorang pemasok telah dipilih, identitas pemasok tersebut harus dimasukkan sebagai bagian dari file induk persediaan, sehingga untuk pembelian berikutnya tidak harus melakukan proses pemilihan pemasok lagi. – Perusahaan perlu memiliki sebuah daftar pemasok .– Untuk produk yang jarang dipesan, pemilihan

pemasok dilakukan setiap order.

PEMESANAN

• Secara periodik, perusahaan harus melakukan evaluasi kinerja pemasok, termasuk data tentang: – Harga beli– Biaya rework dan scrap – Kinerja pengiriman

• Fungsi pembelian harus dievaluasi dan diberi reward berdasarkan kemampuannya meminimumkan total kos. Tidak hanya kos yang berhubungan dengan pembelian.

PEMESANAN• Sebuah order pembelian (purchase order) adalah sebuah

dokumen atau formulir elektronik yang meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi produk dan harga tertentu.

• PO dapat berfungsi sebagai kontrak dan jani untuk membayar, berisi:– Nama pemasok dan agen pembelian– Tanggal pesan dan tanggal pengiriman yang diminta– Lokasi pengiriman– Metoda pengiriman– Rincian barang yang dipesan

PT Intan Perkasa

No. 5678

Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44

Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman

ORDER PEMBELIAN

Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283

Kode Pemasok:

121

Tanggal Order:

03/07/2001

Nomor Permintaan Pembelian:

89201

Petugas Pembelian:

Fitriana Dewi

Termin:

1/10, n/30

F.O.B. Destination

Dikirim Via: Bebas

Tanggal Pengiriman 15/07/2001

Keterangan:

No. Urut Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono

Blind Copy

PT Intan Perkasa

No. 5678

Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44

Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman

ORDER PEMBELIAN

Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283

Kode Pemasok:

121

Tanggal Order:

03/07/2001

Nomor Permintaan Pembelian:

89201

Petugas Pembelian:

Fitriana Dewi

Termin:

1/10, n/30

F.O.B. Destination

Dikirim Via: Bebas

Tanggal Pengiriman 15/07/2001

Keterangan:


Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono

PEMESANAN• Kadang-kadang untuk sebuah permintaan pembelian,

perusahaan harus membuat beberapa order pembelian jika barang dibeli dari beberapa pemasok.

• Kuantitas yang dipesan dapat pula berbeda dengan permintaannya untuk mendapatkan diskon kuantitas.

• Sebuah blanket order adalah sebuah komitmen untuk membeli barang khusus pada harga khusus dari seorang pemasok untuk periode tertentu. – Mengurangi ketidak pastian sumber pasokan barang yang

handal– Membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasi

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order

pembelian yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:• Penggunaan EDI untuk men-transmit order

pembelian

PEMESANAN



pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems

• Dalam sebuah program vendor-managed inventory (VMI):– Pengendalian persediaan dan pembelian diserahkan ke

pemasok– Pemasok memiliki akses ke POS dan data persediaan dan

secara otomatis mengisi kembali persediaan– Pendekatan ini:

• Mengurangi jumlah persediaan yang disimpan• Meniadakan biaya untuk membuat order pembelian

– Menghendaki pengendalian persediaan untuk menjamin akurasi catatan persediaan

PEMESANAN



pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions

• Supplier saling berkompetisi untuk memenuhi demand pada harga terendah

• Cocok untuk komoditi dimana kualitas, daya andal pemasok, dan kinerja pengiriman bukan hal yang penting.

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian

yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:

• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Pre-award audits

• Digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal (tender)

• Internal auditor mengunjungi setiap calon pemasok untuk menguji akurasi penawarannya.

• Dapat mengidentifikasi kesalahan matematis yang mungkin bisa menghemat pengeluaran.

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian

yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:

• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Procurement cards for small purchases

• Sebuah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan dengan pemasok khusus untuk jenis pembelian khusus.

• Dapat diatur batas maksimum nilai transaksi• Nomor rekening pada kartu dapat dipetakan ke rekening buku besar.



PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

• Departemen penerimaan barang menerima barang dari pemasok.– Normalnya melapor ke manajer gudang yang

selanjutnya melapor ke VP produksi.• Bagian gudang menyimpan barang.

– Juga melapor ke manajer gudang.• Penerimaan barang harus dikomunikasikan ke

fungsi pengawas persediaan guna memperbarui catatan persediaan.

• Tanggung jawab departemen penerimaan barang adalah:– Memutuskan menerima barang atau menolak– Menguji kuantitas dan kualitas barang yang diterima

• Keputusan pertama didasarkan pada ada tidaknya order pembelian yang valid.– Penerimaan barang yang tidak pernah dipesan akan

memboroskan waktu, upaya, dan tempat penyimpanan.


• Pengujian kuantitas barang yang diterima sangat penting, karena:– Perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-

benar dipesan– Catatan persediaan dapat di-update secara akurat.

• Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang (receiving report):– Merekam tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan

nomor order pembelian. – Melaporkan nomor barang, nama barang, satuan ukuran,

dan kuantitas setiap jenis barang.– Menyediakan ruang untuk tandatangan dan komentar dari

petugas penerimaan.


PT Intan Perkasa

No. 3223

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Pemasok: PT Bina Citra

Tanggal Diterima: 13/07/2001

Dikirim melalui: UPS

Nomor Order Pembelian: 5678


Kuantitas

Nama Barang

1 56715 15 boks Kertas Fotocopy 80 gram 2 98125 5 boks Disket Phoenix HD 3 67854 20 boks Kertas kontinyus 4 56784 10 buah Pita Printer Epson

Catatan: Dua boks kertas fotocopy yang diterima nampak basah di bagian luar bahkan kardusnya sedikit rusak, namun isinya kelihatan baik. Diterima Oleh: Shakka Octavia

Diperiksa Oleh: Shakka Octavia

Dikirmkan Kepada: Handy Maula Krisnawan

• Ketika barang datang, petugas penerimaan membandingkan nomor OP pada packing slip dengan arsip OP untuk menguji benarkah barang yang datang benar-benar dipesan.– Kemudian menghitung barang– Memeriksa ada tidaknya kerusakan sebelum meneruskannya ke

gudang atau pabrik• Tiga kemungkinan perkecualian dalam proses ini:

– Kuantitas barang berbeda dengan kuantitas dipesan– Barang dalam keadaan rusak– Kualitas barang inferior/jelek


• Jika salah satu dari tiga kemungkinan terjadi, petugas pembelian akan menyelesaikan persoalan ini dengan pemasok.– Pemasok akan melakukan penyesuaian pada faktur jika ada

selisih kuantitas.– Jika barang rusak atau inferior, dibuat memo debit setelah

pemasok setuju untuk meneruma pengembalian barang atau setuju untuk memberikan diskon.

• Satu lembar dikirimkan ke pemasok • Satu lembar ke bagian utang untuk menyesuaikan catatan utang.• Satu lembar ke bagian pengiriman untuk mengembalikan barang.




PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua tahap kegiatan, yaitu:– Persetujuan faktur pembelian– Pelunasan faktur


PELUNASAN PEMBELIAN

• Persetujuan faktur pembelian dilakukan oleh departemen utang dagang, yang berada di bawah controller.

• Kewajiban resmi untuk membayar timbul ketika barang diterima.– Namun sebagian besar perusahaan hanya

membayar setelah faktur diterima dan disetujui.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Tujuan:– Mengotorisasi pembayaran hanyak untuk

barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

• Membutuhkan informasi dari:– Pembelian – order pembelian yang valid– Penerimaan Barang – Laporan Penerimaan

Barang yang menunjukkan barang yang benar-benar diterima

PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system

• Setiap faktur disimpan dalam arsip faktur terbuka (open invoice file).• Ketika cek dibuat, faktur dicap “lunas” dan disimpan dalam arsip faktur

dibayar (paid invoice file).

PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system

• Dibuat sebuah voucher (disbursement voucher) yang berisi:– Outstanding invoices – Nilai bersih yang harus dibayar setelah dikurangi potongan dan

pengurangan harga • Voucher ini secara efektif menunjukkan rekening mana yang harus

didebit dan dikredit, termasuk nomor rekeningnya..

PELUNASAN PEMBELIAN

PT Intan Perkasa

No. 23246

VOUCHER

Tanggal Dicatat: 22/07/2001

Distribusi Debit

Dibuat oleh:

No. Rekening

Jumlah

Nomor Pemasok: 6578

Dikirimkan ke: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

22-140 22-145 20-669 20-779

868.330.000 629.010.000

30.560.000 98.450.000

Faktur Pembelian Nomor Tanggal

Nilai

Retur dan Potongan

Potongan Pembelian

Pembayaran Bersih

8645 15/07/2001 984.500.000 98.450.000 17.720.000 868.330.000 9678 20/07/2001 641.850.000 12.840.000 629.010.000

Total

1.626.350.000

98.450.000

30.560.000

1.497.340.000

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system

• Keuntungan voucher system:– Beberapa faktur dibayar sekaligus, sehingga mengurangi

jumlah lembar cek yang ditulis.– Voucher dapat dibuat pre-numbered sehingga

menyederhanakan audit trail untuk utang– Persetujuan faktur terpisah dengan pembayaran faktur,

sehingga memudahkan penjadualan keduanya untuk memaksimumkan efisiensi.

PELUNASAN PEMBELIAN


PELUNASAN PEMBELIAN

• Pembayaran faktur dilakukan oleh kasir, yang berada di bawah bagian keuangan.

• Kasir menerima paket voucher, yang terdiri atas faktur dan dokumen pendukung seperti order pembelian dan LPB.

• Paket voucher ini mengotorisasi pengeluaran check atau EFT kepada supplier.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui

EDI– Memampukan sistem secara otomatis

mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian

PELUNASAN PEMBELIAN

• Disebut Evaluated Receipt Settlement.• Pembayaran dilakukan atas dasar apa yang dipesan dan

diterima.• Mensyaratkan:

– Supplier menetapkan harga yang akurat ketika order disampaikan.

– Personil penerimaan menghitung secara akurat dan menginspeksi barang yang diterima.

• Menghasilkan komunikasi yang tepat waktu tentang pengiriman dan penerimaan.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui

EDI– Memampukan sistem secara otomatis

mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk

pembelian non-inventory

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan

faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian

non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir

elektronik untuk biaya perjalanan

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan

OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik

untuk biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh

manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan

OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik untuk

biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh

manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.– Penggunaan FEDI untuk membayar pemasok

PELUNASAN PEMBELIAN

Purchasing Receiving InventoryStores


AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO

UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN

• Memilih pemasok• Membuat order pembelian



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Memutuskan menerima atau menolak barang

• Menghitung dan memeriksa fisik barang



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyimpan barang yang diterima



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyetujui faktur pembelian



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Membayar ke pemasok

Prosedur-prosedur

• Prosedur Pembelian (Manual)• Prosedur Pengeluaran Kas (Manual)

Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerimaan Barang

PROSEDUR PEMBELIAN (MANUAL)

OP 34

32

54

32

32

Mulai

Membuat

permintaan

pembelian

Permintaan 1pembelian (PP)

Ke UD

N

A

A

Permintaan 1pembelian

Memilih

pemasok dan

membuat order

Order 1pembelian (OP)

B

B

Order 1pembelian

Mengirim

barang dan

faktur

Pemberitahuan Slip

Faktur

N

CC

Ke UD

Order 4pembelian

N

D

D

Slip pengepakan

Periksa barang,

bandingkan dg

OP dan membuat

laporan

Laporan 1Penerimaan

Order 4pembelian

ACocokkan

dokumen,

menerima

barang

Laporan 2Laporan 1

OP 3


Ke UD

N

PP 1OP 2

Laporan 3Penerimaan

Cocokkan

dokumen,

rev iu termin

N

Kasir Akuntansi

Dicabut saatjatuh tempo

Utang Dagang

PROSEDUR PENGELUARAN KAS (MANUAL)

Dokumen pendukung

Dari Unit Peminta Dari Pembelian


Order 5pembelian

Dari Pemasok

Faktur

Laporan 2Penerimaan

Cocokkan dan

uji dokumen,

siapkan

v oucherCatat ke

register

Register Voucher

Diringkas

tiap bulan

A

Total voucher

Voucher

Dokumen pendukung

T

B

B

Dokumen pendukungVoucher

Periksa dan

cap lunas

Siapkan cek

dan catat ke

register cek

Cek dan bukti kas keluar

Ke Pemasok

Voucher (dibayar)

C

C

Dokumen pendukungVoucher

(dibayar)

RegisterCek

Diringkas

tiap bulan

Total Kas

D

Masukkan

nomor cek

ke register

N

DA

Total voucher Total Kas

Posting ke

buku besar

Buku Besar

Aktivitas PengendalianSIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas Pembelian Barang

Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pengamanan terhadap aktiva dan catatan

Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang diterima Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak Kuantitas barang dihitung saat barang diterima Kuantitas barang dihitung secara independen

Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Pencatat persediaan dan bagian gudang Bagian penerimaan barang dan bagian gudang

Dokumen dan catatan yang memadai

Permintaan Pembelian Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas pemesanan kembali Dimintakan persetujuan untuk pesanan khusus Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur asli. Diverifikasi

acer_TM220

Aktivitas Pembelian Jasa Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Dokumen dan catatan yang memadai

Permintaan Pembelian Dibuat oleh departemen pemakai Dimintakan persetujuan Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Catat penerimaan jasa pada tembusan order pembelian Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur asli. Diverifikasi

Aktivitas Pengeluaran Kas

Otorisasi Transaksi Bagian utang mengotorisasi, bagian keuangan menyetujui Pengamanan terhadap cek Dibuat atas dasar paket voucher

Bernomor urut tercetak Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar Ditandatangani oleh dua pejabat jika nilainya melewati angka tertentu Diposkan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam pembuatan check Check yang masih beredar dicatat.

Pemisahan tugas Bagian utang dagang dan bagian pengeluaran kas Bagian pengeluaran kas dan bagian buku besar Bagian buku besar dan bagian utang

Dokumen dan catatan yang memadai

Paket Voucher Dilakukan pengkajian terhadap kelengkapan paket voucher, khususnya

faktur asli Dibatalkan segera setelah check ditandatangani Utang Dagang Diposting setiap hari Buku Besar Jurnal transaksi pengeluaran kas dibuat setiap hari

Berbagai PengawasDepartemen Persediaan

Persediaan Pemasok OrderPembelian

Pemasok(Supplier)

GudangBarang

PaketVoucherUtang DagangBuku Besar

Tembusan OP

Order Pembelian

Pembayaran

Faktur

BarangSlip Pengepakan

Pemberitahuan Titik Pemesanan

LPB

Barang dan LPB

KembaliKehabisan Barang

Tembusan OP Tembusan OP

1.0Meminta Barang

4.0Menyetujui

Faktur Pembelian

5.0Membayar

Faktur

3.0Menerima

Barang

2.0Memesan

Barang

Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data

Setiapsore hari

BAGAN ALIR SISTEM PEMBELIAN

5 4

3 2

5 4

3 2

Departemen pengguna dan Gudang

Permintaan pembelian

Masukkan data pembelian

File induk pemasok

File induk sediaan

Buat file order pembelian

Cetakorder pembelian

Order pembelian terbuka

Order 1Pembelian


N

Reviu dan tanda

tangani


Order 1Pembelian

N

Peminta Pemasok

Utang DagangPenerimaan

Departemen Penerimaan Departemen Pengolahan Data Gudang

BAGAN ALIR SISTEM PENERIMAAN BARANG

2

Dari Pembelian Dari Pemasok

Order 2Pembelian

Slip pengepakan (dan barang)

A Periksa order, hitung dan

periksa barang

Masukkan data penerimaan

Mutakhirkan file dancetak laporan

penerimaan barang

File induk pemasok

File induk sediaanr

File O.P terbuka

Slip pengepakan (dan barang)Order 2Pembelian

Laporan 1Penerimaan barang (LPB)

N

Periksa, hitung, dan

tandatangani

LPB 1(ditanda tangani)

Ke UD

SetiapSore hari

Keluarkan padatanggal jatuh tempodan serahkan kekasir

Bagian Utang Dagang Departemen Pengolahan Data

BAGAN ALIR SISTEM UTANG DAGANG

Dari Pemasok

Faktur

Bandingkan, rev iew, dan

periksa akurasi

Dari Pembelian Dari Gudang

Order 3Pembelian


N

Masukkan data faktur

Membuat file faktur terbuka

File O.P. terbuka

Faktur terbuka

Update-filedan cetak voucher

Voucher

File induk Pemasok

Buku Besarr


Order 3Pembelian

Faktur

Cocokkan dan

arsipkan urut tgl. J.t.

T

Dari Kasir

Paket voucher (dibatalkan)

Dibay ar

A

VoucherFakturOrder PembelianLaporan penerimaan

Departemen Pengolahan DataKasir

Dari Utang

FakturLPB 1(ditanda tangani)

Order 3Pembelian

Voucher

A

TotalBatch

TotalBatch

Bandingkan dan

cocokkan

Reviu dan tanda

tangani

Masukkan data voucher

Membuatfile

voucher

Voucher

TotalBatch

A

Update filedan

cetak cek

File Induk Pemasok

File Faktur Terbuka

Buku Besar

Cek

Bukti Kas Keluar

Pengeluarankas

Paket voucher

Reviu, tanda tangani cek,

batalkan paket voucher

Paketvoucher

Bukti Kas Keluar

Cek

Utang Dagang

Pemasok

Ka.

Documents

4. Siklus pendapatan