Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD)
DOAD
EZD
KANCELARIA
ARCHIWUM
CYFROWE ARCHIWUM
DOKUMENTÓWw ramach
POWER 3,5
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG
08.11.2016UG + PUW +
PG
Podpisanie umowy trójstronnej
Styczeń 2017Przyjęcie i wdrożenie
zmian dot. infrastruktury technologicznej
Maj/Czerwiec 2017
Instalacja i Konfiguracja EZD
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG
Lipiec 2017Marzec 2018
Przyjęcie i wdrożenie zmian otoczenia
prawnego do uruchomienia EZD
W trakcie wdrożenia
Realizacja EZD i jego integracja z innymi
systemami
Otoczenie osobowe i prawne
Otoczenie osoboweKoordynator Czynności
Kancelaryjnych
Główny Koordynator Systemu EZD
Administrator Techniczny Systemu EZD
Zespół EZD
Koordynatorzy EZD w jednostkach PG
Rektorska Komisja ds. Systemu EZD
Otoczenie prawne
Otoczenie prawne
Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja archiwalna
JRWA
Otoczenie technologiczne
KANCELARIA
Skanery
Drukarki kodów kreskowych
Czytniki kodów kreskowych
Oprogramowanie OCR
Skrytki i regały dla składu
chronologicznego
SEKRETARIATY
Czytniki kodów kreskowych
Drukarki/etykieciarki
WYBRANI PRACOWNICY
Podpisy kwalifikowane
SERWEROWNIA
Serwery i macierze
Oprogramowanie serwerowe
Lokalizacja Kancelarii
RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających
Koperta
Kod kreskowy
SKAN w EZD
Jednostka (wyznaczona osoba/
konto wirtualne)
Otwieranie i analiza(par. 5 ZR 8/2018 określa rodzaje przesyłek, które nie są otwierane przez KG)
Przekazywanie w EZD
Skanowanie i opisywanie metadanych w systemie EZD ( Zał. 2 ZR 8/2018 wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu)
P – pełne odwzorowanieN – niepełne odwzorowanieBrak odwzorowania
Integracje z zewnętrznymi systemami oraz obszary wymiany dokumentacji elektronicznej
EZD
ePUAP
PEF
eZamówienia
eDoręczenia
Projekty badawcze
Zamówienia publiczne
Jednostki administracji
publicznej
Elektroniczne faktury
BIP
Statystyka dotycząca systemu EZD
Rok 2017 Rok 2018Rok 2019
(do 31.05.2019 r.)
Liczba przeszkolonych pracowników w danym roku
430 403 29
Elektroniczne pisma Rok 2017 Rok 2018Rok 2019
(do 31.05.2019 r.)
Korespondencja wychodząca poprzez platformę ePUAPz Kancelarii Głównej PG
46 112 72
Korespondencja przychodząca poprzez platformę ePUAPdo Kancelarii Głównej PG
271 334 191
Schematy
Wsparcie w ramach systemu EZD
zdalna pomoc
Digitalizacja w liczbach:
• 82 787 skanów
• 1,09 TB danych
• 2 265 plików pdf w EZD
Dodatkowe zadania:
• współpraca z innymi jednostkami PG
• pomoc przy wydawnictwach PG
• skanowanie dla czytelników
Archiwum
Zintegrowany Program Rozwoju Politechniki Gdańskiej„POWER 3.5” – cyfrowe archiwum dokumentów
Cele i etapy digitalizacji
Ochrona i zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem lub utratąUdostępnianie oraz popularyzacja zasobu archiwalnego
O wyselekcjonowaniu do digitalizacji decydują:
czas wytworzeniaobecny stan zachowania
kategoria archiwalnawartość z punktu
widzenia historycznego
• Selekcja materiałów archiwalnych
• Przygotowanie i opracowanie
• Digitalizacja właściwa
• Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików
• Kontrola jakości plików cyfrowych
• Zabezpieczenie wzorcowych kopii cyfrowych
• Udostępnianie użytkowych kopii cyfrowych
Kontakt
Katarzyna Zygmunt
tel. +48 58 348 66 92kom. +48 797 307 170
https://pg.edu.pl/dzial-obiegu-i-archiwizacji-dokumentow