Gør urværket synligt

Nino Stokbro Ag Agile/Lean konsulentPartner, BestBrains

nino.stokbro.ag@bestbrains.dk +45 314 314 21

Visualisering af arbejde

Ved at gøre vores arbejde synligt …

• kan vi få et bedre overblik over vores opgaver

• gør at andre kan få indblik i vores arbejde

• hjælper os til at prioritere og fokusere på det rigtige

• gør det muligt for os at blive mere effektive

“Task boards er det ikke kun for teams?”

• Forskellige behov, men teknikkerne er de samme

• Led ikke efter best practice, opbyg jeres egne

Opbygning af task boards1. Vælg primær repræsentation

• Opgave tilstand • Opgave prioritet • Opgave ejerskab • Opgave type / kategori • Opgave tidsplan

2. Vælg grund form • Kolonner • Rækker • Matrix • (Flow)

Opbygning af task boards3. Afdæk elementer

• Tilstand → identificer vigtige tilstande, tænk over betydningsfulde skift

• Prioritet → udvælg prioriteter udfra forskelle i handlinger for hver

• Ejerskab → personer der kan eje eller have ansvar for opgaver

• Type / kategori → identificer udfra opgaver kategorier, projekter eller typer

• Tidsplan → udfra placering i tidsplan i kommende måneder, uger, dage

4. Prøv af og juster • Trykprøve via rigtige opgaver

Øvelse

Læring fra kø-teori

Læring fra kø-teori• Vær varsom med anvendelsen af

køer til at styre flaskehalse, da leadtime normalt er vigtigere end cycletime → WIP: Work in progress; antallet

af opgaver igang i systemet → Throughput: hastigheden

hvormed opgaver passerer igennem systemet

→ Cycletime: tiden fra en opgave påbegyndes til den afsluttes

→ Leadtime: tiden fra en opgave kommer ind i systemet til opgaven forlader systemet → leadtime = WIP / throughput

Advarsel: Nu bliver det lidt langhåret!

Læring fra kø-teori

• Pas på køer, leadtime er vigtigere end cycletime

• Optimer efter throughput, ikke efter capacity

• Begræns antallet af samtidige opgaver

Læring fra kø-teori• Throughput er afhængig af → variabiliteten i raten af

indkomne opgaver → variabiliteten i varigheden af

udførselen af opgaver

• Jo højere variabilitet jo lavere skal utilization være for at opnå optimal throughput

→Utilization: udnyttelsesgrad

→Det er suboptimalt at være “belastet” 100%

Opbygning af task boards

5. Udvælg evt. områder med WIP limits → begræns antal opgaver

i en given tilstand • … via påskrevet antal • … via antal placeringer • undgå køer før WIP limits • som minimum sæt også

WIP limits på kø

Godt råd: Prøv jer frem, men sæt en lav WIP limit (måske 2-3) til en start

Opbygning af task boards6. Udvælg evt. sekundære

repræsentationer • Farver

→ ofte opgavetype / kategorieller prioritet

• Markering på post-its → ofte “✓”

• Badges → ofte ejerskab eller særstatus

• Særlige “baner” → ofte prioritet eller opgavetype

• Dynamisk inddeling → ofte i gruppe eller prioritet

Godt råd: Brug super stickies

Opbygning af task boards7. Vælg evt. IT værktøj

• forskelle i understøttelse af task board elementer

• forskellige i integrationer • lad jer helst ikke styre af værktøjet

Grunde til IT værktøj: • stærkt distribueret team, ikke fysisk

plads • krav til integration til issuestyring • krav til revisionsspor

Godt råd: Vælg et fysisk værktøj, hvis muligt

Opbygning af task boards

8. Start småt og juster løbende • Afprøv nye elementer

gradvist • Hav tålmodighed

- ofte føles nye tiltag forkerte eller ubehagelige

Øvelse

Opbygning af task boardsOpsummering:

1. Vælg primær repræsentation

2. Vælg grund form

3. Afdæk elementer

4. Prøv af og juster

5. Udvælg evt. områder med WIP limits

6. Udvælg evt. sekundære repræsentationer

7. Vælg IKKE et IT værktøj

8. Start småt og juster løbende

Øvrige visualiseringer• Næste trin er målinger

• Mål på fx • Throughput / Leadtime • Opgave typer • Sær-håndtering

• Sørg for at opsamle historik • Ofte viser historik

interessante pointer • Kun hvis det er brugbart,

og husk at bruge det

Se i øvrigt: http://theagilepirate.net/archives/1641