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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TEMA:
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD PARA UNA
EMPRESA DEL SECTOR FARMACÉUTICO CON BASE EN LA NORMA
(BASC) BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMERCE.
AUTORES:
KEVIN ANDRÉ ANDRADE YÁNEZ
CANDY YESSENIA RENDÓN CHERRES
DIRECTOR DE PROYECTO:
DAVID XAVIER YÁNEZ FLORES
GUAYAQUIL – ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA QUIMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
Acta de Aprobación de Investigación
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD PARA
UNA EMPRESA DEL SECTOR FARMACÉUTICO CON BASE EN LA NORMA
(BASC) BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMERCE.”
Trabajo de Investigación presentado por:
KEVIN ANDRÉ ANDRADE YÁNEZ
CANDY YESSENIA RENDÓN CHERRES
Aprobado en su estilo y contenido por El Tribunal de Sustentación:
……………………………………….
Ing. Jaime Patricio Fierro A.Msc.
Preside el Tribunal
………………………………………… …………………………………
Ing. David Xavier Yánez F. MBA Ing. Georgina Pazán Msc.
Director de Proyecto Miembro Principal
……..……….……………….
Ing. Alexis Bolaños Jijon Msc
Miembro Principal
ii
Dedicatoria
Este trabajo está dedicado a Dios, que me ayudó
dándome la fortaleza que necesitaba, a mi
madre Luz María Cherres que con su amor y
apoyo logré este paso en mi vida; a mi hija
Bianca Gálvez por ser el motor y fuerza en
tiempos de flaqueza, a mis amigos
incondicionales Kevin Andrade Y. y Cesar
Sánchez Y. que siempre han estado
apoyándome de manera incondicional sin
importar las diferencias de criterios que han
surgido en el trayecto de nuestra amistad.
Y a todas las personas que de uno a otro modo
colaboraron en la realización de este trabajo.
Candy Rendón Ch.
iii
Dedicatoria
Dedico mi trabajo de titulación en primera
instancia a Dios, que con su sabiduría me
encaminó con éxito para terminar la tesis, me dio
las ganas necesaria para no desmayar en los
problemas que se presentaron; a mi familia que
fueron un pilar fundamental para culminar con
éxito mi carrera universitaria y a mi tutor el Ing.
Xavier Yánez por brindarnos su apoyo y
direccionarnos a lo largo de este arduo proceso.
Kevin Andrade Y.
iv
Agradecimientos
Doy gracias al que me fortaleció, a Cristo Jesús
nuestro Señor por su infinito amor,
Adicional mis más sinceros agradecimientos hacia
mi tutor: Sr. Xavier Yánez, ya que nunca me la
puso fácil, me enseñó a plasmar mis ideas para
poder lograr el presente trabajo de titulación. A mi
esposo el Sr. Javier Gálvez y a mi hermana Ma.
Dolores Cueva que me apoyaron y me ayudaron a
culminar mi formación de tercer nivel.
Candy Rendón Ch.
v
Agradecimientos
En primera instancia quiero agradecer a la Facultad
de Ingeniería Química por permitirme acceder y
empezar mi vida universitaria, los cuales hoy los
terminamos con gran preparación y éxito.
A mi esposa e hijo quienes me supieron dar todo su
amor, apoyo y motivación.
A mi compañera de tesis Candy Rendón por
brindarme su amistad sincera y su colaboración para
cerrar de la mejor manera nuestra carrera
universitaria.
También quiero agradecer a mis padres y hermano,
que con sacrificio me supieron apoyar
incondicionalmente para lograr uno de los objetivos
planteados de mi vida.
Kevin Andrade Y.
vi
Índice General
RESUMEN.....................................................................................................................xiii
1. EL PROBLEMA........................................................................................................1
1.1 INTRODUCCIÓN...................................................................................................1
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................2
1.3 DIAGNOSTICO......................................................................................................3
1.3.1 (Autoevaluación de la situación actual de la empresa en estudio y diseño SGSC)........................................................................................................................3
1.4 PRONÓSTICO........................................................................................................4
1.5 CONTROL DEL PRONÓSTICO............................................................................6
1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.....................................................................7
1.7 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA..............................................................7
1.8 DELIMITACIÓN....................................................................................................7
1.9 OBJETIVOS............................................................................................................8
1.9.1 OBJETIVO GENERAL..............................................................................8
1.9.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................8
1.10 JUSTIFICACIÓN...............................................................................................8
2.1 MARCO TEÓRICO..................................................................................................10
2.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS.....................................................................10
2.1.1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LABORATORIOS ROCNARF S.A...............10
2.1.1.2 RESEÑA HISTÓRICA DE BASC (BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMERCE).............................................................................................11
2.1.2 ANTECEDENTES REFERENCIALES.............................................................12
2.1.3 FUNDAMENTACIÓN.......................................................................................14
2.2 MARCO CONCEPTUAL.........................................................................................18
2.3 MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO.....................................................................20
2.4 HIPÓTESIS Y VARIABLES....................................................................................21
2.4.1 HIPÓTESIS GENERAL.....................................................................................21
2.4.2 HIPÓTESIS PARTICULARES..........................................................................21
2.4.3 DECLARACIÓN DE VARIABLES..................................................................21
vii
2.4.4 OPERALIZACIÓN DE VARIABLES...............................................................22
3. MARCO METODOLÓGICO.....................................................................................23
3.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN.............................................................23
3.1.1 METODOLOGIA A SEGUIR EN LA INVESTIGACIÓN...........................23
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA....................................................................................24
3.2.1 CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN...................................................24
3.2.2 DELIMITACIÓN DE LA POBLACIÓN...........................................................25
3.2.3 TIPO DE MUESTRA.........................................................................................26
3.2.4 TAMAÑO DE LA MUESTRA..........................................................................26
3.2.5 PROCESO DE SELECCIÓN.............................................................................26
3.3 MÉTODOS Y TÉCNICAS.......................................................................................27
3.3.1 MÉTODOS TEÓRICOS.....................................................................................27
3.3.2 MÉTODOS EMPÍRICOS...................................................................................27
3.3.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN..............................27
3.4 PROPUESTA DE PROCESAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN..........................................................................................................................................29
4. ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS..........................................30
4.1 GENERALIDADES..............................................................................................30
4.1.1 ENCUESTAS..................................................................................................30
4.1.2 LISTA DE VERIFICACIÓN..........................................................................59
5. PROPUESTA..............................................................................................................80
DISEÑO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS) BASADO EN EL MODELO (BASC) BUSINESS ALLIANCE FORSECURECOMERCE PARA UNA EMPRESA FARMACÉUTICA....................80
5.1 MANUAL BASC..................................................................................................80
5.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS..................................................................107
5.3 MANUAL DE NOMBRAMIENTOS.................................................................151
5.4 DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CRÍTICOS................................158
5.4.1 ANÁLISIS DEL RIESGO.......................................................................158
5.4.2 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO..................................158
5.5 PLAN SENSIBILIZACIÓN DONDE LA EMPRESA LE BRINDE CAPACITACIÓN A LOS TRABAJADORES PARA INCENTIVAR UNA CULTURA DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN....................................................160
CONCLUSIONES.........................................................................................................162
RECOMENDACIONES...............................................................................................163
viii
BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................164
ANEXOS.......................................................................................................................166
Índice Anexos
Anexos 1. Diagrama de Ishikawa para el Diagnostico..................................................166Anexos 2.Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema................168Anexos 3.Diagrama de Ishikawa para el Pronóstico.....................................................169Anexos 4. Diagrama de Multivoting al 20 %................................................................170Anexos 5. Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema...............171Anexos 6. Diagrama de Ishikawa para e l Control del Pronóstico................................172Anexos 7. Diagrama de Multivoting al 20 %................................................................173Anexos 8. Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema...............174Anexos 9. Ficha Inteligente...........................................................................................175Anexos 10. Diagrama de Pareto para la selección de los objetivos específicos alineados a la propuesta.................................................................................................................180Anexos 11. Diagrama de Pareto para la selección de tipos de investigación................181Anexos 12. Diagrama de Pareto para la selección de instrumentos de investigación...182Anexos 13. Formato de Encuesta Alta Gerencia...........................................................184Anexos 14. Formato de Encuesta Personal de Apoyo...................................................187Anexos 15. Formato de Encuesta Personal Administrativo..........................................190Anexos 16. Formato de Entrevista Alta Gerencia.........................................................192
Índice Figuras
Figura 1: Mejora Continua..............................................................................................15Figura 2. Diagnóstico Inicial del SGCS en Laboratorios Rocnarf..................................62Figura 3. Diagnóstico Inicial del SGCS en Laboratorios Rocnarf S.A..........................69
Índice Gráficos
Gráfico 1. Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC.........31Gráfico 2. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares.............................32Gráfico 3. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS....33Gráfico 4. Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa 34Gráfico 5. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema.............................................................................................................................35Gráfico 6. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus asociados de negocios sobre el SGCS basado en BASC......................................................................36
ix
Gráfico 7. Cuenta con los recursos necesarios para integrar este tipo de sistema a su empresa............................................................................................................................37Gráfico 8. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema.............................................................................................................................38Gráfico 9. Qué resultado espera del SGCS basado en BASC.........................................39Gráfico 10. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares...........................40Gráfico 11. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS. .41Gráfico 12. Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC......42Gráfico 13. Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo integran a su empresa....................................................................................................................43Gráfico 14. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema.............................................................................................................................44Gráfico 15. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre el SGCS basado en BASC.....................................................................................45Gráfico 16. La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC............................46Gráfico 17. Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera aportan.............................................................................................................................47Gráfico 18. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema.............................................................................................................................48Gráfico 19. Qué resultado espera del SGCS...................................................................49Gráfico 20. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares...........................50Gráfico 21. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS. .51Gráfico 22. Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC......52Gráfico 23. Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo integran a su empresa....................................................................................................................53Gráfico 24. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema.............................................................................................................................54Gráfico 25. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre el SGCS basado en BASC.....................................................................................55Gráfico 26. La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC............................56Gráfico 27. Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera aportan.............................................................................................................................57Gráfico 28. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema.............................................................................................................................58Gráfico 29. Qué resultado espera del SGCS...................................................................59Gráfico 30. Porcentaje de Cumplimiento........................................................................70Gráfico 31. Porcentaje de Incumplimiento......................................................................71Gráfico 32. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 1.......72Gráfico 33. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 2.......73Gráfico 34. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 3......74Gráfico 35. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 4.......75Gráfico 36. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 5.......76
x
Gráfico 37. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 6.......77Gráfico 38. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 7.......78Gráfico 39. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 8.......79
Índice de Tablas
Tabla 1: Operalizacion de Variables...............................................................................22Tabla 2. Nómina de Grupo Informante...........................................................................26Tabla 3. Pregunta 1 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................30Tabla 4. Pregunta 2 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................31Tabla 5. Pregunta 3 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................32Tabla 6. Pregunta 4 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................33Tabla 7. Pregunta 5 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................34Tabla 8. Pregunta 6 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................35Tabla 9. Pregunta 7 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades........................................36Tabla 10. Pregunta 8 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades......................................37Tabla 11. Pregunta 9 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades......................................38Tabla 12. Pregunta 1 de Encuesta al Personal de Apoyo................................................39Tabla 13. Pregunta 2 de Encuesta al Personal de Apoyo................................................40Tabla 14. Pregunta 3 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................41Tabla 15. Pregunta 4 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................42Tabla 16. Pregunta 5 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................43Tabla 17. Pregunta 5 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................43Tabla 18. Pregunta 6 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................44Tabla 19. Pregunta 7 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................45Tabla 20. Pregunta 8 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................46Tabla 21. Pregunta 9 de Encuesta al Personal de Apoyo...............................................47Tabla 22. Pregunta 10 de Encuesta al Personal de Apoyo.............................................48Tabla 23. Pregunta 1 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................49Tabla 24. Pregunta 2 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................50Tabla 25. Pregunta 3 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................51Tabla 26. Pregunta 4 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................52Tabla 27. Pregunta 5 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................53Tabla 28. Pregunta 6 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................54Tabla 29. Pregunta 7 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................55Tabla 30. Pregunta 8 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................56Tabla 31. Pregunta 9 de Encuesta al Personal Administrativo.......................................57Tabla 32. Pregunta 10 de Encuesta al Personal Administrativo.....................................58Tabla 33. Evaluación de la Norma BASC v-04-2012.....................................................70Tabla 34. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 1.........................................72Tabla 35. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 2.........................................73
xi
Tabla 36. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 3.........................................74Tabla 37. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 4.........................................75Tabla 38. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 5.........................................76Tabla 39. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 6.........................................77Tabla 40. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 7.........................................78Tabla 41. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 8.........................................79
xii
RESUMEN
El presente trabajo de titulación se desarrolló en cinco fases detalladas a continuación.
La primera fase llamada Diagnostico del Problema aquí se evaluó las causas que
contribuyen a que la empresa farmacéutica, pueda ser blanco de violación de la
seguridad y el impacto generado en procesos como distribución y logística.
La Segunda Fase llamada Marco Teórico, consta de la información a fin a la
problemática detallada en la fase uno. En esta fase se proponen alternativas de solución.
La tercera fase, El Marco Metodológico, se basó en el tipo de investigación para el
presente proyecto se usaron las metodologías documentales, transaccionales,
cualitativo, inductivo como descriptivo, cuyas particularidades se acoplaron al proyecto
investigativo, la aplicación de herramientas de obtención de información tales como
encuestas y entrevistas.
La cuarta fase, Análisis e Interpretación de Resultados, nos muestra la información
obtenida de las diversas encuestas realizadas al grupo informante representadas de
forma cuantitativa y gráfica para de esta manera ayudar a la interpretación de los datos
recogidos y priorizar los problemas que deben ser solucionados lo más pronto posible.
La fase final, La Propuesta, se enfocó en tomar la información obtenida en las fases
anteriores para aplicar los puntos mandatorios de la Norma BASC V 04-2012 y el
Estándar de Exportador.
xiii
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 INTRODUCCIÓN
Se han dado factores externos que provocan que el mercado consumidor sea más
exigente y haya un sin número de controles, en cuanto a la exportación de productos
farmacéuticos, a consecuencia de numerosos eventos suscitados en el mundo entre ellos:
actos de terrorismo como el sucedido el 11 de septiembre del 2001, el cual causó
conmoción en EEUU y en el resto del mundo, y por el cual se crearon nuevas barreras
no arancelarias; inseguridad en la cadena de logística con la inserción de las sustancias
psicotrópicas no permitidas en los transportes y contenedores.
Adicional de estos factores externos existen inconvenientes a causa de la mala
aplicación de los procedimientos aduaneros, a consecuencia de que el personal no está
capacitado o no es el idóneo para realizar algunos trabajos, entre los inconvenientes se
puede citar: la mala asignación de sellos de seguridad a los contenedores, faltante de
producto para completar un contenedor y enviar la mercadería de manera suelta.
Las organizaciones en la mayoría de veces se ven en la postura de asegurar todo lo
correspondiente a infraestructura y de esta manera salvaguardar el valor de su negocio.
Por este motivo se han presentado diversos tipos de sistemas de seguridad exigidos por
la mayoría de los compradores, lo cual permitan a los exportadores e importadores, y a
todas las organizaciones vinculadas a la cadena logística, disminuir el tiempo de tránsito
y trámites en las aduanas de destino.
La empresa en estudio se encarga de la elaboración, producción y exportación de
productos farmacéuticos. El sistema de gestión de seguridad incluye el establecimiento,
aplicación de estándares y normativas globales de seguridad correspondiente a cada
etapa de la cadena logística de la exportación con el fin de evitar factores de riesgos en
las operaciones, instalaciones y personas; porque si no se controlan puede acarrear a la
fuga como también a la contaminación y manipulación delos productos, y que dichas
actividades que competen al comercio exterior se vean utilizadas como nexo para el
contrabando de mercancías o bienes, narcotráfico, productos químicos controlados, y
actos que van en contra de la integridad de un país.
En efecto a los escenarios encontrados anteriormente y a las exigencias y
competitividad global en la actualidad, y su enfoque a mejorar continuamente, es por
este motivo y conociendo la importancia de esta problemática se decidió a realizar una
Propuesta de un “Diseño de un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS)
basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure Comerce para una empresa
farmacéutica”, con el cual se dará lugar a la implementación satisfactoria por parte de la
organización al momento que la empresa lo considere oportuno.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro de Laboratorios Rocnarf S.A. tanto en las áreas productivas, empaque y cargue
de mercadería se han detectado debilidades que afectan a la exportación de productos
Farmacéuticos, cosméticos y complementos nutracéuticos.
La evaluación de las causas presentadas en este problema se las pudo precisar por medio
de Herramientas de Calidad como Lluvia de Ideas, Diagrama de Pareto, Diagrama de
Causa y Efecto, utilizando como base la información directa de los involucrados en los
procesos antes mencionados y recolectando información mediante entrevistas a los Jefes
Departamentales para conocer sus opiniones y el grado de afectación de dichas
debilidades en sus procesos.
Mediante la información recopilada y las herramientas de calidad detalladas
anteriormente se pudo obtener la información más relevante asociada con el problema,
de esta manera nace la necesidad de realizar un diseño de Control y Seguridad para una
empresa farmacéutica, con la finalidad de determinar las causas de las debilidades
observadas y pronosticando los efectos que se llevarían a cabo en el caso de no
presentar una propuesta de solución al problema identificado con los que cuenta la
Institución.
Para realizar el planteamiento del problema se utilizó una perspectiva que consta de 3
fases para de esta manera agrupar la información obtenida. Las cuales son:
Diagnóstico
2
Pronóstico
Control de Pronóstico.
En la primera fase, Diagnóstico, se identifican las potenciales causas de los problemas
que posee la empresa farmacéutica en estudio; una vez culminada esta fase inicial, se
comienza a desarrollar la fase de Pronóstico, es decir, dentro de esta fase se determina
las consecuencias delas causas expuestas en la fase anterior. Finalmente, en la fase de
Control de Pronóstico, se determina alternativas de solución para eliminar la/s causas
raízo a su vez disminuirlas y prevenirlas.
1.3 DIAGNOSTICO
1.3.1 (Autoevaluación de la situación actual de la empresa en estudio y diseño
SGSC)
La alta probabilidad de violación de la seguridad y su repercusión en los procesos de
distribución y logística, debidos a la falta de evaluación y control puede ocasionar que
la empresa farmacéutica, pueda ser blanco de un sinnúmero de causas que perjudique su
trayectoria. Estas causas encontradas en esta primera fase son las siguientes:
Infraestructura e instalaciones deficiente en temas de seguridad
Hurto de contenedores
Falta de un sistema de seguridad
Tráfico ilícito
Piratería
Sabotaje
Mala selección del personal
Riesgos Informáticos
Inseguridad Organizacional
Desconocimiento del tema de seguridad en exportación por parte de las
autoridades
Falta de comunicación
Remuneraciones insuficientes
Ausencia de inspecciones de seguridad internas y externas
Presupuesto insuficiente
Consumo de Drogas
Alteración de documentos
Cambios de mercadería
3
No poseer Bodegas Propias
Utilizando las herramientas antes mencionadas nos arrojaron aspectos positivos los
cuales son:
Tener un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 Certificado
Poseer un Plan de Capacitación
Buena Imagen Corporativa
Inversión en Proyectos de Mejora
Amplia trayectoria en el Mercado Farmacéutica
Buenas relaciones con Clientes y Proveedores
Ser uno de los primeros laboratorios en exportar
Tener relaciones comerciales con Instituciones y Fundaciones
Implementar Sistemas SART
Poseer un Plan de Integración de Fechas Festivas
Poseer un Buzón de Sugerencia para Mejora Continua
Poseer Indicadores de Procesos
Desarrollo de Alianzas Estratégicas con Laboratorios Internacionales
Buen Ambiente Laboral
Auspicio a Eventos Sociales
Poseer Sistemas de Información
1.4 PRONÓSTICO
Por medio de una lluvia de ideas se detectaron las diversas consecuencias que podrían
perjudicar, si no se toman acciones para solucionar las causas raíces evidenciadas.
En esta segunda fase llamada Pronóstico pudimos encontrar las siguientes
consecuencias potenciales que perjudicarían las actividades de la empresa en estudio, y
estas son:
Clientes insatisfechos
Pérdida de mercadería
Drogas y sustancias estupefacientes
Corrupción
Robos
Estragos en la sociedad
Pérdida económica
Prisión
4
Personal no comprometido
Peligro de accidentes
Pérdida de documentos
Organización sin orden preestablecido
Tener procesos fuera de control
Fracaso organizacional
Falta de liquidez
Cierre de la empresa
Trabajo mal realizado
Temor a perder su trabajo
Mayor incidencia de errores
Bajo rendimiento en todas las áreas funcionales de la organización
No poder planificar actividades orientadas al diseño de un (SGSC) Sistema de
Gestión en Control y Seguridad
Confusión dentro de la empresa
Errores en la ejecución de órdenes
Organización aislada de los eventos que suceden en el entorno
Con la ayuda de las herramientas se pudo determinar el pronóstico de los aspectos
positivos a futuro de la empresa farmacéutica y estas son:
Crecimiento Corporativo
Sostenibilidad en el tiempo
Crecimiento de Cartera de Clientes
Aumento en alianzas Internacionales.
Realizar cambios de una manera periódica de los componentes primordiales de
la Planificación Estratégica.
Baja rotación de personal
Automatización de áreas y procesos
Retro alimentación directa de la Alta Gerencia por medio de las sugerencias
Mejoramiento de la Comunicación
Posicionamiento de Marca
Crecimiento de las relaciones Comerciales con el Estado
Crecimiento Tecnológico en la Infraestructura
5
1.5 CONTROL DEL PRONÓSTICO
Por medio de una lluvia de ideas se plantearon alternativas de solución para las causas
descritas anteriormente que atribuyen al problema que afecta a le empresa farmacéutica
en estudio. Se identificó las siguientes alternativas de solución:
Implementar un diseño de (SGSC) Sistema de Gestión de Control y Seguridad.
Capacitar a las autoridades sobre la importancia y pertinencia de una gestión
basada en las directrices de seguridad
Capacitar y concientizar al personal en temas de seguridad
Examinar y proponer métodos de comunicación interna y externa más eficientes
en la empresa
Medir eficacia de nuevas alternativas
Creación de un área para el control y la seguridad
Incrementar la vigilancia
Implementar dispositivos de rastreo en los transportes y contenedores
Sanciones económicas
Invertir en seguridad
Evaluar periódicamente el desempeño del sistema informático para identificar
mejoras
Contratación de personal alineados a la norma (BASC) Business Alliance for
Secure Comerce.
Realizar inspecciones periódicas
Realizar convenios con asociados de negocio que tengan certificaciones
Para continuar los aspectos positivos de la empresa farmacéutica y mantener el
crecimiento empresarial se desarrollaron los siguientes controles:
Implementación de Indicadores estratégicos.
Monitorear el crecimiento de las oportunidades de Mejora.
Realizar Proyectos de Mejora para fortalecer el tema de la Seguridad y el
Control.
Integrar los Sistemas de la Compañía para de esta manera manejarlos en
conjunto.
Realizar evaluaciones al personal de Cargos Estratégicos.
Implementar un área de Sistema Integrados de Gestión.
Plan de Capacitaciones en temas de Seguridad y Control
Diseñar de matrices de Riesgo y Control
6
Investigar las tendencias en Control y Seguridad e implementarlas.
1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuán importante es la realización de un Diseño de Sistema de Gestión de Control y
Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure Comerce
para una empresa farmacéutica?
1.7 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo se puede determinar la situación inicial de Laboratorios Rocnarf S.A.?
¿Cómo evitar que los procesos críticos perjudique su desempeño al momento de
la realización de un Diseño de Sistema de Gestión de Control y Seguridad
(SGCS)?
¿Cómo contribuir al desarrollo de las capacidades individuales y colectivas de
los funcionarios en tema de seguridad?
1.8 DELIMITACIÓN
En este estudio se realizará el diseño del sistema de gestión en control y seguridad sin
incluir las etapas de implementación y certificación en la empresa LABORATORIOS
ROCNARF S.A. que se encuentra ubicado en el perímetro de la ciudad de Guayaquil y
localizado es en la Avenida Juan Tanca Marengo Km 5.5 y en la Bodegas de Teka
situada en la Avenida Gómez Gault diagonal a la Ciudadela. San Felipe.
Para poder ejecutar el diseño, la antigüedad de la información utilizada para esta
investigación es de dos años.
El trabajo se orienta a diseñar todas las actividades necesarias para el diseño del sistema
de gestión como también la evaluación de riesgos, la cual está enfocada hacia los
procesos catalogados como críticos; mediante el uso de herramientas de ingeniería
como diagramas de flujo, diagramas de bloques, mapa de procesos, análisis de riesgos,
etcétera.
El universo en que este estudio se basó está conformado por:
Alta Gerencia: Accionistas
Jefes Departamentales: Director Técnico- Jefe de Producción- Compras- Bodega de
Producto Terminado- Bodega de Insumos- Recursos Humanos.
Operadores/Asistentes: Bodegueros- Asistente de Compras – Asistente de Recursos
Humanos.
Coordinador del Sistema de Gestión.
7
1.9 OBJETIVOS
1.9.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar el sistema de control y seguridad para una empresa del sector farmacéutico con
base en la norma (BASC) Business Alliance for Secure Comerce para la producción,
empaque y el cargue de mercancía de Laboratorios Rocnarf S.A.
1.9.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico a través de una autoevaluación, para determinar la
situación inicial y de esta manera establecer indicadores para evaluar el Diseño
de un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) en Laboratorios
Rocnarf S.A.
Determinar los procesos críticos con el fin de establecer los riesgos a los que
están expuestos (operaciones, personas e instalaciones) y sus indicadores de
gestión con base en la seguridad.
Diseñar un plan sensibilización donde la empresa le brinde capacitación a los
trabajadores para incentivar una cultura de seguridad y protección.
1.10 JUSTIFICACIÓN
Las industrias invierten millones de dólares en mejorar, en capacitar a su mano de obra
para obtener excelentes estándares y niveles de productividad, para de esta forma llegar
a cumplir los objetivos estratégicos y económicos planteados desde un principio. El
Control y la Seguridad en muchas ocasiones es un elemento de segundo plano, que
permite a la delincuencia desarrollarse.
Por lo cual esta investigación tiene como finalidad diseñar un Sistema de Gestión de
control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure
Comerce para la producción, empaque y el cargue de mercancía de una empresa
Farmacéutica.
De esta manera se promoverá un comercio seguro y se expresará básicamente el
intercambio permanente de información, capacitación y aprovechamiento de
experiencias, teniendo como finalidad aumentar e incrementar los conocimientos y
fortalecer las buenas prácticas de seguridad efectuadas en la organización.
Las etapas faltantes concerniente a la cadena logística del Comercio Internacional serán
efectuadas por organizaciones que conste con el aval y certificación en (BASC)
8
Business Alliance for Secure Comerce. El Sistema de Gestión de control y Seguridad
(SGCS) basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure Comerce teniendo
en cuenta el ciclo de Deming conocido como (PHVA).
El marco teórico fue elaborado en base a las variables evidenciadas en el Problema,
orientadas en una Autoevaluación de la situación de la empresa para luego su posterior
diseño en un Sistema de Gestión de control y Seguridad SGSC, y por distintas
disciplinas usadas en esta investigación entre las que tenemos herramientas de calidad,
conocimientos, técnicas, modelos de sistema de gestión, planificación estratégica,
modelos empresariales, teorías, entre otro conocimiento adicional si así fuera pertinente
con la finalidad de asegurar las actividades del estudio.
Para el desarrollo del estudio sobre la situación actual se empleó herramientas que
conforman la metodología de investigación en la que se seleccionó la entrevista,
encuestas y además otra forma de poder obtener información veraz fue también por
medio de herramientas como la observación, experiencias y comentarios. Estas
herramientas ya mencionadas nos ayudaron a obtener datos más reales para realizar la
propuesta de solución al problema detectado.
Una vez obtenida la información el estudio entro a una etapa de procesamiento de los
datos, para el cual utilizamos herramientas que nos permitan interpretar la información
recolectada. Se debe tomar en cuenta que para clasificar las causas se aplicó el
Diagrama de Ishikawa en conjunto con el Diagrama de Pareto el cual nos ayuda a
conocer los motivos más relevantes, con sus respectivas alternativas de solución.
Por último para poder concluir y mostrar soluciones a las deficiencias que se detectaron
en el análisis, se utilizó la herramienta FODA que examina tanto el aspecto interno (FD)
como externo (OA).
El siguiente proyecto tiene como objetivo primordial afianzar y reforzar la estructura
organizacional de la empresa farmacéutica para de esta manera lograr los requisitos
fijados por los estándares de Gestión en Control y Seguridad basado en la Norma BASC
Business Alliance for Secure Comerce. El Laboratorios Rocnarf S.A. lo que la hace
diferente y la proyecta como una empresa en constante crecimiento es su confiabilidad,
puntualidad y servicio, por lo tanto dentro de este diseño se detallan las alternativas de
solución que de una u otra manera permitan mejorar su situación y cumplir con los
requisitos estándares requeridos y así cumplir el Diseño de Sistema de Gestión de
Control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure
Comerce para su realización.
9
CAPÍTULO II
2.1 MARCO TEÓRICO
2.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
2.1.1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LABORATORIOS ROCNARF S.A.
Laboratorio farmacéutico Rocnarf S.A. es una empresa la cual se inició en el año 1.976,
cuyo principal objetivo fue y siempre ha sido incursionar y desarrollarse para poder
afianzarse en el mercado farmacéutico ecuatoriano, a través de la producción y
distribución.
Su origen fue impulsado por la inspiración visionaria de quien en vida fue el Abogado
Francisco Cordero Cordovez, emprendedor y empresario ecuatoriano; quien creyendo
en su país, dispuso su experiencia y patrimonio realizando un giro en sus negocios
personales de industrias de empaques PLASTICOS FRANCOR C.LTDA., a una
empresa que procese, elabore y comercialice productos farmacéuticos orientados al
cuidado de la salud, por medio de la fabricación de medicamentos.
En sus inicios el Abogado Francisco Cordero Cordovez Gerente General tenía una
pequeña distribuidora de medicamentos colombianos, luego salieron normativas de
fomento industrial, concretamente políticas de sustitución durante el Gobierno del
General Rodríguez Lara, la cual impulsaba la fabricación nacional.
Laboratorios farmacéuticos Rocnarf S.A. tiene a la disposición de la población
ecuatoriana una amplia gama de fármacos los cuales son usados como medidas
terapéuticas para las diversas condiciones clínicas que afectan tanto al grupo pediátrico
así como adultos. Adicional se mantiene siempre renovando y actualizando el arsenal
terapéutico que ponen a disposición de la comunidad médica.
Es una empresa que participa en el crecimiento y posicionamiento en el mercado,
a través de la buena calidad de sus productos y el potencial inmenso en el recurso
humano que posee y la conservación del medio ambiente, razón por la que trabaja
10
en base a normativas internacionales como Buenas Prácticas de Manufactura de la
Organización Mundial de la Salud Informe 32, ISO 9001:2008 normas orientadas a la
revisión de sus operaciones e instalaciones, y el cumplimiento de los informes emitidos
en las Auditorias.
2.1.1.2 RESEÑA HISTÓRICA DE BASC (BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE
COMERCE)
Es una Alianza Empresarial con programas de cooperación, entre un amplio grupo que
se encuentra conformado por gobiernos, organismos internaciones, aduanas y el sector
empresarial, debido al alto índice de actos ilícitos.
BASC (Business Alliance for Secure Commerce) nace en 1996 en San Diego,
California cuando la empresa MATTEL Inc, presenta la propuesta de elaborar procesos
y procedimientos que favorecerá a las empresas importadoras para que sean empleadas
y evitar todo tipo de actividades ilícitas.
La Alianza Empresarial para un Comercio Seguro es una entidad sin ganancias que
tiene la colaboración de adunas y cámaras internacionales de comercio.
Hoy en día el enfoque de las organizaciones a nivel mundial es integrar a su
administración un diseño de Sistema de Gestión de Seguridad con principios y
lineamientos BASC (Business Alliance for Secure Commerce), en función del sistema
de Gestión estadounidense CTPAT.
BASC (Business Alliance for Secure Commerce) Ecuador se fundó en el año de 1999
por la necesidad que existía en el plano de seguridad por todo el accionar ilícito de la
época, esta iniciativa contó con la colaboración de diversas entidades como las
mencionadas a continuación: la empresa privada, entes gubernamentales y asociaciones.
Entro en ejecución en el año 2000 con el Capitulo Pichincha y en la actualidad el
apogeo ha tenido gran impacto que suman más de 550 empresas afiliadas en todo el
país, y extendiéndose dentro del territorio ecuatoriano con cuatro capítulos: Pichincha,
Guayaquil, Umiña y Azuay.
BASC (Business Alliance for Secure Commerce) Capítulo Guayaquil, arrancó sus
funciones en el año 2002, teniendo como representante en la presidencia al Sr. Javier
Moreira.
11
BASC (Business Alliance for Secure Commerce) en el sector farmacéutico
La posición que ocupa el sector farmacéutico dentro de las empresas certificadas en el
Ecuador y se evidenció que se posee desconocimiento en esta línea empresarial por este
tipo de diseños.
Se puede determinar que este suceso va de la mano con el nivel de exportación de
productos farmacéuticos en el país actualmente, el 75% de los fármacos destinados al
sector público son traídos desde el extranjero y el porcentaje restante es producido por
mano de obra ecuatoriana. En contraste a esto el sector privado cuenta con un 88% de
productos farmacéuticos importados.
Pero, el sector espera dar un giro y apunta también a la exportación. En un congreso
internacional de la industria farmacéutica el cual se llevó a cabo en la ciudad de
Guayaquil, en el mes de septiembre, se establecieron lazos con países vecinos como a
quienes se esperan exportar los productos farmacéuticos producidos en el país. Y es a
este convenio que se plantea diseñar un SGCS basado en BASC.
Participantes de BASC (Business Alliance for Secure Commerce)
Al momento de poseer dicha certificación existen actividades que participan de manera
activa en la cadena logística como:
Exportadores.
Transportadores.
Operadores de carga.
Operadores Logísticos.
Importadores.
Puertos Marítimos.
Operador Marítimo.
Líneas Navieras.
Sistema de Gestión estadounidense CTPAT (Aduanas y Socios de Negocios contra el
Terrorismo), al igual que BASC tiene alianzas tanto del sector privado como público
con la finalidad de fortalecer e incrementar la seguridad y todo lo que involucra a la
cadena logística internacional donde se encuentra involucrados proveedores y
fabricante.
12
2.1.2 ANTECEDENTES REFERENCIALES
La propuesta consta de dos fases para su desarrollo. La primera está compuesta del
análisis y evaluación del cumplimiento de la Normativa BASC V4-2012 en la industria
farmacéutica Rocnarf S.A. La segunda está basada en la información obtenida mediante
los instrumentos de investigación utilizando herramientas de calidad con el fin de
diseñar un modelo de Gestión de Control y Seguridad basado en modelo BASC
(Business Alliance for Secure Commerce).
Lo vital de realizar una auto evaluación es que sin un panorama general y especifico de
cada cláusula de la Normativa BASC (Business Alliance for Secure Commerce) V4-
2012 y del Estándar de Exportador en la empresa en toda su cadena logística no se
pueda presentar una propuesta de solución que evite o prevenga los posibles problemas
que pueden incidir de manera negativa hacia los procesos de la compañía.
A continuación se mencionan algunas referencias de los trabajos investigativos de
diversos profesionales del área:
En un entorno altamente competitivo ¿Es negocio certificar BASC?
El Representante de Naportec S.A nos indica que para las empresas que ingresan al
negocio de la cadena logística es un premio e irrestricto de supervivencia y continuidad.
Este articulo proporciona información para el proyecto investigativo ya que nos da a
conocer como el sector empresarial tiene los conceptos de seguridad y las competencias
diarias que se manejan entre las empresas licitas y lucrativas y los negocios ilícitos y
contaminantes.
Los siguientes artículos que se exponen formaron gran aporte a la construcción de este
proyecto investigativo.
Seguridad para el comercio seguro
El Director de BASC Capítulo Guayaquil nos da a conocer varias alternativas que se
pueden diseñar e implementar en las empresas para poder alcanzar un comercio seguro
como:
Estudiar al personal que ingresa a laborar, esto se lo puede realizar revisando su
hoja de vida.
Verificar por medio de las fuentes gratuitas del Estado los antecedentes penales
y judiciales, visitar al postulante a su domicilio conocer su entorno familiar y su
vecindario.
Los retos del Comercio Exterior
13
El director de BASC capitulo Guayaquil nos indica que Ecuador atraviesa por grandes
cambios, como la implementación del Estado en el cambio de matriz productiva, las
nuevas oportunidades que tendrán pequeños y medianas industrias y el desarrollo del
comercio exterior.
Javier Moreira Calderón
Presidente de BASC Ecuador
Importancia de los Sistemas de Control y Seguridad en el Comercio Mundial
Abstracto: Si los estados quieren alcanzar la prosperidad y el crecimiento sostenido,
deben garantizar un control efectivo de fronteras, la protección de los ciudadanos y las
empresas, el desarrollo de alianzas estratégicas ante organismos gubernamentales y no
gubernamentales, ante los riesgos implícitos de la globalización como son el
narcotráfico, el terrorismo y bioterrorismo, la falsificación, entre otros.
Ante un contexto de un comercio exterior dinamico con nuevos desafios, requisitos y
riesgos, el empresario moderno debe considerar en su plan estrategico la inclusion de
sistemas de control y seguridad en su organización qe permitan asegurar sus procesos y
limitar sus riesgos para precautelar su patrimonio.
2.1.3 FUNDAMENTACIÓN
El presente trabajo investigativo recopilo información de diferentes áreas del
conocimiento para la propuesta de cuán importante es la realización de un Diseño de
Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) basado en un modelo (BASC)
Business Alliance for Secure Comerce para una empresa farmacéutica.
Para empezar se necesita definir de manera adecuada los conceptos básicos que
conforman un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS).
En épocas remotas cuando las sociedades iniciaban su proceso de organización, vieron
la necesidad de identificar un punto inicial que les permita tomar decisiones, así se da
inicio a el proceso de planeación ideando métodos y herramientas para crecer como
organización, desarrollando estrategias e identificando las necesidades del entorno.
Para fortalecer este trabajo investigativo fue necesario comprender lineamientos que
envuelven el contexto del Sistema de Gestión Control y Seguridad (SGCS) y la
metodología (PHVA).
14
Figura 1: Mejora Continua
Elaborado por los autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
Al inicio de esta metodología debemos de realizar la planeación para esto debemos de
conocer la definición:
Serna, Humberto: “Gerencia Estratégica. Planeación y Gestión plantea que la
planeación estratégica es un proceso de evaluación de información interna y externa que
nos ayudará a decidir sobre el direccionamiento en el futuro de la institución”. (pp.55)
Basándonos en este concepto podemos deducir que para obtener un Sistema de Gestión
Control y Seguridad (SGCS) se deben de realizar una evaluación inicial del estado de la
organización y con la recopilación de información levantar la estrategia a seguir para
culminar con la fase de planteamiento de los resultados.
El Sistema de Gestión Control y Seguridad (SGCS) se encuentra respaldado por la
Norma BASC V 4- 2012 y los Estándares de Seguridad BASC, que son un conjunto de
reglas y procedimientos para una empresa que realiza actividades de comercio exterior.
El sistema de gestión de control y seguridad BASC consta de 5 características las
cuales son:
1. Política de Control y seguridad: Es la directriz de una Organización donde se
estipula su manera de actuar ante actividades ilícitas, la misma debe de
encontrarse documentada y formalizada por la alta gerencia.
15
2. Planeación: Implica la identificación de requisitos en material de control y
seguridad en las operaciones, entre los cuales está la gestión de riesgos,
aplicación de un sin número de requisitos así también como previsiones en
donde entran lo que son:
Planes
Objetivos
Planes operacionales.
3. Implementación y operación: Es la continuación para formar un Sistema
robusto.
4. Verificación y acción correctiva: Es la retroalimentación del sistema y consiste
en el monitoreo y medición de desempeño, acciones correctivas, auditorías.
5. Revisión por parte de la gerencia: Este sistema para que su funcionamiento sea
el adecuado se lo debe revisado continuamente, realizando los cambios tanto
internos como externos.
La planificación optimizante se la considera como un apoyo al proceso de mejora
continua y la definición sus correspondientes planes de acción ya que según Chiavenato
(2009) la planificación optimizante es la adaptación e innovación de la organización
ante cualquier escenario que se presente. Dentro de este proceso se toman decisiones
para obtener los mejores resultados posibles para una organización, minimizando los
recursos para conseguir un desempeño deseado o cumplir un objetivo planteado
previamente como también puede derivar en la maximización del desempeño
organizacional para mejorar continuamente las operaciones. (pp. 78).
Una organización cuya gestión es basada en procesos tendrá una mejor adaptabilidad a
los requisitos que exige un sistema de gestión de calidad. Este enfoque ayudará a
permanecer competitivo en el mercado actual y para mantener tal competitividad las
organizaciones deben identificar procesos que no aporten valor agregado y mejorarlos,
además de contribuir de manera importante en la prevención de defectos al reducir los
tiempos de operación de los procesos y eliminando los desperdicios. (Summers, 2010,
pp. 5).
Entre los beneficios de un diseño de Sistema de gestión de Seguridad Control y
Seguridad (SGCS) es la mejora continua dentro de los procesos organizacionales entre
los cuales se puede destacar:
16
La flexibilidad de las organizaciones para realizar cambios internos dentro de sus
procesos y operaciones.
La mejora continua se ha convertido en un elemento crucial para la supervivencia de las
organizaciones ya que posee una filosofía que se concentra en la mejora de los procesos
para permitir que las organizaciones brinden a sus clientes lo que ellos quieren por
primera vez, cada vez. La mejora continua representa un progresivo y continuo
compromiso con la mejora debido a que la búsqueda para la mejora continua no tiene
fin, solo nuevas direcciones por la cual se debe transitar, por lo tanto al hablar de mejora
continua se lo encasilla como un proceso, no como un programa debido a que la
naturaleza de un proceso es cíclica, no concluye nunca. (Summers, 2010, pp. 13)
Es muy importante que la dirección de la compañía/institución esté involucrada
activamente a la mejora de la calidad dentro de la organización ya que los procesos de
mejora continua empiezan desde el involucramiento total de la llamada alta dirección.
La mayor parte de las actividades de mejora continua comienzan con una visión debido
a que la visión de una compañía es la base para todas las estrategias, objetivos y
decisiones subsecuentes. (Summers, 2010, pp. 13)
Una de las claves de una correcta dirección y de un liderazgo con credibilidad es la
difusión de la disciplina a lo largo de la Institución ya que la disciplina es una acción
administrativa dirigida a hacer respetar los estándares y políticas institucionales. El
modelo ideal de disciplina es aquella que es fomentada por el propio empleado, ya que
demostraría una gran madurez personal y profesional que el sujeto se discipline a sí
mismo en vez de que la administración tenga que corregir por su cuenta, a esta acción se
la denomina disciplina preventiva. (Davis y Newstrom, 2003, pp. 287)
Un buen liderazgo sumado de una seguridad preventiva crea un comercio seguro y de
confianza para los clientes y para los entes de seguridad gubernamentales.
Esto es conocido como administración por recorrido, en la cual el director tiene la
iniciativa de establecer contacto sistemático con un gran número de empleados con el
fin de proyectar un ambiente de apoyo y conocer de primera mano los eventos
ocurrentes dentro de la Institución. (Davis y Newstrom, 2003, pp. 76)
El objetivo es terminar o disminuir los problemas de comunicación para facilitar la
interacción de los departamentos y de esta manera llegar a una socialización amena
17
entre la alta dirección con el personal y de esta manera conocer los posibles problemas
que se presentan entro de cada proceso de la cadena logística.
La información es la esencia de la comunicación ya que este elemento conforma el
mensaje, el contenido necesita ser distribuido hacia un grupo/equipo de trabajo para ser
usado en la toma de decisiones finales, Laudon y Laudon (2008) asentaron que:
“La información son los datos que se han moldeado en una forma significativa”. (pp.
14).
Por lo tanto podemos definir a la comunicación como la transferencia de información y
significado de una persona a otra; es la manera de relacionarse con las personas por
medio de ideas, pensamientos y valores (Chiavenato, 2000, pp. 87). Son cinco
características que estructuran la comunicación:
Emisor: Transmitir un mensaje hacia un destinatario.
Codificador: Sirve para codificar el mensaje que posteriormente será transmitido
al canal.
Canal: Establece relación entre la fuente y el destino.
Receptor: Medio que decodifica el mensaje para hacerlo llegar al destino.
Destino: Persona o cosa que recibe el mensaje. (Chiavenato, 2000, pp. 88).
La manera de realizar un cambio de cultura organizacional aplicado a un control de
seguridad es modificando el concepto que posee el personal al respecto.
El entrenamiento asegura la constante renovación de las habilidades de los
colaboradores dentro de la organización contribuyendo a que la misma sea dinámica,
eficiente y flexible a las necesidades del entorno para que el factor humano sea la mayor
parte de las veces capaz de atender los requerimientos de los clientes.
Según (Chiavenato, 2002) “Se realiza un examen de las necesidades de entrenamiento
de cada departamento o área que se deben de satisfacer”. (pp. 308).
2.2 MARCO CONCEPTUAL
Podemos definir al marco conceptual como un conjunto de conceptos basados en el
conocimiento (epistemológicos) según la problemática en cuestión.
18
Es indispensable la aclaración de los conceptos que serán utilizados en este proceso, en
cuanto a los términos que están relacionados con la seguridad, es por ello que a
continuación se hará un breve recuento de estos mismos:
Aduana: Sitio donde se lleva un control legal de toda la mercadería que se
importa y exporta dentro de un territorio.
Auditoría del Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS): Evaluar la
estabilidad de los apartados de la Norma.
Business Alliance for Secure Comerce (BASC): Es un plan que impulsa y
fomenta el tema de seguridad y protección del comercio internacional de forma
voluntaria.
Calidad: Superar las expectativas del cliente.
Capacitación: Fortalecer los conocimientos latentes en el personal de una
organización.
Comunicación: Es una conversación que sirve para dar información.
Cultura organizacional: La forma de ser de una empresa o una Organización.
Documento: Es una información la cual marca directrices necesarias para
estipular registros, informes, etc.
Entrenamiento: Es el desarrollo de todas las aptitudes y habilidades innatas de
cada persona.
Estándares BASC: Son una serie de exigencias específicas aplicables y
complementarios a esta norma y de obligatorio cumplimiento en función al
alcance del SGCS.
Gestión por procesos: Es la interacción de los procesos de manera grupal para
así alcanzar los objetivos planteados.
Herramientas de calidad: Instrumento que nos permite solucionar los
problemas recopilando y analizando datos.
Indicadores: Son datos cuantitativos de las variables involucradas en un
proceso.
Información: Conjunto de datos obtenidos desde una fuente fiel.
Metodología: Es la forma, modo o método de proceder cuando se realiza un
proceso investigativo de cualquier índole.
Punto de detención: Un punto el cual se encuentra registrado en un documento
más allá del cual no se debe seguir una determinada actividad sin la aprobación
de una organización de autoridad.
19
Registro: Documento en el cual contempla la información de reporte de
resultados de evaluaciones o procesos cuyo fin es dar evidencia que garanticé la
realización de las actividades.
Revisión inicial: Diagnóstico realizado por el ente, para establecer la situación
actual de la organización versus a los requisitos establecidos por la norma BASC
(Business Alliance for Secure Comerce).
Seguridad: Es cuidar la totalidad de todos los recursos.
Seguridad Aduanera: Control de diversas actividades con el fin de combatir
todo tipo de situaciones ilícitas y sospechosas dentro de la aduana.
Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS): Una serie de
procedimientos que nos indica cómo llevar la seguridad y sus controles.
Trazabilidad: Documentar los diversos procesos de un producto o servicio a los
que fue sometido para de esta manera poder detectar oportunamente alguna
inconsistencias.
2.3 MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO
Los pilares y lineamientos BASC (Business Alliance for Secure Commerce), consiste en
crear lazos con varias organizaciones a nivel internacional que promueven un comercio
seguro y ágil donde coopera las entidades del gobierno y organismos internacional.
Es una organización que no busca lucrarse, conocida como World BASC Organization
que se rige con las leyes del estado de Delaware, USA. Esta se encarga después de una
auditoría externa en otorgar las certificaciones.
WBO World BASC Organization restablece los Estándares Internacionales de
Seguridad incluyendo todas las exigencias determinadas por los diferentes Organismos
internacionales.
A continuación se muestra un listado de distintas disposiciones y normativas legales que
justifican el diseñar el sistema de control y seguridad para una empresa del sector
farmacéutico:
Norma y Estándares BASC Cap. GYE V4 – 2012
Acogimiento de Requisitos necesarios de Seguridad C-TPAT
Código de protección de buques e instalaciones portuarias de la Organización
marítima Internacional
Legislación Laboral y de Seguridad Social Ecuatoriana
20
Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas
Ley orgánica de aduanas
Constitución Nacional del Ecuador
Constitución de Laboratorios Rocnarf S.A.
2.4 HIPÓTESIS Y VARIABLES
2.4.1 HIPÓTESIS GENERAL
La realización del diseño de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad es
importante porque conducirá al mejoramiento de la cadena logística, control de los
puntos críticos para así generar prestigio en las aduanas y aumentar la satisfacción de
los clientes internacionales y partes interesadas.
2.4.2 HIPÓTESIS PARTICULARES
Identificar virtudes y deficiencias en los temas relacionados a Seguridad y
Control, Gestión por procesos, Logística, Alianzas Estratégicas, entre otros lo
que permitirá percibir una serie de alternativas de solución para la organización
mediante el cual se logrará obtener un alto grado de satisfacción.
Generar una mayor interacción con la cadena logística, viéndose reflejado en un
trabajo conjunto, agrupación de criterios de seguridad, mayor responsabilidad,
aseguramiento y trazabilidad.
Promover la formación de los funcionarios de forma individual y colectiva a
través del estudio e investigación, de tal manera valorar y desarrollar
acertadamente sus aptitudes, destrezas y capacidades en temas de seguridad.
2.4.3 DECLARACIÓN DE VARIABLES
Autoevaluación: Consiste en una prueba que valora las fortalezas y debilidades
para poder corregirlos y de esa manera cumplir con toda la planificación.
Convenio: Es la habilidad de una organización para adoptar capacidades con
otras instituciones en donde se ofrecen aportaciones con la finalidad de que
ambas partes se beneficien.
Diagnóstico: Recopilación y levantamiento de información de la situación
actual de la organización sobre determinados aspectos, los cuales pueden ser
adquiridos por un sin número de métodos.
21
Logística Comercial: Consiste en el transporte, manipulación y distribución del
bien o producto, desde que se recepta la materia prima hasta el destino final
(Cliente).
Mejora de desempeño: Es el desarrollo en el desempeño personal de los
recursos humanos que puede ser medido mediante la productividad para poder
satisfacer las necesidades de la Empresa.
Propuesta de mejora: Conjunto de guías que se deben de realizar para la
mejora de la situación actual de Laboratorios Rocnarf S.A.
Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS): Consiste en una lista de
elementos que están de forma sistemática e independiente.
2.4.4 OPERALIZACIÓN DE VARIABLES
OPERALIZACIÓN DE VARIBLES
Variable Indicador
Autoevaluación Ponderaciones realizadas al funcionamiento
de las funciones claves de Laboratorios
Rocnarf S.A.
Número de entrevistas realizadas al
personal.
Convenios Cantidad de acuerdos realizados con
empresas del sector público o privada.
Diagnóstico Situación actual de la organización
Logística Comercial Número de monitoreo de flota
Mejora de Desempeño Resultados de las pruebas del desempeño
del personal.
Cantidad de programas de capacitación
llevada en un periodo
Propuesta de Mejora Porcentaje de cumplimiento de objetivos
Sistema de Gestión de Control y Seguridad Cumplimiento de Norma BASC
Número de reportes de actividades
subestandar
Tabla 1: Operalizacion de Variables
22
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
CAPITULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
3.1.1 METODOLOGIA A SEGUIR EN LA INVESTIGACIÓN
Los métodos de investigación que se utilizaron en el presente proyecto del “Diseño de
un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC)
Business Alliance for Secure Comerce para la empresa farmacéutica Laboratorios
Rocnarf S.A. fueron los siguientes:
Documental: Se tomó como referencia evidencias científicas obtenidas de
fuentes confiables que estuvieron a nuestro alcance y que estuvieron acorde a las
necesidades del proyecto y objeto de estudio, entre las más relevantes se pueden
citar las siguientes: Historia de la empresa, Constitución , Estructura Orgánica,
revistas y publicaciones de los lanzamientos de productos y líneas de la
Compañía. A partir de un minucioso análisis se tomaron las decisiones más
apropiadas.
Descriptivo: Como su nombre lo señala se pretende describir las características
que identifican los diferentes elementos, componentes y su interrelación en las
actividades de exportación. El objetivo consistió en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes de la empresa farmacéutica
Laboratorios Rocnarf S.A. por medio del detalle de las actividades, personas y
procesos. La investigación que recogió se analizó a fin de extraer
23
generalizaciones significativas que contribuyeron a fortalecer el conocimiento
de los estándares.
Explicativa: Con el levantamiento de información se vio la manera de entender
y examinar las causas y efectos que aquejaban a Laboratorios Rocnarf S.A. y se
explicó el comportamiento de las variables, en el presente estudio, de esta
manera se dio soluciones a los problemas en base de los aspectos claves de la
empresa. Por medio de este tipo de investigación se pudo conocer la
problemática que sufría la empresa en su cadena logística y el desconocimiento
de los empleados de lo complejo de sus procesos.
Método Inductivo: Parte de los hechos particulares y llega a conclusiones
generales, este método está relacionado con la experimentación, es decir se basa
en experiencias vividas, se empleó este método al observar fenómenos
particulares de sus actividades diarias en los procesos de la cadena logística de
esta manera se fue tomando registro de las irregularidades, no conformidades de
la Norma y del estándar de Exportador con todo lo expuesto se pudo llegar a las
conclusiones.
Método Transaccional: Con la autoevaluación de la situacional inicial de la
empresa Laboratorios Rocnarf S.A., se aplicó herramientas de investigación que
permitieron recolectar datos en entrevistas y reuniones para conocer sus
opiniones y criterios de los diferentes grupos de interés. Este tipo de
investigación fue realizada de forma única en el proyecto al momento de una
exportación donde se pudo entrevistar al personal en toda su cadena logística.
Método Cualitativo: Para el presente proyecto se recurrió a este método
investigativo ya que se realizaron entrevistas cuyo contenido reflejo la
percepción del personal involucrado en la cadena de operación logística, en las
mismas se dio a conocer las debilidades de Laboratorios Rocnarf S.A. referente
a temas como Inventarios, seguridad en bodegas, manejo de registros.
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1 CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN
Este trabajo se realizó en la ciudad de Guayaquil en la empresa farmacéutica
Laboratorios Rocnarf S.A., se escogieron aquellas personas o cargos considerados
críticos y otros por el efecto que pueden provocar en el “Diseño de un Sistema de
24
Gestión de Control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC) Business
Alliance for Secure Comerce”, esta información se obtuvo por medio de entrevistas,
lista de verificación y reuniones.
Para continuar se estableció las características de cada una de las personas que
facilitaron la información y cuyo banco de datos, ayudará a tener un diagnóstico real y
actual de la situación de Laboratorios Rocnarf S.A.
El conjunto de personas que brindó información está constituido de la siguiente forma:
Gerencia: Formado por el Gerente General/Accionista.
Esta categoría fue compuesta por individuos o personas cuyo rango de edad
oscila entre los 40 a 65 años, de niveles económicos altos, una formación
académica de tercer nivel y las cualidades necesarias para manejar y sostener
una empresa.
Autoridades: Compuesto por los jefes departamentales y el Coordinador
Técnico.
Esta categoría fue compuesta por individuos o personas cuyo rango de edad
oscila entre los 30 a 50 años, de niveles económicos medios, con una formación
académica variada y cuentan con trayectoria profesional además actitudes,
aptitudes para el manejo de personal y sobretodo apoyar y mejorar el
crecimiento de Laboratorios Rocnarf S.A.
Personal de apoyo Está integrado por los colaboradores de Laboratorios
Rocnarf S.A. como: producción, bodegueros, choferes y asistentes.
En esta clasificación contamos con personas cuyo rango de edad está entre los
20 a 50 años, de niveles económicos bajo-medio, cuenta con una educación
básica y secundaria y además son parte clave de los procesos críticos.
Personal Administrativo: Personal ubicado en las oficinas y áreas
administrativas. Conformado por los departamentos de Compras y Exportación,
RRHH, Coordinación Técnica y Logística con su respectivo asistente.
Esta categoría está compuesta por individuos o personas cuyo rango de edad
oscila entre los 30 a 50 años, de niveles económicos medios, con una formación
académica variada y cuentan con trayectoria profesional además actitudes,
aptitudes para el manejo de personal y sobretodo apoyar y mejorar el
crecimiento de Laboratorios Rocnarf S.A.
25
3.2.2 DELIMITACIÓN DE LA POBLACIÓN
En este caso en particular la población se la definió con el personal humano que cuenta
Laboratorios Rocnarf S.A., en las áreas de exportación y logística.
Es así que la población fue considerada de carácter finita, a continuación la nómina de
individuos está constituida de la siguiente forma:
GRUPO INFORMANTE POBLACION
Gerencia 1
Autoridades 5
Personal de apoyo 29
Personal administrativo 5
Tabla 2. Nómina de Grupo Informante
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
3.2.3 TIPO DE MUESTRA
En el presente trabajo no se tuvo en cuenta ningún tipo de muestra existente, por el
motivo que la población que se consideró en el punto anterior no es muy extensa ya que
cuenta con menos de 100 elementos. Por la cual se trabajó con toda la población.
3.2.4 TAMAÑO DE LA MUESTRA
Dado que nuestra población o grupo informante no es superior a 100, se la consideró
que es pequeña y se procedió a tomar a toda nuestra población, para así alcanzar la
información más primordial y necesaria.
3.2.5 PROCESO DE SELECCIÓN
Se seleccionó a toda nuestra población por no ser muy extensa ya que en el estudio que
se realizó en la cadena logística no intervienen muchos elementos.
Cada individuo seleccionado del grupo informante o población fue encuestada para la
obtención de información necesaria.
26
3.3 MÉTODOS Y TÉCNICAS
3.3.1 MÉTODOS TEÓRICOS
Deductivo: Porque va de más a menos, es decir de la observación de la situación
actual de Laboratorios Rocnarf S.A. hasta los hechos particulares lo cual sería la
o las propuestas de solución para los problemas que aquejan la empresa.
Análisis: El trabajo de titulación planteado se requirió ser muy analítico para
conocer a fondo los aspectos más pequeños del problema en cada parte de la
empresa teniendo en cuenta factores internos y externos, para de esta manera
identificar las causas raíces de tal forma que sean analizadas y así plantear
soluciones que mejoren sus procesos.
Estadístico: El proyecto encaja en esta fase porque se empleó herramientas que
nos permitieron observar, conocer y evaluar la información obtenida por medio
de las entrevistas con la finalidad de entender las actividades diarias y sus
realidades para así presentar un plan de mejoras.
Síntesis: Porque nos facilitó la observación e identificación de las causas y
efectos que afectan o a su vez benefician el funcionamiento de Laboratorios
Rocnarf S.A., además de plantear conclusiones y recomendaciones que ayudan a
sostener la propuesta y a también encaminar a la empresa por un mejor
desempeño y rendimiento.
3.3.2 MÉTODOS EMPÍRICOS
En este trabajo el método empírico empleado fue el de observación, ya que por medio
del levantamiento de información se identificó las causas que suscitan desazón en la
gestión de Laboratorios Rocnarf S.A. y que no permiten a un funcionamiento adecuado,
de igual manera la observación nos ayuda a plantear alternativas que colaboren a la
sostenibilidad del diseño planteado.
3.3.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Para el levantamiento de información se aplicaron los siguientes instrumentos:
Encuestas: Se realizó un cuestionario con las personas de las áreas que pertenecen a la
cadena logística, el mismo estaba construido en base a la Normativa BASC V4-2012 y
el Estándar de Exportador, para poder realizar el “Diseño de un Sistema de Gestión de
27
Control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo (BASC) Business Alliance for Secure
Comerce”, el mismo estaba compuesto en 6 a 10 preguntas.
Los cuestionarios fueron realizados luego de una serie de charlas relacionadas a la
seguridad en las empresas, actos delictivos presentados en el Ecuador a las empresas
dedicadas a la exportación.
Los cuestionarios de encuestas exigían espacios que debían ser llenados como Nombre,
Año de ingreso a la Institución, Salario y Cargo.
Las preguntas realizadas son de formato cerrado de contestación libre, con la finalidad
de conseguir la apertura de los entrevistados.
El objetivo de las encuestas era conocer el sistema de gestión de la compañía en su
cadena logística.
Las encuestas consistían en un cuestionario en base a la norma BASC y su estándar
además de temas relacionados de seguridad y actos delictivos presentados en el país a
empresas exportadoras.
Luego de haber finalizado las encuestas, se procedió a tabular los datos obtenidos
mediante el instrumento de investigación que se aplicó. Para esto se utilizó un software
llamado Microsoft Excel especializado para este tipo de trabajo ya que nos permitió
presentar con gráficos automáticos y el comportamiento al momento de ingresar los
datos.
El resultado que arrojó este utilitario permitirá establecer soluciones de mejora para
alcanzar los objetivos planteados en un inicio.
Esta información permitió conseguir el contenido necesario para realizar un análisis
cuantitativo con la finalidad de proporcionar conclusiones y recomendaciones a la
situación inicial de la industria farmacéutica Rocnarf S.A.
Entrevistas: Se realizó esta herramienta para la alta gerencia de Laboratorios Rocnarf
S.A. para poder conocer sus comentarios y se tomó testimonios de las experiencias
vividas sobre el actual manejo de la cadena logística, los controles internos de la
compañía y los movimientos de exportación.
La entrevista estará compuesta de 5 preguntas que serán direccionadas al alta
gerencia/accionistas.
28
Con esta información se pudo conseguir contenido valioso para poder suministrar
conclusiones y recomendaciones que aporten al Diseño del Sistema de Gestión de
Control y Seguridad.
Lista de verificación: Se elaboró esta lista de verificación para conocer la situación
actual del Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) basado en el modelo
(BASC) Business Alliance for Secure Comerce en Laboratorios Rocnarf S.A.
considerando los requisitos básicos de la normativa BASC V4-2012 y el Estándar de
Exportador definidos en el objetivo.
Los requisitos se detallarán en una lista para poder identificar las acciones propuestas y
poder así entender el porcentaje de cumplimiento del Sistema de Gestión de Control y
Seguridad (SGCS).
3.4 PROPUESTA DE PROCESAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA
INFORMACIÓN.
Microsoft Excel: Esta plataforma creada por Microsoft nos ayudó a elaborar y
evaluar los instrumentos de investigación que fueron usados en este proyecto.
A su vez tabular la información para poder presentarlas con gráficos
automáticos.
El resultado que arrojó este utilitario permitirá establecer soluciones de mejora
para alcanzar los objetivos planteados en un inicio.
29
CAPÍTULO IV
4. ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 GENERALIDADES
Con el objetivo de realizar la presente propuesta se realizó entrevistas y evaluación
inicial con el fin de conocer la situación inicial de Laboratorios Rocnarf S.A. versus a
un SGCS.
4.1.1 ENCUESTAS
Las encuestas se realizaron a cada uno del grupo informante que fue descrito en la
delimitación de la población.
A continuación, se muestran los gráficos y tablas con su debida interpretación a cada
pregunta de la encuesta efectuada para la obtención de información.
4.1.1.1 Resultados de encuestas a la Gerencia y Autoridades
A continuación, se muestran los resultados obtenidos por cada pregunta realizada a este
componente del grupo informante que cuenta con 6 elementos.
Pregunta N°1: ¿Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 1
Categoría Cantidad Porcentaje
Conocen 5 83.3%
No conocen 1 16.7%
Total 6 100%
Tabla 3. Pregunta 1 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
30
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Conocen No conocen0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
83.3
16.7
¿Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC?
Porc
enta
je
Gráfico 1. Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Con lo observado en el gráfico de barras se puede constatar que en un 83,3% conocen
los requisitos legales del SGCS basado en BASC, mientras que un 16,7% no conocen de
dichos requisitos.
Pregunta N°2: ¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
RESULTADO-PREGUNTA N° 2
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 4 66,60%
No 1 16,70%
Blanco 1 16,70%
Total 6 100%
Tabla 4. Pregunta 2 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
31
Si No Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
66.6
16.7 16.7
¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
Porc
enta
je
Gráfico 2. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El 66,6% de las personas entrevistadas conocen de esta normativa y su estándar, el
16,7% no la conoce y el 16,7% restante no emitieron ninguna respuesta.
Pregunta N°3: ¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del
SGCS?
RESULTADO-PREGUNTA N° 3
Categoría Cantidad Porcentaje
Acuerdo 4 66.6%
Desacuerdo 1 16.7%
Blancos 1 16.7%
Total 6 100%
Tabla 5. Pregunta 3 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
32
Acuerdo Desacuerdo Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
66.6
16.7 16.7
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
Po
rce
nta
je
Gráfico 3. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
En esta pregunta, hay un mayor porcentaje que están de acuerdo a los mecanismos de
seguridad y control y, por otro lado tenemos una opinión dividida con la muestra
restante.
Pregunta N°4: ¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su
empresa?
RESULTADO-PREGUNTA N° 4
Categoría Cantidad Porcentaje
Aumentar la seguridad y
controles2 33.3%
Buena Imagen
Corporativa3 50.0%
Mejora de infraestructura 1 16,70%
Tabla 6. Pregunta 4 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
33
Aumentar la seguridad y con-troles
Buena Imagen Corporativa Mejora de infraestructura0
102030405060708090
100
33.3
50
16.7
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
Po
rce
nta
je
Gráfico 4. Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su
empresa
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Como se observa en el gráfico los entrevistados coincidieron en opiniones positivas
sobre el sistema en mención esto quiere decir que se tuvo un 100% quedando dividido
de la siguiente manera: el 33,3% cree que ayudaría aumentando la seguridad y
controles, el 50.0% en una buena Imagen Corporativa y con un 16.7% en la mejora de
infraestructura.
Pregunta N° 5: ¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema?
RESULTADO-PREGUNTA N° 5
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivo 6 100.0%
Negativo 0 0.0%
Blancos 0 0.0%
Total 6 100%
Tabla 7. Pregunta 5 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
34
Positivo Negativo Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100100
0 0
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
Porc
enta
je
Gráfico 5. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que los entrevistados tienen una opinión homogénea con respecto a la
aceptación de integrar este sistema en la empresa.
Pregunta N°6: ¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
asociados de negocios sobre el SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 6
Categoría Cantidad Porcentaje
Positiva 5 83.3%
Negativa 0 0.0%
Blancos 1 16.7%
Total 6 100%
Tabla 8. Pregunta 6 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
35
Positiva Negativa Blancos0
102030405060708090
10083.3
0
16.7
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus asociados de negocios sobre
el SGCS basado en BASC?P
orc
en
taje
Gráfico 6. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
asociados de negocios sobre el SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que el 83,3% de los entrevistados afirma que el SGCS
basado en BASC está bien catalogado dentro de sus asociados de negocios. Y el 16,7%
no manifestó algún comentario.
Pregunta N°7: ¿Cuenta con los recursos necesarios para integrar este tipo de sistema a
su empresa?
RESULTADO-PREGUNTA N° 7
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 3 50.0%
No 3 50.0%
Blancos 0 0.0%
Total 6 100%
Tabla 9. Pregunta 7 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
36
Si No Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
50 50
0
¿Cuenta con los recursos necesarios para in-tegrar este tipo de sistema a su empresa?
Po
rce
nta
je
Gráfico 7. Cuenta con los recursos necesarios para integrar este tipo de sistema a
su empresa
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
De acuerdo a lo apreciado en el gráfico, podemos indicar que hay un criterio dividido
debido a que la mitad que corresponde al 50% dice que la empresa cuenta con los
recursos necesarios y el otro 50% cree que no hay recursos para integrar este sistema.
Pregunta N°8: ¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema?
RESULTADO-PREGUNTA N° 8
Categoría Cantidad Porcentaje
Confianza en sus clientes 3 50.0%
Asegurar la cadena
logística3 50.0%
Total 6 100%
Tabla 10. Pregunta 8 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
37
Confianza en sus clientes Asegurar la cadena logística0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
50 50
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema?
Porc
enta
je
Gráfico 8. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que la información obtenida de los entrevistados son positivas
teniendo una opinión dividida con un 50% en mejorar y mantener la confianza en sus
clientes y el restante 50% en asegurar toda la cadena logística para de esta manera no
tener ninguna contaminación dentro de ella.
Pregunta N°9: ¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 9
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivos 6 100.0%
Negativos 0 0.0%
Blancos 0 0.0%
Total 6 100%
Tabla 11. Pregunta 9 de Encuesta a la Gerencia y Autoridades
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
38
Positivos Negativos Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100100
0 0
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
Po
rce
nta
je
Gráfico 9. Qué resultado espera del SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Con lo apreciado en el gráfico de tablas se puede concluir que los entrevistados están
totalmente de acuerdo en los buenos resultados de este SGCS basado en BASC.
4.1.1.2 Resultados de encuestas al Personal de apoyo
A continuación, se muestran los resultados obtenidos por cada pregunta realizada a este
componente del grupo informante que cuenta con 29 elementos.
Pregunta N°1: ¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
RESULTADO-PREGUNTA N° 1
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 16 55.2%
No 5 17,20%
Blanco 8 27,60%
Total 29 100%
Tabla 12. Pregunta 1 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
39
Si No Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
55.2
17.2
27.6
¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
Po
rce
nta
je
Gráfico 10. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El 55,2% de las personas entrevistadas conocen de esta normativa y su estándar, el
17,2% la desconoce y el 27,6% restante no emitieron ninguna respuesta.
Pregunta N°2: ¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del
SGCS?
RESULTADO-PREGUNTA N° 2
Categoría Cantidad Porcentaje
Acuerdo 23 79.3%
Desacuerdo 4 13.8%
Blancos 2 6.9%
Total 29 100%
Tabla 13. Pregunta 2 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
40
Acuerdo Desacuerdo Blancos0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0
79.3
13.86.9
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
Po
rce
nta
je
Gráfico 11. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del
SGCS
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
En esta pregunta, hay un mayor porcentaje que están de acuerdo a los mecanismos de
seguridad y control que representa el 79,3% y, por otro lado tenemos que el 13,8% está
en desacuerdo y el otro 6,9% no dio su opinión.
Pregunta N°3: ¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 3
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivo 28 96.6%
Negativo 0 0.0%
Blancos 1 6.9%
Total 29 100%
Tabla 14. Pregunta 3 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
41
Positivo Negativo Blanco0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0 97
0 3
¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
Po
rce
nta
je
Gráfico 12. Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que con un significativo 96,6% tendría un impacto
positivo y el restante del porcentaje que corresponde al 3,4% no dieron su punto d vista.
Pregunta N°4: ¿Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo
integran a su empresa?
RESULTADO-PREGUNTA N° 4
Categoría Cantidad Porcentaje
Aumentar la seguridad y
controles10 34,50%
Buena Imagen
Corporativa8 27,60%
Mejora de infraestructura 11 37,90%
Total 29 100%
Tabla 15. Pregunta 4 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
42
Aumentar la seguridad y con-troles
Buena Imagen Corporativa Mejora de infraestructura0
102030405060708090
100
34.527.6
37.9
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
Po
rce
nta
je
Gráfico 13. Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo
integran a su empresa
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Como se observa en el gráfico los entrevistados coincidieron en opiniones positivas
sobre el sistema en mención esto quiere decir que se tuvo un 100% quedando dividido
de la siguiente manera: el 34,5% cree que ayudaría aumentando la seguridad y
controles, el 27,6% en una buena Imagen Corporativa y con un 37.9% en la mejora de
infraestructura.
Pregunta N° 5: ¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema?
Tabla 16. Pregunta 5 de Encuesta al Personal de Apoyo
RESULTADO-PREGUNTA N° 5
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivo 25 86.2%
Negativo 1 3.4%
Blancos 3 10.3%
Total 29 100%
Tabla 17. Pregunta 5 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
43
Positivo Negativo Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
10086.2
3.410.3
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
Po
rce
nta
je
Gráfico 14. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que los entrevistados tienen una aceptación parcial que corresponde
al 86,2% de integrar este sistema en las empresas, un 3,4% indicó que no aporta mucho
integrar este sistema y el restante de entrevistados que corresponde al 10,3% no se
pronunció.
Pregunta N°6: ¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
empleados sobre el SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 6
Categoría Cantidad Porcentaje
Positiva 27 93.1%
Negativa 0 0.0%
Blancos 2 6.9%
Total 29 100%
Tabla 18. Pregunta 6 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
44
Positiva Negativa Blancos0
102030405060708090
100 93.1
06.9
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre el SGCS
basado en BASC?Po
rcen
taje
Gráfico 15. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
empleados sobre el SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que el 93,1% de los entrevistados afirma que el SGCS
basado en BASC está bien catalogado dentro de sus empleados.
Pregunta N°7: ¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el
desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 7
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 16 55.2%
No 11 37.9%
Blancos 2 6.9%
Total 29 100%
Tabla 19. Pregunta 7 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
45
Si No Blancos0
102030405060708090
100
55.2
37.9
6.9
¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo de sus
actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
Porc
enta
je
Gráfico 16. La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el
desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
Con lo apreciado en el gráfico el 55,2% señala que los recursos de la empresa si puede
ayudar al SGCS basado en BASC, por el contrario un 37,9% indica que no cuenta con
los recursos ni infraestructura necesaria y el restante que corresponde al 6,9% no se
pronunció.
Pregunta N°8: ¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué
manera aportan?
RESULTADO-PREGUNTA N° 8
Categoría Cantidad Porcentaje
Positiva 27 93.1%
Negativa 0 0.0%
Blancos 2 16.7%
Total 29 100%
Tabla 20. Pregunta 8 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
46
Positivamente Negativamente Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100 93.1
06.9
¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera aportan?
Po
rce
nta
je
Gráfico 17. Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué
manera aportan
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que el 93,1% de los entrevistados mencionan que los
procesos y procedimientos aportan a la empresa.
Pregunta N°9: ¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema?
RESULTADO-PREGUNTA N° 9
Categoría Cantidad Porcentaje
Confianza en sus clientes 15 51.7%
Asegurar la cadena
logística14 48.3%
Total 29 100%
Tabla 21. Pregunta 9 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
47
Confianza en sus clientes Asegurar la cadena logística0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
51.7 48.3
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema?
Porc
enta
je
Gráfico 18. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que la información obtenida de los entrevistados son positivas
teniendo una opinión dividida con un 51,7% en mejorar y mantener la confianza en sus
clientes y el restante 48,3% en asegurar toda la cadena logística para de esta manera no
tener ninguna contaminación dentro de ella.
Pregunta N°10: ¿Qué resultado espera del SGCS?
RESULTADO-PREGUNTA N° 10
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivos 29 100.0%
Negativos 0 0.0%
Blancos 0 0.0%
Total 29 100%
Tabla 22. Pregunta 10 de Encuesta al Personal de Apoyo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
48
Positivos Negativos Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100100
0 0
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
Po
rce
nta
je
Gráfico 19. Qué resultado espera del SGCS
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Con lo apreciado en el gráfico de tablas se puede concluir que los entrevistados están
totalmente de acuerdo en los buenos resultados de este SGCS basado en BASC.
Resultados de encuestas al Personal administrativo
A continuación, se muestran los resultados obtenidos por cada pregunta realizada a este
componente del grupo informante que cuenta con 5 elementos.
Pregunta N°1: ¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
RESULTADO-PREGUNTA N° 1
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 2 55.2%
No 2 17,20%
Blanco 1 27,60%
Total 5 100%
Tabla 23. Pregunta 1 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
49
Si No Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
40 40
20
¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
Po
rce
nta
je
Gráfico 20. Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El 40% de las personas entrevistadas conocen de esta normativa y su estándar, el 40% la
desconoce y el 20% restante no emitieron ninguna respuesta.
Pregunta N°2: ¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del
SGCS?
RESULTADO-PREGUNTA N° 2
Categoría Cantidad Porcentaje
Acuerdo 5 100.0%
Desacuerdo 0 0.0%
Blancos 0 0.0%
Total 5 100%
Tabla 24. Pregunta 2 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
50
Acuerdo Desacuerdo Blancos0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0100.0
0.0 0.0
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
Porc
enta
je
Gráfico 21. Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del
SGCS
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
En esta pregunta, todos los entrevistados coincidieron que están de acuerdo con los
mecanismos planteados por el SGCS lo cual corresponde al 100%.
Pregunta N°3: ¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 3
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivo 4 80.0%
Negativo 0 0.0%
Blancos 1 20.0%
Total 5 100%
Tabla 25. Pregunta 3 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón
51
Positivo Negativo Blanco0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0
80
0
20
¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
Porc
enta
je
Gráfico 22. Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que con un significativo 80% tendría un impacto
positivo y el restante del porcentaje que corresponde al 20% no dieron su punto de vista.
Pregunta N°4: ¿Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo
integran a su empresa?
RESULTADO-PREGUNTA N° 4
Categoría Cantidad Porcentaje
Aumentar la seguridad y
controles3 60%
Buena Imagen
Corporativa1 20%
Mejora de infraestructura 1 20%
Total 5 100%
Tabla 26. Pregunta 4 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
52
Aumentar la seguridad y con-troles
Buena Imagen Corporativa Mejora de infraestructura0
102030405060708090
100
60
20 20
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
Porc
enta
je
Gráfico 23. Cómo podría ayudar usted desde su puesto de trabajo al SGCS si lo
integran a su empresa
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Como se observa en el gráfico los entrevistados coincidieron en opiniones positivas
sobre el sistema en mención esto quiere decir que se tuvo un 100% quedando dividido
de la siguiente manera: el 60% cree que ayudaría aumentando la seguridad y controles,
el 20% en una buena Imagen Corporativa y con un 20% en la mejora de infraestructura.
Pregunta N° 5: ¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema?
RESULTADO-PREGUNTA N° 5
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivo 3 80%
Negativo 1 20%
Blancos 1 20%
Total 5 100%
Tabla 27. Pregunta 5 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
53
Positivo Negativo Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
80
20 20
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
Porc
enta
je
Gráfico 24. Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este
sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que los entrevistados tienen una aceptación parcial que corresponde
al 80% de integrar este sistema en las empresas, un 20% indicó que no aporta mucho
integrar este sistema y el restante de entrevistados que compete al 20% no se manifestó.
Pregunta N°6: ¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
empleados sobre el SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 6
Categoría Cantidad Porcentaje
Positiva 4 80%
Negativa 0 0.0%
Blancos 1 20%
Total 5 100%
Tabla 28. Pregunta 6 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
54
Positiva Negativa Blancos0
102030405060708090
100
80
0
20
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre el SGCS
basado en BASC?Po
rcen
taje
Gráfico 25. Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus
empleados sobre el SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que el 80% de los entrevistados afirma que el SGCS
basado en BASC está bien catalogado dentro de sus empleados.
Pregunta N°7: ¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el
desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
RESULTADO-PREGUNTA N° 7
Categoría Cantidad Porcentaje
Si 3 60%
No 1 20%
Blancos 1 20%
Total 5 100%
Tabla 29. Pregunta 7 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
55
Si No Blancos0
102030405060708090
100
60
20 20
¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo de sus
actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
Porc
enta
je
Gráfico 26. La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el
desarrollo de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Con lo apreciado en el gráfico el 60% señala que los recursos de la empresa si puede
ayudar al SGCS basado en BASC, por el contrario un 20% indica que no cuenta con los
recursos ni infraestructura necesaria y el restante que corresponde al 20% no se
pronunció.
Pregunta N°8: ¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué
manera aportan?
RESULTADO-PREGUNTA N° 8
Categoría Cantidad Porcentaje
Positiva 4 80%
Negativa 0 0.0%
Blancos 1 20%
Total 5 100%
Tabla 30. Pregunta 8 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
56
Positivamente Negativamente Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
80
0
20
¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera aportan?
Porc
enta
je
Gráfico 27. Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué
manera aportan
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
El gráfico de barras nos indica que el 80% de los entrevistados mencionan que los
procesos y procedimientos aportan a la empresa.
Pregunta N°9: ¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema?
RESULTADO-PREGUNTA N° 9
Categoría Cantidad Porcentaje
Confianza en sus clientes 3 60%
Asegurar la cadena
logística2 40%
Total 5 100%
Tabla 31. Pregunta 9 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
57
Confianza en sus clientes Asegurar la cadena logística0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
60
40
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este sistema?
Porc
enta
je
Gráfico 28. Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar
este sistema
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Podemos concluir que la información obtenida de los entrevistados son positivas
teniendo una opinión dividida con un 60% en mejorar y mantener la confianza en sus
clientes y el restante 40% en asegurar toda la cadena logística para de esta manera no
tener ninguna contaminación dentro de ella.
Pregunta N°10: ¿Qué resultado espera del SGCS?
RESULTADO-PREGUNTA N° 10
Categoría Cantidad Porcentaje
Positivos 5 100.0%
Negativos 0 0.0%
Blancos 0 0.0%
Total 5 100%
Tabla 32. Pregunta 10 de Encuesta al Personal Administrativo
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
58
Positivos Negativos Blancos0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100100
0 0
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
Porc
enta
je
Gráfico 29. Qué resultado espera del SGCS
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Con lo apreciado en el gráfico de tablas se puede concluir que los entrevistados están
totalmente de acuerdo en los buenos resultados de este SGCS basado en BASC por lo
que obtuvo un 100%.
4.1.2 LISTA DE VERIFICACIÓN
Para realizar la evaluación inicial a Laboratorios Rocnarf S.A. se utilizó una lista de
verificación considerando los requisitos básicos de la normativa BASC V4-2012 y el
Estándar de Exportador; esta técnica se utilizó para identificar el porcentaje de
cumplimiento de cada requisito y poder ir diseñando cuales son las estrategias a realizar
por parte de la compañía.
El método que se utilizo fue sencillo y comprensible para la Alta Gerencia de la
Compañía.
Por cada apartado se realizó una operación matemática cuyo resultado nos arroje en
porcentaje su resultado.
59
No. NORMA BASC V. 04- 2012
Nor
ma
PESO NC EP CU
4
Todos los requisitos del SGCS deben ser incorporados a los procesos, en función al alcance definido por la organización. La forma y el alcance de su aplicación dependen de la naturaleza del negocio, tamaño, riesgos y las condiciones del entorno en el cual opera.
4.1 100 0
La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS considerando los siguientes aspectos:
a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización.b) Documentar la secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las técnicas de mapa y caracterización de procesos.c) Definir el alcance del SGCS.
NOTA: Asegurar el control sobre los procesos contratados a terceros, no exime a la organización de la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del SGCS, legales y reglamentarios. El tipo y el grado de control a aplicar al proceso contratado externamente, deben estar basados en el resultado de la evaluación de riesgos.
4.1 100 0
4.2
La Alta Dirección debe establecer, documentar, comunicar, publicar yrespaldar su política de control y seguridad. Esta política debe estarorientada a la prevención de actividades ilícitas y ser adecuada alpropósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la organización,incluyendo un compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión. La política deber ser marco de referencia para el cumplimientode los objetivos de seguridad que la organización debe establecer yrevisar que seancumplidos.
4.2 100 0
4.3OBJETIVOS DEL SGCS.
La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de indicadores de gestión.
4.3.2 100 0
GESTION DEL RIESGO
La organización debe tener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestión de riesgos que permita la determinación del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos. Debe realizar una reevaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades en el SGCS.
4.3.3 100 0
REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE
La organización debe tener un procedimiento documentado para identificar, actualizar, aplicar y comunicar los requisitos legales, reglamentarios, estatutarios y cualquier otro requisito al cual esté sometido y le sea aplicable al SGCS BASC.
4.3.4 100 0
La organización debe asegurar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual, especialmente la propiedad de Norma y Estándares BASC y el uso adecuado de el Logo que identifica la marca e imagen corporativa de la WBO.
4.3.4 100 0
PREVISIONES
La organización debe hacer previsiones con el fin de cubrir los objetivos, planes y controles operacionales para que implemente, mantenga y mejore continuamente el Sistema de Gestión en Control y Seguridad.
4.3.5 100 0
DIAGNOSTICO INICIAL SGCS BASC V- 04 DE 2012
NC: 0 % / EP: 50% (Cumple parcialmente) / CU:CUMPLE AL 100%
GENERALIDADES
POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD
PLANEACION
60
4.4
ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La responsabilidad final por el control y la seguridad de la organización, recae en el más alto nivel de la Dirección. La organización debe designar un representante de la Alta Dirección con el nivel de autoridad y responsabilidad para asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore continuamente.
4.4.1 100 0
Debe establecer, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades, autoridad y criticidad del personal que afecta la seguridad de la organización, de la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional.
4.4.1 100 0
ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
La organización debe determinar y demostrar las competencias requeridas del personal y en caso de no disponer de ellas, debe tomar las acciones necesarias.
4.4.2 100 50
El personal debe ser consciente de la responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización y de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC.
4.4.2 100 0
COMUNICACIÓN
La organización debe establecer condiciones para:
a) Mantener una comunicación abierta y efectiva de información sobre control y seguridad en el comercio internacional.b) Lograr la participación y el compromiso de directivos, accionistas, empleados y asociados de negocio.
4.4.3 100 0
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
La documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC debe incluir:
a) El Manual del SGCS que contemple y describa el alcance y cómo la empresa cumple todos los requisitos de la Norma y los Estándares, así como las exclusiones debidamente justificadas.b) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma y Estándares de Seguridad.c) Los documentos que la organización determine sean indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.
4.4.4 100 0
CONTROL DE DOCUMENTOS
La organización debe tener un procedimiento documentado que incluyan listados maestros de documentos que le permitan controlar todos los documentos requeridos para la implementación del SGCS BASC, y garantizar que:
a) Se aprueben los documentos antes de su emisión.b) Puedan ser localizados oportunamente.c) Se revisen periódicamente y se actualicen cuando sea necesario.d) Se encuentren legibles y disponibles garantizando su preservación, custodia y confidencialidad. e) Sean oportunamente identificados y retirados los documentos obsoletos para evitar su uso no previsto; incluyendo aquellos que deban ser retenidos con propósitos de preservación legal o de conocimiento.f) Se controlen los documentos de origen externo.g) Se disponga de un sistema de protección y recuperación de la información sensible de la organización que incluya medios magnéticos y físicos.
4.4.5 100 50
CONTROL OPERACIONAL
La organización debe asegurar, con base en su evaluación de riesgos, responsabilidad y participación en la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional, que los planes, programas y controles de seguridad se encuentran totalmente integrados en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades.
4.4.6 100 0
Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la organización debe hacer lo necesario para garantizar que todas las actividades se realicen de manera segura.
4.4.6 100 0
PREPARACION Y RESPUESTA A EVENTOS CRITICOS
La organización debe tener procedimientos documentados para:
a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.b) Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar el impacto y el efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la organización. c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las medidas de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a eventos críticos.d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación, directa o indirecta, con la falla presentada.
Nota: La descripción de la respuesta a eventos críticos puede hacerse a través de planes de emergencia y contingencia.
4.4.7 100 0
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
61
4.5
SEGUIMIENTO Y MEDICION
La organización debe tener procedimientos documentados para el seguimiento y medición de las características claves que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a las necesidades de la organización, estableciendo indicadores y metas que permitan determinar la eficacia del SGCS BASC.
4.5.1 100 0
AUDITORIA
La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar auditorías internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que esté conforme con:
a) Los requisitos de la Norma y los Estándares de seguridad BASC.b) Los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad establecidos, implementados y mantenidos por la organización.
4.5.2 100 0
La organización debe elaborar y ejecutar un programa de auditorías, las cuales deben realizarse con una frecuencia mínima semestral; su enfoque se debe ajustar a la criticidad de los procesos y con base a los riesgos.
4.5.2 100 0
Las auditorías internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por auditores competentes, independientes a los procesos auditados, formados y reentrenados por instructores aprobados por WBO.
4.5.2 100 0
CONTROL DE REGISTROS
La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos del SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que incluya listado maestro de registros, para la identificación, mantenimiento, disposición de estos registros y para la entrega, control y archivo de la información, teniendo en cuenta los tiempos de conservación previstos en la legislación y definidos por las necesidades de la organización.
4.5.3 100 50
Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado y se deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro, pérdida o alteración.
4.5.3 100 50
4.6
La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC mediante el cumplimiento de la política y objetivos de control y seguridad.
4.6.1 100 0
La organización debe establecer, documentar y mantener objetivos relacionados con la mejora continua. 4.6.1 100 0
La organización debe tener procedimientos documentados para la implementación de acciones correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado cuando se evidencien no conformidades reales o potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
a) Revisar las desviaciones del SGCSb) Identificar la causa de las situaciones no conformes c) Identificar y aplicar las medidas pertinentesd) Registrar las acciones preventivas o correctivas e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas
4.6.2 100 0
La Alta Dirección debe realizar a intervalos planificados, mínimo dos veces al año, revisiones del SGCS BASC y debe considerar el análisis de los siguientes aspectos:
a) Desempeño global del sistemab) Desempeño individual de los procesos del SGCSc) Resultados de las auditoríasd) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y de mejorae) Cambios que puedan afectar el SGCSf) Resultados de la gestión de riesgosg) Revisiones anteriores
4.6.3 100 0
La revisión debe estar documentada contemplando las instrucciones y lineamientos gerenciales para asegurar la efectividad del SGCS y la coherencia con las proyecciones estratégicas.
4.6.3 100 0
Como resultado de la revisión por la Alta Dirección se debe evidenciar la toma de decisiones y asignación de recursos para el cumplimiento de la Política de Control y Seguridad.
4.6.3 100 0
0,16%% CUMPLIMIENTOS
3000PUNTO TOTALES
MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS
VERIFICACIÓN
Figura 2. Diagnóstico Inicial del SGCS en Laboratorios Rocnarf
Fuente: Norma BASC V-04-2012
62
No. NORMA BASC V. 04- 2012
Nor
ma
PESO NC EP CU
1
1.1
Debe disponer de la información que permita tener evidencia objetiva que haya verificado la validez y vigencia del certificado de aquellos asociados de negocio certificados BASC.
1.1.1 100 0
Debe establecer por escrito, el cumplimiento de procedimientos de seguridad para aquellos asociados de negocio que no cuenten con la certificación BASC. Estos acuerdos deben describir el cumplimiento de los criterios de seguridad que hayan sido establecidos como resultado de la evaluación de riesgos.
1.1.2 100 0
Debe verificar que los procedimientos de seguridad que ha implementado el asociado de negocio no certificado BASC, estén siendo cumplidos.
1.1.3 100 0
1.2
1.3
1.4Debe verificar que el transportista contratado, así como otras terceraspartes involucradas cumplan con el acuerdo de seguridad establecido.En caso que ellos subcontraten los servicios, debe asegurarse quecumplan con los mismos criterios de seguridad tal como se indica en losrequisitos para asociados de negocio.
1.4.1 100 0
Como responsable de cargar los contenedores y furgones, debe trabajar con el transportista para verificar que se aplican procedimientos ycontroles de seguridad eficaces durante el proceso de carga ytransporte.
1.4.2 100 0
1.5
1.6
Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de asociadosde negocio, criterios de prevención contra el lavado de activos yfinanciamiento del terrorismo:
a) Antecedentes legales, penales, financieros.b) Monitoreo de sus operaciones (otros clientes, cumplimiento decontratos, antigüedad en el mercado)c) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifiqueoperaciones sospechosas.
100 0
Para la identificación de operaciones sospechosas, debería contemplarcomo mínimo los siguientes factores:
a) Origen y destino de la operación de comercio internacionalb) Frecuencia de las operacionesc) Valor y tipo de mercancíasd) Modalidad de la operación de transportee) Forma de pago de la transacción f) Inconsistencias en la información proporcionadag) Requerimientos que no son normales o que salen de lo establecido
Nota: Para el reporte de la operación sospechosa no se requiere tenercerteza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipopenal, o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.Este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cadapaís.
100 0
DIAGNOSTICO INICIAL ESTANDAR DE EXPORTADOR V- 04 DE 2012
PARTICIPACIÓN PROGRAMAS DE SEGURIDAD
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD DURANTE EL TRANSPORTE
Debe tener conocimiento si un asociado de negocio participa o participará en un programa de seguridad reconocido internacionalmente.
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
PUNTO DE ORIGEN
0
100
100
Debe asegurar que los asociados de negocio desarrollen procesos y procedimientos de seguridad compatibles con el SGCS BASC, a fin de mantener la integridad de la carga desde el punto de origen.
0
Luego de haber efectuado una evaluación de riesgos, debería verificar en sus asociados de negocio solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad.
0100
OTROS CRITERIOS INTERNOS PARA LA SELECCIÓN
PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
NC: 0 % / EP: 50% (Cumple parcialmente) / CU:CUMPLE AL 100%
1001Debe existir procedimientos documentados y verificables para la selección de sus asociados de negocio (clientes/proveedores) y terceras partes vinculadas en la cadena de suministro.
0
REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
63
2
2.1
Debe tener procedimientos documentados y verificables paramantener la integridad de los contenedores, furgones, camiones,remolques y la carga, sellarlos correctamente y protegerlos contrala introducción de materiales y personas no autorizados.
2.1.1 100 0
Conforme su evaluación de riesgos, debe aplicar procedimientospara una verificación sorpresiva de los contenedores, furgones ocamiones, a fin de evitar personas escondidas, contrabando u otrasactividades ilícitas.
2.1.2 100 0
2.2
Debe establecer un procedimiento documentado y verificable paracomprobar la integridad física de la estructura del contenedor antesdel llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos decerradura de las puertas
2.2.1 100 0
Debe cumplir un procedimiento de inspección para todos loscontenedores que vayan a ser cargados, para esto se recomienda la inspección de siete (7) puntos:
a) Pared delantera b) Lado izquierdo c) Lado derecho d) Piso e) Techo interior/exterior f) Puertas interiores/exteriores g) Exterior/sección inferior
2.2.2 100 0
2.3
2.4
2.5
Debe instalar un sello de alta seguridad en todos los contenedores y furgones cargados con destino a la exportación. El sello debe cumplir o exceder la norma ISO 17712.
2.5.1 100 0
Debe establecer procedimientos documentados y verificables que especifiquen cómo se controlan, almacenan y se colocan los sellos de seguridad.
2.5.2 100 0
Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a la autoridadcompetente, cuando los sellos, el contenedor o el camión han sidocomprometidos.
2.5.3 100 0
Debe designar a los empleados que tendrán a cargo el control,almacenamiento y colocación de los sellos. 2.5.4 100 0
2.6
Contenedores, camiones, plataformas, debe mantenerlos en un área segura y controlada. 2.6.1 100 0
Debe establecer procedimientos documentados y verificables paracontrolar las áreas en las que se los almacena. 2.6.2 100 0
SELLOS DEL CONTENEDOR Y FURGON
REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA
Debe establecer un procedimiento documentado y verificable para comprobar la integridad física de la estructura del remolque antes subir el contenedor. Se recomienda la inspección de diez (10) puntos (7+3) para todos los remolques:
a) Área de la quinta rueda, inspeccionar el compartimiento natural y placa del patín b) Pata mecánica c) Parte inferior
100
INTEGRIDAD DEL CONTENEDOR
INSPECCION DEL CONTENEDOR Y FURGON
INSPECCIÓN DEL REMOLQUE Y PLATAFORMA
0
INSPECCION DEL CAMION O TRACTOR
0
Debe cumplir un procedimiento de inspección física del camión. Se recomienda la inspección de diecisiete (17) puntos (7+3+7), antes que el camión abandone el punto de llenado con el contenedor cargado:
a) Parachoques b) Área del motor c) Llantas d) Tanque de combustible e) Cabina f) Litera g) Tanque de aire
100
ALMACENAJE DEL CONTENEDOR, CAMIÓN, FURGÓN Y PLATAFORMA
64
3
3.1
Debe existir un sistema de identificación de empleados con el objetivo de controlar el acceso. 3.1.1 100 0
Deben tener acceso solamente a aquellas áreas dondedesempeñan sus funciones. 3.1.2 100 0
Debe establecer, procedimientos documentados y verificables para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso como tarjetas de identificación, llaves, tarjetas de proximidad, etc.
3.1.3 100 0
3.2
El visitante debe presentar una identificación vigente y con fotografíaal momento de ingresar a la instalación. 3.2.1 100 0
Debe contar con procedimientos para controlar al visitante mientrasse encuentre al interior de las instalaciones. 3.2.2 100 0
Debe exhibir en un lugar visible su identificación temporal. 3.2.3 100 0
Debe existir procedimientos para controlar la entrega, devolución ycambio de carnés de identificación de los visitantes. 3.2.4 100 0
3.3
Todos los vendedores, proveedores y contratistas deben presentaruna identificación vigente con fotografía, con fines de registrar suingreso
3.3.1 100 0
Debería ser examinado todo correo y paquete recibido, antes de serdistribuido. 3.3.2 100 0
3.4
Debe contar con un procedimiento documentado y verificable para inspeccionar los vehículos y personas que entren y salgan de su instalación.
3.4.1 100 0
Debe mantener los registros de ingreso y salida de personas yvehículos. 3.4.2 100 0
Debe establecer procedimientos documentados y verificables paradefinir cuándo un contenedor y/o la unidad de transporte no sonaptos para ser cargados o para permitir el ingreso y salida de lainstalación.
3.4.3 100 0
100
EMPLEADOS
VISITANTES
REQUISITOS DE CONTROLES DE ACCESO FISICO
El control de acceso impide la entrada no autorizada a las instalaciones, mantiene control de los empleados y visitantes y protege los bienes. Los puntos de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores.
0
IDENTIFICACIÓN DE PERSONAL DE ENTREGAS Y CORREOS
INSPECCIONES
65
3.5
4
4.1
Debe existir un procedimiento documentado y verificable paraevaluar a los candidatos con posibilidades de empleo, que incluyacomo mínimo comprobación de antecedentes penales y laborales.
4.1.1 100 0
Debe mantener una lista actualizada de empleados propios,subcontratados y temporales, que incluya datos personales demayor relevancia de acuerdo a lo que permita la ley.
4.1.2 100 0
4.2
Debe actualizar los datos básicos de los empleados como mínimouna vez al año y verificarlos periódicamente conforme a la criticidaddel cargo.
4.2.1 100 0
Debe mantener registros actualizados de afiliación a institucionesde seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
4.2.2 100 0
Debería conforme las regulaciones locales, realizar pruebas alpersonal de áreas críticas para detectar consumo de alcohol,drogas y otras adicciones, antes de la contratación, cuando hayasospecha justificable y aleatoriamente.
4.2.3 100 0
Debe contar con un programa de concienciación sobre adicciones al alcohol, drogas, y otras adicciones, que incluya avisos visibles ymaterial de lectura.
4.2.4 100 0
Debe realizar una visita al domicilio del personal que ocupa uocupará posiciones críticas o que afecta a la seguridad yactualizarla mínimo cada dos años.
4.2.5 100 0
Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal eincluir un registro de huellas dactilares y firma. 4.2.6 100 0
Debe controlar el suministro y uso de uniformes de trabajo. 4.2.7 100 0
4.3
Debe establecer procedimientos documentados y verificables pararetirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a lasinstalaciones y sistemas a los empleados que han sidodesvinculados.
4.3.1 100 0
Debe controlar la devolución de uniformes de trabajo 4.3.2 100 0
5
5.1
Debe establecer procedimientos para garantizar que toda lainformación y documentación utilizada en la producción, empaque,embalaje, almacenaje y transporte de la carga sea legible,completa, exacta y protegida contra las modificaciones, pérdidas ointroducción de información errónea.
100 0
Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen losdiferentes procesos de la organización. 100 0
100
100
REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL
Debe establecer un procedimiento para identificar y dirigirse a personas no autorizadas o no identificadas. 0
IDENTIFICACIÓN Y RETIRO DE PERSONAS NO AUTORIZADAS
VERIFICACÓN PRELIMINAR AL EMPLEO
MANTENIMIENTO DEL PERSONAL
0
PROCEDIMIENTO DE TERMINACIÓN DE EMPLEO
REQUISITOS DE SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
PROCEDIMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
Debe contar con procedimientos documentados y verificables que establezcan las medidas de seguridad para controlar la integridad de los procesos relacionados a la producción, empaque, embalaje, almacenaje y transporte de la carga, en toda la cadena de suministro.
66
5.2
5.3
Debe describir con exactitud, indicando cantidad, peso, etiquetas,marcas, frente a los documentos de la carga. 5.3.1 100 0
Debe identificar a los conductores o choferes antes de que recibano entreguen la carga. 5.3.2 100 0
Debe establecer un procedimiento para la trazabilidad oportuna dela carga. 5.3.3 100 0
Debe existir un registro fotográfico o fílmico antes, durante ydespués del proceso de cargue y descargue. 5.3.4 100 0
5.4
Debe existir un procedimiento documentado y verificable parainvestigar y solucionar todos los casos de faltantes o sobrantes decarga.
5.4.1 100 0
Debe notificar oportunamente a las autoridades competentes si sedetectan anomalías o actividades ilegales o sospechosasrelacionadas a faltantes o sobrantes de carga.
5.4.2 100 0
5.5
Debería establecer diferencias del material de empaque deexportación y del producto nacional. 5.5.1 100 0
Debe controlar y revisar el material de empaque y embalaje antesde su uso. 5.5.2 100 0
Debe contar con procedimientos documentados y verificables parael manejo y control de materias primas y material de empaque
5.5.3 100 0
Debe, conforme a las regulaciones legales, controlar las sustanciasprecursoras utilizadas en los diferentes procesos. 5.6.4 100 0
6
6.1
Debería implementar una cerca perimétrica en las áreas de manejoy almacenamiento de carga. 6.1.1 100 0
Debe utilizar cercas o barreras interiores para segregar la cargadoméstica, internacional, de alto valor y peligrosa. 6.1.2 100 0
Debe inspeccionar periódicamente todas las cercas y barreras paraverificar su integridad e identificar y reparar daños. 6.1.3 100 0
6.2
Deben estar controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehículos y de personal. 6.2.1 100 0
Debe, cumpliendo estándares de seguridad industrial, mantener al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas en áreas críticas.
6.2.2 100 0
100
100
Debe contar con procedimientos para asegurar que la información recibida de los asociados de negocio en cuanto a la integridad de la carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.
0
RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CARGA
DISCREPANCIAS EN LA CARGA
0Las instalaciones en donde se produce, empaca, embala y almacena carga deben tener barreras físicas y elementos de disuasión para resguardarlas contra el acceso no autorizado.
PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURAR MANIFIESTOS OPORTUNOS Y EXACTOS
CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE EMPAQUE
SEGURIDAD FISICA
SEGURIDAD DEL PERIMETRO
PUERTAS Y CASETAS
67
6.3
6.4
Las instalaciones deben construirse con materiales que resistan la entrada forzada o ilegal.
6.4.1 100 0
Debe realizar inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las mismas.
6.4.2 100 0
6.5
Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores de áreas críticas deben estar controladas y contar con mecanismos de cierre.
6.5.1 100 0
Debe mantener un control sobre las cerraduras, llaves y claves de acceso.
6.5.2 100 0
Los edificios de oficinas deben tener horarios de acceso limitados.6.5.3 100 0
6.6
6.7
Debe considerar el uso de elementos de seguridad electrónica en su evaluación de riesgos.
6.7.1 100 0
Debería utilizar sistemas de alarmas y cámaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado a las áreas críticas.
6.7.2 100 0
6.8
Debe tener un jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas. 6.8.1 100 0
Debe disponer de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la instalación. 6.8.2 100 0
Deben estar controladas y separadas las áreas de lockers de las áreas de almacenamiento y operación de carga. 6.8.3 100 0
Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado de preferencia certificado BASC. 6.8.4 100 0
Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación oportuna con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras.
6.8.5 100 0
Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día. 6.8.6 100 0
Debe establecer procedimientos documentados y verificables y dispositivos de alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las medidas de protección.
6.8.7 100 0
7
7.1
Debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña, para los sitemas automatizados. 7.1.1 100 0
Debe establecer politicas, procedimientos y normas de tecnología de información utilizadas en la organización, las cuales deben darse a conocer mediante capacitación.
7.1.2 100 0
7.2
El control de la documentación y la información en los equipos de cómputo, debe incluir protección contra el acceso no autorizado. 7.2.1 100 0
Deben establecer un sistema para identificar el abuso de los sistemas informaticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulación indebida o la alteración de los datos del negocio.
7.2.2 100 0
Deben estar sujeto a apropiadas medidas disciplinarias, los infractores del sistema de seguridad de tecnologias de la información. 7.2.3 100 0
Debe de considerar en su evaluación de riesgos, contar con una copia de respaldo fuera de sus instalaciones. Deberian disponer de copias de respaldo de la información sensible de la organización.
7.2.4 100 0
100 0
ESTRUCTURA DE EDIFICIOS
CONTROL DE CERRADURAS Y LLAVES
ILUMINACIÓN
ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS
Debe existir una adecuada iluminación dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas:
a) Entradas y salidasb) Áreas de manejo y almacenaje de cargac) Barreras perimetrales d) Áreas de estacionamiento
SISTEMAS DE ALARMAS Y VIDEOCAMARAS DE VIGILANCIA
OTROS CRIETERIOS DE SEGURIDAD
SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
100
PROTECCIÓN CON CONTRASEÑA
RESPONSABILIDAD
0
Deben estar alejados de las áreas de manejo, almacenaje de carga y de las adyacentes a éstas, los estacionamientos de los vehículos privados (empleados, visitantes, proveedores y contratistas).
68
7.3
Software anti-virus y antí- espia entre otros deben de ser instalados y mantenidos en los sistemas de computación susceptible a la infiltración. 7.3.1 100 0
Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual. 7.3.2 100 0
8
8.1
Debe contar con un programa de capacitación anual a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenazas y vulnerabilidades en la cadena de suministro.
8.1.1 100 0
Debe hacer conocer a los empleados los procedimientos para reportar una actividad sub-estándar. 8.1.2 100 0
Debe capacitar a los empleados que laboran en las áreas de envío y recibo de carga, así como a aquellos que reciben y abren la correspondencia.
8.1.3 100 0
Debe disponer de empleados que tengan las competencias necesarias para implementar, mantener y auditar el SGCS BASC. 8.1.4 100 0
Debe ofrecer capacitación sobre políticas, procedimientos y normas para el manejo y seguridad de la información. 8.1.5 100 0
Deberian ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados. 8.1.6 100 0
% CUMPLIMIENTOS 0,00%
PUNTO TOTALES 9800
ENTRENAMIENTO DE SEGURIDADY CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS
CAPACITACIÓN
PROTECCIÓN A LOS SISTEMAS Y DATOS
Figura 3. Diagnóstico Inicial del SGCS en Laboratorios Rocnarf S.A.
Fuente: Norma BASC V-04-2012 /Estándar de Exportador
69
4.1.2.1 Resultados de la Evaluación General de la Norma BASC V 04-2012 y el
Estándar de Exportador
Después de Tabular la información ésta se presentó en un gráfico de barras para así los
que integran la organización observaran en el estado que se encuentran versus al SGCS.
Gráfico 30. Porcentaje de Cumplimiento
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Se observa preliminarmente como la empresa de estudio está incumpliendo los
requisitos de la Norma BASC V4-2012y el Estándar de exportador en un 99.99%.
Para hacer un análisis a fondo se utilizó diagrama de pasteles por cada requisito para
establecer en cuáles numerales la organización estaba débil. De esta manera se puede
obtener un análisis cuantitativo de la situación actual de la empresa y posteriormente
tomar acciones para el diseño y documentación del SGCS.
4.1.2.2 Resultados de la Evaluación de la Norma BASC V4-2012 por apartado.
No. NORMA BASC V-04-2012/ ESTÁNDAR DE ESPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
4 GENERALIDADES 100,00% 0,00% 0,00%
4.2 POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD 100,00% 0,00% 0,00%
4.3 PLANEACION 100,00% 0,00% 0,00%
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 99,84% 0,16% 0,00%
4.5 VERIFICACIÓN 99,84% 0,16% 0,00%
4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 33. Evaluación de la Norma BASC v-04-2012
70
Fuente: Norma BASC V-04-2012
Gráfico 31. Porcentaje de Incumplimiento
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Como podemos apreciar el Sistema de gestión posee procedimientos direccionados al
Sistema de Gestión de Calidad.
Respecto a las funciones y el personal que afecta la seguridad se observó que están
identificados sólo para los jefes. No existen políticas y objetivos orientados hacia la
seguridad. La Gerencia no tiene designado el representante para asegurar el
cumplimiento del SGCS BASC. No cuenta con un equipo propio de auditores internos.
No poseen una evaluación de riesgos enfocada a riegos sociales.
71
4.1.2.3 Resultados de la Evaluación del Estándar de Exportador por capitulo
4.1.2.3.1 CAPITULO 1:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
1 REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO 100,00% 0,00% 0,00%1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD 100,00% 0,00% 0,00%1.2 PUNTO DE ORIGEN 100,00% 0,00% 0,00%1.3 PARTICIPACIÓN PROGRAMAS DE SEGURIDAD 100,00% 0,00% 0,00%1.4 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD DURANTE EL
TRANSPORTE 100,00% 0,00% 0,00%
1.5 OTROS CRITERIOS INTERNOS PARA LA SELECCIÓN 100,00% 0,00% 0,00%
1.6 PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 34. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 1
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 32. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 1
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
No se evidencia que la organización cuente con procedimientos documentados para
poder medir y evaluar a sus Asociados de Negocio, ni tampoco indicadores de seguridad
que nos permita obtener más información y así generar una evaluación adicional por
parte de la empresa.
72
La organización debe y necesita desarrollar y además documentar un procedimiento
para el manejo de la seguridad relacionado con los requerimientos del cliente, el cual
asegure el suministro adecuado de personal confiable y competente.
4.1.2.3.2 CAPITULO 2:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
2 REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA 100,00% 0,00% 0,00%
2.1 INTEGRIDAD DEL CONTENEDOR 100,00% 0,00% 0,00%2.2 INSPECCION DEL CONTENEDOR Y FURGON 100,00% 0,00% 0,00%2.3 INSPECCIÓN DEL REMOLQUE Y PLATAFORMA 100,00% 0,00% 0,00%2.4 INSPECCION DEL CAMION O TRACTOR 100,00% 0,00% 0,00%2.5 SELLOS DEL CONTENEDOR Y FURGON 100,00% 0,00% 0,00%2.6 ALMACENAJE DEL CONTENEDOR, CAMIÓN,
FURGÓN Y PLATAFORMA 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 35. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 2
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 33. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 2
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
73
No se evidencia que la organización tenga procedimientos documentados para las
inspecciones físicas a los contenedores.
La organización no posee procedimientos documentados en lo que concierne a la
colocación de sello, rutas por donde van a ir sus furgones y mercancías.
4.1.2.3.3 CAPITULO 3:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
3 REQUISITOS DE CONTROLES DE ACCESO FISICO 100,00% 0,00% 0,00%3.1 EMPLEADOS 100,00% 0,00% 0,00%3.2 VISITANTES 100,00% 0,00% 0,00%3.3 IDENTIFICACIÓN DE PERSONAL DE ENTREGAS Y
CORREOS 100,00% 0,00% 0,00%3.4 INSPECCIONES 100,00% 0,00% 0,00%3.5 IDENTIFICACIÓN Y RETIRO DE PERSONAS NO
AUTORIZADAS 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 36. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 3
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 34. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 3
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Basados en los resultados de la gestión de riesgos, la organización no posee
identificadas las áreas sensibles para controlar o restringir el acceso. No se evidenció
74
que la organización cuente con procedimientos documentados para la entrega y
eliminación de llaves, tarjetas etc.
4.1.2.3.4 CAPITULO 4:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
4 REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL 100,00% 0,00% 0,00%
4.1 VERIFICACÓN PRELIMINAR AL EMPLEO 100,00% 0,00% 0,00%4.2 MANTENIMIENTO DEL PERSONAL 100,00% 0,00% 0,00%4.3 PROCEDIMIENTO DE TERMINACIÓN DE EMPLEO 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 37. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 4
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 35. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 4
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
No se evidencia que la organización posea procedimientos documentados de visitas
domiciliarias a su personal crítico.
Así mismo no se evidencia que la organización cuente con un plan de capacitación para
el uso y consumo de sustancias ilícitas. Tampoco ha establecido procedimientos
documentados para el retiro y eliminación de la identificación como también de claves
de acceso a las instalaciones y sistemas.
75
4.1.2.3.5 CAPITULO 5:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
5 REQUISITOS DE SEGURIDAD EN LOS PROCESOS 100,00% 0,00% 0,00%5.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN 100,00% 0,00% 0,00%
5.2 PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURAR MANIFIESTOS OPORTUNOS Y EXACTOS 100,00% 0,00% 0,00%
5.3 RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CARGA 100,00% 0,00% 0,00%5.4 CONTROLES PARA LA PRESERVACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN 100,00% 0,00% 0,00%5.5 DISCREPANCIAS EN LA CARGA 100,00% 0,00% 0,00%5.6 CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE
EMPAQUE 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 38. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 5
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 36. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 5
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
No se evidencia procedimientos documentados que cumplan con el capítulo 5.
76
4.1.2.3.6 CAPITULO 6:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
6 REQUISITOS DE SEGURIDAD FISICA 100,00% 0,00% 0,00%6.1 SEGURIDAD DEL PERIMETRO 100,00% 0,00% 0,00%6.2 PUERTAS 100,00% 0,00% 0,00%6.3 ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS 100,00% 0,00% 0,00%6.4 ESTRUCTURA DE EDIFICIOS 100,00% 0,00% 0,00%6.5 CONTROL DE CERRADURAS Y LLAVES 100,00% 0,00% 0,00%6.6 ILUMINACIÓN 100,00% 0,00% 0,00%6.7 SISTEMAS DE ALARMAS Y VIDEOCAMARAS DE
VIGILANCIA 100,00% 0,00% 0,00%6.8 OTROS CRIETERIOS DE SEGURIDAD 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 39. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 6
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 37. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 6
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
No se evidencia que la organización cuente con una persona encargada de la seguridad,
y que sus funciones estén documentadas.
77
4.1.2.3.7 CAPITULO 7:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
7 REQUISITOS DE SEGURIDAD ENLA TECNOLOGIA INFORMATICA 100,00% 0,00% 0,00%
7.1 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 100,00% 0,00% 0,00%7.2 RESPONSABILIDAD 100,00% 0,00% 0,00%7.3 PROTECCIÓN A LOS SISTEMAS Y DATOS 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 40. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 7
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 38. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 7
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Así mismo no se evidencia que la organización haya establecido un procedimiento
documentado para el cumplimiento del apartado 7.
78
4.1.2.3.8 CAPITULO 8:
ESTÁNDAR DE EXPORTADOR NO CUMPLE EN PROCESO CUMPLE
8REQUISITOS DE ENTRENAMIENTO DE SEGURIDADY CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS
100,00% 0,00% 0,00%
8.1 CAPACITACIÓN 100,00% 0,00% 0,00%8.2 ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD SOBRE LA
CADENA DE SUMINISTRO 100,00% 0,00% 0,00%
Tabla 41. Evaluación del Estándar de Exportador Capitulo 8
Fuente: Estándar de Exportador V-04-2012
Gráfico 39. Porcentaje de Incumplimiento del Estándar de Exportador Capitulo 8
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
No se evidencia un plan/programa de capacitación anual en la cual el personal tenga la
potestad de reconocer y a su vez comentar sobre las actividades ilícitas.
79
CAPÍTULO V
5. PROPUESTA
DISEÑO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD
(SGCS) BASADO EN EL MODELO (BASC) BUSINESS ALLIANCE
FORSECURECOMERCE PARA UNA EMPRESA FARMACÉUTICA
5.1 MANUAL BASC
80
1. PRESENTACION
1.1 PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN
La empresa farmacéutica Laboratorios Rocnarf S.A., es una organización creada en el
año 1.976.
Laboratorios Rocnarf S.A. ha ido desarrollando su base operacional, a través de las
siguientes estrategias:
Alianzas con empresas internacionales proveedoras de principios activos de alta
calidad, y de conocimientos tecnológicos para su fabricación a escala industrial.
Desarrollo y mejoramiento constante de su infraestructura productiva, dotándola
cada vez de más y mejores equipos de fabricación y de control de calidad, que
permitan la producción eficiente de medicamentos, en las cantidades requeridas y
con la máxima calidad posible.
Construcción y perfeccionamiento de un brazo comercial, que le permita posicionar
adecuadamente los productos elaborados, tomando contacto directo día a día con el
cuerpo médico, con los distribuidores y puntos de venta, para conocer de cerca sus
necesidades, y satisfacerlas de manera óptima.
Desarrollo de un equipo humano capacitado para el manejo de todas las áreas de la
empresa: administrativa, productiva, comercial y de servicios, que sepan responder a
las necesidades actuales de un mercado muy competitivo y abierto como es el
mercado farmacéutico ecuatoriano.
El éxito obtenido en estas actividades, ha permitido a los Laboratorios Rocnarf S.A.,
crecer permanentemente y a ser reconocido en la actualidad como una empresa seria, y
como un proveedor altamente calificado, tanto a nivel de los mercados privado como
institucional.
El objetivo de la organización es continuar perfeccionando cada uno de sus procesos y
actividades, a fin de continuar brindando un servicio y unos productos de calidad, que le
permitan ir captando cada vez mejores posiciones en el mercado, brindando salud a sus
consumidores, y empleo para la clase trabajadora ecuatoriana.
Las posibilidades de desarrollo dentro de esta línea de actividad son múltiples, y las
oportunidades de crecimiento son por tanto muy variadas. La diversificación de sus
líneas de producto es a futuro una de las metas del grupo, pero esto requiere de
81
consolidar fuertemente sus bases de gestión y organización. Creemos que la solvencia y
la experiencia alcanzada por la organización en todos los ámbitos del manejo
empresarial, le permitirán alcanzar en el futuro mejores sitiales y llegar a convertirse en
una de las principales empresas farmacéuticas del Ecuador. Y creemos firmemente, que
una adecuada gestión de la calidad, será la herramienta fundamental que nos permitirá
alcanzar los objetivos planificados.
1.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y
SEGURIDAD
El diseño del SGCS BASC en LABORATORIOS ROCNARF S.A. tiene como alcance
las oficinas administrativas y Bodega de Producto Terminado e Insumo, sus procesos y
actividades relacionadas al Sistema de Gestión en Control y Seguridad.
2. PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
2.1 DESCRIPCION DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
PROCESOS ESTRATEGICOS
Dentro del enfoque hacia el control y seguridad, la organización ha determinado como
estratégicos todos los procesos mayores que contribuyen a la implantación,
mantenimiento y mejoramiento del sistema de Gestión de control y seguridad, puesto
que a través de los lineamientos determinados en éstos, se afecta directamente a todos
los procesos operativos y de soporte de la empresa. Por lo tanto, se definen como
estratégicos:
• Proceso de Mejoramiento Continuo
• Proceso de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión
PROCESOS OPERATIVOS
Los procesos operativos de la organización son aquellos directamente involucrados en
el desarrollo del producto y la exportación. Siendo la misión de la empresa la
producción y comercialización de medicamentos de uso humano, por tanto, como
procesos operativos están clasificados los siguientes:
1. Exportación
2. Producción
82
3. Promoción comercial
4. Logística
5. Servicio post venta
6. Asociado de Negocio
PROCESOS DE SOPORTE
Los procesos de soporte brindan el apoyo necesario a los procesos estratégicos y
operativos de la organización.
Proceso de Sistema de Gestión
Proceso de Recursos Humanos
Proceso de Control de Calidad
Proceso de Mantenimiento
2.2.- MAPA DE PROCESOS
Se demuestra la conexión mutua de los diferentes procesos de la organización en el
mapa de procesos, anexo 1.
3. SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD
3.1 REQUISITOS GENERALES
A efectos de convertirse en una organización orientada hacia el control y la seguridad,
la Alta Dirección de Laboratorios Rocnarf S.A. ha considerado el desarrollo de un
Sistema de Gestión control y la seguridad. El mismo que será permanentemente objeto
de mantenimiento y mejoramiento, a fines de actualizarlo en base a los nuevos
requerimientos de los clientes, y de la necesidad de la mejora continua.
El Sistema de Gestión control y la seguridad Laboratorios Rocnarf S.A., está diseñado
en base a los requerimientos de la norma BASC 4.0 2012.
El mantenimiento de este Sistema de Gestión control y la seguridad, beneficia a todos
los procesos de la organización que se encuentran dentro de su alcance. El grado de
mejora de la organización se mide y evalúa en base al seguimiento de los distintos
indicadores diseñados e implementados para la consecución de los objetivos.
Los responsables principales del mantenimiento de este Sistema son la Alta Gerencia,
el Representante de la dirección, Jefe de Seguridad, y los Jefes Departamentales. A más
de ellos, participa todo el personal perteneciente a los departamentos que sean
83
impactados por los procesos contenidos en el alcance del Sistema. Además, la Alta
Dirección se compromete a otorgar recursos de toda índole para el Sistema de Gestión
control y la seguridad.
El mecanismo principal para el desarrollo permanente del Sistema se da en base a un
programa de auditorías internas periódicas, que proveerán toda la información
necesaria, a través del cual se determinarán las acciones correctivas y preventivas a
fines de impedir la presencia de futuras no conformidades.
3.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
3.2.1 MANUAL DE CONTROL Y LA SEGURIDAD
El objetivo de este manual es ser una referencia rápida sobre los requerimientos
generales y como guía informativa. Este manual se convierte por tanto en un elemento
importante de soporte dentro de la organización para el desenvolvimiento de sus
actividades y es revisado y editado bajo la responsabilidad de la Coordinación Técnica y
revisado por el Representante de la dirección con la respectiva aprobación de la Alta
Dirección.
El original del documento se mantiene bajo custodia del Representante de la Dirección
y se entregan copias autorizadas a las personas autorizadas.
Referencia: El presente documento MDB-01
4. REQUISITOS DEL SGCS BASC
4.1 GENERALIDADES
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha establecido un enfoque de procesos
aplicado a la seguridad de sus operaciones, ha desarrollado su mapa de procesos y
la caracterización de los mismos, de igual manera ha definido el alcance del SGCS.
Todos estos aspectos están contenidos en la primera parte del presente manual del
SGCS BASC.
4.2 POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha establecido, documentado, comunicado,
publicado y respaldado su política de seguridad, la misma consta en el anexo 3 de
este documento.
84
4.3.2 OBJETIVOS DEL SGCS.
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha establecido los objetivos de seguridad,
estos son coherentes y permiten dar evidencia de cumplimiento a través de
indicadores de gestión. Los indicadores de gestión constan en el anexo 4 de este
documento.
4.3.3 GESTION DEL RIESGO
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DE RIESGOS y ha elaborado su evaluación de riesgos, la misma
que será actualizada anualmente o cuando se identifiquen nuevas amenazas o
vulnerabilidades que afecten las normales operaciones de la empresa, sus procesos,
personal o instalaciones.
4.3.4 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS Y ESTATUTARIOS, ha
elaborado un listado de requisitos legales y ha incluido fecha de caducidad de cada
uno de ellos. Laboratorios Rocnarf S.A. protege la propiedad intelectual,
incluyendo la Norma BASC y el uso de su logo, licencias informáticas y toda
documentación que este protegida por derechos de autor.
4.3.5 PREVISIONES
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha establecido previsiones de recursos
humanos, tecnológicos y financieros, para el buen funcionamiento del SGCS, estas
previsiones son parte del acta de revisión gerencial que se realiza anualmente y es
resultado de la aplicación del procedimiento PROCEDIMIENTO PARA
REVISION GERENCIAL.
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
4.4.1 ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
85
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha nombrado un representante de la alta
dirección y ha documentado ese nombramiento. De igual manera ha determinado
las funciones y autoridad del personal que afecta la seguridad y están incluidos en
los respectivos nombramientos.
4.4.2 ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
Medida: Las competencias del personal de directamente relacionado con la
implementación y el mantenimiento del SGCS están determinadas y constan en los
respectivos nombramientos.
4.4.3. COMUNICACIÓN
Medida: La alta dirección, los empleados y asociados de negocio de Laboratorios
Rocnarf S.A. mantienen una comunicación abierta y efectiva. Este aspecto es
parte de la revisión gerencial del SGCS que se realiza anualmente.
4.4.4. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha elaborado el presente Manual del SGCS
que describe como se cumple con los requisitos de la norma y el estándar
correspondiente, ha documentado procedimientos para la implementación del
Sistema de Gestión, indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.
4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el procedimiento POE
CONTROL DE DOCUMENTOS y POE CONTROL DE REGISTROS, el mismo
que garantiza el cumplimiento de los aspectos requeridos de la norma. La cual
determina los Listados Maestro de Documentos y de Registros.
4.4.6. CONTROL OPERACIONAL
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha determinado sus riesgos y ha
implementado medidas para tornar más seguras sus operaciones a través de
procedimientos y registros que están integrados a las actividades de la
organización, garantizando que estas actividades se realicen de manera segura.
Este aspecto está contemplado dentro de la revisión gerencial anual.
86
4.4.7. PREPARACION Y RESPUESTA A EVENTOS CRITICOS
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el procedimiento
Preparación y respuesta a eventos críticos. De igual manera ha realizado ejercicios
prácticos y simulacros para probar la eficacia de las medidas de protección,
implementando registros para prácticas y ejercicios.
4.5. VERIFICACIÓN
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha establecido los indicadores de gestión, estos
se encuentran establecidos en una matriz de objetivos de seguridad los mismos
constan en el anexo 4 de este documento y en la caracterización de los procesos.
Estos indicadores serán sujeto de análisis en las revisiones gerenciales anuales.
4.5.2. AUDITORIA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
AUDITORÍAS Y PLANIFICACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS el mismo
posee el PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS.
4.5.3. CONTROL DE REGISTROS
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. está generando registros de cumplimiento del
SGCS y estos están siendo controlados y archivados adecuadamente. Los formatos
de estos registros están determinados en El Listado Maestro de Registros.
4.6. MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS
4.6.1. MEJORA CONTINUA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha involucrado la mejora continua en sus
operaciones y es parte de la política de seguridad; de igual manera este aspecto es
tratado en la revisión gerencial anual.
4.6.2. ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el instructivo
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
87
CORRECTIVAS/PREVENTIVAS/OPORTUNIDADES DE MEJORA, ha
elaborado las correspondientes SAC las mismas que han sido cerradas
adecuadamente y esta información es parte importante de la revisión gerencial
anual.
4.6.3. COMPROMISO DE DIRECCIÓN
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
PARA REVISION GERENCIAL, el mismo que determina que se realizara una
revisión gerencial al año.
88
ANEXO 1: MAPA DE PROCESOS
ANEXO 1: MAPA DE PROCESOS
Requisitos del cliente
Cliente satisfecho
Proceso de Recursos Humanos
Proceso de Sistemas
Informatico
Proceso Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Proceso de Mejoramiento
contínuo
Proceso de Revisión por la dirección
Promoción comercial
Servicio Post venta
Exportación
Asosciados de Negocios
Producción
Logística
ANEXO 2: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
NOMBRE FORMULAIndice de ejecución de revisionesgerenciales
Número de revisiones gerenciales cumplidas/ Número de revisiones gerenciales planificadas.
11-MEDICION
FASES DEL PROCESO
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en el listado maestro de procedimientos, instructivos y registros correspondientes a Gerencia General.
4.-OBJETIVO : Asegurar que la Alta Dirección revise a intervalos planificados el Sistema de Gestión de la seguridad en cuanto a suconveniencia, adecuación, efectividad y cambios
1.- NOMBRE PROCESO:
REVISION POR LA DIRECCION
2.- DUEÑO: GERENTE GENERAL3.- PARTICI PANTES : Gerente general, Representante de la dirección, asistente de gerencia, jefes departamentales,Auditor Lider,Jefe de Seguridad.
Reunión según agenda
Agenda
Acta
Revisión de los puntos de la agenda
Elaboración del acta de reunión
Cuadro de seguimiento
Equipos de oficina
Recurso Humano
Recursos humanos
Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Inicio
Convocatoria a reunión para la revisión gerencial
Seguimiento de las decisiones
Fin
Sistema Informatico
90
ANEXO 3: POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD
91
ANEXO 4: RELACIÓN ENTRE LOS OBJETIVOS DE CONTROL Y SEGURIDAD, LOS PROCESOS Y LOS INDICADORES
ANEXO 5: ORGANIGRAMA FUNCIONAL
92
PERPECTIVA OBJ ETIVO PROCESOS INDICADOR formula Parametro META FRECUENCIA
Que la empresa no presente eventos ligados al cometimiento de actos ilícitos como
contaminación de carga, contrabando o robo en el año 2014, hasta el momento del
embarque del conetenedor o la carga en el buque / avión.
EXPORTACIÓN
# de exportaciones ejecutadas sin presentar eventos relacionados a actos ilícitos.
# de exportaciones ejecutadas sin presentar eventos relacionados a actos ilícitos/ numeros de exportaciones realizadas.
Optimo= 1 o 100%
No aceptable= menor a 1 (100%)
100% Mensual
Realizar auditorías de segunda parte a nuestros asociados de negocio críticos. ASOCIADOS DE NEGOCIOS
# de asociados de negocio auditados o a los que se ha realizado control de sus procesos.
# de asociados de negocio auditados o a los que se ha realizado control de sus procesos/ Numero de asociados de negocios aprobados.
Optimo= 1 (100%)
No aceptable= menor a 1 (100%)
100% Anual
Que el personal de áreas críticas reporte actividades subestandar identificadas durante
los procesos críticos ligados al control y seguridad
SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL DE SEGURIDAD
# de reportes de actividades subestandar. N/A
Optimo= 1 (100%) Aceptable= menor a 1 (100%) - mayor o igual a 0,75 (75%)No aceptable= menor a 0,75 (75%)
4 Mensual
Lograr un adecuado control de nuestra flota de transporte local y de exportación (propia y
contratada)LOGISTICA #Monitoreos de Flota
# monitoreos de Flota / Las entregas exportación
Optimo= 1 o 100%
No aceptable= menor a 1 (100%)
100% Mensual
Aprendizaje y Desarrollo
Capacitar al personal de áreas críticas en aspectos ligados a la seguridad de la carga RRHH
# de empleados de áreas críticas capacitados en aspectos relacionados a la seguridad de la carga.
# de empleados de áreas críticas capacitados en aspectos relacionados a la seguridad de la carga/ # empleados area criticas.
Optimo= 1 (100%)
Aceptable= menor a 1 (100%) - mayor o igual a 0,8 (80%)
No aceptable= menor a 0,8 (80%)
100%
Anual
Procesos Internos
1: Detalla los coordinadores por areas de produccion
Elaborado por: _ __ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ __ __ _ __ __ _ _ Fecha: __ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ __ Revisión: 16
Aprobado por: _ __ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ __ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Fecha: _ __ ___ ____________
ORGANIGRAMA DE COORDINADORES DE PRODUCCION
AREA ADMINISTRATIVA
Anexo 5: ORGANIGRAMA FUNCIONAL
AREA COMERCIAL AREA DE PRODUCCIÓN
Jefe de Control de Calidad
Analis tas
Jefe de Producción
Supervisores de planta
Coordinadores
Jefe de Compras Jefe de Bodega
de Insumos
Jefe de Mantenimiento
Coordinador de Taller
Jefe de Devoluciones
Director TécnicoCoordinador
Administrativo Financiero
Jefe de Bodega de Producto
Terminado
Asistentes Contable
Jefe de Facturación y
Cartera
Gerente General
Asistente de Gerencia
Director Comercial
Jefe de Bodega de Muestras Mèdicas
Auxiliar de Bodega de Muestras Médicas
Asistentes de Control de
CalidadOperadores
Asistentes de Compras
Asistentes de Limpieza
Auxiliar de Devoluciones
Asistente de Bodega de Producto
Terminado
Bodegueros
As istentes de Facturación y
Cartera
Jefes de Oficinas
Regionales
Asistentes de Bodega de Insumos
Contador
Coordinador de limpieza
As istentes de Taller Chofer
Jefe de Nómina
Mensajeros
Asistente de limpieza
Coordinadora General
Jefe de Asuntos
Regulatorios
Asistente Tecnica
Director de Recursos Humanos
Jefe de Seguridad Industrial
Recepcionista
1
Asistente de Servicios Generales
As istente de Call Center
Auxiliarde Bodega de Producto
Termi nado
Coordinador LegalRecaudador
Coordinador de Logística
Asistente de Nomina
As istente de Recursos Humanos
Supervisor de Control de
Calidad
Jefe de Bodega Tratamiento de
Desechos
Auxiliar de Bodega de
Tra tami ento de Desechos
Chofer
Trabajador Social
Director Médico
Asistente de Dirección Comercial
Asistente de Marketing
Gerente Division FARMA
Jefe de Ventas Institucionales
Gerencia División OTC/GEN &
DERMOCOSMETICA
Gerente de Producto FARMA 2
Gerente de Producto FARMA 1
Coordinador de Manufactura Antibiotico
Coordinador de Codigo
Coordinador de Empaque
Antibiotico
Coordinador de Tabletas
Coordinador de
Liquidos
Coordinador de Ovulos
Coordinador de Blister
Coordinador de Ristra
Coordinador de Empaque / Embalado
Coordinador de Envasado
Coordinador de Pesado
Operadores Operadores Operadores Operadores Operado Operadores
Operadore Operadores Operadores Operadores Operadores
Coordinadores
1
Vendedor
Jefe de DistritoRegional
Vendedor & Cosmetóloga
Regional
Asistente de Marketing
Jefes DistritoRegional
Visitadores a médicos
As istente Administrativa
/Recepción
Coordinador Tecnico
Comite Paritario de Seguridad y Salud
Unidad de Seguridad y Salud en el
TrabajoBrigadistas
As istente de Producción
As istente de Promoción
médica
Recepcionista
Gerente de Conocimiento
Jefes DistritoRegional
Vis itadores a médicos
MédicoOcupacional
Auxiliar de Enfermeria
ANEXO 6: RECURSOS HUMANOS
93
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
NOMBRE FORMULA
Indice Programa de capacitación # de empleados de áreas críticas capacitados en aspectos relacionados a la seguridad de la carga/ # empleados area criticas.
11-MEDICION
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en los listados maestros deprocedimientos, instructivos y registros correspondientes aRecursos Humanos
1.- NOMBRE PROCESO:RECURSOS HUMANOS
2.- DUEÑO: Director de Recursos Humanos 3.- PARTI CI PANTES : Gerente general, jefes departamentales
4.-OBJ ETI VO : Asegurar que todas las personas que laboran en Laboratorios Rocnarf S.A. sean competentes en base a su educación,formación, habilidades y experiencia.
FASES DEL PROCESO
Inducción del personal nuevo
Contrato
Plan de capacitación
Capacitación, formación y desarrollo
Inorme de evaluación de desempeño
Equipos de oficina
Recurso Humano
Revisión por la dirección
Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Medios de comunicación
Suministros de oficina
Selección y contratación
Inicio
Evaluación de desempeño
Fin
94
ANEXO 7: ASOCIADOS DE NEGOCIO
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
NOMBRE FORMULA
Cumplimiento del plan de auditorías. # de asociados de negocio auditados o a los que se ha realizado control de sus procesos/ Numero de asociados de negocios aprobados.
11-MEDICION
4.-OBJETIVOS : Proveer a los departamentos de Bodega de producto Terminado y Logistica de Asociados de Negociosque cumplan los criterios de la Norma BASC.
FASES DEL PROCESO
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del proceso que están detallados en el listado maestro de procedimientos,
instructivos y registros correspondientes a Compras.
1.- NOMBRE PROCESO:
ASOCIADOS DE NEGOCIOS
2.- DUEÑOS: Departamentos de Compras3.- PARTICIPANTES: Gerente General, Asociados de Negocios,Asistente de Compras, J efe de la Bodega de insumos, asistentes de la bodega de insumos, jefe de Bodega de Producto Terminado, Coordinador de Logistica.
Equipos y suministros de
oficina
Recursos Humano
Recursos Económicos
Recursos tecnológicos Sistema de
Gestión en Control de Seguridad
Inicio
Identificación de la
necesidad de compra o de
servicios.
Selección de Asociados de
Negocios.
Evaluación de Asociados de
Negocio.
Solicitud de cotizaciones
Emisión de Acuerdo de
Asociados de Negocios
Evaluación de riesgos para asociados de
Negocio.
Fin
Compras
95
ANEXO 8: PRODUCCIÓN
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
NO SI
SI
NO
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
Indice de rechazos de lotes Número de lotes rechazados/ Número de lotes totales producidosPorcentaje de productos faltantes parala venta
Valor de los productos faltantes en stock para desachos de pedidos/ cantidad total de unidades programadas
Indice Tiempo de Producci´ on de Lote # Días Promedio
NOMBRE FORMULAPorcentaje de rendimiento de lotes Número total de unidades entregadas/ Número total de unidades teóricas producidasIndice de reprocesos Número de lotes con reprocesos/ Número de lotes totales producidos
11-MEDICION
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del proceso queestán detallados en el listado maestro de procedimientos,instructivos y registros correspondientes a Producción
1.- NOMBRE PROCESO:
PRODUCCION
2.- DUEÑO: J efe de producción
3.- PARTICIPANTES: operadores de manufactura, Supervisores de planta, Asistente de Producción, Coordinadores, Analistas, Asistente de Control de Calidad.
4.-OBJETIVOS : Transformar las diferentes materias primas en formas farmacéuticas que cumplan con las especificaciones de calidad dadas por la (s)
farmacopea (s) aplicable (s), y otras monografias de Producción. Proveer a la bodega de producto terminado en cantidad suficiente paracubrir sus necesidades.
FASES DEL PROCESO
Equipos y suministros de oficina
Recursos Humano
Equipos de Control de
CalidadEquipos de producción
Información técnica
Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Recursos Humanos Logistica Control de
Calidad
Requisición de materias primas, materiales y envases
Empacado
Despacho a Bodega de Producto
terminado / muestras médicas
Manufactura
Planificación de la producción
Inicio
Record de lote
Record de lote
Análisis de Control de Calidad
Aprobado
Aprobado
Fin
Nota de entrega
96
ANEXO 9: LOGÍSTICA
97
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en el listado maestro de procedimientos, instructivos y registros correspondientes a Logística y Bodegade producto terminado.
1.- NOMBRE PROCESO:
LOGISTICA2.- DUEÑO: Coordinador de Logística 3.- PARTICIPANTES: Bodegueros, Asistente de Bodega,
Transportistas, Asociados de Negocios.
4.-OBJETIVOS : Garantizar el traslado seguro de la mercadería recibida en planta a la bodega deproducto terminado. Realizar elalmacenamiento del producto terminado en condiciones seguras y optimizando los recursos. Realizar el despacho, revisión yembalaje.
FASES DEL PROCESO
NOMBRE FORMULA
Lograr un adecuado control de nuestraflota de transporte local y deexportación (propia y contratada)
# monitoreos de Flota / Las entregas exportación
11-MEDICION
Equipos y suministros de oficina
Recursos Humanos
Producto terminado
MontacargasBodegas
Transportes
Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Asociados de Negocios
Almacenamiento
Traslado de producto
terminado de planta a bodega
Recepción del producto terminado
de planta y devoluciones
Inicio
Entrega de pedidos
Fin
Preparación , revisión y embalaje según las
órdenes de
Facturas
Emisión del reporte para entrega de
mercadería al trasportista
Reporte de entrega
Entrega de mercadería al trasportista
Verificación de la entrega de mercadería a los clientes
Recepción de facturas con
"recibí conforme" y envío a
Facturación y Cartera
ANEXO
10: SERVICIO POST VENTA
98
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
4.-OBJETIVOS : Garantizar la atención agil y oportuna a los requerimientos de los clientes.
1.- NOMBRE PROCESO:
SERVICIO POST VENTA2.- DUEÑO: Coordinador Tecnico
3.- PARTICIPANTES: J efes departamentales involucrados, Transportistas.
FASES DEL PROCESO
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en el listado maestro de procedimientos, instructivos y registros correspondientes a Ventas,Devoluciones y control del producto no conforme.
NOMBRE FORMULAIndice de quejas de clientes Número de quejas presentadas en el mes/ Número de quejas solucionadas
11-MEDICION
Equipos y suministros de oficina
Recursos Humanos
Producto terminado Transportes Recursos
HumanosPromoción Comercial
Asociados de
Negocio
Sistema de Gestión en Control de Seguridad
Indagación la situación
presentada
Recepción del producto terminado
o queja de cliente en el área
correspondiente
Inicio
Fin
Propuestas de soluciones a los
clientes
Envío de productos o propuesta de solución a clientes
Verificación de la entrega de mercadería a los clientes (cuando aplica)
ANEXO 11: SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD
99
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
4.-OBJETIVOS : Mantener un sistema dinámico de evaluación constante del sistema de seguridad. Cumplir con requerimientos de laNorma BASC Versión 04- 2012. Agilitar y facilitar la planificación, ejecución, y monitoreo de las acciones que deban ser tomadas paraasegurar una correcta implementación de los requerimientos normativos del Control de Seguridad.
1.- NOMBRE PROCESO:
Sistema de Gestión en Control de Seguridad2.- DUEÑO: Representante de la Dirección 3.- PARTICIPANTES:Auditores internos, jefes
departamentales.
FASES DEL PROCESO
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en el listado maestro de procedimientos, instructivos y registros correspondientes a Gerencia General:auditorías
NOMBRE FORMULACumplimiento del plan de auditorías Auditorías cumplidas/ auditorías planificadas
11-MEDICION
Todos los procesosAuditores
calificadosEquipos y suministros de oficina
Inicio
Planificación, revisión y
aprobación del Plan de
Auditorías
Preparación de documentos de
trabajo de auditores
Desarrollo de la auditoría
Generación y registro de
hallazgos de auditoria
Preparación y distribución del informe final de
auditoría
Generación de fichas de acciones
correctivas y/o preventivas o de
mejora
Seguimiento de cierre de acciones
correctivas y/o preventivas o de
mejora
Fin
Plan de auditorías
Informe de auditoría
ANEXO 12:
MEJORAMIENTO CONTINUO
100
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del procesoque están detallados en el listado maestro de procedimientos, instructivos y registros correspondientes a Gerencia General:Mejoramiento Contínuo.
1.- NOMBRE PROCESO:
MEJ ORAMIENTO CONTÍNUO2.- DUEÑO: Representante de la Dirección, Gerente General 3.- PARTICIPANTES: todo el personal 4.-OBJETIVOS : Analizar los procesos que impacten en el Sistema de Gestión en Control de Seguridad, por medio del uso de herramientas deCalidad apropiadas, propuesta de actividades para mejora y seguimiento y cierre de las actividades de mejora presentadas.
FASES DEL PROCESO
11-MEDICIONNOMBRE FORMULA
Cumplimiento de proyectos de Mejoramientocontínuo. Número de proyectos cerrados/ número de proyectos planteados
Indice de ejecución de sugerencias Número de sugerencias aprobadas concluidas/ número de sugerencias aprobadas planteadas
Equipos y suministros de oficina
Recursos económicos
Todos los procesos
Emisión de las sugerencias
para mejora o propuesta de proyectos.
Aprobación de sugerencias o
proyectos.
Análisis de sugerencias o
proyectos.
Inicio
Fin
Ejecución de los proyectos.
Emisión de las solicitudes de acciones preventivas o de mejora.
solicitudes de acción.
Seguimiento de actividades.
Conclusión de las actividades de
mejora y cierre de las solicitudes de
acción.
101
ANEXO 13: EXPORTACIÓN
6.- ACTIVIDADES:7.-DOCUMENTOS UTILIZADOS
9.- RECURSOS: 10. PROCESOS DE SOPORTE
4.-OBJETIVOS : Ejecutar adecuadamente la venta, transporte y entrega de carga a destino.
1.- NOMBRE PROCESO:
EXPORTACIÓN
2.- DUEÑOS: J efe de Compras3.- PARTICIPANTES:J efe de Control de Calidad, jefe de producción, Gerente de Marketing, Gerentes de líneas, Asistente de Compras, Asistente de Marketing, Gerente General, J efe de Bodega de Producto Terminado, Coordinador de Logistica.
FASES DEL PROCESO
Todos los relacionados con el desenvolvimiento del proceso queestán detallados en el listado maestro de procedimientos,instructivos y registros correspondientes a Compras y Logistica.
NOMBRE FORMULA# de exportaciones ejecutadas sin presentar eventos relacionados a actos ilícitos.
# de exportaciones ejecutadas sin presentar eventos relacionados a actos ilícitos/ numeros de exportaciones realizadas
11-MEDICION
Equipos y suministros de oficina
Recurso Humano
Recursos económicos
Inicio
Recursos tecnológicos
Fin
Recepción de la nota de pedido o requerimiento de parte del cliente.
Requisición de Producto a
Producción y Control de Calidad.
Solicita el embalaje del
pedido.
Análisis de Control de CalidadManufactura
Emisión de Factura y lista de
empaque.
Certificado de análisis de lso Productos.
Aprobación de factura y lista de
empaque.
Despacho y Embarque de
Producto solicitado.
Asociados de
NegocioLogisticaProducciónControl de
Calidad
102
ESTANDAR EXPORTADOR
1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO y los
REGISTROS DE EVALUACIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO Y
EVALUACIÓN DE RIESGOS para asociados de negocio, Mantiene la copia
del certificado BASC del asociado de negocio que posee este certificado y para
los asociados no BASC se han establecido acuerdos de seguridad y controles
anuales.
1.2 PUNTO DE ORIGEN
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. aplica dentro de su PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO EL REGISTRO EVALUACIÓN
DE ASOCIADOS DE NEGOCIO Y EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA
ASOCIADOS DE NEGOCIO.
1.3 PARTICIPACIÓN PROGRAMAS DE SEGURIDAD DE LA CADENA DE
SUMINISTRO ADMINISTRADO POR UNA AUTORIDAD EXTRANJERA.
1.4 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD DURANTE EL TRANSPORTE
1.5. OTROS CRITERIOS INTERNOS PARA LA SELECCIÓN
1.6. PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha contratado los servicios de un asociado de
negocio para cubrir estos requisitos del estándar, ha procedido a evaluarlo y
seleccionarlo siguiendo el procedimiento SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
ASOCIADOS DE NEGOCIO y a través de los REGISTROS EVALUACIÓN DE
ASOCIADOS DE NEGOCIO Y EVALUACIÓN DE RIESGOS para asociados de
negocio. De igual manera ha implementado acuerdos de seguridad y controles
anuales a estos acuerdos.
2. REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA
2.1. INTEGRIDAD DEL CONTENEDO
2.2 INSPECCION DEL CONTENEDOR Y FURGON
2.3 INSPECCIÓN DEL REMOLQUE Y PLATAFORMA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha contratado los servicios de un asociado de
negocio para cubrir estos requisitos del estándar, ha procedido a evaluarlo y
seleccionarlo siguiendo el procedimiento SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
ASOCIADOS DE NEGOCIO y a través de los registros Evaluación de asociados
de negocio y Evaluación de riesgos para asociados de negocio. De igual manera ha
implementado acuerdos de seguridad y controles anuales a estos acuerdos.
Para el transporte de carga suelta Laboratorios Rocnarf S.A. ha procedido a
manejar un control interno siguiendo el instructivo LOGISTICA DE
TRANSPORTE DE CARGA SUELTA DE EXPORTACIÓN.
2.5 SELLOS DEL CONTENEDOR Y FURGON
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha contratado los servicios de un asociado de
negocio para cubrir estos requisitos del estándar, ha procedido a evaluarlo y
seleccionarlo siguiendo el procedimiento SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
ASOCIADOS DE NEGOCIO y a través de los registros Evaluación de asociados
de negocio y Evaluación de riesgos para asociados de negocio. De igual manera ha
implementado acuerdos de seguridad y controles anuales a estos acuerdos.
2.6. ALMACENAJE DEL CONTENEDOR, CAMIÓN, FURGÓN Y PLATAFORMA
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el Procedimiento de
DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO Y /O PREMIOS,
PROCEDIMIENTO DE MANEJO Y TRANSPORTE DE CARGAS, REGLA DE
SEGURIDAD EN BODEGAS.
104
3. REQUISITOS DE CONTROLES DE ACCESO FISICO
3.2 VISITANTES
3.3 IDENTIFICACIÓN DE PERSONAL DE ENTREGAS Y CORREOS
3.4 INSPECCIONES
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el procedimiento INGRESO
A LA EMPRESA Y ENTREGA DE LLAVES Y CLAVES DE SEGURIDAD, que
incluye la identificación y retiro de accesos no autorizadas.
3.5. IDENTIFICACIÓN Y RETIRO DE PERSONAS NO AUTORIZADAS
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado EL PROCEDIMIENTO DE
REGLA DE SEGURIDAD EN BODEGAS.
4. REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO,
SUBCONTRATADO Y TEMPORAL
4.1 VERIFICACÓN PRELIMINAR AL EMPLEO
4.2 MANTENIMIENTO DEL PERSONAL
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO DE
SELECCION DE PERSONAL, mantiene registros actualizados con fotografía y
registro de huellas dactilares, han realizado verificación de antecedentes, visitas
domiciliarias, estudio de seguridad y pruebas de alcohol y drogas; todo el personal
está afiliado el IESS y en el plan de capacitación está programada una charla de
concientización sobre el abuso de alcohol y drogas, en el registro Acta de recepción
se registran las entregas de uniformes de trabajo (si el caso aplica).
4.3 PROCEDIMIENTO DE TERMINACIÓN DE EMPLEO
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO DE
DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL, donde se describe las actividades a
ejecutar cuando una persona es desvinculada de la empresa.
5. REQUISITOS DE SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
5.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
105
5.2 PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURAR MANIFIESTOS OPORTUNOS Y
EXACTOS
5.3 RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CARGA
5.4 DISCREPANCIAS EN LA CARGA
5.5. CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE EMPAQUE
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado el PROCEDIMIENTO
EXPORTACIÓN DE PRODUCTOS TERMINADOS, PROCEDIMIENTO DE
BODEGAJE DE INSUMOS, el instructivo RECEPCIÓN DE INSUMOS,
ALMACENAJE DE INSUMOS, ENVIO DE MATERIAS PRIMAS DE BODEGA
DE INSUMOS A PLANTA, donde establece las medidas de seguridad y garantiza
la integridad del proceso de exportación.
6. SEGURIDAD FISICA
6.1 SEGURIDAD DEL PERIMETRO
6.2 PUERTAS Y CASETAS
6.3 ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS
6.4 ESTRUCTURA DE EDIFICIOS
6.5 CONTROL DE CERRADURAS Y LLAVES
6.6 ILUMINACIÓN
6.7 SISTEMAS DE ALARMAS Y VIDEOCAMARAS DE VIGILANCIA
6.8 OTROS CRIETERIOS DE SEGURIDAD
Medida: Las oficinas de Laboratorios Rocnarf S.A. quedan ubicadas en Av.
Américas Edificio El Ferretero, La Planta en la Av. Juan Tanca Marengo Km 5.5 y
las Bodegas de Producto Terminado e Insumos en la Av. Gómez Gault por esta
razón estos temas están cubiertos, existen videocámaras de vigilancia, alarmas y
existe un responsable de seguridad nombrado, se ha documentado su
nombramiento. Además para el caso de contenedores y carga Laboratorios
Rocnarf S.A. ha contratado los servicios de un asociado de negocio para cubrir
estos requisitos del estándar, ha procedido a evaluarlo y seleccionarlo siguiendo el
procedimiento Evaluación de asociados de negocio y a través de los registros de
106
Evaluación de seguridad para asociados de negocio y Evaluación de riesgos para
asociados de negocio. De igual manera ha implementado acuerdos de seguridad y
controles anuales a estos acuerdos.
7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
7.1 PROTECCIÓN CON CONTRASEÑA
7.2 RESPONSABILIDAD
7.3 PROTECCIÓN A LOS SISTEMAS Y DATOS
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. ha documentado la política de protección a la
tecnología informática, donde se describe el cumplimiento de estos requisitos.
Además ILABORATORIOS ROCNARF S.A. ha contratado los servicios de un
asociado de negocio para cubrir estos requisitos del estándar, ha procedido a
evaluarlo y seleccionarlo siguiendo el procedimiento Evaluación de asociados de
negocio y a través de los formatos Evaluación de seguridad para asociados de
negocio y Evaluación de riesgos para asociados de negocio. De igual manera ha
implementado acuerdos de seguridad y controles anuales a estos acuerdos.
8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDADY CONCIENCIACIÓN SOBRE
AMENAZAS
8.1 CAPACITACIÓN
Medida: Laboratorios Rocnarf S.A. cuenta con un plan de capacitación anual
donde se trataran los temas establecidos en los numerales correspondientes y se
mantendrán registros de asistencias a estas capacitaciones.
107
5.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
108
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--TÍTULO: CONTROL
DE DOCUMENTOS
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPÓSITO.
Establecer un método para la elaboración, aprobación, puesta en vigencia, distribución,
control, retiro y disposición final de los documentos que estén bajo el alcance del
Sistema de Gestión de Laboratorios Rocnarf S.A.
II. ALCANCE.
El documento es aplicable a la emisión y revisión de POES (Procedimientos Estándares
de Operación), Instructivos y otros documentos como el Manuales, Política y
Objetivos.
III. MATERIALES
Suministros de oficina
Documento en revisión
Copias autorizadas de los POE´S e instructivos.
Copias autorizadas de los documentos.
Documentos vigentes.
Suministros de oficina varios si son requeridos.
IV. RESPONSABILIDAD.
Jefes Departamentales y/o Gerentes Regionales
Son responsables de:
La existencia de POEs e instructivos que describan todas las operaciones de
Laboratorios Rocnarf S.A., siempre que estén dentro del alcance del Sistema de
Gestión.
109
Identificar los POEs e instructivos que requieran revisión y/o actualización o retiro.
Designar a la (s) personas (s) para la revisión y/o actualización del POE o
instructivo.
Los jefes departamentales informarán al representante de la dirección sobre la
existencia de los nuevos documentos externos con el fin de que sean incluidos en los
listados maestros correspondientes.
Se encargarán del entrenamiento del personal involucrado en el POE o instructivo.
Representante de la dirección, Gerentes Regionales, Supervisores
Son responsables de:
Realizar el entrenamiento del Manual, Política, Objetivos y documentos
relacionados.
Los Gerentes Regionales y Supervisores serán responsables de hacer llegar al
Representante de la dirección las copias autorizadas de los documentos obsoletos
que se hayan solicitado.
Coordinador Técnico
Es responsable de:
Es responsable de la emisión del Manual, documentos de Gerencia General
alineados al Sistema de Gestión y todos aquellos documentos.
Es responsable de la revisión y actualización del Manual, Política, Objetivos,
documentos de Gerencia General alineados al Sistema y aquellos documentos
inherentes al Sistema de Gestión.
Asignar números de revisión del POE, instructivo u otro documento del Sistema de
Gestión.
Se encargará de la distribución de las copias autorizadas de los POE´S, instructivos
y otros documentos (si aplica) a los lugares pertinentes.
Dará las indicaciones necesarias para que la documentación aprobada sea
actualizada en la intranet.
Solicitará a las personas que tengan copias autorizadas del documento que se está
retirando, la entrega del mismo, en caso de aplicar este punto.
Recibirá de los jefes departamentales, las copias autorizadas de aquellos
documentos que son retirados porque no aplican o sufren modificación, en caso de
aplicar este punto.
110
Será responsable del archivo de la última versión de los documentos originales
obsoletos (sellados de esa forma).
Los documentos externos obsoletos serán sellados como tales y archivados ó dados
de baja según el criterio del jefe departamental.
Enviar la información a la persona encargada de la actualización de la base
documental en intranet.
Realizará el seguimiento y se asegurará que la base documental se mantenga
actualizada.
Es responsable de comunicar a la persona que actualiza la documentación en
intranet sobre el documento que está siendo retirado para que se proceda con la
anulación respectiva.
Representante de la Dirección
Es responsable de:
El Representante de la dirección mantendrá bajo su custodia los documentos
originales vigentes y obsoletos.
El Representante de la dirección, junto con los Jefes Departamentales son
responsables por la actualización y archivo de los POEs e instructivos vigentes en la
organización.
Director Técnico / Jefes Departamentales / Gerente General
Son responsables de:
Revisión y aprobación de los documentos técnicos administrativos de Laboratorios
Rocnarf S.A.
Personal
Son responsables de:
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en procedimientos,
Instructivos, Manual, Política, Objetivos, etc.
Capacitarse constantemente en todos los cambios y nuevas implementaciones de los
POE’S e instructivos, en el Manual y documentos relacionados con el Sistema de
Gestión.
V.- PROCEDIMIENTO
A. PREPARACIÓN Y APROBACIONES.
A.- PARA LOS POES / INSTRUCTIVOS
1. Cuando se realiza una nueva tarea es obligación del personal comunicar al jefe
departamental sobre la necesidad de redactar un POE o Instructivo.
111
2. El Jefe departamental debe preparar o delegar al personal idóneo la preparación
del nuevo POE o Instructivo.
3. El jefe departamental o Representante de la Dirección (en los casos en que sea
requerido), en conjunto con las personas delegadas elaborarán el POE o Instructivo;
se empleará la información relacionada al proceso o subproceso. Se utilizarán los
formatos del anexo 1 donde se indica cómo será el encabezado de la página y cómo
será el pie de página de los POES e instructivos. La letra empleada en la redacción
de los POES e los instructivos será Verdana 9 puntos.
4. Cuando se ha terminado la redacción del POE o instructivo, de acuerdo a los
lineamientos del anexo 3, el jefe departamental debe revisar el documento, realizar
las correcciones necesarias y enviarlo al Coordinador Técnico para que este a su vez
lo emita al Director Técnico, Representante de la Dirección o Gerente General (si
amerita) para su revisión y/o aprobación; el documento será acompañado de un
memo de ruta (formato del anexo 4).
5. Las personas encargadas de la aprobación firmarán la recepción y devolución del
documento en la copia del memo de ruta. En caso de haber correcciones será
devuelto al Representante de la Dirección o Jefe departamental para que se hagan
las correcciones del caso retomándose luego los ítems 5 y 6, sirviéndose del mismo
memo como hoja de ruta.
6. Los documentos que hayan sido aprobados en las revisiones realizadas por las
personas autorizadas, serán impresos y serán recogidas las firmas de las personas
que realizaron la revisión y aprobación.
7. Como fecha de revisión se considerará a la última fecha anotada en el memo de
ruta.
B.- OTROS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
1. Los otros documentos del sistema de gestión, como manuales, políticas, guías,
planos u otros, serán elaborados con formatos libres y de acuerdo a la necesidad del
área.
2. Los documentos que hayan sido aprobados en las revisiones realizadas por las
personas autorizadas, serán impresos y serán recogidas las firmas de las personas
que realizaron la revisión y aprobación.
3. Como fecha de revisión se considerará a la última fecha anotada en el memo de
ruta.
112
B. ACTUALIZACION Y APROBACION
A. PARA LOS POES
1. Si se ha cambiado de operación, o el POE o instructivo está caduco, el jefe
departamental o Representante de la Dirección y/o Coordinador Técnico,
conjuntamente con el personal designado deberán preparar el nuevo POE o
instructivo o delegar su revisión / actualización a la(s) persona(s) idóneas.
2. El Coordinador Técnico asignará el número de revisión (anexo 2) al documento
en fase de actualización.
3. Las actualizaciones deben cumplir con los lineamientos del anexo 3; todos los
cambios, correspondientes a adiciones o correcciones realizadas al documento
original, que sean digitados, serán subrayados, como indicación de que
corresponden a la revisión realizada.
4. Aquellos textos o gráficos que deban ser suprimidos, serán omitidos en la nueva
revisión, la identificación de la omisión se hará por comparación con la revisión
anterior.
5. Los documentos que hayan sido aprobados en las revisiones realizadas por las
personas autorizadas, serán impresos y serán recogidas las firmas de las personas
que realizaron la revisión y aprobación, el documento será acompañado de un memo
de ruta (formato del anexo 4).
6. Como fecha de revisión se considerará a la última fecha anotada en el memo de
ruta.
B. OTROS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION
1. Si se ha cambiado las operaciones, el Coordinador Técnico debe preparar el
cambio en la sección correspondiente del documento en revisión o delegar su
revisión / actualización a la(s) persona(s) idóneas.
2. El procedimiento a seguir será el mismo que se describe en: PREPARACION Y
APROBACION.
3. Todos los cambios, correspondientes a adiciones o correcciones realizadas al
documento original, que sean digitados, serán subrayados.
4. Aquellos textos o gráficos que deban ser suprimidos, serán omitidos en la nueva
revisión, la identificación de la omisión se hará por comparación con la revisión
saliente.
113
5. Los documentos que hayan sido aprobados en las revisiones realizadas por las
personas autorizadas, serán impresos y serán recogidas las firmas de las personas
que realizaron la revisión y aprobación.
6. Como fecha de revisión se considerará a la última fecha anotada en el memo de
ruta.
C. DISTRIBUCION Y PUESTA EN VIGENCIA
1. El Representante de la Dirección y/o Coordinador Técnico, colocará la fecha de
vigencia al documento, considerándose como fecha de vigencia a la fecha en que el
documento este impreso, firmado y listo para distribuirse.
2. El Representante de la dirección y/o Coordinador Técnico, identificará los
cargos involucrados en el documento en cuestión.
3. Para controlar todas las copias a distribuirse se colocará en la parte inferior de
cada hoja el sello de COPIA AUTORIZADA, el Representante de la Dirección
sumillará cada copia autorizada.
4. El Coordinador Técnico entregará copias autorizadas a los jefes de todas las
áreas que tienen que ver con el documento registrando en la hoja de distribución
(formato similar al del ANEXO 5) la recepción del documento y el número de
copias entregadas.
5. Adicionalmente el Coordinador Técnico, enviará el formato del anexo 6
(Formulario de Entrega / Recepción de Copias Autorizadas) este documento será
utilizado para el envío de las copias autorizadas vigentes y al mismo tiempo para la
recolección de los documentos obsoletos, se enviará uno por cada persona a la que
se le envíe copia autorizada.
6. El Coordinador Técnico, procederá a enviar la información actualizada a la
persona encargada de la actualización permanente de la información mantenida en
intranet. Este envío se realizará por medios electrónicos.
D.ENTRENAMIENTO
A. PARA LOS POES E INSTRUCTIVOS
1. Con la copia controlada del POE o instructivo, el jefe departamental o su
delegado y/o Representante de la Dirección y/o Coordinador Técnico, realizará el
entrenamiento con la participación del personal involucrado directa o indirectamente
en la operación de ese procedimiento o instructivo. En el caso de las Oficinas
Regionales, el entrenamiento será liderado por Gerente de Línea o su delegado.
114
2. Como constancia de la realización del entrenamiento, los involucrados firmarán
la hoja de entrenamiento (anexo7).
3. El Jefe Departamental, Jefe de Oficina Regional y/o Gerente Regional entregará
al Coordinador Técnico, la hoja de entrenamiento firmada por los involucrados.
4. Si luego de la puesta en vigencia se determinaran cambios en el texto, se
adicionará un adendum que será tomado en consideración en la próxima revisión del
documento. Para el adendum se empleará el formato del anexo 8; el adendum
original se adjuntará al documento original y la distribución del mismo se hará
tomando en cuenta la distribución del documento original, lo cual quedará registrado
en la hoja de distribución (anexo 5).
5. Cuando ingrese a laborar en la empresa un nuevo colaborador, el jefe
departamental deberá encargarse del entrenamiento de dicha persona en todos los
documentos.
B. OTROS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
1. Como constancia de la realización del entrenamiento los involucrados firmarán
la hoja de entrenamiento (anexo7).
2. La hoja de entrenamiento será entregada al Representante de la dirección y será
archivada en conjunto con el documento original.
3. Es responsabilidad de cada jefe, dar a conocer a sus subalternos el contenido de
todos los documentos.
E. ARCHIVO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION
A. PARA LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
Coordinación Técnica controlará toda la información empleando el formato del
anexo 10.
Los Jefes departamentales comunicarán al Representante de la dirección y/o
Coordinador Técnico, sobre la existencia de nuevos documentos externos
(catálogos, normas, leyes etc.) para mantener actualizado el listado maestro.
El Representante de la dirección y/o Coordinador Técnico, ingresará los datos
referentes a los documentos externos en los listados maestros correspondientes a
cada área.
115
B. PARA POES, INSTRUCTIVOSY OTROS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
1. El Coordinador Técnico, controlará todos los documentos.
2. El Coordinador Técnico, archivará todos los POES e instructivos originales
vigentes de acuerdo al listado maestro de documentos, actualizando el mismo
inmediatamente que un nuevo POE, instructivo o nueva revisión se ha puesto en
vigencia.
3. Los Jefes departamentales, gerentes regionales y otros cargos a los que se les
haya entregado copias autorizadas, archivarán las copias autorizadas de cada
documento vigente de forma adecuada.
4. El manual original será archivado en la oficina del Representante de la dirección
y estará registrado en el listado maestro de documentos.
5. Los Jefes departamentales, gerentes de línea y otros cargos a los que se les haya
entregado copias autorizadas del Manual archivarán las copias autorizadas del
documento vigente en los sitios destinados para el efecto.
F. RETIRO Y DISPOSICIONFINAL
El Coordinador Técnico, solicitará a las personas que tengan copias autorizadas del
documento que se está retirando, la entrega de las mismas, empleando para ello la
lista de distribución del documento obsoleto y el formato del anexo 6.
1. Los jefes departamentales harán llegar al Coordinador Técnico, todas las copias
autorizadas de los POE´S o instructivos que ya no aplican, para proceder a la
disposición de los documentos, empleando al acta indicada en el formato del anexo
11, adjuntarán también el formato del anexo 6 (Formulario de Entrega / Recepción
de Copias Autorizadas).
2. El Representante de la dirección, definirá si los documentos retirados serán
destruidos o conservados; disposición que quedará registrada en el acta.
3. Los documentos originales (POES, instructivos, Manual y otros documentos del
Sistema de Gestión) serán sellados con el sello de OBSOLETO, y se archivarán
conveniente y adecuadamente identificados como DOCUMENTOS OBSOLETOS.
Sólo se archivará la última versión del documento OBSOLETO.
4. Las copias autorizadas serán destruidas.
5. En el caso de que no fuera físicamente factible la recuperación de un documento,
el Coordinador Técnico, registrará en el acta los motivos de dicho impedimento.
116
6. El Coordinador Técnico, gestionara la eliminación de la base documental
mantenida en intranet, los documentos que hubieren sido dados de baja por
encontrarse obsoletos.
VI. ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE PÁGINA
A. ENCABEZADO DE PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
CÓDIGO:-- TÍTULO:
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
B. ENCABEZADO DE INSTRUCTIVOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
CÓDIGO:-- TÍTULO:
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
B. PIE DE PÁGINA
En él se indicará el número de página respectivo y otros datos si se necesitaren.
ANEXO 2: CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
A.- PARA LOS POES
Para la codificación se utilizará tres letras que identifican al departamento o sección y
dos números consecutivos comenzando por el 01-02-03- etc.
117
Como sigue:
XXX-nn
Dónde:
XXX : Identifican al departamento o sección de responsabilidad.
nn : Número que identifica el procedimiento estándar.
Por ejemplo:
PDP-01 PROCEDIMIENTO No. 1 DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN.
PCC-01 PROCEDIMIENTO No. 1 DEL DEPARTAMENTO CONTROL DE
CALIDAD
PDC-01 PROCEDIMIENTO No. 1 DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PDM-01 PROCEDIMIENTO No. 1 DEL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
PDD-01 PROCEDIMIENTO No. 1 DEL DEPARTAMENTO DE DEVOLUCIONES
B: PARA LOS INSTRUCTIVOS
Se utilizará una estructura de tres letras y 4 números para cada INSTRUCTIVO así:
XXX: Donde la primera letra siempre será I por ser un Instructivo, la segunda y tercera
letra indican el departamento al que pertenece el INSTRUCTIVO.
nn-nn.- Donde:
nn-: indica el número de POE del cual el instructivo deriva.
-nn: indica el sucesivo número dentro de cada área.
ICC-01-01 Instructivo# 01 correspondiente al PCC-01
ICC-01-02 Instructivo# 02 correspondiente al PCC-01
ICC-01-03 Instructivo# 03 correspondiente al PCC-01
C.- PARA OTROS DOCUMENTOS
El código será asignado de acuerdo al criterio de la persona responsable de la
elaboración de dicho documento.
Así:
MDF-01 MANUAL DE FUNCIONES
D. REVISIONES:
Se incluirá el número de la revisión del documento, de la siguiente forma:
00 Para la primera edición.
0n Para las demás revisiones.
NOTA: Si se requiere tener codificación para una nueva área o departamento se lo
puede hacer tomando en consideración el nombre de área o departamento.
118
ANEXO 3
Las siguientes secciones, serán utilizadas en la elaboración de POEs e instructivos:
I. PROPÓSITO:
Descripción del porque se realiza el procedimiento o instructivo.
II. ALCANCE:
Explica cuál es el ámbito en el que se aplica el procedimiento o instructivo.
III. MATERIALES:
Cita el equipo, el reactivo, los formatos etc.
IV. RESPONSABILIDAD:
Designa a los individuos y secciones responsables que deberán ejecutar oportuna y
directamente el POE o instructivo.
V. PROCEDIMIENTO:
Describe detalladamente en forma escrita cómo realizar la tarea o trabajo
asignado, en forma permanente.
VI. ANEXOS:
Indica listas, registros, gráficos, definiciones, formatos y otros que son parte integral
del POE o del instructivo.
VII. REFERENCIAS:
Indica los Procedimientos, Instructivos, Registros y/o Documentos externos que
están relacionados directamente con el POE o instructivo.
ANEXO 4: FORMATO DE MEMO DE RUTA DEL DOCUMENTO EN
REVISION
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MEMO DE RUTA
xxxxxx
PARA:
DE:
FECHA:
ASUNTO: SOLICITUD DE REVISION / APROBACION DEL DOCUMENTO:
(Indicar tipo y nombre del documento)
CODIGO:
REVISION:
119
Adjunto sírvase encontrar el documento de la referencia, solicito su revisión, y si es
aceptado dar la aprobación firmando en los espacios correspondientes.
Atentamente,
________________________
Nombre
Cargo
FECHA RECEPCION FIRMA FECHA DE ENTREGA
_______________ ______________ ________________
ANEXO 5: FORMATO DE HOJA DE DISTRIBUCION
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
HOJA DE DISTRIBUCIÓN
xxxxxx
TIPO Y TITULO DEL DOCUMENTO:
CODIGO:
REVISION:
NOMBRE DEPARTAMENTO FIRMA FECHA
120
ANEXO 5: FORMATO DE HOJA DE DISTRIBUCION
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
HOJA DE DISTRIBUCIÓN
xxxxxxxx
TIPO Y TITULO DEL DOCUMENTO:
CODIGO:
REVISION:
NOMBRE DEPARTAMENTO FIRMA FECHA
INSTRUCCIONES:
1. Reemplace en su carpeta de Poes e Instructivos el documento obsoleto por el
documento vigente cuya copia autorizada le estoy haciendo llegar.
2. Envíeme adjunto a este formulario el documento obsoleto que ud ha retirado de su
carpeta.
3. Entrene a sus subalternos y recoja sus firmas en la hoja de entrenamiento adjunta.
4. Registre su firma en la hoja de distribución adjunta.
Muchas Gracias
Att.
Representante de la Dirección
Constancia de recepción
Nombre de la persona a quien se
envía la copia autorizada
Firma Fecha
121
ANEXO 7: FORMATO DE HOJA DE ENTRENAMIENTO
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
HOJA DE ENTRENAMIENTO
RGG-01-00-04.01
Las personas abajo firmantes hemos sido adecuadamente entrenados en el siguiente
documento:
TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CODIGO:
REVISION:
NOMBRE DEPARTAMENTO FIRMA FECHA
ANEXO 8: FORMATO DE ADENDUM
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
ADENDUM
XXXX
DOCUMENTO (Indicar el tipo de documento): (escribir el título del documento)
CODIGO:
REVISION:
Las siguientes consideraciones han sido tomadas en cuenta en el documento de la
referencia:
(Detallar los cambios o adiciones que deberán efectuarse en el documento).
_________________________
122
Representante de la Dirección
Fecha:
ANEXO 9: FORMATO DE LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO CODIGO DISTRIBUCION REVISION FECHA
VIGENCIA
AREA TIPO
Nombre del
documento
Código
del
docume
nto
Identificació
n de las
personas
que tienen
copias
No. De
revisión
Fecha en
que se
puso en
vigencia
el
document
o
Área a la
que
pertenece
el
document
o.
Procedimi
ento,
Instructiv
o,
polìtica,
otro.
Elaborado por: Fecha de última
actualización:
ANEXO 10: FORMATO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Xxxxxxxxxxxx
NUMERO TITULO VERSION/
FECHA
UBICACION RESPONSABLE
DEL CONTROL
AREA
123
Elaborado por: Fecha de última
actualización:
ANEXO 11: FORMATO DE ACTA DE REGISTRO Y DISPOSICION FINAL DE
DOCUMENTOS
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
ACTA DE REGISTRO Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS
xxxxxx
Con fecha .............. Del (as) área(s) de ....................... Se procedió al retiro del
Documento “..............................” Código................., Revisión.........., el mismo que se
entrega al Representante de la dirección para el fin consiguiente.
Disposición del documento:
Documento original
Destruido Conservado
Copias autorizadas
Destruidas Conservadas
Detalles del retiro del documento:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Atentamente:
.........................................................
Representante de la Dirección
VII. REFERENCIA
PGG-03 Poe de Control de Registros.
124
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--TÍTULO:CONTROL
DE REGISTROS
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPÓSITO.
Establecer un método para elaborar, codificar, identificar, recoger, recuperar, proteger,
retener y disponer los REGISTROS DEPARTAMENTALES, que sean necesarios para
el funcionamiento o regulación de un área.
II. ALCANCE.
Este POE aplica a todos los registros departamentales que se requieran para el control
de las diferentes actividades.
III. MATERIALES
Suministros de oficina
Documento en revisión
Documentos vigentes
Acta de Registro y Disposición Final de Registros
Registros vigentes codificados adecuadamente
Listado maestro de registros
IV. RESPONSABILIDAD
Jefes Departamentales
Son responsables de:
La elaboración y diseño de los formatos de los registros, acorde a las necesidades de
documentación identificadas, para el control de los procesos propios de cada
departamento.
Identificará sus registros de manera única.
Actualizar los formatos que estén caducos.
125
Comunicar al Representante de la Dirección y/o Coordinador Técnico sobre las
actualizaciones realizadas a los formatos.
La distribución de los formatos de los registros.
Dar el respectivo entrenamiento sobre el uso del nuevo formato.
Asegurar o definir mecanismos que le permitan recoger, recuperar y asignar la
protección adecuada a los registros que se usen en las diferentes actividades de su
departamento y de aquellos que sin serlo, están relacionados directa o
indirectamente con ellas.
Definir la forma de retención de los registros.
El adecuado control y verificación de las formas de retención definido para cada
registro.
Identificar los formatos desactualizados para proceder a su retiro y eliminación.
Definir la disposición final de los registros.
Comunicar al representante de la dirección la disposición final de los registros, para
fines de actualización del listado maestro de registros.
Coordinador Técnico
Es responsable de:
Mantener actualizado listado maestro de registros
Dar de baja los registros.
Dar de baja los formatos desactualizados.
Actualizar el listado maestro de registros de cada una de las áreas.
Asignará un código al formato del registro
Personal
Llenar correctamente los formatos establecidos.
Sugerir modificaciones y/o correcciones a los registros que utiliza.
V. PROCEDIMIENTO
A. ELABORACION, CODIFICACION, IDENTIFICACION Y APROBACION
1. Si una nueva operación o requerimiento de registro se ha identificado, o si la
operación ha cambiado, y se identifica la necesidad de registrar datos, el jefe
departamental deberá definir el diseño del nuevo formato.
2. El Coordinador Técnico asignará un código de identificación al documento
acorde al anexo 1.
3. El jefe departamental identificará sus registros acorde al anexo 5.
126
4. Si se requiere tener codificación para una nueva área o departamento, se
debe tener en cuenta que no se repitan los códigos.
5. En el caso de que se genere un formato de registro directamente de un POE,
es decir que no provenga de un instructivo, al realizar la codificación se
deberá poner 00 al indicar el instructivo.
6. Se indicará el número de revisión del formato del registro según lo indicado
en el anexo 2.
7. Si el formato del registro está incluido en un POE o instructivo, el mismo
entrará en vigencia en el momento en que entre en vigencia el documento del
cual forma parte.
8. Si un formato ha sido modificado, independientemente de la revisión del
documento del cual forma parte; la nueva revisión será identificada con el
número secuencial de revisión (anexo 2), una vez aprobado será puesto en
vigencia.
B.DISTRIBUCIÓN Y USO.
1. El jefe departamental identificará las actividades que requieran ser
controladas a través de registros.
2. Los jefes departamentales entregarán copias de los formatos de los registros
en todas las áreas que lo requieran.
3. El jefe departamental deberá asegurarse del correspondiente entrenamiento
al usuario para el adecuado registro de los datos acorde a los instructivos
vigentes.
4. Para el manejo correcto de los registros referirse al instructivo IGG -03-01
Manejo de documentación.
5. Si un nuevo formato entra en vigencia, el Coordinador Técnico hará la
entrega de la copia autorizada del documento al jefe departamental; la nueva
revisión será adjuntada al documento original conjuntamente con un
adendum explicativo del particular.
6. El jefe departamental se asegurará de entrenar al personal en el uso del
nuevo formato.
C. RECUPERACION, CONTROL, Y PROTECCION DE REGISTROS.
1. El jefe departamental deberá asegurar la recolección adecuada de los
registros durante y luego de su uso acorde a los mecanismos dispuestos por
cada departamento.
127
2. El jefe departamental asegurará que se garantice el sistema de trazabilidad
documental que permita recuperar rápida y fácilmente los registros que se
encuentren en uso o archivados.
3. El Coordinador Técnico deberá mantener actualizado el listado maestro de
registros de cada área, siguiendo el formato del anexo 3, para lo cual cada
vez que se actualicen los listados maestros de registros, procederá a solicitar
al jefe departamental la indicación específica acerca del acceso y forma de
retención.
4. La forma de retención y accesos indicados por el jefe departamental serán
ingresados al formato electrónico, con el fin de actualizar el documento.
5. Cada vez que se actualice un listado maestro de registros, se colocará la
fecha de actualización en el documento electrónico.
D. ARCHIVO, FORMA DE RETENCION Y DISPOSICION DE LOS
REGISTROS
1. Los registros se almacenarán de forma conveniente, bajo los esquemas o
sitios de archivo que cada departamento tenga.
2. El jefe departamental definirá las formas de retención y disposición de los
registros en el archivo, por medio de políticas internas departamentales,
siempre y cuando no atenten contra lo dispuesto en la política general o en
elementos normativos. Tanto las formas de retención como la disposición
final de los registros están indicadas en el listado maestro de registros
correspondientes a cada área.
3. En caso de requerirse de la eliminación de registros, el jefe departamental
asegurará una recolección íntegra de los formatos no usados.
4. El Coordinador Técnico procederá a la disposición final de los formatos
obsoletos, registrando dicha acción en el Acta de registro y disposición final
(Anexo 4).
5. Si los formatos son numerados, serán retirados y eliminados, lo cual será
registrado en el acta de registro y disposición final (anexo 4), la secuencia
numérica quedará inhabilitada. La impresión de los nuevos documentos
contemplará la numeración subsiguiente.
Nota: En el caso de que no fuera físicamente factible la recuperación de un registro,
el Coordinador Técnico registrará en el acta los motivos de dicho impedimento.
128
VI. ANEXOS
ANEXO 1: CODIFICACION DE LOS FORMATOS DE LOS REGISTROS
Para las áreas se utilizará la siguiente codificación:
RCC REGISTRO DE CONTROL DE CALIDAD
RDP REGISTRO DE PRODUCCION
RDM REGISTRO DE MANTENIMIENTO
Por ejemplo:
RCC-01-01-01: REGISTRÓ N° 01 correspondiente al instructivo 01 del PCC N° 1
RCC-01-02-02: REGISTRÓ N° 02 correspondiente al instructivo 02 del PCC N° 1
RCC-02-01-03: REGISTRÓ N° 03 correspondiente al instructivo 01 del PCC N° 2
RCC-02-00-04: REGISTRÓ N° 04, correspondiente al PCC N° 2
ANEXO 2: IDENTIFICACION DE LA REVISION DE LOS FORMATOS
Para identificar el número de revisión de los formatos de los registros, se incluirá al lado
del código un punto y dos dígitos, iniciándose la numeración en el 00, que indica que el
número de revisión del formato es la 00.
Por ejemplo:
RCC-01-02-01.01
Dónde: RCC-01-02-01 corresponde al código del formato del registro, y
.01 corresponde a la primera revisión del formato.
Nota: En caso de no llevar los dos últimos números separado del punto, se asumirá que
el número de revisión es el 00.
ANEXO 3: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Xxxxxxxxxx
NOMB
RE
DEL
REGIS
TRO
CODI
GO
REVI
SION
RES
PON
SAB
LE
IDENTI
FICAD
OR
UBICA
CIÓN
ACC
ESO
FORMA DE
RETENCION
TIEMP
O DE
RETEN
CION
DISPOSI
CIÓN
FINAL
ARE
A
ELEC
TRON
ICO
ESC
RITO
129
ANEXO 4:
ACTA DE REGISTRO Y DISPOSICION FINAL DE REGISTROS
Con fecha:_________ del área de :______________ se procedió al retiro del registro
“_____________” código:________________, revisión:______ el mismo que se
entrega al Representante de la Dirección para el fin consiguiente.
Disposición del registro
Destruido Reubicado Conservado
Detalles del retiro del registro:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Disposición dada por: Fecha:
Atentamente
...........................................
Representante de la Dirección
ANEXO 5: IDENTIFICACION DE REGISTROS
Para las áreas se podrán utilizar las siguientes identificaciones de registros:
Por numero secuencial/año
Por fecha de elaboración
Por mes de evaluación
Por nombre de proceso
Por nombre del producto
VII. REFERENCIAS:
IGG-03-01 Manejo de documentación
130
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--TÍTULO:MEJORA
CONTINUA
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPÓSITO
El propósito de este procedimiento es definir las actividades a realizar para cumplir con
el proceso de Mejoramiento Continuo, su ejecución, el análisis de datos y el
seguimiento de los proyectos hasta el cierre de los mismos, se incluyen también las
sugerencias y acciones para la mejora que no necesariamente implican un proyecto de
mejora.
II. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades de Mejoramiento Continuo en
Laboratorios Rocnarf S.A.
III. MATERIALES
Medios de comunicación
Suministros de oficina
IV. RESPONSABILIDAD
Asistente de gerencia
Es responsable de:
Levantar el listado de sugerencias recibidas del personal, disposiciones gerenciales y
otras sugerencias provenientes de charlas, cursos, otros
Representante de la dirección/ Asistente de gerencia:
Son responsables de:
Realizar el análisis de los temas planteados para verificar si cumple lo
especificado por la Alta Dirección para ser considerado como proyecto.
Enviar los temas planteados a la gerencia para aprobación.
Hacer el seguimiento de las actividades referentes al análisis y soluciones de los
proyectos de mejora.
131
Jefes departamentales
Son responsables de:
Incentivar a sus subalternos para que presenten sugerencias o proyectos de mejora.
Colaborar en la revisión del cumplimiento de las actividades planteadas para la
ejecución de las sugerencias o actividades de mejora.
Colaboradores de Laboratorios Rocnarf
Son responsables de:
Colaborar activamente para la ejecución de las actividades que permitirán el
cierre del proyecto o actividad de mejora.
V. PROCEDIMIENTO
A. DEFINICION DE LOS PROYECTOS DE MEJORAMIENTO
CONTINUO
1. De todas las sugerencias presentadas a la gerencia se establecerán dos grupos:
a.- proyectos de mejora
b.- actividades de mejora
Serán considerados como proyectos de mejora aquellos que requieran algunos de los
siguientes factores:
a.- La participación de diferentes departamentos para su ejecución.
b.- Un período de más de 30 días para su ejecución.
c.- La realización de dos o más reuniones de análisis para su planificación, revisión
o control de ejecución.
2 El gerente revisará y aprobará o comentará sobre los temas planteados.
3. Los temas aprobados serán ingresados al cuadro de seguimiento de proyectos de
mejora.
Las actividades de mejora se ejecutan partiendo de las siguientes premisas:
a.- La Alta Dirección aprobará y designará las actividades de mejora partiendo de las
sugerencias enviadas mensualmente por los miembros de la organización, por
disposiciones gerenciales o por resoluciones tomadas en reuniones de comités.
b.- La Asistente de Gerencia enviara al Representante de la Dirección las sugerencias
aprobadas por la alta dirección para que este a su vez asigne cuales califican como
Solicitud de Acciones, siguiendo el formato anexo 2.
132
B.- EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE MEJORAMIENTO CONTÍNUO
1. El jefe departamental o colaborador designado en conjunto con su equipo de trabajo
procederá a realizar el estudio del caso y a desarrollar su plan de acción.
2. Cada grupo de trabajo en conjunto con los jefes departamentales y personal
involucrado colaborarán activamente para dar cumplimiento a las actividades planteadas
que permitirán la resolución de la problemática.
3. El jefe departamental o colaborador designado remitirá los avances de cumplimiento
en cada reunión de jefes departamentales
4. El asistente de gerencia realizará el seguimiento y dará por cerrado el proyecto
cuando todas las actividades requeridas para el cierre se hayan cumplido.
5. El Gerente General verificará los resultados obtenidos y procederá a emitir las
conclusiones o recomendaciones del caso.
C. ANALISIS DE DATOS
Durante la ejecución de los proyectos de mejora continua, y la evaluación del
desempeño de los procesos puede ser necesario recurrir al análisis de datos, para lo cual
se seguirán las siguientes directrices:
1. La organización definirá los indicadores de gestión de calidad y productividad por
medio de los cuales se monitoreará y controlará el desempeño de los diferentes
procesos. Para el efecto, se identificarán los indicadores de calidad y productividad más
apropiados para cada uno de ellos, y los mismos registrarán su monitoreo y control en el
formato del anexo 1 (Formato de Proyecto de Mejora Continua).
2. El asistente de gerencia actualizará mensualmente el cuadro de mando de indicadores
y lo enviará a la gerencia para revisión.
3. Periódicamente el asistente de gerencia procederá a dar a conocer a todos los jefes
departamentales la actualización del sistema smartparners.
4. Los indicadores serán revisados por el gerente y los jefes departamentales
involucrados en el cumplimiento de los mismos según fechas previamente propuestas y
aprobadas.
5. Si la evolución de algún indicador, requiere una acción correctiva, ésta podría ser
una disposición gerencial y/o una solicitud de acción, en este caso se aplicarán las
herramientas de calidad necesarias para hacer el análisis de causas y se levantará el plan
de acción requerido para el cierre de la solicitud.
133
VI. ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE PROYECTO DE MEJORA CONTINUA
1.- DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL:
2.- ANALISIS DE CAUSAS:
3.- RECURSOS NECESARIOS (SI EXISTE, ADJUNTAR INFORMACION
ADICIONAL)
4.- ACCIONES NECESARIAS PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO
(ADJUNTAR INFORMACION ADICIONAL SI ES NECESARIO)
5.- ANALISIS DE FACTIBILIDAD/ECONOMICO:
VI. REFERENCIAS
134
PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA
PROYECTO No.:
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--TÍTULO:AUDITORIA
INTERNA
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPOSITO
El propósito del siguiente procedimiento es asegurar el cumplimiento de la
programación anual de auditorías internas en Laboratorios Rocnarf S.A., la preparación,
su adecuada ejecución y seguimiento de acciones correctivas que demanden ser tomadas
de cada una de ellas, así como el despliegue de la información oportuna y pertinente
hacia Gerencia General.
Mantener un sistema dinámico de evaluación constante del Sistema de Gestión en
Laboratorios Rocnarf S.A.
Cumplir con requerimientos de: Reglamento de Buenas Prácticas de Manufactura
vigente, las Normas implementadas en la compañía, y de las normas de Seguridad
que la organización decida aplicar.
Agilitar y facilitar la planificación, ejecución y monitoreo de las acciones
correctivas que deban ser tomadas para asegurar una correcta implementación de los
requerimientos normativos de calidad.
II. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las auditorías internas dentro del Sistema de Gestión
de Laboratorios Rocnarf S.A.
III. MATERIALES
Suministros de oficina
135
Medios de comunicación
IV. RESPONSABILIDAD
Coordinador Técnico
Es responsable de realizar la programación anual de auditorías internas de calidad
en Laboratorios Rocnarf S.A.
Auditores Internos
Son responsables de preparar, ejecutar las auditorías asignadas.
Colaboradores de Laboratorios Rocnarf S.A.
Son responsables de colaborar activamente con las auditorías programadas
suministrando a los auditores la información requerida.
V. PROCEDIMIENTO
1. El Representante de la Dirección y/o Coordinador Técnico comandará la reunión
de planificación anual con los auditores internos que estén calificados para hacerlo.
2. En base a la planificación realizada, los Auditores Internos prepararán las
auditorías y las ejecutarán.
3. Los Auditores Internos desarrollarán las auditorías planificadas y preparadas en
las fechas programadas, levantando de ser pertinente las no conformidades
identificadas, asegurándose de que el auditado establezca acciones correctivas para
las no conformidades críticas mayores y posteriormente remitirán el informe final de
la auditoría.
4. En caso de que las auditorías internas no puedan realizarse en las fechas
programadas, el Representante de la Dirección, re agendará las fechas.
5. El coordinador Técnico dará seguimiento en las fechas propuestas en mutuo
acuerdo con los auditados a las acciones correctivas propuestas por éstos.
6. Los líderes o los dueños de los procesos según corresponda definirán la
conveniencia de cerrar una no conformidad en función del cumplimiento de las
acciones correctivas.
136
VI. ANEXOS
N/A
VII. REFERENCIAS
Instructivo: Planificación de auditorías internas
Instructivo: Preparación y ejecución de auditorías internas.
137
LABORATORIOS ROCNARF
S.A.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--
TÍTULO:MANEJO
DE
DOCUMENTOS
LEGALES
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPOSITO
Identificar, actualizar, implementar y comunicar requisitos legales, reglamentarios y
estatutarios en la organización, requisitos legales que estén relacionados a su actividad y
determinados por la empresa, por la legislación existente y/o por las entidades
gubernamentales de control.
II. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de Laboratorios Rocnarf S.A.
III. MATERIALES
Leyes
Normativas
Reglamentos
Materiales de Oficina
IV. RESPONSABILIDADES
Coordinador Técnico
Es responsable de:
Cumplir este procedimiento; identificará, actualizará, implementará y comunicará (a
quienes sea pertinente en la organización) los requisitos legales, reglamentarios y
estatutarios para la operación de la empresa.
138
Mantendrá una carpeta con copia de la documentación de todos estos requisitos.
V. PROCEDIMIENTO
1. El coordinador Técnico con ayuda de Departamento de Contabilidad y Legal
identificará, actualizará, implementará y comunicará (a quienes sea pertinente en la
organización) los requisitos legales, reglamentarios y estatutarios para la operación de la
empresa.
2. El mismo archivará la documentación en una carpeta que mantiene en archivo copia de
cada documento.
El listado Maestro de documentos/requisitos legales, reglamentarios y estatutarios será
actualizado de acuerdo a la necesidad, colocando la fecha de la última actualización
VI. ANEXOS
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS/REQUISITOS LEGALES,
REGLAMENTARIOS Y ESTATUTARIOS
fecha de
emisión
institución descripción n° dirección ubicación fecha de
vencimiento
Anexo 1: FORMATO DE LISTADO DE MAESTRO DE
DOCUMENTOS/REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS Y
ESTATUTARIOS
VII. REFERENCIA
N/A
139
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:--
TÍTULO:EVALUACIÓN
DE ASOCIADOS DE
NEGOCIOS
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPOSITO
Evaluar y seleccionar asociados de negocio que tengan los perfiles que garanticen la
seguridad en los procesos relacionados al Sistema de Gestión que no ejecuta la
empresa.
II. ALCANCE
Este es un procedimiento que aplica a Departamento de Compras y Departamento
de Logística
III. MATERIALES
Suministros de oficina
IV. RESPONSABILIDADES
Asistente de Compras y/o Coordinador de Logística
Son responsables de:
Realizar una evaluación y selección de los potenciales asociados de negocio más
allá de los requisitos financieros.
Aplicar en las evaluaciones de asociados de negocio, criterios de prevención de
lavado de activos y financiamiento al terrorismo.
V. PROCEDIMIENTO
1. El Asistente de Compras y/o Coordinador de Logística evalúa a los potenciales
asociados de negocio, mediante formato de Evaluación de asociados de negocio
140
y Evaluación de riesgos para asociados de negocio, si no califica, rechaza, y
comunica al cliente o proveedor.
2. Si califica se registra como asociado de negocio (cliente o proveedor) de la
empresa.
VI. ANEXO
ANEXO 1: DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Asociados de negocio: Clientes y proveedores involucrados en producto de exportación
y manejo de información crítica.
ANEXO 2: DOCUMENTOS SOLICITADOS DE REFERENCIA
RUC
Constitución legal de la empresa
3 Referencias comerciales
Nombramiento de Gerente (en caso de persona jurídica)
Copia Cédula Gerente General
Formatos de evaluación de seguridad completados
ANEXO 3: REGISTRO DE EVALUACION DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
141
Razón social: Objeto Social:
Dirección: Teléfono: Casilla:
E-maìl: RUC: Forma de Pago
Representante Legal: Inicio operaciones Tipo de empresa:
Producto o servicio que ofrece a la empresa? Valor
Sucursales
Tiempo en el mercado:
22 23
24
Si Si SiNo No No
Si Si Si
No No No
Si Si Si
No No No
Fecha:
La información que usted nos ha proporcionado es de absoluta confidencialidad para la organización y nos remitiremos solo a los datos entregados por ustedes y así darle un buen uso a la misma, nos reservamos el
derecho de visitarlos
Observaciones
Evaluado por:
31Se verifico antecedentes financieros y origen de sus ingresos?
# Suministra informacion cuando se le solicita? #
La informacion suministrada fue verificada en su totalidad?
28Esta dispuesto a establecer acuerdos de seguridad?
#Esta dispuesto a permitir que se controlen los acuerdos
#Se verificaron antecedentes penales de socios y accionistas?
RESULTADO DE LA EVALUACIONDe acuerdo al analisis de la informacion suministrada, el potencial CLIENTE / PROVEEDOR ha sido ACEPTADO / RECHAZADO como nuestro ASOCIADO DE NEGOCIO. Nota: Nos reservamos el derecho de rechazar al potencial CLIENTE/PROVEEDOR por otras razones que puedan ir en contra de los intereses de esta empresa.
25 Posee la empresa Certificado BASC? # Se encuentra
legalmente constituido? # Posee Registro Unico de Contribuyentes?
21
CROQUIS FOTOGRAFÍA DEL LOCAL
19
20 Otros productos o servicios que ofrece?
17 #
15 Destino de la operación de comercio internacional # Frecuencia de las operaciones
13 Origen de la operación de comercio internacional # Frecuencia de las operaciones
10 11 12
7 8 9
EVALUACION DE ASOCIADOS DE NEGOCIO RDC-04-00-01.00
1 2 3Cliente
Proveedor
4 5 6
142
ANEXO 4: REGISTRO DE EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA ASOCIADOS
DE NEGOCIO
VII. REFERENCIAS
N/A
143
1
2 3
4 5 6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20 21 22 23 24
25
26
EVALUACION DE RIESGO PARA ASOCIADOS DE NEGOCIO RDC-04-00-02.00
No facilita controles a los procesosPersonal sin competenciasPersonal sin capacitacionMala calificacion en Buro deCreditoCambio habitual de sociosInyecciones economicas externas frecuentesSin compromiso de la alta direccion
Nivel de Riesgo del Asociado de Negocio
Informacion no veraz / no verificableFalsa ubicación y/o direccionNo esta dispuesta a crear acuerdos de seguridadNo dispuesta a mantener controles de seguridad
Conspiracion internaSe ha detectado actividades subestandarProveedores con actividades ilícitasClientes en actividades ilícitas
No vinculada a la cadena logistica de la cargaEl producto puede ser utilizado ilícitamente
Socios o accionistas con antecedentes penales
Empresa sin trayectoria comercial
Ruc ficticio o no existenteTransacciones con dinero ilícito (reportados)
No responde no consta en paginas amarillasNo responde los correos
Objeto social usado para lavado de activosSector peligroso o de difícil acceso
PROBABILIDAD IMPACTO PUNTAJ E CLASIFICACIÓN DEL RIESGORIESGO ESPECÍFICO
Empresa es parte de la lista Clinton
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: --
TÍTULO:
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. Propósito
Determinar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos determinados
en Laboratorios Rocnarf S.A. por su actividad de exportación de productos
farmacéuticos.
II. Alcance
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas, actividades y procedimientos de
Laboratorios Rocnarf S.A., relacionados con los procesos de exportación.
III. RESPONSABILIDADES
Coordinador de Logística
Es responsable de:
Elaborar la evaluación de riesgos, además de analizar, evaluar, monitorear,
actualizar y comunicar los niveles de riesgo resultados de la evaluación, los
resultados de esta evaluación serán presentados en la revisión gerencial o cuando
el gerente general lo determine; estos resultados serán comunicados a las
jefaturas o las áreas que el gerente general estime conveniente.
Gerente General
Es responsable de:
Aprobar la matriz de riesgos y autorizar su difusión a los funcionarios / áreas
establecidas.
144
Jefes Departamentales
Proveerán información para elaborar y actualizar la evaluación de riesgos de
LABORATORIOS ROCNARF S.A., por sus operaciones y por actividades
propias del negocio en sus diferentes puntos e infraestructura.
IV. PROCEDIMIENTO
1. El Coordinador de logística convocará a los delegados de áreas involucradas
para realizar la evaluación (Fecha, hora, lugar).
2. Evaluará en conjunto con los responsables de las áreas, las amenazas potenciales
a las que están expuestos los bienes y operaciones a proteger.
3. Analizará en conjunto la probabilidad de materialización de la amenaza y el
impacto que puedan generar a la infraestructura, área, actividad o proceso
analizado.
4. Completará la matriz de evaluación de riesgos
5. Presentará la matriz al Gerente General para su revisión y aprobación final.
6. Difundirá la matriz a las áreas o jefaturas autorizadas.
7. Custodiará la matriz de riesgos original.
8. Reevaluará cada año los riegos de la matriz o en caso de materializarse nuevas
amenazas o identificar vulnerabilidades en los procesos relacionados al S.
Gestión.
V.ANEXO
Anexo1: DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Evaluación de Riesgos:
R= P x I
Riesgo= Probabilidad x Impacto
Anexo 2: Evaluación de Riesgo
145
PARAMETROS DE PROBABI LI DAD0,2 = MUY POCO PROBABLE0,4 = POCO PROBABLE0,6 = PROBABLE0,8 = MUY PROBABLE1 = EXTREMADAMENTE PROBABLE
Elaborado por: Aprobado por:
VEHICULO DE LA EMPRESA NO MONITOREADO ADECUADAMENTE (CARGA SUELTA)
NI VEL DE EXPOSI CI ON AL RI ESGO
ROBO DE INFORMACION
ROBO DE CARGA (CONTENEDOR)
FALSIFICACION DE DOCUMENTOS
VEHICULO DE CARGA PESADA NO MONITOREADO ADECUADAMENTE (CONTENEDOR)
ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
TRANSPORTE DE CARGA DE EXPORTACI ON
FALSIFICACION DE DOCUMENTOS
CONTAMINACION DE CARGA SUELTA
ROBO DE CARGA SUELTACONTAMINACION DE CARGA CONTENEDOR
OFI CI NAS EDI FI CI O EL FERRETEROACCESO NO AUTORIZADO
PLANTA DE PRODUCCI ON J .T. MARENGO
ROBO DE CARGA / PRODUCTOS
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICAVEHICULO NO MONITOREADO ADECUADAMENTE
CONSPIRACIONES INTERNAS
ACCESO NO AUTORIZADOFALSIFICACION DE DOCUMENTOSROBO DE INFORMACIONCONSPIRACIONES INTERNASROBO DE CARGA / PRODUCTOS
PROBABI LI DAD (MATERI ALI ZACI ON
DE LA AMENAZA)
I MPACTO (AFECTACION EN
CASO DE MATERI ALI ZARSE LA
AMENAZA)
PUNTAJ E PARA DETERMI NACI ON
DEL RI ESGO (PROBABI LI DAD x
I MPACTO)
BODEGA DE PRODUCTO TERMI NADO
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICACONTAMINACION DE CARGA ANTES DEL TRANSPORTE A BPT
AMENAZA ESPECI FI CA
ACCESO NO AUTORIZADOFALSIFICACION DE DOCUMENTOS
EVALUACI ON DE RI ESGOS RDL-02-00-01.00
CONSPIRACIONES INTERNAS
CONSPIRACIONES INTERNAS
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICA
CLASI FI CACI ÓN DEL RI ESGO
DANO DE EQUIPOS
CONTAMINACION DE CARGA ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
ROBO DE INFORMACION
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICA
FALTA DE DOCUMENTOS PARA TRANSPORTE DESDE PLANTA A BPT
TRANSPORTE DE CARGA DESDE PLANTA A BODEGA DE PRODUCTO TERMI NADO
ROBO DE CARGA / PRODUCTOSMANIPULACION INDEBIDA DE CARGA / CAJAS
ROBO DE INFORMACION
ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
VI. REFERENCIA
N/ A
146
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: --
TÍTULO:
PROCEDIMIENTO
PARA REVISION
GERENCIAL
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPÓSITO
El propósito del siguiente documento es dar las indicaciones necesarias para que se
proceda a la revisión del Sistema de Gestión y de esa forma cumplir con los requisitos
de las normas implementadas en la empresa.
II. ALCANCE
El documento es aplicable a la revisión gerencial periódica.
III. MATERIALES
Suministros de oficina
Medios de comunicación
IV. RESPONSABILIDAD
Asistente de Gerencia
Es responsable de:
Elaborar el calendario de revisión en la que se involucran las diferentes áreas de la
empresa.
Gestionar la aprobación de las fechas establecidas para reunión.
Convocar a la reunión para revisión por la dirección
Elaborar la hoja de asistencia.
Tomar las anotaciones necesarias para la elaboración de las actas.
Elaborar las actas de reunión.
Incluir las disposiciones gerenciales en el cuadro de seguimiento.
Jefes departamentales
147
Son responsables de:
Preparar el material requerido para la sustentación de las evolución de los
indicadores de cada una de sus áreas
Colaborar activamente con el representante de la Dirección y con el personal
involucrado para la consecución de los objetivos que sean generados en la revisión
de la Alta Gerencia.
Gerente general
Es responsable de:
Revisar con cada una de los jefes departamentales la evolución de cada uno de sus
indicadores y todas aquellas situaciones que puedan generar cambios en el sistema
de gestión.
Aportar con los recursos necesarios para la consecución de las metas planteadas,
V. PROCEDIMIENTO
A.-PREPARACIÓN DE LA REUNION PARA REVISIÓN
1. El asistente de gerencia programará reuniones gerenciales con la frecuencia
establecida por la Alta Dirección.
2. El asistente de gerencia elaborará el cronograma de reuniones y lo enviará al
Gerente General para aprobación. El cronograma cumple el formato del anexo 1.
3. Una vez que el Gerente ha aprobado el cronograma, el Asistente de Gerencia
comunica a los jefes departamentales y accionistas las fechas en que se han
programado las reuniones.
4. Cada jefe departamental preparará la información necesaria para sustentar la
evolución y avance de los indicadores de sus áreas respectivas.
B.- CUMPLIMIENTO DE LAS REUNIONES – INFORME
1. Las reuniones se realizarán en la fecha y hora fijadas y se revisarán los datos
correspondientes a cada uno de los indicadores.
2. Al inicio de la reunión, el asistente de Gerencia pasará la hoja de asistencia
(formato libre) para tomar las firmas de los asistentes.
3. Si el tiempo fuera insuficiente, la Alta Gerencia dispondrá una nueva fecha para la
continuación y término de la revisión.
4. El asistente de gerencia será el encargado de tomar las anotaciones del caso para
luego redactar el acta correspondiente.
5. Si en el caso que lo amerite el borrador del acta será enviado a los jefes
departamentales involucrados para revisión y aprobación.
148
6. El asistente de gerencia imprimirá el documento definitivo y lo enviará a la
gerencia para firma.
7. Las actas generadas en cada una de las reuniones una vez firmadas, serán
archivadas por la asistente de gerencia en las carpetas destinadas para el efecto, se
archivarán también los documentos de soporte entregados por los jefes
departamentales.
8. El acta será distribuida a las personas involucradas por medios electrónicos o
físicamente.
9. A cada una de las disposiciones generadas en esta reunión, se le hará el seguimiento
respectivo, ya sea por acciones de mejora, proyectos de mejora, oportunidad de
mejora o pendientes de comité.
10. El asistente de gerencia procederá a dar el seguimiento respectivo a cada una de las
disposiciones gerenciales, hasta el cierre de la disposición.
ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE CRONOGRAMA PARA REVISION GERENCIAL Y
DEL SISTEMA DE GESTION.
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
CRONOGRAMA PARA REVISION GERENCIAL Y DEL SISTEMA DE
GESTION
xxxxxxxx
Notas:
1.- Este cronograma cumple con las Normativas implementadas
2.- En cada reunión se revisarán las disposiciones gerenciales provenientes de las
reuniones anteriores que aún estén pendientes de cierre.
3.- La revisión de la evolución de los indicadores permite evidenciar el desempeño de
los procesos y la conformidad del producto.
1.- FECHA: __________________
Indicadores de _________________
Índice de __________________
Asistentes:
VII. REFERENCIAS
149
N/A
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: --
TÍTULO: POLITICA
DE SEGURIDAD
COMERCIAL
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
I. PROPÓSITO
Fortalecer la gestión comercial de Laboratorios Rocnarf S.A., con sus asociados de
negocio para cumplimiento del Sistema de Gestión y el estándar Exportador.
II. ALCANCE
Esta Política se aplica a la gestión comercial de Laboratorios Rocnarf S.A., y sus
asociados de negocio.
III. MATERIALES
Suministros de oficina
IV. RESPONSABILIDAD
Gerente General
Es responsable de:
Garantizar la continuidad del negocio mediante el fortalecimiento de su
gestión.
V. PROCEDIMIENTO
1. Laboratorios Rocnarf S.A., establecerá por escrito acuerdos mínimos de
seguridad con sus asociados de negocio que no posean la certificación, basado
en la evaluación de riesgo.
2. Laboratorios Rocnarf S.A., realizará una evaluación adicional a los asociados de
negocio que no posean certificación, verificando los procedimientos de
150
seguridad que ha implementado el asociado, esto lo realizará mediante controles
y/o auditorias de segunda parte a los asociados de negocio.
3. Laboratorios Rocnarf S.A., aplicará en su evaluación de asociados de negocio /
nuevos socios o accionistas todo los puntos mandatorios de la normativa.
VI. ANEXOS
N/A
VII. REFERENCIAS
PDC-04 POE DE EVALUACIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
OBJETIVO DEL MANUAL
El manual de procedimientos tiene como finalidad ayudar principalmente a las
actividades que se desarrollan en Laboratorios Rocnarf S.A.
Además dicho manual está a disposición para todo el personal indicando detalladamente
paso a paso las operaciones y su manera de realizarlo con sus debidos gráficos y
formatos.
Los procedimientos con los que cuentan este manual son los mandatorios por la norma y
son los siguientes:
1. Control de documentos
2. Control de registros
3. Mejora continua
4. Auditoría interna
5. Manejo de documentos legales
6. Evaluación de asociados de negocios
7. Evaluación de riesgos
8. Procedimiento para Revisión gerencial
9. Política de Seguridad Comercial
151
5.3 MANUAL DE NOMBRAMIENTOS
152
LABORATORIOS ROCNARF S.A.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:--TÍTULO:
NOMBRAMIENTOS
FECHE DE
EMISIÓN:
DD-MM-AA
FECHA DE
REVISÓN:
DD-MM-AA
ACTA DE NOMBRAMIENTO
La alta dirección de LABORATORIOS ROCNARF S.A. por intermedio de su
Representante de la Dirección en Materia de Seguridad y Responsable del Sistema de
Gestión en Control y Seguridad BASC, XXXXXXXX, ha decidido nombrar a
XXXXXX, como Auditor Interno del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC.
Sus funciones y responsabilidades para con la implementación y mantenimiento del
SGCS serán:
Planificar las auditorías internas
Realizar las auditorías internas
Competencias del cargo:
Educación: Ingeniero en Sistemas de Calidad
Formación:
Conocimientos
Específicos
Descripción
1. Nivel estratégico Misión, visión, políticas , objetivos de la empresa
2. Personas y áreas Todas las de la empresa
3 Documentación y
procesos
Norma BASC
Conocimientos sobre manejo de auditorías (Planificación,
realización de auditoría y elaboración de informes de auditoría)
153
Manejo de acciones correctivas y preventivas
Destrezas y habilidades
COMPETENCIAS ESPECIFICAS NIVEL
Comunicación oral
Observación
Monitoreo y control
Planificación y organización
3
3
3
3
DE:XXXXXXXXXXXX
Representante de la Dirección
Yo, XXXXXXXXX, acepto el cargo de AUDITOR INTERNO para el Sistema de
Gestión en Control y Seguridad BASC, comprometiéndome a cumplir a cabalidad las
responsabilidades encomendadas.
De: xxxxxxxxxxxxxx
Auditor Interno
154
ACTA DE NOMBRAMIENTO
La alta dirección de LABORATORIOS ROCNARFS.A., por intermedio de su Gerente
General, xxxxxxx, ha resuelto nombrar a xxxxxx como Jefe de Seguridad del Sistema
de Gestión en Control y Seguridad BASC.
Sus funciones y responsabilidades para con la implementación y mantenimiento del
SGCS serán:
Coordinar y planificar las actividades de prevención de riesgos
Supervisar el cumplimiento de las normativas de seguridad del SGCS
Informar sobre el mantenimiento del SGCS BASC a la alta dirección de la
empresa
Competencias del cargo:
Educación: Título de estudios universitarios terminados.
Formación:
Conocimientos
Específicos
Descripción
1. Nivel Estratégico Misión, visión, políticas de la empresa
2. Personas y Áreas Todas las de la empresa
3. Cursos específicos Prevención de riesgos, normas de seguridad BASC.
4. Normas Norma BASC
Destrezas y habilidades.
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS NIVEL
155
Escucha activa
Comunicación oral
Planificación y organización
Evaluación
Trabajo en equipo
4
4
4
4
4
De:xxxxxxxxx
Gerente General
Yo,xxxxxx, acepto el cargo de JEFE DE SEGURIDAD para el Sistema de Gestión en
Control y Seguridad BASC, comprometiéndome a cumplir a cabalidad las
responsabilidades encomendadas.
De:xxxxxxxxx
Jefe de Seguridad
156
ACTA DE NOMBRAMIENTO
La alta dirección de LABORATORIOS ROCNARF S.A. por intermedio de su Gerente
General, xxxxxxx, ha resuelto nombrar a, xxxxxx como Representante de la Dirección y
Responsable del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC por el lapso de dos
años a partir de la suscripción de la presente acta.
Sus funciones y responsabilidades para con la implementación y mantenimiento del
SGCS serán:
Informar a la Alta Dirección de la empresa acerca del avance y funcionamiento
del SGCS
Coordinar con los asesores externos las reuniones y actividades correspondientes
al proyecto de implementación del SGCS.
Motivar y organizar a los demás colaboradores para el cumplimiento de las
tareas de implementación y mantenimiento del SGCS.
Competencias del cargo:
Educación: Título de estudios universitarios terminados.
Formación:
Conocimientos
Específicos
Descripción
1. Nivel estratégico Misión, visión, políticas, objetivos de la empresa y organigrama.
2. Procesos Procesos de la empresa, sistema de calidad, conocimiento de
normativas referentes a BPM, ISO, BASC y auditorías.
3. Personas y áreas Todas de la empresa
4. Normas Reglamentos y regulaciones internas, norma BASC
Destrezas y habilidades
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS NIVEL
Escucha activa.
Comunicación oral
4
4
157
Monitoreo y Control
Planificación y Organización
Evaluación
Trabajo en equipo
Liderazgo
4
5
4
4
4
De:xxxxxxxxxx
Gerente General
Yo, xxxxxxx, acepto el cargo de REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN para el
Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, comprometiéndome a cumplir a
cabalidad las responsabilidades encomendadas.
xxxxxxxx
Representante de la Dirección
5.4 DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CRÍTICOS
La determinación fue a través de las siguientes herramientas encuestas, entrevistas y la
lista de verificación, adicional se realizó revisiones periódicas de factores económicos y
tecnológicos que puedan afectar la organización, entre otros como registros históricos,
158
experiencias significativas registradas, informes de años anteriores, los cuales nos
proporcionaron información importante.
5.4.1 ANÁLISIS DEL RIESGO
El objetivo fue establecer una valoración de los riesgos con base en la información
obtenida en las entrevistas y encuestas.
Se consideraron dos características:
Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización.
PARAMETROS DE PROBABI LI DAD0,2 = MUY POCO PROBABLE0,4 = POCO PROBABLE0,6 = PROBABLE0,8 = MUY PROBABLE1 = EXTREMADAMENTE PROBABLE
5.4.2 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO
El nivel de riesgo se obtuvo confrontando el impacto con la probabilidad evaluando las
amenazas posibles.
Los tipos de niveles que se pueden obtener son los siguientes:
ALTO: Cuando el riesgo es altamente vulnerable a la organización.
MEDIO: Vulnerabilidad media.
BAJO: Vulnerabilidad baja.
159
0.6 0.2 0.12 MODERADO0.4 0.4 0.16 MODERADO0.4 0.4 0.16 MODERADO0.4 0.4 0.16 MODERADO
0.8 0.4 0.32 ALTO
0.2 0.1 0.02 BAJO0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO
0.4 0.1 0.04 BAJO
0.6 0.2 0.12 MODERADO
0.2 0.1 0.02 BAJO
0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO
0.6 0.2 0.12 MODERADO
0.6 0.4 0.24 ALTO
0.4 0.2 0.08 MODERADO0.4 0.4 0.16 MODERADO0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO
0.8 0.4 0.32 ALTO
0.6 0.2 0.12 MODERADO
0.6 0.4 0.24 ALTO
0.2 0.2 0.04 BAJO
0.8 0.4 0.32 ALTO
0.4 0.4 0.16 MODERADO0.6 0.4 0.24 ALTO
0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO0.6 0.4 0.24 ALTO0.4 0.4 0.16 MODERADO0.6 0.4 0.24 ALTO
0.4 0.4 0.16 MODERADO
0.6 0.4 0.24 ALTO
0.6 0.2 0.12 MODERADO
0.6 0.4 0.24 ALTO
0.6 0.4 0.24 ALTO
0.54 0.34 0.18 ALTO
VEHICULO DE LA EMPRESA NO MONITOREADO ADECUADAMENTE (CARGA SUELTA)
NIVEL DE EXPOSI CI ON AL RIESGO
ROBO DE INFORMACION
ROBO DE CARGA (CONTENEDOR)
FALSIFICACION DE DOCUMENTOS
VEHICULO DE CARGA PESADA NO MONITOREADO ADECUADAMENTE (CONTENEDOR)
ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
TRANSPORTE DE CARGA DE EXPORTACI ON
FALSIFICACION DE DOCUMENTOS
CONTAMINACION DE CARGA SUELTA
ROBO DE CARGA SUELTA
CONTAMINACION DE CARGA CONTENEDOR
OFI CI NAS EDI FICI O EL FERRETEROACCESO NO AUTORIZADO
PLANTA DE PRODUCCI ON J .T. MARENGO
ROBO DE CARGA / PRODUCTOS
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICAVEHICULO NO MONITOREADO ADECUADAMENTE
CONSPIRACIONES INTERNAS
ACCESO NO AUTORIZADOFALSIFICACION DE DOCUMENTOSROBO DE INFORMACIONCONSPIRACIONES INTERNASROBO DE CARGA / PRODUCTOS
PROBABI LI DAD (MATERI ALIZACI ON
DE LA AMENAZA)
IMPACTO (AFECTACI ON EN
CASO DE MATERI ALI ZARSE LA
AMENAZA)
PUNTAJ E PARA DETERMI NACI ON
DEL RI ESGO (PROBABI LI DAD x
IMPACTO)
BODEGA DE PRODUCTO TERMI NADO
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICACONTAMINACION DE CARGA ANTES DEL TRANSPORTE A BPT
AMENAZA ESPECI FI CA
ACCESO NO AUTORIZADOFALSIFICACION DE DOCUMENTOS
EVALUACI ON DE RI ESGOS xxxxxx
CONSPIRACIONES INTERNAS
CONSPIRACIONES INTERNAS
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICA
CLASIFI CACI ÓN DEL RI ESGO
DANO DE EQUIPOS
CONTAMINACION DE CARGA ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
ROBO DE INFORMACION
PERSONAL NO CAPACITADO ASPECTOS DE SEGURIDAD EN LA CADENA LOGISTICA
FALTA DE DOCUMENTOS PARA TRANSPORTE DESDE PLANTA A BPT
TRANSPORTE DE CARGA DESDE PLANTA A BODEGA DE PRODUCTO TERMI NADO
ROBO DE CARGA / PRODUCTOSMANIPULACION INDEBIDA DE CARGA / CAJAS
ROBO DE INFORMACION
ACCESO NO AUTORIZADO A EQUIPOS DE COMPUTO
Criterios:
PARAMETROS DE PROBABI LI DAD0,2 = MUY POCO PROBABLE0,4 = POCO PROBABLE0,6 = PROBABLE0,8 = MUY PROBABLE1 = EXTREMADAMENTE PROBABLE
Elaborado por: Aprobado por:
160
5.5 PLAN SENSIBILIZACIÓN DONDE LA EMPRESA LE BRINDE
CAPACITACIÓN A LOS TRABAJADORES PARA INCENTIVAR UNA
CULTURA DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN.
El objetivo del plan de sensibilización está orientado a que los colaboradores de
Laboratorios Rocnarf S.A., se familiaricen y valoren las ventajas que ofrece el sistema
de gestión en control y seguridad (SGCS) para obtener un ambiente de trabajo óptimo
en seguridad y confianza que favorezca a todo el recurso humano de la empresa.
En esta etapa se debe de efectuar capacitaciones necesarias, incluyendo dos niveles:
Concienciación al personal
Capacitación adicional
Las capacitaciones están dirigidas a todo el personal inmerso en el sistema, siendo
necesarias para el proyecto BASC.
El cronograma planteado contempla tiempos adecuados e incluso holgados para cumplir
con las expectativas de cada actividad, retroalimentar el proceso.
A continuación se detalla el Plan de Socialización:
161
N°. TEMA NUM. PARTICIPANTES DPTOS/AREAS PRIORIDAD INTERNO EXTERNO FECHA PLANIFICADA
1CURSO FORMACION DE AUDITORES INTERNOS
BASCTodo el Personal
Logistica ALTA X
2
GESTION DE RIESGOS - MANEJO DE
EVALUACION DE RIESGOS
Todo el Personal
Bodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico
ALTA X
3 Capacitacion de Asociados de Negocios Todo el Personal Compras -Logistica ALTA x
4INDUCCIÓN NORMA
BASC 4.0 2012-Politica BASC
Todo el PersonalBodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico ALTA X
5
NARCOTRAFICO EN LA CADENA LOGISTICA Y
CONSPIRACIONES INTERNAS
Todo el Personal
Bodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico ALTA X
6 Practicas y Ejercicios / Simulacros Todo el Personal
Bodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico ALTA X
7 SEGURIDAD INFORMATICA Todo el Personal
Bodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico
ALTA X
8
IDENTIFICACION Y REPORTE DE AMENAZAS
Y VULNERABILIDADES-ACTIVIDADES
SUBESTANDAR
Todo el PersonalBodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico
ALTA X
9
CHARLA CONCIENCIACION SOBRE ABUSO DE
ALCOHOL Y DROGAS
Todo el PersonalBodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico
ALTA X
10 Practicas y Ejercicios / Simulacros Todo el Personal
Bodega de Producto Terminado -Insumos-
Compras -Apoyo Logistico
ALTA x
162
CONCLUSIONES
En base al Diagnóstico Inicial por medio de las entrevistas, encuestas y lista de
verificación pudimos determinar los elementos, actividades y controles de un estado
inicial, aunque empresa contaba con un Sistema de Calidad ISO9001:2008 no poseía
controles en varios procesos.
Se aplicó la metodología de gestión de riesgos a todos los procesos de la cadena de
logística involucrados con la Norma BASC v-04 -2012, el estándar, obteniendo un
panorama de gestión de riesgos donde no solo se identificaron puntos críticos, sino que
se dio una calificación en base a la probabilidad de ocurrencia.
La elaboración del manual de Procesos y Procedimientos, servirá de base para analizar,
medir y evaluar cada uno de los procesos, como también tomar acciones correctivas y
preventivas en el hallazgo de las no conformidades encontradas, así entonces las
organizaciones lograrán seguir alcanzando los objetivos propuestos.
163
RECOMENDACIONES
Cumplir con los programas de capacitación para obtener un sentido de pertenencia en
sus respectivos procesos.
Planificar auditorias por procesos para integrar de una forma más activa el
cliente interno con herramientas de calidad acerca de los mismos.
El manual de procesos y procedimientos debe ser esencial en el día a día de los
procesos y no convertirse en un documento requerido solo para presentar en una
Auditoria.
Se debe invitar constantemente a un buen ambiente de trabajo.
Buscar obtener la certificación del SGCS.
164
BIBLIOGRAFÍA
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Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos (5 ta. ed.). (s.l.). McGraw-
Hill Interamericana S.A.
Chiavenato, I. (2002). Gestión de Talento Humano (ed. 3ra.). (s.l.). McGraw-Hill
Interamericana S.A.
Chiavenato, I. (2009). Gestión de Talento Humano.McGraw-Hill Interamericana S.A.
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FRANCOR C.LTDA. (Quinta Notaria 13 de Enero de 1977).
Gan, F., & Gaspar, B. (2007). Manual de Recursos Humanos- 10 programs para la
Gestión y el desarrollo del Factor Humano en las Organizaciones Actuales.
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Jones, G. J. (2008). Teoría Organizacional: diseño y cambio en las organizaciones.
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165
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Diciembre de 2014
Summers, D. (2010). Quality. (5ta. ed.). (s.l.). Pearson Education.
166
ANEXOS
Anexos 1. Diagrama de Ishikawa para el Diagnostico
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Diagrama de Multivoting al 20 %
Afinidad Variable CANDY KEVIN TOTAL Infra es tructura e insta laciones defi cientes entema s de segurida d 1 1 2Hurto de contenedores 0 0 0Falta de un sistema de seguridad 1 1 2Tráfico ilícito 0 0 0Piratería 0 0 0Sabotaje 0 0 0Mala selección del personal 0 1 1Riesgos Informáticos 0 0 0Inseguridad Organizacional 0 0 0Desconoci miento del tema de segurida d enexportación por pa rte de las autorida des 0 0 0Falta de comunicación 1 0 1Remuneraciones insuficientes 0 0 0Ausencia de inspecciones de seguridad internas yexternas 0 0 0Presupuesto insuficiente 0 1 1Consumo de Drogas 0 0 0Alteración de documentos 1 0 1Cambios de mercadería 0 0 0No poseer Bodegas Propias 0 0 0
4 4 8
DIAG
NÓ
STIC
OINTEGRANTES
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
168
Anexos 2.Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema
169
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 3.Diagrama de Ishikawa para el Pronóstico
170
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 4. Diagrama de Multivoting al 20 %
Afinidad Variable CANDY KEVIN TOTAL Clientes insatisfechos 1 1 2Pérdida de mercadería 1 0 1Drogas y sustancias estupefacientes 0 0 0Corrupción 0 0 0Robos 0 0 0Estragos en la sociedad 0 0 0Pérdida económica 0 1 1Prisión 0 0 0Personal no comprometido 1 0 1Peligro de accidentes 0 0 0Pérdida de documentos 0 1 1Organización sin orden preestablecido 0 0 0Tener procesos fuera de control 1 1 2Fracaso organizacional 0 0 0Falta de liquidez 0 0 0Cierre de la empresa 0 0 0Trabajo mal realizado 0 0 0Temor a perder su trabajo 0 0 0Mayor incidencia de errores 0 0 0Bajo rendimiento en todas las áreas funcionales de la organización 0 0 0No poder planificar actividades orientadas al diseño de un (SGSC) Sistema de Gestión en Control y Seguridad 1 1 2Confusión dentro de la empresa 0 0 0Errores en la ejecución de órdenes 0 0 0Organización aislada de los eventos que suceden en el entorno 0 0 0
5 5 10
INTEGRANTES PR
ON
ÓST
ICO
171
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 5. Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema
172
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 6. Diagrama de Ishikawa para e l Control del Pronóstico
173
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 7. Diagrama de Multivoting al 20 %
Afinidad Variable CANDY KEVIN TOTAL Implementar un diseño de (SGSC) Sistema deGestión de Control y Seguridad. 1 1 2Capacitar a las autoridades sobre la importancia ypertinencia de una gestión basada en lasdirectrices de seguridad 1 1 2Capacitar y concientizar al personal en temas deseguridad 0 0 0Examinar y proponer métodos de comunicacióninterna y externa más eficientes en la empresa 0 0 0Medir eficacia de nuevas alternativas 0 1 1Creación de un área para el control y la seguridad 1 0 1Incrementar la vigilancia 0 0 0Implementar dispositivos de rastreo en lostransportes y contenedores 0 0 0Sanciones económicas 0 0 0Invertir en seguridad 0 0 0Evaluar periódicamente el desempeño delsistema informático para identificar mejoras 0 0 0Contratación de personal alineados a la norma(BASC) Business Alliance for Secure Comerce. 0 0 0Realizar inspecciones periódicas 0 0 0Realizar convenios con asociados de negocio que tengan certificaciones 0 0 0
3 3 6
INTEGRANTES
CON
TRO
L DE
L PR
ON
ÓST
ICO
174
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 8. Diagrama de Pareto para la selección de las causas del problema
175
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 9. Ficha Inteligente
VARIABLES DISCIPLINA TEMAS FUENTE
Laboratorios Rocnarf
Empresarial Antecedentes
Reseña Histórica
(Rocnarf, 2013)
(Notario Dr. Gustavo Falconi L.,
1977)
(Lisbeth Zumba R, 2012)
Seguridad
Seguridad Definiciones
Aplicación
Importancia
Metodología para Implementación
del SGCS
(ROMERO C, 2008)
176
Talento Humano
Responsabilidad de la Dirección Liderazgo
Aplicación
Metodología
(Newstrom, 2003)
Ambiente Laboral
¿Qué se entiende hoy por clima?
El clima laboral y la cultura
organizacional
El clima laboral y la
comunicación interna
Clima laboral, satisfacción laboral
y motivación
(Gan & Gaspar, 2007)
Presupuesto
Planificación Financiera Definición
Tratamiento de las finanzas
Valores Presentes, Objetivos de la
Empresa y Gobierno Corporativo
(Brealey, 2010)
Entrenamiento Definición
Desafíos de la Gestión del Talento
(Chiavenato I. , Gestión de
Talento Humano (ed. 3ra.). (s.l.).,
177
Capacitación
Humano
Evaluación del Desempeño
Humano
Como lograr implantar
empowerment?
Higiene, Seguridad y Calidad de
vida
Sistema de Gestión /Planeación
Estratégica
Planeación
Estratégica/Administración
Definición de planeación
estratégica Definición de
estrategia
Planeación Estratégica de la
Gestión del Talento Humano
Objetivos Organizacionales
Misión
Visión
(SERNA GOMEZ, 2010)
(Jones, 2008)
(Chiavenato I. , Gestión de
Talento Humano, 2009)
Certificación Normativa Definición
Pasos a seguir
Proceso de Certificación
(BASC, Normativa BASC V4,
2012)(BASC CAPITULO
GUAYAQUIL, 2014)
178
Comunicación
Recursos Humanos Definición y Aplicación de la
Comunicación
Barreras de la Comunicación
El Comportamiento Humano en
las Organizaciones
(Chiavenato I. , 2000)
Inspección Normativa Definición
Técnicas
Herramientas
(BASC, Normativa BASC V4,
2012)
Auditoria Normativa Definición
Apartados
(BASC, Normativa BASC V4,
2012)
Gestión por Proceso
Gestión Procesos
Mejora Continua
(Summers, 2010)
Sistema de Gestión de Control y Normativa Definición (BASC, Normativa BASC V4,
179
Seguridad (SGSC) Técnicas
Herramientas
Apartados
Control / Vigilancia Normativa
Técnicas
Herramientas
Definición
(BASC, Normativa BASC V4,
2012)
Asociados de Negocios Normativa Definición
Técnicas
Herramientas
(BASC, Normativa BASC V4,
2012)
Industria Farmacéutica Empresarial Porcentaje de Producción (Revista Lideres, 2014)
Sistema de Gestión
estadounidense CTPAT
Sistema de Autoevaluación
Sistema
Definición
Aplicación
(Sistema de Gestión
estadounidense CTPAT, 2013)
BASC (Business Alliance for
Secure Commerce)
Empresarial Antecedentes / Reseña Histórica (BASC CAPITULO
GUAYAQUIL, 2014)
180
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 10. Diagrama de Pareto para la selección de los objetivos específicos alineados a la propuesta
181
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 11. Diagrama de Pareto para la selección de tipos de investigación
182
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
Anexos 12. Diagrama de Pareto para la selección de instrumentos de investigación
183
Elaborado por los Autores: Kevin Andrade y Candy Rendón.
184
Anexos 13. Formato de Encuesta Alta Gerencia
OBJETIVO:
Conocer la opinión de la alta gerencia y demás autoridades de Laboratorios Rocnarf
S.A.
INSTRUCCIONES:
Para cada pregunta colocar una “x” a la opción que vaya a escoger de acuerdo a su
criterio.
Fecha de encuesta:
___________________________________________________________________
Nombre del encuestado:
____________________________________________________________________
Cargo:
_____________________________________________________________________
Pregunta N°1
¿Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC?
SI CONOZCO NO CONOZCO
Pregunta N°2
¿Tiene conocimiento de la Norma BASC y sus estándares?
SI NO
Pregunta N°3
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
ACUERDO EN DESACUERDO
Pregunta N°4
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
POSITIVAMENTE NEGATIVAMENTE
Pregunta N° 5
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
POSITIVOS NEGATIVOS
Pregunta N°6
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus asociados de
negocios sobre el SGCS basado en BASC?
POSITIVA NEGATIVA
Pregunta N°7
¿Cuenta con los recursos necesarios para integrar este tipo de sistema a su
empresa?
SI NO
Pregunta N°8
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este
sistema?
MEJORAS OTRAS
186
Pregunta N°9
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
POSITIVOS NEGATIVOS
187
Anexos 14. Formato de Encuesta Personal de Apoyo
OBJETIVO:
Conocer la opinión del personal de apoyo de Laboratorios Rocnarf S.A.
INSTRUCCIONES:
Para cada pregunta a presentar colocar una “x” a la opción que vaya a escoger de
acuerdo a su criterio.
Fecha de entrevista:
____________________________________________________________________
Nombre del encuestado:
_____________________________________________________________________
Cargo:
_____________________________________________________________________
Pregunta N°1
¿Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC?
SI CONOZCO NO CONOZCO
Pregunta N°2
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
ACUERDO EN DESACUERDO
Pregunta N°3
¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
POSITIVO NEGATIVO
188
Pregunta N°4
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
POSITIVAMENTE NEGATIVAMENTE
Pregunta N° 5
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
POSITIVOS NEGATIVOS
Pregunta N°6
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre
el SGCS basado en BASC?
POSITIVA NEGATIVA
Pregunta N°7
¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo
de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
SI NO
Pregunta N°8
¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera
aportan?
POSITIVA NEGATIVA
Pregunta N°9
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este
sistema?
MEJORAS OTRAS
189
Pregunta N°10
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
POSITIVOS NEGATIVOS
190
Anexos 15. Formato de Encuesta Personal Administrativo
OBJETIVO:
Conocer la opinión del personal administrativo de Laboratorios Rocnarf S.A.
INSTRUCCIONES:
Para cada pregunta a presentar colocar una “x” a la opción que vaya a escoger de
acuerdo a su criterio.
Fecha de entrevista:
_____________________________________________________________
Nombre del encuestado:
______________________________________________________________
Cargo:
_______________________________________________________________
Pregunta N°1
¿Conoce usted sobre los requisitos legales del SGCS basado en BASC?
SI CONOZCO NO CONOZCO
Pregunta N°2
¿Qué opina en cuánto a los mecanismos de seguridad y control del SGCS?
ACUERDO EN DESACUERDO
Pregunta N°3
¿Qué impacto tendría integrar a la empresa un SGCS basado en BASC?
POSITIVO NEGATIVO
191
Pregunta N°4
¿Cómo podría ayudar el SGCS basado en BASC si la integra a su empresa?
POSITIVAMENTE NEGATIVAMENTE
Pregunta N° 5
¿Qué comentarios tiene usted sobre las empresas que han integrado este sistema?
POSITIVOS NEGATIVOS
Pregunta N°6
¿Cuál es su opinión con respecto a la forma de ver que tienen sus empleados sobre
el SGCS basado en BASC?
POSITIVA NEGATIVA
Pregunta N°7
¿La empresa cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para el desarrollo
de sus actividades y así ayudar al SGCS basado en BASC?
SI NO
Pregunta N°8
¿Los procesos y procedimientos de seguridad de la empresa de qué manera
aportan?
POSITIVA NEGATIVA
192
Pregunta N°9
¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a querer integrar este
sistema?
MEJORAS OTRAS
Pregunta N°10
¿Qué resultado espera del SGCS basado en BASC?
POSITIVOS NEGATIVOS
Anexos 16. Formato de Entrevista Alta Gerencia
OBJETIVO:
Conocer la opinión de la alta gerencia y demás autoridades de Laboratorios Rocnarf
S.A. la cual dará un valor agregado a la investigación y al mismo tiempo plantear
recomendaciones.
Fecha de la entrevista:
________________________________________________________
Nombre del entrevistado:
_____________________________________________________
Cargo: _______________________________________________________________
Pregunta N°1
193
¿Qué impacto piensa usted que tendría dentro de Laboratorios Rocnarf S.A.
contar con un diseño de Sistema de Gestión en Control y Seguridad basado en
BASC?
_______________________________________________________________
Pregunta N°2
¿Cómo se podría fomentar a los empleados una cultura de seguridad?
_______________________________________________________________
Pregunta N°3
¿De qué forma puede contribuir al fortalecimiento del Sistema de Gestión en
Control y Seguridad basado en BASC?
Pregunta N°4
¿Qué tipos de estrategias y mecanismos de control se podrían usar para mejorar
el Sistema de Gestión en Control y Seguridad basado en BASC?
194
Pregunta N°5
¿De qué forma se podría determinar la necesidad de capacitar en temas de
seguridad?
_______________________________________________________________
Pregunta N°6
¿Considera usted que la infraestructura que posee Laboratorios Rocnarf S.A es el
indicado para este diseño Sistema de Gestión en Control y Seguridad basado en
BASC?
195
