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MANUALE OPERATIVOArchivio Direzione Immobiliare Bricocenter Italia S.r.l.

1.INTRODUZIONE

2.RICERCA

3.SCHEDA PV

4.SCADENZIARIO

5.INSERIMENTO

6.MODIFICA

7.HELP

Versione 1.4 23/07/2012

Manuale Operativo

Tutte le informazioni contenute in questa presentazione sono state preparate da Hyperdesing per Bricocenter Italia S.r.l.

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1.INTRODUZIONE

L’interfaccia del sistema archivio garantisce all’utente facilità di navigazione e l’immediato e costante accesso a tutte le pagine di lavoro.Nello specifico il seguente menu di navigazione accompagnerà l’utente in tutte le pagine apparendo nella parte superiore dell'applicativo:

Cliccando sui pulsanti è possibile accedere alle pagine dedicate:

- Ricerca : un modulo avanzato di ricerca nel database archivi in grado, non solo di cercare all’interno di sezioni e selezioni delle stesse, ma anche incrociare le ricerche tra insiemi diversi.

- Scheda PV: la scheda del punto vendita è una selezione parallela di documenti dedicati al punto vendita, grazie alla quale è possibile che il PV stesso veda una selezione dedicata dei documenti presenti in archivio utili per svolgere il proprio lavoro. Parallelamente la sede dispone di viste riassuntive di check dei documenti presenti/assenti in queste selezioni.

- Scadenziario: strumento automatizzato in grado di visualizzare ed analizzare le scadenze dei documenti inseriti.

- Inserimento: questa sezione permette all’utente di inserire documentazione di qualsiasi tipo seguendo gli step indicati e caricando i file degli allegati.

- Help: la pagina di help contiene le guide e le risorse per la gestione dell’archivio comprese le schede con le etichette per i cartacei e per le etichette dei faldoni.

! Passare da una pagina all’altra dopo aver inserito informazioni senza la relativa confermane determinerà la perdita. Completare gli inserimenti prima di cambiare pagina.

2.RICERCA

I filtri di ricerca permettono di eseguire la ricerca incrociata tra le variabili:

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Area determina il primo step di selezione della categoria di documento. Tale selezione può rimanere generica o entrare nel dettaglio della tipologia. Per filtrare i documenti per la variabile "Area" è necessario selezionala e cliccare sul bottone "Filtra".

AmministrativoAutorizzativoTecnico Corrispondenza Immobiliare

Tipologia è il secondo livello di ricerca della categoria di documento; selezionandolo è possibile scegliere la seconda variabile (per poter effettuare la ricerca per tipologia è necessario selezionare precedentemente l'area e cliccare su "Filtra").

Amministrativo AttiFidejussioniContratto definitivoContratto preliminareRegolamento condominialeRelazioni e consulenze

Autorizzativo Permessi e concessioniAutorizzazioni, nulla ostaCertificati, dichiarazioniPareri normativiOrdinanzaRichiesta, istanzaRelazioni e consulenze

Tecnico Opere EdiliImpianti antincendioImpianti elettriciSistemi sicurezzaImpianti climatizzazioneAscensori e montacarichiAltri Impianti

Corrispondenza Immobiliare

Dall'aziendaDall'esterno

Descrizione è un campo libero nel quale è possibile inserire qualsiasi parola/sigla o parte di essa presente nella descrizione del documento.

! fare riferimento alle tabelle degli standard di inserimento per identificare le parole chiave più efficaci

Punto Vendita restringe il campo ad un singolo negozio.

Originale/Copia permette di verificare la presenza di originali dei documenti importanti. Poichè non tutti i documenti hanno questa variabile inserita, selezionarla solo come risultato indicativo o se si conosce o ipotizza la presenza nei risultati di ricerca.

Anno restituisce tutta la documentazione risalente all’anno selezionato

! formato anno: AAAA! si intende l’anno di redazione del documento non di inserimento in archivio

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Scheda PV questa opzione di ricerca permette di visualizzare i documenti relativi alla scheda del Punto Vendita.

Scadenza la ricerca verrà effettuata solo sui documenti dove è stato compilato il campo dello scadenza, è possibile immettere una data completa nel formato “AAAA-MM-GG” o parte di essa, es. “AAAA” o “AAAA-MM”.

Protocollo è possibile inserire il campo completo o parziale, ricordarsi di inserire il separatore “–“ .

Regione questo campo restitusisce le informazioni dei punti vendita inseriti in un sottoinsieme regionale come da divisioni Bricocenter Italia S.r.l.

2.1 Risultato della ricerca

L’elenco dei documenti si presenta come una lista di descrizioni completa di tutte le ulteriori variabili inserite. Le scansioni e gli allegati di ciascun protocollo sono direttamente elencati e scaricabili dalla lista. Cliccando sull’icona raffigurante il simbolo di Microsoft Excel sarà possibile esportare la lista completa dei risultati ottenuti in un foglio di calcolo per ulteriori lavorazioni, analisi.

3. SCHEDA PV

La Scheda PV permette all’utente di verificare la documentazione appartenente alla scheda PV. Tale scheda, nasce con il duplice scopo di rendere visibile al negozio i documenti importanti utili e per verificare da parte della sede la presenza/mancanza di questi documenti con una vista riassuntiva immediata.

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L'appartenenza di un documento a questa lista è determinata dall'attribuzione in fase di inserimento della variabile relativa.

Riepilogo check scheda questa vista riepilogativa dedicata alla sede permette per ogni voce della scheda importante di vedere per i vari negozi la presenza/mancanza di documentazione.

4.SCADENZIARIO

Lo scadenziario è uno strumento utile per tenere tutti i documenti in scadenza appartenenti alla Scheda di Punto Vendita.

Accanto alla vista dedicata al riepilogo di tutti i documenti in scadenza nei prossimi 3 mesi le voci monitorate al momento sono il Certificato di Prevenzione Incendi e il DPR 462 sulle messe a terra.

Il criterio di selezione dei documenti è quello dell’appartenenza alla voce della scheda di punto vendita.

Cliccando sul nome del Punto Vendita si visualizza l'intera lista dei documenti archiviati per quella voce di scheda PV (es. CPI).

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5.INSERIMENTO

5.1 Prima fase - parte informatica

L’inserimento del documento nell'archivio avviene in due step: il primo riguardante l'attribuzione dei dati informatici, il secondo relativo alla trattazione del cartaceo.

La trattazione informatica avviene tramite due schermate conseguenti. Prima schermata:

Selezionare l’area (Amministrativa, Autorizzativa, Tecnica, Corrispondenza ) prima di iniziare l’inserimento dei dati nel modulo inferiore.

Facendo riferimento alle tabelle degli standard di inserimento e alla lista dei documenti della scheda PV (presenti nell'area help dell'applicativo) sarà possibile, anche per l’utente meno esperto, inserire i documenti più comuni selezionando i campi precisi e inserendo una descrizione omologa a quella dei protocolli già inseriti in precedenza con contenuti simili.

L'inserimento di tali variabili dovrà procedere inserendo per prima cosa l'area e cliccando invia, in modo da filtrare le variabili successive di inserimento.

Tutte le variabili sono obbligatorie eccetto scadenza e scheda PV, che però devono essere inserite se presenti. Su queste 2 variabili si basano gli scadenziari e la scheda PV.

scadenza è necessario scrivere la data nel formato “gg/mm/aaaa”.

scheda PV permette di selezionare i documenti della scheda del Punto Vendita. Fare riferimento alla lista dei documenti presente nella sezione help dell'applicativo.

Attraverso l'attribuzione di questa variabile è possibile visualizzare nella scheda e negli scadenziari. E' così possibile attribuire la variabile anche a documenti che appartengono alla categoria in maniera indiretta, come ad esempio la dichiarazione di conformità dell’impianto elettrico che sostituisce il DPR462 per i primi 2 anni dall'emissione.

localizzazione: al momento i documenti vengono destinati a tre localizzazioni: l'Archvio Immobiliare che si trova negli armadi del servizio, l'archivio tecnico nel sotterraneo e faldoni dedicati a particolari docuemti tecnici (es. CPI).

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La seconda schermata assegna il protocollo del documento e permette il caricamento di allegati come scansioni, planimetrie, cartelle zip ecc. Ogni file sarà sempre disponibile per il download e la visualizzazione in tutte le viste del documento, nei risultati di ricerca, negli scadenziari nelle pagine della scheda PV.

Il protocollo è composto da una codice composto dal centro di costo identificativo del PV, da una sigla e da un progressivo numerico delle variabili precedenti.

Nel caso di un documento non tecnico la sigla sarà indicativa dell'area:

AMM AmministrativoAUT AutorizzativoCORR Corrispondenza Immobiliare

nel caso di documento tecnico la sigla sarà indicativa della tipologia:

OE Opere EdiliAI Impianti antincendioEL Impianti elettriciSI Sistemi sicurezzaCD Impianti climatizzazioneAS Ascensori e montacarichiVA Impianti vari

! Cambiare pagina o uscire dal sistema durante un inserimento causerà la perdita dei dati.! è molto importante pinzare l’etichetta riportante il numero di protocollo sul cartaceo corrispondente ed inserire il documento nel faldone.

5.2 Seconda fase - parte cartacea

Le operazioni successive all'attribuzione del protocollo implicano la trattazione del documento in carta (o altri supporti come ad esempio CD o altro).

E' necessario copiare il protocollo attribuito dal sistema sulla relativa etichetta dell'archivio tecnico o immobiliare con biro rossa, e pinzarla possibilmente in alto a destra sul documento che deve essere imbustato ed inserito nei faldoni di archiviazione con il progressivo più alto nella parte anteriore del faldone, divisi per sigla (es. gli AMM e gli AUT in plichi diversi).

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etichetta archivio immobiliare

etichetta archivio tecnico

Il faldone di inserimento sarà sempre l'ultimo disponibile per quel punto vendita nell'archvio di riferimento (Tecnico o Immobiliare). Riportare sul dorso del faldone a matita i protocolli dei docuenti contenuti. Una volta esaurito l'ultimo faldone disponibile si provvederà a cominciarne uno nuovo.

Le etichette dei faldoni si distinguono in base al sottoinsieme di appartenenza; verificare il numero di faldoni già presenti e stampare le etichette inserendo:

- Nome punto vendita

- Centro di costo

- Numero volume progressivo

Quindi riportare, a matita, quali protocolli sono contenuti nel faldone.

I file sono formattati per la stampa su 190x61mm, 4 per foglio A4 con margine.

I file per la stampa delle etichette e dei dorsi dei faldoni sono disponibili nella sezione di help dell'applicativo.

6.MODIFICA

Per modificare un protocollo è necessario accedere alle pagine di modifica accedendo dai risultati di ricerca, selezionando il link "modifica":

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Il sistema, si basa sulla univocità dei protocolli quindi non sarà possibile modificare quelle variabili che il sistema sfrutta per creare il numero di protocollo (aree tecniche e punto vendita). La pagina dedicata dà anche la possibilità di aggiungere o eliminare file allegati.

! modificare i protocolli è consigliato solo per l’aggiornamento delle descrizioni o per allegare altri file o cancellare allegati erroneamente caricati. L’inserimento di un documento in un archivio è un’operazione da considerarsi statica al fine di garantire la solidità del sistema. Si consiglia cioè di lasciare in archivio tutti gli storici inseriti.

7.HELP

Questa pagina contiene i link alle risorse scaricabili utili all’utente dell’archivio Bricocenter Italia S.r.l. come ad esempio il presente manuale operativo.

Confidenzialità

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Questo manuale è protetto dai diritti di confidenzialità che regolamentano il rapporto professionale tra Hyperdesign e Bricocenter Italia S.r.l. Non può essere ceduto, parzialmente, nella sua totalità, nel formato originario o in copia a terze parti. Non può essere mostrato in visione se non previa autorizzazione scritta di Hyperdesign.

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