Ладыгина Светлана Юрьевна, начальник отдела архивных документов Государственной Думы

Управления документационного и информационного обеспечения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Матюшенко Андрей Васильевич, руководитель группы «Центра компетенций» ООО «Ксерокс (СНГ)»

Об опыте создания и использования электронного

научно-справочного аппарата ведомственного архива

2

Основные задачи отдела архивных документов Государственной Думы

Группа комплектования

архива

Группа проведения экспертизы

ценности, хранения и учета документов

Группа использования

• учет архивных дел

• проведение экспертизы документов временного срока хранения с отметкой "ЭПК"

• составление сводных описей дел Государственной Думы за созыв и передача на государственное хранение

• выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению

• ведение информационно-поисковой системы на архивные документы

• исполнение тематических и социально-правовых запросов

• разработка Номенклатуры дел Государственной Думы

• прием дел постоянного и временного (с отметкой "ЭПК“) сроков хранения

3

Содержание научно-справочного аппарата

На 01 декабря 2012 года на архивном хранении находится 74 500 дел.

Номенклатура дел

Государственной Думы

содержит более

2400 позиций

Сдаточные описи дел

постоянного и временного

сроков хранения

ежегодно поступают документы более 70 структурных подразделений,

объем – более 6 тысяч дел в год

Сводные описи дел

Государственной Думы за созыв

6 описей дел,

за IV созыв - 12 848 дел

Информационно-справочная картотека на документы по законотворческой работе

Государственной Думы (на базе "Общеправового классификатора

отраслей законодательства“)

около 425 тысяч карточек

4

Формирование электронного научно-справочного аппарата (2004 - 2011 годы)

Основные задачи разработки Автоматизированной системы электронного архива Государственной Думы (АСЭА ГД)

• автоматизация основных направлений работы архива

• обеспечение поиска дел и архивных документов

Автоматизированы следующие процессы:

• пополнение АСЭА ГД вновь принятыми делами

• создание сводных описей дел

• создание тематической электронной картотеки

В 2004 году переведены в электронный вид:

• сдаточные описи дел (1994-2003 годы) – около 1 500 описей

• информационно-справочная картотека (около 150 тысяч карточек)

5

2011 год – кардинальная модернизация АСЭА ГД

Автоматизация взаимосвязанных процессов работы архива и служб делопроизводства структурных подразделений Аппарата Государственной Думы:

• создание, согласование и редактирование номенклатур дел структурных подразделений и Номенклатуры дел Государственной Думы

• создание, согласование и редактирование внутренних и сдаточных описей дел для подготовки к передаче в ведомственный архив

Передача Номенклатуры дел Государственной Думы из АСЭА ГД в Систему автоматизированного делопроизводства и документооборота в Государственной Думе (САДД)

Расширение функциональных возможностей системы

6

Процессы и функции АСЭА ГД

• Формирование номенклатуры дел

• Комплектование архива

• Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение

• Ведение и использование электронной картотеки

• Систематизированное хранение электронного научно-справочного аппарата к архивному фонду Государственной Думы

• Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных

• Формирование печатных форм

Процессы: Функции:

7

Формирование номенклатуры дел

ДелопроизводителиАрхивисты

Формирование номенклатуры дел

подразделения

Систематизация и нумерация позиций в

номенклатуре дел подразделения

Совместная работа над номенклатурой дел подразделения

Формирование номенклатуры дел

организации

Систематизация и нумерация позиций в

номенклатуре дел организации

Выгрузка номенклатуры дел

организации в САДД

Публикация утвержденной

номенклатуры дел

8

Формирование номенклатуры дел

9

Комплектование архива

Делопроизводители Архивисты

Формирование сдаточных и

внутренних описей

Систематизация и нумерация дел в сдаточных описях

Совместная работа над сдаточными и

внутренними описями

Приём дел на хранение,

систематизация сдаточных описей

10

Комплектование архива

11

Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение

Архивисты

Выбор схемы сводной описи

Включение дел из сдаточных описей в

сводную опись

Систематизация и нумерация дел в сводной описи

Формирование переводных таблиц

шифров дел

12

Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение

13

Ведение и использование тематической картотеки

Архивисты

Систематизация информационно-

справочной карточки по классификатору

Создание электронной информационно-

справочной карточки

Поиск информационно-справочных карточек по

классификатору

Обращение к оригиналам архивных дел и документов по архивным шифрам

Поиск информационно-справочных карточек по поисковым критериям

14

Ведение и использование тематической картотеки

15

Особенности реализации

• Формирование единого информационного пространства для совместной работы сотрудников отдела архивных документов и служб делопроизводства Аппарата Государственной Думы

• Автоматизация ключевых процессов ведомственного архива

• Обеспечение преемственности накопленных электронных информационных ресурсов Архива Государственной Думы

• Интеграция Автоматизированной системы электронного архива Государственной Думы и Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

16

Перспективы развития АСЭА ГД

• Формирование ЭИР на основе наиболее востребованных документов архивного фонда Государственной Думы

• Обеспечение надежного хранения и бесперебойного функционирования АСЭА ГД

• Обеспечение хранения и использования вновь поступающих электронных архивных документов, в том числе подписанных ЭЦП

17

Автоматизированная система электронного архива

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации