Управляющие партнеры Стэнли Цой, Надежда Чиркова:

Кадровый учет и делопроизводство

Зачем мне это?

1 500 000 р.

потеряла компания из-за одного неправильно оформленного

документа

чтобы не повторить

Кадровый учет и делопроизводство

1. Что это такое?2. Опыт его ведения - обязательные документы; - как оформить: •сотрудника на работу;•переводы и отпуска;•прекращение трудовых отношений.

3. Ответственность за нарушение кадрового учета4. Судебная практика

Сокращения

ЛНА – локальный нормативный акт

ИП – индивидуальный предприниматель

КТС – комиссия по трудовым спорам, является органом

по рассмотрению трудовых споров

ГИТ – государственная инспекция по труду, осуществляет

надзор в сфере труда, в отношении любых

работодателей

Что такое кадровый учет и делопроизводство?

это учет движения сотрудников организации (или ИП), связанный с документальным оформлением приема, перемещения, увольнения сотрудника, оформлением трудовых отношений с работниками, организации труда работников

Кадровый учет

это деятельность, направленная на организацию работы с документами, посредством которых осуществляется ведение кадрового учета в организации

Кадровое делопроизводство

Сколько их?

Какие кадровые документы должны быть в компании?

1. Правила внутреннего трудового распорядка

2. Положение об охране труда

3. Положение о защите персональных данных

4. Штатное расписание

5. График отпусков

6. Табель учета рабочего времени

7. Личные карточки работников

8. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее

9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

10. Кадровые приказы

11. Расчетный листок

обязательных кадровых документов

11

А именно?

Правила внутреннего трудового распорядка 1

ЛНА, регламентирующий:

• порядок приема и увольнения работников;

• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

• режим работы;

• время отдыха;

• применяемые к работнику меры поощрения и взыскания;

• иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Положение об охране труда

• работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников

• данное положение разрабатывается на основе отраслевых, межотраслевых типовых инструкций по охране труда

2

Положение о защите персональных данных

ЛНА, содержащий общие условия о порядке

защиты персональных данных, понятие и состав

персональных даных, вопросы обработки, а также

доступа к персональным данным, права и

обязанности работника и ответственность сторон

за нарушение норм, связанных с персональными

данными

3

Штатное расписание

- документ, оформляющий структуру организации, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с Уставом организации.

- содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов.

4

Как выглядит штатное расписание

График отпусков 5

Табель учета рабочего времени

• работодатель обязан вести учет времени фактически отработанного каждым работником

• это нужно для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени, расчета оплаты труда, а также составления статистической отчетности

6

Личная карточка сотрудника

Т-2 заводится на каждого сотрудника. В ней содержится:

- общие сведения

- сведения о воинском учете

- сведения о приеме на работу, переводах

- аттестации

- повышение квалификации

- профессиональной переподготовке

- о наградах и поощрениях

- сведения о предоставленных отпусках

- о социальных льготах

- дополнительные сведения

- основания прекращения трудового договора

7

Книга учета движения трудовых книжек

- в ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от

работников при поступлении на работу, выданные

работникам при прекращении трудовых отношений, а также

книжки и вкладыши, выданные работникам вновь

8

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

в эту книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных

с получением и расходованием бланков трудовой книжки и

вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка

9

Кадровые приказы

В частности:

- Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- Приказ о переводе;

- Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

- Приказ о применении дисциплинарного взыскания и т.д.

10Кадровыми приказами оформляются распоряжения руководителя

организации, касающиеся регулирования трудовых отношений

Расчетный листок

Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем

и должна содержать следующее:

• составные части заработной платы;

• размеры иных сумм, начисленных работнику;

• размеры и основания произведенных удержаний;

• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

11Работодатель обязан при выплате заработной платы

извещать в письменной форме каждого работника

Как оформить

сотрудника на работу

переводы и отпуска

прекращение трудовых отношений

И если он не справиться, то

мы наймем кого-то другого, но не вас. Вас мы точно

не наймем.

Оформляем сотрудника на работу

От работника – обязательные

документы

Подписать трудовой договор

Ознакомить работника с ЛНА

(под роспись)

Приказ о приеме на работу

(ознакомление под роспись)

Внести запись в трудовую книжку

Заполнить личную карточку работника

(Т-2)

Оформляем отпуск

В отпуск

Утвержденный график отпусков

Уведомление о начале отпуска Заявление на отпуск

Оформление приказа (распоряжения) о предоставлении

отпуска работнику

Внесение в Личную карточку сотрудника данных об отпуске

Оформляем перевод сотрудника

В путь

Приказ о переводе сотрудника

(Форма Т-5)

Дополнительное соглашение к

трудовому договору

Внести запись в трудовую книжку

Внести запись в личную карточку (Т-2) под роспись

Ознакомить сотрудника с должностной инструкцией

Оформляем увольнение

Основания для увольнения- по соглашению сторон;- истечение срока трудового договора;- расторжение трудового договора по инициативе работника;- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой

собственника имущества организации;- нарушения правил трудового договора, если эти нарушения

исключают возможность продолжения работы;- отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с

работодателем;- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением

сторонами условий трудового договора;- и т.д.

Заявление работника/работодателя

с предложением расторгнуть трудовой

договор по соглашению сторон

Подготовка доп. соглашения о расторжении

трудового договора

Издание приказа (распоряжения)

о прекращении (расторжении) трудового

договора

Ознакомление работника с приказом

под роспись

Внесение записи о прекращении

трудового договора в

трудовую книжку

Внесение записи в Личную карточку работника (Т-2)

Расстаемся по соглашению сторон

Расстаемся по инициативе работодателя

1. Издание приказа о сокращении численности или штата работников

2. Внесение изменений в штатное расписание

3. Издание приказа об утверждении нового штатного расписания

4. Направление уведомления о сокращении сотрудникам организации под роспись

5. Направление в органы занятости сообщения о решении сократить численность

или штат работников

6. Повторное уведомление о планируемом сокращении

7. Издание приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (Т-8) и

ознакомление с ним работника под роспись

8. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку

9. Внесение записи об увольнении в Личную карточку сотрудника (Т-2)

10. Передача трудовой книжки сотруднику

11. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

(под роспись)

Ответственность за нарушения

1. п.1 ст.5.27 КоАП РФ (нарушение законодательства о труде и об охране

труда)

2. п.2 ст.5.27 КоАП РФ (повторное нарушение законодательства о труде и об

охране труда)

3. Ст. 13.19 КоАП РФ (нарушение порядка предоставления статистической

отчетности или предоставление недостоверной информации)

4. Ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение правил хранения, комплектования, учета

или использования архивных документов)

5. Ст.19.7 КоАП РФ (непредоставление или несвоевременное

предоставление/подача сведений (информации), предоставление которой

предусмотрено законом

Судебная практика

Какой суд рассматривает дела по трудовым спорам?

Районный суд (в первой инстанции)

Исключения составляют дела: - подсудные мировому судье; - о разрешении коллективных трудовых споров; - связанные с гос. тайной. Иск подается: - к физ. лицу по месту жительства ответчика; - к организации – по месту нахождения организации.

Срок обращения в суд?

• Для работника:- 3 месяца со дня, когда он узнал о нарушении своего права, - 1 месяц со дня вручения ему трудовой книжки или

копии приказа по спорам об увольнении. • Для работодателя:

- 1 год со дня обнаружения ущерба, по спорам о возмещении работником, причиненного работодателю ущерба.

Обязательно ли обращаться в КТС и ГИТ?

Необязательно, но возможно за исключением споров, в которых:

- работодатель физ. лицо, не являющееся ИП; - работодатель религиозная организация и т. д.

КТС или ГИТ не является обязательными органами по рассмотрению трудовых споров.

Как правильно отказать в приеме на работу?

• проверить, не относится ли соискатель к числу лиц, которым

запрещено отказывать в приеме (беременные, ВИЧ-

инфицированные и т.д.)

• определить основания для отказа

• сообщить соискателю об отказе, указав основания

• подготовить письменный мотивированный отказ, если от

кандидата поступило соответствующее требование

• передать отказ лично кандидату или направить по почте с

описью вложения и уведомлением о вручении

В каких случаях работодатель вправе отказать в приеме на работу?

В случаях когда соискатель не отвечает требованиям должностной

инструкции и иных ЛНА:

- необходимым опытом работы (Определение Московского городского

суда от 18.01.2011 N 33-48)

- определенным стажем работы (Определение Калужского областного суда

от 29.08.2011 по делу N 33-2282/11)

- необходимыми знаниями (Определение Московского городского суда от

04.08.2011 по делу N 33-24594)

- и другое

Как отказать в приеме на работу, если нет вакансии и не нужны сотрудники?

• Обращение соискателя с заявлением о приеме на работу не обязывает работодателя

заключать с ним трудовой договор, если отсутствуют вакантные должности

(Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2)

• Несмотря на наличие вакансий, работодатель не обязан немедленно заполнять

вакантные должности

• Документами, подтверждающими отсутствие вакансий могут являться:

- штатное расписание (Определение Липецкого областного суда от 28.11.2011

по делу N 33-3308/2011)

- приказы о приеме на работу (Определение Санкт-Петербургского городского

суда от 30.05.2011 N 33-7995/2011)

Законно ли увольнение, если отсутствует оригинал письменного заявления работника?

ДА, если • установлено, что работник:

- действительно имел намерение прекратить трудовые отношения; - лично направил заявление об увольнении.

• Подтверждающими обстоятельствами могут быть:

- телефонный разговор с работодателем; - подача заявления с просьбой произвести расчет при

увольнении (Определение Верховного суда Республики Коми от 07.06.2012 N 33-2276АП/2012).

Правомерно ли увольнение, если в заявлении не указана дата увольнения?

ДА, если

до истечения срока предупреждения об увольнении работник

не воспользовался своим правом отозвать заявление, его

действия по написанию заявления о выдаче трудовой книжки

и предоставлении расчета свидетельствуют о намерении

уволиться с работы (Определение Московского городского

суда от 12.09.2011 по делу N 4г/8-6955)

Можно ли уволить работника позднее чем через две недели, если не указана дата увольнения?

НЕТ! • Отсутствие даты увольнения в заявлении обязывает

работодателя уволить работника через две недели, если

соглашением между ними не установлено иное

• Если по истечении срока предупреждения об увольнении

трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на

увольнении, то действие трудового договора продолжается

Законно ли увольнение по соглашению сторон, если есть заявления об увольнении и приказ, но нет оформленного

документа?

ДА, НО…

• Форма соглашения трудовым законодательством не

установлена. Заявление работника об увольнении в

совокупности с соответствующим приказом подтверждает

взаимное волеизъявление сторон на прекращение трудовых

отношений (Апелляционное определение Ульяновского

областного суда от 04.02.2014 по делу N 33-401/2014г)

Что считать понуждением к увольнению?

• Давление со стороны работодателя при увольнении исключающее свободу волеизъявления работника.

• Если работник ссылается на понуждение к заключению соглашения, то он должен доказать этот факт, что заключил соглашение, к примеру, в стрессовом состоянии, вызванном действиями работодателя (Решение Кировского районного суда г. Омска от 02.03.2011 по делу N 2-1018/2011)

• О заключении соглашения под давлением могут свидетельствовать:

- больничный лист

- справка терапевтического отделения

- выписка из амбулаторной карты

- показания свидетеля из состава бригады скорой помощи

- и т.д.

Правомерен ли отказ в выплате денежной компенсации при увольнении по соглашению сторон при невыполнении

работником условий соглашения?

НЕТ!

• Выплата денежной компенсации по соглашению не зависит от

выполнения работником условий соглашения.

• Если работник не исполнил условий соглашения о расторжении

трудового договора, работодатель вправе предъявить самостоятельное

исковое заявление о возврате ему имущества (Определение

Московского городского суда от 20.01.2011 по делу N 33-1085).

Как подтвердить факт нахождения работника в состоянии опьянения при отсутствии медицинского

заключения?

• Состояние опьянения работника может быть подтверждено как медицинским заключением, так и другими доказательствами (п. 42 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2)

• Медицинское заключение оформляется в соответствии с Временной инструкцией о порядке медицинского освидетельствования 01.09.1988 N 06-14/33-14.

• Направление работника на медицинское освидетельствование не является обязательной процедуры при увольнении работника (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 09.07.2013 по делу N 33-5287/2013)

• Иными доказательствами могут быть: - акты, составленные работодателем, - служебными записками, - свидетельскими показаниями - и т.д.

Правомерно ли истребовать у контрагента документы кадрового учета?

НЕТ, но это предмет доказывания

• При проведении налоговой проверки неправомерно истребовать у контрагента штатное расписание, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников, трудовые договоры, трудовые книжки сотрудников, ведомости начисления заработной платы

• Истребованные инспекцией документы являются внутренними документами контрагента, они не содержат информации о налогоплательщике и не относятся к его деятельности (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 по делу N А12-10258/2008)

+7 (495) 743 33 69info@stan-partners.comwww.stan-partners.com