Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы

Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы

Тихонов Владимир Иванович

Заместитель директора Информационного центра Главархива Москвы, к.и.н.

Поделиться опытом оцифровки архивных аудиовизуальных и бумажных документов в центральных архивах Москвы

Определить круг проблем, возникающих при организации постоянного хранения электронных образов и электронного НСА к документам на бумажном носителе

Задачи презентации:

Главное архивное управление города Москвы (Главархива Москвы)

Руководство Главархива МосквыЦентральный аппарат Главархива МосквыАрхивные отделы по административным округам МосквыЦентральные архивы Москвы:

Центральный архив города Москвы Центральный исторический архив Москвы Центральный архив общественно-политической истории Москвы Центральный московский архив-музей личных собраний Центральный архив научно-технической документации Москвы Центральный архив электронных и аудиовизуальных документов

Москвы Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан

города МосквыФункциональные центры:

Центр научного описания документов Центр научного использования и публикации архивного фонда Выставочный центр Центр документационного обслуживания населения Информационный центр Центр микрографии и реставрации документов Центр производственно-технического обслуживания Центр по региональным и международным связям Центр научно-справочной и библиотечной информации

Обеспечение граждан, общества и органов власти архивной информацией

Использование в работе архивов информационно-коммуникационных технологий – один из эффективных способов, повышающих оперативность и качество обслуживания пользователей архивными документами

Миссия Главархива Москвы

Получение эффективных средств копирования и распространения архивной информации

Создание фонда пользования архивными материалами

Включение электронных образов документов в информационно-поисковые системы архива

Главархив Москвы использует электронные образы в поисковых системах двух архивов:

Центрального архива электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦАЭ и АДМ)

Центрального архива города Москвы (ЦАГМ)

Цели оцифровки архивных документов

Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте с 2004 г.

Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) с 2005 г.

Оцифровка видеодокументов с 2009 г.

Оцифровка документов ЦАЭ и АДМ

Оцифровка фонодокументов на магнитной лентеТехнические характеристики: Кодек – PCM (Pulse Code Modulation), преобразующий

звуковые сигналы в цифровой формат несжатого (т.е. без потери качества) звука

Частота дискретизации – 44,1 КГц Разрядность – 16 бит

Объем оцифрованного ресурса: 1004 ед. хр. (бобин с лентой) из общего фонда в 4629 ед.

хр. (22 %)

Хранение: диски DVD-R (в двух экземплярах)


Оцифровка фотодокументовРазрешение: 2000 точек на дюйм

Форматы хранения: TIFF – копия страхового формата JPEG – копия пользовательского формата

Объем оцифрованного ресурса: более 11 тыс. фотодокументов (4 % всего фонда)

Хранение: TIFF-файлы на дисках DVD-R (в двух экземплярах) и на

файл-сервере АИПС архива (один экземпляр) JPEG-файлы на дисках CD-R (в двух экземплярах) и в

СУБД АИПС архива (один экземпляр)


Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Главархива Москвы

Вместимость основной ленточной библиотеки: 1927 картриджей LTO-3 совокупной емкостью в 750 Тбайт более 10 тыс. часов видеодокументовТерриториально разнесенное однотипное оборудование: по 2 видеомонтажных станции по 2 станции нелинейного видеомонтажа

Avid Liquid Chrome HD сервера с дисковыми системами хранения видеоконтента ленточные библиотеки (одна основная и две удаленные по

30 картриджей LTO-3 для создания резервных копий) сетевое оборудование (Cisco, SAN и т.п.) выделенный канал связи в 100 Мбит/сек 14 рабочих станций для работников и посетителей архива



Входные форматы для оцифровки: Betacam, VHS DV, DVcam, DV, DVCpro DVD

Видеокодеки и форматы хранения в ленточной библиотеке: MPEG-2 (с битрейтом до 50 Мбит/с) DV, DIF (до 50,3 Мбит/с) Rawvideo, uyvy422i, некомпрессионный (176 Мбит/сек)

Объем оцифрованного ресурса: около 180 часов архивных видеодокументов (12,5% от фонда)



Запись и хранение копий на внешних носителях: на лентах DVcam – страховой фонд видеодокументов на дисках DVD-R (в двух экземплярах) – резервный фонд

пользования видеодокументами

Количество цифровых копий видеодокументов: две копии в страховом формате в основной библиотеке одна копия на картридже резервного хранения две копии низкого разрешения (битрейт 1 Мбит/с) на

серверах АИПС архива одна копия страхового фонда две копии резервного фонда пользования


Задачи Видеоархивного комплекса Главархива Москвы:

создание страховых копий видеодокументов в цифровых форматах

создание автоматизированного фонда пользования видеодокументами (интегрированного с АИПС архива)

создание копий видеодокументов по запросам пользователей без дополнительного использования оригиналов

использование в качестве временного хранилища при поступлении в архив на хранение видеодокументов в цифровых форматах



Перспективы развития Видеоархивного комплекса: преобразование оцифрованных видеодокументов в формат

файлового контейнера MXF OP1A приобретение и внедрение видеокодека MPEG-4 приобретение для архива технологий оцифровки

кинодокументов и фонодокументов на виниловой основе и их интеграция с Видеоархивным комплексом


Работы по оцифровке проводились в соответствии с п. 3.5.1 «Плана мероприятий по проектированию, разработке и внедрению информационных систем на 2008 год» утв. распоряжением Правительства Москвы от 11.04.2008 № 753-РП:

Создание единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы

Цель оцифровки документов: создание автоматизированного фонда пользования

архивными документами органов исполнительной власти Москвы через включение электронных образов документов и индексной информации в Интегрированную автоматизированную информационную систему (ИАИС) Главархива Москвы

Оцифровка документов ЦАГМ

Решение предварительных задач:

Выбор документального массива: распорядительные документы райисполкомов Москвы,

использование которых имеет беспрецедентное социальное значение, главным образом в сфере имущественных отношений граждан

Выбор объекта индексирования (описания): индексирование на уровне отдельного документа

Интеграция с ИАИС Главархива Москвы: проведение модернизации структуры и модулей АИС

«Научно-справочный аппарат по документам на бумажной основе»


Решение предварительных задач:Реквизиты индексирования электронных копий документов райисполкомов Москвы:

номера фонда, описи и единицы хранения (архивного дела), номер листа дела, с которого начинается документ

вид документа райисполкома (решение, протокол и т.д.) номер, дата, заголовок документа фамилии и инициалы персоналий, встречающиеся в

документе адреса зданий, встречающиеся в документе комментарий путь к папке с электронными копиями документа на

передаваемом носителе


Решение предварительных задач:Правила индексирования определялись в соответствии с нормативным документов Главархива Москвы по описанию распорядительных документов органов исполнительной власти Москвы:

Методические рекомендации по описанию и классификации документной информации для создания АИПС «Организационно-распорядительные документы Московского городского совета и Исполнительного совета народных депутатов за 1931–1991 гг.». (Мосгорархив, 2003)


Решение предварительных задач:Оцифровка документов проводилась на территории Главархива Москвы, но на оборудовании и специалистами Исполнителя по государственному контракту.Были оборудованы рабочие места:

10 рабочих мест с планетарными сканерами (9 сканеров для оцифровки документов форматом до A2, один сканер – для формата A1)

6 рабочих мест для расшивки и последующей сбрюшеровки оцифрованных дел

промышленные сканеры с автоматической протяжкой листов не применялись, в связи с ветхим состоянием некоторых документов


Работы по сканированию документов:Разрешение: 300 точек на дюймРежим сканирования: «бинарный» – для документов в хорошем состоянии «градации серого» – для документов с нечетким текстом

(пожелтевшая бумага, нечеткость машинописи и т.п.)Формат сохранения файлов: TIFFОбъем получаемых файлов: от 50 Кбайт до 60 Мбайт (в зависимости от режима

сканирования и формата документа) средний объем файла – 3-4 Мбайта

Выборочный контроль качества электронных образов


Индексирование электронных копий архивных документов ЦАГМ проводилось специалистами Исполнителя по государственному контракту и на его территории

Готовый информационный ресурс передавался Главархиву Москвы электронные копии документов записывались на диски

DVD-R в двух экземплярах (в среднем на каждый диск помещались копии документов двух дел)

база данных с индексной информацией (в формате MS Access) – на диски CD-R в двух экземплярах

Передача осуществлялась по актам и описям дисков с электронными копиями архивных документов


Завершающий этап:Прием информационного ресурса оформлялся только после проверки технического состояния поступивших дисков с помощью специализированного ПО в Информационном центре Главархива Москвы

Трудозатраты на проверку дисков: 30-40 мин. на проверку одного диска DVD задействовались один-два работника на 2-3 ПК

Объем выявленного брака: 2% (около 200 дисков)

Рабочая рекомендация:Записывать экземпляры электронных документов на носители разных фирм-производителей


Завершающий этап:Импорт электронных копий документов и индексной информации в ИАИС Главархива Москвы

Исправление ошибок индексации (не более 0,01%): в составлении пути к электронным образам на переданных

носителях в привязке электронных образов к идентификации

документа в фамилиях персоналий, названиях улиц


Затраты времени на реализацию проекта:Оцифровка документов: около 4 месяцев (3921 архивное дело, 802956 образов)

Индексация документов: около 6 месяцев (420800 документов райисполкомов)

Проверка дисков: более 9 месяцев (1812 дисков)

Экспорт информационного ресурса в ИАИС: две недели


В 2011–2012 гг. работы по оцифровке архивных документов ЦАГМ были продолжены:

Состав документов: распорядительные документы райисполкомов Москвы распорядительные документы Мосгорисполкома (Моссовета)Формат хранения: JPEGЭлектронные носители: DVD-R внешние жесткие диски емкостью 1-1,5 Тбайт (с 2012 г.)

Наличие в составе ИАИС Главархива Москвы электронной картотеки «Решения и распоряжения Мосгорисполкома» сократило объемы работ по индексации документов Мосгорисполкома


Промежуточные итоги проекта:Объем электронных копий фонда пользования: 8126 дел по фондам 6 райисполкомов Москвы (из 30),

более 1,6 млн листов 8712 дел по фонду Мосгорисполкома, более 2,5 млн листов Всего: 16838 дел, около 4,2 млн листов

Формы хранения информационного ресурса: в двух экземплярах на 2792 дисках DVD (райисполкомы) в двух экземплярах на 24 внешних жестких дисках

(Мосгорисполком и райисполкомы) один экземпляр на 238 дисках BD-R в роботизированном

дисковом накопителе, интегрированном с ИАИС Совокупный объем хранения – около 25 Тбайт


Перспективы развития проекта в 2014–2016 гг.: Планируется оцифровать более 100 тыс. дел, в том числе

дела с научно-технической документацией Центрального архива научно-технической документации Москвы (ЦАНТДМ)

При сохранении существующих темпов оцифровки потребуется не менее сотни лет на то, чтобы перевести в электронную среду лишь наиболее востребуемую часть фондов центральных архивов Москвы


Спасибо за внимание!

Вопросы?

Documents

Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы