DESAIN ORGANISASI

MATA KULIAH DASAR MANAJEMEN DAN BISNIS

DOSEN : MARLIANA B. WINANTI

OLEH: LERISA LIVIARDI

KELAS : SI-4

NIM : 10514146

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,

karena dengan karunia-Nya, saya dapat menyelesaikan tugas

besar makalah yang berjudul “Desain Organisasi” di mata kuliah

Dasar Manajemen dan Bisnis.

Tidak lupa saya sampaikan terimakasih kepada dosen yang

telah memberikan materi selama kuliah berlangsung. Saya juga

berterima kasih kepada orang tua saya yang telah membantu

dalam penyusunan makalah ini, juga kepada teman-teman saya

yang memberikan kontribusi baik langsung maupun tidak

langsung.

Tentunya saya berharap dapat memenuhi apa yang menjadi

tugas saya melalui makalah ini, juga telah bermanfaat bagi

diri saya sendiri karena menambah ilmu dalam bidang dasar

manajemen dan bisnis.

Saya menyadari bahwa dalam penulisan ini masih jauh dari

kata sempurna, maka dari itu saya berharap kritik dan saran

yang membangun dari dosen terkait, guna menyempurnakan tugas

makalah yang saya buat ini.

i

ii

DAFTAR ISI

ContentsKATA PENGANTAR.....................................................iBAB I..............................................................1

PENDAHULUAN......................................................11.1 Latar Belakang.............................................1

1.2 Tujuan.....................................................11.3 Rumusan Masalah..............................................1

BAB II.............................................................2PEMBAHASAN.........................................................2

2.1 Pengertian Oganisasi......................................22.2 Model Organisasi............................................3

2.3 Pengertian Desain Organisasi...............................102.4 Proses dalam Desain Organisasi.............................11

2.5 Model Desain Organisasi..................................122.6 Desain Struktural Modern...................................13

Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model strukturallebih baru yang telah dirancang dan diimplemantasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut:........................132.7 Desain Organisasi sebagai Modal Awal Perencanaan Strategis. 15

2.8 Konfigurasi Organisasi.....................................15LAMPIRAN..........................................................18

STUDI KASUS DESAIN ORGANISASI.....................................18BAB III...........................................................27

KESIMPULAN........................................................27DAFTAR REFERENSI:.................................................28

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangDesain organisasi dinyatakan sebagai proses

pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk

memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi

untuk organisasi dann lingkungan tempat anggota

organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain

organisasi menuntut manajer untuk melihat secara

berssamaan ke dalam organisasi dan keluar organisasi.

Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal

yang penting, pertama adalah perubahan strategi dan

lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu, desain

organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua,

perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan

berbuat salah dalam rangka menyusun desain organisasi.

Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai

pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan

gaya situasional atau kontingensi, yaitu struktur yang

ada di desain untuk menyesuaiakan keadaan organisasi atau

sub unitnya yang unik.

1.2 Tujuan

1. Memahami perilaku yang terjadi dalam organisasi.

2. Dapat meramalkan kejadian-kejadian yang terjadi.

3. Dapat mengendalikan perilaku-perilaku yang terjadi dalam

organisasi.

1

1.3 Rumusan Masalah1. Pengertian Organisasi

2. Pengertian Desain Organisasi

3. Proses dalam Desain Organisasi

4. Model Desain Organisasi

5. Desain Organisasi sebagai Modal Awal Perencanaan

Strategis

6. Desain Struktural Modern

7. Desain Organisasi sebagai Modal Awal Perencanaan

Strategis

8. Konfigurasi Organisasi

9. Studi Kasus

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Oganisasi

Manajemen sangat berkaitan erat dengan organisasi sebagai

suatu tempat, manajemen itu akan berperan secara aktif. Suatu

organisasi tanpa adanya manajemen yang baik di dalamnya, akan

sulit bagi organisasi tersebut untuk melakukan aktivitasnya

dengan baik. Untuk lebih jelas, dalam hal ini beberapadefenisi

yang menjadi titik tolak untuk penjelasan uraian-uraian

selanjutnya, yakni:

1. Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan

secara sadar,terdiri atas dua orang atau lebih dan yang

2

relatif terus-menerus gunamencapai satu atau serangkaian

tujuan bersama (Robbins dan Judge, 2008:5).

2. Organisasi adalah suatu pengaturan orang-orang secara

sengaja untuk pencapaian tujuan bersama (Yuli, 2005:2).

3. Organisasi adalah penyusunan dan pengelolaan berbagai

aktivitas manusia(baik dengan institusi/lembaga maupun

tidak), yang bertujuanmenjalankan suatu fungsi atau

maksud tertentu (Kusdi, 2009:4).

Berdasarkan defenisi-defenisi tersebut dapat diketahui

beberapa elemen dasar yang menjadi ciri suatu organisasi

yaitu:

1. Kumpulan orang

2. Pengaturan

3. Pengelolaan, dan

4. Tujuan Bersama

Dari ciri tersebut dapat dirumuskan defenisi organisasi yaitu

suatu kumpulan orang yang diatur dan dikelola dengan hubungan-

hubungan formal dalam rangkaian terstruktur untuk mencapai

tujuan bersama secara efektif.

3

2.2 Model Organisasi

1. Model organisasi mekanistik

yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan

efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah

prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk

mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan

pemahaman model mekanistik yaitu:

Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk

mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.

Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus

dikelompokkan berdasarkan keahlian.

Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus

mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk

melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan

ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer

dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan

peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur

keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.

Birokrasi mempunyai berbagai arti. Secara tradiusional istilah

ini mengacu pada konsep ilmu politik tentang pemerintahan.

Akan tetapi menurut Max Weber struktur birokratik ialah

struktur yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur

lainnya Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat desain

birokratik secara maksimum harus memiliki karakteristik

berikut yaitu :

4

Semua tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat

dispesialisasi.

Setiap tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak

guna menjamin keseragaman dan koordinasi berbagai tugas

yang berbeda.

Setiap anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung

jawab atas prestasi kerja kepada satu manajer.

Setiap pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain

dan para klien secra impersonal dan formal.

Pekerjaan dalam organisasi birokratik didasarkan atas

kualifikasi teknis dan terlindung dari pemberhentian

secarab sewenang-wenang.

Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik

strukturnya. Model ini sangat kompleks karena menekankan pada

spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan

wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan

fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik

dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang

diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-

satunya model yang diterapkan.

2. Model Organik

Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan

perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang

mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang

disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.

5

Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model

mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang

mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik

dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang

paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria

keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-

besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik

berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara

maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan

dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat

luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan

lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih

mendayagunakan potensi manusia.

Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi

serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki

karakteristik berikut :

Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan

spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan

cakupan pekerjaan.

Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan

pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman

pekerjaan.

Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan

sebagai dasar departemensi.

Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik

No Struktur Model Mekanistik Struktur Model Organik

6

1. Proses kepemimpinan tidakmencakup persepsi tentangkeyakinan dan kepercayaan.Bawahan merasa tidak bebasmendiskusikan masalahdengan atasan

Proses kepemimpinan mencakuppersepsi tentang keyakina dankepercayaan antara atasan danbawahan dalam segala persoalan.Bawahan merasa bebasmendiskusikan masalah denganatasan.

2. Proses motivasi hanyamenyadap motif fisik, rasaaman, dan ekonomik  melaluiperasaan takut dan sanksi.

Proses motivasi berusahamenimbulkan motivasi melaluimetode partisipasi.

3. Proses komunikasiberlangsung sedemikian rupasehingga informasi mengalirke bawah cenderungterganggu, tidak akurat,dan dipandang dengan rasacuriga.

Proses komunikasi berlangsungsedemikian rupa sehinggainformasi mengalir secra bebaskeseluruh organisasi yaitu keatas, kebawah dan kesamping.

4. Proses interaksi bersifattertutup dan terbatas

Proses interaksi bersifatterbuka dan ekstensif.

5. Proses pengambilankeputusan hanya terjadi ditingkat puncak

Proses pengambilan keputusandilaksanakan di semuatingkatanmelalui proseskelompok.

6. Proses penyusunan tujuandilakukan di tingkat puncakorganisasi tanpa mendorongadanya partisipasi.

Proses penyusunan tujuanmendorong timbulnya partisipasikelompok untuk menetapkansasaran yang tinggi

7. Proses kendali dipusatkandan menekankan upayamemperhalus kesalahan ataskekeliruan  yang terjadi.

Proses kendali menyebar keseluruh  organisasi danmenekankan pemecahan masalah danpengendalian diri sendiri.

B. Teori Organisasi

1. Teori Organisasi Struktural Klasik

Berlo (1960) menyarankan bahwa komunikasi berhubungan dengan

organisasi sosial melalui 3 cara :

7

Pertama sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi.

Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri

dengan norma-norma dihasilkan diantara anggota-anggota

kelompok.

Kedua bila sistem sosial telah berkembang ia menentukan

komu ikasi anggota-anggotanya. Sistem sosial ini

mempengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa. Status sosial

seseorang dalam sistem, misalnya , meningkatkan kemungkinan

berbicara kepada orang-orang yang punya status setara dan

mengurangi kemungkinan komunikasi dengan orang-orang yang

berstatus jauh lebih tinggi dan jauh lebih rendah.

Ketiga pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat

membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang-

orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan-

peranan yang mereka duduki  dalam sistem.

Ciri-ciri suatu organisasi terbirokrasi yang ideal menurut Max

Weber yaitu ;

Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang

ditetapkan antara jabatan-jabatan

Tujuan atau rencana organisasi terbagi dalam tugas-tugas.

Ketentuan kewajiban dan tanggung jawab melekat pada

jabatan, job description tentu saja merupakan salah satu metode

untuk memenuhi karakteristik ini.

Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban dioberikan

kepadajabatan.Weber menyebutnya kewenangan legalyaitu yang

disyahkan oleh kepercayaan akan supremasi hokum.

8

Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu

tatanan hierarkis.

Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas

yang ditetapkan secara formal mengatur tindakan dan fungsi

jabatan dalam organisasi.

Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal

yakni peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap

orang.

Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu system

disiplin yang merupakan bagian dari organisasi.

Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan

kehidupan organisasi.

Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan

kualifikasi teknis dll

Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan

teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas

dan prestasi kerja.

Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi dapat

menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini,

sejumlah pemikiran dan teori lain memberikan sumbangan untuk

memahaami cara kerja organisasi dan khususnya komunikasi

organisasi. Dua teori disamping teori komunikasi memberikan

pandangan yang berguna, yaitu teori manajemen dan teori

organisasi. Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan

antara teori pengelolaan dan teori pengorganisasian. Karena

kedua teori ini sering sangat mirip, tapi terkadang berbeda.

Kita akan menguraikan teori klasik manajemen secara singkat,

9

teori yang sesuai dengan teori formal Weber mengenai

organisasi.

Weber dan Taylor menyajikan teori organisasi dan manajemen

dapat secara langsung dilacak ke minat pengawasan secara

fungsional. Secara bersama Weber dan Taylor membahas anatomi

organisasi formal yang dapat disebut sebagai teori structural

klasik. Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di

sekitar 4 unsur kunci yaitu :

1. Pembagian kerja, menyangkut tentang bagaimana tugas,

kewajiban dan pekerjaan   organisasi didistribusikan. 

Dalam pengertian birokratik kewajiban perusahaan secara

sistematis dibebankan kepada jabatan-jabatan dalam suatu

tatanan spesialisasi menurun.

2. Proses Skalar dan Fungsional, berkaitan dengan pertumbuhan

vertical dan horizontal organisasi. Proses scalar

menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertical

organisasi.

3. Struktur, berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara

berbagai fungsi dalam organisasi. Teori-teori klasik

berfokus pada dua struktur dasar yang disebut dengan Lini

dan Staf

4. Struktur Tinggi dan Struktur Datar, terdapat berbagai

bentuk struktur organisasi, namun pada dasarnya terbgai dua

yaitu struktur datar dan horizontal.

5. Rentang Pengawasan, menunjukkan jumlah bawahan yang berada

di bawah pengawasan seorang atasan. Meskipun sering

dinyatakan bahwa jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang

10

manajer adalah lima atau enam orang dalam praktek rentang

pengawasan tersebut bervariasi.

1. 2. Teori Transisional

Membahas teori klasik mengenai organisasi dan manajemen ke

teori system dan perilaku yang lebih mutakhir.

Teori Perilaku

1. Teori Komunikasi Kewenangan Chester Bernard mempublikasikan

The function of the executivenya yaitu pikiran-pikiran baru

muncul. Ia menyatakan bahwa organisasi adalah system orang,

bukan struktur yang direkayasa secara mekanis. Definisi

Bernard mengenai organisasi formal suatu system kegiatan 2

orang atau lebih yang dilakukan secara sadar dan

terkoordinasikan menitikberatkan konsep system dan konsep

orang. Bernard juga menyatakan bahwa kewenagan merupakan

suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama.

2. Teori Hubungan ManusiawiKesimpulan yang berkembang dari

studi Hawthorne menyebutkan Efek Hawthorne yaitu : (1)

Perhatian terhadap orang-orang boleh jadi mengubah sikap

dan perilaku mereka (2) Moral dan produktifitas dapat

meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan untuk

berinteraksi satu sama lainnya. Menurut Mayo sering disebut

sebagai orang yang memulai pergerakan hubungan manusiawi

(human relations movements). Sebenarnya Perrow (1973)

menyatakan bahwa dengan berdasarkan pandangan Bernard dan

Mayo pergerakan hubungan manusiawi muncul setelah perang

dunia ke II.

11

3. Teori Fusi Bakke dan Argyris, sadar akan banyaknya masalah

dalam rangka memuaskan minat manusia yang berlainan dan

dalam rangka memenuhi tuntutan penting struktur birokrasi,

Bakke (1950) menyarankan suatu proses fusi. Ia berpendapat

bahwa organisasi hingga suatu tahap tertentu mempengaruhi

individu , sementara pada saat yang sama individupun

mempengaruhi organisasiu.

4. Teori Peniti Penyambung Likert, Rensis Likert berjasa

mengembangkan suatu model terkenal dengan sebutan model

penit penyambung yang menggambarkan struktur organisasi.

Konsep peniti penyambung berkaitan dengan kelompok-kelompok

yang tumpang tindih.

Teori Sistem

Setiap pembahasan mengenai suatu system menyangkut

interdependensi. Jelasnya menunjukkan bahwa terdapat suatu

kesalingtergantungan diantara komponen atau satuan suatu

system.

Nonsumativitas menunjukkan bahwa suatu system tidak sekedar

jumlah dari bagian-bagiannya.

Unsur-unsur struktur, fungsi dan evolusi

Keterbukaan

Hirarki.

1. Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn, pendapat mereka bahwa

struktur sosial berbeda dengan struktur  mekanis dan

biologis.

12

2. Adhokrasi dan Teori Buck Bogers, organisasi formal

disinggung dalam analisis ini.

3. 3. Teori Mutakhir

Dua macam teori mutakhir yang mencerminkan perubahan dalam

pemikiran yang selama ini dianut oleh organisasi :

Teori Weik mengenai Pengorganisasian, Weik mengatakan bahwa

ortganisasi adalah kata benda, yang juga merupakan

suatu mitos.dst, Fokusnya jelas yaitu pengorganisasian

alih-alih organisasi. Proses pengorganisasian menghasilkan

apa yang dinamakan organisasi. Penekanannya terletak pada

aktivitas dan proses. Peranan orang-orang dan perilaku

mereka dikemukakan dalam pembahasan teori perilaku dan

teori system. Ada tiga tahap utama dalam proses organisasi

Weik (1979) yaitu :

o Tahap Pemeranan secara sederhana berarti bahwa para

anggota organisasi menciptakan ulang organisasi

lingkungan mereka dengan menetukan dan merundingkan

makna khusus bagi suatu peristiwa.

o Seleksi yaitu  aturan-aturan dan siklus komunikasi

digu8nakan untuk memnentukan pengurangan yang sesuai

dengan ketidakjelasan.

o Tahap Retensi yaitu memungkinkan organisasi menyimpan

informasi mengenai cara organisasi itu memberi respon

atas berbagai situasi.

o Teori Kultural Organisasi, Walaupun para pemerhati

perilaku organisasi cenderung berharap terlau banyak

dari teori-teori rasional tentang perilaku manusia telah

13

mengecewakan dalam meramalkan perilaku. Prinsip-prinsip

yang berasal dari teori seperti ini lebih banyakl

merupakan kepercayaan dasar daripada seperangkat aturan

yang dapat diandalkan. Penjelasan-penjelasan yang

mengikuti pandangan objektif mengenai dunia cenderung

menerangkan kulit luar organisasi tetapi tidak

menyinggung jiwa organisasi.Konsep budaya menurut Sonya

Sackmann menjabarkan 3 perspektif budaya secara luas

mengenia budaya yang diterapkan pada situasi ortganisasi

yang berhubungan dengan pengelolaan yaitu (1) perspektif

holistic, (2) perspektif variabel dan (3) perspektif

kognitif.

Pandangan pembentukan pemahaman subjektif memandang budaya

sebagai konteks  yang dibangun secara simbolik, yang

memungkinkan orang-orang untuk memahami berbagai

peristiwa.Organisasi adalah perilaku simbolik dan

eksistensinya bergantung pada makna bersama dan pada

penafsiran yang diperoleh melalui interaksi manusia.

2.3 Pengertian Desain Organisasi

Desain organisasi merupakan langkah awal dalam memulai

pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk pencapaian tujuan

perusahaan. Pengertian yang jelas tentang desain organisasi

oleh beberapa ahli sebagai berikut:

14

1. Desain organisasi adalah struktur organisasi tertentu

sebagai hasil dari berbagai keputusan dan tindakan para

manajer (Ivancevich, Konopaske,dan Matteson, 2007:236).

2. Desain organisasi adalah keseluruhan rangkaian elemen

struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut

yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total

(Griffin, 2004:352).

3. Desain organisasi adalah sebuah proses memilih dan

mengelola aspek-aspek struktural dan kultural yang

dilakukan oleh para manajer sehingga organisasi mampu

mengendalikan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan

untuk mencapai tujuan bersama (Wisnu dan Nurhasanah,

2005:11).

Beberapa pengertian tersebut dapat diketahui bahwa desain

organisasi merupakan proses memilih dan mengelola segala

aspek-aspek dalam organisasi sehingga menciptakan suatu

struktur organisasi tertentu untuk mencapai tujuan bersama.

Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan

desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan

proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk

mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari

proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang

bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk

atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain

organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat

membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu

pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar15

kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan

keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan

organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

2.4 Proses dalam Desain Organisasi

Menurut Ivancevich, Konopaske, dan Matteson (2007:236)

dalam desain organisasi terdapat empat proses yang harus

dilakukan, yaitu:

1. Pembagian Kerja

Pembagian kerja adalah proses membagi pekerjaan menajdi

jabatan-jabatan spesifik untuk memaksimalkan manfaat

spesialisasi. Keuntungan ekonomis dari pembagian pekerjaan

menjadi jabatan-jabatan khusus merupakan alasan historis utama

yang mendasari penciptaan organisasi.

2. Departementalisasi

Alasan – alasan untuk mengelompokkan pekerjaan –

pekerjaan tergantung pada kebutuhan untuk mengkoordinasikan

pekerjaan-pekerjaan tersebut. Pekerjaan – pekerjaan

spesialisasi dipisahkan satu sama lain, saling berhubungan

dengan keseluruhan tugas, dan pencapaian keseluruhan pekerjaan

membutuhkan pencapaian setiap pekerjaan. Tetapi pekerjaan –

pekerjaan tersebut harus dilakukan dengan cara dan urutan

16

tertentu, sesuai dengan yang dikehendaki pihak manajemen

ketika pekerjaan tersebut disusun.

3. Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang adalah proses pembagian kewenangan dari

atas ke bawah di dalam suatu organisasi. Para manajer akan

memutuskan seberapa besar kewenangan yang seharusnya

didelegasikan kepada setiap jabatan dan pemegang jabatan.

Pendelegasian wewenang mengacu secara khusus pada kewenangan

mengambil keputusan.

4. Rentang Kendali

Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada

atasan. Rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi

bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi. Pertimbangan yang

penting dalam menentukan rentang kendali seorang manajer

bukanlah jumlah hubungan yang mungkin terjadi, melainkan

frekuensi dan intensitas hubungan yang sebenarnya.

2.5 Model Desain Organisasi Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal

pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan

susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara

fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-

orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung

jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain

mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi,

17

koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan

keputusan dan besaran satuan kerja.

1. Desain Organisasi Mekanistik:

a. Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang

keyakinan dan kepercayaan.

b. Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan

ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.

c. Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga

informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak

akurat.

d. Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya

sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

e. Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas,

keputusan Relatif.

f. Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak

original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

g. Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya

memperhalus kesalahan.

       2. Desain Organisasi Organik.

a. Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan

dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala

persoalan.

b. Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui

metodepartisipasi.

18

c. Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga

informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke

atas ke bawah dan kesamping.

d. Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai

atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode

partemental.

e. Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua

tingkatan melalui proses kelompok.

f. Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi

kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.

g. Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan

menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

3. Organisasi birokratikOrganisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan

organisasi mekanik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya

sama sama tinggi, namun pembedanya pada sentralsasi yang

rendah.

2.6 Desain Struktural Modern

Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplemantasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut:

19

1. Organisasi ProyekOrganisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam

industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan

perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan

pengembangan dan koordinasi. Sebagai contoh, proyek

pengembangan produk baru, proyek perluasan bangunan pabrik,

survei pasar dan sebagainya. Struktur proyek diciptakan bila

manajemen mamutuskan untuk memusatkan sejumlah besar kekuatan

dan sumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada

pencapaian suatu tujuan proyek khusus. Seorang manajer proyek

mempunai wewenang lini untuk memimpim para anggota tim selama

jangka waktu proyek. Setelah proyek selesai, tim

dibubarkan,dan para anggota tim kembali ke departemen-

Departemen fungsional asalnya.

Berbagai Tipe Struktur Proyek:Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama

adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri

dari manajer proyek. Yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan

atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe

kedua adalah organisasi proyek staf. Dengan tipe sturktur ini,

manajer proyek mempunyai staf pendukung yang disediakan bagi

kegiatan-kegiatan poyek. Tetapi tugas-tugas fungsional pokok

organisasi dilaksanakan oleh departemen-departemen lini

tradisional. Variasi ketiga adalah organisasi

proyek Intermix dimana didalamnya manajer proyek mempunyaipersonalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama

20

yang melapor secara langsung kepadnya. Tipe keempat disebut

organisasi proyek agregat.

2. Organisasi MatriksBila struktur proyek diimplementasikan terhadap struktur

fungsional , hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang

organisasi matriks (matriks organization) dianggap sebagai

suatu bentuk organisasi proyek, plus organisasi fungsional dan

nama-namanya digunakan dengan saling dapat

dipertukarkan. Jadi,Organisasi matriks adalah organisasi proyek

plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari

organisasi proyek. Hamparan proyek memberikan dimensi

horizontal (lateral) pada orientasi vertikal tradisional dalam

sturktur fungsional. Bentuk organisasi matriks ini akan sangat

bermanfaat apabila :

a. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan

skedul waktu harus ditepati.

b. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.

c. Banyak keterampilan atau keahlian khusus yang

membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.

d. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan

belum dikenal para anggota tim proyek.

3. Organisasi Bentuk BebasTipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model

proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk

bebas, kadang-kadang disebut Naturalistik atau organik. Tipe-tipe

bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola

21

Desentralisasi. Disamping itu, ada dua karakteristik umum tipe

organisasi ini. Pertama, organisasi bentuk bebas mengggunakan

secara ekstensif sistem informasi yang dikomputerisasikan,

terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organsasional.

Kedua, organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan

dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani

mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

2.7 Desain Organisasi sebagai Modal Awal Perencanaan

Strategis

Efektifitas individu, kelompok dan organisasi selain

dipengaruhi oleh perilaku dan proses organisasi juga

dipengaruhi oleh struktur organisasi. Bagi sebuah organisasi

hal terpenting agar organisasi dapat mencapai tujuannya yaitu

organisasi harus memiliki desain atau struktur organisasi

yang menunjang perencanaan strategis.Namun demikian banyak

organisasi yang kurang mampu mendesain struktur sesuai tujuanperencanaan strategis organisasi. Keadaan tersebut menyebabkan

organisasi gagal mencapai visi dan misinya.

Salah satu peran utama seorang eksekutif dan manajer

adalah merencanakan dan mengeksekusi strategi organisasi,

termasuk menyusun desain organisasi. Strategi penyusunan

desain organisasi hendaknya disesuaikan dengan bidang

organisasinya masing-masing. Contoh, organisasi sekolah yang

visinya menjadi sekolah unggul dalam mutu dan prestasi, maka

desain organisasinya harus disesuaikan dengan visi dan misi

tersebut.

22

Adanya hubungan antara perencanaan strategis dan desain

organisasi sangat penting. Kelemahan yang sangat dirasakan

selama ini yaitu kurangnya pemahaman para eksekutif dan

manajer untuk menyadari hal tersebut. Oleh sebab itu, perlu

dipelajari lebih mendalam mengenai bagaimana mendesain

organisasi agar bisa selaras dengan perencanaan strategi

organisasi secara menyeluruh.

2.8 Konfigurasi OrganisasiMenurut Henry Mintzberg dalam menciptakan suatu desain

organisasi yang efektif, maka mengemukan pendapatnya yangditulis dalam sebuah buku Structure In Five : Designing EfectiveOrganization. Buku ini menjelaskan bagaimana organisasi dibentukdari beberapa elemen untuk menjadi suatu konfigurasi/strukturyang lebih efektif.

Terdapat dua argumentasi sebagai dasar simpulan yangmenyatakan konfigurasi mendorong keefektifan organisasiyaitu :1.  seleksi alamiah. Dalam hal ini lingkungan mendorongbentuk organisasi untuk melanjutkan kelangsungan hidupnya,agar terjadi efisien biaya dan dapat bersaing,   sebuah organisasi   harus  dapat  menyesuaikan  diri  dengan  sifatstruktural industrinya.2. organisasi dapat didorong ke arah konfigurasi tertentununtuk mencapai konsistensi dalam karakteristik internalorganisasi sehingga cocok dengan situasi mereka.

Kerangka kerja karya Henry Mintzberg dalammengklasifikasikan konfigurasi bertumpu pada dua hal yaitumekanisme koordinasi dan elemen dasar organisasi yang secararingkas dapat dijelaskan sebagai berikut. Mekanisme Koordinasimerupakan bagian fundamental ketika organisasi mengkoordinasikegiatan organisasi, yang meliputi:1. Mutual Adjustment, merupakan koordinasi  kerja dengan  proseskomunikasiinformal. Di sini kontrol kerja terletak pada pelakunya.Biasanya digunakan untuk

23

organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasiyang sangatkompleks.2. Direct     Supervisor,     merupakan     koordinasi     kerja    dimana     seseorang bertanggungjawab untuk keseluruhanpekerjaan yang  lain.  Dia memberikaninstruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.3. Standarisasi, yang dibedakan menjadi 3 bagian itu :

·         Standarisasi pekerjaan, saat isi pekerjaan itu telahdiprogram secaraspesifik

·         Standarisasi output, ketika hasil dari kerja secara spesifiktelahdiprogram: misalnya profit, penjualan dan sejenisnya

·         Standarisasi keahlian ketika kinerja dari pekerjaan danpelatihansecara spesifik telah ditentukan, misalnya lulusan psikologi,ekonomi S2,dsb.Elemen Dasar Desain Konfigurasi Terdiri Dari 5 Bagian Yang Meliputi:

1.      The operating coreYaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yangberhubungan dengan produksi dan jasa

2.      The Strategic ApexManajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhanuntuk organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasimenjalankan misi perusahaan yang telah digariskan.

3.      The Middle LinePara manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategicapex

4.      The TechnostructurePara analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakanbentuk standarisasi tertentu dalam organisasi

5.      The Support StaffOrang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasapendukung tidak langsung kepada organisasi. Salah satu darikelima bagian tersebut dapat mendominasi sebuah organisasiyang membuat terbentuknya lima desain konfigurasi. Masing-masing desain konfigurasi mempunyai kelebihan dan kekuranganyang unik. Konsisten dengan falsafah kontingensi, masing-

24

masing adalah konfigurasi yang lebih disukai pada situasitertentu.Kelima Desain Konfigurasi Itu Adalah

(1)   Simple StructureKarakteristik Simple Structure : pada umumnya tidak

mempunyai technostructure (kalaupun ada hanyalah sedikit), sedikitstaf pendukung, pembagian kerja yang tidak kaku dan hirarkimanajerial yang kecil. Penggunaan perencanaan, pelatihan, danperantara juga sangatlah minimal.

(2)   Machine BureaucracyMachine Bureacuracy mempunyai tugas operasi rutin yang sangat

tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yangdikelompokkan ke dalam departemen fungsional, wewenang yangdisentralisasi, pengambilan keputusan yang mengikuti rantaikomando dan sebuah struktur adminsitrasi yang rumit denganperbedaan yang tajam antara aktivitas lini dan staf.Karakteristik utama dari Machine Bureacuracy adalah obsesinyaterhadap kontrol dengan mencoba mengeliminasi semuakemungkinan ketidakpastian, sehingga operasi dapat berjalandengan lancar tanpa gangguan.

(3)   Profesional BureaucracyLedakan ilmu pengetahuan khususnya di Negara Barat

membuat Professional Bureaucracy makin digemari pada tahun 1980-an.Eksplorasi ilmu pengetahuan menciptakan kelas baru dariorganisasi yang membutuhkan para profesional untukmenghasilkan produk dan jasa mereka. Hal ini telah menciptakankebutuhan akan suatu disain organisasi yang menyandarkan diripada spesialisasi yang didasarkan atas kepemilikan kemampuanindividual dan bukan atas dasar pembagian kerja. ProfessionalBureaucracy kemudian diciptakan untuk memberi kesempatan kepadaorganisasi mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih sambiltetap memperoleh efisiensi dari standarisasi. Konfigurasi inijuga memberikan alternatif karena merupakan birokrasi yangmenggabungkan standarisasi dengan desentralisasi.

(4)   Divisional FormBerbeda dengan konfigurasi lainnya, dalam Divisionalised Form tidakterdapat struktur yang lengkap dari strategic apex ke operatingcore,tapi lebih kepada sebuah struktur yang melapisi strukturyang lain. Konfigurasi Divisionalised Form berfokus pada hubungan

25

struktural antara headquarters dan divisinya, yaituantara strategic apex dan bagian manajer middle line.

(5)   Adhocracy.Sejarah Adhocracy dapat ditelusuri mulai dari Perang Dunia II,dimana pada waktu itu angkatan bersenjata Amerika menciptakantim ad hocyang kemudian dibubarkan setelah misi telah merekatuntaskan. Di sini terlihat tidak adanya jangka waktu yangpasti bagi keberadaan mereka, tim bisa saja bertahan selamajangka waktu sehari, sebulan, ataupunsetahun. Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horizontal yangtinggi, diferensiasi vertikal yang rendah karena tingkatanadministrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organsasiuntuk melakukan penyesuaian. Kebutuhan akan pengawasan jugaadalah minimal karena para professional telah menghayatiperannya seperti yang diinginkan oleh manajemen.

LAMPIRAN

STUDI KASUS DESAIN ORGANISASI

Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Struktur Dan Desain

Organisasi Modern di Perguruan Tinggi (Studi Kasus di UNS)

1.Sekilas tentang UNS

Universitas Sebelas Maret berdiri sejak 11 Maret 1976,

yang awalnya merupakan gabungan dari 5 perguruan tinggi yang

ada di Surakarta. Penggabungan beberapa perguruan tinggi

tersebut, mempunyai satu tujuan yang besar, yakni meningkatkan

26

kualitas pendidikan tinggi di Surakarta.Setelah 5 tahun

melakukan konsolidasi, UNS mempersiapkan diri untuk memulai

proses perkembangannya. Pembangunan secara fisik dimulai pada

tahun 1980. Di bawah kepemimpinan dr. Prakosa, kampus yang

semula terletak di beberapa tempat disatukan dalam suatu

kawasan. Lokasi tersebut adalah di daerah Kentingan, di tepi

Sungai Bengawan Solo, dengan cakupan area sekitar 60 hektar.

Di daerah Kentingan inilah, pembangunan kampus tahap pertama

berakhir pada tahun 1985.

Langkah percepatan UNS dimulai untuk melangkah ke arah

yang lebih baik. Semangat dan komitmen yang tinggi untuk

melakukan perubahan sangatlah dibutuhkan untuk membuat

kemajuan di setiap sisi kehidupan UNS. Efek dari perubahan

tersebut sangatlah mengesankan. Sekarang ini, UNS Solo

merupakan universitas muda dengan pertumbuhan yang luar biasa.

Dengan berbagai potensi yang ada, misal seperti dokter bedah

kulit dengan reputasi nasional (Fakultas Kedokteran), penemuan

starbio dan padi tahan garam (Fakultas Pertanian), dan

beberapa kemajuan yang terjadi di setiap fakultas dan unit-

unit kerja lainnya. UNS juga melakukan langkah maju dalam

perkembangan teknologi informasi. Dengan ekspansi jaringan

teknologi informasi yang lebih besar lagi, Pusat Komputer UNS

Solo membuat torehan sejarah UNS dalam buku kemajuan dan

perkembangan UNS. Torehan-torehan sejarah yang lebih

mengesankan lainnya akan terjadi seiring dengan pertumbuhan

dan perkembangan universitas ini.

Hingga usianya yang lebih dari tiga dasa warsa, UNS terus

berjuang mengemban amanah yang cukup berat, yakni mencerdaskan

27

kehidupan bangsa. Berbagai kegiatan telah dilakukan, telah

banyak pula prestasi yang diraih. Saat ini UNS telah tumbuh

dan  berkembang menjadi  salah  satu  universitas terpandang

di Indonesia.  Di masa mendatang, UNS diharapkan mampu

berkembang sebagai perguruan tinggi yang unggul dalam bidang

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, baik

di tingkat nasional sejajar dengan  perguruan tinggi yang

terlebih dahulu berkembang, maupun di tingkat internasional

yang mampu berkiprah sebagai perguruan tinggi otonom dan

berkelas dunia (world class university). Pada saat ini UNS secara

terus menerus berbenah diri berpacu melaksanakan program

percepatan pengembangan di bidang: a). pemerataan dan

perluasan akses; b). peningkatan mutu, relevansi dan daya

saing; dan c). Peningkatan tata kelola, akuntabilitas dan

pencitraan publik.

 Upaya untuk mengembangkan UNS menjadi universitas unggul

di tingkat internasional dan maju di bidang ilmu pengetahuan,

teknologi dan seni seperti yang diamanatkan dalam Visi dan

Misi Universitas Sebelas Maret (UNS), mempunyai konsekuensi

dan tanggung jawab yang besar, terutama dalam membangun

komitmen bersama yakni mengedepankan kualitas, profesional,

efektif dan efisien. Adapun visi, misi, tujuan dan

lembaga/unit di bawah naungan UNS diantaranya:

a.    Visi     Universitas Sebelas Maret menjadi Pusat Pengembangan

Ilmu, Teknologi, dan Seni yang Unggul di Tingkat Internasional

dengan Berlandaskan pada Nilai-Nilai Luhur Budaya Nasional

28

b.    Misi

1)   Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang menuntutpengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa

dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap.

2)   Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan

baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni.

3)   Menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat yang

berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat.

c.    Tujuan

1)   Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampusmau belajar guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal;

2)   Menghasilkan  lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan yang Maha

Esa dan berbudi luhur; cerdas, terampil, dan mandiri; serta

sehat jasmani, rohani, dan sosial;

3)   Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi,

dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam

masyarakat dan untuk membangun kehidupan yang lebih baik

4)   Mendiseminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta

penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi tranformasi

secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern;

5)   Menggali dan mengembangkan nilai-nilai luhur budaya

nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan

berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar

kampus;

29

6)   Mengembangkan pranata kehidupan yang lebih beradab menuju

terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri,

demokratis, damai, dan religius;

7)   Mendukung  terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara

yang berdaulat, bersatu, adil, dan makmur;

8)   Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang

unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015.

d.   Lembaga/unit dibawah UNS

1)   Fakultas terdiri dari 8 yaitu: fakultas Keguruan dan IlmuPendidikan, Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, Fakultas

Ekonomi, Fakultas Pertanian, Fakultas Hukum, Fakultas Sastra,

Fakultas MIPA dan Fisipol.

2)   Unit-unit di UNS: UPT Pusat Komputer (Puskom), UPT

Perpustakaan (Perpus), UPT Pelayanan dan Pengembangan Bahasa

(P2B), UPT Laboratorium Pusat MIPA (Lab Pusat), UPT Penerbitan

dan Percetakan (UNS Press), dan UPT Mata Kuliah Umum

(MKU).     

3)   Biro administrasi: akademik, umum dan keuangan,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi.

4)   Lembaga: Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Lembaga

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.

2.Analisis  SWOT UNS

a.    Organisasi ukuran

30

    Universitas Sebelas Maret Surakarta termasuk universitas

nasional di Indonesia. Hal itu dibuktikan dari besarnya jumlah

mahasiswa dan asal mahasiswa dari berbagai provinsi di

Indonesia. Oleh karena itu, UNS termasuk organisasi dengan

skala besar karena membawahi berbagai lembaga yang jumlahnya

besar dan beberapa letaknya juga terpisah jarak/tempat.

b.   Siklus Hidup

     Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan di atas, UNS

termasuk dalam kategori pemuda dalam siklus hidup organisasi.

Hal ini dijelaskan dalam sekilas profil tentang UNS, bahwa UNS

termasuk universitas muda yang baru tumbuh tiga

dasawarsa. Pada tahap ini, organisasi ini/UNS berusaha untuk

tumbuh. Penekanan dalam tahap ini adalah untuk menjadi lebih

besar. Organisasi ini menggeser perhatian dari keinginan

pendiri dengan keinginan pelanggan. Organisasi ini menjadi

lebih organik dalam struktur selama fase ini. Selama fase ini

bahwa struktur formal dirancang, dan beberapa pendelegasian

wewenang terjadi.

c.    Strategi

    Saat ini UNS berusaha

menerapakan strategi produk jasaterbaru dan terbaik (strategi

diferensiasi), dengan lebih efisien dan lebih efektif biaya

(cost-leadership strategy). Hal ini sudah dilakukan di

beberapa fakultas yang terbukti unggulan di tingkat nasional.

Selain itu, biaya yang lebih efisien juga sudah diupayakan UNS

sejak dahulu dibandingkan PTN lain. Hanya saja, saat ini

31

beredar kabar UNS semakin tinggi cost pendidikan yg dibebankan

masyarakat, sejak diterapkan BLU.

d.   Lingkungan

    Indonesia saat ini berada menuju pasar bebas dunia,

termasuk dunia pendidikan. Hal ini terbukti dari semakin

bertambahnya universitas asing yang berdiri di Indonesia.

Langkah yang dipilih Indonesia merupakan respon

dari lingkungan yang dinamis,keinginan pelanggan yang terus

berubah-kebalikan dari lingkungan yang stabil. Selain itu,

perubahan zaman dengan tuntutan dan ancaman-ancamannya juga

terus bergulir. Kondisi ini sering dianggap

sebagai kondisi bergolak. Hal ini juga dihadapi UNS sebagai

salah satu lembaga pendidikan tinggi di Indonesia. Perubahan

zaman dan lingkungan yang dinamis, menuntut UNS untuk lebih

proaktif dan inovatif.

e.    Teknologi

      Saat ini UNS telah berusaha mengoptimalkan penggunaan

teknologi di berbagai ranah. Hal itu terlihat dari penggunaan

aplikasi pelayanan dan informasi berbasis website di hampir

seluruh fakultas. Selain itu, agar pemanfaatan teknologi

semakin optimal kini juga diberdayakan unit khusus yang

mengurus IT yaitu Unit Pusat Komputer (PUSKOM)

f.     Model Struktur dan desain Organisasi UNS saat ini

32

    UNS tergolong organisasi besar yang mengembangkan struktur

formal. Tugas yang sangat khusus, dan aturan rinci dan

mendikte pedoman prosedur kerja. Komunikasi

interorganisasional mengalir terutama dari atasan kepada

bawahan, dan hubungan hirarkis menjadi dasar untuk kewenangan,

tanggung jawab, dan pengendalian. Jenis struktur yang tinggi

atau dimensi vertikal dipilih UNS saat ini, karena

mempertimbangkan aturan dari pemerintah dan dirasa mampu untuk

beroperasi secara efektif. Itulah salah satu alasan organisasi

yang berukuran besar sering mekanistik-mekanistik sistem

biasanya dirancang untuk memaksimalkan spesialisasi dan

meningkatkan efisiensi (desain organisasi mekanistik) termasuk

UNS.

Tabel 2. Analisis SWOT UNS

S W O TUkuran Organisai √Siklus Hidup √Lingkungan √Strategi √Teknologi √Struktur dan Desain

Organisasi

√

3.      Struktur dan Desain Organisasi Modern yang

Tepat Bagi UNS

33

Berbagai program, kebijakan dan kegiatan telah dilakukan

UNS secara berkesinambungan untuk menghadapi tantangan

perubahan global yang terus melaju cepat, dinamis,

interdependen dan kompleks. Harus kita akui bahwa tantangan di

masa mendatang jauh lebih berat, karena pengembangan

pendidikan tinggi tidak dapat dipisahkan dari perkembangan

ilmu pengetahuan,  teknologi, seni budaya, dan ekonomi dunia

yang semakin pesat. Perubahan-perubahan tersebut pada akhirnyamenuntut agar lulusan perguruan tinggi memiliki kompetensi

yang handal dan berdaya saing.

Apabila kita telaah lebih dalam, saat ini sebagian besar

perguruan tinggi di Indonesia termasuk UNS, masih mengalami

berbagai permasalahan internal seperti banyaknya regulasi yang

belum sepenuhnya mengakomodasi efektivitas pelayanan, atau

permasalahan eksternal seperti kualitas dan relevansi

lulusannya yang belum sepadan dengan kebutuhan pasar

kerja/dunia industri, sehingga keseluruhan harapan masyarakat

tersebut belum sepenuhnya secara maksimal dapat diwujudkan.

Berdasarkan analisis SWOT yang sudah dilakukan, UNS

memiliki dua kekuatan yaitu teknologi, strategi dan jaringan

organisasi yang besar. Selain itu, UNS juga memiliki peluang

yaitu peluang umur organisasi yang masih muda, dan lingkungan

dinamis. Melihat kekuatan dan peluang yang ada merupakan hal

yang positif yang harus diimbangi oleh struktur dan desain

organisasi yang baik agar menjadi kekuatan mencapai visi UNS.

Namun berdasarkan analisis SWOT yang dilakukan, struktur dan

desain organisasi UNS masih menjadi kelemahan karena terlalu

kaku, terkotak-kotak, pengambilan keputusan yang lambat, tidak

34

ada knowledge sharing dan cost yang tinggi sehingga tidak

efisien. Oleh karena itu agar kekuatan dan peluang itu

maksimal perlu ada perubahan, dan pengembangan sturktur dan

desain organisasi yang modern, yang lebih fleksibel dan

efektif efisien. Berdasarkan teori yang dijelaskan sebelumnya,

menurut penulis UNS lebih tepat memilih  struktur dan desain

organisasi bentuk bebas atau dikenal dengan jaringan antar

organisasi.

             Struktur dan desain organisasi bentuk

bebas/jaringan antar organisasi memiliki dua karakteristik

yaitu Pertama, organisasi bentuk bebas mengggunakan secara

ekstensif sistem informasi yang dikomputerisasikan, terutama

untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organsasional. Kedua,

organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelola

oleh para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil

resiko yang telah diperhitungkan. Pemilihan struktur dan

desain organisasi ini sebagai bentuk respon tuntuan zaman yang

semakin berat, tantangan perubahan global yang terus melaju

cepat, dinamis, interdependen dan kompleks. Harus kita akui

bahwa tantangan di masa mendatang jauh lebih berat, termasuk

di perguruan tinggi.

4.    Kelebihan dan Kekurangan Struktur dan Desain

Organisasi bentuk bebas atau jaringan antar

organisasi di UNS.

35

a.    Kelebihan Struktur dan Desain Organisasi bentuk bebas ataujaringan antar organisasi di UNS

1)      Struktur organisasi semakin datar dan tersebar.

     Bentuk organisasi yang datar membuat rentang kendali

semakin mudah dan tidak terlalu luas, sehingga organisasi

menjadi mudah dikontrol. Selain itu, organisasi juga dapat

tersebar ke beberapa wilayah, termasuk sebuah kekuatan bila

UNS ingin mengembangkan organisasi diluar JATENG.

2)   Memungkinkan organisasi memiliki wilayah yang semakin

besar.

    Bentuk desain organisasi modern ini membantu UNS menjadi

salah satu univeristas unggulan di Asia Pasifik. Tujuan ini

bisa dicapai bila UNS memperluas cakupan dan pengaruhnya ke

beberapa wilayah di Indonesia bahkan Asia. Adapun sistem kerja

dan kontrolnya dibantu dengan teknologi secara virtual.

3)   Memberikan dampak efisiensi efektif bagi UNS

    Dengan bentuk organisasi yang datar, tentu mengurangi

karyawan yang pada akhirnya mengurangi beban UNS. Kerja

menjadi esfisien dan efektif. Selain itu adanya bantuan IT

berbasis virtual memudahkan kerja karyawan yang menjadi lebih

cepat dan tepat.

4)   Memudahkan komunikasi lintas tempat dan lintas lembaga

    Adanya bantuan IT berbasis virtual memudahkan komunikasi

antar karyawan yang berbeda tempat, berbeda fungsi, sehingga

koordinasi menjadi lebih cepat dan efektif.

5)   Mempermudah pengambilan keputusan

36

   Struktur organisasi bentuk modern ini merupakan

pengembangan dari struktur desentralisasi. Bentuk modern ini

membuat pengambilan keputusan menjadi lebih cepat karena

penentuan keputusan kini sudah tidak bergantung pada rektor

atau dekan lagi, tetapi kepada setiap individu. Namun

pengambilan keputusan tetap mengacu pada peraturan rektor dan

diawasi rektor.

6)   Mengembangkan Knowledge Sharing

     Struktur dan desain modern ini memungkinkan penyelesain

suatu tugas dari beberapa karyawan dari lintas unit maupun

lintas ilmu. Perbedaan pengetahuan dapat menjadi khasanah baru

bagi setiap karyawan, dan menjadi sebuah media mengembangkan

ilmu/teori dari praktek sharing ilmu secara nyata.  Hal ini

dapat memicu profesionalisme atau keahlian yang lebih.

7)   Struktur organisasi menjadi lebih fleksibel

      Bentuk modern ini memungkinkan pergantian karyawan

dengan mudah dan cepat sesuai dengan tuntutan tugas kerja.

Selain itu kerja juga lebih bebas/fleksibel karena aturan

kerja yang tidak terbelit-belit/kaku, karena tidak harus

seperti SOP kerja.

8)   UNS  lebih produktif dan inovatif

     Dengan struktur kerja yang baik menyebabkan para pekerja

bekerja dengan giat guna mencapai hasil yang baik.Bagitu

banyak orang-orang yang kompeten dibidang masing-masing,

menimbulkan kreativitas, ide-ide serta inovasi,sehingga

perusahan tidak berjalan ditempat dan varietas kerja pun makin

beragam.

37

9)   UNS lebih berkembang dan

maju                                                                                   

Dengan banyaknya inovasi yang muncul maka organisasi pun akan

cepat berkembang dengan mengatur setiap tujuan-tujuan yang

diharapkan dapat memajukan organisasi.

b.    Kekurangan Struktur dan Desain Organisasi bentuk bebas

atau jaringan antar organisasi di UNS

1)   Awal perubahan membutuhkan biaya yang besar

      Struktur dan desain organisasi modern ini merupakan

suatu bentuk revolusi dari struktur organisasi mekanistik

tradisional. Desain modern ini dapat tercapai bila didukung

dengan biaya yang memadai. Biaya besar dikeluarkan untuk

berbagai peralatan IT, training karyawan dan penyesuaian

fasilitas yang ada.

2)   Mendapat pertentangan dari karyawan senior yang berpikir

stagnan

       Struktur dan desain modern ini dimungkinkan mengancam

karyawan senior yang berpikir stagnan. Karyawan tersebut

merasa hal itu mengancam karier dan kekuasannya, karena mereka

tidak bisa mengikuti perubahan tuntutan prosedur baru. Hal ini

yang akan menjadi penghalang terbesar keberjalanan struktur

dan desain modern.

3)   Regulasi pemerintah yang belum mendukung

38

      Struktur dan desain modern organisasi dapat terwujud

bila disetuji pemerintah, karena UNS merupakan PT negeri di

bawah DIKTI. Regulasi yang dituntut pemerintah yang ada saat

ini masih berbentuk mekanistik formal yang berjenjang tinggi.

Bila pemerintah tidak mengizinkan perubahan bentuk struktur

dan desain modern, maka hal itu hanya akan menjadi mimpi.

4)   Muncul konflik vertikal dan horizontal

    Banyak variasi orang yang ahli dan kompeten

dibidangnya dalam suatu tugas, dapat memunculkankonflik-

konflik baik secara vertikal maupun horizontal.  Tidak jarang

terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang

yang dapat menganggu stabilitas organisasi.

5)   Kontrol yang semakin berat

     Sulit mengontrol organisasi karena banyaknya bidang,

divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang. 

sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.

6)   Pelacakan penyimpangan semakin sulit

    Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih

sering terjadi yang dapat merugikan organisasi. banyaknya

bidang yang harus dikontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

7) Timbul persaingan tidak sehat

    Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing

individu merasa ahli dan berperan dalam organisasi. Sehingga

terkadang timbul rasa ingin lebih hebat dari yang lain dalam

39

menyelesaikan tugas di depan umum, dengan menghalalkan segala

cara. Hal ini berdampak pada iklim kerja yang tidak sehat.

40

BAB III

KESIMPULAN

Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan

dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi.

Dengan desain organisasi, maka keadaan perusahaan bisa

terkontrol dan bisa meminimalisir apabila terdapat kendala

kedepannya dan bisa memajukan perusahaan untuk bisa menjadi

perusahaan yang unggul dibidangnya. Tetapi tidak luput dari

aturan, dalam mendesain organisasi diperlukan adanya

pertimbangan serta pemilihan yang matang dalam menentukan

cara/jenis mendesain organisasinya, tepat/tidak dan dapatkah

cara itu mengimplementasikan tujuan daripada organisasi

tersebut nantinya.

Tiga dimensi organisasi meliputi Kompleksitas, Formalisasi

dan Sentralisasi. Kompleksitas terdiri dari diferensisasi

horizontal yang berorientasi pada unit-unit dalam suatu

organisasi seperti misalnya departemen. Sedangkan diferensiasi

Vertikal berorientasi pada level (jabatan) dalam suatu

organisasi, misalnya saja golongan (pangkat) pada PNS.

Diferensiasi Spasial lebih berorientasi pada lokasi (letak

geografis) organisasi tersebut. Formalisasi, yaitu sejauh mana

organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur

untuk mengaturperilaku dari para pegawainya.

Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan

41

dikonsentrasikan pada suatu titik  tunggal di dalam

organisasi.

Adapun dimensi-dimensi dalam organisasi terdiri dari

Ukuran, Komponen administratif, Rentang kendali, Spesialisasi,

Standardiasasi, Formalisasi, Sentralisasi, Kompleksitas,

Delegasi wewenang, Integrasi, Diferensiasi.

Model desain organisasi terdiri dari Organisasi mekanistik

serta Organisasi Organik. Organisasi mekanistik Yaitu model

yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi

tingkat tinggi. Sementara, model organisasi organik yaitu

menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan

perkembangan tingkat tinggi.

faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu yang

sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri,

karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan

organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi

dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di

pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.

42

DAFTAR REFERENSI:

https://ardiiblog.wordpress.com/2013/04/18/desain-organisasi//

http://khampenkkhan.blogspot.com/2013/03/v-

behaviorurldefaultvmlo.html

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/26551/4/

Chapter%20II.pdf

http://ibugurusejati.blogspot.com/2013/01/struktur-dan-desain-

organisasi-modern.html

https://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/model-dan-teori-

organisasi/

43