Upload
others
View
8
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
11. TINJAUAN PUSTAKA
Salah satu fungsi manajemen produksi yang penting adalah fungsi
pengendalian, baik pengendalian terhadap masukan yang dapat berupa bahan
baku (input), maupun pengendalian terhadap hasil produksi (output) atau
barang yang dihasilkan. (Reksohadiprodjo, 1993). Pengendalian produksi
adalah fungsi untuk mengarahkan atau mengatur arus barang-barang melalui
keseluruhan siklus operasi (produksi), yang dimulai sejak proses permintaan
bahan baku sampai pada pengiriman produk jadi, dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen, investasi persediaan minimum,
dan efisiensi produksi yang maksimum (Siswanto, 1985).
A. PENCENDALIAN PERSEDIAAN
Pengendalian persediaan merupakan teknik yang mengatur
penyimpananlpenyediaan barang dalam jumlahltingkat yang memadai, baik
dalam bentuk bahan baku, barang dalam proses pengerjaan, maupun
produk akhir (Moore & Hendrick, 1989). Menurut Handoko (1 992),
pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting,
karena dengan kebijakan untuk mengadakan persediaan dalam bentuk fisik
barang, berarti akan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam aktiva
http://www.mb.ipb.ac.id
lancar. Bila perusahaan menanamkan dananya dalam bentuk persediaan
terlalu besar akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan
mungkin mempunyai Nopportunify cost" yaitu kehilangan kesempatan
untuk memperoleh hasil dari dana yang ditanamkan dalam bentuk investasi
lain yang lebih menguntungkan.
Demikian pula bila perusahaan tidak rnempunyai persediaan yang
rnencukupi, dapat mengakibatkan biaya sebagai akibat dari terjadinya
kekurangan atau kehabisan persediaan. Biaya-biaya tersebut antara lain
adalah biaya kehilangan penjualan, biaya kehilangan pelanggan, biaya
pernesanan khusus, biaya ganti rugi, dan sebagainya.
Selanjutnya Handoko (1 992) menyatakan bahwa sistem persediaan
adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor
tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,
kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus
dilakukan. Sistem tersebut bertujuan menetapkan dan menjamin
tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan pada
waktu yang tepat. Klasifikasi sistem pengendalian persediaan disajikan pada
Gambar 1.
Gambar 1 tersebut mernperlihatkan bahwa perbedaan dalam sistem
perrnintaan rnengharuskan penggunaan metoda yang berbeda. Dilain pihak
persoalan yang ingin diselesaikan dalam pengendalian persediaan dapat
http://www.mb.ipb.ac.id
diwujudkan dalam dua pertanyaan, yaitu (1) Berapa banyak persediaan
yang harus dibeli, dan (2) kapan kegiatan pembelian tersebut dilakukan.
Sistem Pengendalian
Sistem Permintaan lndependen
Sistem Review Sistem Jumlah
Gambar 1 : Klasifikasi Sistem Pengendalian Persediaan (Waters, 1992).
Yang dimaksud dengan persediaan (inventory),'adalah suatu istilah
umum yang menunjukan segala sesuatu, dapat berupa sejumlah barang atau
seluruh sumberdayal kekayaan yang digunakan dalam organisasi (Chase &
Aquilano, 1992). Diperlukan adanya suatu kebijakan yang tepat dalam
sistem pengendalian persediaan, yang meliputi pengawasan tingkat
persediaan yang harus dipelihara, kapan persediaan tersebut harus
ditambah, dan berapa besarnya pesanan yang harus dilakukan.
Menurut Assauri (1993), persediaan merupakan sejumlah bahan-
bahan atau komponen-komponen yang disediakan, bahan-bahan dalam
proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-
http://www.mb.ipb.ac.id
barang produk jadi yang disediakan untuk rnernenuhi perrnintaan dari
pelanggan setiap waktu. Selanjutnya dinyatakan, bahwa fungsi atau
kegunaan diadakan persediaan antara lain adalah :
rnenghindari resiko keterlarnbatan datangnya pesanan barang atau
bahan baku yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan,
rnenghilangkan atau rnenghindari dari resiko pengernbalikan barang
yang di pesan (rejeck) akibat cacat ataupun kualitas yang tidak baik,
rnenjarnin kelancaran produksi/operasi perusahaan,
rnernberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya
dirnana perrnintaan pelanggan selalu dapat dipenuhi dengan baik dan
tepat waktu,
untuk rnenyirnpan barang-barang yang dipengaruhi oleh rnusirn
sehingga dapat digunakan pada saat barang tersebut tidak ada di
pasaran.
Dengan dernikian, dapat disirnpulkan bahwa pengendalian
persediaan adalah rnerupakan perancangan atau teknik untuk rnernperoleh
tingkat persediaan yang optimal. Hal ini dilakukan dengan
rnernpertirnbangkan dan rnernbandingkan antara biaya yang timbul karena
persediaan yang terlalu besar dengan biaya yang harus ditanggung karena
kehabisan persediaan (persediaan yang terlalu sedikit). Fungsi utarna
pengendalian persediaan adalah untuk rnernpertahankan kelancaran dan
http://www.mb.ipb.ac.id
kesinambungan dari suatu proses produksi, yang pada gilirannya akan
'menyangkut reputasi dari suatu perusahaan, khususnya dalam memenuhi
permintaan konsumenl pelanggan secara berkesinambungan.
B. KEBIJAKAN PERSEDIAAN (INVENTORY POLICY)
Kebijakan persediaan (inventory policy) adalah prosedur pembelian
atau pengadaan bahan yang mengikuti suatu kebijakan tertentu (Waters,
1992). Selanjutnya menurut Waters, bahwa dalam sistem pengendalian
persediaan dikenal empat kebijakan persediaan, yaitu (1) Fixed Lot Size-
Reorder Point Policy, (2) Fixed Time Interval Order Schedulling Policy, (3)
Kombinasi Fixed Lot & Fixed Time, serta (4) Optional Replenishment
Policy.
1. Fixed Lot Size-Reorder Point Policy
Kebijakan ini disebut juga kebijakan Wilson atau EOQ (Economic
Order Quantity). Dalam kebijakan ini pengendalian dilakukan secara
terus menerus (continuous review). Selain itu juga ditentukan titik
pemesanan kembali (R), yaitu suatu batas jumlah inventory dimana
apabila barang yang ada di gudang (on-hand inventory) mencapai nilai
tersebut (R), maka manajemen harus melakukan pemesanan kembali.
http://www.mb.ipb.ac.id
2. Fixed Time Interval Order Schedulling Policy
Pada kebijakan jenis ini, review dilakukan secara periodik (T),
misalnya dilakukan setiap mingguan, atau bulanan. Dalam kebijakan
jenis ini ditentukan juga tingkat persediaan maksimum (S). Besarnya
pemesanan (Q) pada setiap periode review adalah selisih antara S
dengan persediaan yang dipunyai saat itu (X), sehingga Q = S-X.
3. Kombinasi Kebijakan Persediaan (1) dan (2)
Dalam kebijakan persediaan ini, pemesanan bahan dilakukan
pada saat persediaan yang dipunyai mencapai R atau pada saat periode
review (T). Akan tetapi volume atau besarnya pemesanan yang
diadakan pada saat pemesanan adalah Q = S-X.
4. Optional Replenishment Policy (s,S)
Pada kebijakan persediaan jenis ini, review dilakukan secara
periodik (T). Beberapa parameter kebijakan ditentukan, yaitu S=tingkat
persediaan maksimum, dan s=tingkat persediaan minimum.
Pemesanan bahan dilakukan apabila pada saat periode review (T)
persediaan yang dimiliki (X) sama atau lebih rendah daripada (s).
Jumlah bahan yang harus dipesan (Q), mengikuti kriteria Pesan Q - S -
X (jika X < s), dan Pesan Q - 0 (jika X > s).
http://www.mb.ipb.ac.id
C. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN
Menurut Chase & Aquilano (1992), dalam pembuatan setiap
keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, maka
biaya-biaya variabel yang harus dipertimbangkan adalah (1) Biaya
Penyirnpanan (Holding or carrying costs), (2) Biaya Pemesanan (Ordering
costs), (3) Biaya Penyiapan (Setup or production change costs), (4) Biaya
Kehabisan atau Kekurangan Bahan (Shortage costs).
I . Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara
langsung dengan jumlah persediaan (biaya variabel). Biaya
penyimpanan per periode akan semakin besar apabila jumlah bahan
yang disimpan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi
(biaya tetap tidak ikut diperhitungkan). Biaya-biaya yang termasuk
sebagai biaya penyimpanan, antara lain adalah :
Biaya fasilitas penyimpanan (bisa berupa opportunity cost),
Biaya modal (opportunity cost of capital),
Biaya kerusakan dalam periode penyimpanan,
Biaya pengawasan dan perhitungan fisik persediaan,
Biaya pajak dan asuransi persediaan,
Biaya penanganan persediaan, dan sebagainya.
http://www.mb.ipb.ac.id
2. Biaya Pemesanan
Biaya pemesanan (order cost atau procurement cost) adalah biaya
yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan
pernesanan suatu bahan atau barang. Secara normal, biaya per pesanan
tersebut tidak akan naik rneskipun jurnlah atau kuantitas pesanan
bertarnbah. Yang terrnasuk dalam biaya-biaya pernesanan antara lain
adalah :
Biaya pernbuatanlpernrosesan pesanan dan biaya pengiriman,
Biaya tenaga kerja yang rnenangani proses pemesanan (handling
cost),
Biaya telefone dan fax,
Biaya untuk keperluan surat-rnenyurat,
Biaya perneriksaan penerimaan,
Biaya pengangkutan ke gudang, dan sebagainya.
3. Biaya Penyiapan
Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam
pabrik, perusahaan rnenghadapi biaya penyiapan (setup cost) untuk
rnernproduksi kornponen tertentu. Biaya-biaya tersebut terdiri dari
antara lain :
Biaya mesin-mesin menganggur,
http://www.mb.ipb.ac.id
Biaya persiapan tenaga kerja langsung,
Biaya penjadwalan,
Biaya ekspedisi, dan sebagainya.
4. Biaya Kehabisan
Biaya kehabisan (shortage costs) rnerupakan biaya yang paling
sulit diperkirakan. Biaya tersebut timbul bilamana persediaan tidak
rnencukupi adanya perrnintaan. Biaya-biaya yang terrnasuk dalam biaya
kekurangan bahan antara lain adalah :
Kehilangan kesempatan penjualan,
Kehilangan pelanggan,
Biaya pemesanan khusus,
Biaya tenaga kerja langsung,
Terganggunya kegiatan produksiloperasi,
Biaya ganti rugi karena tuntutan pelanggan, dan sebagainya.
Dalarn praktek, biaya kekurangan bahan sulit diukur, terutama
karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunity costs,
yang sulit diperkirakan secara obyektif.
http://www.mb.ipb.ac.id
D. MODEL-MODEL PERSEDIAAN
Model persediaan merupakan suatu model matematika tentang biaya
total sistem pengendalian persediaan sebagai fungsi parameter-parameter
yang dapat dikendalikan, dengan tujuan dapat meminimal-kan biaya total
sistem pengendalian persediaan. Model-model tersebut diperlukan untuk
mernecahkan persoalan yang timbul dalam pengendalian persediaan
Waters, 1992).
Model-model persediaan dapat dipisahkan menjadi dua golongan
utama yaitu model deterministik dan model probabilistik, seperti yang
terlihat pada Cambar 2.
( Model-Model Persediaan 1
( Model-Model Biaya ~ i n i m u m )
Deterministik * Quantity Discount [T)
Probabilistik * Safety Stock
Simulasi I Marginal Analisis 1
Gambar 2. : Klasifikasi Model persediaan (Heizer & Render, 1996)
http://www.mb.ipb.ac.id
1. MODEL DETERMlNlSTlK
Model Deterrninistik rnerupakan suatu model dirnana sernua
parameter-parameter yang ada, dianggap telah diketahui dengan pasti.
Dalam model deterrninistik tersebut diasumsikan bahwa permintaan
(demand) dan periode datangnya pesanan (lead time) dapat diketahui
secara pasti.
1 . l . Economic Order Quantity (EOQ) Basic Model
Model EOQ digunakan untuk rnenentukan jurnlah pesanan
persediaan yang paling ekonornis dengan biaya yang paling
efisien (minimum biaya). EOQ dasar rnerupakan salah satu model
persediaan yang akan rnernbantu rnanajemen dalam pengarnbilan
keputusan tentang berapa besar unit yang harus dipesan agar
tidak terjadi investasi berlebihan yang ditanarnkan dalarn
persediaan, serta rnenghindarkan dari resiko kehabisan persediaan
yang akan berakibat pada terhentinya produksi, kekecewaan
pelanggan karena terlambatnya pesanan, kehilangan kesernpatanl
keuntungan, kehilangan pelanggan, dan lain sebagainya. Model
EOQ tersebut dapat diterapkan apabila rnernenuhi anggapan-
anggapan sebagai-berikut:
Tingkat pemakaian dan perrnintaan akan produk dapat
diketahui secara pasti,
http://www.mb.ipb.ac.id
Periode datangnya pesanan (Lead time) selalu tetap,
Biaya setiap kali melakukan pemesanan adalah tetap,
Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan.
Keterangan : Q* - jumlah pesanan yang optimal (EOQ), D - permintaan setahun dalam unit, S = biaya pemesanan setiap kali pesan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun.
1.2. Quantity Discount
Pada model dasar EOQ seperti tersebut diatas tidak
memperhatikan kemungkinan adanya potongan kuantitas
(quantity discount). Pada kenyataannya, pembelian bahan atau
barang persediaan dalam jumlah yang besar atau jumlah tertentu,
sangat rnemungkinkan untuk diberikan harga per unit yang lebih
rendah. (pembelian sampai jumlah tertentu akan diberikan
discount tertentu).
Dalarn model ini hubungan antara jumlah pembelian
(kuantitas), harga per unit, dan biaya pemesanan total harus di
pertimbangkan dengan baik. Bila jumlah yang dibeli setiap
http://www.mb.ipb.ac.id
pernbelian adalah sedikit, rnaka biaya pernesanan total dan harga
beli akan tinggi, sedang biaya penyirnpanan rnungkin akan
menjadi rendah. Sebaliknya bila jumlah pernbelian besar, rnaka
biaya pesanan total dan harga beli akan rendah, sedang biaya
penyirnpanan mungkin akan menjadi tinggi karena jumlah yang
disirnpan banyak.
Keterangan : Q* - jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, S = biaya pernesanan setiap kali pesan, 1 = biaya penyirnpanan setahun (prosentase dari harga), P - harga.
1.3. Economic Production Quantity (EPQ)
Salah satu karakteristik dari model EOQ adalah kedatangan
persediaan yang serentak atau sekaligus. Model EPQ rnerupakan
suatu model persediaan dirnana tingkat kedatangan dari barang
yang dipesan telah dijadwalkan atau diatur secara bertahap.
Berarti bahwa persediaan bahanharang akan rnempunyai tingkat
kedatangan yang teratur atau tetap.
http://www.mb.ipb.ac.id
Dengan demikian pada model EPQ tersebut terdapat
tingkat pemakaian bahan yang teraturltetap, dan di lain pihak
akan terjadi penambahan barang (persediaan) dalam jumlah yang
teratur dan tetap pula. Oleh karena itu jumlah atau besarnya
kedatangan barang (persediaan) yang telah dijadwalkan tersebut
harus lebih besar dari jumlah produksi (pemakaian bahan), ha1
tersebut untuk menghindari terjadinya kemacetan produksi
sebagai akibat dari kehabisan persediaan (stock out).
Anggapan-anggapan dari model EPQ yang berbeda dengan
model dasar EOQ, adalah sebagai berikut (Handoko, 1992) :
jumlah barang yang di pesan tidak datangldipenuhi sekaligus
pada saat yang bersamaan, tetapi secara bertahap sesuai
dengan waktu yang telah dijadwalkan,
Permintaanldemand adalah relatif seimbang dengan tingkat
produksi,
Selama proses produksi, tingkat pemenuhan persediaan adalah
sama dengan tingkat produksi dikurangi tingkat permintaan.
http://www.mb.ipb.ac.id
Keterangan: Q* = jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, S = biaya pemesanan setiap kali pesan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun, d - tingkat permintaan harian, P = tingkat produksi harian.
1.4. Material Requirements Planning (MRP)
MRP adalah metode untuk merencanakan kebutuhan
barang yang bersifat dependent, yaitu permintaan (demand) untuk
suatu item berhubungan atau akan berpengaruh terhadap
permintaan item lainnya. Teknik ini disebut MRP bila digunakan
di lingkungan produksi, sedangkan apabila digunakan di
lingkungan distribusi disebut, distribution resources planning
(DRP).
Beberapa ha1 yang perlu diperhatikan dalam penggunaan
model dependent secara efektif adalah (Waters, 1992) :
Master Production Schedule (MPS), yang menyatakan apa
yang harus dibuat dan kapan. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa MPS adalah pernyataan produksi, bukan
sebagai ramalan atas permintaan.
Bill of Material (BOM), yang merupakan daftar jumlah
komponen atau bahan yang diperlukan untuk membuat
sebuah produk.
http://www.mb.ipb.ac.id
Ketersediaan inventory.
Apa yang sedang di pesan.
Lead-time (berapa lama waktu yang di perlukan untuk
mendapatkan berbagai komponen).
2. MODEL PROBABlLlSTlK
Pada model probabilistik lingkungan yang membentuk parameter-
parameter tidak dapat dianggap deterimistik sepenuhnya atau tidak
dapat ditentukan secara pasti, melainkan lebih bersifat probabilistik.
Lead time atau periode datangnya pesanan seringkali tidak dapat
dipastikan. Beberapa hambatan seperti masalah pengangkutan, tidak
tersedianya bahan baku, dan lain sebagainya merupakan penyebab dari
kelambatan atau penundaan dalam pengiriman yang tidak dapat
dihindarkan oleh pemasok. Dengan demikian, resiko dan ketidak
pastian harus di pertimbangkan dalam melakukan pengendalian
persediaan. Suatu model persediaan probabilistik atau simulasi
merupakan metode yang cukup valid dalam penentuan EOQ (Siswanto,
1985).
2.1. Safety Stock
Dalam melakukan analisis dengan pendekatan model
probabilistik, maka ha1 penting yang harus diperhatikan adalah
pada perilaku parameter persediaan selama periode lead time
http://www.mb.ipb.ac.id
atau periode datangnya pesanan. Beberapa kondisi yang rnungkin
dapat terjadi, seperti kernungkinan terjadinya kelebihan atau
kehabisan persediaan, perlu diantisipasi dan diperhitungkan
dengan sebaik-baiknya. Untuk menghadapi kondisi tersebut,
perusahaan biasanya rnelakukan antisipasi dengan rnengadakan
tingkat persediaan tertentu sebagai pengarnan yang disebut
cadangan persediaan (safety stock).
Safety stock rnerupakan kontingensi untuk rnenghadapi
laju perrnintaan yang lebih besar dari yang di perkirakan dan
pengirirnan barang yang di pesan datang terlarnbat. Untuk itu
perlu dilakukan perencanaan terhadap persediaan, dirnana pada
saat persediaan rnencapai titik tertentu maka harus dilakukan
pernesanan kernbali (Reorder pointltitik pernesanan kembali).
Yang harus diperhitungkan dalam melakukan safety stock adalah
biaya sirnpan karena terjadinya kelebihan persediaan,
dibandingkan dengan biaya yang tirnbul sebagai akibat dari
kehabisan persediaan.
Tujuan model probabilistik tersebut adalah untuk
rnenentukan besarnya persediaan pengaman (safety stock) serta
untuk merninimumkan biaya kehabisan bahan dan biaya
penyimpanan persediaan pengarnan. Persediaan pengarnan
tersebut dapat diperbesar jurnlahnya dengan mernpertimbang- kan
http://www.mb.ipb.ac.id
bahwa, biaya akibat kehabisan stock besar, biaya penyimpanan
rendah, dan waktu ancang panjang.
Formulasi : I Safety sfock = Zo ROP = dxL + safety stock I
Keterangan : d - tingkat permintaan harian, L = Lead time (jumlah hari pengiriman pesanan), Z = nilai yang distandarisasi dibawah kurva normal, o - standar deviasi.
2.2. Simulasi
Untuk merencanakan jumlah atau tingkat persediaan
bahan baku dengan keterbatasan informasi maupun kendala-
kendala yang rnungkin timbul, maka model simulasi (simulasi
Monte Carlo) cukup efektif untuk diterapkan. Teknik atau model
analisis simulasi Monte Carlo tersebut telah terbukti bermanfaat
dalam studi mengenai masalah inventori dan penelitian-penelitian
lain yang memerlukan suatu sekuens hasil acak. Teknik simulasi
ini telah berkembang dalam bidang ilrnu pengetahuan dan sudah
banyak digunakan dalam dunia bisnis (Walpole, 1993).
http://www.mb.ipb.ac.id
2.3. Marginal Analysis
Kebijakan persediaan optimal dapat ditentukan melalui
model marginal analisis, yaitu suatu analisis yang
mempertimbangkan antara tingkat inventori dengan marginal
profit dan marginal loss. Tambahan inventori pada suatu tingkatan
tertentu dapat dilakukan, apabila tarnbahan tersebut sama dengan
tambahan profit yang diharapkan atau lebih tinggi dari marginal
loss
Formulasi : p > ML 1 MP + ML m Keterangan P = probability, MP = marginal profit, ML = marginal loss.
Dari model-model persediaan tersebut diatas, maka model
Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock merupakan model
yang digunakan dalam analisa, dengan pertimbangan :
Waktu atau periode datangnya pesanan (Lead time) selama ini tidak
mudah dipastikan (bersifat probabilistik).
Adanya kemungkinan kehabisan persediaan (stock out) yang dapat
disebabkan oleh naiknya tingkat pemakaian persediaan yang tidak
http://www.mb.ipb.ac.id
diharapkan, ataupun waktu penerimaan barang yang lebih lama dari
Lead time yang diharapkan.
Dampak yang ditimbulkan dari kekuranganlkehabisan persediaan (stock
out) akan lebih besar biayanya bila dibandingkan dengan biaya yang
timbul karena diadakannya persediaan pengaman (safety stock).
Perlu diadakan persediaan pengaman untuk mengantisipasi berbagai
kemungkinan yang dapat terjadi, seperti keterlambatan datangnya
pesanan (lead time), tidak tersedianya bahan di pasaran karena
pengaruh rnusim, dan sebagainya.
Kondisi-kondisi tersebut diatas sesuai dengan permasalahan yang
sedang dihadapi oleh perusahaan, khususnya dalarn pengendalian
persediaan bahan baku kayu.
http://www.mb.ipb.ac.id
Ill. KERANCKA PEMlKlRAN
Analisis terhadap kesinarnbungan pengadaan bahan baku yang ditunjang
dengan sistern persediaan yang baik, rnerupakan ha1 rnutlak yang harus
diperhatikan oleh perusahaan guna rnenjarnin kelancaran proses produksi. Hal
tersebut pada akhirnya juga akan berpengaruh terhadap kelangsungan hidup
suatu perusahaan.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalarn upaya rnenjarnin
kontinuitas tersedianya bahan baku (khususnya kayu), secara garis besar dapat
digambarkan sebagairnana terlihat dalarn Gambar 3. Langkah-langkah tersebut
disajikan dibawah ini.
1. Menetapkan dan rnenjadwalkan rencana produksi yang akan dikerjakan,
dengan berpedornan pada besarnya pesanan atau rencana ekspor yang
diterirna (Order tetap) dari kelornpok usahanya, yaitu PT. Astra
International Indonesia.
2. Dari penetapan rencana produksi tersebut, rnaka dapat dihitung besarnya
kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk satu periode.
3. Setelah diketahui besarnya kebutuhan bahan baku, rnaka perusahaan dapat
rnelakukan analisa apakah kebutuhan bahan baku tersebut dapat dipenuhi
oleh pernasok yang ada, baik dari segi kuantitas, kualitas, rnaupun
kelancaran dan ketepatan waktunya. Bilarnana kebutuhan tersebut telah
http://www.mb.ipb.ac.id
dapat dijamin oleh pemasok (kapan diperlukan dan berapa besarnya,
pemasok selalu siap), maka perusahaan dapat menerapkan sistem Just in
Time ()IT) dalam inventory.
4. Apabila dari hasil analisa, ternyata pemasok yang ada dinilai belum
mampu, maka perusahaan harus mencari terobosan baru, antara lain
dengan membuat perencanaan persediaan bahan baku dengan rnemilih dan
menerapkan salah satu model persediaan yang paling aman dan sesuai
dengan kebutuhanlkarakteristik usaha.
5. Model persediaan yang akan dijadikan acuan, harus disesuaikan dengan
perilaku yang ada. Baik ditinjau dari cara pengadaannya, jenis bahan
bakunya, lead time, biaya-biaya yang terjadi, dan lain sebagainya.
6. Dari perilaku yang ada, selanjutnya dilakukan pengkajian model
Deterministik dengan pendekatan EOQ, EPQ, dan lain sebagainya, atau
pengkajian model Probabilistik dengan pendekatan Safety Stock, Simulasi
dan sebagainya. Selanjutnya dipilih model dengan pendekatan EOQ dan
Safety Stock.
7. Dengan pemilihan model tersebut, diharapkan pengendalian persediaan
bahan baku yang baik akan terwujud, dan kontinuitas serta kelancaran
usaha dapat terjamin.
Dari hasil wawancara dengan pihak manajemen perusahaan serta
pengamatan langsung di lapangan, maka dalam kasus yang terjadi pada KD.
Plant Division, metode yang paling tepat untuk digunakan adalah model
http://www.mb.ipb.ac.id
Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock. Pendekatan EOQ dan
Safety Stock tersebut dipilih dengan pertimbangan, bahwa sering terjadi
keterlambatan dalam penerimaan bahan dari pemasok (lead time tidak tetap)
yang berakibat pada terjadinya kekuranganlkehabisan persediaan. Seringnya
terjadi penolakan barang (reject) karena mutu atau ukuran yang diterima dari
pemasok tidak sesuai dengan pesanan, serta kendala-kendala lainnya.
Resiko atau dampak karena kehabisan bahan baku cukup besar, karena
selain perusahaan harus menanggung biaya keterlambatan, juga berpengaruh
pada kelancaran produksi di negara tujuan, jadwal pengapalan, kepercayaan
pelanggan, serta reputasi perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang.
Dengan demikian peranan persediaan pengaman (safety stock) dari model
probabilistik tersebut menjadi sangat penting. Bagan Kerangka Pemikiran
tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.
http://www.mb.ipb.ac.id
Order Tetap
( Kebutuhan Bahan Baku I
[ Pemasok Bahan Baku '1
Perencanaan Persediaan
Pemilihan Model Analisa
Model Deterministik Model Probabilistik r - ( Pengendalian Persediaan )
Cambar 3. Bagan Kerangka Pemikiran Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kayu
http://www.mb.ipb.ac.id
IV. METODOLOCI
A. METODE PENELlTlAN
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus yang
dilakukan pada perusahaan KD. Plant Division, khususnya dibidang
pengendalian persediaan bahan baku kayu. Selain itu dilakukan analisis
pemecahan masalah dan penyusunan forrnulasi strategi pemecahannya.
B. TEMPAT DAN WAKTU CELADIKARYA
Geladi Karya dilakukan di KD. Plant Division, PT. Astra
International Indonesia yang berlokasi di Jalan Pahlawan Km.1,5 Citeureup
Bogor. Celadi Karya dilakukan selama 2 (dua) bulan, yaitu pada bulan
Januari dan Februari 1997.
C. SUMBER DAN PENCUMPULAN DATA
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi atau pengarnatan
langsung, yaitu dengan mengikuti kegiatan mulai dari pengadaan bahan
baku, sistern persediaan, sampai pada proses produksi. Data juga diperoleh
melalui wawancara langsung dengan pihak manjemen dan karyawan KD.
http://www.mb.ipb.ac.id
Plant Division, antara lain dengan General Manajer, Manajer produksi,
Manajer Teknik, Manajer Adrninistrasi, Kepala bagian, Staf dan karyawan
yang bertugas langsung di bagian pengadaan maupun proses produksi, yang
selanjutnya disebut sebagai data primer. Data sekunder diperoleh dari
laporan-laporan yang pernah dibuat oleh perusahaan.
Data yang dikurnpulkan semuanya adalah bersurnber dari dalarn
perusahaan, baik data yang bersifat kuantitatif rnaupun data yang bersifat
kualitatif.
1. Data kuantitatif, antara lain :
Jurnlah perrnintaan (pesanan) dari PT. Astra International, selama
tahun 1996 (realisasi) dan rencana pesanan tahun 1997,
Realisasi pernakaian bahan baku kayu, selarna tahun 1996,
Harga bahan baku kayu per meter kubik (M3),
Rata-rata waktu tunggu (lead time) atau larnanya waktu yang
diperlukan sejak perrnintaan pesanan dilakukan sampai pada
diterirnanya bahan di gudang perusahaan (dalarn hari),
Data rnengenai biaya-biaya yang tirnbul akibat kekurangan atau
kehabisan persediaan, dan lain sebagainya.
2. Data kualitatif antara lain :
Penilaian terhadap kualitas, kemampuan dan keterarnpilan pegawai
yang bertanggung jawab dalarn rnelakukan monitoring terhadap
http://www.mb.ipb.ac.id
persediaan, dalarn arti apakah sering rnelakukan kesalahan dalarn
perhitungan persediaan, sering terjadi kesalahan antara catatan
dengan fisik barang, dan sebagainya,
Penilaian terhadap sistern pengendalian yang dilakukan oleh
perusahaan saat ini,
Sistern atau prosedur pembelian bahan, yang dimulai dari
keputusan untuk rnelakukan pernbelian sarnpai diterimanya bahan
tersebut,
Sistern atau prosedur penerirnaan bahan, yang dirnulai sejak bahan
diterima oleh perusahaan sarnpai pada sistern penyimpanannya di
gudang.
Sistern pengawasan/kontrol, baik saat bahan diterirna dari pernasok,
sampai pada pendistribusian atau keluar rnasuknya bahan dari
gudang.
D. ANALISIS DATA
Data yang diperoleh selanjutnya dikelompokan dan dilakukan
analisis dengan rnenggunakan pendekatan kuantitatif dan pendekatan
kualitatif yang bersifat deskriptif. Pendekatan kuantitif dirnaksudkan untuk
rnendapatkan jurnlah pemesanan yang ekonomis, kapan perusahaan harus
rnelakukan pesanan, berapa persediaan yang harus dijaga, besarnya biaya
http://www.mb.ipb.ac.id
yang tirnbul dari pengendalian persediaan, serta kebutuhan bahan selarna
waktu tunggu (lead time). Pendekatan kualitatif dimaksudkan untuk
rnernperoleh garnbaran tentang sistern atau prosedur yang dirniliki
perusahaan, bagairnana pelaksanaannya, bagaimana kernarnpuan pegawai
(SDM) dalam melaksanakan sistern tersebut, dan sebagainya.
Langkah-langkah yang dikerjakan dalarn rnelakukan analisis data
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Melakukan analisa dan rnenghitung prakiraan pernakaian atau
kebutuhan bahan baku kayu selarna setahun serta pernakaian bulanan
dan harian untuk tahun 1997. Perhitungan didasarkan pada perrnintaan
dari pelanggan (PT. Astra International Indonesia), yaitu dengan
rnenghitung berapa unit rnobil yang akan di ekspor setiap bulannya dan
berapa lot pengkernasan yang diperlukan (lot adalah satuan yang
digunakan dalam pengkemasan CKD mobil).
2. Menentukan jurnlah pernbelian bahan baku kayu yang paling optimal
untuk tahun 1997, dengan menggunakan rnetode EOQ.
Forrnulasi : rn EOQ = VZDS I H
http://www.mb.ipb.ac.id
Keterangan : D = Jumlah kebutuhan bahan per tahun, S = Biaya pemesanan setiap kali melakukan pesanan, H = Biaya penyimpanan per unit per tahun.
3. Menghitung besarnya frekuensi pembelianlpesanan dan interval waktu
pembelian yang sebaiknya dilakukan perusahaan. Perhitungan
dilakukan dengan membandingkan jumlah kebutuhan bahan baku
setahun dengan pembelian yang optimal.
Formulasi :
Frekuensi Pembelian :
Interval Waktu
Keterangan: D - Jumlah kebutuhan bahan per tahun (dalam lot), EOQ = Jumlah pembelian yang paling optimal, N = Hasil frekuensi yang diperoleh (berapa kali), T = Hasil interval waktu (dalam bulanlhari).
4. Melakukan perhitungan terhadap total biaya persediaan, yaitu biaya
pemesanan ditambah dengan biaya penyimpanan
Keterangan: TC - Total biaya persediaan,
Formulasi :
H - Biaya penyi'mpanan per unit per tahun, Q - Jumlah pembelian per periode yang optimal, S - Biaya pemesanan setiap kali pesan, D - Jumlah kebutuhan bahan per tahun
TC = H (Ql2) + S (DIQ)
http://www.mb.ipb.ac.id
5. Menetapkan persediaan pengaman (safety stock) yang paling ekonomis.
Formulasi : Safety Stock = Zo
6. Melakukan analisa kapan waktu yang tepat untuk pemesanan kembali
Forrnulasi : ROP = dxl + safety stock
Keterangan : d = tingkat kebutuhan per hari, L = waktu tunggu (lead time), Z = tingkat faktor keamanan, o = standar deviasi.
http://www.mb.ipb.ac.id
V. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
A. SEJARAH PERUSAHAAN
Tahun 1988 merupakan titik awal dari kegiatan ekspor mobil di PT.
Astra International Indonesia (PT. Astra Mobil Group). Bermula dari hanya
mengekspor sebanyak 15 unit mobil Daihatsu Zebra Hijet 1000 ke Labuan,
Malaysia kini ekspor PT. Astra Mobil mulai merambah ke manca negara
dengan jenis yang semakin beragam (Daihatsu, lsuzu, Nissan, dan
sebagainya) serta organisasi yang lebih profesional. Strategi pemasaran
dengan orientasi ekspor tersebut merupakan suatu kebijakan yang sangat
tepat untuk membuat Astra Mobil tetap bertahan, setelah kondisi pasar
dalam negeri dirasakan semakin ketat akibat masuknya beberapa pemain
baru dalam industri mobil, termasuk mobil nasional Timor.
Selama lebih kurang tujuh tahun terakhir ini aktivitas ekspor mobil
dari Astra Mobil terus mengalami peningkatan yang cukup
menggembirakan. Jika semula baru satu negara tujuan yakni Malaysia, kini
telah meluas sampai ke Brunei Darussalam, Vietnam, China, Taiwan,
Philipina, dan beberapa negara lainnya. Perkembangan ekspor mobil dari
tahun 1994 sampai dengan tahun 1996 dan rencana ekspor tahun 1997,
dapat dili hat pada Tabel Lampiran 1.
http://www.mb.ipb.ac.id
Tuntutan ekspor yang sernakin rneningkat, mengharuskan pihak
rnanajemen Astra Mobil untuk lebih serius dan profesional dalarn
rnenangani kegiatan ekspornya. Salah satu langkah nyata adalah
rnemisahkan aktivitas pengkernasan (packing) yang selarna ini ditangani
langsung oleh departernenldivisi ekspor, rnaka sejak awal tahun 1996
dibentuk divisi baru yang diberi narna KD (Knock Down) Plant Division.
Sebelurn dibentuk divisi tersendiri yang khusus menangani rnasalah
pengkernasan (packing) untuk rnenunjang kelancaran pernasaran ekspor,
rnaka kegiatan pengkemasan ditangani oleh KD. Packing yang berada
dibawah departemen ekspor PT. Astra Daihatsu Motor (ADM). Keberadaan
KD. Packing tersebut adalah untuk rnelayani kegiatan ekspor Daihatsu
Zebra (X-450) dengan tujuan Malaysia. Dengan sernakin meningkatnya
volume ekspor dengan berbagai jenis tipe dan keragarnannya, menuntut
pihak rnanajernen PT. Astra untuk rnernbentuk suatu divisi tersendiri yang
marnpu rnenangani bidang pengkernasan secara profesional.
Pada awal tahun 1996 dibentuk suatu divisi tersendiri dengan narna
Packing Center yang khusus rnenangani bidang pengkemasan untuk
keperluan ekspor rnobil dalam bentuk terurai atau CKD (Completely Knock
Down) yang berada dibawah bendera Astra International. Pada tangal 10
Juni 1996, Packing Center diubah narnanya rnenjadi KD. Plant, dengan
pertirnbangan bahwa narna packing center memberikan konotasi hanya
sebagai tempat pengkemasan saja. Pada kenyataannya aktivitas yang
http://www.mb.ipb.ac.id
ditangani bukan hanya rnelakukan pengkernasan, rnelainkan juga harus
bertanggung jawab terhadap rnasalah kualitas, kebenaran, dan keutuhan
dari barang yang akan diekspor.
Dengan dernikian bidang pengkernasan tersebut adalah merupakan
salah satu mata rantai yang ikut andil dalam keberhasilan kegiatan ekspor.
KD. Plant Division dapat dikatakan sebagai benteng atau terminal terakhir
dari sistern pengirirnan barang-barang yang akan diekspor, yang juga harus
bertanggung jawab terhadap kebenaran jurnlah dan kualitas
baranglkornponen sesuai dengan perrnintaan ekspor.
KD. Plant Division sernula berlokasi di daerah Sunter Jakarta
(rnenjadi satu lokasi dengan Caya Motor), namun sejak bulan Februari 1996
pindah ke ternpat yang baru di JL. Pahlawan Krn. 1,5 Citeureup - Bogor.
Bangunan seluas 4.032 meter persegi yang berdiri diatas tanah seluas
6.048 meter persegi tersebut adalah mernanfaatkan bangunan pabrik bekas
PT. Amalgam (sebuah perusahaan Karoseri rnilik PT. Astra), yang sudah
tidak digunakan lagi. Bangunan tersebut kemudian di renovasi yang
disesuaikan dengan karakteristik untuk kegiatan pengkernasan, yang antara
lain terdiri dari trial area, transit area, production line, anti rust spray room,
employee facility, dan sebagainya dengan kapasitas listrik terpasang
berkekuatan 865 KVA.
Produk yang dilakukan pengkernasannya di KD. Plant berasal dari
banyak surnber. Misalnya untuk produk Daihatsu, bagian terbesar adalah
http://www.mb.ipb.ac.id
berasal dari ADM. Stamping Plant dan ADM. Engine Plant. Untuk produk
Isuzu, selain berasal dari PT. Gaya Motor (assembling plant), juga dipenuhi
dari Inti Pantja Press lndustri (IPPI) Pondok Ungu, Bekasi. Produk-produk
lainnya dengan ukuran yang kecil-kecil (mur, klep karet, dan lain-lain) akan
dipasok oleh store ADM dan para vendor yang jumlahnya cukup banyak.
Pemilihan lokasi di daerah Citeurup tersebut sebenarnya bukan
merupakan pilihan yang terbaik. Lokasi yang paling ideal seharusnya
berada di dekat pabrik-pabrik pemasok produk yang akan diekspor.
Beberapa alternatif lokasi untuk KD. Plant sebenarnya sudah di
pertimbangkan, namun untuk membangun pada lokasi yang paling ideal
memerlukan waktu yang cukup lama dan dana yang tidak sedikit. Dilain
pihak tuntutan untuk segera berproduksi sudah tidak mungkin ditunda-
tunda lagi, mengingat permintaan ekspor yang terus meningkat.
Berdasarkan analisa dan dengan berbagai pertimbangan logis, maka
pemanfaatan pabrik eks Amalgam di Citeurup merupakan pemilihan yang
cukup baik. Dana yang ditanamkan dalam investasi tidak terlalu besar, dan
kalau dibandingkan dengan biaya atau ongkos angkut (transpor) dari tempat
penghasil produk yang akan diekspor (sebagian besar dari Sunter - Jakarta)
ke Citeurup, masih jauh lebih kecil dibandingkan bila harus membangun
pabrik baru.
Diharapkan KD. Plant Division tersebut dapat berkembang menjadi
salah satu anak perusahaan dari PT. Astra International yang
http://www.mb.ipb.ac.id
rnengkhususkan diri pada bidang usaha jasa pengkernasan mobil, baik
dalam bentuk CBU (Completely Built Up), SKD (Semi Knock Down),
rnaupun dalam bentuk teruraiICKD (Completely Knock Down). Tidak hanya
melayani kebutuhan group usahanya saja, tetapi akan meluaskan jangkauan
pernasarannya kepada para eksportir rnobil maupun perusahaan di luar
kelompok usahanya yang memerlukan jasa pengkernasan untuk keperluan
ekspor mobil.
Sejalan dengan upaya untuk dapat rneningkatkan rnenjadi
perusahaan yang berdiri sendiri (anak perusahaan PT. Astra), rnaka KD.
Plant Division telah rnenetapkan rnisinya yaitu To be a profesional Packing
Company in the world dengan visi To be a main partner in the export
bussiness. Menurut pihak manajemen perusahaan, KD. Plant saat ini
adalah rnerupakan satu-satunya usaha jasa pengkernasan mobil yang ada di
Indonesia.
KD. Plant Division sebagai salah satu turnpuan kegiatan ekspor
diharapkan mampu rnendukung visi kedua Astra Mobil, yakni
rnengembangkan fasilitas produksi di berbagai negara untuk rnemperoleh
competitive advantage. Dengan rnengkombinasikan penggunaan fasilitas-
fasilitas yang ada secara efektif, keberadaan KD. Plant di rnasa yang akan
datang akan sernakin penting dan strategis.
http://www.mb.ipb.ac.id
6. ORCANISASI PERUSAHAAN
Organisasi adalah rnerupakan salah satu alat yang sangat penting
untuk rnencapai tujuan atau rnisi yang telah digariskan oleh suatu
perusahaan. Hubungan antar pekerjaan, antar surnberdaya rnanusia, dan
faktor-faktor fisik lainnya yang ada dalarn perusahaan biasanya tergarnbar
dalarn suatu bentuk struktur organisasi.
Pentingnya dibentuk suatu struktur organisasi yang efisien dan
dinarnis dalarn suatu perusahaan, adalah berkaitan dengan pernbagian
tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas dari masing-masing unit
yang ada, guna rnenunjang keberhasilan suatu organisasi/perusahaan.
Sebagai organisasi yang baru dibentuk sekitar setahun lalu, rnaka
pihak rnanajernen KD. Plant Division rnasih terus rnencari dan
rnengernbangkan bentukl struktur organisasi yang paling ideal. Struktur
organisasi yang ada sekarang adalah rnerupakan perbaikan dan
pengernbangan dari struktur lama yang telah rnengalarni beberapa kali
perubahan.
Secara lengkap, bagan struktur organisasi KD. Plant Division dapat
dilihat pada Garnbar Larnpiran 11. Struktur organisasi tersebut terbagi
rnenjadi beberapa golongan, yang diperinci dibawah ini :
http://www.mb.ipb.ac.id
1. General Manager
General Manager adalah jabatan tertinggi atau pucuk pimpinan
yang ada di KD. Plant Division, yang langsung bertanggung jawab
kepada direktur PT. Astra. Saat ini jabatan General Manager dipegang
oleh lr. Nyornan Darka, SE.
2. Manager
KD. Plant Division memiliki 3 (tiga) departemen yaitu departemen
Administrasi, Departernen Produksi, dan Departemen Teknik. Masing-
masing departemen dipimpin oleh seorang manajer, yang bertanggung
jawab langsung ke General Manager.
3. Pemimpin Bagian (Pemimpin Seksi)
Terdapat 7 Pemimpin Bagian atau kepala seksi yang berada
dibawah para rnanajer, yaitu Pemimpin Bagian FinanciallAccounting
dan Pemimpin Bagian Personal General Affair berada dibawah Manajer
Departemen Administrasi. Pernirnpin Bagian Packing dan Pemirnpin
Bagian KD. Supply berada dibawah Manajer Departemen Produksi.
Pemimpin Bagian Quality Control, Pemimpin Bagian Engineering, dan
Pemimpin Bagian Production Planning and Control1 yang berada
dibawah Manajer Departemen Teknik.
http://www.mb.ipb.ac.id
4. Pemimpin Kelompok (Group Leader)
~ ibawah ' kepala bagian terdapat 13 (tiga belas) pernirnpin
kelompok, dan pernirnpin kelornpok tersebut membawahi para
pelaksana/operator sesuai dengan bidangnya rnasing-rnasing.
5. Staf keamanan (Security)
Unit keamanan (security) terdiri dari 12 orang satparn yang
dikepalai oleh seorang kepala Satpam, dan langsung berada dibawah
General Manager. Disarnping security juga dibentuk unit P2K3 (Panitya
Pelaksana Keselarnatan dan Kesehatan Kerja), merupakan peraturan
pernerintah yang rnengharuskan pihak rnanajernen perusahaan untuk
rnernberikan perhatian dan jarninan keselarnatan kerja pada para
karyawannya (rnenyangkut peralatan kerja, tempat kerja, dan
sebagainya).
Secara keseluruhan jumlah karyawan yang ada di KD. Plant Division
berjumlah 155 orang, yang dapat dirinci seperti pada Tabel 1.
Tabel 1. Jumlah Karyawan KD. Plant Division.
I T o t a l I 155 I Sumber : Admin. Departement KD. Plant Division
JABATAN General Manager Manager Pemimoin Seksi Pemimoin Kelomook Staf Administrasi ~oeratod~elakkna Keamanan
JUMLAH (ORANG) 1 3 7 13 4
115 12
http://www.mb.ipb.ac.id
Dengan skala usaha saat ini, maka struktur organisasi yang ada telah
cukup dinamis dalam rnendukung kelancaran dan keberhasilan perusahaan.
Secara garis besar tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-
rnasing unit dijelaskan sebagai berikut.
1. General Manager
General Manager bertugas memimpin dan membawa perusahaan
untuk lebih maju dan berkembang menjadi perusahaan yang mandiri
(anak perusahaan PT. Astra). Merumuskan misi dan visi perusahaan,
mengkoordinasikan para manajer dan unit-unit yang ada dalam
perusahaan, serta bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang
berkaitan dengan perusahaan, baik eksternal maupun internal.
2. Departemen Produksi (Production Department)
Departemen produksi bertanggung jawab atas pelaksanaan dan
kualitas produksi pengkernasan untuk seluruh komponen-komponen
rnobil yang akan diekspor. Pada departemen produksi tersebut terdiri
dua bagian, yaitu bagian pengkemasan dan bagian pemasokan.
2.1. Bagian Pengkemasan (Packing Section)
Bagian pengkemasan bertugas melakukan pengkemasan
komponen-komponen rnobil yang telah disiapkan di lini produksi,
serta bertanggung jawab atas kebenaran, kekuatan dan kualitas
pengkemasan seperti yang telah ditetapkan.
http://www.mb.ipb.ac.id
2.2,Bagian Penyiapan (KD. Suplly Section)
KD. Supply bertugas untuk menyiapkan komponen-komponen
yang akan dikemas pada lini-lini produksi sesuai dengan jenis dan
tipenya, serta bertanggung jawab atas kebenaran (tipe, jenis, dan
jumlahnya) dari kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut.
3. Departemen Teknik (Technical Departmen0
Departemen teknik adalah bagian yang bertanggung jawab untuk
melakukan seluruh persiapan produksi, baik yang menyangkut kualitas
komponen-komponen yang diterima dari para vendorlpabrik, kualitas
bahan baku pengkemasan, bentuklmodel pengkemasan, jadwal
produksi, dan sebagainya. Departemen teknik tersebut terdiri dari
Quality Control1 Section, Engineering Section, dan PPC Section.
3.1.Bagian Pengendalian Mutu (Quality Control1 Section).
Quality Inspection merupakan salah satu unit dari bagian Quality
Control1 Section yang bertugas untuk rnelakukan perneriksaanl
pengawasan terhadap mutu produk,. Melakukan (secara sampling)
kebenaran is i peti yang akan diekspor, melakukan pengawasan
terhadap kebenaran cara pengkemasan (cara memaku, jumlah paku,
kesesuaian kemasan dengan model, dan sebagainya).
http://www.mb.ipb.ac.id
Unit SMR (Shortage and Mispacking Report) yang juga berada
dibawah bagian Quality Controll, bertugas dan bertanggung jawab
dalarn penyelesaian bila terjadi klaim dari para pelanggan.
3.2. Bagian Teknik (Engineering Section)
Bagian Engineering tersebut terdiri dari dua unit, yaitu unit
Packing Engineering dan unit Maintenance. Packing Engineering
bertugas untuk rnenciptakan suatu rnodelibentuk pengkernasan yang
paling efisien (rnelalui uji-coba), membuat sistern pengkernasan, dan
bertanggung jawab atas kualitas kernasan.
Unit Maintenance adalah unit yang berfungsi untuk rnenjaga dan
memelihara kebersihan dan perbaikan rnesin-mesin, bangunan,
peralatan, dan sebagainya. Pemeliharaan dimaksudkan untuk dapat
mernberikan kesehatan, keselamatan, dan kenyarnanan dalarn
bekerja guna menunjang dan meningkatkan produktivitas kerja.
3.3. Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC Section)
Production Planning and Controll (PPC) bertugas dan
bertanggung jawab atas kebenaran kornponen-kornponen rnobil
yang diterirna dari para pabrik Astra Mobil dan para vendor.
Menyiapkan material untuk kebutuhan pengkernasan, serta
bertanggung jawab' atas kebenaran dan kualitas bahan baku untuk
http://www.mb.ipb.ac.id
pengkemasan yang diterima dari para pemasok, menentukan jadwal
produksi, dan sebagainya.
Bagian PPC. tersebut membawahi tiga unit kerja, masing-masing
adalah PurchasinglLogistic (bagian pembelian material untuk
pengkemasan), Production Plan (Perencanaan Produksi) dan Case
Production. Bagian atau unit pembelian (purchasing) bertugas untuk
melakukan pengadaan bahan bakulmaterial untuk keperluan
pengkemasan seperti kayu, tripleks, plastik, dos karton, paku, dan
lain-lain.
Unit production plan berfungsi untuk melakukan perencanaan
dan jadwal produksi pengkemasan untuk komponen-komponen
yang akan diekspor (waktu, jumlah, dan jenis). Menghubungi pabrik
dan para vendor, bila sampai batas waktu yang telah disepakati,
ternyata baranglkomponen belum diterima.
Bagian atau unit case production, adalah unit yang memproduksi
pengkemasan sesuai dengan modelhentuk, ukuran, dan jumlah
sesuai dengan yang telah ditentukan dan dijadwalkan oleh
production plan.
4. Departemen Administrasi
Departemen Administrasi adalah bagian yang bertugas dan
bertanggung jawab dibidang administrasi pembukuan, keuangan,
http://www.mb.ipb.ac.id
sumberdaya manusia, dan lain-lain yang berkaitan dengan fungsi
penunjang perusahaan. Departemen administrasi tersebut membawahi
bagian atau seksi FinanciallAccounting (FIA) dan seksi Personal General
Affair (PGA).
4.1. Bagian Keuangan dan Akuntansi (FIA Section).
F/A berfungsi sebagai unit yang bertanggung jawab untuk
melakukan pencatatan atau administrasi pembukuan atas seluruh
kegiatan yang ada di perusahaan, serta seluruh kegiatan yang
menyangkut kebutuhan finansiallkeuangan perusahaan. Misalnya
menyusun anggaran, penyusunan laporan keuangan (Neraca, RIL),
serta laporan-laporan lainnya yang diperlukan oleh perusahaan
danlatau untuk kepentingan PT. Astra secara benar dan teratur.
4.2. Bagian Umum dan Personalia (PCA Section).
Unit PCA. berfungsi sebagai unit yang mengatur administrasi atas
segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah sumberdaya
manusia, dan kegiatan penunjang perusahaan lainnya (misalnya
pengadaan kebutuhan kantor, seragam karyawan, pembayaran
listrik, dan sebagainya).
http://www.mb.ipb.ac.id
C. PROSES PRODUKSl
Proses kegiatan produksi di KD. Plant Division rnenuntut suatu
pengalaman dan keterarnpilan khusus, bukan hanya sekedar rnelakukan
pengkernasan. Dengan ratusan item kornponen rnobil yang harus dikernas
serta rnelibatkan cukup banyak pabrik dan vendor sebagai penghasil
produk/komponen tersebut, rnaka penanganan yang profesional rnutlak
diperlukan.
Saat ini rnobil yang dikernas untuk tujuan ekspor harnpir seluruhnya
dalam bentuk CKD. Setiap negara tujuan ekspor berbeda-beda dalarn tipe
dan jurnlah item yang harus dikirirn. Dengan dernikian untuk kegiatan
pengkernasan tersebut dituntut adanya ketelitian, kecerrnatan, dan
keterampilan dalarn penanganannya. Jadi bukan hanya sekedar rnelakukan
pengkernasan. Tipe, item, jurnlah, dan kualitas komponen yang akan
diekspor harus persis sama dengan yang diminta, tidak boleh terjadi
keterlambatan waktu pengirirnan, cacat, rnaupun shortage (tidak terkirirn
ataupun salah kirim).
Untuk rnenunjang kelancaran proses produksi tersebut rnaka
kornunikasi yang efektif menjadi penting artinya, terutama yang terkait
dengan kelancaran dan ketepatan waktu kedatangan komponen-kornponen
yang akan diekspor, baik dari kelornpok usaha maupun dari para vendor.
Keterlarnbatan jadwal pengiriman kornponen oleh vendor beberapa jam
http://www.mb.ipb.ac.id
saja, akan sangat rnengganggu jadwal produksi. Selanjutnya akan
berpengaruh pada jadwal pengiriman barang (pengapalan), yang pada
gil irannya akan mengganggu kelancaran produksi di negara tujuan.
Kegiatan produksi pengkernasan pada KD. Plant Division diawali
dengan adanya rapat koordinasi setiap bulannya pada tanggal 20, antara
KD. Plant Division dengan pihak Astra Mobil group untuk rnernbahas,
rnengevaluasi dan menentukan unit rnobil (jenis dan jurnlahnya) yang pasti
akan diekspor pada bulan depan, serta merencanakan unit rnobil yang akan
diekspor pada dua bulan yang akan datang.
Rapat tersebut dirnaksudkan untuk rnernadukan antara kernampuan
(kapasitas) Astra Mobil Group dalam rnenghasilkan komponen-kornponen
yang akan diekspor dikaitkan dengan kesanggupan (kapasitas) KD. Plant
Division dalarn rnelakukan pengkernasannya. Pada tanggal 22 setiap
bulannya dilakukan rapat koordinasi antara KD. Plant Division dengan
Departernen Ekspor PT. Astra Mobil untuk rnenentukan rencana kongkrit
(pelaksanaan eksport), yang rnenyangkut kapan barang harus berangkat dari
Indonesia, tanggal berapa masuk kontainer, tanggal berapa harus rnasuk
produksi pengkemasan, dan sebagainya. Atas dasar perternuan pada tanggal
22 tersebut, rnaka pihak KD. Plant Division (unit production plan) rnulai
rnernbuat jadwal dan perencanaan produksi pengkernasan untuk
kornponen-kornponen rnobil yang akan diekspor.
http://www.mb.ipb.ac.id
Proses produksi untuk pertama kalinya dan untuk setiap jenisltipe
mobil yang baru pertama kali akan diekspor, terlebih dahulu harus
dilakukan uji coba (trial and error) pada trial area yang dilakukan oleh unit
packing engineering. Tujuan dari uji coba tersebut disamping untuk
menghitung kebutuhan bahan baku pengkemasan, juga untuk menghasilkan
model atau bentuk dan ukuran pengkemasan yang paling efisien untuk
setiap Lot (Lot adalah istilah yang digunakan dalam ekspor CKD, misalnya
lot ke 7 = 20 unit mobil tipe x, terdiri dari 11 peti, dan seterusnya).
Penempatan kornponen dalam peti kemas juga harus benar-benar
diperhitungkan, isinya diatur sedemikian rupa agar efisien (dilakukan
melalui uji coba). Selanjutnya berapa ukuran pengkemasan yang paling
ideal untuk dapat masuk kontainer, sehingga tidak terjadi ruang kosong
didalam kontainer. Kesalahan dalam mendisain peti kemas akan
mengakibatkan efisiensi tidak tercapai. Misalnya yang seharusnya cukup
dengan dua kontainer, karena kesalahan disain menjadi tiga kontainer.
Setelah proses uji coba selesai, yang berarti telah ditemukan model,
bentuk, ukuran, dan kualitas dari pengkemasan yang paling efisien dan
ideal untuk masing-masing jenisltipe, maka mass production siap
dikerjakan. Langkah-langkah dalam kegiatan produksi pengkemasan
tersebut, dipaparkan sebagai berikut :
http://www.mb.ipb.ac.id
1. Persiapan bahan baku
Dari jadwal perencanaan produksi yang dibuat oleh unit
production plan, rnaka bagian atau unit purchasingllogistic rnulai
rnenyiapkan kebutuhan bahan baku untuk pengkernasan. Pesanan
pernbelian atau istilah dalarn perusahaan disebut dengan PO (Purchases
Order) diterbitkan oleh bagian pernbelian, dan dikirirnkan kepada para
pernasok untuk rnenyiapkan dan rnengirirnkan material atau bahan baku
sesuai dengan jenis, ukuran, jurnlah, dan waktu pengirirnan sesuai
dengan yang telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku yang digunakan
dalarn kegiatan pengkernasan kornponen-kornponen rnobil untuk tujuan
ekspor tersebut antara lain adalah kayu, plastik, dan bahan lainnya.
1.1.Kayu
Sebagian besar jenis kayu yang digunakan oleh perusahaan untuk
bahan baku pengkernasan adalah kayu pinus (Pinus rnerkusii) dan
kayu sobsi (Paracerianthes fakataria). Kayu Borneo
(Shorealdipterocarpus) yang harganya relatif lebih rnahal, digunakan
sebagai alternatif bila tidak ada kayu pinus atau sopsi. Bahan baku
kayu tersebut digunakan sebagai kerangka dari pengkernasan.
Kerangka tersebut harus benar-benar kuat untuk rnelindungi
baranglkornponen yang ada didalarnnya dari goncangan atau
benturan.
http://www.mb.ipb.ac.id
1.2. Plastik
Jenis plastik yang digunakan ada dua rnacarn, yaitu plastik putih
biasa dan plastik anti karat yang digunakan sebagai pernbungkus dari
kornponen-kornponen yang akan diekspor. Kegunaan plastik biasa
tersebut adalah untuk rnenjaga atau menghindari dari rernbesan air,
yang dapat rnengakibatkan kornponen rnenjadi berkarat.
Beberapa negara tujuan tertentu tidak bersedia rnenerirna
kornponen-kornponen yang rawan terhadap karat, disernporot
dengan anti karat, dengan alasan kesulitan dalarn rnernbersihkannya
dan kadang-kadang dapat rnerusak warna. Untuk rnengatasi
kernungkinan kornponen rnenjadi berkarat, rnaka perusahaan
menggunakan pembungkus plastik anti karat.
Plastik anti karat tersebut (yang harus diirnpor dari Jepang) tetap
rnerniliki resiko, bila penanganannya tidak dilakukan secara hati-hati.
Adanya lubang sekecil apapun yang dapat menyebabkan udara luar
rnasuk, akan rnenirnbulkan karat pada kornponen-kornponen yang
ada didalarnnya tetap terjadi.
1.3. Bahan baku lainnya
Selain kayu dan plastik, bahan lain yang digunakan oleh
perusahaan dalarn kegiatan pengkernasan adalah tripleks. Tripleks
berfungsi sebagai pernbatas atau untuk rnernbentuk pegangan dari
http://www.mb.ipb.ac.id
kornponen-kornponen yang ada dalarn kemasan agar lebih kuat
berdiri, disamping sebagai penutup luar kemasan agar barang yang
dikernas tidak terlihat.
Dos atau kotak yang terbuat dari karton berfungsi sebagai ternpat
untuk barang atau kornponen yang kecil-kecil, sebelurn dimasukan
dalam peti kernas. Dernikian juga paku, rnerupakan bahan penting
dalam pengernasan khususnya sebagai penguatlperekat pada
pernbuatan peti kernas. Styrofoam juga rnerupakan salah satu bahan
penting yang digunakan dalarn pengkemasan, terutama untuk
rnenahan barang dari benturan akibat goncangan (urnumnya
digunakan untuk kemasan barang electronic).
2. Proses penerimaan komponen yang akan dikemas
Sesuai jadwal yang telah disepakati pada rapat koordinasi, rnaka
pabrik dan para vendor akan mengirirnkan baranglkornponen yang akan
diekspor ke KD. Plant Division untuk dilakukan pengkernasan. Bila
terjadi keterlarnbatan, rnaka unit production plan akan segera
rnenghubungi pabrik atau vendor, untuk rnerninta kejelasan dan
rnemohon untuk segera rnengirirnkan barangnya yang akan dikernas.
Barang'Komponen dari Astra Mobil dan para Vendor yang
jurnlahnya rnencapai ratusan item tersebut, diterima oleh bagian Quality
Control untuk dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran jurnlah,
http://www.mb.ipb.ac.id
kualitas, keutuhan barangltidak ada yang cacat, dan sebagainya sesuai
dengan CPL (Component Part List).
Setelah dilakukan kontrol, untuk kornponen-komponen yang
rnernpunyai resiko berkarat (rnisalnya body press), dilakukan
penyernprotan anti karat (anti rust spray room). Kecuali tipe-tipe untuk
negara tujuan tertentu tidak perlu dilakukan penyernprotan anti karat,
karena akan dibungkus dengan plastik anti karat. Setelah itu seluruh
kornponen diterima dan rnasuk dalarn ruang KD. Supply.
Bagian KD. Supply mengatur dan rnenyiapkan semua kornponen-
kornponen rnobil yang akan diekspor sesuai dengan jadwal dan lot
pengirimannya. Kornponen yang kecil-kecil dikemas terlebih dahulu
dalarn kardos atau kotak yang terbuat dari karton dan diberi daftar nama
jenis dan jurnlahnya sebelum dirnasukan dalarn peti kernas. Seluruh
kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut disiapkan pada lini-
lini produksi sesuai dengan jenis, tipe, jumlah, jadwal, dan urutan lot
yang akan dikirim. Selanjutnya kegiatan pengkemasan siap dikerjakan.
3. Proses Produksi Pengkemasan
Secara garis besar proses produksi pengkernasan pada KD. Plan
division dirnulai dengan bagian produksi menyiapkan kernasan, yaitu
dengan mernbuat rangka kernasan. Peti kernas dibuat dari kayu dengan
model, ukuran dan jurnlah sesuai dengan lot yang akan dikemas.
http://www.mb.ipb.ac.id
Komponen-komponen mobil yang telah disiapkan oleh KD.
Supply di lini-lini produksi tersebut, dimasukan dalam peti kemas sesuai
dengan letak-letaknya yang telah diukur secara efisien (model, ukuran,
jumlah peti, serta letak komponen dalam peti telah dilakukan uji coba
pada pengkemasan pertama).
Proses pengkemasan dipisahkan antara big part (komponen yang
besa-besar seperti pintu, atap mobil, engine, dan sebaginya) dengan
small part (komponen yang kecil-kecil seperti spion, mur, baut, ring
karet, kabel busi, dan sebagainya). Seperti telah diuraikan diatas,
komponen yang kecil-kecil tersebut terlebih dahulu telah dimasukan
dalam kemasan dos oleh unit KD. Supply, sedang Komponen yang besar-
besar langsung disiapkan pada lini-lini produksi (lini produksi lsuzu tipe
A, lini produksi Daihatsu tipe X-450, dan seterusnya).
Sistem produksi pengkemasan dilakukan secara ban berjalan,
walaupun belum secara otomatis (masih manual). Peti kemas digerakan
dengan mengunakan forklift atau kereta dorong dari proses
pengangkutan peti kemas kosong ke lini-lini produksi, selanjutnya ke
proses pemasukan komponen kedalam peti kemas, berjalan ke proses
pembungkusan dengan plastik, penutupan peti, sampai pada proses
pengangkutan peti kemas untuk dimasukan ke dalam kontainer.
Peti kemas yang telah disiapkan, masuk ke lini produksi sesuai
dengan urutan yang akan dikerjakan. Proses pemgkemasan dimulai
http://www.mb.ipb.ac.id
dengan memasukan komponen kedalarn peti kemas, misalnya dirnulai
rnemasukan pintu pada lini lsuzu tipe A, dan seterusnya. Urutan, jurnlah,
dan jenis komponen yang akan dimasukan dalam peti kemas telah
ditentukan oleh bagian packing enginering.
Setelah dirnasukan dalarn peti (peti hanya tertutup pada bagian
dasarnya), komponen-kornponen tersebut dibungkus dengan plastik
putih untuk menghindari dari kemungkinan rembesan air. Untuk
komponen-kornponen tertentu yang tidak dilakukan penyernprotan anti
karat, dibungkus dengan plastik anti karat.
Pengerjaan pembungkusan dengan plastik anti karat dilakukan
secara hati-hati, agar tidak menirnbulkan lubang atau sobek. Hal tersebut
dimaksudkan untuk rnenghindari masuknya udara dari luar yang dapat
rnengakibatkan karat pada komponen- komponen didalarnnya.
Setelah komponen-komponen tersebut terbungkus plastik, rnaka
berjalan lagi ke proses selanjutnya, yaitu peti ditutup seluruh sisinya
dengan rnenggunakan tripleks. Masing-masing sisi yang telah tertutup
dengan tripleks tersebut, kernudian dikunci dengan menggunakan kayu
silang atau sejajar disesuaikan dengan kekuatan dan daya tahan yang
dikehendaki.
Pada peti-peti kernas yang telah selesai dikerjakan tersebut,
ditempelkan catatan yang berisi keterangan tentang tipe, jumlah, serta
keterangan-keterangan lain tentang isi peti yang disebut, content list.
http://www.mb.ipb.ac.id
Selanjutnya peti kemas yang telah siap dikirim tersebut ditempatkan pada
bufer area, yaitu ruang tunggu untuk komponen-kornponen yang telah
selesai dikemas untuk masuk ke kontainer. Sesuai dengan tanggal yang
telah ditetapkan, maka divisi ekspor akan mengirim kontainer untuk
mengangkut peti-peti kemas tersebut, dan dikirim ke negara tujuan
melalui pelabuan Tanjung Priok - Jakarta.
http://www.mb.ipb.ac.id
VI. MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU
A. MEKANISME PENGADAAN BAHAN BAKU KAYU
Pengadaan bahan baku kayu dilakukan dengan sistem pesanan
secara periodik, yaitu bulanan. Pernesanan bahan baku kayu yang
dilakukan oleh bagian Production Planning and Control1 (PPC) adalah
didasarkan pada rapat koordinasi tanggal 20 setiap bulannya, yang
rnenetapkan jurnlah dan jadwal dari unit mobil (CKD) yang akan diekspor
untuk satu bulan kedepan.
Berdasarkan penetapan unit mobil (CKD) yang akan diekspor
tersebut, maka bagian production planning and control1 (ppc) akan
melakukan perhitungan berapa kebutuhan kayu yang diperlukan untuk
masing-masing jenisltipe pada satu bulan yang akan datang (kebutuhan
untuk satu bulan). Selanjutnya bagian PPC rnenerbitkan surat pesanan yang
dinamakan Purchases Order (PO), yang berisi tentang jumlah/volurne kayu
yang diperlukan, model dan ukurannya, serta penetapan tanggal
kedatangan (kapan harus sudah diterima oleh perusahaan). Kayu yang
dipesan tersebut adalah dalam bentuk jadi (siap pakai), sehingga
perusahaan hanya rnelakukan perakitan untuk menjadi bentuk kernasan
sesuai dengan model yang telah ditetapkan.
http://www.mb.ipb.ac.id
Purchases Order (PO) yang telah disiapkan oleh bagian PPC tersebut
selanjutnya diinforrnasikan secepatnya ke pernasok rnelalui faxcirnile, dan
lernbar ke dua atau salinan PO dikirirn langsung ke pernasok rnelalui Pos
ataupun jasa pengirirnan lainnya. Pengirirnan PO tersebut diikuti dengan
penegasan per telepon, untuk rnernastikan bahwa PO telah diterirna dan
dirnengerti oleh pernasok. Juga untuk rnengetahui bagairnana kesanggupan
dan kesiapan pernasok dalarn rnenyiapkan bahan baku kayu yang dipesan
tersebut sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah ditetapkan.
Dalam pengadaan bahan baku kayu tersebut perusahaan
rnenerapkan sistem just in time (/IT), dirnana pernasok dituntut untuk dapat
rnernasok bahan baku kayu yang diperlukan oleh perusahaan tepat dalarn
jurnlah, kualitas, bentuk, ukuran, dan waktu yang telah ditetapkan dalarn
purchases order (PO). Pada kenyataannya sistem JIT tersebut seringkali
rnengalarni harnbatan, baik dalarn ha1 kualitas rnaupun ketepatan
kedatangan barang.
Apabila bahan baku kayu yang dipesan tersebut datang, rnaka
terlebih dahulu dilakukan perneriksaan (kontrol) oleh bagian PPC terhadap
kebenaran kualitas, jurnlah, ukuran, bentuk, dan sebagainya seperti yang
telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku kayu terlebih dahulu diturunkan
dari kendaraan pengangkut (truck) dengan rnenggunakan forklift rnilik
perusahaan, yang selanjutnya diangkut ke gudang penyimpanan bahan
baku. Bila ternyata ada kayu yang tidak sesuai dengan perrnintaaan,
http://www.mb.ipb.ac.id
khususnya yang rnenyangkut rnasalah kualitas (rnisalnya kadar air), rnaka
kayu tersebut dikembalikan ke pemasok (rejeck) dan pernasok harus segera
mengganti kayu tersebut dengan kualitas yang sesuai. Demikian pula bila
terjadi kekurangan dalarn jurnlah yang dikirirn, rnaka pernasok harus segera
rnernenuhi kekurangannya.
Setelah dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran atau kesesuaian
bahan baku kayu dengan permintaan (PO), maka bahan baku kayu tersebut
rnasuk dan dicatat oleh bagian gudang. Bukti penerirnaan barang
ditandatangani oleh bagian pernbelian dan dikernbalikan ke pernasok
dengan beberapa catatatan bila diperlukan. Bagian gudang rnenerirna bahan
baku kayu tersebut dan bertanggung jawab terhadap masuk/keluarnya
barang, serta kesesuaian jurnlah antara catatan dengan fisik barang yang ada
di gudang.
Dari rnekanisrne tersebut diatas terlihat bahwa dalarn mernenuhi
kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan hanya rnelakukan sekali
pesanan rnelalui fax. untuk kebutuhan satu bulan, yang selanjutnya diikuti
dengan pengirirnan purchases order (PO) ke pemasok dan pembicaraan per
telepon untuk setiap jadwal pengirirnan yang telah ditetapkan dalarn surat
pesanan (PO).
http://www.mb.ipb.ac.id
B. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU
Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan pengadaan
bahan baku, belum seluruhnya dihitung dan dicatat oleh perusahaan
sebagai beban biaya persediaan, khususnya biaya telepon, fax, biaya
gudang, biaya modal, dan sebagainya. Dari hasil pengamatan di lapangan
(KD. Plant Division) selama kurang lebih dua bulan, maka dapat diketahui
komponen-komponen biaya persediaan yang ada di perusahaan, khususnya
yang menyangkut biaya persediaan bahan baku kayu. Biaya-biaya tersebut
dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu biaya pemesanan dan
biaya penyimpanan.
1. Biaya Pemesanan
Biaya-biaya yang terjadi sebagai akibat dari kegiatan pemesanan
bahan baku kayu, adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan
untuk setiap kali melakukan pemesanan. Dimulai dari penyiapan atau
pemrosesan pesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya pemeriksaan,
sarnpai pada biaya pengiriman barang ke gudang.
Biaya-biaya pemesanan yang harus ditanggung oleh perusahaan
KD. Plant Division setiap kali melakukan pesanan dapat dikelompokan
menjadi 4 (empat) komponen yaitu biaya pemrosesan (handling cost),
Biaya surat menyurat, biaya pulsa untuk telefon dan fax, serta biaya
pengangkutan ke gudang.
http://www.mb.ipb.ac.id
1.1. Biaya Pemrosesan (handling cost)
Biaya pemrosesan adalah biaya yang harus ditanggung oleh
perusahaan dalam melakukan pesanan bahan baku, yang dimulai
dari pembuatan surat, melakukan pengiriman, fax, menelpon, dan
melakukan kegiatan pemeriksaan pada saat barang diterima dari
pemasok.
Dari hasil pengamatan di lapangan, kegiatan penyiapan dan
pembuatan surat pesanan (PO) memerlukan waktu rata-rata 15 (lima
belas) menit, dihitung sejak pegawai menyiapkan formulir pesanan,
melakukan pengetikan di komputer, sampai pada pencetakan
hasilnya.
Penanganan faxcimile memerlukan waktu rata-rata 20 (dua puluh)
menit. Perhitungan waktu dalam kegiatan fax. tersebut dimulai dari
menyiapkan surat pesanan di pesawat, menyambung ke nomor yang
dituju, mengulangi kembali bila belum tersambung, sampai pada
selesai melakukan fax (terkirim).
Demikian pula untuk memastikan dan mengingatkan pemasok
akan pesanan yang sudah dikirim, maka perusahaan akan
menghubungi pemasok melalui telepon yang memerlukan waktu
rata-rata 15 (lima belas menit). Perhitungan waktu tersebut adalah
termasuk waktu memutar ulang nomor yang dikehendaki beberapa
kali bila belum tersambung.
http://www.mb.ipb.ac.id
Selanjutnya setelah barang atau bahan baku kayu yang dipesan
tersebut datang, maka pegawai bagian PPC akan melakukan
pemeriksaan secara cermat terhadap kebenaran barang yang diterima
dari pemasok. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan
pemeriksaan adalah 60 (enam puluh) menit, tergantung dari jumlah
barang yang datang.
Total waktu yang diperlukan untuk menangani pemrosesan
pesanan tersebut, rata-rata adalah 110 (seratus sepuluh) menit.
Dengan upah pegawai perusahaan yang menangani pemrosesan (staf
PPC) sebesar Rp. 3000,- per jam, maka biaya yang harus ditanggung
oleh perusahaan untuk melakukan proses pemesanan setiap kali
pesan adalah sebesar Rp. 5.500,- (lima ribu lima ratus rupiah).
1.2. Biaya Surat Menyurat
Biaya yang berhubungan dengan surat menyurat (pembuatan surat
pesanan), yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap kali
melakukan pesanan terdiri dari kertas formulir pesanan, biaya cetak,
biaya pengiriman (perangko),dan sebagainya. Biaya-biaya tersebut
besarnya diperkirakan Rp.3.500,- (tiga ribu lima ratus rupiah) per
satu kali melakukan pemesanan.
http://www.mb.ipb.ac.id
1.3. Biaya Pulsa
Pemasok dorninan untuk bahan baku kayu KD. Plant Division,
seluruhnya berlokasi di Jakarta. Kegiatan pengirirnan rnelalui fax
ataupun pernbicaraan rnelalui telepon dilakukan pada hari kerja
(Senin s/d. Jum'at) dan rata-rata dilakukan pada jam sibuk, yaitu
antara jam 09.00 sarnpai dengan jam 15.00.
Lokasi pemasok di Jakarta terrnasuk ke dalarn Zone I, dengan tarif
pulsa sebesar Rp. 1 .I 87,50 per rnenit. Kegiatan pernbicaraan per
telepon rata-rata rnenghabiskan waktu 10 (sepuluh) rnenit, sedang
pengiriman surat pesanan melalui fax rnemerlukan waktu rata-rata 15
(lima belas) rnenit. Dengan dernikian biaya pulsa yang harus
ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali melakukan pemesanan
adalah sebesar Rp. 29.687,50 (dua puluh sernbilan ribu enarn ratus
delapan puluh tujuh rupiah lirna puluh sen).
1.4. Biaya Bongkar Dan Pengangkutan Ke Cudang.
Biaya bongkar dan pengangkutan ke gudang yang harus
ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan
pernesanan, adalah ongkos angkut untuk menurunkan bahan baku
kayu dari kendaraan (truck) yang dikirirn oleh' pernasok sampai ke
gudang perusahaan. Sarana atau peralatan yang digunakan oleh
http://www.mb.ipb.ac.id
perusahaan untuk kegiatan pernbongkaran dan pengangkutan
tersebut adalah forklift rnilik perusahaan. Waktu yang diperlukan
untuk rnelakukan pengangkutan rata-rata selarna 1 (satu) jam. Bila
dihitung dengan sewa forklift, rnaka biaya pengangkutan yang harus
ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pernesanan
tersebut adalah sama dengan sewa forklift per jam, yaitu sebesar Rp.
25.000,- (dua puluh lirna ribu rupiah).
Dari beberapa perhitungan diatas, maka total biaya yang harus
ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pemesanan
bahan baku kayu adalah Rp. 63.687,50 (enarn puluh tiga ribu enarn ratus
delapan puluh tujuh ribu lirna puluh sen). Secara terperinci total biaya
pernesanan tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Biaya-biaya Pemesanan Bahan Baku Kayu
jenis Biaya
Biava Pemrosesan
Biava Surat Menyurat
Biaya Pulsa Telepon & Fax.
Biava Bongkar
Total Biava
BiayaIPesanan (Rp.)
5.500,OO
3.500,OO
29.687,50
25.000,OO
63.687,50
http://www.mb.ipb.ac.id
2. Biaya Penyimpanan
Untuk biaya penyimpanan selama ini tidak pernah dilakukan
perhitungan, karena dengan sistem just in time, perusahaan hampir tidak
pernah mengadakan persediaan dalam jumlah besar dengan waktu
penyimpanan yang cukup lama. Dengan adanya rencana perusahan
untuk melakukan pengadaan persediaan, maka biaya penyimpanan yang
harus ditanggung oleh perusahaan dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga)
komponen biaya, yaitu biaya modal, biaya kerusakan, dan biaya gudang.
2.1. Biaya Modal
Biaya modal merupakan salah satu komponen biaya penyimpanan
yang memperhitungkan biaya dari modal atau uang yang
ditanamkan dalam persediaan (opportunity cost). Modal yang
ditanamkan dalam persediaan tersebut sebenarnya juga memiliki
alternatif untuk ditanamkan pada investasi lain yang memberikan
nilai tertentu, dan nilai inilah yang harus ditanggung oleh
perusahaan. Dalam menghitung opportunity cost atau biaya modal
yang harus ditanggung oleh perusahaan, maka penulis melakukan
perhitungan yang didasarkan pada tingkat suku bunga deposit0 yang
http://www.mb.ipb.ac.id
berlaku di Bank Pemerintah saat ini, yaitu 14 (empat belas) persen
setahun.
Harga bahan baku kayu saat ini yang digunakan oleh perusahan,
rata-rata adalah sebesar Rp. 360.000,OO (tiga ratus enam puluh ribu
rupiah) per meter kubik. Dengan tingkat suku bunga deposit0
sebesar 14% (Bank BNI), maka biaya modal yang harus ditanggung
oleh perusahaan per meter kubik adalah sebesar Rp. 50.400,OO (lima
puluh ribu empat ratus rupiah) per tahun.
2.2. Biaya Kerusakan
Bahan baku kayu yang dipesan dari pemasok adalah dalam
bentuk kayu jadi, artinya pemasok telah menyiapkan dalam bentuk,
ukuran, kualitas, dan sebagainya sesuai dengan yang diperlukan oleh
perusahaan. Dengan sistem pengawasan atau pemeriksaan yang
dilakukan oleh bagian PPC. perusahaan, maka kerusakan yang
terjadi rata-rata hanya sekitar 0.5 persen per tahunnya.
Dengan harga bahan baku kayu sebesar Rp. 360.000,OO (tiga
ratus enam puluh ribu rupiah) per meter kubik, maka biaya
kerusakan yang harus ditanggung oleh perusahaan per meter
kubiknya adalah sebesar Rp. 1.800,00 (seribu delapan ratus rupiah)
per tahun.
http://www.mb.ipb.ac.id
2.3. Biaya Cudang
Beban biaya gudang yang harus ditanggung oleh perusahaan
memiliki perlakuan yang sama dengan biaya modal. Ruangan atau
gudang yang digunakan untuk penyimpanan persediaan juga
memiliki kesempatan untuk disewakan (opportunity cost).
Perusahaan selama ini hanya melakukan perhitungan pada biaya
tetap gudang seperti penyusutan, perawatan, dan sebagainya.
Dari hasil wawancara dengan General Manager perusahaan KD.
Plant Division, diperoleh informasi bahwa gudang milik perusahaan
seluas 600 meter persegi yang berlokasi di daerah Ciutereup tersebut I
seandainya disewakan, memiliki harga sewa sebesar USD. 1 atau i
j sekitar Rp. 2.500,00 (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi
I i per bulannya. I i Ruangan gudang seluas 600 meter persegi tersebut memiliki
kapasitas sebesar 1200 meter kubik. Dengan perhitungan bahwa
hanya 80 persen dari luas gudang yang dapat digunakan sebagai
tempat penyimpanan barang (20% untuk fasilitas jalan), dengan
ketinggian barang maksirnum 2,5 meter.
Dengan demikian biaya gudang yang harus ditanggung oleh
perusahaan per kubiknya adalah sebesar Rp. 15.000,OO (lima belas
ribu rupiah) per tahun. Angka tersebut diperoleh dari perhitungan
luas gudang 600 meter persegi dikalikan harga sewa sebesar Rp.
http://www.mb.ipb.ac.id
2,500,- (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi per bulannya
dikalikan 12 bulan (setahun), kemudian dibagi dengan kapasitas
gudang sebesar 1200 meter kubik.
Dari perhitungan-perhitungan tersebut diatas, maka total biaya
penyimpanan yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap meter
kubiknya adalah sebesar Rp. 67.200,OO (enam puluh tujuh ribu dua ratus
rupiah) per tahun. Secara terperinci total biaya penyimpanan dapat
dilihat padaTabel 3.
Tabel 3. Biaya-biaya Penyimpanan Bahan Baku Kayu.
C. PENCENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU
jenis Biaya
Biava Modal (14%)
Biaya Kerusakan (0.5 O h )
Biaya Cudang (Per M3)
Total Biaya
Pengendalian persediaan dirnaksudkan untuk menentukan
kebijakanaan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan, berapa
tingkat persediaan yang paling ekonomis agar perusahaan selalu dapat
memenuhi permintaan pelanggan, berapa biaya yang paling minimum
harus dikeluarkan sebagai akibat dari adanya pengendalian persediaan, dan
Biaya Per TahunlM3 (Rp.)
50.400,OO
1.800,OO
15.000,OO
67.200,OO
http://www.mb.ipb.ac.id
sebagainya. Dernikian pula faktor-faktor lain yang akan rnernpengaruhi
dalarn pengendalian persediaan harus benar-benar diperhatikan seperti
biaya pemesanan, biaya penyirnpanan, kerugian akibat kekuranganl
kehabisan persediaan, waktu tunggu, dan lain sebagainya.
KD. Plant Division dalarn pengelolaannya belurn melakukan sistern
pengendalian persediaan untuk bahan baku kayu. Dengan sistern just in
time yang diterapkan dalarn pengadaan bahan baku kayu, maka perusahaan
tidak perlu rnengadakan persediaan sehingga tidak perlu rnenanggung
resiko dan biaya persediaan. Dengan demikian dalarn rnernenuhi
kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan lebih mengandalkan
kernarnpuan dari pernasok.
Dalarn pengadaan bahan baku kayu ternyata sistern just in time UIT)
belurn sepenuhnya dapat diterapkan oleh perusahaan. Kendala atau
hambatan yang rnenyebabkan sistern just in time tersebut belurn dapat
diterapkan oleh perusahaan secara baik antara lain adalah kernarnpuan atau
dukungan dari pemasok untuk mernenuhi kebutuhan perusahaan belurn
dapat diandalkan sepenuhnya, seringnya terjadi kelarnbatan dalarn
pengirirnan kayu, kualitas kayu yang kurang baik sehingga harus
dikembalikan (reject), dan lain sebagainya.
Kendala lain yang juga berpengaruh terhadap pelaksanaan sistern
just in time di perusahaan adalah keberadaan pemasok titipan dari pihak
yang berpengaruh di PT. Astra. Adanya pemasok yang ternyata tidak
http://www.mb.ipb.ac.id
memiliki usaha dibidang perkayuan (penggergajian kayu), dalam arti hanya
sebagai perantara. Dilain pihak perusahaan sering mengalami kesulitan
dalam mencari dan membina pemasok baru yang dapat diandalkan.
Kesulitan dalam memperoleh kayu dengan kualitas (kadar air) yang baik
pada bulan-bulan tertentu, khususnya saat musim hujan, dan lain
sebagainya.
Dari kendala-kendala tersebut diatas perusahaan dihadapkan pada
resiko dan kerugian yang harus ditanggung. Kerugian yang selama ini
belum pernah diperhitungkan dan dicatat oleh perusahaan sebagai akibat
dari penerapan sistem just in time yang tidak berjalan dengan baik, antara
lain adalah biaya lembur karyawan untuk mengejar target waktu
pengiriman, sedang dilain pihak gaji karyawan harus tetap dibayar
walaupun tidak produktip sebagai akibat dari tidak tersediaanya bahan baku
kayu.
Kerugian lain yang harus ditanggung oleh perusahaan bila terjadi
keterlambatan dalam pengiriman barang, adalah adanya tuntutan ganti rugi
atau klaim dari pelanggan di luar negeri. Tercatat tuntutan ganti rugilklaim
untuk tahun 1996 mencapai nilai sekitar Rp. 1 milyar, walaupun tidak
seluruhnya diakibatkan oleh keterlambatan dalam pengiriman. Namun dari
nilai klaim tersebut cukup menggambarkan besarnya resiko yang harus
ditanggung oleh perusahaan jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman,
sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu.
http://www.mb.ipb.ac.id
Selain dari resiko-resiko tersebut diatas, perusahaan juga harus
menanggung resiko lain yang tidak dapat diukur dengan uang namun
sangat penting artinya untuk kelangsungan hidup perusahaan. Resiko
tersebut antra lain adalah yang menyangkut reputasi dan nama baik
perusahaan, hilangnya kepercayaan dari pelanggan (PT. Astra) terhadap
manajemen perusahaan, penilaian yang negatif terhadap kinerja
perusahaan, dan lain sebagainya.
Melihat besarnya resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan
sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu, maka pihak
manajemen memandang perlu untuk segera melakukan kajian terhadap
pengendalian persediaan. Diharapkan dengan pengendalian persediaan
yang baik, sederhana dan mudah diterapkan akan dapat menjarnin
kelancaran dan kontinuitas usahanya dibidang jasa pengkemasan.
Dalam melakukan pengirimanlekspor CKD. digunakan perhitungan
yang dinamakan Lot. Jumlah unit atau kornponen mobil untuk masing-
masing lot berbeda-beda. Ada yang berisi 20 unit mobil dalam satu lotnya,
ada yang berisi 25 unit, 30 unit, dan seterusnya sesuai dengan jenisltipe
yang akan dikemas.
Berdasarkan rencana bulanan ekspor mobil dalam bentuk CKD.
untuk tahun 1997 (Lampiran 2), serta realisasi penggunaan bahan baku
kayu selama tahun 1996 (Lampiran 3), maka dilakukan perhitungan
besarnya jumlah bahan baku kayu yang dibutuhkan dalam tahun 1997,
http://www.mb.ipb.ac.id
untuk keperluan pengkemasan masing-masing jenisltipe kendaraan yang
akan di ekspor.
Dari rencana ekspor tahun 1997 sebesar 47.240 unit mobil dalam
bentuk CKD. yang pengirimannya akan terbagi menjadi 1.261 Lot, maka
total kebutuhan bahan baku kayu untuk tahun 1997 adalah sebesar 20812
(dua puluh ribu delapan ratus dua belas) meter kubik. Secara terperinci
kebutuhan bahan kayu dalam tahun 1997 untuk masing-masing jenisltipe
dapat dilihat pada Tabel 4, sedangkan kebutuhan bahan baku kayu setiap
bulannya untuk masing-masing jenisltipe dalam tahun 1997, dapat dilihat
pada Tabel 5.
Untuk tipe S89R-LPR dengan kebutuhan bahan baku kayu sebesar
1200 meter kubik untuk tahun 1997, setelah dilakukan perhitungan dengan
menggunakan metode EOQ dihasilkan pembelian atau pesanan yang
optimal untuk sekali pesan adalah sebesar 48 meter kubik. Frekuensi
pembelianlpesanan yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan adalah
sebanyak 25 kali dalam setahun, dengan interval atau jarak pemesanan
antara 12 hari sampai 13 hari kerja (1 tahun diasumsikan - 320 hari kerja).
Untuk serie X-450 tipe S89L-LPR, dengan kebutuhan kayu sebesar
540 meter kubik untuk tahun 1977, dihasilkan jumlah pembelian yang
optimal untuk setiap kali melakukan pemesanan adalah sebesar 32 meter
kubik. Frekuensi pemesanan sebanyak 17 kali, dengan interval atau jarak
waktu pemesanan antara 18 hari sampai dengan 19 hari kerja.
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 4. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 5. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997 Per Bulan
http://www.mb.ipb.ac.id
Dernikian selanjutnya untuk seri dan tipe-tipe lainnya, secara terperinci dan
berurutan dapat dilihat pada Tabel 6.
Diterapkannya pengendalian persediaan bahan baku kayu rnelalui
pendekatan EOQ, akan rnernberikan darnpak pada frekuensi pemesanan
yang cukup tinggi, berbeda dengan sistern pernesanan yang selarna ini
dilakukan oleh perusahaan yaitu sebulan sekali. lrnplikasi lain dari
penerapan model EOQ dalarn pengendalian persediaan, mengharuskan
perusahaan untuk rnenanggung biaya persediaan, yang selarna ini belurn
pernah dilakukan perhitungan oleh perusahaan.
Dari perhitungan biaya persediaan yang telah dilakukan dengan
rnenggunakan rumus TC = H(QI2)+S(DlQ, dihasilkan nilai total biaya
persediaan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997
adalah sebesar Rp. 42.290.408,29 (Empat puluh dua juta dua ratus
sernbilan puluh ribu ernpat ratus delapan rupiah dua puluh sernbilan sen).
Secara lebih terperinci total biaya persediaan selarna tahun 1997 untuk
masing-masing jenisltipe dapat dilihat pada Tabel 7. Sebagai contoh untuk
seri X-450 tipe S89R-LPR kebutuhan kayu per tahun (D) adalah sebesar
1200 meter kubik, dengan pernbelianlpernesanan optimal per periode (Q)
adalah sebesar 48 meter kubik. Biaya setiap kali melakukan pesanan (S)
adalah sebesar Rp. 63.687,50 dan biaya penyirnpanan kayu per tahun (H)
sebesar Rp. 67.200,OO per meter kubik. Dihasilkan total biaya persediaan
mC) yang minimum adalah sebesar Rp. 3.204.987,50
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 6. Perhitungan EOQ, Frekuensi Pernbelian 8 Interval Waktu
http://www.mb.ipb.ac.id
(tiga juta dua ratus ernpat ribu sernbilan ratus delapan puluh tujuh ribu lirna
puluh sen) per tahun (untuk tahun 1997).
Untuk rnengantisipasi kekurangan atau kernungkinan kehabisan
bahan baku kayu, rnaka perusahaan dapat rnelakukan kebijakan dengan
pengadaan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengarnan
tersebut rnerniliki arti yang sangat penting bila dikaitkan dengan besarnya
resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan jika terjadi kehabisan
persediaan, kernungkinan terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan
baku kayu, sulitnya rnernperoleh kayu yang berkualitas pada bulan atau
musim-musirn tertentu, dan sebagainya.
Dalam rnenetapkan berapa besar cadangan persediaan yang paling
arnan dan ekonornis, rnaka perlu adanya keputusan rnanajernen untuk
rnenentukan berapa persen kernungkinan kehabisan persediaan yang
diinginkan. Dihitung berapa besar kebutuhan bahan baku kayu yang akan
digunakan setiap harinya dan larnanya waktu kedatangan pesanan (lead
time).
Dari hasil wawancara, diperoleh inforrnasi bahwa pihak manajernen
KD. Plant Division rnenginginkan agar tingkat kernungkinan terjadinya
kehabisan persediaan adalah No1 persen. Dengan tingkat kernungkinan
kehabisan persediaan no1 persen tersebut, rnaka nilai faktor kearnanannya
(Z) adalah sebesar 3.61 (Tabel Faktor Keamanan pada Larnpiran 4).
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 7. Perhitungan Total Biaya Persediaan Tahun 1997 (Dalam Rp)
http://www.mb.ipb.ac.id
Waktu tunggu atau lead time datangnya pesanan bahan baku kayu,
yang dirnulai sejak dari perrnintaan pesanan sarnpai barang diterirna oleh
perusahaan, rata-rata adalah selarna 3,5 hari. Angka 3,5 hari tersebut
bersumber dari tanggal yang tertera pada nota atau salinan forrnulir
pesanan, yang dihitung dari tanggal perusahaan rnelakukan perrnintaan
pesanan (rnelalui fax atau telepon) sarnpai tanggal penerirnaan bahan baku
kayu yang pertarnakali masuk (tanggal tanda terirna barang).
Kebutuhan bahan baku kayu per hari, dihitung dari rata-rata waktu
yang diperlukan untuk rnenyelesaikan setiap Lot pengkernasan dari rnasing-
rnasing jenisltipe rnobil yang akan diekspor. Waktu yang diperlukan untuk
pengkemasan seri X-450 tipe S89R-LPR adalah 1 (satu) Lot per hari, yang
berarti sarna dengan 8 (delapan) meter kubik setiap harinya. Pengkernasan
untuk seri X-450 tipe S89L-LPR adalah 1 (satu) lot per 2 (dua) hari, atau
sarna dengan 9 (sernbilan) meter kubik per harinya. Dernikian seterusnya,
yang secara terperinci untuk masing-masing tipe dapat dilihat pada Tabel 8.
Cadangan persediaan atau persediaan pengarnan (safety stock)
dihitung dari kebutuhan kayu per hari dikalikan dengan nilai faktor
kearnanan yang dikehendaki. Dengan dernikian cadangan persediaan untuk
seri X-450 tipe S89R-LPR adalah sebesar 29 (dua puluh sernbilan) meter
kubik. Cadangan persediaan untuk seri X-450 tipe S89L-LPR
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 8. Perhitungan Kebutuhan Per Hari
http://www.mb.ipb.ac.id
adalah sebesar 32 (tiga puluh dua) meter kubik, lzusu tipe A sebesar 43
(empat puluh tiga) meter kubik. Selanjutnya perhitungan secara terperinci
untuk masing-masing seri dan tipenya, dapat dilihat pada Tabel 9.
Dengan diadakannya cadangan persediaan atau persediaan
pengaman, maka perusahaan harus menanggung tambahan biaya
penyimpanan sebagai akibat dari adanya tambahan persediaan pengaman
sebesar 456 meter kubik (total safety stock). Jika diperhitungkan dengan
biaya penyimpanan sebesar Rp. 67.200,OO per merter kubik per tahun,
maka tambahan biaya persediaan pengaman tersebut adalah sebesar Rp.
30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus empat puluh tiga ribu dua ratus
rupiah) setahun untuk tahun 1997.
Dengan adanya kebijakan perusahaan dibidang pengendalian
persediaan melalui pendekatan EOQ dan pengadaan persediaan pengaman
(safety stock), maka jumlah keseluruhan biaya persediaan yang harus
ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997 adalah sebesar Rp.
73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga puluh tiga ribu enam ratus
delapan rupiah dua puluh sembilan sen).
Selanjutnya dalam melakukan pengendalian persediaan dilakukan
analisa atau perhitungan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan
pemesanan kembali. Titik pemesanan kembali atau yang lebih dikenal
dengan Re Order Point (ROP), merupakan suatu batas atau suatu titik
dimana perusahaan harus segera melakukan pemesanan kembali pada saat
http://www.mb.ipb.ac.id
tingkat persediaan bahan baku kayu yang ada di gudang mencapai batas
atau titik tersebut.
Dari perhitungan kebutuhan kayu per hari, dan dengan diketahuinya
waktu tunggu (lead time) serta besarnya tingkat persediaan pengaman,
maka akan dapat dilakukan perhitungan dan diketahui batas persediaan
dimana harus dilakukan pemesanan kembali sebesar Q optimal. Cara
perhitungannya adalah menambahkan persediaan pengaman tersebut
dengan kebutuhan kayu selama waktu tunggu (kebutuhan per hari dikalikan
lead time).
Waktu pemesanan kembali untuk seri X-450 tipe S89R-LPR adalah
pada saat persediaan mencapai 5 7 meter kubik, yaitu kebutuhan bahan
baku kayu selama waktu tunggu sebesar 28 meter kubik ditambah dengan
persediaan pengaman sebesar 29 meter kubik dengan jumlah pesanan
sebesar 48 meter kubik. Untuk seri X-450 tipe S89L-LPR, pemesanan
kernbali harus dilakukan pada saat persediaan bahan baku kayu di gudang
mencapai 64 meter kubik dan besarnya pesanan adalah 32 meter kubik.
Demikian seterusnya untuk masing-masing seri dan tipenya, secara
terperinci dapat dilihat Tabel 9.
http://www.mb.ipb.ac.id
Tabel 9. Perhitungan Cadangan Persediaan Dan Titik Pemesanan Kembali (Dalam M3)
http://www.mb.ipb.ac.id
D. PELAKSANAAN PENCENDALIAN PERSEDlAAN BAHAN BAKU KAYU
Agar pengendalian persediaan bahan baku kayu tersebut dapat
berjalan dengan lancar, rnaka perusahaan harus memperhatikan beberapa
faktor pendukung antara lain adalah sistern penyirnpanan dan
penggunaannya serta sistern pencatatan dan pengawasan.
1. Sistern Penyimpanan dan Penggunaan
Salah satu faktor penting untuk menunjang kelancaran
pengendalian persediaan, adalah sistem penyimpanan. Sistern
penyirnpanan yang baik akan sangat rnemudahkan dalarn rnelakukan
pengawasan (kontrol), rnernudahkan dalarn pengambilan atau
pengangkutan keluar masuknya barang. Pengaturan yang baik juga akan
rnernberikan situasi atau lingkungan kerja yang rnenyenangkan bagi
karyawan, serta rnernbantu rnernperkecil kerusakan barang yang
disirnpan.
Sistern pernakaian atau penggunaan persediaan bahan baku kayu
dari gudang juga harus ditangani sebaik rnungkin. Penilaian persediaan
yang akan didistribusikan (rnisalnya ke bagian produksi), sebaiknya
didasarkan pada rnetode FIFO, yaitu penggunaan barang atau bahan
baku kayu didasarkan pada barangkayu pertarna yang rnasuk akan
rnenjadi barangkayu pertarna yang keluar untuk masing-masing jenis.
http://www.mb.ipb.ac.id
Metode FIFO tersebut dirnaksudkan untuk rnenghindari terjadinya
kerusakan, karena penyirnpanan yang terlalu lama di gudang.
2. Sistem Pencatatan dan Pengawasan
Pengendalian persediaan akan dapat berjalan secara efektif bila
didukung dengan sistern pencatatan yang baik dan benar. Untuk
rnenetapkan kapan harus dilakukan pemesanan kernbali dan berapa
jumlah yang harus dipesan, rnaka pencatatan yang akurat akan rnenjadi
sangat penting peranannya.
Pencatatan secara teratur (kontinyu) dan benar atas persediaan
(bahan baku kayu), merupakan salah satu alat pengendalian yang cukup
efektif. Oleh karena itu perusahaan harus rnencari sistern yang paling
sesuai dan rnudah dilaksanakan, serta rnenernpatkan karyawan yang
benar-benar dapat diandalkan untuk menangani tugas tersebut.
Salah satu sistern pencatatan yang cukup mudah untuk
dilaksanakan adalah dengan sistern pencatatan kartu. Untuk setiap
barang persediaan dibuatkan kartu persediaan atau kartu pengawasan,
selanjutnya setiap penerimaan dan pengeluaran barang harus dicatat
dalarn kartu persediaan tersebut.
Kartu persediaan tersebut mernuat inforrnasi nornor kartu, tanggal,
narna barang, jurnlah barang masuk, jumlah barang keluar, sisa barang di
gudang, dan inforrnasi lainnya yang dianggap perlu. Dengan pencatatan
http://www.mb.ipb.ac.id
yang teratur dan benar, rnaka kartu pengawasan persediaan tersebut akan
sangat bermanfaat untuk rnelakukan pengawasan (monitoring).
Keluar rnasuknya barang dari gudang harus dicatat dalarn kartu
pengawasan persediaaan, dan harus disahkan (paraf atau tanda-tangan)
unit-unit yang terkait. Misalnya dalarn ha1 penerimaan barang, kartu
disahkan oleh bagian PPC dan bagian gudang. Dernikian pula sebaliknya
untuk pengeluaran barang, maka kartu akan disahkan oleh bagian
gudang dan bagian produksi. Selanjutnya secara periodik harus
dilakukan kontrol oleh bagian Quality lnspection terhadap kebenaran
catatan jurnlah barang yang ada pada kartu persediaan dengan fisik
barang yang ada di gudang.
Dengan sistern pencatatan tersebut diharapkan pengendalian akan
berjalan secara efektif, perusahaan tidak perlu lagi kuatir akan
kekurangan atau kehabisan persediaan bahan baku. Kapan waktu yang
tepat untuk rnelakukan pesanan kernbaliuntuk masing-masing jenis
persediaan, dan berapa jurnlah yang harus dipesan akan dapat terkontrol
dengan mudah.
Masalah lingkungan pada beberapa tahun terakhir ini telah rnenjadi
rnasalah global yang harus selalu diperhatikan oleh dunia usaha, khususnya
http://www.mb.ipb.ac.id
yang terkait dengan perdagangan internasional. Dunia usaha tidak lagi
bebas dari perrnasalahan lingkungan, yang berarti setiap usaha dalarn
bentuk apapun akan selalu dipengaruhi oleh pertimbangan lingkungan.
Ekoefisiensi rnerupakan suatu manajernen bisnis yang bertujuan
untuk rnenaikan efisiensi ekonorni dan efisiensi ekologi (Soemarwoto,
1994) Dengan dernikian setiap perusahaan akan selalu berupaya untuk
meningkatkan efisiensi dengan rnernperkecil lirnbah yang dihasilkan
melalui proses produksi atau teknologi bersih lingkungan.
Terjadi pergeseran dalam rnasyarakat bisnis, yang sernula
rnenanggulangi lirnbah setelah rnenghasilkan, maka sekarang dititik
beratkan ke arah pernbangunan teknologi dan proses produksi yang
rnencegah terjadinya lirnbah (Setiono, 1994). Dengan efisiensi tersebut
rnaka akan dicapai dua tujuan sekaligus yaitu biaya produksi akan turun,
dan juga akan rnenurunkan jurnlah lirnbah yang dihasilkan.
Lirnbah yang berasal dari usaha jasa pengkemasan KD. Plant
Division khususnya yang terkait dengan pengadaan bahan baku kayu,
harnpir seluruhnya berupa limbah padat, yakni dalarn bentuk potongan-
potongan kayu rnaupun serbuk penggergajian kayu. Lirnbah yang dihasilkan
tersebut dapat dimanfaatkan untuk bahan bakar, ataupun diolah rnenjadi
papan partikel, dan lain sebagainya.
Pengolahan lirnbah dengan pernbuatan instalasi ataupun
pernbangunan pabrik baru rnernerlukan studi kelayakan, waktu, dan biaya
http://www.mb.ipb.ac.id
yang cukup besar. Dengan ekoefisiensi maka akan terjadi penghematan
dalam pengadaan bahan baku dan pengurangan limbah.
Hal yang dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menerapkan
ekoefisiensi adalah dengan melakukan pembinaan terhadap pemasok bahan
baku kayu. Pemasok harus mampu memasok kayu sesuai jenis, ukuran,
kualitas, serta model yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga kayu yang
diperlukan dan akan digunakan untuk bahan baku pengkemasan diterima
dari pemasok dalam bentuk jadi, perusahaan tidak perlu lagi melakukan
proses pemotonganlpenggergajian ataupun proses penghalusan kayu, tetapi
kayu dari pemasok langsung dapat dirakit menjadi bentuk kemasan tanpa
menghasilkan limbah.
Dengan ekoefisiensi tersebut maka perusahaan tidak perlu lagi
menghadapi rnasalah limbah, khususnya limbah yang dihasilkan dari kayu
kemasan. Pengolahan limbah akan me4adi tanggung jawab pemasok
selaku perusahaan penggergajian kayu. Dan dengan pembinaan yang baik
kepada para pemasok, maka efisiensi dibidang pengadaan bahan baku kayu
untuk kemasan dapat terwujud.
http://www.mb.ipb.ac.id
VII. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Sistem just in time yang diterapkan oleh perusahaan dalam
pengadaan bahan baku kayu belum berjalan secara efektif. Keberadaan
pemasok yang kurang profesional, belum adanya standar bahan baku untuk
mutu kayu yang diinginkan perusahaan, serta sering terjadinya kesulitan
dalam memperoleh bahan baku kayu untuk jenis tertentu secara
berkesinambungan, merupakan faktor-fartor penghambat dalam
pelaksanaan sistem just in time tersebut.
Dihadapkan pada berbagai macam resiko dan kerugian, baik yang
dapat diukur secara materiil maupun tidak, sebagai akibat dari penerapan
sistem just in time tersebut, maka manajemen perusahaan memandang
perlu untuk mengadakan persediaan. Selanjutnya diharapkan dapat
dilakukan analisis terhadap kemungkinan penggunaan sistem persediaan
untuk bahan baku kayu yang relatif mudah dan efisien untuk diterapkan
oleh perusahaan.
Melalui sistem pengendalian persediaan dengan menggunakan
pendekatan Economic Order Quantity (EOQ) dan persediaan pengaman
(Safety Stock) untuk bahan baku kayu, maka didapatkan hasil untuk jumlah
pesanan kayu yang paling ekonomis setiap kali melakukan pemesananl
http://www.mb.ipb.ac.id
pembelian untuk seri X-450 masing-masing tipe adalah 48 meter kubik
(S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR), dan 17 meter kubik (S91 LV-ZMRS).
Untuk seri X-472 masing-masing tipe adalah 97 meter kubik (S91RV-
ZMDSWDLX), 60 meter kubik (S91RV-ZMRSMSTD), 21 meter kubik
(S91RV-ZMLSMIBLV), dan 74 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Pemesanan
atau pembelian optimal untuk seri X-477 adalah sebesar 63 meter kubik
(S91LV-ZMRSMISTD), sedang untuk seri lsuzu masing-masing tipe adalah
74 meter kubik (tipe A), 64 meter kubik (tipe B), dan 47 meter kubik (tipe
C). Selanjutnya untuk seri nisan pemesanan optimal adalah sebesar 37
meter kubik (tipe A-620).
Tingkat persediaan pengaman (safety stock) untuk seri X-450 masing-
masing tipe adalah 29 meter kubik (S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR),
32 meter kubik (S91LV-ZMRS). Untuk Seri X-472 adalah 72 meter kubik
(S91 RV-ZMDSWDLX), 43 meter kubik (S91 RV-ZMRSMSTD), 18 meter
kubik (S91 RV-ZMLSWBLV), dan 72 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Seri X-
477 tipe S91 LV-ZMRSM (STD) sebanyak 36 meter kubik. Sedang persediaan
pengaman untuk seri lsuzu adalah 43 meter kubik (tipe A), 25 meter kubik
(tipe B), dan 22 meter kubik (tipe C). Seri Nissan sebanyak 32 meter kubik
(tipe A-620). Tingkat persediaan pengaman tersebut adalah didasarkan pada
kebijakan manajemen perusahaan yang menetapkan tingkat kemungkinan
kehabisan persediaan adalah No1 persen.
http://www.mb.ipb.ac.id
Pelaksanaan atau waktu pemesanan kembali (ROP) adalah
didasarkan pada pengendaliaan persediaan, yaitu pada saat jumlah
persediaan di gudang mencapai batas persediaan pengaman ditambah
dengan kebutuhan bahan baku kayu selama waktu tunggu. Dari hasil
perhitungan, maka untuk masing-masing jenis atau tipe harus dilakukan
pemesanan kembali sebesar EOQ pada saat persediaan digudang mencapai
57 meter kubik (S89R-LPR), 64 meter kubik (S89L-LPR), 64 meter kubik
(S91LV-ZMRS), 142 meter kubik (S91RV-ZMDSM/DLX), 85 meter kubik
(S91 RV-ZMRSMISTD), 36 meter kubik (S91 RV-ZMLSMIBLV), 142 meter
kubik (S92RV-ZMDSM), 71 meter kubik (S91LV-ZMRSMISTD), 85 meter
kubik (Isuzu tipe A), 50 meter kubik (Isuzu tipe B), 43 meter kubik (Isuzu
tipe C), dan 64 meter kubik (Nissan A-620).
Konsekuensi dengan diadakannya sistem persediaan dan persediaan
pengaman, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya yang timbul.
Dari hasil analisa menunjukan bahwa total biaya persediaan yang paling
ekonomis dengan pendekatan EOQ adalah sebesar Rp. 42.490.408,29
(empat puluh dua juta empat ratus sembilan puluh ribu empat ratus delapan
rupiah dua puluh sembilan sen) setahun.
Biaya yang timbul sebagai akibat diadakannya persediaan pengaman
(safety stock) adalah sebesar Rp. 30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus
empat puluh tiga ribu dua ratus rupia) setahun. Dengan demikian total
keseluruhan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun
http://www.mb.ipb.ac.id
1997 adalah sebesar Rp. 73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga
puluh tiga ribu enam ratus delapan rupiah dua puluh sembilan sen).
Dengan sistem pengendalian persediaan melalui pendekatan EOQ
dan Safety Stock tersebut diharapkan kontinuitas dan kelancaran bahan
baku kayu untuk produksi pengkemasan dapat terjamin. Demikian pula
resiko kerugian yang selalu terjadi sebagai akibat dari kekurangan atau
kehabisan persediaan, dapat di hindarkan.
B. SARAN-SARAN
1. Disarankan agar perusahaan rnengeterapkan sistem pengendalian
persediaan dalam bahan baku kayu dengan pendekatan EOQ dan
'Safety Stock, mengingat sistem tersebut relatif cukup mudah dan sesuai
dengan kondisi perusahaan dalam menunjang kontinuitas usahanya.
2. Dalam pelaksanaan atau pengeterapan sistem pengendalian persediaan
melalui pendekatan EOQ dan Safety Stock tersebut, manajemen
perusahaan harus benar-benar memperhatikan faktor-faktor penunjang
seperti sistern penyimpanan, sistem pencatatan, sistem pengawasan,
sistem penerimaan bahan baku dan pendistribusiannya, kemampuan
SDM, serta faktor-faktor lainnya yang sangat mempengaruhi terhadap
sistem pengendalian tersebut.
http://www.mb.ipb.ac.id
3. Sistem lust in time dalarn pengadaan bahan baku kayu tetap dapat
diterapkan, narnun sebaiknya rnerupakan sasaran jangka panjang
perusahaan. Disaran kan agar penilaian dan pernbinaan kepada para
pemasok secara kontinyu harus tetap dijalankan, agar dapat dihasilkan
pernasok yang benar-benar dapat diandalkan dalarn rnendukung sistern
just in time pada waktunya nanti. Alternatif lain yang dapat disarankan
untuk menunjang sistern just in time dalarn pengadaan bahan baku
kayu, adalah dengan rnernbangun sendiri pabrik atau usaha
penggergajian kayu. Untuk itu perlu dilakukan analisa atau studi
kelayakan terhadap kernungkinan pendirian usaha tersebut.
http://www.mb.ipb.ac.id
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, S. 1993. Manajemen Produksi Dan Operasi, Edisi ke Empat. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta.
Chase, B. Richard and A.J. Nicholas. 1992. Production & Operations Management (A Life Cycle Approach). Sixth Edition. Irwin Homewood, Boston.
Dilworth, J.B. 1993. Production and Operation Management. Manufacturing and Services. Fifth Edition. Schaum Division Mc Graw-Hill, Inc. New York.
Handoko, T.H. 1991. Dasardasar Manajemen produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Penerbit BPFE Yogyakarta.
Heizer, J. and H. Render. 1996. Production & Operations Management, Fourth Edition. Prentice-Hall, Inc. A Simon & Schuster Company, Upper Saddle River, New Jersey 07458.
Moore, G. and H.E. Thomas. 1989. Manajemen Produksi dan Operasi. Penerjemah Diana Permadi. Remaja Karya, Bandung.
Ogawa, E. 1984. Manajemen Produksi Modern. Penerjemah Ravianto. Lembaga Penerbit FEU1 dan Lembaga SIUP, Jakarta.
Reksohadiprodjo, S. dan G.S. Indriyo. 1993. Manajemen Produksi. Penerbit BPFE-Yogyakarta.
Setiono, Y. 1994. Eko-Efisiensi;Mencai-i Titik Temu Dua Kepentingan. Majalah Usahawan No. 6 TH. XXIII-JUNI 1994.
Siswanto, 1985. Persediaan, Model dan Analisis, Edisi Pertama. Andi Offset, Yogyakarta dan Pusat Pengembangan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Atmajaya Yokyakarta.
Soemarwoto, 0. 1994. Ekoefisiensi : Strategi Peningkatan Daya Saing Di Pasar Global. Majalah Usahawan No. 6 TH.XXIII-JUNI 1994.
http://www.mb.ipb.ac.id
Waters, C. 1992. inventory Control and Management. john Wiley & Sons, Chichester, New York.
Walpole, R.E. 1995. Pengantar Statistika. Penerjemah Bambang Sumantri. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
http://www.mb.ipb.ac.id
Lampiran 1. Realisasi Ekspor Mobil Tahun 1994-1996 & Rencana Tahun 1997 (UNIT)
http://www.mb.ipb.ac.id
Lampiran 2. Rencana Ekspor Mobil (CKD) Per Bulan Tahun 1997
http://www.mb.ipb.ac.id
Lampiran 3. Realisasi Penggunaan Kayu Tahun 1996
http://www.mb.ipb.ac.id
Lampiran 4. Tabel Faktor Keamanan !
http://www.mb.ipb.ac.id
Lampiran 5 ORGANEATION STRUCTURE
GENERAL MANAGER 0
PRODUCTION DEPARTMENT DEPARTMENT I"""1 DEPARTMENT
PRODUCTION m
http://www.mb.ipb.ac.id
ADM PLANT 1
,: ;\ FLOW PROCESS PACKING
TRANSIT AREA
DELIVERY
GAYA MOTOR - ADM ENGINE
PLANT
INCOMING
/ VENDORS
I I IPPI OTHERS
QUALITY CONTROL
PACKING PROCESS
FINISH CASE TRANSIT . . . .
I STUFFING . .:
http://www.mb.ipb.ac.id
n\ KD PLANT D I V I S I O N
C ONTAINEI &
ZONTAINE? 'LATFORI 'LATFOR.
.......... ------ .. . . . . . .
GENERAL FINISHED CASE 1 FINISHED CASE
ARE& . I AREA PART ! I
-SMALL PART AREA
- ISUZU PRODUCTION LINE
s 8 ' ; : I I :
' . ; I ! ; . I : / : : i : : ; . ! ; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , : i : I , . ; : ! ; ; ;
. . , , : I I :
, : ; > L.. ".. " 7 '
I I BODY X-450 BODY PART PART
AREA AREA SHALL PART AREA I 1 I
, ..
HATERlU INCOMING NSPECTION
STWAGE
ZONE I . . . . . . . . . I
! j I I
---_I
SREA PALLET KOSONG
I 1 I
I LEGEND
CANSTEIN -WALL
P L A N N I N G
GVNTRY
- ROAD
http://www.mb.ipb.ac.id
FOTO-FOTO KECIATAN CELADIKARYA
http://www.mb.ipb.ac.id
Komponen-komponen mo b i 1 d i bangkak dart d iangkut dengar menggunakan f o r k l i f t .
.~ .~ .. . . ., -..*- -: :,---..:., -,:,: ,"*...*.:>. --- , . -+ <. , . .~ , , .. , . , . ..-P ?*;
,.. ,
http://www.mb.ipb.ac.id
.. . .. ~, . . . . . . . : , . . . ~ . . . .....
Proses penyemprotan a n t i karat d i ' a k f i : rustspray room.
http://www.mb.ipb.ac.id
Kom~rlen-kompur~en dj tempatkan pada l i n i -1 im$.~g@~du,ksi siap untuk dilakukan pengkemasan.
Komponen-komponc.. dengan ....,. ditempatkan di ruang KD. Sup11
http://www.mb.ipb.ac.id
Kayu-kayu yang te lah dibentuk sesuai model dan ukuran dari mas i ng-masing j en3 s komponen yang akan c j i kemas, tersusun rapi di gudang.
http://www.mb.ipb.ac.id
http://www.mb.ipb.ac.id
Fenu I I s... seaan9 : mempra.K t eLan ,penggunaan Forlf3;lf t (Gambar atas'), . dan pebyelesq!a~'akbi:r-pet.i :kerns un.~Glc I . . . . . . . . . . . . . . . 1 sj,ap d4 ekspor C G ~ ~ ~ ~ ' bsiwahJ - . .. . .
http://www.mb.ipb.ac.id