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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
En esta parte del estudio se hace referencia a trabajos de investigación
realizados con anterioridad, relacionados con Sistemas de Información
Gerenciales, Control de Gestión e Indicadores de Gestión, áreas de interés
de la presente investigación; dentro de las cuales se pueden mencionar:
Cisnero (2001) realizo un estudio titulado “Modelo de control de gestión
de proyectos de obras civiles planificados por los organismos públicos”. El
objetivo de este estudio consistió en diseñar un modelo de control de gestión
de los proyectos de obras civiles planificados por la Secretaria de Obras
Públicas.
El trabajo de investigación fue un proyecto factible, donde el método de
investigación utilizado fue el descriptivo, basado en un diseño de tipo no
experimental. Como técnicas de recolección de datos se utilizaron la
observación y la encuesta, y como instrumento un cuestionario estructurado
de 49 preguntas, el cual fue aplicado a una población conformada por seis
sujetos encargados de tomar las decisiones relativas a las actividades del
proyecto y uso de los recursos.
17
Sánchez (2000), desarrollo una investigación titulada “Diseño de un
sistema de control de gestión”, cuyo objetivo principal fue proponer un diseño
de un sistema de control de gestión para mejorar la eficiencia de las labores
operativas en la empresa de construcciones y servicios Norte 2000.
La investigación se caracterizo por ser descriptiva con un diseño no
experimental. La técnica de recolección de datos fue la encuesta, y el
instrumento un cuestionario de tipo estructurado de selección múltiple mixto
con preguntas cerradas y abiertas, el cual fue aplicado a diez empleados de
la alta gerencia de la empresa que constituyeron la población de estudio.
Alvarado (1999), desarrollo una investigación titulada “Sistema Gerencial
enfocado a las fases de planificación y control de proyectos, en una empresa
metalmecánica fabricante de equipos a presión de la región Zuliana”. Esta
investigación fue un proyecto factible, debido a que la propuesta estaba dada
por la necesidad de una institución en un periodo de tiempo especifico. De
tipo aplicado, a través de un método descriptivo, por cuanto busco
especificar las propiedades importantes de instituciones, que a su vez, fueron
sometidos a análisis relacionados con el estados real de las situaciones,
señalando formas de conducta y estableciendo comportamientos concretos.
La modalidad de campo, a través de la cual se recogieron los datos por
medio de un instrumento diseñado directamente por la institución.
Los resultados permitieron concluir que existen debilidades en los
mecanismos formales e informales del proceso de control de gestión actual
de la empresa, como la falta de una estructura acorde a las funciones para
18
evitar la concentración de poder y la falta de un liderazgo efectivo que motive
y oriente al personal para lograr los objetivos preestablecidos.
Sánchez (1999) desarrollo un trabajo titulado “Desarrollo de un sistema
de información para el control integrado de proyectos Industriales” el cual
clasifico de carácter aplicada, debido a que su fin principal era resolver un
problema en un periodo de tiempo corto, según su diseño es de tipo no
experimental por razón de observar las situaciones ya existentes si ser
provocadas por el investigador, por lo cual no se puede manipular o influir
sobre las variables de estudio; según su perfil fue de campo, por cuanto los
datos fueron recolectados directamente del objeto de estudio; fue de
naturaleza tecnológica, ya que representa un medio y no un fin para la
transformación de organizaciones; por ultimo se inserta de tipo descriptivo,
por su pretensión de escribir los resultados en función de un grupo de
variables en donde no existe hipótesis.
Se demostró la carencia de métodos procedimentales por medio de los
cuales se controle de manera integrada la construcción de la obra; el sistema
de información representaría una herramienta de gran utilidad para el
cumplimiento de las tareas de una manera adecuada y precisa en una forma
sencilla de manejar y en el menos tiempo posible; el diseño contribuirá a
mejorar el control de las fases de ejecución de proyecto, lo cual se traduce
en un ahorro de dinero.
Estos antecedentes permitieron fundamentar el marco metodológico de
este estudio. Específicamente, en lo que respecta a población y muestra.
19
Por otro lado, en cuanto a técnicas de recolección de la información y
tratamiento de los resultados, cada uno de ellos proporciono una visión para
el manejo de la investigación, que ayudaron en la determinación de
requerimientos para el diseño del sistema de información gerencial.
2. BASES TEORICAS
Con el objeto de mostrar el soporte teórico del trabajo a realizar, en el
presente capítulo se exponen los fundamentos requeridos para una mejor
comprensión de los términos utilizados durante el desarrollo de la
investigación. En tal sentido, se llevo a cabo una revisión bibliográfica,
investigación en tesis de postgrado, Internet, textos, manuales, entre otros.
2.1 Sistema
Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos
interrelacionados conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de
sistemas pueden encontrarse en las ciencias físicas y biológicas, en la
tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, se puede
hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, del sistema biológico del
cuerpo humano, el sistema tecnológico en una refinería de petróleo y el
sistema socio económico de una organización empresarial. Sin embargo, los
20
siguientes conceptos de sistema proporcionan un marco mas apropiado para
describir los sistemas.
Chiavenato (1995) define sistema como “un conjunto de elementos
dinámicamente relacionados entre si, realizando una actividad para alcanzar
un objetivo, operando sobre insumo (información, energía o materia) y
proveyendo productos procesados”.
En esa misma línea Robbins (1996) lo define como “un conjunto de partes
interrelacionados e interdependientes, dispuestas de tal manera que produce
un todo unificado”.
Stoner, Freman y Gilbert (1996) definen sistema como “una serie de
funciones y actividades que operan juntos para alcanzar los propósitos de la
organización”. De allí, que todas las partes del sistema deben estar
coordinadas para apoyar a las otras, de esta manera la interdependencia
entre las diferentes unidades del sistema es prioritario ya que busca
optimizar los procesos de la organización.
De las definiciones tomadas de los diferentes autores, se observa
claramente que coinciden, como el enfoque de sistema mira la organización
como una serie de partes interdependientes e interrelacionadas donde deben
interactuar dinámicamente con el ambiente a fin de lograr los fines y medios
deseados tomando en cuentea los objetivos organizacionales, guardando un
equilibrio dentro del sistema para satisfacción de las necesidades internas y
externas, las mismas que se traducen en el producto final.
21
2.2 Sistemas De Información
Según Senn (1990) un sistema de información es un conjunto de
personas, datos y procedimientos que funcionan relacionados buscando un
objetivo común para apoyar las actividades de la organización.
Según Laudon y Laudon (1990) un sistema de información puede
definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados
que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.
Según Cohen (1996) un sistema de información es un conjunto de
elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de
una empresa o negocio.
Según O’Brien (2001) un sistema de información es “una combinación
organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y
recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una
organización”.
Las personas han dependido de los sistemas de información para
comunicarse entre si utilizando una variedad de mecanismos físicos
(hardware), procedimientos e instrucciones de procesamientos de
información (software), canales de comunicación (redes) y datos
almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilización.
22
2.3 Componentes De Un Sistema De Información
En la siguiente figura se ilustra un modelo de sistemas de información
según O’Brien (2001) que expresa un marco conceptual fundamental para
los principales componentes y actividades de los sistemas de información.
Un sistema de información depende de recursos humanos, hardware,
software, datos y redes de comunicaciones para desempeñar actividades de
entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que conviertan los
recursos de datos en resultados de información.
Recursos d
e Humano
s
Rec
urso
s de
Har
dwar
e
Recursos de Datos
Recursos de Redes
Recursos de S
oftware
Procesamiento de Datos
ControlDel
DesempeñoDel Sistema
AlmacenamientoDe Datos
EntradaDatos
SalidaInformación
Usuarios Finales y Especialista
s en SIBase de Datos y de Conocimiento
Maq
uinas
y Me
dios
Medios de Comunicación y Redes
Programas y Procedim
ientos
Recursos d
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Recursos de Datos
Recursos de Redes
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Procesamiento de Datos
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AlmacenamientoDe Datos
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Usuarios Finales y Especialista
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y Me
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Medios de Comunicación y Redes
Programas y Procedim
ientos
Figura # 1. Modelo de Sistema de Información
23
El modelo de Sistema de Información Básico muestra que un sistema de
información se componente de cinco recursos importantes: humanos,
hardware, software, datos y redes.
Recursos Humanos: son las personas que se requieren para la
operación de todos los sistemas de información los cuales incluyen usuarios
finales y especialistas en sistemas.
Recursos de Hardware: incluye todos los dispositivos físicos y materiales
utilizados en procesamiento de información. Específicamente abarca no solo
computadores y otros equipos, sino también todos los medios de
almacenamiento de datos.
Recursos de Software: este concepto se refiere a todas las series de
instrucciones de procesamiento de información, lo cual incluye tanto
programas que controlan un computador como las series de instrucciones de
procesamiento de información que necesitan las personas llamadas
procedimientos.
Recursos de Datos: los datos son más que la materia prima de los
sistemas de información. El concepto de recursos de datos ha sido ampliado
por gerentes y profesionales de los sistemas de información. Ellos
comprenden que los datos constituyen un recurso organizacional valioso. De
esta forma, se debe considerar los datos como recursos que deben
manejarse de forma efectiva para beneficio de todos los usuarios finales en
una organización.
24
Recursos de Redes: las redes de comunicaciones como Internet, las
intranets y las extranets, se han vuelto esenciales para las operaciones
exitosas de todos los tipos de organizaciones y sus sistemas de información.
El concepto de recursos de redes se refiere a que éstas son un componente
fundamental en los sistemas ya que permitirán que la organización pueda
compartir la información de forma segura y rápida.
2.4 Tipos de Sistemas de Información
Según O’Brien (2000) los sistemas de información pueden clasificarse en
varias formas diferentes. Por ejemplo, varios tipos de sistemas de
información pueden clasificarse conceptualmente como sistemas de
información gerencial o de operaciones. En la siguiente figura se ilustra una
clasificación según los principales papeles que cada uno desempeña en las
operaciones y la gerencia de una empresa.
Procesamiento deTransacciones Empresariales
Control de ProcesosIndustriales
Colaboración de Equipo yde Grupo de Trabajo
Elaboración de InformesEspeficos para los Gerentes
Apoyo Iteractivo alas Decisiones
Información adaptada paralos ejecutivos
Sistemas de Procesamientode Transacciones
Sistemas de Controlde Procesos
Sistemas deColaboración Empresarial
Sistemas deApoyo a las Operaciones
Sistemas deInformación Gerencial
Sistemas de Apoyode Decisiones
Sistemas Ejecutivosde Información
Sistemas deApoyo Gerencial
Sistemas deInformación
Figura 2. Clasificación de Sistemas de Información. O’Brien (2000).
25
Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones registran y procesan
datos resultantes de transacciones comerciales. Ejemplos típicos de este tipo
incluye sistemas que procesan ventas, compras y cambios de inventario. Los
resultados de este procesamiento se utilizan para actualizar base de datos
de clientes, de inventarios y otras bases de datos organizacionales. Estas
bases de datos proporcionan los recursos de datos que pueden ser
procesados y utilizados mediante sistemas de información gerencial,
sistemas de apoyo de decisiones y sistemas ejecutivos de información.
Los Sistemas de Control de Procesos toman decisiones rutinarias que
controlan procesos operacionales. Algunos ejemplos son las decisiones
automáticas de nuevos pedidos de inventarios y las decisiones sobre control
de producción física.
Los Sistemas de Colaboración Empresarial son sistemas de información
que utilizan una variedad de tecnologías de información para ayudar a que
las personas trabajen en conjunto. Este tipo de sistemas ayuda a comunicar
ideas, compartir recursos y coordinar esfuerzos de trabajo cooperativo como
miembro de los muchos equipos de procesos y de proyectos formales e
informales. Por ejemplo, muchas empresas forman equipos de ingenieros,
especialistas en marketing y otros trabajadores del conocimiento para
desarrollar productos nuevos o para mejorar los existentes.
Se constituyen entonces, equipos virtuales de personas provenientes de
varios departamentos de una organización, los cuales colaboran fácilmente a
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través de correo electrónico, foros de discusión, Internet, video conferencias,
entre otros, y se comunican de manera eficiente entre si para coordinar sus
actividades de trabajo.
Los Sistemas de Apoyo Gerencial son sistemas de información que se
centran en el suministro de información para la toma de decisiones efectivas
por parte de los gerentes. Estos sistemas hacen énfasis en la orientación
gerencial de la tecnología de la información en la empresa y en que debe
utilizarse un marco de sistemas integrados para organizar las aplicaciones de
sistemas de información.
Los Sistemas de Información Gerencial suministran a los usuarios finales
gerenciales productos de información que respaldan gran parte de sus
necesidades de toma de decisiones diarias. Estos proporcionan una variedad
de informes y presentaciones a la gerencia. Los contenidos de estos
productos de información son especificados por anticipado por los gerentes
de manera que contengan la información que ellos necesitan.
Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones son sistemas de información
interactivos, que se basan en el computador y que utilizan modelos de
decisión y bases de datos especializadas para apoyar los procesos de tomas
de decisiones de los usuarios finales gerenciales. Este tipo de sistemas
proporciona a los gerentes capacidades analíticas de elaboración de
modelos de simulación, de recuperación de datos y de presentación de
información. El usuario de este tipo de sistemas simulan y exploran posibles
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opciones de decisión recibiendo información tentativa con base en conjuntos
alternativos de escenarios.
Los Sistemas Ejecutivos de Información son sistemas gerenciales
adaptados a las necesidades estratégicas de información de la alta gerencia.
La meta de este tipo de sistemas se basa en proporcionar a los ejecutivos un
acceso inmediato y fácil a información selectiva sobre factores clave que son
fundamentales para el logro de los objetivos estratégicos de una empresa.
2.5 Otras Clasificaciones de Sistemas de Información
Según O’Brien (2000) otras categorías de sistemas de información
proporcionan clasificaciones mas exclusivas o amplias que las expuestas
anteriormente. Entre ellos se incluyen los sistemas expertos, los sistema de
gerencia del conocimiento, sistemas de información estratégica y los
sistemas de información empresarial.
Los Sistemas Expertos son sistemas de información que se basan en el
conocimiento, es decir, utiliza el conocimiento sobre un área específica para
actuar como un consultor experto para los usuarios. Los componentes de
este tipo de sistemas son una base de conocimiento y un modulo de software
que realizan inferencias sobre esa base y que ofrecen respuestas a las
preguntas de lo usuarios. Los sistemas expertos son usados en muchos
campos incluyendo la medicina, ingeniería, ciencias físicas y la empresa.
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Los Sistemas de Gerencia del Conocimiento han sido desarrollado por las
empresas para manejar el aprendizaje organizacional y el know-how
empresarial. Las empresas que crean conocimiento deben encontrar
maneras de utilizar técnicas de gerencia del conocimiento y tecnología de
información para estimular a los empleados a compartir lo que ellos saben y
hacer mejor uso del conocimiento acumulado en el lugar de trabajo.
Los Sistemas de Información Estratégica son sistemas de información
que respaldan o dan forma a la posición y las estrategias de una empresa.
Este tipo de sistemas de información ayuda a las organizaciones a obtener
ventajas competitivas, estrechar las desventajas y lograr otros objetivos
empresariales estratégicos.
Los Sistemas de Información Empresarial proporcionan a los gerentes
una variedad de productos de información para apoyar sus
responsabilidades de toma de decisiones en cada una de las áreas
funcionales de la empresa. Este tipo de sistemas respaldan directamente
tanto las operaciones como las actividades gerenciales en las distintas áreas
funcionales de una organización, como lo son contabilidad, finanzas,
recursos humanos, marketing, operaciones, entre otros.
Los Sistemas de Información Integrada están diseñados para generar
información y respaldar la toma de decisiones para diversos niveles de
funciones gerenciales y empresariales, así como, para realizar
mantenimiento de registros y trabajos rutinarios de procesamiento de
transacciones. Este tipo de sistemas en el mundo real son, por lo general,
29
combinaciones integradas de varios tipos de sistemas de información antes
mencionados.
2.6 Sistemas de Información Gerencial
Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) tienen como propósito
satisfacer las necesidades de información generales de todos los gerentes
de la compañía o de alguna de sus unidades, las cuales pueden ser áreas
funcionales o niveles gerenciales.
Según McLeod (2001) un sistema de información gerencial se define
como un sistema que proporciona información a usuarios que tienen
necesidades similares, los cuales generalmente constituyen una entidad
organizacional formal. La información describe a la compañía o parte de ella
en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que sucede en el
presente y lo que es probable que suceda en el futuro. La información
generada es utilizada es por gerentes para tomar decisiones que resuelven
los problemas de la compañía.
En este mismo orden de ideas, O’Brien (2001) define los sistemas de
información gerencial como un sistema que genera productos de información
que respaldan muchas de las necesidades diarias de toma de decisiones de
la gerencia. Estos productos de información en forma de presentaciones,
reportes, informes, entre otros, son generados por especificaciones de los
gerentes con necesidades puntuales de información.
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Los SIG contribuyen a la resolución de problemas de dos formas básicas:
- Recursos de Información que abarcan toda la Organización. El SIG es
un esfuerzo que cubre toda la empresa y busca proporcionar información
para resolver problemas. El sistema es un compromiso formal por parte de
los ejecutivos de poner la información a disposición de todos los gerentes.
- Identificación y Compresión de Problemas. La idea principal en la cual
se basa el SIG es mantener un flujo continuo de información hacia el
gerente, el cual usará el sistema primordialmente para detectar problemas
actuales o inminentes, y luego para entenderlos determinando sus causas y
su ubicación.
El SIG es un compromiso de toda la organización de contar con un
recurso de información de calidad. El SIG es valioso sobre todo en la
identificación de problemas, pues ayuda al gerente a entenderlos para poder
resolverlos.
Un sistema de información gerencial, de acuerdo a lo establecido por
Gordon (1987), es un sistema usuario-máquina el cual es utilizado para
proveer información que apoye las operaciones, la administración y las
funciones de toma de decisiones de una organización, para lo cual se utilizan
equipos de computación, bases de datos y sistemas de programación como:
procesamientos manuales, modelos para el análisis, la planeación, el control
y la toma de decisiones.
Los gerentes o administradores de programas dependen de medios
formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar
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decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no
oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido
común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los
medios informales de recolectar datos. En contraste, la información formal
generalmente llega a manos de los responsables de los programas mediante
informes administrativos y estadísticas de rutina.
Estos informes generalmente son estandarizados, se producen
regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina
sistema de información gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas
organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería
ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información
que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no
ser confiable o es difícil de interpretar.
Un sistema de información gerencial operativo es particularmente
importante en el medio social y económico actual, en el cual los directores y
gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la
capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad.
Estos directores no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia,
ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema
de información gerencial no produce información completa, exacta y regular.
Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos
necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar
problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y
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tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto
humanos como financieros y materiales.
Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay
que contestar a las siguientes preguntas:
¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
¿Es confiable la información recolectada?
¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?
Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de
funciones de una organización lo que permite a un administrador planear,
hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño del programa
de planificación familiar de manera integral. Un sistema de información
gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases que se
requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la
planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.
Por lo general, la información se origina en los distintos "subsistemas" de
una organización, tales como: el departamento de ingeniería, el
departamento de personal, el departamento de finanzas, el departamento de
administración de suministros, el departamento de infraestructura física, entre
otros. La información llega en varios tipos de registros, entre ellos: archivos,
formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y estudios
33
especiales que son preparados por el personal en los diferentes niveles y
departamentos.
Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada, los
gerentes podrán determinar si los proyectos están logrando sus objetivos, si
los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se
encuentra en el camino correcto para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un
sistema de información gerencial que produzca información integrada y
completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema es, generalmente, una
tarea organizacional de gran envergadura.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el
compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función
importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea
posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse
cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos
y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren
que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera,
pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial
sin que esto represente una gran carga para la organización. Si el proyecto
es grande, es probable que se requiera trabajar estrechamente con el
experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios para
obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que funciona y lo que
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necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el administrador
puede responsabilizarse de este proceso.
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con
experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o
mejorar su SIG, se debe solicitar ayuda de personas u organizaciones que
tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para obtener una
visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se
requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si
necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema
de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos
más importantes son los siguientes:
-Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información.
-Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
programa, departamento o punto de prestación de servicios.
-Identificar la información que se requiere para ayudar a los diferentes
niveles gerenciales de la organización a desempeñarse efectiva y
eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se
utiliza.
-Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos,
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no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes
trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar
y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos
instrumentos si es necesario.
-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores del programa de planificación familiar.
-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular,
analizar, presentar y utilizar la información.
Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es
necesario reunirse con el personal. Es importante recolectar la información
de manera sistemática, anotando las respuestas claramente para que
puedan revisarse más tarde.
2.7 Estrategias para el Desarrollo de Sistemas
Los sistemas de información sirven para diversas finalidades que van
desde el procesamiento de las transacciones de una empresa hasta proveer
de la información necesaria para decidir sobre asuntos que se presentan con
frecuencia, asistencia a los altos ejecutivos con la formulación de estrategias
36
difíciles y la vinculación entre la información de las oficinas y los datos de
toda una corporación. En algunos casos los factores que deben considerarse
en un proyecto de sistemas de información, como el impacto del nuevo
sistema sobre los empleados de la empresa y las características específicas
que el sistema va a tener, se pueden determinar de manera secuencial. En
otros casos, debe ganarse experiencia por medio de la experimentación
conforme el sistema evoluciona por etapas.
Según Senn (1992) existen tres enfoques para el desarrollo de sistemas
de información: El método del Ciclo de Vida, El Método del Desarrollo del
Análisis Estructurado y El Método del Prototipo de Sistemas.
El Método del Ciclo de Vida
Es un conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios
realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Este método
consta de seis actividades:
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-Investigación Preliminar: en esta primera actividad se busca aclarar la
solicitud de proyecto de sistema para determinar con precisión lo que el
solicitante desea. Luego que esta solicitud de proyecto esta claramente
planteada, se debe realizar un estudio de factibilidad técnica, económica y
operacional, de manera tal de poder ejecutar solo aquellos proyectos de
sistemas que son deseables y factibles. Es importante a partir de esta etapa
contar con el todo el apoyo posible de la gerencia para poder disponer de los
recursos necesarios que demandara el nuevo proyecto de sistemas.
-Determinación de los Requerimientos: esta actividad es bien fundamental
ya que se busca comprender todas las facetas importantes de la parte de la
empresa que se encuentra bajo el proyecto de sistemas. En esta actividad
se deben estudiar detalladamente los procesos de la empresa para dar
repuesta a las siguientes cuestiones: ¿Qué es lo que se hace? ¿Como se
hace? ¿Con que frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de
transacciones o de decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se
efectúan las tareas? ¿Existe algún problema?.
Para contestar estas preguntas, analista conversa con varias personas
para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus
opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y
sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener
esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los
miembros de grupos grandes en la organización.
38
Con forme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre
requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe
tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir con
características operacionales tales como controles de procesamiento,
tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.
-Diseño del Sistema: esta actividad produce los detalles que establecen la
forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados
durante la actividad anterior de análisis. Los especialistas es sistemas se
refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la
de desarrollo de software, a la que denominan diseño físico.
Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando
los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Luego se
determinan con precisión los datos específicos para cada reporte y salida. En
esta actividad también se indican los datos de entrada, aquellos que serán
calculados y los que deben ser almacenados.
Las estructuras de almacenamiento de datos también se diseñan en esta
parte del desarrollo de sistemas, al igual que todos los procedimientos de
cálculo y datos individuales. Los diseñadores son los responsables de dar a
los programadores las especificaciones de software completas y claramente
delineadas.
-Desarrollo de Software: los encargados de desarrollar software pueden
instalar software comprado o escribir programas diseñados a la medida del
solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo
39
disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los
programadores.
Los programadores también son responsables de la documentación de
los programas y de proporcionar una documentación de cómo y por qué
ciertos procedimientos se codificaron de cierta forma.
-Prueba de Sistemas: durante esta actividad del ciclo, se emplea el
sistemas de forma experimental para asegurarse de que el software no tenga
fallas, es decir, que funcione de acuerdo a las especificaciones y en la forma
que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas
conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan
los resultados. En ocasiones estas pruebas incluyen la participación de
grupos de usuarios para que los analistas observen si tratan de emplearlo de
formas no previstas.
-Implantación y Evaluación: esta actividad es el proceso de verificar e
instalar el sistema desarrollado y construir todos los archivos de datos para
utilizarla. Dependiendo del tamaño de la organización que empleara el
sistema y el riesgo asociado a su uso, puede elegirse comenzar la operación
de la aplicación sólo en un área de la empresa (prueba piloto), o bien
empezar a utilizar el sistema un día especifico. Cada una de estas
estrategias de implantación tiene sus meritos de acuerdo con la situación que
se considere dentro de la empresa.
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Sin importar cual sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar
el sistema procuran que el uso inicial del mismo se encuentre libre de
problemas.
La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos
débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las
siguientes dimensiones: Operacional (donde se valora la forma en que
funciona el sistema), Impacto Organizacional (donde se mide los beneficios
para la empresa), Opinión de los Administradores (donde valora las actitudes
de los directivos) y Desempeño al Desarrollo (donde se evalúa el proceso de
desarrollo con criterios de tiempo y esfuerzo).
Método de Desarrollo por Análisis Estructurado
Según Senn (1992) muchos especialistas en sistemas de información
reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas
grandes y complejos. El método del análisis estructurado tiene como
finalidad superar esta dificultad por medio de 1) la división del sistema en
componentes y 2) la construcción de un modelo del sistema. Este método
incorpora elementos tanto de análisis como de diseño.
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere
que haga el sistema o la aplicación. No establece cómo se cumplirán los
requerimientos o la forma en que se implantará la aplicación. Más bien
permite que las personas observen los elementos lógicos separados de los
componentes físicos. Después de esto se puede desarrollar un diseño
eficiente para la situación donde será utilizado.
41
Los elementos del análisis estructurado son símbolos gráficos, diagramas
de flujo de datos (DFD’s) y el diccionario centralizado de datos.
En lugar de palabras el análisis estructurado utiliza símbolos o iconos
para crear un modelo gráfico del sistema, los cuales muestran los detalles del
sistema pero sin introducir proceso manuales o computarizados, archivos,
procedimientos operativos o de programas. Si se seleccionan los símbolos y
notación correctos entonces casi cualquier persona puede seguir la forma en
que los componentes se acomodaran entre si para formar el sistema.
Los diagramas de flujo de datos se utilizan para desarrollar una
descripción completa del sistema como un proceso descendente (Top –
Down). El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que
muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede
desglosarse en DFD’s cada vez mas detallados. Esta secuencia se repite
hasta que se obtienen suficientes detalles que permitan al analista
comprender en su totalidad la parte del sistema que se encuentra bajo
investigación.
En el diccionario de datos se encuentran todas las definiciones de los
elementos en el sistema –flujo de datos, procesos y almacenes de datos– los
cuales están descritos de forma detallada. Si algún miembro del proyecto
desea saber alguna definición del nombre de un dato o el contenido
particular de un flujo de datos, esta información debe encontrarse disponible
en el diccionario de datos.
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El diseño estructurado es otro elemento del método del análisis
estructurado, que se enfoca en el desarrollo de especificaciones de software.
La meta del diseño estructurado es crear programas formados por módulos
independientes unos de otros desde el punto de vista funcional. Este enfoque
no solo conduce hacia mejores programas sino que facilita el mantenimiento
de los mismos cuando surja la necesidad de hacerlo.
La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama
estructurado, los cuales describen la interacción entre módulos
independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando
interacciona con el . Estas especificaciones funcionales para los modulos se
proporcionan a los programadores antes que dé comienzo la fase de
escritura de código.
Método del Prototipo de Sistemas
Este método hace que el usuario participe de manera directa en la
experiencia de análisis y diseño que cualquiera de los dos métodos
anteriormente descritos.
Un prototipo es un sistema que se desarrolla con la finalidad de probar
ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Los prototipos
permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de
diseñar e implantar sistemas no tienen información ni experiencia, o también
donde existen situaciones de riesgo y costos elevados, y aquellas donde el
diseño propuesto es novedoso y aun no ha sido probado.
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Aunque el prototipo es un sistema que funciona, está diseñado para ser
modificado con facilidad. La información obtenida con su uso se aplica en un
nuevo diseño que se emplea, otra vez, como prototipo y que revela mas
información valiosa sobre el diseño. El proceso se repite las veces que sea
necesario para revelar los requerimientos esenciales del diseño.
Según Senn (1992) los prototipos tienen mayor utilidad bajo las siguientes
condiciones:
-Los encargados de diseñar e implantar sistemas nunca han desarrollado
uno con las características del sistema propuesto.
-Se conoce sólo una parte de las características esenciales del sistema,
los demás no son identificables a pesar de un cuidadoso análisis de
requerimientos.
-La experiencia con el uso del sistema añadirá una lista significativa de
requerimientos que el sistema debe satisfacer, más que la que puede
obtenerse con cualquier otro método de desarrollo.
-Las diferentes versiones del sistema evolucionan con la experiencia al
igual que el desarrollo adicional y el refinamiento de sus características.
-Los usuarios del sistema participan en proceso de desarrollo.
En este mismo orden de ideas, Senn (1992) describe que generalmente
los pasos a seguir en el proceso de desarrollo de sistemas por prototipo son
los siguientes:
-Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce junto
con las características necesarias del sistema.
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-Desarrollar un prototipo que funcione.
-Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras.
-Revisar el prototipo con la información obtenida del usuario.
-Repetir los pasos anteriores las veces que sea necesario.
Tal como lo sugieren los pasos anteriores, la construcción de prototipos
no es un proceso de desarrollo por prueba y error. Antes que se inicie
cualquier actividad de diseño o programación, el analista debe reunirse con
los usuarios con la finalidad de identificar los requerimientos. El resultado de
estas reuniones forma la base para la construcción del prototipo.
2.8 Gestión
Según Dupuy (1992) la gestión es el conjunto de actividades de decisión
dentro de una empresa (administración, asociación, grupos, otros) es decir,
consiste en seleccionar ciertas acciones, partiendo de diversas
informaciones.
El control de gestión según Gil Pechugan (1997) es la actividad que
asegura a los directivos la obtención de recursos y su efectividad y eficaz
utilización en el logro de los objetivos. Comprende problemas de asignación
de recursos, que tienen continuidad, naturaleza cíclica, requieren datos de
resumen recopilados en base sistemática, que tienden a estar dotados de
una cierta mayor estructuración que los problemas de planificación
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estratégicas. Información de este tipo seria el control presupuestario,
existencias, operaciones.
En consecuencia el Control de Gestión es un proceso que involucra la
acción concatenada de diferentes unidades de la organización, para verificar
que las actividades planificadas se estén ejecutando con eficiencia y calidad,
en pro del logro de metas y planes establecidos aplicando en la medida que
se requiera los correctivos necesarios y evaluar la implementación de las
mismas
2.9 Indicadores
Los indicadores en general, son una manera de ver, una perspectiva de
las muchas que tiene un objetivo, la cual esta asociada a la estrategia y
metas que permiten:
- Clarificar y actualizar estrategias
- Enlace objetivos de largo y corto plazo
- Continuo Seguimiento, aprendizaje y gente mejor formada
Según Amat (1990) un indicador es una herramienta que permite traducir
la Visión de la Organización, expresada a través de su estrategia, en
términos y objetivos específicos para su difusión a todos los niveles,
estableciendo un sistema de medición del logro de dichos objetivos.
Un indicador es un valor o una relación de valores que mide tanto el
comportamiento de la satisfacción de las necesidades del cliente, como el
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de las diferentes variables que interactúan en el proceso, a fin de determinar
si se están utilizando de forma optima los recursos involucrados en el mismo.
Los indicadores son una herramienta que reportan gran utilidad en tanto
que permite visualizar en forma cuantitativa el desarrollo de los procesos y
dentro de estos el avance en el cumplimiento de las metas, lo cual forma
parte del proceso de evaluación de gestión, aspecto esencial para el logro de
los objetivos organizacionales.
2.10 Indicadores de Gestión
El logro de la competitividad de la organización debe estar referido al
correspondiente plan, el cual fija la visión, misión, valores, objetivos y
estrategias corporativas con base en el adecuado diagnostico situacional.
Los indicadores de gestión se convierten en signos vitales de la
organización, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e
identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las
actividades.
En una organización también se debe contar con el mínimo numero
posible de indicadores que garanticen contar con información constante, real
y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia,
productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión,
los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización. Y Los
indicadores de gestión son ante todo, información, es decir agregan valor.
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Es en un sistema de información estadística, financiera, administrativa y
operativa que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite
tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que
correspondan y controlar la evolución en el tiempo de las principales
variables y procesos. Es un instrumento gerencial por excelencia, constituye
un eficaz apoyo para la toma de decisiones, se centra en el cómo, enfatiza
en la producción de rendimientos, emplea normas y patrones operativos,
proyecta el futuro de la organización, es integral, es integrador, como la
alineación y articulación de todas las áreas de la organización en pos de los
objetivos planteados desde la función de planeación.
Las principales funciones de los indicadores de gestión son:
-Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones
-Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y
variables.
-Racionaliza el uso de la información
-Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles
para la organización.
-Sirve de base para la planificación y la prospección de la organización
-Sirve de base para el desarrollo de sistemas de remuneración e
incentivos
-Sirve de base para la comprensión de la evolución, situación actual, y
futuro de la organización
-Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización
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2.11 Control de Gestión
El control, ya sea poco o muy formalizado, es fundamental para asegurar
que todas las actividades de la organización se lleven a cabo de la manera
deseada y contribuyan a la consecución de los objetivos globales.
Amat (2000) define el control de gestión, como el conjunto de
mecanismos que puede utilizar la dirección para aumentar la probabilidad de
que el comportamiento de las personas que forma parte de la empresa sea
coherente con los objetivos de la organización.
Según Amat (2000) el control de gestión no solo considera los aspectos
financieros sino también el contexto en el que se realizan las actividades y en
particular los aspectos ligados al comportamiento individual, a la cultura
organizativa y al entorno.
Desde una perspectiva mas amplia es posible afirmar, que el control de
gestión permite el desempeño de la organización y agilizar el proceso de
toma de decisiones, asegurándose de que todo lo que ocurra este de
acuerdo con las reglas establecidas y las instrucciones dadas.
Coincidiendo con el planteamiento realizado por Amat (2000), para que el
control de gestión resulte eficaz, debe ser diseñado de acuerdo con el
sistema de estrategias y planes existentes, los puestos de trabajo, las
personas que ejercen las tareas de control y las características de la forma
de dirección existente.
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Illescas (2000), define el control de gestión como un proceso mediante el
cual los directivos se aseguran de la obtención de los recursos y del empleo
eficaz y eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la
empresa. El control de gestión forma parte de la alta dirección en la
responsabilidad de las funciones que les compete, por ello no puede ser
considerado como un instrumento para ser aplicado hacia fuera sino que
comienza con el control de sus propias gestiones.
El nivel de jerarquía en el que aplicara el control de gestión estará en
relación al grado de descentralización que este presente en la organización.
Existe una tendencia creciente en las organizaciones a lograr que cada
uno de los sectores funciones con una mayor autonomía, esto significa una
tendencia creciente a descentralizar, haciendo que las unidades de negocio
sean cada vez mas pequeñas logrando una mayor capacidad de adaptación
al medio ambiente.
Según Blázquez (2000), las definiciones clásicas del control de gestión se
pueden sintetizar en tres etapas:
-Seguir un plan
-Determinar y Explicar Desviaciones
-Definir las acciones Correctivas
De esta manera, el control de gestión comienza con la existencia de un
plan que sirve como base para determinar los desvíos. Por otro lado, es
importante saber que en muchas organizaciones se carece del mismo, por lo
que se hace posible la aplicación del control de gestión.
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3. ESTUDIO DE VARIABLES
De acuerdo a los objetivos planteados, esta investigación se centra en el
estudio de la siguiente variable:
Variable: Sistema de Información Gerencial.
Definición Conceptual: De acuerdo a lo establecido por O’Brien (2001)
los sistemas de información gerencial son sistemas que generan productos
de información que respaldan muchas de las necesidades diarias de toma de
decisiones de la gerencia. Estos productos de información en forma de
presentaciones, reportes, informes, entre otros, son generados por
especificaciones de los gerentes con necesidades puntuales de información.
Definición operacional: Para efectos de la presente investigación, se
define como el diseño de un sistema gerencial el cual proveerá información
que apoye los procesos y la toma de decisiones en el área de operaciones
de la empresa por medio de indicadores de gestión.
Indicadores: Los indicadores a determinar serán los mismos en todos los
niveles gerenciales de la organización, los cuales estarán dimensionados
para el área de operaciones y se observan en la siguiente tabla:
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Variable: Sistema de Información Gerencial de Indicadores de Gestión en el área de operaciones. Dimensiones
Indicadores
Proceso Actual
• Documentación • Fuentes de Información
Condiciones Requeridas
• Equipos de Trabajo. • Compromiso de la alta gerencia.
Etapas del Proceso de Control
• Fijación de Indicadores de Gestión. • Medición de los Resultados de Ejecución • Evaluación de los Resultados. • Acciones Correctivas
Sistema de Variables. Fuente: Diseño Romero (2002)
