ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - narod.rusenina-pu38.narod.ru/olderfiles/1/deloproizvodstvo... · 2013-04-25 · 2 Делопроизводство. Конспект лекций

Название раздела 1Серия «Зачет и экзамен»

М. И. БАСАКОВ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОКОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Ростов�на�Дону«Феникс»

2011

Издание девятое

www.phoenixbooks.ru

Делопроизводство. Конспект лекций2УДК 651(075.8)ББК 60.844я73КТК 049

Б 27

Басаков М. И.Б 27 Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Баса�

ков. — Изд. 9�е. — Ростов н/Д : Феникс, 2011. —192 с. — (Зачет и экзамен).

ISBN 978�5�222�17836�2

В конспекте в краткой форме излагаются ответы на рас�пространенные вопросы, которые встречаются при прове�дении зачетов и экзаменов по дисциплинам «Документаци�онное обеспечение управления», «Делопроизводство»,«Документоведение». Особое внимание уделено оформле�нию реквизитов организационно�распорядительных доку�ментов. Приводятся образцы оформления основных видовуправленческой документации.

Конспект базируется на действующих нормативных до�кументах и отвечает требованиям Государственного образова�тельного стандарта Министерства образования РоссийскойФедерации.

УДК 651(075.8)ББК 60.844я73

© Басаков М.И., 2010© Оформление, ООО «Феникс», 2010

ISBN 978�5�222�17836�2

www.phoenixbooks.ru

1. Исходные понятия делопроизводства 3

ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопрос 1. Документ и его функции

Управленческая деятельность любой организации бази�руется на информации. Информация может передаватьсяустно, при помощи бумажных носителей или электронныхсредств. Большая часть информации (до 98 %), использу�емой в управлении, оформляется в виде документов, чтонеобходимо для осуществления контроля исполнения, ре�шения спорных вопросов, анализа и исследования управ�ления с целью повышения его эффективности и т. д. До�кумент в управлении выступает одновременно и какпредмет труда управленческого работника, и как его ре�зультат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает«свидетельство», «способ доказательства». Документ — этоматериальный объект с закрепленной на нем информаци�ей для передачи ее во времени и пространстве. Основнымматериальным носителем деловой информации в настоя�щее время является бумага. Документ выполняет следую�щие функции: информационную, организационную, ком�муникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является инфор�мационная функция. В документе фиксируются факты,события, явления практической и мыслительной деятель�ности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помо�щью документа обеспечивается воздействие на группылюдей для организации и координации их деятельности.Внешние связи предприятий и организаций обеспечива�ет коммуникативная функция документов.

1

www.phoenixbooks.ru

Делопроизводство. Конспект лекций4

Документ несет юридическую функцию, поскольку егосодержание используется в качестве доказательства прирассмотрении спорных вопросов сторонами деловых от�ношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию.Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенногоуровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен�ный документ воспитывает эстетический вкус управленче�ских кадров, повышает престиж организации в глазах де�ловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реали�зуются посредством определенной совокупности докумен�тов, например, учет — в виде составления и обработки бух�галтерской и статистической документации, контроль —путем сбора сведений с целью проверки соответствия на�блюдаемого объекта необходимому состоянию и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, использу�емых в определенной сфере человеческой деятельности,называется системой документации. Рационально органи�зованный комплекс взаимосвязанных документов, создан�ный по единым правилам и требованиям для примененияв конкретной области деятельности, называют унифициро�ванной системой документации (УСД).

Вопрос 2. Делопроизводствои его структура

Делопроизводством называют сферу деятельности чело�века по разработке и оформлению официальных докумен�тов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осу�ществляется в основном с применением разного родадокументов и новых информационных технологий, дело�производство в настоящее время именуют также докумен�тационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина вконспекте будут использоваться как синонимы.

www.phoenixbooks.ru


СОСТАВ РЕКВИЗИТОВИ ВИДЫ БЛАНКОВОРГАНИЗАЦИОННО5РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНОГОСТ Р 6.30–2003

Вопрос 8. ГОСТ Р 6.30–2003.Классификация организационно5распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. 2.1) распространяется на орга�низационно�распорядительные документы (ОРД), относящи�еся к Унифицированной системе организационно�распоря�дительной документации (УСОРД) — постановления,приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и дру�гие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссий�ский классификатор управленческой документации»(ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположенияреквизитов; требования к оформлению реквизитов; требо�вания к бланкам документов, включая бланки с воспроиз�ведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД, схемы их расположения, блан�ки документов приведены ниже (см. соответственно отве�ты на вопросы 9, 10, 11, 12). Требования к оформлениюреквизитов даны в разделе 3.

ОРД является наиболее распространенным видом доку�ментации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД,ОРД можно классифицировать на четыре группы:

2

www.phoenixbooks.ru

2. Состав реквизитов и виды бланков... 17

— организационно�правовая документация (учредитель�ные договоры, уставы, положения, правила, инструк�

ции, штатные рас�писания);— распорядительнаядокументация (при�казы, распоряжения,постановления, ре�шения, указания);— информационно�справочная документа�ция, которая, в своюочередь, может бытьусловно подразделе�на на:• оперативно�инфор�мационную (письма,телеграммы, факсы,докладные и служеб�ные записки и т. п.);• справочно�инфор�мационную (акты,протоколы, отчетыи др.);— документация поличному составу (за�

явления, трудовые договоры, характеристики, лич�ные карточки, учетные формы и др.).

Внедрение ГОСТ Р 6.30–2003 в организации предпола�гает разработку инструкции по документационному обеспе�чению управления, оформление бланков, проведение учеб�ных занятий с работниками, имеющими отношение квопросам подготовки документов.

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемы�ми, что следует истолковывать как требования, допускаю�щие некоторые послабления в оформлении документов посравнению с жесткими требованиями ранее действовав�

Рис. 2.1. Титульный листГОСТ Р 6.30–2003

ГОСТ Р 6.30–2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМАОРГАНИЗАЦИОННО%

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИМосква

www.phoenixbooks.ru


ших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30–97 и егопредшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–92).

Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД

При подготовке и оформлении документов используютследующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;02 — герб субъекта Российской Федерации;03 — эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания);04 — код организации;05 — основной государственный регистрационный но�

мер (ОГРН) юридического лица;06 — идентификационный номер налогоплательщика/

код причины постановки на учет (ИНН/КПП);07 — код формы документа;08 — наименование организации;09 — справочные данные об организации;10 — наименование вида документа;11 — дата документа;12 — регистрационный номер документа;13 — ссылка на регистрационный номер и дату доку�

мента;14 — место составления или издания документа;15 — адресат;16 — гриф утверждения документа;17 — резолюция;18 — заголовок к тексту;19 — отметка о контроле;20 — текст документа;21 — отметка о наличии приложения;22 — подпись;

www.phoenixbooks.ru

2. Состав реквизитов и виды бланков... 19

23 — гриф согласования документа;24 — визы согласования документа;25 — оттиск печати;26 — отметка о заверении копии;27 — отметка об исполнителе;28 — отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;29 — отметка о поступлении документа в организацию;30 — идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов сле�дует считать типовым, поскольку набор их при подготов�ке документов одного и того же наименования в различ�ных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов подразделяют на постоянные и пере%менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядкеповторяются на бланках всех документов данного наиме�нования. Переменные реквизиты наносятся непосредствен�но при подготовке конкретного документа.

При работе с электронными (машиночитаемыми) доку�ментами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4–841,который предусматривает реквизиты машиночитаемыхдокументов; код и наименование организации — создате�ля документа; местонахождение организации — создате�ля документа или почтовый адрес; код формы документа;название документа; дату подписания документа; кодовоенаименование лица, ответственного за изготовление до�кумента. При создании дубликатов и копий электронныхдокументов в состав реквизитов включается отметка о под�линности документа (подлинник, дубликат, копия).

1 ГОСТ Р 6.10.4–84. Унифицированные системы документации.Придание юридической силы документам на машинном носителеи машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техни�ки. Основные положения.

www.phoenixbooks.ru

3. Оформление реквизитов документов 31

ОФОРМЛЕНИЕРЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ1

Вопрос 14. Требования к оформлениюреквизитов, размещаемыхна поле углового штампадокумента

01 — Государственный герб Российской Феде%рации

Государственный герб Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответ�

ствии с Федеральным конституционным законом «О Государ�ственном гербе Российской Федерации» (Собрание законода�тельств Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст.5021).

Допускается воспроизведение герба производить вцветном и черно�белом варианте.

02 — Герб субъекта Российской ФедерацииГерб субъекта Российской Федерации помещают на блан�

ках документов в соответствии с правовыми актамисубъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изоб�ражения герба городов, автономных областей, автономныхокругов определяется нормативными актами соответству�ющих органов власти.

На рисунке справа воспроизведен герб Рос�товской области.

03 — Эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслужи�вания) помещают на бланках организации в соответствиис уставом (положением об организации).

3

1 В разделе 3 курсивом приводится цитируемый текст изГОСТ Р 6.30–2003. Пояснения даются прямым шрифтом.

www.phoenixbooks.ru


Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем по�мещен Государственный герб Российской Федерации илигерб субъекта Российской Федерации.

Примеры оформления и размещения реквизита 03 при�ведены ниже.

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙСБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ПОЛЮС�ЮГ»344011, г. Ростов�на�Дону

МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

МОСВОДОКАНАЛПлетешковский пер., 2, г. Москва, 107005, Тел.: (095) 265 2201 ОКПО 03324418

04 — Код организацииКод организации проставляют по Общероссийскому клас�

сификатору предприятий и организаций (ОКПО).Код является элементом электронной идентификации

документа.Примеры нанесения кода организации изображены на

образцах оформления бланков (рис. 2.6–2.8).

05 — Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствиис документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения ОГРН юридического лица см. рис.2.6–2.8.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/кодпричины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причи�ны постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответ�ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения реквизита см. рис. 2.6–2.8.

www.phoenixbooks.ru

3. Оформление реквизитов документов 33

07 — Код формы документаКод формы документа проставляется по Общероссийско�

му классификатору управленческой документации (ОКУД).ОКУД предназначен для обеспечения учета и системати�

зации унифицированных межотраслевых, межведомствен�ных форм документов. Пример простановки кода см. с. 120.

08 — Наименование организацииНаименование организации, являющейся автором доку�

мента, должно соответствовать наименованию, закреплен�ному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное,а при его отсутствии — полное наименование вышестоящейорганизации (при ее наличии) (см. рис. 2.4).

Наименования организаций субъектов Российской Феде�рации, имеющих наряду с государственным языком Россий�ской Федерации (русским) государственный язык субъектовРоссийской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языкесубъекта Российской Федерации или ином языке располага�ют ниже или справа от наименования на государственномязыке Российской Федерации.

Вариант оформления приведен ниже:

ул. Пушкина, 9а, г. Элиста, 358000, тел: 5�76�85

Эрасангосударственн архивин церглан

Архивсин кернер Хальмг Та hчинПравительствин медлд баадг Комитет

Федеральная архивная службаРоссии

Комитет по делам архивов приПравительстве Республики Калмыкия

Сокращенное наименование организации приводят в техслучаях, когда оно закреплено в учредительных документахорганизации. Сокращенное наименование (в скобках) помеща�ют ниже полного (см. рис. ниже, с. 34).

к

www.phoenixbooks.ru


ОФОРМЛЕНИЕОРГАНИЗАЦИОННО5ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопрос 18. Учредительный договор

Учредительные документы — это обязательные, установ�ленные законом документы, необходимые при создании(учреждении) и в период функционирования юридическо�го лица.

В законодательных актах, регулирующих деятельностькоммерческих организаций (предприятий), установленыдва основных учредительных документа, которые необхо�димо иметь в зависимости от организационно�правовойформы собственности: устав и учредительный договор.

Учредительный договор — это документ, правовой акт,свидетельствующий о волеизъявлении физических илиюридических лиц по образованию организационно�пра�вовой структуры с целью реализации той или иной пред�принимательской идеи.

Учредительный договор юридического лица заключает�ся его учредителями (участниками). Порядок заключения,составления и оформления, вступления в силу, прекраще�ния действия и другие юридические акты учредительногодоговора регламентируются законодательством Россий�ской Федерации.

Учредительный договор может включать следующиеразделы:

1. Вводная часть.2. Цель заключения договора.3. Наименование и правовая форма организации.4. Предмет деятельности.5. Местонахождение организации.

4

www.phoenixbooks.ru

4. Оформление организационно5правовых документов 49

6. Обязанности участников (учредителей) по созданиююридического лица.

7. Порядок образования имущества.8. Условия об ответственности конкретных участников

(учредителей) по обязательствам созданного юриди�ческого лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашенияубытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.11. Права и обязанности участников (учредителей).12. Ответственность за нарушение договора.13. Условия и порядок выхода участников (учредителей)

из состава организации и принятия новых членов.14. Порядок рассмотрения споров.15. Порядок изменения и расторжения договора,

реорганизация и ликвидация юридического лица.Учредительный договор оформляется на листах бума�

ги формата А4 по следующей форме:

Регистрационная палатапри Правительстве Ростовской области

16.02.2007 № 1980001

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОРОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИЛИДИ»

г. Ростов�на�Дону — 2007

www.phoenixbooks.ru


Вопрос 19. Устав организации

Устав — правовой акт, являющийся одним из учреди�тельных документов, определяющих правовой статус орга�низации, необходимых для ее государственной регистра�ции. Общие положения об уставе содержатся в частипервой Гражданского кодекса РФ.

Устав организации утверждается его учредителями (уча�стниками). Устав — сложный и объемный документ. В со�ответствии с уставом организации разрабатывается ееструктура, определяется штатная численность, устанавли�ваются основные правила, регулирующие деятельностьорганизации. Образцом устава акционерного общества мо�жет служить устав, подготовленный на основе действующе�го российского законодательства с учетом опыта работыакционерных обществ, а именно Федерального закона «Обакционерных обществах» от 2 декабря 1995 г. № 208�ФЗ.

Устав оформляется на общем бланке организации.Структура текста и его содержание определяются раз�

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДЕНОпротоколом общего

собрания учредителей___________ № ___________

МП организации

ЗАРЕГИСТРИРОВАНОнаименование организации

___________ № ___________ дата

МП организации

УСТАВакционерного общества открытого (закрытого) типа


ТЕКСТ

Город — год

www.phoenixbooks.ru

5. Оформление распорядительных документов 61

ОФОРМЛЕНИЕРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХДОКУМЕНТОВ

Вопрос 26. Оформление приказовпо основной деятельности

Приказ — широко применяемый в управлении право�вой распорядительный документ, издаваемый на правахединоначалия руководителем организации, учреждения,ведомства в целях решения возникающих в процессе дея�тельности как текущих (оперативных), так и перспектив�ных задач.

Приказ является одним из видов распорядительныхдокументов, составляющих систему распорядительной до%кументации, в состав которой наряду с приказом входяттакие документы, как постановления, указания, решения,распоряжения.

Приказы подразделяются на две группы: приказы поосновной (производственной) деятельности и приказы поличному составу (персоналу) организации (см. раздел 7).

Приказы по основной деятельности оформляются наспециальном, заранее заготовленном бланке, — бланкеприказа (рис. 2.9, с. 27) или на общем бланке организациис указанием вида документа — ПРИКАЗ (рис. 2.4, 2.5, с. 25).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, при�чины, побудившие руководителя организации издать дан�ный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Возможен вариант приказа без констатирующей части.Производится это в том случае, если поручаемые действияне требуют особого пояснения, являются очевидными.

5

www.phoenixbooks.ru


Распорядительная часть документа начинается со сло�ва ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новойстроки от левого поля бланка прописными буквами. Послеслова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколь�ко разнохарактерных действий, то его распорядительнаячасть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном па�деже ответственного должностного лица, структурногоподразделения или организации, затем в сжатой, повели�тельной форме излагаются предписываемые действия иуказываются сроки исполнения мероприятий. Последнимпунктом приказа назначается должностное лицо, струк�турное подразделение или организация, которым вменя�ется контроль за исполнением приказа. Макет построенияприказа1 приведен ниже (рис. 5.1). Примеры оформленияприказов даны на рис. 5.2, 5.3.

Зачастую ответственному исполнителю для выполне�ния работы не требуется полный текст приказа. В этомслучае в практике документирования делается выписка изнего. По составу реквизитов и оформления выписка неотличается от самого приказа. В выписке лишь следуетуточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ при�водятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полно�го текста приказа печатается та его часть (пункт, подпунк�ты), которая касается непосредственно конкретногоисполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана (с помо�щью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумагиформата А4, А5 в угловом варианте расположения посто�янных реквизитов флаговым способом (см. рис. 5.4).

Выписка заверяется секретарем�референтом (секретарем)и выдается ответственному исполнителю под расписку.

1 Макет — модель документа, отображенная текстом, излагаю�щим одновременно методику оформления и зоны размещения рек�визитов.

www.phoenixbooks.ru

5. Оформление распорядительных документов 63

Рис. 5.1. Макет оформления приказа по основной деятельности


ПРИКАЗ00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту начинаетсяс предлога «О», отвечает навопрос «о чем?»

В констатирующей части излагаются основания, цели,побудившие руководство организации издать приказ. В не�которых случаях, когда основания очевидны, констатиру�ющая часть опускается. Распорядительная часть начинает�ся со словаПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится наименование должно�сти исполнителя, его И. О. Фамилия или наименованиеструктурного подразделения (в дательном падеже), затемчетко излагается содержание предлагаемых действий (начи�нается с глагола в неопределенной форме) и указываетсясрок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пунк�ты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.).

3. В последнем пункте приказа приводится указаниео контроле за исполнением приказа: «Контроль за испол�нением приказа возложить на...» (указываются должность,И. О. Фамилия или наименование структурного подразде�ления).

Наименование должностируководителя (подпись) И. О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц:Должность (подпись) И. О. Фамилия00.00.0000

Исполнитель (И. О. Фамилия)телефон (000 00 00)

В дело 00�00 (подпись) Идентификатор00.00.0000 электронной копии документа

www.phoenixbooks.ru


ОФОРМЛЕНИЕСЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМИ ДРУГИХ ОПЕРАТИВНО5И СПРАВОЧНО5ИНФОРМАЦИОННЫХДОКУМЕНТОВ

Вопрос 31. Понятие и классификацияслужебных писем

Служебное письмо — обобщенное название широкоприменяемого вида официальных документов, служащихсредством общения различных организаций по поводу осу�ществляемой ими своей деятельности. К категории слу�жебных писем относится также переписка между частны�ми лицами и организациями, если содержание ее касаетсявзаимных интересов.

Основным признаком, по которому служебные письмаиз всех видов управленческой документации выделяютсяв особую группу документов, является пересылка их попочте, хотя в последнее время они пересылаются также спомощью телеграфа, факсимильной связи, электроннойпочты.

Письма классифицируют по функциональному при�знаку, по сложности, структуре, на регламентированные инерегламентированные и т. д. Ниже приводится краткаяхарактеристика наиболее часто встречающихся на практи�ке разновидностей писем, классифицированных по функ%циональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящейорганизацией, которая сообщает подчиненным предпри�

6

www.phoenixbooks.ru

6. Оформление служебных писем... 83

ятиям определенные сведения или установки, которыеносят распорядительный характер.

В письме�запросе покупатель обращается к продавцу,импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информа�цию о товаре или услуге. Такие запросы используются дляподготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверж�дения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Оферта — письменное предложение одного лица (офе�рента) другому лицу (акцептанту), выражающего желаниезаключить с ним договор. Оферта имеет определенный,указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляю�щий собой предъявление претензий к стороне, нарушив�шей принятые на себя договорные обязательства, и тре�бование возмещения убытков. Рекламация предполагаетписьмо�ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправкеадресату каких�либо документов или материальных цен�ностей. Сопроводительное письмо является средствомконтроля за движением документов и материальных цен�ностей.

Письма�подтверждения высылаются для подтвержде�ния получения документов или материальных ценностей.

Письма�извещения. Письма, в которых что�либо сооб�щается или утверждается. Обычно эти письма являютсяответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запроссообщаем», «Извещаем Вас».

Письма�напоминания направляются в тех случаях, ког�да не удается с помощью телефонных переговоров илиличного контакта получить необходимый результат.В письмах может говориться о возможных мерах, которыебудут приняты при их невыполнении.

Письма�просьбы излагают какую�либо просьбу, предель�но кратко и уважительно подчеркивают заинтересован�ность организации в ее скорейшем выполнении.

Информационные письма. Это разновидность письма�извещения, своевременно информирующего заинтересо�

www.phoenixbooks.ru


ванное должностное лицо или организацию о свершив�шемся факте. Для такого письма достаточно подписи сек�ретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведе�ний письмо подписывает руководитель организации.

Письма�приглашения могут адресоваться индивидуаль�ному или коллективному адресату. При большом количе�стве адресатов целесообразно использовать изготовленныетипографским способом трафареты, в которых свободныеместа заполняются от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемыхтоваров или услуг. В письме должна быть приведена пол�ная и четкая информация о предмете рекламы, указан ад�рес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей ворганизацию, определенную долю занимают частные пись�ма. В них авторы обращаются к руководству организации сразличными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на рег�ламентированные и нерегламентированные. Регламенти�рованные письма в виде трафаретизированного образцаоговариваются каким�либо нормативным документом(например, письма, приведенные в Общероссийском клас�сификаторе управленческой документации ОК 011–93).Нерегламентированные (нестандартные) письма представ�ляют собой текст, реализованный в виде формально�логи�ческого изложения или этикетного текста. Оформление не%регламентированных писем и является предметом освещенияв данном пособии.

По месту составления письма подразделяются на пись�ма, используемые для решения внешних и внутреннихвопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь де�лится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис�ходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации письма бывают: ру�кописные, машинописные, типографские, подготовлен�ные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются насрочные и несрочные. Срочными являются документы со

www.phoenixbooks.ru


ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВПО ТРУДОВЫМПРАВООТНОШЕНИЯМ

Вопрос 41. Виды первичной учетнойдокументации по личномусоставу

Трудовые правоотношения работодателя (государствен�ной организации, собственника предприятия) и работни�ка в Российской Федерации регулируются Трудовым ко�дексом Российской Федерации (ТК РФ) [7].

Все этапы трудового цикла — от приема на работу но�вого сотрудника до его увольнения — подлежат докумен�тированию. Совокупность взаимосвязанных документов,в которых зафиксированы этапы трудовой деятельностиработника, расчетов по оплате труда и другим вопросам,называют документацией по личному составу (персоналу,кадрам).

Первичная учетная документация по личному составуподразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;• по учету использования рабочего времени и расче�

тов с персоналом по оплате труда.Комплекс первичных учетных документов по личному

составу в настоящее время унифицирован и приводится вальбоме унифицированных форм документов, утвержден�ных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.№ 1 [9].

Унифицированные формы первичной учетной доку�ментации распространяются на юридические лица всехорганизационно�правовых форм и форм собственности,а по учету использования рабочего времени и расчетов

7

www.phoenixbooks.ru

7. Оформление документов по трудовым правоотношениям 115

с персоналом по оплате труда — на юридические лица всехорганизационно�правовых форм и форм собственности,кроме бюджетных организаций.

Поскольку документация по учету использования ра�бочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда неявляется распорядительной документацией, ее оформлениев пособии не рассматривается. Что касается распоряди�тельных документов по учету труда, то перечень унифи�цированных форм данного вида документации приводитсяв нижеследующей таблице.

Номер формы

Наименование унифицированной формы Формат

Т�1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу А4

Т�1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А4

Т�2 Личная карточка работника 2А4

Т�2ГС(МС)Личная карточка государственного (муниципального) служащего

2А4

Т�3 Штатное расписание А4

Т�4Учетная карточка научного, научно�педагогического работника

А4

Т�5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

А4

Т�5аПриказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

А4

Т�6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

А4

Т�6аПриказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

А4

Т�7 График отпусков А4

Т�8Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником

А4

Т�8аПриказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками

А4

1. По учету кадров

Таблица 1

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда

www.phoenixbooks.ru


ОРГАНИЗАЦИЯДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопрос 50. Организационная структураделопроизводственнойслужбы

Для документационного обеспечения работы любойорганизации, предприятия, фирмы в рамках организаци�онной структуры управления предусматривается делопро�изводственная служба. В нормативных документах служ�бу делопроизводства в настоящее время принято называтьслужбой (подразделением) документационного обеспече�ния управления (ДОУ).

Службу документационного обеспечения на разныхуровнях управления и в зависимости от масштабов органи�зации именуют по�разному: для министерств (ведомств) —управлением делами, для исполнительных органов власти —общим отделом, для предприятий, организаций, учебныхзаведений — канцелярией. На малых предприятиях функ�ции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря�ре�ферента.

Основой построения делопроизводственной службыявляется принятая в организации форма работы с доку�ментами — централизованная, децентрализованная или сме%шанная форма.

При централизованной форме все операции по обра�ботке документов сосредоточиваются в едином центре,например, в канцелярии или у секретаря�референта. Де�централизованная форма предполагает рассредоточениеделопроизводственных операций между структурнымиподразделениями организации. При смешанной формечасть операций выполняют централизованно (прием, ре�

8

www.phoenixbooks.ru

8. Организация делопроизводства 151

гистрация, контроль, размножение документов), а часть —децентрализованно (справочно�информационное обслу�живание, хранение документов, формирование дел).

Централизованную форму организации, как правило,используют на малых и средних предприятиях; децентра�лизованную — в территориально разобщенных организа�циях, а также тогда, когда документирование осуществля�ется непосредственно в подразделениях. В большинствеучреждений используют смешанную форму.

Наиболее распространенной формой делопроизвод�ственной службы является канцелярия. Канцелярия — этосамостоятельное структурное подразделение, возглавляе�мое заведующим, подчиняющимся непосредственно руко�водителю организации. Канцелярия функционирует на ос�нове Положения о канцелярии.

Организационная структура канцелярии может вклю�чать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро(компьютерная группа), контрольную группу, копировально�множительное бюро, архив. Состав канцелярии и числен�ность ее сотрудников зависят от масштаба организации,территориального размещения структурных подразделе�ний и уровня механизации и автоматизации обработкидокументов. Основные функции и задачи подразделенийканцелярии изложены в примерном положении о кан�целярии (см. ответ на вопрос 51).

Вопрос 51. Задачи и функции службыделопроизводства

Основные функции и задачи подразделения службы де�лопроизводства ниже рассмотрены на примере канцеля�рии. Приведем типовое положение о канцелярии, конкрет�ное применение которого может в значительной мереварьироваться в зависимости от масштабов и структурыорганизации.

www.phoenixbooks.ru


ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

1. Общие положения:

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документамив организации и является его самостоятельным структурнымподразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, подчи�ненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Заведующий канцелярией назначается и освобождается отзанимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:действующим законодательством,распорядительными материалами государственных и вышесто�

ящих организаций,Положением о данной организации,Инструкцией по документированию управленческой деятельно�

сти, утвержденной руководством организации,Положением о канцелярии.

2. Основные задачи и функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение чет�кой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцеляриювозлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходя�щей и регистрируемой внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве предприятияи контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременнымисполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, конт�роль за правильным и своевременным составлением и оформле�нием документов, формирование их в дела, рациональная органи�зация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, достав�ки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей ивнутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче нагосударственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей поличным вопросам.

2.3. Функции между структурными подразделениями канцеля�рии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):рассматривает и подготавливает к докладу руководству посту�

пающую корреспонденцию;

www.phoenixbooks.ru

9. Основы организации документооборота 171

ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИДОКУМЕНТООБОРОТА

Вопрос 60. Понятия и принципыорганизациидокументооборота

Под документооборотом понимается движение докумен�тов на предприятии, в учреждении с момента их получе�ния или создания до завершения исполнения или отправ�ки [3].

Основными принципами организации документообо�рота являются следующие:

— прохождение документов должно быть оператив�ным. Чтобы сократить время их пребывания в сфе�ре делопроизводства, следует различные операциипо обработке документов выполнять параллельно(например, копирование и раздача копий документалицам, в исполнении которого они участвуют);

— каждое перемещение документа должно быть оправ�данным, необходимо исключить или ограничитьвозвратные перемещения документов;

— порядок прохождения и процессы обработки основныхвидов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документо�оборота — прямоточность в движении документов, одно�кратность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают по�токи поступающих, отправляемых и внутренних докумен�тов (практики называют эти документы соответственновходящими, исходящими и внутренними документами).

9

www.phoenixbooks.ru


Основными характеристиками потоков, которые учи�тываются при организации документооборота, являются:

— объем потока, который определяется количествомдокументов, проходящих через канцелярию секрета�ря (секретаря�референта) за год, полугодие или квар�тал;

— структура потока, определяемая разновидностьюдокументов), авторством и другими классификаци�онными признаками;

— режим потока, который определяется периодично�стью движения документов через канцелярию секре�таря (секретаря�референта).

Учет объема документооборота осуществляется с цельюполучения данных для расчета штатной численности пер�сонала делопроизводственной службы, выбора техничес�ких средств при механизации и компьютеризации дело�производственных процессов и корректировки загрузкиподразделений и отдельных исполнителей работой с доку�ментами.

Для оптимизации маршрутов движения различных ка�тегорий документов (входящих, исходящих, внутренних;приказов по основной деятельности и личному составу,писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.)разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документо�оборота включаются в инструкцию по документационно�му обеспечению управления в качестве неотъемлемогоприложения.

Для оптимизации маршрутов движения документов,кроме маршрутных схем, в частности, в бухгалтерском уче�те, находят применение графики документооборота. Гра�фик прохождения того или иного документа представляетсобой перечень исполнителей, сроков поступления доку�ментов, времени их обработки ответственными работни�ками, передачу документов в архив.

Пример маршрутной схемы (оперограммы) приведен нарис. 9.1.

www.phoenixbooks.ru

10. Составление номенклатуры дел... 181

СОСТАВЛЕНИЕНОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛИ ИХ ПОДГОТОВКАК СДАЧЕ В АРХИВ

Вопрос 66. Составлениеноменклатуры дел

Важной функцией делопроизводственной службы явля�ется систематизация и хранение документов. Массив ис�полненной документации — это своеобразная памятьорганизации, обращение к которой дает возможность ана�лизировать работу коллектива, решать спорные вопросы,принимать новые решения.

Для текущего и длительного хранения документы ком�плектуются в дела. ГОСТ Р 51141–98 определяет дело как«совокупность документов или документ, относящийсяк одному вопросу или участку деятельности, помещенныхв отдельную обложку». На каждой обложке (папке) поме�щается заголовок�этикетка типа «Приказы ректора универ�ситета за 2006 г.», «Переписка с организациями о поставкекомплектующих» и т. п. Систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указаниемсроков их хранения, называют номенклатурой дел.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В но�менклатуру не включаются всевозможные платные изда�ния и другие материалы, не отражающие вопросы основ�ной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел организации иноменклатуру дел структурных подразделений. Своднаяноменклатура дел состоит из номенклатуры дел структур�ных подразделений.

10

www.phoenixbooks.ru


НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________№____________ на ____________ год_________________________ (место составления)

Наименование должностируководителя службыДОУ организации (подпись) И. О. Фамилия00.00.0000ОДОБРЕНОПротокол заседания экспертнойкомиссии организацииот 00.00.0000 № 00

В целях унификации группировки документов дляорганизаций и предприятий определенной категории су�ществуют примерные и типовые номенклатуры дел.

В небольших организациях, не имеющих структурно�го деления, составляется одна номенклатура. Ее составляетсекретарь�референт. Сводную номенклатуру большойорганизации составляет делопроизводственная служба.

По форме, структуре и реквизитам сводная номенкла�тура дел организации и номенклатура дел ее структурныхподразделений аналогичны. Приведем форму своднойноменклатуры дел организации (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Форма сводной номенклатуры дел организации

Индекс дела

Заголовок дела (тома,

части)

Количество дел (томов,

частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера

статей по перечню

Приме�чание

1 2 3 4 5

Наименование раздела

УТВЕРЖДАЮНаименование должностируководителя организацииПодпись И. О. Фамилия00.00.0000


www.phoenixbooks.ru


Литература

1. Басаков М. И. Современное делопроизводство (доку�ментационное обеспечение управления): учеб. пособие. —Изд. 2�е, испр. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.

2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы доку�ментации. Унифицированная система организационно�распорядительной документации. Требования к оформле�нию документов. — М.: Изд�во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения. — М.: Изд�во стандартов,1998.

4. Государственная система документационного обеспе�чения управления. Основные положения. Общие требова�ния к документам и службам документационного обеспе�чения. — М.: Главархив СССР, 1991.

5. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы,документы. Организация и технология работы. — М.:ООО «ТК Велби», 2003.

6. Делопроизводство в федеральных органах исполни�тельной власти. Типовая инструкция по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти. Утвержде�на приказом Министерства культуры и массовых комму�никаций от 8 ноября 2005 г. № 536.

7. Трудовой кодекс Российской Федерации. ПринятГосударственной Думой 21 декабря 2001 года. ОдобренСоветом Федерации 26 декабря 2001 г. (в ред. федеральныхзаконов по состоянию на 30.06.2006 г.).

8. Унификация текстов управленческих документов.Методические рекомендации. — М.: Главархив СССР,1982.

9. Новые унифицированные формы первичной доку�ментации по учету труда и его оплаты. — М.: ИНФРА�М,2004.

10. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформлениядокументов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003. — М.: ТКВелби, Изд�во Проспект, 2004.

www.phoenixbooks.ru

Содержание 189

Содержание

1. Исходные понятия делопроизводства .......................... 3Вопрос 1. Документ и его функции ........................................ 3

Вопрос 2. Делопроизводство и его структура ........................ 4

Вопрос 3. Из истории становления делопроизводствав России ................................................................... 5

Вопрос 4. Нормативно�правовая база делопроизводства ..... 7

Вопрос 5. Унификация и стандартизацияв делопроизводстве .................................................. 9

Вопрос 6. Классификация деловых документов .................. 10

Вопрос 7. Основные особенности делового языкадокумента ............................................................... 14

2. Состав реквизитов и виды бланковорганизационно%распорядительных документовсогласно ГОСТ Р 6.30–2003 ..................................... 16Вопрос 8. ГОСТ Р 6.30–2003. Классификация

организационно�распорядительныхдокументов ............................................................. 16

Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД ........................................ 18

Вопрос 10. Схемы расположения реквизитов...................... 20

Вопрос 11. Понятие и виды бланков ОРД ........................... 20

Вопрос 12. Требования к оформлению бланков .................. 24

Вопрос 13. Требования к изготовлению, учетуи хранению гербовых бланков ........................... 29

3. Оформление реквизитов документов .......................... 31Вопрос 14. Требования к оформлению реквизитов,

размещаемых на поле углового штампадокумента ............................................................. 31

Вопрос 15. Требования к оформлению реквизитов,размещаемых на рабочем поле документа ........ 36

Вопрос 16. Требования к оформлению реквизитов,размещаемых на служебном поле документа .... 46

Вопрос 17. Оформление грифа «Коммерческая тайна» ...... 47

www.phoenixbooks.ru


4. Оформление организационно%правовых документов ... 48Вопрос 18. Учредительный договор ...................................... 48

Вопрос 19. Устав организации .............................................. 50

Вопрос 20. Положение об организации ............................... 51

Вопрос 21. Штатное расписание .......................................... 52

Вопрос 22. Правила внутреннего трудового распорядка .... 54

Вопрос 23. Положение о структурном подразделении ....... 56

Вопрос 24. Инструкции организационно�методическогохарактера .............................................................. 58

Вопрос 25. Должностная инструкция ................................... 59

5. Оформление распорядительных документов ............... 61Вопрос 26. Оформление приказов по основной

деятельности ........................................................ 61

Вопрос 27. Оформление распоряжений ............................... 67

Вопрос 28. Оформление указаний ........................................ 71

Вопрос 29. Оформление постановлений .............................. 75

Вопрос 30. Оформление решений ........................................ 80

6. Оформление служебных писем и других оперативно%и справочно%информационных документов ................ 82Вопрос 31. Понятие и классификация служебных писем .... 82

Вопрос 32. Специфика делового стиля письма ................... 85

Вопрос 33. Этикет в служебной переписке .......................... 89

Вопрос 34. Оформление служебного письма ....................... 91

Вопрос 35. Особенности оформления писем,передаваемых электронной почтой ................... 97

Вопрос 36. Оформление телеграмм, телекса, факса ......... 100

Вопрос 37. Оформление телефонограммы ......................... 102

Вопрос 38. Оформление докладной, служебнойи объяснительной записок ............................... 104

Вопрос 39. Оформление акта .............................................. 108

Вопрос 40. Оформление протокола .................................... 111

7. Оформление документов по трудовымправоотношениям ................................................... 114Вопрос 41. Виды первичной учетной документации

по личному составу ........................................... 114

www.phoenixbooks.ru

Содержание 191

Вопрос 42. Оформление трудового договора ..................... 117

Вопрос 43. Оформление приказа (распоряжения)о приеме на работу ............................................ 121

Вопрос 44. Оформление трудовой книжки ........................ 124

Вопрос 45. Оформление служебной командировки .......... 126

Вопрос 46. Оформление отпуска ........................................ 133

Вопрос 47. Перевод работника на другую работу .............. 139

Вопрос 48. Оформление поощрений и взысканийработникам ........................................................ 142

Вопрос 49. Документирование процесса увольнения ....... 145

8. Организация делопроизводства................................ 150Вопрос 50. Организационная структура

делопроизводственной службы ........................ 150

Вопрос 51. Задачи и функции службы делопроизводства .... 151

Вопрос 52. Инструкция по документированиюуправленческой деятельности .......................... 156

Вопрос 53. Табель форм документов, применяемыхв организации .................................................... 157

Вопрос 54. Роль секретаря, секретаря�референтав структуре управления предприятиймалого и среднего бизнеса ................................ 159

Вопрос 55. Регистрация документов .................................. 160

Вопрос 56. Индексация документов ................................... 163

Вопрос 57. Организация справочно�информационнойработы ................................................................ 164

Вопрос 58. Контроль исполнения документов .................. 166

Вопрос 59. Формирование и оперативное хранение дел .... 168

9. Основы организации документооборота ................... 171Вопрос 60. Понятия и принципы организации

документооборота ............................................. 171

Вопрос 61. Прохождение и порядок исполнениявходящих документов ....................................... 173

Вопрос 62. Прохождение исходящих документов ............. 176

Вопрос 63. Прохождение внутренних документов ............ 177

Вопрос 64. Работа с конфиденциальными документами ... 177

www.phoenixbooks.ru


Вопрос 65. Работа с обращениями гражданв органы власти ................................................. 179

10. Составление номенклатуры дел и их подготовкак сдаче в архив ....................................................... 181Вопрос 66. Составление номенклатуры дел ....................... 181

Вопрос 67. Экспертиза ценности документов ................... 183

Вопрос 68. Оформление дел и передача их на архивноехранение ............................................................. 185

Литература ................................................................. 188

Басаков Михаил Иванович

ДелопроизводствоКонспект лекций

Ответственный редактор И. ЖиляковТехнический редактор Л. Багрянцева

Обложка А. ВартановКорректоры: Л. Демьяненко, Н. Никанорова

Подписано в печать 11.08.2010.Формат 84×108 1/32. Бумага офсетная. Гарнитура NewtonС.

Печать высокая. Усл. печ. л. 10,08.Тираж 2500 экз. Заказ №

ООО «Феникс»344082, г. Ростов�на�Дону, пер. Халтуринский, 80.

Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга»344019, г. Ростов�на�Дону, ул. Советская, 57.

Качество печати соответствует предоставленным диапозитивам.

Серия «Зачет и экзамен»

www.phoenixbooks.ru

Documents

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - narod.rusenina-pu38.narod.ru/olderfiles/1/deloproizvodstvo... · 2013-04-25 · 2 Делопроизводство. Конспект лекций