Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu

Odsjek za informacijske i komunikacijske znanosti

Ak. god. 2013./2014.

Ksenija Lončarić

Analiza modela troškova digitalnog očuvanja

i mogućnost standardizacije

Završni rad

Mentor: dr. sc. Hrvoje Stančić, izv. prof.

Zagreb, rujan 2014.

Sadržaj

UVOD.........................................................................................................................................3

1. Standardizacija........................................................................................................................4

2. Testbed Cost Model for Digital Preservation (T-CMDP).......................................................5

2.1. Model troškova................................................................................................................7

2.1.1. Aktivnosti čuvanja zapisa.........................................................................................8

2.1.2. Razvoj pristupa očuvanja..........................................................................................8

2.1.3. Aktivnosti digitalnog očuvanja.................................................................................9

3. LIFE3 Costing Model (LIFE3)...............................................................................................11

* Neobavezni elementi za projekte s digitalizacijom...........................................................12

3.1. Analiza predloženog modela..........................................................................................12

3.2. LIFE3 alat.......................................................................................................................13

4. Keeping Research Data Safe (KRDS)..................................................................................14

4.1. KRDS model aktivnosti.................................................................................................15

4.2. Nositelji troškova...........................................................................................................16

4.3. Predložak resursa...........................................................................................................16

4.4. KRDS analiza koristi.....................................................................................................16

5. Cost Model for Digital Preservation.....................................................................................17

5.1. Metode...........................................................................................................................17

5.1.2. Primjena faktora troškova u CMDP-u....................................................................19

6. Usporedba modela................................................................................................................21

7. Zaključak...............................................................................................................................23

LITERATURA.........................................................................................................................24

2

UVOD

Danas živimo u dobu informacija. One su nam svima na dohvat ruke, imamo

mogućnost dijeljenja informacija, komuniciranja na daljinu, nismo više limitirani prostorom

niti vremenom. Prema teoriji Manuela Castellsa, dio smo umreženog društva (engl. networked

society) koje je nastalo tokom '70.-ih godina prošloga stoljeća međudjelovanjem triju procesa;

pojave društvenih pokreta, restrukturiranja kapitalizma, i kao najvažnije, razvoja

informacijske tehnologije. Takvo društvo je shvaćeno kao globalno, organizirano i povezano

u komunikacijskim i medijskim mrežama. Kao jednu vrstu takvih mreža spominje

informacijske mreže koje zbog svoje fleksibilnosti, izdržljivosti te proširenosti djeluju kao

temelj budućem poslovanju, ekonomiji i drugim praksama. Takvi virtualni svjetovi i sfere

zahtijevaju određena znanja, sposobnosti te standarde kako bi omogućili što efikasniju

upotrebu informacija.

Postojanje arhiva, muzeja, knjižnica i drugih institucija koje se bave prikupljanjem i

čuvanjem građe i gradiva dokazuje nam koliki je zapravo značaj pohrane informacija i zašto

mi danas, kao suvremenici moderne tehnologije, smo dužni pronaći najbolje moguće načine

očuvanja. Prvenstveno, treba uzeti u obzir da nam nisu sve informacije bitne, da nije potrebno

težiti očuvanju cjelokupnog stvaralaštva nekog stvaratelja, kako je za struku od najveće

važnosti određivanje vrijednosti onoga čime se rukuje i da li ona nadilazi kriterije potrebitosti.

U takvim slučajevima je najvažnije poznavati vlastito područje, stvoriti pravila, provjerene

procedure i prakse kako bi se mogla omogućiti pohrana te kako bi se to „pohranjeno“ moglo

jednoga dana uspješno koristiti. Dugoročno očuvanje i da li je ono moguće, česti je problem

spomenutih institucija zbog brzog napretka tehnologije, velikih troškova održavanja sustava i

komplikacija koje iz toga prolaze.

Ovaj rad će se baviti digitalnim očuvanjem i mogućnostima standardizacije kroz

analizu modela izračuna troškova i koristi napravljenih u svrhu stvaranja ekonomski

najisplativijeg rješenja dugoročnog očuvanja. Kroz te modele uvidjet ćemo raznolikost

prijedloga te ulogu i iskoristivost svakog od njih te može li uopće postojati standardizirani

model za institucije različitih karaktera. U radu će biti analizirani modeli T-CMDP, LIFE3,

KRDS i CMDP kao dio skupine modela troškova digitalnog očuvanja zbog primijećenih

sličnosti i razlika koje će kasnije biti obrađene u tekstu.

3

1. Standardizacija

Prema Hrvatskom zavodu za norme, standardizacija ili normizacija je „djelatnost

uspostavljanja odredaba za opću i opetovanu uporabu koje se odnose na postojeće ili moguće

probleme radi postizanja najboljeg stupnja uređenosti u danome kontekstu.“1 Iako je ova

definicija dosta opširna, poslužit će kao polazište shvaćanja uloge standardizacije u

digitalnom očuvanju. Kako bi se ostvarili optimalni rezultati, i za stvaratelja i za klijenta,

potrebno je uvijek slijediti određena pravila. Pritom norme služe kao upute, sljednice,

prijedlozi za dugoročno i kratkoročno postizanje najoptimalnijih rezultata. Svaki standard to

ima za cilj i njihova izrada pospješuje poslovanje i upravljanje mnogim korisnicima.

Modeli kojima će se ovaj rad baviti bit će shvaćeni kao smjernice za izračun troškova

neke organizacije ili institucije sa ciljem pronalaska najisplativijeg načina izračuna. Budući da

je očito da svaka organizacija ima vlastite karakteristike, obilježja, zahtjeve i potrebe, logično

bi bilo zaključiti kako svaka mora imati osmišljeni vlastiti model. Međutim, da li je uopće to

potrebno i da li se isplati? Svaka od njih ima zajedničke točke neke koje se mogu predstaviti

kao faktori koji utječu na izračun troškova. Samim time je stvoren i temelj za traženje

zajedničkih karakteristika koje bi dovele do zajedničkih modela. Standardizacija kao takva bi

olakšala posao većini tih organizacija ili institucija implementirajući sustave koji bi spojili,

danas još razdvojene, modele u jedan složen od više različitih modela. To bi zahtijevalo dosta

snalažljivosti i upućenosti, no koliko se isplati je pitanje koje zahtjeva odgovor.

1 Hrvatski zavod za norme, Pojmovi, nazivi i definicije, URL: http://www.hzn.hr/default.aspx?id=89 (25.8.2014.)

4

2. Testbed Cost Model for Digital Preservation (T-CMDP)

Ovaj model je započeo kao praktični istraživački projekt autora Jacqueline Slats i

Remc-a Verdegema u sklopu Nacionalnog arhiva Kraljevine Nizozemske. Kao jedan od

glavnih ciljeva ističu istraživanje načina kojima bi se omogućo dugoročni pristup arhivskom

gradivu, a kao glavna metoda je poslužio eksperiment u kontroliranim uvjetima. U svome

radu uspoređuju tri pristupa digitalnom očuvanju: migraciju, XML2 i UVC3, u pogledima

njihovih mogućnosti, korisnosti te troškova. Koristili su 4 vrste zapisa: tekstualni dokument,

proračunske tablice, elektronsku poštu i baze podataka različitih veličina, složenosti i

karaktera4.

Kao glavne pokazatelje, navode:

1. troškove digitalnog arhivskog sustava i njegovu funkcionalnost za dugoročno

očuvanje digitalnih zapisa,

2. troškove osoblja,

3. troškove razvoja softvera i metoda/strategija za očuvanje digitalnih zapisa,

4. troškove izvođenja određenih djelatnosti očuvanja,

5. druge faktore koji utječu na ukupne troškove očuvanja.

Unutar svakog od navedenih elemenata navedeni su i podelementi. Troškovi

digitalnog arhivskog sustava obuhvaćaju fizički prostor i hardver potreban za pohranu i

upravljanje zapisima; poslužitelji (engl. servers), mediji za pohranu (engl. storage media) i

back up oprema. Budući da se radi o dugoročnom digitalnom očuvanju, potrebno je voditi

brigu o vrsti i kvaliteti same opreme. Teško je, i gotovo nemoguće, predvidjeti količinu

zapisa i gradiva koju će biti potrebno pohraniti u budućnosti, no moguće je odrediti granice

koje u danom trenutku nadilaze potrebe pohrane i očuvanja. Osim hardvera, bitna je i vrsta

softvera koja bi odgovarala potrebama institucije ili organizacije koja posjeduje digitalni

arhivski sustav. Uz njega, sustav za očuvanje (engl. preservation system) osigurava spremnost

zapisa na operacije očuvanja poput migracije ili konverzije u XML, daje procjenu rezultata

2 Engl. Extensible Markup Language; standardizirani jezik za označavanje podataka.3 Engl. Universal Virtual Computer; virtualni stroj osmišljen za očuvanje digitalnog gradiva temeljen na emulaciji4 Slats, J., Verdegem, R. Cost Model for Digital Preservation (T-CMDP), National Archief of the Netherlands, 2005.URL: http://dlmforum.typepad.com/Paper_RemcoVerdegem_and_JS_CostModelfordigitalpreservation.pdf (25.8.2014.)

5

očuvanja i vraća zapise u digitalni sistem. Ovaj sustav, kao i prijašnji, zahtjeva odgovarajući

hardver i softver za ispunjenje svojih zadataka.

Osim toga, za funkcioniranje navedenih sustava, potrebno je i osoblje. Troškovi

osoblja se izračunavaju na temelju vrste osoblja, njihovom broju, sposobnostima i

kvalifikacijama te na temelju vremenskog perioda u kojemu oni ispunjavaju svoju dužnost.

Troškovi razvoja softvera i metoda očuvanja zapisa čine treći glavni element. Svaki zapis ili

serija zapisa (engl. batch) zahtjeva odvajanje vlastitih karakteristika prema važnosti kako bi se

u konačnici ustvrdio integritet i autentičnost zapisa. Na temelju dobivenih rezultata se

osmišljava i realizira prihvatljiv i prilagođen pristup očuvanja. Budući da se radi o velikim

brojevima zapisa za čije je utvrđivanje bitnih karakteristika potreban dugotrajan posao, od

upravitelja zapisima se očekuje da ih navede prilikom njihovog predavanja zaduženom

osoblju za daljnju pohranu. Zbog istog razloga ovaj model predlaže stvaranje internacionalne

kolekcije strategija za dugotrajno očuvanje i pohranu kako bi se olakšao posao u budućnosti.

Kao i kod hardvera i softvera, i u ovom aspektu je potrebna visoka razina kvalitete za

optimalne rezultate i eventualnu buduću uporabu osmišljenog sustava za očuvanje.

Što se tiče samog procesa digitalnog očuvanja, možemo ih podijeliti na migraciju

zapisa, konverziju zapisa u XML format te korištenje UVC-a kako bi se zadržala dostupnost

zapisa. U ovom dijelu autori koriste OAIS5 terminologiju kako bi objasnili djelovanje i

rezultate svakog od procesa očuvanja. Kao najvažniji navode konverziju u XML format

prilikom koje arhivski informacijski paket (engl. Archival Information Package, AIP) prelazi

u AIPX/XML format. Kao glavnu prednost ističu njegov dugi životni vijek i mogućnost

čitanja od strane više različitih aplikacija.

Sljedeći element se bavi različitim faktora koji utječu na ukupne troškove, a nisu se

mogli smjestiti u neku zajedničku skupinu. Iako su već spomenuti troškovi osoblja, javna

služba je još jedna koja zahtjeva određen broj zaposlenika, a sami troškovi ovise o kvaliteti

usluge koju pružaju i veličini ponude. Osim toga, svaki or procesa očuvanja i drugih operacija

je podložan greškama i može oštetiti zapis. Preporuča se ostavljanje određenog vremena

između svake akcije, čuvanje originala, nadgledanje tehnologije koja se koristi i sl. To sve

dovodi do povećanja troškova, no dugoročno gledajući, mogu ih i smanjiti s vremenom zbog

predostrožnosti koje se moraju izvršiti njihovim djelovanjem.

5 Engl. Open Archival Information System; arhiv koji se sastoji od ljudi i sustava, dio je neke organizacije i prihvaća odgovornost očuvanja informacija i osiguravanja njegove dostupnosti određenoj zajednici. Drugo značenje se odnosi na standard digitalnog očuvanja dostupan na : http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf

6

2.1. Model troškova

Model troškova koji je stvoren kao glavni dio CMDP-a sastoji se od tri tablice: osnove

troškova (engl. Cost Basis), izračuna vremena (engl. Time Calculation) i izračuna troškova

(engl. Cost Calculation). Prva tablica služi kao „temelj za druge dvije proračunske tablice i

opisuje troškove osoblja, digitalnog arhivskog sustava i sustava očuvanja.“6 Tablica izračuna

vremena opisuje „vrijeme potrebno za izvođenje nekolicine aktivnosti očuvanja zapisa, za

razvoj pristupa očuvanja i za konačno izvršenje tih aktivnosti.“7 Zadnja tablica pokazuje

rezultate usporedbe troškova različitih pristupa očuvanja kojim se ovaj rad bavi.

Naglasak je stavljen na budućoj ulozi ovih izračuna; a poslužit će kao “početna točka

za poboljšanja i povećanja temeljena na zajedničkom iskustvu i podršci.“8 Napominju autori i

kako su ti iznosi troškova samo procjene temeljene na podacima i eksperimentima izvršenim

unutar Testbed projekta, njihovom iskustvu te na zdravom razumu. Ovaj model bi trebao

poslužiti kao okvir unutar kojega će se komentirati dobivene procjene radi poboljšanja i

usporedbi s stvarnim troškovima digitalnog očuvanja.

Za navedene tablice i pojašnjenje podataka unutar njih, postoji nekoliko pretpostavki:

Osoblje:

kategorija osoblja s 4 različite satnice,

svaka kategorija radi 1.620 sati godišnje.

Digitalni arhivski sustav i sustav očuvanja:

4 vrste prostora + troškovi opremanja za svaki,

troškovi sadrže i broj osoblja za svaku vrstu prostora,

objekt u pitanju bi trebao moći upravljati sa 100 Terabajta zapisa i biti proširen na

1000 Terabajta ili više,

10% zapisa unutar digitalnog arhiva će trebati neku vrstu popravka,

zapisi u XML formatu neće trebati popravak niti dodavanje meta podataka

6 Slats, J., Verdegem, R. Cost Model for Digital Preservation (T-CMDP), National Archief of the Netherlands, 2005.URL:http://dlmforum.typepad.com/Paper_RemcoVerdegem_and_JS_CostModelfordigitalpreservation.pdf (25.8.2014.)7 Ibid.8 Ibid.

7

proces migracije bi trebao biti ponovljen svake tri godine, konverzija u XML svake

desete, a UVC nema faktor ponavljanja, no svake godine mora biti osmišljen novi

dekoder.

2.1.1. Aktivnosti čuvanja zapisa

Digitalno očuvanje, prema prijedlozima Testbeda, trebalo bi početi od samog početka

stvaranja zapisa radi kasnijeg olakšanja i smanjenja posla. Tako bi trebalo odmah na početku

početi razmišljati o budućnosti određenog zapisa i njegovoj mogućoj korisnosti.

2.1.2. Razvoj pristupa očuvanja

Tablica 1 pokazuje troškove stvaranja pristupa očuvanja. Planiranje samog razvoja i

njegovo ostvarenje jedan je od glavnih dijelova digitalnog očuvanja u pogledu troškova.

Navedeni primjer prikazuje slučaj u kojemu se godišnje stavlja na čuvanje samo jedna stotina

proračunskih tablica tj. pet serija od dvadeset tablica. Možemo vidjeti odnose troškova

zadovoljavanja prvotnih potreba za pokretanje projekta, troškova razvoja pristupa i njegovog

testiranja za osoblje te za svaki od vrsta procesa očuvanja. Razlike su među njima velike i

primjetne, posebice između migracije i konverzije u XML, i UVC-a. Kao što je već

spomenuto, najbolje rješenje je pokretanje postupka očuvanja na samom početku stvaranja

zapisa i prema tome je stvaranje novih zapisa u XML formatu optimalno i jedino rješenje bez

ikakvih troškova.

Tablica 1: Troškovi razvoja pristupa očuvanja

8

2.1.3. Aktivnosti digitalnog očuvanja

Nakon razvoja i ostvarenja odgovarajućeg pristupa te izračuna troškova, potrebno je

izračunati troškove samih procesa digitalnog očuvanja. Oni su, za razliku od prijašnjih

troškova iz tablice, marginalni te postoji opcija izgradnje automatskih pomagala za evaluaciju

određenih aktivnosti očuvanja.

Sljedeće dvije tablice, Tablica 2 i Tablica 3, prikazuju troškove 4 vrste pristupa

očuvanju te usporedbu pristupa u odnosu na veličinu serija zapisa. Očito je da je UVC format

najskuplji i najmanje isplativ u pogledu troškova na početku stvaranja. Međutim, stvaranje

dekodera je potrebno svakim dolaskom novih formata zapisa te je dugoročno isplativo. No

kada se pogleda konverzija u XML ili stvaranje u XML-u, troškovi u početku su najmanji i za

razliku od migracije više isplativiji. Troškovi se povećavaju jedino zbog potrebe za

prebacivanjem na novi standardni jezik svakih 10 godina. S druge strane, migracija zahtjeva

ponavljanje postupka svake tri godine što vodi do znatnog povećanja troškova unatoč niskim

troškovima u početku. Tablica 3 zanemaruje UVC pristup zbog očitih previsokih troškova te

stavlja naglasak na ostala tri pristupa kako bi se napravila usporedba prema veličini serije

zapisa. I opet, kao najefikasniji pristup je prikazano je stvaranje proračunskih tablica u XML

formatu, bez obzira da li je riječ o serijama od 200 ili 2.000, ili u početku i nakon 20 godina.

9

Tablica 2: Usporedba četiri pristupa očuvanja

Tablica 3: Tri pristupa očuvanja i efekt veličine serija

10

3. LIFE3 Costing Model (LIFE3)

LIFE3, punim imenom Lifecycle Information For E-Literature je projekt započet od

strane Sveučilišta u Londonu (UCL) i završen je 2010. godine. Sastoji se od tri faze: prva faza

LIFE projekta započela je 2006. i bavi se „shvaćanjem dugoročnih troškova digitalnog

očuvanja, što čini bitan korak u pomaganju institucijama pri planiranju budućnosti.“9 Jedan od

glavnih zadataka je utvrđivanje trajanja života digitalnih zapisa te utvrđivanje troškova koji će

se morati pokriti njihovim očuvanjem kroz godina. Druga faza, u trajanju od 2007. do 2008.

nastavlja se na prvu pridodajući joj tri studije slučaja. Treća faza započinje 2009. kao

zajednički rad Sveučilišta u Londonu i Britanske nacionalne knjižnice. Ona donosi alat za

predviđanje troškova koji se temelji na drugoj fazi LIFE projekta te je oblikovan prema

primjerima iz navedenih studija slučajeva. Taj alat služi kao kvalitetno pomagalo

institucijama i organizacijama koje se bave ili će se baviti digitalnim očuvanjem, te pokriva

široki niz mogućih vrsta očuvanja i zapisa.10

LIFE1, kao prva faza projekta, temeljen je na pregledu tada već postojećih modela

digitalnog očuvanja te „nudi upotpunjenu metodologiju izračunavanja troškova digitalnog

očuvanja za sljedećih 5, 10 i 100 godina.“11 Samim time, ta je prva faza dobra osnova za

daljnje širenje modela. Temelja ideja je „davanje pogleda u tipične procese primijenjene na

digitalne objekte kroz njihove životne cikluse od strane organizacije koja nad njima ima

skrbništvo.“12 Kako bi dao detaljni i kompletni prikaz životnog ciklusa digitalnih zapisa, i radi

točnijeg izračunavanja troškova, LIFE3 ga dijeli na šest razina. (Tablica. 4). Svaka razina

predstavlja procese koji se događaju tokom životnog ciklusa, a svaki od njih se sastoji od sebi

specifičnih elemenata i podelemenata. Elementi čine važne dijelove svake od razina i

fokusirani su na različite procese što omogućuje preciznost, točnost te efikasnost u definiranju

dijelova životnog ciklusa. Podelementi, s druge strane, služe za usmjeravanje, no nisu

dovoljno značajni da bi stajali kao glavni elementi razina. Procesi su organizirani kronološki,

od samog nastanka zapisa do pristupa i korištenja zapisa. Međutim, u praksi to može biti

drugačije i većina se procesa događa istovremeno.

9 Lifecycle Information For E-Literature (LIFE3), University College London (UCL) and British Library (BL), 2010. URL: http://www.life.ac.uk/3/docs/life3_report.pdf (25.8.2014.)10 Ibid.11 Ibid.12 Ibid.

11

Tablica 4: Životni vijek zapisa

* Neobavezni elementi za projekte s digitalizacijom

3.1. Analiza predloženog modela

Glavne razine životnog ciklusa digitalnog zapisa sastoje se od nastanka zapisa,

prilikom kojega se obavljaju procesi osmišljavanja aktivnosti, odabiranja i pripremanja zapisa

koji se kasnije transportiraju na željeno mjesto kako bi se digitalizirali. Sljedeća razina je

nabavka (engl. acquisition) odabranog zapisa, sklapanje dogovora o njegovom preuzimanju te

prijavljivanje zapisa kao prisutnog na određenom mjestu. Kako bi se osigurala kvaliteta,

potrebno je navesti preporuke i napomene te ih povezati sa zapisom, ažurirati podatke o

trenutnom položaju/mjestu zapisa. To je treća razina nazvana prihvat (engl. Ingest) nakon

koje slijedi stvaranje metapodataka. Oni su važni za buduće upravljanje zapisima, a posebice

za olakšavanje pristupa željenim podacima i informacijama nekog zapisa. Poželjno je koristiti

već postojeće metapodatke, no potrebno je stvoriti i nove budući da zapis u novoj okolini

može dobiti na vrijednosti ili važnosti. Sljedeća razina je početak digitalnog očuvanja koji se

odvija kroz procese sređivanja administracije, opskrbe skladišta, obnavljanja, stvaranja

pomoćnih (backup) verzija zapisa te provjera provedenog. Potrebno je i zaštititi i sam sadržaj

nekog zapisa. Nadgledanje i planiranje očuvanja digitalnog zapisa potrebno je radi ostvarenja

odgovarajućeg pristupa očuvanja kako bi se, u zadnjoj razini, moglo doći do zapisa bez

problema. Svako pristupanje zapisu treba biti kontrolirano i dozvoljeno, a očekuje se da svaki

korisnik ima pravovaljanu podršku i pomoć u slučaju problema ili nejasnoća.

12

3.2. LIFE3 alat

Nakon što je razvijen sam model razina životnog ciklusa digitalnih apisa, stvoren je i

alat koji, prema navedenom predlošku, daje procjene mogućih troškova. Korisnik ima

mogućnost biranja sadržaja i vrstu organizacije kojoj pripada kako bi dobio podatke stvorene

prema njegovom odabiru. Podaci se mogu mijenjati budući da korisnik sam upravlja onime

što treba i očekuje od alata. Predložak je osmišljen na temelju LIFE3 modela i rezultata

dobivenih iz studija slučajeva provedenih u sklopu LIFE2 projekta.

Zbog same prirode ovog alata, korisnicima je olakšan dolazak do željenih podataka o

mogućim troškovima. On nudi više opcija izbora, ovisno o korisniku i potrebama

organizacije/institucije te njihovih projekata. Ukratko, LIFE3 je uspješno analizirao razine

životnog ciklusa digitalnih zapisa i na temelju toga napravio praktični alat koji cijeli projekt

predstavlja kao novinu koja će olakšati upravljanje zapisima, očuvanje zapisa te općenito

poslovanje korisnika.

13

4. Keeping Research Data Safe (KRDS)

Keeping Research Data Safe je projekt osmišljen kao zajednički rad više institucija:

Charles Beagrie LTD, OCLC istraživanja, Arhiva Ujedinjenog Kraljevstva, Informatičkog

centra Sveučilišta u Londonu i dr. Glavna uloga mu je davanje „okvira za stvaranje i primjenu

lokalnih modela troškova za istraživanje upravljanja podacima i za dugoročno očuvanje.“13

Autori ističu sljedeće mogućnosti kao neke od ciljeva modela vezane uz njegovu primjenu:

identificiranje trenutnih troškova,

identificiranje prošlih i budućih troškova,

usporedba troškova kroz različite kolekcije i institucije koje koriste različite varijable,

razvoj politike naplaćivanja i adekvatnih troškova arhiviranja,

fokusiranje na partikularne aktivnosti i modeliranje efekta promjene specifičnih

procesa.14

Ovaj model primjenjuje metode utvrđivanja troškova prema pojedinim fazama

životnog ciklusa digitalnog zapisa na podatke dobivene u istraživanjima. Svaka životna faza

sadrži specifične procese i utvrđuje njima sukladne aktivnosti, varijable koje utvrđuju veličinu

troškova tih aktivnosti te resurse potrebne za očuvanje.

Postoje tri dijela KRDS-a okvira:

1) KRDS model aktivnosti: generički model za aktivnosti identifikacije podataka s

implikacijama troškova očuvanja i njihovo naručivanje prema hijerarhiji faza,

aktivnosti i podaktivnosti,

2) nositelji troškova (engl. cost drivers): ključne varijable poput visine plaća ili stope

inflacije, koje utječu na troškove aktivnosti digitalnog očuvanja. Podijeljeni su u dvije

veće grupe: ekonomske i uslužne prilagodbe,

3) predložak resursa: kategorije troškova i trajanja u jednostavnom, generičkom obliku

bližem onim korištenim u metodologijama troškova sveučilišta Ujedinjenog

Kraljevstva baziranih na TRAC-u (Transparent Approach to Costing method)15.

13 User Guide for Keeping Research Data Safe: Assessing Costs/Benefits of Research Data Management, Preservation and Re-use, Charled Beagrie Limited, 2011. URL: http://www.beagrie.com/static/resource/KeepingResearchDataSafe_UserGuide_v2.pdf (25.8.2014.)14 Ibid.15 Trac je sustav otvorenog karaktera za upravljanje projektima za razvoj softvera. Više o njemu na: http://trac.edgewall.org/

14

„Model aktivnosti nudi pomoć prilikom identificiranja pojedinih aktivnosti koje troše

resurse, ekonomske prilagodbe pomažu njihovom širenju i održavanju tokom vremena, a

uslužne prilagodbe pomažu utvrđivanju i podešavanju resursa za specifične zahtjeve.

Predložak resursa nudi okvir za spajanje tih elemenata tako da se mogu implementirati u

model temeljen na TRAC-u.“16 Svaki od ovih dijelova okvira izračuna troškova omogućuje

klasificiranje različitih aktivnosti u unutar jednog modela pritom im dajući određene

vrijednosti ovisno o određenim varijablama radi procjene troškova.

4.1. KRDS model aktivnosti

Kao što je već spomenuto, KRDS model aktivnosti prvi je dio KRDS okvira koji

identificira aktivnosti istraživanja s mogućim troškovima očuvanja. Sastoji se od hijerarhijski

organiziranih razina od koje svaka ima svoje podrazine uz svoja objašnjenja. Sastoji se od tri

razine: predarhivske, arhivske te službe za podršku i nekretnine. Prva razina uključuje sve

djelatnosti, aktivnosti i procese koji se izvode tokom nastajanja zapisa, koji su povezani s

njegovim stvaranjem i korištenjem. Uz to, odnosi se i na upravljanje projektima i

istraživanjima raznih institucija ili organizacija koje se odvija prije samog arhiviranja. Druga

razina, razina arhiviranja i sličnih aktivnosti, povezana je s prethodnom. Treća, međutim,

može biti podrška ostalim razinama kao dio već postojeće infrastrukture. Može sadržavati

aktivnosti vezane uz financije, informatiku i slične druge djelatnosti.

Svaka od faza ima svoje elemente i svaki od njih ima svoje podelemente. Oni se kreću

od aktivnosti poput izbora zapisa, traženja podrške pa sve do stvaranja metapodataka te

stvaranja veza i referenci. Na svakoj od razina moguće je izračunati troškove, bez obzira o

kompleksnosti ili jednostavnosti pojedine aktivnosti. Ovisno o tome što je potrebno ili

korisnije, KRDS nudi dvije verzije modela aktivnosti. Prva, koja je predstavljana na 12

stranica, sadrži popis svih aktivnosti i podaktivnosti koje se nalaze u jednoj od faza, te nudi

objašnjenje za svaku od njih. Ovaj detaljan prikaz dostupan je svima, kao i verzija od jedne

stranice, KRDS „Lite“. Sastoji se od glavnim dijelova modela te njihovih elemenata, no ne

objašnjava niti precizira koje su točno aktivnosti u pitanju. Može poslužiti i kao mali

podsjetnik na cijeli KRDS okvir i model troškova. Međutim, detaljna verzija modela još

uvijek daje bolji pregled nad cjelinom te uvodi korisnika/čitatelja u plan i program očuvanja.

16 User Guide for Keeping Research Data Safe: Assessing Costs/Benefits of Research Data Management, Preservation and Re-use, Charled Beagrie Limited, 2011. URL: http://www.beagrie.com/static/resource/KeepingResearchDataSafe_UserGuide_v2.pdf (25.8.2014.)

15

4.2. Nositelji troškova

Nositelji troškova su sve one varijable koje utječu na iznos troškova očuvanja. Mogu

se utvrditi za svaku aktivnost navedenu u modelu i podijeljeni su u dvije skupine. Prva se

odnosi na ekonomske faktore, a druga na uslužne. Međutim, kako bi se najbolje moglo

kontrolirati buduće troškove potrebno je voditi brigu o dobrom izboru formata, vremenu u

kojemu će se odvijati određene aktivnosti te mora bili osiguran pristup zapisima bez kojega

cijeli proces očuvanja nema smisla. Ekonomske prilagodbe se sastoje od inflacije/deflacije,

gubitka na značaju te od iznosa troška povrata financija i investicija. Uslužne prilagodbe se

tiču troškova osoblja; plaće, osiguranje i mirovine. Nadalje, troškovi se mogu izračunati i za

različite karakteristike i sposobnosti osoblja, utječe i na upravljanje te troškove koji se mogu

smanjiti efikasnim metodama upravljanja, no i povećati ukoliko metode ne odgovaraju

potrebama institucije ili organizacije. Trajanje aktivnosti isto utječe na količinu financija

namijenjenih za podmirivanje troškova.

4.3. Predložak resursa

Zadnji dio modela povezan je usko sa svim fazama očuvanja. On nudi okvir koji spaja

sve elemente aktivnosti i varijable izračunavanja troškova i stvara kategorije troškova te

vrijeme koje je potrebno za svaku od njih.

4.4. KRDS analiza koristi

Osim analize troškova, ovaj model nudi i analizu koristi. Glavna prednost je

mogućnost točnije procjene isplativosti nekog projekta ili aktivnosti. Uz troškove, okvir

izračunavanja koristi tvori komplet djelatnosti koje zajedno s analizom troškova nude pristup

ispravnim podacima. Moguće je utvrditi troškove koji će u nekim situacijama biti faktor

izbora i koji će, unatoč prvotnim izračunima, dati prednost skupljim ili kvalitetnijim opcijama.

Npr. očuvanje nekog zapisa može biti ostvareno na više način ili u više formata i logičan izbor

bi bio odabir one najisplativije. Budući da isključivo s analizom troškova ne vidimo

dugoročne koristi, možemo izabrati opciju koja će se s vremenom pokazati kao skupa.

Problemi koji se kasnije javljaju i troškovi koji iz toga proizlaze mogu se izbjeći analizom

koristi s kojom bi eventualno bila izabrana skuplja, ali sigurnija i samim time isplativija

opcija.

16

5. Cost Model for Digital Preservation

Zadnji model kojim će se ovaj rad baviti je Cost Model for Digital Preservation

(CMDP), kreiran od strane Danskog nacionalnog arhiva uz financijsku pomoć Danskog

Ministarstva kulture. Njegov glavni cilj je implementiranje „modela izračuna troškova

očuvanja digitalnog gradiva koje je u nadležnosti nacionalnih kulturnih baštinskih

institucija“17 kako bi povisili financijsku efikasnost digitalnog očuvanja i njegovih aktivnosti.

Uz to, cilj im je i davanje temelja za usporedbu već postojećih i budućih troškova te procjena

budućih zahtjeva digitalnog očuvanja. Kao temeljna ideja i baza za nastanak cijelog modela

korišten je „OAIS standard kako bi utvrdio koje su OAIS aktivnosti i podaktivnosti bitne za

trošak.“18 Osim OAIS-a, kao što je već spomenuto u uvodu, ovaj model pokriva i projekte T-

CMDP, LIFE3 i KRDS uzimajući od njih neke dijelove ili ideje te ih prezentirajući kao jednu

cjelinu.

Cijeli projekt se sastoji od tri faze. Prva faza, pod imenom Planiranje očuvanja i

digitalne migracije (engl. Preservation Planning and digital migrations), započeta je 2009. i

bavila se procjenama i troškovima digitalnog očuvanja, ponajviše planiranjem aktivnosti i

digitalnim migracijama. Druga faza temeljena je na OAIS-u bavila se funkcionalnošću samog

očuvanja i troškovima koji iz toga proizlaze. Treća faza pokrenuta je 2012. sa ciljem izrade

modela arhivskog očuvanja s naglaskom na funkcionalnost i upotrebljivost u praksi.

Unatoč podjelama po fazama, cijeli projekt je osmišljen kako bi dao „okvir za

troškove digitalnog očuvanja, uključujući i detaljnu metodologiju koja daje točne preglede

potrebnih resursa, set jednadžbi koje transformiraju te resurse u podatke o troškovima i

objašnjenje primijenjenih načela.“19

5.1. Metode

CMDP model napravljen je kao model temeljen na aktivnostima i njihovim

troškovima, direktnim i indirektnim, te pruža pregled okvira unutar kojih su oni smješteni.

Preuzima OAIS-ove funkcionalne cjeline: prihvat, arhivska pohrana, upravljanje podacima,

administracija, planiranje očuvanja, pristup i zajedničke službe. Uključili su i podjelu prema 17 Bøgvad Kejser, U., Bo Nielsen, A., Thirifays, The Cost of Digital Preservation: Project Report v.10, Danish national Archives (DNA) and the Royal Danish Library in Denmark, 2009. URL: https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=Y29zdG1vZGVsZm9yZGlnaXRhbHByZXNlcnZhdGlvbi5ka3xwdWJ8Z3g6NWI5Y2YxNWI3YjBlNzczNg (25.8.2014.)18 Ibid.19 Ibid.

17

ulogama (proizvođač, korisnik, uprava) te različite kategorije osoblja. Takve podjele su

prisutne i u T-CMDP-u, no u ovom modelu su detaljnije obrazložene. Svaka od kategorija

sadrži svoje funkcije i obilježja, od kojih svaka zahtjeva drugačije resurse, dokumentaciju te

troškove. Glavna formula koja se pritom koristi služi za izračunavanje troškova aktivnosti.

Glavni iznos tj. rezultat dobiva se umnoškom vremena potrebnog za izvršenje određene

aktivnosti i plaće zaduženog osoblja i zbrojem tog umnoška s novčanim iznosom resursa koji

bi se morali nabaviti. Autori naglašavaju kako su sve formule iskorištene u ovom modelu

temeljene na iskustvima arhivskog sektora. Struktura modela je prikazana u Tablici 5, a

objašnjava funkcije, aktivnosti, komponente i parametre koji se koriste za određivanje visine

troškova. Taj prikaz strukture razdvaja proces planiranja iz OAIS modela na manje jedinice.

Svaka od njih se može iskoristiti u danoj formuli, a cilj takve podjele je stvaranje modela za

cijeli životni ciklus.

5.1.1. Faktor interpretacije formata

Pri svakom izračunavanju troškova postoje određene varijable koje na njih utječu.

Prvenstveno, riječ je o kompleksnosti digitalnih formata i struktura. CMDP model je zbog

toga razvio Faktor interpretacije formata (engl. The Format Interpretation Factor) pomoću

kojega je moguće utvrditi težinu shvaćanja nekog formata. Ovisi o tome koliko je vremena

potrebno uložiti za iščitavanje i shvaćanje nekog zapisa, njegovih specifikacija ili druge

relevantne dokumentacije. Mjeri se u količini osoblja potrebnog za taj posao kroz broj

tjedana. Krajnji iznos ovisi o količini same dokumentacije, vrsti zapisa, broju osoblja te

kompleksnosti cijele aktivnosti. Ta kompleksnost može biti označena kao niska, srednja ili

visoka. Pretpostavlja se da je potrebno u prosjeku 20 minuta osobi da pročita i shvati stranicu

dokumentacije za format s niskom kompleksnošću. Ta brojka se povećava za 25% za formate

sa srednjom kompleksnošću te za 50% za visoku. Primjerice, uzmimo tekstualni format koji

neovisno o broju stranica ima konstantno visoku kvalitetu i nisu kompleksnost. Za shvaćanje

takvog formata nije potrebno previše posla niti su potrebni posebni programi koji bi

omogućili ljudima iščitavanje sadržaja. S druge strane, TIFF 6.0 je klasificiran kao format sa

srednjom kompleksnošću zbog koje se povećava vrijeme iščitavanja podataka i njihovog

shvaćanja, a GML fromat zahtjeva čak 30 minuta u prosjeku za shvaćanje sadržaja. Zbog toga

se automatski povećava i sam faktor interpretacije formata.

Prilikom migracije zapisa, osim mogućeg gubitka kvalitete, postoji i opasnost

zastarijevanja formata. Uz to, troškovi se povećavaju učestalošću samih migracija. Model

18

preporuča migracije više zapisa istog formata istovremeno kako bi se sačuvalo na vremenu,

osoblju te u konačnici i troškovima. Učestalost migracija ovisi o prosječnom životnom vijeku

formata. Radi lakšeg izračunavanja u modelu se koristi vijek od 10 godina, a migracije se

provode svakih 5 godina.

5.1.2. Primjena faktora troškova u CMDP-u

Faktore troškova čine sve varijable koje utječu na konačni iznos troška bez obzira u

kojem obliku i koje prirode. Budući da je potrebno nadgledanje poslovanja kako bi ono teklo

što lakše i kako bi bilo što isplativije, bitno je uočiti kako pravilno biranje formata i metoda

može dati optimalne rezultate. Model daje primjer arhiva kao nadležnog tijela koje ima

dužnost biranja formata digitalnog očuvanja. Taj format bi trebao biti kvalitetan, lako čitljiv i

razumljiv te dugog životnog vijeka. No, izborom formata s visokom razinom kompleksnosti

automatski raste i visina troškova. Dobar izbor u konačnosti će imati i zadovoljavajuće i ne

previsoke troškove.

Potrebno je i razviti strategije očuvanja i standarde na temelju izvještaja nadležnog

tijela radi dobivanja cjelokupnog pregleda nad procesom. Izrada planova migracija bitan je

dio pri smanjenju troškova budući da i njegova pravilna i promišljena izrada olakšava posao.

Testiranje tih planova efikasan je način potvrđivanja iskoristivosti plana, a izrada alata za

izračunavanje posljednji je korak pri stvaranju praktičnog modela za izračune. Međutim, svi

ovi procesi i aktivnosti donose dodatne troškove, posebice izrada alata. On mora biti u

mogućnosti stvarati, čitati te ispravno interpretirati formate. Kompleksnost alata ovisi o vrsti

formata za kojeg je namijenjen te o mogućnostima koje on sam ima za obradu podataka.

CMDP model svojom detaljnošću i razrađenim strategijama i metodama, nudi

korisnicima mogućnost upravljanja zapisima na više razina. Od samog početka stvaranja pa

sve do trenutaka očuvanja i pristupa. Kao projekt, stvorio je samostalnu strukturu za model

troškova baziran na OAIS standardu uzimajući njegovu metodologiju i terminologiju te

proširujući ju u svome radu. Osim OAIS-a, CMDP koristi T-CMDP, LIFE3 i KRDS kao

polazišne točke vlastitog istraživanja. Model je bio testiran, evaluiran te prilagođen na temelju

podataka dobivenih iz studija slučaja kako bi se približio realnim potrebama budućih

korisnika. Sami autori navode da je potrebna veća preciznost ovog modela, ponajviše u

pogledu očekivanog životnog vijeka formata koji je trenutno za sve formate stavljen na deset

19

godina. Da bi postigao kvalitetu i preciznost, morat će se odrediti točno vrijeme i trajanje

životnog vijeka te učestalost migracija.

20

6. Usporedba modela

Analiza ovih četiriju modela (T-CMDP, LIFE3, KRDS i CMDP) nudi pregled nad

glavnim funkcijama i karakteristikama koje model izračuna troškova mora imati. LIFE3 i

KRDS naglasak stavljaju na životni vijek zapisa i razine te izračun troškova temelje na

aktivnostima koje se odvijaju u svakome od njih, često ulazeći u detalje. Unatoč tome, nude i

kraće preglede te odabir određenih faza ovisno o potrebama korisnika. KRDS to naglašava

izdavanjem „LITE“ verzije svog modela, no cijela struktura je upotpunjenija i složenija.

Upravo zbog toga i daje detaljna objašnjenja svakog od elemenata i podelemenata. Osim toga,

uz sam model dolaze uputstva za korisnike kao posebno izdanje koje sadrži sva objašnjenja,

primjere, terminologiju te objašnjenju metodologiju u slučaju nužde. Sadrži i upute pravilnog

postupanja i upravljanja zapisima kroz razrađene i objašnjene korake. LIFE3, s druge strane,

kroz svoje tri faze donosi prijedloge strukturiranja digitalnog očuvanja i procesa vezanih uz

njega, uz navedene aktivnosti te moguće troškove svake od njih. Međutim, za razliku od

KRDS-a, fokusira se više na alat koji je došao s trećom fazom projekta dajući više

mogućnosti i opcija korisniku prilikom korištenja. Unatoč tome što je alat jednostavan za

korištenje i pristupačan korisniku, ne bi se mogao iskoristiti kao jedinstveni alat za troškove.

Na tome tragu je bio i CMDP model, koji uzima elemente LIFE3 projekta i KRDS-a kako bi

stvorio uspješniji i efikasniji alat na temelju već postojećih modela.

CMDP koristi i elemente Testbed projekta, prvenstveno u definiranju razina i faza

očuvanja, definiranju varijabli te u izračunavanju troškova. Ide i korak dalje nudeći formule u

svome modelu kako bi lakše dočarao postupke i približio metode korisniku/čitatelju.

Uvidjevši rezultate proizašle iz T-CMDP-a vezane uz očuvanje različitih formata, CMDP daje

varijable koje mogu na njega utjecati. Pritom ističe i druge faktore i karakteristike modela

troškova koji moraju biti zadovoljeni ili optimalno isplanirani dajući i savjete kako uspješno

provesti te procese. No, ono što zanemaruje su prijedlozi doneseni od strane T-CMDP-a.

Naime, taj model daje rezultate vlastitih istraživanja formata, troškova i njihovog životnog

vijeka. Naglašava i činjenicu da su životni vjekovi različiti ovisno o formatu te da troškovi

variraju od samog nastanka zapisa i prvog očuvanja i tokom godina. Jeftiniji izbori mogu

dovesti do lošeg izbora ukoliko format treba s vremenom mijenjati, čitače treba često

popravljati ili ako treba nalaziti nove načine očuvanja, migracija ili drugih aktivnosti. Isto

tako, skuplji modeli u početku mogu se činiti neiskoristivim i neisplativim ako početni budžet

nije dovoljan. Ali može se dogoditi i da se izabere takva mogućnost kako bi se s vremenom

smanjili troškovi, no ovisi o željama i mogućnostima korisnika. U svakom slučaju, CMDP

21

projekt nije dao dovoljno truda u definiranju trajanja životnog vijeka, određivanju formata i

preciziranju učestalosti određenih procesa, poput migracija, koji se moraju obavljati kako bi

se na pravilan način sačuvao neki zapis. Jedino što je ispravno napravljeno u tome pogledu je

zaključak da je isplativije veći broj zapisa istog formata u isto vrijeme migrirati i da se to

preporučuje uz nadgledanje procesa te planiranje strategija od samog početka.

Iako nijedan od ovih modela nije sam po sebi dovoljan u smislu potpune iskoristivosti

i pružanja usluge za sve vrste institucija i organizacija, razlika u prirodi modela može

poslužiti kao temelj za buduća spajanja ili korištenja više modela istovremeno. Generički

modeli se mogu lakše iskoristiti u većini institucija i organizacija i može poslužiti kao podrška

ili početna točka stvaranja novih modela. Uz to, specifičniji modeli mogu uzeti generičke te

primijeniti dijelove svoje cjeline na njih na mjestima gdje je to potrebno. Takav je slučaj i s

modelima koji su analizirani u ovome radu. CMDP je uzeo ostala tri modela kao predloške i

temeljne modele svog projekta te ih razradio uviđajući pogreške prijašnjih i nalazeći rješenja

za njihove propuste. Na taj način je moguće i stvoriti model koji će s vremenom uspjeti

nadmašiti ostale i koji će se moći koristiti kao standard digitalnog očuvanja i izračunavanja

troškova.

7.

22

7. Zaključak

Digitalno očuvanje jedno je od procesa koji postaju sve važniji za upravljanje

zapisima, poslovanje, buduće projekte i istraživanja i slično. Rijetko tko danas nije upućen u

same karakteristike takvih aktivnosti i to pokazuje važnost i korisnost takvog očuvanja. Iako

se danas očekuje da zapisi nastaju u digitalnom obliku i da je problem jedino u određivanju

dokumenata koji se moraju čuvati i u praktičnom dijelu čuvanja, ostaje još veliki broj zapisa

koje je potrebno očuvati, a neće se moći digitalizirati tako brzo. Samim time je potrebno

uočiti probleme koji postoje, načine na koje se ti procesi mogu ubrzati te što efikasnije

obaviti. Nastanak digitalnih zapisa, posebice u određenom formatu, uvelike olakšava posao i

financijski je isplativije rješenje od drugih mogućnosti poput migracija, konverzije i slično.

Modeli troškova tu pomažu pri pronalasku najboljih rješenja digitalnog očuvanja.

Financijska isplativost jedna je od glavnih varijabli koje treba uzeti u obzir prilikom

planiranja bilo koje vrste očuvanja. Pravi model isto mora biti uzet u obzir i to ovisi o vrsti

organizacije ili institucije koja ga uzima te o njenim potrebama i zahtjevima. Osim izračuna

troškova, izračun koristi u kombinaciji s troškovima daje još bolji uvid u mogućnosti koje

korisnik ima. Iako ne postoji standardni model koji bi mogao uvijek biti upotrjebljen, postoje

naznake stvaranja takvog modela ukoliko se dovoljno dobro analiziraju i usporede svi

dostupni modeli. No, danas je to još nemoguće zbog raznolikosti načina upravljanja zapisima

i općenito financijama institucija. Nemoguće je i zbog razlika u razvoju tehnologije između

različitih društava, različitim standardima koje prate te zbog različito definiranih prioriteta.

Ukoliko se sve to nadiđe i ukoliko se pojavi mogućnost takvog nečega, prvi korak bi trebala

biti spomenuta analiza i usporedba. Svaki od modela nudi različite ideje i praktične savjete i

njihovo uklapanje u jedan jedinstveni model moglo bi stvoriti nove temelje za stvaranje

pravog standardiziranog modela za sve djelatnosti.

23

LITERATURA

Bøgvad Kejser, U., Bo Nielsen, A., Thirifays, The Cost of Digital Preservation:

Project Report v.10, Danish national Archives (DNA) and the Royal Danish Library in

Denmark, 2009.

URL: https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=Y29zdG1vZGVsZm9yZGlnaX

RhbHByZXNlcnZhdGlvbi5ka3xwdWJ8Z3g6NWI5Y2YxNWI3YjBlNzczNg

(25.8.2014.)

Hrvatski zavod za norme, Pojmovi, nazivi i definicije,

URL: http://www.hzn.hr/default.aspx?id=89 (25.8.2014.)

Lifecycle Information For E-Literature (LIFE3), University College London (UCL)

and British Library (BL), 2010.

URL: http://www.life.ac.uk/3/docs/life3_report.pdf (25.8.2014.)

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Magenta Book

(CCSDS 650.0-M-2), Consultative Committee for Space Data Systems, NASA,

Washington, DC, SAD, lipanj 2012.

URL: http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf (26.8.2014.)

Slats, J., Verdegem, R. Cost Model for Digital Preservation (T-CMDP), National

Archief of the Netherlands, 2005.

URL: http://dlmforum.typepad.com/Paper_RemcoVerdegem_and_JS_CostModelfordigital

preservation.pdf (25.8.2014.)

User Guide for Keeping Research Data Safe: Assessing Costs/Benefits of Research

Data Management, Preservation and Re-use, Charled Beagrie Limited, 2011.

URL: http://www.beagrie.com/static/resource/KeepingResearchDataSafe_UserGuide_v2.pdf

(25.8.2014.)

24

Sažetak

Budući da se nalazimo u dobu informacija u kojemu je potrebno imati ih na

raspolaganju i uvijek dostupne, šire se okviri i područja koja se bave njihovim upravljanjem.

Njihova važnost i učestalost uporabe diktira osmišljavanje novih načina stvaranja,

dobavljanja, obrade te očuvanja gradiva. Digitalno očuvanje isto ide u tome pravcu te polako

ali sigurno preuzima ulogu i bit cijelog procesa, a sama činjenica da je to dio današnje

svakodnevice nam pokazuje koliko se mora uložiti u izradu funkcionalnih i isplativih modela,

sustava i aktivnosti. Standardizacija kao proces kojime se poboljšavaju navedene prakse kako

bi se mogle primijeniti na institucijama različitih karaktera, shvaćena je kao bitna karika

unutar unaprjeđenja poslovanja, ponajviše na području digitalnog očuvanja. U ovome radu su

analizirani i uspoređeni modeli izračuna troškova dugoročnog digitalnog očuvanja T-CMDP,

LIFE3, KRDS i CMDP kako bi se mogla započeti rasprava o samoj mogućnost standardizacije

te optimizacije procesa očuvanja.

Ključne riječi: digitalno očuvanje, standardizacija, T-CMDP, LIFE3, KRDS, CMDP

Analysis of the cost models of digital preservation and the possibility of

standardization

Summary

We live in an age where information is available to almost everyone and it is expected

to have access to it at all times. This fact shows the importance and frequency of their use

which dictates the devising of the new ways of creating, retrieving, processing and

preservation of archival materials. In accordance to this, the area of expertise of digital

preservation seems to grow and it's becoming the main subject and interest in the area of

research. Since long term digital preservation is inevitable part of today's everyday life, it is

important to keep in mind the significance of the whole process of investing in the

development of functional and cost-effective models, systems and activities. Standardization

as a process that improves the practices and logistics of institutions of different nature is

understood as an important link in the improvement of the business, particularly in the area of

digital preservation. This thesis analyses and compares the models for calculating the cost of

long term digital preservation: T-CMDP, LIFE3, KRDS and CMDP in order to start a

25

discussion about the possibility of standardization and optimization of processes of

preservation.

Keywords: digital preservation, standardization, T-CMDP, LIFE3, KRDS, CMDP

26