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PROCESSO DECISIONALE E

ATTIVITA’ PROVVEDIMENTALE

10 febbraio 2010

A cura di Giuseppe GrassoUfficio AA.GG. e Legali di ER.GO

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Fonti normative che regolano l’attività di ER.GO e dei suoi organi

Fonti primarie 

LEGGE 2-12-1991 n. 390 Norme sul diritto agli studi universitari.

D.P.C.M. 9-4-2001 “Disposizioni per l'uniformità di trattamento sul diritto agli studi universitari, a norma dell'art. 4 della L. 2 dicembre 1991, n. 390”.

LEGGE REGIONALE 27 luglio 2007, n. 15 “Sistema regionale integrato di interventi e servizi per il diritto allo studio universitario e l'alta formazione”

Fonti secondarieSTATUTOREGOLAMENTO DI CONTABILITA’ E DEI CONTRATTI

PRINCIPALE NORMATIVA REGIONALE DI RIFERIMENTOLEGGE REGIONALE 15 novembre 2001, n. 40 “Ordinamento contabile della regione Emilia-Romagna”

LEGGE REGIONALE 26 novembre 2001, n. 43 “Testo unico in materia di organizzazione e di rapporti di lavoro nella regione Emilia-Romagna”

LEGGE REGIONALE 21 dicembre 2007, n. 28 “Disposizioni per l'acquisizione di beni e servizi”

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Organi aziendali coinvolti nel processo decisionale

1. Il Consiglio di Amministrazione

cui spetta la funzione di programmazione generaleche si estrinseca nell’adozione ad esempio dei seguenti atti:

a. Bilancio di previsione;

b. Bando di concorso e piano di attività;

c. Programma annuale degli acquisti;

d. Programma annuale attività di orientamento;

e. …..

Le funzioni del C.d.A. sono elencate in dettaglio alla slide n.9

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2. Il Direttore

Ad esso spetta la programmazione gestionale generale che si estrinseca nello svolgimento tra l’altro dei suddetti compiti:

• adozione degli atti generali di organizzazione e di gestione del personale;

• definizione degli obiettivi che i dirigenti devono perseguire e assegnazione delle conseguenti risorse umane, finanziarie e materiali;

• istituzione delle posizioni di livello non dirigenziale e determinazione della loro denominazione e competenza;

Gli ulteriori compiti del Direttore sono descritti alle slides n.17 e ss.

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3. I dirigenti

Ad essi spetta la gestione operativa e specifica per sede territoriale, ed in particolare il compito di:

• provvedere all'attuazione dei progetti e delle gestioni assegnati dal Direttore, tramite l'adozione dei relativi atti e provvedimenti amministrativi e tramite l'esercizio dei poteri di spesa e di acquisizione delle entrate;

• coordinare e controllare l’attività delle strutture organizzative assegnate alla loro responsabilità, anche con poteri sostitutivi in caso di inerzia;

• gestire il personale e le risorse finanziarie e strumentali assegnate nell'ambito delle rispettive competenze;

• svolgere tutti gli altri compiti ad essi delegati dal Direttore dell’Azienda.

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4. I funzionari titolari di posizione organizzativa

Ad essi sono assegnate aree di gestione e di attività precisamente definite di cui rispondono, nonché risorse umane, finanziarie e strumentali da organizzare in autonomia.

Ad essi possono essere riconosciuti sia poteri interni all’organizzazione dell’Azienda sia, eventualmente, poteri di rappresentanza esterna.

Agli stessi è altresì richiesta una capacità propositiva, con riferimento agli ambiti di competenza, sia in relazione alla predisposizione dei programmi annuali sia in relazione alla loro attuazione.

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L’attività provvedimentale

1. Tipologia dei provvedimenti assunti presso ER.GO e organo emanante

• DELIBERA Consiglio di Amministrazione

• DECRETO Presidente

• DETERMINA Direttore/Dirigenti

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La delibera

è il provvedimento attraverso il quale il C.d.A. esercita le

funzioni di indirizzo politico-amministrativo

e manifesta le proprie decisioni, la propria volontà all’esterno dell’Amministrazione.

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Funzioni del C.d.A.Ai sensi dell’art.8, comma 1, dello Statuto, il C.d.A.:• fissa gli obiettivi da perseguire • definisce i programmi da realizzare• esercita tutti i poteri connessi alla realizzazione delle finalità

istituzionali dell’Azienda, ad eccezione di quelli rientranti nelle attribuzioni ricondotte dalla legge e dallo Statuto agli altri organi dell’Ente ovvero al Direttore.

Ai sensi dell’art.8, comma 3, compete inoltre al C.d.A.:• la definizione di obiettivi, priorità, piani, programmi e direttive

generali per l’azione amministrativa e per la gestione, • la quantificazione delle risorse da destinare agli interventi di

sostegno economico accessibili tramite concorso, • la definizione dei requisiti per l’accesso ai servizi e agli interventi,

dell’importo delle borse di studio e dei prestiti, e del sistema tariffario per la fruizione dei servizi, nel rispetto di quanto stabilito dalla Giunta regionale ai sensi dell’art. 4, comma 4 della legge.

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In particolare, il Consiglio di Amministrazione (art.8, comma 4):

• a) delibera il logo e la denominazione dell’Azienda;• b) delibera il Regolamento di organizzazione;• c) delibera la nomina e la risoluzione del rapporto con il Direttore;• d) delibera il Codice deontologico di cui all’art.7;• e) delibera le spese, gli acquisti, le alienazioni, i contratti che non rientrino nelle competenze del

Direttore dell’Azienda;• f) delibera i Regolamenti interni dell’Azienda e i bandi per la fruizione dei servizi a concorso;• g) delibera gli accordi e le convenzioni non riguardanti l’attività tecnico-amministrativa;• h) vigila sul funzionamento dei servizi e sulla conservazione del patrimonio immobiliare e

mobiliare dell’Azienda;• i) autorizza il Presidente a promuovere giudizi su atti eccedenti l’ordinaria amministrazione

innanzi alla magistratura ordinaria, amministrativa e contabile;• l) ha facoltà di invitare il Direttore ad adottare, entro un termine perentorio, congruo in relazione

all’atto da adottare e alle ragioni di interesse pubblico che ne motivano la necessità, gli atti di sua competenza in caso di omissione o ritardo nell’esercizio delle funzioni dirigenziali tali da recare pregiudizio all’interesse pubblico;

• m) esprime il parere sugli indirizzi della Regione per la contrattazione decentrata integrativa;• n ) accetta donazioni, eredità e legati;• o) determina, sulla base dei limiti massimi fissati dalla Regione e nel rispetto dei criteri e delle

direttive regionali, l’importo degli emolumenti da corrispondere ai componenti dei propri organi.• p) esercita le altre funzioni affidategli dalle norme in vigore, dallo Statuto e dai Regolamenti.

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Le caratteristiche principali della delibera sono:

• la collegialità (anche se più persone – con il loro voto – concorrono alla sua adozione, essa è comunque espressione della volontà di un solo organo, il C.d.A.):

• l’immediata efficacia ed eseguibilità (ad eccezione di quelle delibere per le quali la legge regionale prescrive l’approvazione regionale*).

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Gli atti soggetti all’approvazione regionale

Ai sensi dell’art.22 della L.R.n.15/2007 e dell’art.8, comma 2, dello Statuto di ER.GO sono soggetti all’approvazione regionale i seguenti atti:

• statuto• regolamento di contabilità e dei contratti• bilancio di previsione annuale, con allegato il bilancio di previsione

pluriennale; conto consuntivo annuale; provvedimento di assestamento del bilancio annuale per il recepimento delle chiusure definitive dei conti dell’esercizio precedente;

• dotazione organica e sue variazioni;• alienazione e acquisito di immobili• accensione di mutui e prestiti.

La Giunta approva tali atti entro 30 giorni dal ricevimento da parte della direzione generale regionale competente per materia. Tali atti divengono esecutivi se la Giunta non li approva alla scadenza del suddetto termine.

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La prassi procedimentale

• Gli uffici che istruiscono le proposte di deliberazione inserite nell’ambito dell’o.d.g. trasmettono con congruo anticipo le proposte stesse (sia nella versione elettronica che in quella cartacea) direttamente alla Segreteria di Direzione, complete del parere di regolarità contabile.

• Alla Segreteria spetta successivamente il compito di effettuare un controllo formale delle proposte e, al termine della riunione, la stesura delle delibere nel loro testo ufficiale, nonché la numerazione e l’archiviazione delle stesse.

• Spetta agli uffici proponenti la compilazione della “camicia”, su cui vengono riportati alcuni elementi identificativi del provvedimento da assumere, come ad esempio: l’oggetto, la somma da impegnare, i nomi e le firme di chi ha istruito la proposta e di chi ha rilasciato i pareri.N.B. Il parere circa la regolarità amministrativa delle proposte di deliberazione spetta al Direttore.

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Il decreto

• Il decreto è il provvedimento rientrante nelle materie di ordinaria competenza del Consiglio di Amministrazione, che viene adottato, ai sensi dell’art.10, comma 3, lett.e), dello Statuto, dal Presidente

• in caso di necessità e di urgenza, e sotto la sua responsabilità.

Il decreto deve essere sottoposto a ratifica del C.d.A. nella prima riunione successiva utile.

N.B. In alcune ipotesi il Presidente può assumere un decreto NON soggetto a ratifica, in quanto espressione della sua autonoma potestà, come ad es. quando attribuisce una specifica delega ad un componente del C.d.A. ai sensi dell’art.10, comma 4, dello Statuto

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Forma del decreto

• Dal punto di vista formale, il decreto è in tutto simile alla determina (v. infra).

• E’ opportuno inserire nelle premesse il richiamo all’art.10, comma 3, lett.e) dello Statuto, in base al quale viene assunto il decreto ed in calce al dispositivo l’indicazione che lo stesso decreto verrà ratificato dal C.d.A. nella prima seduta utile.

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La determina

La determina è il provvedimento adottato dal Direttore e dai Dirigenti responsabili

delle sedi territoriali.

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Il Direttore

E’ il vertice dell’organizzazione amministrativa di ER.GO

Ai sensi dell’art.14 dello Statuto:1. Il Direttore dell’Azienda informa la propria attività al rispetto del principio della piena collaborazione tra la direzione politica e la direzione amministrativa dell’Azienda.2. Il Direttore organizza le risorse umane, finanziarie e materiali in dotazione all’Azienda in correlazione agli obiettivi fissati dal Consiglio di Amministrazione e verifica e svolge tutti i compiti connessi alla scelta ed all’impiego dei mezzi più idonei ad assicurare la legalità, l’imparzialità, l’economicità, l’efficacia e l’efficienza delle attività.

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Il ruolo e i compiti del Direttore

3. Il Direttore dell’Azienda è responsabile dell'attività di indirizzo, regolazione e controllo dell'attività amministrativo-gestionale svolta dalle strutture organizzative dell’Azienda e dal personale assegnato. In particolare il Direttore dell’Azienda assicura il coordinamento generale tra le diverse strutture dell’Azienda prevedendo anche modalità di verifica periodica e di informazione reciproca.

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Il Direttore inoltre:• a) formula proposte ed esprime pareri al Consiglio di Amministrazione per gli atti di

competenza di quest’ultimo;• b) cura l'attuazione degli indirizzi politico-amministrativi definiti dal Consiglio di

Amministrazione;• c) stipula accordi, anche con altre amministrazioni pubbliche, concernenti l’attività

tecnico amministrativa;• d) definisce gli obiettivi che i dirigenti devono perseguire e assegna le conseguenti

risorse umane, finanziarie e materiali;• e) attribuisce incarichi di responsabilità dirigenziali e non dirigenziali;• f) esercita i poteri di spesa e quelli di acquisizione delle entrate, salvo quelli assegnati

ai dirigenti;• g) istituisce le posizioni di livello non dirigenziale e determina la loro denominazione e

la loro competenza;• h) adotta, nell’ambito dei criteri previsti dal Regolamento di organizzazione di cui

all’art.17, gli atti generali di organizzazione e di gestione del personale;• i) dirige, coordina e promuove la collaborazione tra i dirigenti, e ne controlla l'attività,

anche con potere sostitutivo in caso di inerzia;• l) determina la programmazione dell'orario di lavoro nell'ambito degli indirizzi generali

definiti dalla contrattazione collettiva integrativa.

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I dirigentiI Dirigenti assumono le proprie determine nell’esercizio dei compiti ad essi assegnati dallo Statuto (art.15) e/o dal Direttore.

I Dirigenti svolgono le funzioni loro attribuite dal Direttore dell’Azienda con

autonomia tecnica, professionale, gestionale ed organizzativa entro i limiti e secondo le modalità previste dal Regolamento di organizzazione di cui al successivo art. 17.

I Dirigenti sono tenuti a garantire l'imparzialità ed il buon andamento dell'azione amministrativa

con tempestività ed economicità di gestione.

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Compiti dei dirigenti

In particolare, i Dirigenti:• formulano proposte e pareri al Direttore dell’Azienda;• formulano parere preventivo di regolarità tecnica e contabile degli atti con le

modalità definite dal Regolamento di organizzazione di cui al successivo art. 17;

• provvedono all'attuazione dei progetti e delle gestioni assegnati dal Direttore, tramite l'adozione dei relativi atti e provvedimenti amministrativi e tramite l'esercizio dei poteri di spesa e di acquisizione delle entrate;

• coordinano e controllano l’attività delle strutture organizzative assegnate alla loro responsabilità, anche con poteri sostitutivi in caso di inerzia;

• gestiscono il personale e le risorse finanziarie e strumentali assegnate nell'ambito delle rispettive competenze;

• svolgono tutti gli altri compiti ad essi delegati dal Direttore dell’Azienda.

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2. Struttura della determina dirigenziale

La determina è così strutturata:• Intestazione• Oggetto• Indicazione del dirigente che emana la determina• Premessa• Motivazione• Indicazione dell’ufficio proponente• Pareri di regolarità amministrativa e di regolarità

contabile• Dispositivo• Firma

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L’intestazione

• Nell’intestazione (che risulta in parte prestampata nella carta intestata dell’Azienda) si indica:1. il tipo di provvedimento es. Determina del Direttore;2. la data di assunzione 3. il numero progressivo

N.B. la data ed il numero vengono assegnati dalla Segreteria di Direzione, che successivamente cura la raccolta, la fascicolazione e l’archiviazione dei provvedimenti assunti.

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L’oggetto

• Individua sostanzialmente lo scopo per cui la determina viene assunta (es. affidamento incarico professionale o servizio; acquisto materiale di cancelleria; approvazione graduatoria borse di studio…).

• Ci deve essere immediata corrispondenza col dispositivo, di cui l’oggetto riassume, in estrema sintesi, il contenuto.

N.B. La corretta definizione dell’oggetto è dunque importante perché consente di identificare subito lo scopo della determina. Nei limiti del possibile, è buona norma definire (o ridefinire) l’oggetto dopo aver steso il testo dell’atto, completo del dispositivo.

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L’indicazione del dirigente

che emana il provvedimento, ad es.:

- Il Responsabile della Sede territoriale di Parma, dott. Claudio Rossi;

- Il Responsabile della Sede territoriale di Modena e Reggio Emilia, dott.ssa Elena Poppi;

- Il Responsabile della Sede territoriale di Bologna e Romagna, dott.ssa Patrizia Mondin;

- Il Responsabile della Sede territoriale di Ferrara, dott.ssa Patrizia Mondin;

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Le premesse

• rappresentano la parte introduttiva della determina;• contengono il richiamo alle norme di legge, o di statuto, o di regolamento, oppure ad

atti-presupposti del provvedimento, interni all’Amministrazione o esterni (es. delibera di Giunta regionale…);

• servono, poi, per illustrare l’antefatto, cioè le situazioni, i fatti, le circostanze, i comportamenti che si ritengono rilevanti per l’assunzione di quel determinato provvedimento.N.B. E’ preferibile che siano sintetiche, essenziali, scritte con un linguaggio tecnico ma chiaro e intelligibile da chiunque. Indicazioni pratiche:- Qualora non sia strettamente pertinente all’oggetto del provvedimento, può essere sufficiente fare rinvio al materiale raccolto nel corso dell’istruttoria (preventivi, relazioni, perizie…), senza riportare l’integrale contenuto dello stesso (si può utilizzare in questo caso l’espressione “…..agli atti presso l’ufficio X”).- Si può verificare l’ipotesi in cui il materiale allegato al provvedimento ne diventi parte integrante e sostanziale. Ciò avviene, ad esempio, quando col provvedimento vengono approvati schemi di bando, di convenzione, di contratto, ecc….; in questo caso, nelle premesse potranno essere indicati gli elementi essenziali dell’atto da approvare (es. di un contratto: la durata, il corrispettivo, le eventuali clausole aggiuntive/derogatorie…).

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La motivazione

• segue le premesse ed è obbligatoria per legge (art.3 Legge 241/1990);• illustra i motivi posti a fondamento delle scelte amministrative;

riflette, in sostanza, l’iter logico-giuridico seguito nell’adozione del provvedimento.

Essa, quindi, non si limita ad indicare i presupposti di fatto e di diritto a fondamento della decisione finale (in questo caso si può parlare di giustificazione), ma dà conto della ponderazione comparativa degli interessi primari e secondari compiuta dall’amministrazione in ossequio ai principi di efficacia, efficienza ed economicità che devono caratterizzare l’azione amministrativa, che deve tendere al perseguimento dell’interesse pubblico.

La motivazione può essere per relationem; in questo caso i motivi, pur non espressi nel provvedimento, sono rinvenibili in provvedimenti precedenti o in atti del procedimento (pareri, accertamenti tecnici…) cui si fa apposito rinvio.

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L’indicazione dell’ufficio proponente

Serve ad individuare l’ufficio che ha dato avvio al procedimento, che ne ha curato l’istruttoria, che ha richiesto i pareri previsti e che di solito cura l’esecuzione in concreto del provvedimento.

Elemento non strettamente essenziale, in quanto le informazioni di cui sopra sono già presenti nella camicia.

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I pareri

E’ necessario e sufficiente indicare che sono stati acquisiti i pareri previsti. L’avvenuto rilascio del parere viene attestato dalla firma del dirigente/ funzionario preposto al suo rilascio sulla camicia del provvedimento.

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Il dispositivo

* rappresenta la decisione finale, quello che viene disposto/statuito;

* è la parte che dà efficacia al provvedimento.

* come detto, deve essere in diretta correlazione con l’oggetto;

* deve contenere anche un riferimento alle motivazioni alla base del provvedimento; può essere sufficiente, però, fare un generico rinvio alle motivazioni espresse in premessa.

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La firma

La firma del dirigente emanante va apposta in calce al provvedimento.

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I pareriIl parere che viene richiesto ad un dirigente o ad un funzionario, pur avendo rilevanza meramente interna, in quanto non proviene da un soggetto istituzionalmente preposto a svolgere una funzione consultiva (tanto che viene definito dalla dottrina parere-nota), tuttavia comporta per chi lo ha rilasciato un’autonoma responsabilità. Quando viene proposta l’assunzione di un atto provvedimentale (delibera, decreto o determina), la proposta deve essere completa dei seguenti pareri:

• parere di regolarità amministrativa;• parere di regolarità contabile.

N.B. Per la completezza dell’istruttoria è indispensabile richiedere i prescritti pareri di regolarità amministrativa e di regolarità contabile !!

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Il parere di regolarità amministrativa

compendia il parere di regolarità tecnica (previsto anche dallo Statuto) e quello di legittimità (ormai non più previsto); attiene, quindi, al rispetto delle regole tecniche e delle norme vigenti (di fonte primaria e/o secondaria: leggi, regolamenti, Statuto, Bando…) sottese all’emanazione di un determinato provvedimento, ma investe spesso vari aspetti della scelta discrezionale e del suo esercizio, configurandosi come una sorta di parere di merito.

Viene rilasciato da:• il Direttore, in caso di assunzione di delibere e decreti;• il Dirigente competente, in caso di determina del Direttore;• il Funzionario titolare di p.o. (o l’Alta Professionalità) competente per

materia, in caso di determina del Dirigente Responsabile di sede territoriale;

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Il parere di regolarità contabile

viene rilasciato dal Dirigente Responsabile dei Servizi “Risorse Umane, Economiche e Finanziarie, Affari Generali e Legali”, ma può essere anche rilasciato dal funzionario titolare della p.o. in materia di bilancio.

Il parere viene rilasciato dopo aver verificato:

• l'esatta imputazione della spesa al bilancio;• la disponibilità sul capitolo relativo;• la copertura finanziaria dell'impegno che si va ad

assumere in relazione allo stato di realizzazione dell'entrata;

• la conformità ai principi ed alle disposizioni dell’ordinamento contabile della Regione Emilia-Romagna (L.R.n.40/2001).