Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

12 марта 2013 г.вебинар

Как вести кадровое делопроизводство в

удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

www.kdelo.ru

http://www.kdelo.ru/

Автор и ведущая:

Наталия Кулаева,Руководитель Отдела аутсорсинга кадрового учетаABU Accounting Services

Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»

от журнала

www.kdelo.ru


Программа

Вопрос 1. Филиал и представительство: какие особенности правового статуса необходимо учитывать?

Вопрос 2. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении

Вопрос 3. Определяем круг полномочий руководителя Филиала

Вопрос 4. Нужно ли для Филиала отдельное штатное расписание и отдельная печать?

Вопрос 5. Как соблюсти сроки, установленные законодательством для кадровых процедур?

Вопрос 6. Как быть с работниками ликвидируемого Филиала

4www.kdelo.ru


от журнала


5


от журнала

www.kdelo.ru


Статус Представительства и Филиала

¾Представительство – обособленноеподразделение организации, которое представляет изащищает интересы организации

¾Филиал – обособленное подразделение организации,которое представляет и защищает интересы организации,но, кроме того, осуществляет все (или часть)производственных (профильных) функций организации.Очень часто у Филиала есть отдельный расчетный счет.

6www.kdelo.ru

Вебинар ««Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»

от журнала


7www.kdelo.ru


от журнала

Варианты ведения кадрового делопроизводства в обособленных

структурных подразделениях:

¾ централизованный(в Головном офисе)

¾ децентрализованный(в обособленном подразделении)


8www.kdelo.ru


от журнала

При выборе способа ведения кадровой документации важно учитывать:

¾ количество работников Представительства или Филиала

¾ организационные и финансовые возможности компании


9


от журнала

www.kdelo.ru

Необходимые условия

Централизованный способ

Децентрализованный способ

Соблюдение сроков оформления кадровых документов

Соблюдение возможноКрайне затруднительно. Возможно только при использовании услуг экспресс-почты

Наличие специалистов, ответственных за ведение кадровых документов

Имеются в штатеИмеются в штате в случае большой численности персонала в подразделении. При небольшой численности - невозможно

Соблюдение установленных процедур по привлечению ксверхурочной работе и с выходные дни

Невозможно из-за проблем в оперативном оформлениикадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств

Возможно, и как правило, соблюдается

Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов

Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов

Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов


10www.kdelo.ru

Необходимые условия

Централизованный способ


Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов

Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов

Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов

Выдача личных документов работника (трудовой книжки и др.)

Затруднительна, возникает множество проблем по передаче документов в установленные законодательно сроки, риски, связанные с потерей, порчей документов при пересылке и т. д.

Дает возможность с соблюдением установленных сроков выдавать работникам личные документы по требованию работника при прекращении трудового договора


от журнала


11www.kdelo.ru


от журнала

Способы ведения кадрового делопроизводства в

обособленных структурных подразделениях:

сравнительная таблица


12

www.kdelo.ru


от журнала

Общие принципы

РазличияЦентрализованный

способДецентрализованный

способ

1) Штатное расписание

Утверждается приказом по всейорганизации, включает всеобособленные структурныеподразделения. Далееоформляется выписка, заверяетсяуполномоченным должностнымлицом и передается вподразделение

Нет различий Нет различий

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Утверждаются руководителеморганизации, с учетом мненияпредставительного органаработников (ст. 190 ТК РФ.)Работники головного офисазнакомятся с оригиналом Правил.Далее оформляется копия правил,заверяется уполномоченнымилицами, передается вподразделение, где хранится.Работники подразделениязнакомятся с заверенной копиейправил

Лист ознакомления с Правиламидолжен быть передан в головнойофис. Поэтому при данномварианте работник подписываетсяне под самой копией Правилвнутреннего трудового распорядка,а в отдельной расписке (илидругим косвенным способомознакомления). Оригинальныеподписи работников передаются ихранятся в головном офисе

После оформления копии ипередачи в обособленноподразделение хранится тамже. Работники подразделениязнакомятся с завереннойкопией Правил


13www.kdelo.ru


от журнала

Общие принципыРазличия

Централизованныйспособ


3) Коллективный договор, локальные нормативные акты Аналогично пункту 2(ознакомление с ними работников согласно ст. 68 ТК РФ)

4) График отпусков

Утверждается с учетоммнения профсоюзногооргана организации.Ведется и хранится вголовном офисе

При необходимости заверенная вустановленном порядке выпискапередается в обособленноеподразделение. Информация опредоставленных отпусках и переносахвносится в график отпусков в головномофисе

Заверенная в установленном порядкевыписка передается в обособленноеподразделение, где в нее вносятсясведения о предоставленныхотпусках, переносах отпуска

5) Трудовые договоры

Типовой вариант трудовогодоговора утверждается вголовном офисе

Весь порядок оформления трудовогодоговора организован в головном офисе,после подписания руководителеморганизации отправляется вобособленное подразделение

Трудовой договор подписываетсяруководителем обособленногоподразделения либо другим лицом,далее подписывается работником.


14www.kdelo.ru


от журнала




где подписывается работником.Один вариант трудовогодоговора выдается работнику,другой отсылается в головнойофис, где и хранится

Договор выдается работнику наруки, другой вариант хранится вобособленном подразделении

6. Дополнительные соглашения и приложения к договоруПри добавлении, изменении условий трудового договора аналогично пункту 57. Приказы по основной деятельностиИздаются иподписываютсяруководителеморганизации. Принеобходимости ознакомитьсотрудников с даннымприказом оригиналприказа или выпискаотсылается в обособленноеподразделения

После подписания приказа(выписки) в обособленномподразделении отправляется надальнейшее хранение вголовной офис

После подписания приказа(выписки) в обособленномподразделении хранится там же.Если руководителю подразделенияпередано право издавать приказы поосновной деятельности, то приказиздается и доводится до сведениясотрудников на месте. Оригиналхранится в подразделении


15www.kdelo.ru


от журнала




способ8. Личная карточка № Т-2

Отсутствуют Оформляется в головном офисе, отсылается наподписание второй страницы карточки № Т-2(автобиографические данные) и раздела 2 (приемна работу) в обособленное подразделение.Подписывается работником и отсылается обратнов головной офис, где на второй страницекарточки № Т-2 подписывается работникомкадровой службы и хранится в головном офисе.Сведения во все разделы не требующиеподписания работником вносятся в головномофисе ответственным должностным лицом. Привнесении записей в раздел 2 (прием и переводы),требующих ознакомление работника,пересылается в подразделение, подписываетсяработником и отправляется обратно. Привнесении записи о прекращении трудовогодоговора подписывается работником кадровойслужбы и отсылается в подразделение дляподписания работником, затем отправляется вголовной офис на хранение

Оформляется в обособленномподразделении, подписываетсяработником и ответственнымсотрудником на месте. Привнесении записи о прекращениитрудового договораподписывается работникомкадровой службы и работником.После подписания хранится вобособленном подразделении


16www.kdelo.ru


от журнала




9. Приказы по личному составуОтсутствуют Издаются и подписываются

руководителем организации.Оригинал приказа отсылается вобособленное подразделение послеподписания приказа работникомотправляется на хранение в головнойофис

Издаются и подписываетсяруководителем обособленного подразделения. Оригинал приказа после подписания работником хранится в подразделении

10. Табель учета рабочего времениВедется в обособленном подразделении (в связи с невозможностью исполнения ч. третьей ст. 91 ТК РФ)

Оформленный табель учета рабочеговремени по итогам учетного периодапередается в головной офис, гдеобрабатывается и хранится

Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода обрабатывается и хранится в подразделении.

11. Расчетный листТиповая форма расчетноголиста утверждается руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников (ч. вторая ст. 136 ТК РФ)

Индивидуальные расчетные листыоформляются в головном офисе,отправляются в обособленноеподразделения для письменногоинформирования работников

Индивидуальные расчетные листы оформляются непосредственно в обособленном подразделении и выдаются работникам не позднее днявыплаты заработной платы


17www.kdelo.ru


от журнала




способТрудовая книжка, Книга учета движения трудовых книжекОтсутствуют Оригинал трудовой книжки отсылается в

головной офис, где она регистрируется вкниге учета движения трудовых книжек ихранится. Все записи в трудовые книжкивносятся в головном офисе. Припрекращении трудового договора записьвносится в головном офисе, после этоготрудовая книжка вместе с книгой движениятрудовых книжек отправляется вобособленное подразделение, где работникрасписывается в получении трудовойкнижки под записью об увольнении и вкниге учета движения трудовых книжек.Либо при выдаче трудовой книжкиоформляется расписка о получениитрудовой книжки, которая высылается вголовной офис и подкрепляется к книгеучета движения трудовых книжек

Оригинал трудовой книжкипринимается на ведение ихранение в обособленномструктурном подразделении.При проведении кадровыхпроцедур, требующих внесениязаписей в трудовые книжки,записи вносятся непосредственнов обособленном подразделении.При прекращении трудовогодоговора запись вносится вподразделении. Работникрасписывается под записью обувольнении и в книге учетадвижения трудовых книжек вполучении трудовой книжки


Порядок действий по открытию Филиала и назначению его руководителя:

1) Принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения;

2) Принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации общим собранием (советом директоров);

3) Действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица);

4) Издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц работников филиала, а также их должностные оклады;

5) Заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).

18www.kdelo.ru


от журнала


Обратите внимание:

Работодателем для работников Филиала будет юридическоелицо, создавшее филиал, а руководитель будет егопредставителем. Поэтому в трудовых договорах в качествеработодателя указывается юридическое лицо.

Приказы об отпусках, поощрениях и т.д. будет издаватьдиректор филиала, заявление и приказ об увольнении будеттакже подписывать он.

В трудовой книжке в обязательном порядке будет указанонаименование юридического лица, открывшего филиал.

19www.kdelo.ru


от журнала


Образец доверенности для Руководителя Филиала

20www.kdelo.ru


от журнала


Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

21www.kdelo.ru

Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся

секретами»от журнала


Записи в трудовых книжкахВ трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть у

казано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ)

22www.kdelo.ru




Печать организации или печать филиала?

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлениябланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» непредусматривают возможности заверения записей в трудовых книжкахкакими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основнойпечати организации.Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (поколичеству филиалов и представительств компании) дляиспользования в обособленных подразделениях.Обратите внимание:Круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен бытьопределен приказом руководителя организации.

23www.kdelo.ru




Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

| Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать,то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам,предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

| Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такаяобязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или вколлективном договоре.

| При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейсязарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска,выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средниймесячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дняувольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

| Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровойслужбы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации внезависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношенияс работниками должны быть оформлены по установленным правилам: всеопределенные законодательством сроки создания документов, подписания иознакомления с ними работников должны быть соблюдены.

24www.kdelo.ru


от журнала


25



Спасибо за внимание!

Если у вас остались вопросы, отправляйте их по адресу[email protected]

www.kdelo.ru


12 марта 2013 г.вебинар

Как вести кадровое делопроизводство в

удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

www.kdelo.ru

Law

Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами