Velkommen til webinar om at styre ændringerne i dit projekt

Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende nyheder om projektledelse og notifikationer vi holder nye webinarer om projektledelse– vi har tre mere i efteråret, se evt.

1

�Find en kop kaffe/the og sæt dig godt tilrette

�Vi starter 9.00

�Besøg os i ventetiden på LinkedIN

Webinarer på mitiba.dk

Styr ændringerne i dit projekt

IBA Erhvervsakademi KoldingChristian Pfeiffer Jensen2014-10-09

2

Dagens program

� Lidt om webinarformen

� Hvor kommer ændringerne fra?

� Processer i projektet til at håndtere ændringer

� Hvornår kan du bestemme, hvad der skal ske med ændringerne, og hvornår skal styregruppen involveres?

� Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer for dig?

3

4

5

6

7

7

Scenen sættes….

Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

Scenen sættes….

� Projekttype

– Ekstern kunde med kontraktstyring

– Intern kunde, udviklingsprojekt

– Intern kunde, forandringsprojekt

Ændringsstyring

Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst

10

Ændringsstyring

Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst

11

Hvor kommer ændringerne fra

12

Hvor kommer ændringerne fra?

� Nye ønsker fra interessenterne– Kunder/markedet– Projektgruppen– Styregruppen– Øvrig ledelse– De gode ideers landingsbane ‘nu mens vi er i gang’….

� Afvigelser, fejl, mangler

13

Processer i projektet til at håndtere ændringer

1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces

2. Udfyld en ændringsanmodning3. Vurdér konsekvens af ændringen4. Godkend, afvis eller sæt som ønske

• Projektleder• Styregruppe

5. Opdater ændringsliste6. Re-planlæg og implementér ændringer i

projektdokumentationen7. Informér ud i organisationen

14

1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces

� Ændringslog eller liste over ændringer i projektet?– Overblik– Prioritering– Styring– Kommunikation!

15

1. Etabler ændringsproces

� Hvem modtager?

� Deadlines for respons?

� Hvem involveres i atvurdere ændring?

� Hvem informeres undervejs?

� Sætte andre aktiviteterpå stand-by imens?

� Hvem godkender førevt. kunde får tilbud?

16

2. Udfyld en ændringsanmodning

17

2. Udfyld en ændringsanmodning

� Vær opmærksom på din reaktion på ændringer –signalværdi for teamet

� Gør den/de som ønsker ændringen klar over at det er en ændring ifht. projektet eller at det KAN være en ændring – så bliver de ikke overraskede senere!

18

2. Udfyld en ændringsanmodning

� Laves af den som ønsker ændringen

� Keep it simple, stupid.

19

2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel

20

2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel

21

3. Vurdér konsekvens af ændringen

� Projektteamet involveres

� Hvilke parametre skal der vurderes på:

� Scope– Omfang– Dokumentation– Kvalitet– ….

� Tid– Projektløbetid– ….

� Ressourcer– Omkostninger i projekt– Omkostninger i drift– Tid forbrugt i projekt– ….

Tid

RessourcerScope

22

3. Vurdér konsekvens af ændringen

� Andre parametre der vurderes på:

� Afhængigheder til andre projekter– System– Ressourcer

� Risici

� ..og andet specifikt for din organisation eller projektet!

Tid

RessourcerScope

23

3. Vurdér konsekvens af ændringen

24

4. Godkend, afvis eller sæt som ønske

� Hvornår kan du afgøre om ændringen ”bare” skal medtages i projektet og hvornår skal du spørge projektejer, styregruppen eller kunden?

Tid

RessourcerScope

Hvor mange dages forsinkelse?

Ekstra omkostninger i/efter projektet?Ekstra timeforbrug i/efter projektet?Ekstra materialer eller udstyr i/efter projektet

Hvor store ændringer?Ændres mål eller formål?

Og: Får det indflydelse på effekten af projektet?

25

5. Opdater ændringsliste

26

6. Re-planlæg og implementér ændringer i projektdokumentationen

� Projektteamet� Dokumentation� Tidsplaner� Risici� …..

� Og eksekver!

27

7. Informér ud i organisationen

� De, som bliver påvirkede – hvis de da ikke har været involveret tidligere!

� Husk at ikke alle kender til ændringen

� Hellere for bredt end for smalt

28

� Scope creep?� Scope gallop!

� Små ændringer kan have store konsekvenser

� Projektleder skal have overblikket og styre projektet

29

Ændringsspotning i teamet!

� Mindset – hvad vi tror:

� Og hvad vi får:

Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

30

Ændringsspotning i teamet!

� Som forholdet er mellem dig og styregruppen vedr. ændringer – tilsvarende skal det være mellem dig og dit projektteam

31

Tid

RessourcerScope

Hvor mange dages forsinkelse?

Ekstra omkostninger?Ekstra timeforbrug?Ekstra materialer/udstyr

Hvor store ændringer?Ændres mål eller formål?

Og: Får det indflydelse på effekten af projektet?

Ændringsspotning i teamet!

� ”Single point of contact, thank you.” Og det er som regel projektlederen.

� Forventningsafstemning med projektteamet –håndteringen af ændringerne ligger på din banehalvdel

� Sæt dagsorden! Ændringer er her for at blive og kernen er at vi skal håndtere dem rigtigt for at kunne styre projektet

32

Næste gratis webinar 29/10 kl. 10 – Projekters mål33