Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów

rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej

przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu ArchiwalnegoPrzygotowane na podstawie materiałów autora z seminariów i konferencji w latach 2011-2013 oraz materiałów ze spotkania pt. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Wdrożenie – praktyka – efekty (NDAP, Warszawa 22-23 października 2013 r).

Plan

• Co to jest system EZD• Dlaczego takie systemy mogą być użyteczne• Wymagania instrukcji kancelaryjnej (wskazanie i

omówienie niektórych przepisów)• System EZD jako system teleinformatyczny

(podlegający także innym przepisom)• Na co zwracają uwagę praktycy

Co to jest EZD (formalnie)• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w

sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67).

• Tamże §2 pkt 13: system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

• ”Czynności kancelaryjne w systemie EZD”- tak brzmi tytuł rozdziału 2 w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011

Co to jest EZDProjektowane zmiany w ustawie archiwalnej

Zob. http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/180889

• Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:– 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg

załatwiania i rozstrzygania spraw;– 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

• 1a (projektowany) Sprawy, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowanym z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b

Co to jest EZD (nieformalnie)

• EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie to samo co elektroniczny obieg dokumentów.

• EZD to rozwiązanie uniwersalne, w założeniu pozwalające na zastąpienie papierowych akt spraw – elektronicznymi, nawet jeżeli nie są świadczone wyspecjalizowane usługi elektroniczne pozwalające na załatwienie tylko określonych spraw

w EZD nie tylko obieg jest elektroniczny, ale również dokumentacja

Czym EZD nie jest• EZD to nazwa pospolita (rodzaju systemu) a nie

konkretnego systemu.• EZD nie jest też rozwiązaniem, w którym

wszystko dokumentuje się na papierze a dopiero po zakończeniu sprawy wszystko skanuje.– e-akta powstających na bieżąco = liczne metadane

dodawane automatycznie przez system w trakcie załatwiania sprawy (także do skanów), w tym odnotowywanie kolejnych czynności wykonywanych przez różnych użytkowników w różnym czasie (takie akta uwiarygadnia liczne grono osób),

– kopie z akt papierowych wykonanej po zakończeniu sprawy = takie akta uwiarygadnia tylko skanerzysta

Dlaczego w XXI wieku czynności kancelaryjne?

• Dlaczego zakłada się, że mimo postępującej informatyzacji umożliwiającej tworzenie automatycznych usług elektronicznych (eDeklaracje, CEIDG, KW-ODPIS…) nadal będzie potrzeba:– rejestrować wpływy,– rozdzielać je na komórki organizacyjne,– dekretować,– zakładać akta spraw,– akceptować,– wysyłać odpowiedzi

Np. wystąpienie o warunki zabudowy

• Jeśli stronami w sprawie jest oprócz urzędu jeszcze 5 obywateli i tylko jeden z nich (ten, który złożył wniosek w postaci elektronicznej) jest zainteresowany otrzymywaniem elektronicznej korespondencji, to znaczy, że pozostałym czterem osobom urząd musi przekazywać informacje o prowadzonej sprawie za pomocą listów poleconych

• Urząd musi umieć udowodnić że zrealizował wymagane prawem powiadomienie stron. Taka Informacja mogąca stanowić dowód dla sądu, NIK-u, organu drugiej instancji, powinna być zapisana w taki sposób aby była dla stron (w razie potrzeby) użyteczna.

Czyli będzie powstała dokumentacja hybrydowa (papierowo-elektoniczna)

Dlaczego tak jest, czyli kilka wybranych przepisów kodeksu postępowania administracyjnego

Strony należy poinformować:• Art. 9. Organy administracji publicznej są obowiązane do

należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek

• Art. 36. § 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

• § 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Z przepisów kpaw wersji po zmianie z 10 stycznia 2014

W jaki sposób można poinformować• Art. 42. § 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu

lub miejscu pracy.• § 2. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu

administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej

• Art. 391. (zmieniony) § 1. Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:– 1)  złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez

elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;– 2)  wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i

wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;– 3)  wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych

środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.”

Nie zawsze można doręczać elektronicznie

Z przepisów kpa 2 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014

Nawet jeśli uczestnik wyraził zgodę …• Art. 391 §1d. (nowy) Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania

zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.”;

…to i tak może z tego w każdej chwili zrezygnować.

• Art. 46 § 3. (zmienione) W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3.

• § 4. (praktycznie niezmienione)) W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:– 1)   wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu

elektronicznego;– 2)   wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i

pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;– 3)   pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu

identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Z przepisów kpa 3 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014

Uwaga: doręczenie elektroniczne jest w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej

• Art. 46 § 5. (nowe) W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.

• § 6. (nowe) W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

• § 7. (nowe) Zawiadomienia, o których mowa w § 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.

Z przepisów kpa 4 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014

Uwaga na § 6: wprowadzono fikcje doręczeń elektronicznych

• § 8. (nowe) W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie § 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w § 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym.

• § 9. (niezmienione poprzednio w §5) Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3.

• § 10. (niezmienione poprzednio w §6) Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.”;

Z przepisów kpa 5 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014

Uwaga na §10: publicznemu wysyła się wprost na jego skrzynkę (bo ją ma!) w nie w sposób określony w §4

Okres przejściowy• Teza: jak bardzo byśmy się nie starali, to nie da się w

dającym się zaplanować czasie całkowicie zastąpić pismem elektronicznym pisma papierowego (czy taka teza wymaga jeszcze udowodnienia?)

• Choć nie należy rezygnować z dążenia do tego aby całkowicie zastąpić papier w poszczególnych procesach administracyjnych trzeba przewidzieć istnienie dualnej dokumentacji w jednej i tej samej sprawie.

• Ale jednocześnie pozwolić aby podmioty przygotowane technicznie i organizacyjnie do tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej nie były zmuszane do prowadzenia podwójnej dokumentacji tych samych spraw (elektronicznie i dodatkowo na papierze)

Ograniczenia i możliwości

• Należy podkreślić, że jak dotąd nie wolno pisma utrwalonego na papierze wybrakować po wykonaniu odwzorowania cyfrowego - papiery, które przyszły trzeba przechować - przynajmniej do czasu zmian ustawowych (jak dotąd ustawodawca zachowuje ostrożność, także ustawa z 10 stycznia 2014 o zmianie ustawy o informatyzacji … tego nie podejmuje)

• Ale podmioty tworzące akta spraw w postaci elektronicznej:– nie muszą już tworzyć własnych papierów– nawet nie mają obowiązku trzymania papierowych

kopii tego co zostało na papierze wysłane

Na papierze lub w EZD(ale elastycznie)

• Można wybrać– (§1 ust. 2) Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie

tradycyjnym lub w systemie EZD• Decyduje kierownik podmiotu

– (ust. 3) Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 2, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

• Powrót do tradycji zabroniony– (ust. 4) Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu

dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne

• Możliwe wyjątki– (ust. 5) Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać

wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

O wyjątkach (opisane w §1 ust.6)

• Jeśli prawo wprost wymaga na papierze (albo elektronicznie)

• Zdefiniowano proces i wdrożono elektroniczną usługę publiczną (wtedy to co jest tak realizowane „zostaje” w postaci elektronicznej)

• istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

oczywiste

aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne

„wytrych” na wszelki wypadek

§10 - „wykonywanie czynności kancelaryjnych” w systemie – czyli co?

• Wszystko… czyli:– Prowadzenie rejestrów przesyłek

(wpływających i wychodzących) oraz spisów spraw (pkt 1) -

– Wykonywanie dekretacji (pkt 2)– Wykonywanie akceptacji (podpisywanie

odpowiednim podpisem elektronicznym) (pkt 3)

– prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD (pkt 4)

aby jednoznacznie wykluczyć możliwość działania „papierowego” kierownictwa w elektronicznym urzędzie

Uwaga wyjątek!

aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne

§13 - rejestracja wpływów

• Rejestracja polega na przyporządkowaniu metadanych (ust. 2)

• To przyporządkowanie może to się odbywać automatycznie (ust.2)

• Dodanie metadanych nie musi być od razu, ale może być w trakcie załatwiania sprawy

• Unikatowy (niepowtarzalny) identyfikator

Na przykład gdy „wystawiony” zostanie formularz automatycznie zbierający niezbędne metadane lub wymagający ich podania przez wnoszącego pismo(niestety z papierem tak się nie da)

§17 – wpływy na papierze

• Oznaczenie wpływu identyfikatorem (ust.1) możliwym do przeczytania „gołym okiem” (ust.2)

• Zamiana papierów na dokumenty elektroniczne (ust. 4) ale z wyjątkami:

– duuuuża strona (na przykład A3 i większe);– duuuużo stron;– treść (nie wolno skanować bo…), forma lub postać

(np. nie da się odwzorować bo to obraz olejny w ramie albo… pustak ceramiczny)

Po czym papiery do składu chronologicznego!

§18 – poczta elektroniczna• Poczta elektroniczna też może stanowić wpływ

odzwierciedlający załatwianie spraw), ale:– Można automatycznie usuwać spam i wiadomości

zawierające złośliwe oprogramowanie (ust.1)

– Selekcja przesyłek po „odsianu” spamu (ust.2)– Nie wszystkie przesyłki pocztą elektroniczną w

rejestrze wpływów (uznaniowość prowadzącego sprawę) – (ust.3-5)

– Zakaz drukowania i powtórnego skanowania (ust.6)

Ważne: jeśli chcesz mieć pewność doręczenia: wysyłaj na elektroniczną skrzynkę podawczą wystawiającą UPO. Potwierdzone to jest także w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podst. Art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacjiUwaga! W trakcie (niewielkich) zmian zob. http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/4/projekt/197841

§19 – elektroniczna skrzynka podawcza

• Uwaga wyjątek: wpływy automatycznie rejestrowane w dedykowanym systemie teleinformatycznym (ust.1 pkt 1)

• Ważny warunek: można nie rejestrować wpływu w EZD, jeżeli system dedykowany, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi

• Wpływy nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania

aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne

do EZD przesyłka + UPO

nie jest wyłącznie rejestrem wynikowym odnotowującym tylko kto wprowadził dane, a nie na jakiej podstawie

§20 – przekazane na informatycznym nośniku danych

• Dostrzeganie nośników dołączonych do pisma na papierze – to też przesyłka na nosniku (ust.1)

• Przeniesienie zawartości nośnika do systemu EZD (ust.3) albo pozostawienie na tym nośniku (ust.4).

Uwaga! – w przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych – przekazuje się dokument wraz z tym nośnikiem (zob. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podst. art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji)

§21 – rozdział wpływów• Rozdział do właściwych komórek lub osób może

realizować punkt kancelaryjny (wg podziału zadań i kompetencji w danym podmiocie)

• Rozdział może być realizowany automatycznie (ust.2)

Rozdział to nie dekretacja.Dekretacja ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę

§22- §23 – skład chronologiczny• §22 ust.1 – dopuszczenie kilku składów • §22 ust.2 – wypożyczenia ze składu

• §23 ust.1 – wyodrębnione (od reszty) przesyłki dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego,

• §23 ust.2 – wyodrębnione (od reszty) informatyczne nośniki danych, których zawartości nie skopiowano do EZD

„Uciążliwe” wypożyczenia ze składu (karty zastępcze) albo odnotowanie wypożyczenia w EZD (ale po co wypożyczać to co jest dostępne w „skanie”?)

Żeby kiedyś łatwiej było „wyrzucić” resztę (jeśli zostanie dopuszczone przez ustawodawcę)

§24 – dekretacja• Rozdział do właściwych komórek lub osób może

realizować punkt kancelaryjny (wg podziału zadań i kompetencji w danym podmiocie)

• Rozdział może być realizowany automatycznie (ust.2)

dekretacja ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę

§27 – automatyczny spis spraw• Dane odnoszące się do całego spisu (ust.1 pkt 1) i dane

odnoszące się do każdej sprawy (ust.1 pkt 2) • Dowolność kształtowania spisów spraw wg klas wykazu

akt i/lub okresów chronologicznych (ust.2)

UWAGA na metrykę sprawy, o której mowa w kpaArt. 66a. § 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

EZD a metryka sprawyZgodnie z rozporządzeniem MAiC z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i

sposobu prowadzenia metryki sprawy• § 2. 1. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw

powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:

• 1) oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);• 2) tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);• 3) datę dokonanej czynności;• 4) określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię,

stanowisko);• 5) określenie podejmowanej czynności;• 6) wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi

się dana czynność.

Jeżeli nasz system EZD „umie” zrobić taki raport (a powinien) – to elektronizacja akt spraw pozwala nie prowadzić ich na papierze

§31 – kompletność akt sprawy

• W aktach sprawy nie tylko przesyłki zarejestrowane w rejestrach (ust.1) ale także:

– notatki służbowe (pkt 2)– wiadomości poczty elektronicznej jeśli odzwierciedlają sposób

załatwiania sprawy (pkt 3)– odrzucone projekty pism + uwagi i adnotacje do nich (jeżeli

mają znaczenie w załatwianej sprawie) (pkt 4)

• Dbałość o kompletność metadanych (ust.2)

Warto zauważyć, że odrzucone projekty pism i adnotacje do nich system EZD może automatycznie zachowywać w aktach sprawy

§33 - §34 – akceptacja

• Elektroniczna akceptacja treści przesyłki przeznaczonej do wysłania środkami komunikacji elektronicznej (§33) lub na papierze (§34)

• Nawet w przypadku przesyłki papierowej obowiązek zachowania w aktach sprawy wersji elektronicznej ostatecznie zaakceptowanej

Wolno do akt sprawy dodawać (niezależnie od podpisanej elektronicznie wersji przeznaczonej do wydruku) także odwzorowania cyfrowe pism, dla których wymagana jest postać papierowa

§35 - §36 – wysyłka §37-38 – do archiwum zakładowego• (§35) Możliwość automatycznego wysyłania przez

system zaraz po podpisaniu (pkt 1) , ale także:– przez punkt kancelaryjny (pkt 2),– przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych

doręczeń (pkt 2).• §37 – po 2 latach automatyczne przejęcie

dokumentacji w EZD przez archiwum zakładowe akt spraw zakończonych

• §38 przekazanie zawartości składów (chronologicznego i informatycznych nośników danych) do archiwum zakładowego

Cale przepisu: nie ma „przekazywania” z komórek czyli spisu zdawczo-odbiorczego! Akta spraw są w tym samym EZD tylko automatycznie zmienia się komórka zarządzająca (mimo to istnieją kontrowersje wokół tego przepisu)

Czego nie wolno

• §8 ust.1 - W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom

• §8 ust. 2 - Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy

Sens §8 (czyli zupełnie inaczej niż na papierze)• W systemie EZD (nie: eSOD) zabronione jest zakładanie kilku

spraw w .. tej samej sprawie.• Zakaz wychodzi z założenia, że skoro akta spraw są elektroniczne,

to znaczy że są odmiejscowione = zamiast pisać pismo wewnętrzne (!) „w załączeniu przesyłam” i „proszę o opinię” należy udostępnić akta sprawy temu kto ma opinię dać. Powielanie tego oczywistego na papierze zwyczaju w systemie EZD jest bez sensu.

• W przypadku gdy mający dostęp do akt sprawy pracownik innej komórki organizacyjnej zamiast … napisania kolejnego pisma „w odpowiedzi na pismo przesyłam opinię” po prostu włączy tę opinię do akt sprawy, to system EZD i tak odnotuje kto włączył i kiedy, a cała wewnętrzna biurokracja będzie zupełnie niepotrzebna.

• Proszę zwrócić uwagę że ten niewielki wymóg nie tylko upraszcza proces załatwiania sprawy, ale także powoduje, że akta sprawy są w jednym miejscu a nie rozproszone. A to oznacza pełniejszy ich ogląd zarówno dla aktotwórcy jak i dla stron.

Koordynator czynności kancelaryjnych• Warto mieć dobrego koordynatora…• Z pewnością aby mógł to robić potrzebne mu są

narzędzia w systemie. Na przykład:– Przeglądanie akt spraw komórki ABC pod kątem

prawidłowości wyboru pozycji wykazu akt,– „znajdź wszystkie dekretacje wykonane z

opóźnieniem większym niż”…– „znajdź wszystkie akceptacje wykonane z

opóźnieniem większym niż”…– znajdź wszystkie pisma należące do więcej niż jednej

sprawy (i pokaż listę tych spraw)

Inne mające znaczenie dla systemów EZD rozporządzenia

• Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku (poz. 526) w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych

szczegółowy sposób postępowania

• Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518)

• § 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który …

szczegółowy sposób postępowania(bezpieczeństwo)

1. zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

2. zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;

3. zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:– a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w

wykazie akt,– b) mylnie zapisanych,– c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego

funkcjonowania systemu,– d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu

prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

Czyli niczego nie można sobie „ot tak” zmienić

szczegółowy sposób postępowania (używalność, bezpieczeństwo,

przenaszalność)

4. zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;

5. umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;

6. identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;

7. zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;

8. umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;

szczegółowy sposób postępowania (używalność)

9. zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;

10. zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

11. wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;

12. wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:

– a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,

– b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej,

szczegółowy sposób postępowania (przenaszalność)

13. wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:

– a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,

– b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,

– c) eksportuje dokumenty i ich metadane,– d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w

sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;

14. umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:

– a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,

– b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.

Wybrane minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych

na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku (poz. 526) w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej

oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych

Minimalne wymagania (bezpieczeństwo §20)

• Podmiot realizujący zadania publiczne opracowuje ustanawia, wdraża i eksploatuje, monitoruje i przegląda oraz utrzymuje i doskonali system zarządzania bezpieczeństwem informacji zapewniający poufności, dostępności i integralności informacji, w tym przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, z uwzględnieniem takich atrybutów jak autentyczności, rozliczalności, niezaprzeczalności i niezawodności

Czyli jak w normie ISO/IEC 27001

Minimalne wymagania (funkcjonalność, niezawodność, itp. §15.)

• Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne projektuje się, wdraża oraz eksploatuje z uwzględnieniem ich funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności, przy zastosowaniu norm oraz uznanych w obrocie profesjonalnym standardów i metodyk.

• 2. Zarządzanie usługami realizowanymi przez systemy teleinformatyczne, o których mowa w ust. 1 ma na celu dostarczanie tych usług na deklarowanym poziomie dostępności i odbywa się w oparciu o udokumentowane procedury.

• 3. Wymagania określone w ust. 1 i 2 uznaje się za spełnione jeśli projektowanie, wdrażanie, eksploatowanie, monitorowanie, przeglądanie, utrzymanie i udoskonalanie zarządzania usługą podmiotu realizującego zadanie publiczne odbywają się z uwzględnieniem Polskich Norm: PN-ISO/IEC 20000-1 „Technika informatyczna – Zarządzanie usługami – Część 1: Specyfikacja”, PN-ISO/IEC 20000-2 „Technika informatyczna – Zarządzanie usługami – Część 2: Reguły postępowania”.

Minimalne wymagania (interoperacyjność §16)

• Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne wyposaża się w składniki sprzętowe lub oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących określonych przez przepisy, normy, standardy lub rekomendacje ustanowione przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.

• 2. W przypadku, gdy w danej sprawie brak jest przepisów, norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:– Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci

Request For Comments (RFC), – World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C

Recommendation (REC),- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz

bieżącego stanu technologii informatycznych.

Ważniejsze tematy z roboczego spotkania praktyków (NDAP, październik 2013)

• Tytuł jako element w metadanych dokumentu lub sprawy

• Dostęp jako element w metadanych dokumentu lub sprawy

• Przekazywanie akt spraw w postaci elektronicznej do innych podmiotów

• Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem elektronicznym innej osoby niż jest to deklarowane w treści dokumentu

• Korespondencja wewnętrzna w systemie EZD

Ważniejsze tematy z roboczego spotkania praktyków (NDAP, październik 2013)

• Co dalej ze składami chronologicznymi i składami informatycznych nośników danych?

• Potrzeba wyodrębnienia w składzie chronologicznym dokumentów wewnętrznych (takich co muszą być na papierze ale nigdzie nie są wysyłane)

• Problematyka konserwacji podpisu elektronicznego w długim czasie

• Ewentualne ryzyka związane z brakowaniem dokumentacji ze składów chronologicznych mających pełne odwzorowanie cyfrowe

• Wysyłka plików .doc „zapakowanych” do pisma ogólnego (jak podpisywać)?

Materiały ze spotkania i sprawozdanie zostaną umieszczone na stronie http://archiwa.gov.pl

Kazimierz.Schmidt@archiwa.gov.pl

Dziękuję za uwagę