роверка наличия и состояния архивных ...gako.archives.kurganobl.ru/assets/docs/pamyatka_2009.pdf · 2015. 6. 10. · 3.2. На основании листа

Комитет по управлению архивами Курганской области

Государственное учреждение

«Государственный архив Курганской области»

Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации

ПАМЯТКА

Составитель: Печерских Т.Л.

ОДОБРЕНО Протоколом ЭПМК

Комитета по управлению архивами Курганской области

от 29.04. 2009 г. № 4

Курган 2009

Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации

(памятка)

УТВЕРЖДАЮ Директор Государственного учреждения «Государственный архив Курганской области»

Н.В. Новикова

«29» апреля 2009 г.

1.Общие положения.

Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел постоянного хранения и дел по личному составу и выявления отсутствующих дел для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете дел; выявления и учета дел, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки (оценки физического состояния). Настоящая памятка разработана для организаций-источников комплектования Государственного учреждения «Государственный архив Курганской области» (далее ГУ «ГАКО») в целях организации их работы по проверке наличия и состояния архивных документов.

2. Порядок проведения проверки наличия и состояния документов

2.1. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ГУ «ГАКО». Внеочередные проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в архиве организации: - после массового перемещения дел в другое помещение; - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; - при реорганизации или ликвидации организации, а также в других случаях, в результате которых могут быть утрачены или повреждены дела.

2.2. Проверке наличия подлежат дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, включенные в описи дел, утвержденные (согласованные) с ЭПМК Комитета по управлению архивами Курганской области. 2.3. Проверка наличия и состояния дел проводится в два этапа: выверка

учетных документов и проведение проверки. 2.4. Выверка учетных документов включает: - установление наличия описей дел; - уточнение порядка нумерации дел по описи в каждом годовом разделе сводной описи; - проверку правильности составления итоговых записей в описях. Изучаются документы предыдущих проверок. 2.5. Проверку наличия и состояния архивных документов в архиве организации проводят, как правило, два работника.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты, количество листов в деле) с наличием и описанием тех же элементов на обложке дела. Физическое состояние дел определяется путем визуального осмотра. Дела, выданные из архива в структурные подразделения сотрудникам организации, проверяются на общих основаниях. Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по журналам и актам выдачи дел. 2.6. При проверке наличия и состояния документов необходимо: - сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в архивных коробках, связках; - подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела; - изымать дела, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания; - изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. 2.7. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: - вносить в опись дел неучтенные единицы хранения; - делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел. 2.8. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации заполняется лист проверки наличия и состояния архивных документов, где фиксируются обнаруженные в ходе проверки недостатки (Приложение № 1). 2.9. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется на каждую опись дел постоянного хранения и по личному составу отдельно. 2.10.В случае обнаружения в ходе проверки наличия недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки подписываются исполнителями с указанием даты заполнения. По окончании проверки фонда листы проверки хранятся в Деле фонда организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния архивных документов

3.1. Оформление результатов проверки состоит из составления акта проверки наличия и состояния документов и отметки о проведении проверки наличия в каждом годовом разделе рабочего экземпляра описи дел. 3.2. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение № 2). Акты проверки составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

Акт проверки нумеруется в соответствии с количеством проведенных проверок фонда. 3.3. Акт проверки наличия и состояния документов подписывается работниками организации, проводившими проверку, с указанием должности и расшифровки подписей, согласовывается на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается руководителем организации, с указанием даты утверждения, заверяется печатью.

3.4. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются: 1) Акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение № 3) составляется работником, обнаружившим ошибки (пропущенные номера дел, неучтенные в объеме описи; обнаруженные несколько дел под одним номером; обнаруженные дела, внесенные в опись дважды под разными номерами; выявление дел под литерными номерами, неучтенных в объеме описи и т.д.) В акте указывается, какие именно требуется внести изменения. В графе «Примечание» излагается суть ошибки; 2) Акт об обнаружении архивных документов (Приложение № 4) составляется при обнаружении неучтенных (неописанных) дел; 3) Акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 5) составляется при выявлении неисправимо поврежденных дел; Неисправимо поврежденными архивными документами признаются документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использование содержащейся в них документной информации. О факте наличия или выявления неисправимо поврежденных дел сообщается в ГУ «ГАКО» в письменном виде за подписью руководителя организации. Эксперты ЭК (ЦЭК) организации и представитель ГУ «ГАКО» составляют заключение о физическом состоянии дел, возможности или невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации. Акт о неисправимых повреждениях документов представляется на согласование ЭПМК Комитета по управлению архивами Курганской области. Все составляемые акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждаются руководителем организации с указанием даты утверждения, заверяются печатью. 3.5. По окончании проверки наличия и состояния документов в организации в каждом годовом разделе рабочего экземпляра описи после заверительной надписи делается отметка о проведенной проверке наличия «проверено», или проставляется штамп «проверено» (Приложение № 8), где указывается дата проверки; подписывается проводившими проверку работниками с указанием должностей.

4. Розыск необнаруженных в ходе проверки дел.

4.1. Организация розыска необнаруженных дел 4.1.1. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. 4.1.2. В ходе розыска необходимо: 1) Проверить журнал выдачи дел сотрудникам организации из архивохранилища; 2) Организовать розыск необнаруженных при проверке дел в структурных подразделениях организации, предварительно изучив их сдаточные описи; 3) Проверить годовые разделы описи с целью выявления переходящих дел; 4) Если в архиве имеются неописанные дела, дела с утраченными обложками, неформатные дела, хранящиеся отдельно от основного массива дел,

изолированные дела, требующие дезинфекции, временного хранения (макулатура), то организовать розыск среди этих дел; 5) Изучить Дело фонда организации: акты о выделении к уничтожению, акты выдачи архивных документов во временное пользование, акты предыдущих проверок наличия проверяемого фонда, акты приема передачи документов в государственные архивы. 4.1.3. Данные по необнаруженным делам вносятся в Картотеку учета необнаруженных документов. (Приложение № 6). В карточку учета необнаруженных архивных документов вносится: название организации, номер фонда, название фонда, дата необнаружения документа, номер описи, номер единицы хранения, заголовок дела по описи, крайние даты, количество листов. На оборотной стороне карточки делается отметка о ходе розыска (дата проведения, должность, Ф.И.О. проводившего розыск, где проводился розыск) и результаты розыска (дело обнаружено или дело не обнаружено). 4.1.4. В результате розыска: - дела могут быть найдены; - отсутствие дел может быть подтверждено документами; - дела могут быть не найдены. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей картотеке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица о возвращении дела в фонд.

4.2. Оформление результатов розыска необнаруженных дел На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение № 7) и подробная справка о проведении розыска. В справке о проведении розыска указываются: - номер фонда (если присвоен ГУ «ГАКО»), название фонда; - объем фонда по описям дел на момент завершения работы по его проверке наличия; - ход и пути розыска необнаруженных документов; - предполагаемые причины отсутствия документов; - возможность восполнения утраченной информации (кратко, со ссылкой на номера дел и описей).

5. Состав документов по результатам проверки наличия и состояния документов, направляемых в ГУ «ГАКО»

5.1. Документы (лист (листы) проверки, акты, справки о проведении розыска), составленные по результатам проверки наличия и состояния дел, подписываются лицами, проводившими проверку, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации и после утверждения руководителем организации подшиваются в Дело фонда организации. 5.2. По завершении проверки наличия экземпляры документов: акты проверок, и если обнаружилась недостающие документы, то соответствующие акты и справка о проведении розыска вместе с сопроводительным письмом направляются в ГУ «ГАКО».

Список источников и литературы

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2003. 3. Положение об экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК)

Комитета по управлению архивами Курганской области. 2003.

________________________________________________________ Приложение № 1 (название организации)

ЛИСТ ПРОВЕРКИ №

наличия и состояния документов фонда № __________________________________________________________________ (название)

Проверку проводили ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наличие документов Состояние документов

Ном

ера

оп

исе

й

Кол-в

о е

д. хр., ч

исл

ящ

ихся

по

оп

иси

Выявлены технические ошибки

Чи

сли

тся

по о

пи

си в

рез

ульт

ате

уст

ран

ения т

ехн

ичес

ки

х о

ши

бок

Ном

ера

ед. хр., в

ыдан

ны

х в

о

врем

енн

ое

пол

ьзован

ие

Не

оказ

алось

в н

али

чи

и

Им

еетс

я в

нал

ичи

и (

оп

иса

нн

ых)

Им

еютс

я н

е вклю

чен

ны

е в о

пи

си

(врем

енны

е ш

иф

ры

нео

браб

ота

нны

х е

д. хр.)

Номера ед. хр.,

требующих:

Ном

ера

ед. хр., н

еисп

рав

им

о

повреж

ден

ны

х

При

меч

ани

е

Литерные

номера, не

отраженные в

итоговой записи

Пропущенные

номера, не

отраженные в

итоговой

записи

Другие,

в

результа

те чего

объем

не

учте

нны

е

не

пер

ечи

слен

ы,

но у

чте

ны

в

объ

еме

не

учте

нны

е

не

пер

ечи

слен

ы,

но у

чте

ны

в

объ

еме

увел

ичи

лся

на

ум

еньш

ился

на

дез

ин

фек

ци

и

дез

ин

секц

ии

рес

таврац

ии

пер

еплет

а и

ли

подш

ивки

восс

тан

овлен

и

я з

а-

тухаю

щи

х

текст

ов

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ____________________________________________________ ед. хр.

___________________________________________ ___________________________________________________

_________________________________________ Должность Подпись Расшифровка подписи

___________________________________________ ___________________________________________________ _________________________________________ Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов

Лист проверки наличия и состояния архивных документов заполняется в ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации, где фиксируются обнаруженные в ходе проверки недостатки (Приложение № 1). В графы 1-13 листа проверки вносятся сведения о наличии дел, в графы 14-24 – о физическом состоянии дел. Графы 1-9 листа проверки заполняются следующим образом: - в графе 1 указывается номер описи (Например: 1, 2, 2-Л; 3 Л/Д и т.д.); - в графе 2 указывается общее количество дел, числящихся по данной описи; - в графе 3 указываются все литерные номера дел, не учтенных в итоговой записи описи, т.е. не вошедших в общее количество дел по описи; - в графе 4 указываются все литерные номера дел, не перечисленных в итоговой записи, но учтенных в общем количестве дел по описи; - в графе 5 указываются пропущенные номера дел, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи; - в графе 6 указываются пропущенные номера дел, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи; - в графах 7,8, указывается количество единиц хранения на основании выявления технических ошибок в учетных документах (Например: несколько дел имеют один номер; дела внесены в опись дважды и т.п.). В графе 7 указывается количество дел, на которое увеличился, а в графе 8 уменьшился объем документов. В 9 графе указывается фактическое количество дел по описи после устранения выявленных технических ошибок; - в графе 10 указывается количество дел, выданных во временное пользование в соответствии с актами и книгами выдачи дел во временное пользование; - в графе 11 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки. При этом не учитываются дела, выданные сотрудникам, так как они проверяются на общих основаниях и дела, выданные во временное пользование, так как они проверяются по актам выдачи и считаются имеющимися в наличии; - графа 12 заполняется по окончании проверки наличия. В графе 12 указывается количество единиц хранения по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются обнаруженные в ходе проверки неописанные дела (не учтенные по данной описи); - в графе 13 указываются делопроизводственные или другие номера или временные шифры не описанных (не учтенных в описи) дел, обнаруженных в ходе проверки наличия; - графы 14,15 являются резервными, заполняются в случае, если при проверке возникает необходимость отразить какие-либо недостатки в наличии дел (выявление в ходе проверки единиц хранения, не относящихся к данному фонду, единиц хранения, числящихся выбывшими, но оказавшихся в наличии и т.п.) Количество таких граф может быть увеличено в зависимости от потребности; - в графах 16-21 отражаются недостатки физического состояния дел, определенные путем визуального осмотра каждого дела, указываются номера единиц хранения требующих: дезинфекции (обработки плесневых и грибковых поражений документов), дезинсекции (обработки и ремонта документов пораженных насекомыми и поврежденных грызунами), реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов). В графе 21 указываются номера дел, неисправимо поврежденных; - графы 22,23 являются резервными и заполняются по мере необходимости (например, в случае выявления единиц хранения, требующих нумерации листов, составления листов - заверителей). Количество таких граф может быть увеличено в зависимости от потребности; - в графе 24 «Примечание» делается отметка об обнаружении дел в ходе розыска, а не в ходе проверки наличия и состояния документов.

Приложение № 2

_______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название организации) Руководитель ____________________ (название организации)

АКТ Подпись Расшифровка ___________ № ___________ подписи

Дата

проверки наличия и состояния архивных документов Фонд № ____________ Название фонда_______________________________________________________ №№ описей___________________________________________________________ Проверка проводилась с ___________ по __________________________________

Проверкой установлено:

1.Числится по описям

________________________________________________________________ед. хр. (количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера: а) не учтенные в итоговой записи _____________________________________________ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи_____________________________________________ ед. хр. (количество) 2.2. Пропущено номеров:

а)не учтенных в итоговой записи ________________________________ ед. хр. (количество)

б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи ___________________________________________ ед. хр.


2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на _________________________________________________ед. хр.


уменьшился на ________________________________________________ ед. хр. (количество)

3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок ______________________________ ед. хр.


4. Не оказалось в наличии ________________________________________________________________ ед. хр.


5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) __________________________________________ ед. хр.


из них требующих: а) дезинфекции _________________________________________________ед. хр.


б) дезинсекции__________________________________________________ед. хр. (количество)

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

в) реставрации__________________________________________________ ед. хр. (количество)

г) переплета или подшивки________________________________________ ед. хр. (количество)

д) восстановления затухающих текстов _____________________________ ед. хр. (количество)

е) неисправимо поврежденных ____________________________________ ед. хр. (количество)

ж)___________________________________________________________________

з)___________________________________________________________________

и)___________________________________________________________________

к)___________________________________________________________________

л)___________________________________________________________________

6. Имеется не включенных в описи _______________________________________ ед. хр.


7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии _________________________________________________ ед. хр.


8. Характеристика условий их хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Проверку производили: _______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

_______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) От «___»_______200_г. №___

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

(продолжение)

Акт проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение № 2) составляется на основании листа (листов) проверки. Акты проверки составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. - Пункт 1 акта проверки заполняется на основании данных графы 2 листа проверки; - пункты 2.1, 2.2, 2.3 акта проверки заполняются на основании данных граф 3-8 листа проверки; - количество дел, указанных в пункте 2.3. акта проверки, должно соответствовать количеству дел, указанных в актах о технических ошибках в учетных документах; - в пункте 3 акта проверки указывается количество дел, числящихся по описи на основании данных графы 9 листа проверки; - в пункте 4 акта проверки указывается общее количество необнаруженных дел на основании данных графы 11 листа проверки; - пункт 5 акта проверки заполняется на основании граф 12, 16 -23 листов проверки; - количество дел, внесенных в пункт 6 акта проверки должно соответствовать данным графы 13 листов проверки; - количество дел, указанное в пункте 7 акта проверки, соответствует количеству дел, указанных в итоговых записях листов проверки; - в пункте 8 дается характеристика отрицательных явлений в состоянии и условиях хранения документов в архиве. Акт проверки нумеруется в соответствии с количеством проведенных проверок фонда.


______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название организации) Руководитель ___________________ (название организации)


(дата) Дата

о технических ошибках в

учетных документах

Фонд № ____________

Название фонда ______________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

В ходе выполнения ________________________________________обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа

Существующая запись Следует записать

1 2 3

В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ______________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Примечания: ____________________________________________________________________________________________

_______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи) _______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) От «___»_______200_г. №___

Форма акта о технических ошибках в учетных документах


______________________________ УТВЕРЖДАЮ



(дата) Дата

об обнаружении архивных документов

В ходе _____________________________________________________________________было (вид работы)

обнаружено _______________________________________________________________________________________________

(в фонде, хранилище, _____________________________________________________________________________________________________________

рабочем помещении)

№ пп

Заголовок ед. хр.

Шифр (если есть)

Крайние

даты

Количе-ство листов

К како-му фон- ду от-носится (новый шифр)

Приме-чания

1 2 3 4 5 6 7

Итого обнаружено___________________________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью)


Дата


Форма акта об обнаружении архивных документов


______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название организации) Руководитель ________________ (название организации)

АКТ Подпись Расшифровка

___________ № ________ подписи

(дата) Дата

о неисправимых повреждениях документов Фонд № ____________ Название фонда _____________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

В фонде обнаружены единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными

№

п/п

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок поврежденной ед. хр.

Крайние

даты

Количество

листов

Сущность и причины

повреждения

1 2 3 4 5 6 7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Ответственная за архив ______________________________________________________________ (подпись, расшифровка подписи)

Эксперты: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата) _______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи) _______________________ ____________________ ______________________ (Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата


Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов


КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________ В архивохранилище _______________________________________________________

(название архивохранилища)

Название фонда __________________________________________________________ Дата необнаружения документа _____________________________________________

Номер описи Номер ед. хр. Заголовок ед. хр.

Крайние даты Кол-во листов

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(лицевая сторона) Формат А 6 (148 х 105)

Отметка о ходе розыска Результат розыска

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов (оборотная сторона)


______________________________ УТВЕРЖДАЮ



(дата) Дата

Фонд № ____________

о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

В результате ___________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи, с чем считаем возможным снять с учета:

№

п/п

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок

ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Предполагаемые причины

отсутствия

1 2 3 4 5 6 7

Итого ________________________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.: _________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________


Дата


Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны


П Р О В Е Р Е Н О

«__»_________________200 г. должность подпись

Documents

роверка наличия и состояния архивных ...gako.archives.kurganobl.ru/assets/docs/pamyatka_2009.pdf · 2015. 6. 10. · 3.2. На основании листа