UPRAVLJANJE SASTANKOM -...

UPRAVLJANJE

SASTANKOM

UPRAVLJANJE SASTANKOM

OSTVARIVANJE POSLOVNIH CILJEVA POMOĆU PRODUKTIVNIH SASTANAKA

SAMO PRODUKTIVAN SASTANAK JE DOBAR SASTANAK

PREDNOSTI SASTANAKA

OSEĆAJ ZAJEDNIČKE VIZIJE

RAZMENJIVANJE INFORMACIJA

TRENUTNI POVRAĆAJ INFORMACIJA

KONTINUIRANO UPOREDJENJE POSTIGNUTOG

POJAŠNJAVANJE ODGOVORNOSTI

BRZO REŠAVANJE PROBLEMA

JAČANJE TIMA

STANJE SASTANAKA DANAS

ZAŠTO SASTANCI IMAJU LOŠU REPUTACIJU?

U SAD-u se svaki dan održava 17 miliona sastanaka

Večina profesionalaca prisustvuje na ukupno 61.8 sastanaka mesečno ( 50% neuspešno)

Ako svaki sastanak traje 1 sat, profesionalci gube 31 sat mesečno na neproduktivne sastanke ( 4 radna dana)

STANJE SASTANAKA DANAS

KAKO NEPRODUKTIVNI SASTANCI UTIČU NA NAS?

Većina profesionalaca:

Dopušta “sanjarenje” na sastacima ( 91%)

Propušta sastanke ( 91%)

Propušta delove sastanaka ( 95%)

Nosi druge poslove na sastanak ( 73% )

Dremaju za vreme sastanaka ( 39% )

STANJE SASTANAKA DANAS

DIREKTNI UČINCI NEPRODUKTIVNIH SASTANAKA

Sastanci su duži

Nema rezultata

Potrebno je više sastanaka do cilja

Puno sastanaka – manje vremena za svoje poslove

Stvaraju napetost

Informacije nisu verodostojne

Koštaju ( SAD – milijarde dolara – sastanci u toku radnog vremena)

STANJE SASTANAKA DANAS PARADOKS SASTANKA

Zašto i dalje radimo ono čime nismo zadovoljni? Broj sastanaka se stalno povećava Menadžeri sve više vremena provode na sastancima Razlog: velika konkurencija veća ponuda od tražnje sofisticirana borba “otimanja” kupaca Sastanci ne dovode do cilja-bolje pozicije na dinamičnom i

nesigurnom tržištu gde je sve veća konkurencija

STANJE SASTANAKA DANAS

KAKO JE SITUACIJA POSTALA OZBILJNA

NIKO NE ŽELI OBAVEZU DA POBOLJŠA SASTANKE

Većina ne zna kako

Ne prepoznavanje značaja produktivnog sastanka

Udobnije je nastaviti dosadašnju praksu

Nedostatak vremena

Strah od autoriteta

Menadžeri propuštaju razmatranje negativnog uticaja neproduktivnih sastanaka

SUŠTINSKA PITANJA

1. Kako pojedinci mogu uspeti u poslovnom životu, bez osposobljavanja vodjenja sastanka?

2. Kako organizacija može biti uspešna bez osnovnog znanja o sastancima?

3. Kako postići interakciju svih učesnika?

SUŠTINSKA PITANJA

Da li nam je potrebno ovoliko vremena provedeno na sastancima?

Ako da – kako da ih učinimo produktivnjim?

Da li možemo da utrošimo manje vremena i energije za iste rezultate i kako?

STANJA I MOGUĆNOSTI SASTANAKA

1. DO SADA ( JUČE)

Stanje: neizbežni

Problem: neproduktivni Bez promena 2. SADA ( DANAS) Stanje: neizbežni Problem: neproduktivni Rešenje: unapredjenje

3. OD SADA ( SUTRA)

Stanje: neizbežni Problem: dalje unapredjenje

sastanka Rezultat: razvoj i upravljanje

organizacijom

USPEŠAN SASTANAK

1. Traje kraće

2. Redji su

3. Teži se cilju, konstruktivna polemika

4. Informisanost učesnika

5. Verodostojnost informacija

6. Aktivnost učesnika

7. Demokratičnost

ŠTA JE UNAPREDJENJE SASTANKA

SVEUKUPNE AKTIVNOSTI POJEDINACA I GRUPE

CILJ: SASTANCI – KRAĆI,REDJI,PRODUKTIVNIJI

KAKO

UNAPREDITI

SASTANAK?

UNAPREDJENJE SASTANKA

Obučiti članove organizacije za produktivnije sastanke

Pružanje informacija članovima o uticaju sastanaka na njihovo radno okruženje ( literatura,edukacija, internet)

Blagovremeno obaveštenje učesnika o temi sastanka

Poštovati vreme sastanka

Uvrstiti kao obaveznu tačku dnevnog reda UNAPREDJENJE SASTANKA

Anliza tačke posle svakog sastanka ( dnevnik unapredjenja)

Razmena iskustava o unapredjenju sastanaka

MALI SAVETI

Izbegavajte sastanke ako se informacije mogu

proslediti mailom ili kratkim izveštajem

Vreme održavanja - uskladjeno sa obavezama učesnika

Mesto održavanja

Oprema

Zadužiti što više učesnika u pripremi

Definisanje ciljeva sastanaka

Moguće zaduženje druge osobe ( stručna tema)

Delegiranje obaveza ( zaključak)

VRSTE SASTANAKA

RADNI SASTANAK - KOLEGIJUMI

nisu opširni,konkretni

SASTANAK UNAPREDJENJA

lokalne zajednice, partijski, sindikalni, granski...

FUNKCIJE SASTANKA

1. ORGANIZACIJA

2. PONAŠANJE

3. UNAPREDJENJE

FUNKCIJA PROCES PROIZVODI

ORGANIZACIJA

Struktura sastanka

Poziv za sastanak,mesto održavanja,dnevni red,učesnici,rukovodilac,

pravila rada,zapisnik

PONAŠANJE

Aktivnost, ponašanja i

odnosi izmedju učesnika

Izvršavanje obaveza,odnosi izmedju učesnika,demokratičnost zakonitost rada, poštovanje,uvažavanje,

rešavanje problema

UNAPREDJENjE

Razvoj organizacije

Postizanje ciljeva,rezultati,razvoj i upravljanje pomoću sastanka,standardi uspešnog sastanka,kraći redji i produktivniji

Medjuzavisnost funkcija za uspešnost sastanka

SLUČAJ

ORGANIZACIJA

PONAŠANJE

UNAPREDJENJE

STATUS SASTANKA

ELEMENTI SASTANKA

1 - - -

NEPRODUKTIVAN Grupa ne funkcioniše

2

+

-

-

FORMALAN

Dominacija rukovodioca ili pojedinaca,sukobi učesnika, primarna forma a ne rezultati

3 + + -

ORGANIZOVAN Ciljevi organizacije nisu primarni

4 + + +

PRODUKTIVAN U funkciji ostvarenja postavljenih ciljeva organizacije

SASTANAK

1. PRIPREMA SASTANKA

2. NA SASTANKU

PRE SASTANKA

ZNATE LI SVRHU OVOG SASTANKA?

IMATE LI DNEVNI RED?

ZNATE LI VAŠU ULOGU NA SASTANKU?

PRIPREMA SASTANKA

1. PRIPREMA MATERIJALA

2. TEHNIČKI USLOVI

Učesnicima dostaviti:

Dnevni red

Uvodno izlaganje

Analize

DNEVNI RED

1. USVAJANJE DNEVNOG REDA (proširenje)

2. USVAJANJE ZAPISNIKA SA PRETHODNOG SASTANKA ( analiza parametara )

3. UVOD

4. TEMA

5. UNAPREDJENJE SASTANKA

6. RAZNO

7. ZAKLJUČAK ( obaveze)

DNEVNI RED Posebna tačka dnevnog reda – unapredjenje

sastanka

pravila rada ( pušenje,pauze,kultura....)

saveti

podsetnik planiranja sastanka

pojedinačni plan aktivnosti za sastanak

dnevnik sastanka

plan aktivnosti unapredjenja sastanka

izveštaj voditelja o stanju sastanka

metodologija ocenjivanja sastanka

dnevik unapredjenja sastanka

DNEVNI RED ZAKLJUČCI IZ TAČKE UNAPREDJENJA SASTANKA

Da li rukovodilac podstiče unapredjenje sastanka-razvoj

organizacije

Uočavaju li članovi grupe elemente sastanka koje treba poboljšati

Da li su date inicijative za unapredjenje sastanka - rokovi - izvršitelji - monitoring - evoluacija (samoanaliza, neformalni razgovori,povratna

informacija)

- davanje informacija

DNEVNI RED

Od koga dolazi inicijativa za unapredjenje (rukovodilac, učesnici)

Kreće li se grupa ka povećanju učinka u radu

Prihvata li grupa sastavne promene za unapredjenje sastanka

NA SASTANKU

FAZE SASTANKA

OTVARANJE SASTANKA

PROLAZ KROZ DNEVNI RED

PRIVODJENJE KRAJU I ZAVRŠETAK

NA SASTANKU

UPRAVLJANJE FAZAMA SASTANKA

FAZA 1: OTVARANJE SASTANKA

CILJEVI POČETKA: Uvesti u zajednički zadatak, zajednički život

Početi na vreme

Navesti dvevni red , dodatno objasniti ciljeve i zadatke, skrenuti pažnju na ograničenja (resurse,politiku preduzeća, zakonski okvir)

NA SASTANKU

Dati učesnicima tzv. tehnička obaveštenja: trajanje sastanka, pauze...

Dati učesnicima obaveštenja o načinu rada :

način sažimanja ( etapno,vremensko), način posredovanja rukovodioca ( posredna, neposredna rasprava)

Upozoriti na promenjene okolnosti od zadnjeg susreta

(okruženje, interne obuke)

Olabaviti atmosferu

NA SASTANKU

FAZA 2: PROLAZ KROZ DNEVNI RED

Držati se cilja ( sve meriti proverom doprinosa cijlu sastanka)

Ne započinjati nove teme,ne širiti previše,ne prekidati započetu nit

Držati se planiranog vremena po fazama, i tačkama dnevnog reda

NA SASTANKU

Sažimati, povezivati i usmeravati rasprave

Podvući alternativna rešenja pre traženja najboljeg

Naći optimalno rešenje na bazi istaknutih kriterijuma

DONOŠENJE ODLUKA

1. FORMALNO GLASANJE

2. DOGOVOR

3. ZAKLJUČAK RUKOVODIOCA

NA SASTANKU FAZA 3: PRIVODJENJE KRAJU I ZAVRŠETAK

Jasno ponoviti dogovoreno, sa beleženjem po potrebi

Navesti ko – šta – kada

Istaknuti ko će pratiti izvršenje

Napomenuti o vremenu narednog sastanka

Završiti u vedrom tonu

• ZAPISNIK

• sa drugog sastanka Stručnog odbora Računsko-informativnog centra

• Pravnog fakulteta u Beogradu

•

• Sastanak je održan u četvrtak, 20. januara 2005, sa početkom u 14,oo.

• Sastanku su prisustvovali: prof. dr Dragan Mitrović, upravnik Stručnog odbora; prof. dr Dobrosav Milovanović i doc. dr Gordana Pavićević-Vukašinović; asis. dr Vladimir Pavić i asis. mr Branko Radulović, članovi Stručnog odbora; doc. dr Miodrag Jovanović, prodekan za nauku; i, uz saglasnost članova Stručnog odbora, Mira Čatipović i Petar Pavlović, zaposleni u Računarskoj laboratoriji.

• Pošto je zaključeno da postoji kvorum za rad, jednoglasno je usvojen sledeći predloženi

•

• DNEVNI RED:

•

• Usvajanje zapisnika sa prve sednice,

• Saopštenja,

• Razmatranje Nacrta Pravilnika o radu Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu,

• Razmatranje Nacrta Programa rada i Nacrta Plana rada Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu,

• Razno.

•

• Ad 1: Jednoglasno je usvojen zapisnik sa prve sednice.

• Ad 2: Članovu Stručnog odbora su obavešteni o preduzetim merama za unapređivanje informatičke mreže Fakulteta, a posebno o poseti petočlane delegacije Računskog centra ETF, čiji je prvi zadatak da snimi stanje, a zatim da sastavi i predloži spisak mera za njegovo poboljšanje.

• Ad 3: Posle razgovora, usvojen je Pravilnik o radu Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu, koji je prosleđen Dekanu.

• Ad 4: Posle razgovora, usvojen je Program rada i Plan rada Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu, koji su takođe prosleđeni Dekanu.

• Ad 5: Razgovarano je o konkretnim daljim merama za unapređenje informatičke mreže Fakulteta.

• Prvi sastanak članova Stručnog odbora RIC završen je u 14,oo.

•

• ZAPISNIK SASTAVIO

•

SASTANAK - SAVETI

Početi na vreme – dokaz ozbiljnosti

U uvodnoj reči povezati zaključke sa predhodnih sastanaka

Stručna pitanja da obradjuje stručnjak

Aktivnost svih učesnika

Posle rasprave – zaključak( kompetentnost

rukovodilaca)

Sažet prikaz problema ( dostaviti učesnicima)

SASTANAK - SAVETI

Manje grupe delotvornije

Učesnici odgovorni za akcije

Pozitivan odnos prema učesnicima “mi” umesto “ja”

Poverenje u učesnike

Nešto pozitivno na početku i kraju

ANALIZA

UČESNIKA

POJEDINAC KAO POJAVA

Stas, veštine, odevanje, sedenje, pogled

Njegovo zanimanje

Terminologija

Vidjenje sa stanovišta svoje struke

Sklonost proceniti važnost svog područja

POJEDINAC KAO LIČNOST

Introvertan (zatvoren) plah, nesklon

iznošenju mišljenja, čeka podsticaj

Ekstrovertan ( otvoren) ponekad i previše

prodoran, lako iznosi mišljenje, treba ga kočiti,nekad nameće svoje mišljenje

Tip A: uvek u žurbi,uvek kasni,brz govor,

gestikulacija,prekida druge...

Autoritarna ličnost: pokorna,popustljiva,pokorova se pravilima grupe,nesklona promenama...

KAKO STVORITI BOLJE ŠANSE ZA SVOJ PREDLOG?

Doći ranije- osmotriti atmosferu

Upoznati neke osobe sa predlogom pre sastanka

Pridobiti rukovodioca

Ne uključivati se u nevažne tačke

U prvih 5 min. predlog ima najveće šanse

Jasno,glasno i duže od 30sec. ( ostavlja dojam angažovanosti)

ANALIZA

RUKOVODIOCA

NA SASTANKU

DOBAR RUKOVODILAC

=

USPEŠAN SASTANAK

STIL RUKOVODIOCA

AUTOKRATSKI STIL: vlast u rukama jedne osobe, neograničena moć u odlučuvanju

(izostanak kreativnosti,inovacija i dvosmerne komunikacije)

DEMOKRATSKI STIL: učesnici uključeni u proces donošenja odluka

( veze dvosmerne, kreativnost,inovacije...)

INDIFERENTAN STIL: minimalno uplitanje u rad, nezainteresovanost, prepuštanje donošenje odluka drugima

PODSETNIK RUKOVODIOCA

Predvideti šta će se dogoditi

Ograničiti broj predmeta

Priprema predloga dnevnog reda

Doći pre vremena

Uklopiti se u grupu

Započeti na vreme

PODSETNIK RUKOVODIOCA

Objava namene,ciljeva i trajanja

Ako neko zakasni – nemojte ponavljati

Cilj povremeno ponoviti

Biti uzor u grupi

Biti nepristrasan

Vremenski ritam sastanka

Tražiti doprinose drugih

PODSETNIK RUKOVODIOCA

Davati učesnicima na značaju

Rešavanje problema – korak po korak

Zaštiti slabije

Završetak – zaključke povezati sa početnim ciljem

NA SASTANKU

1. UPRAVLJANJE GRUPOM KAO TAKVOM

Rukovodilac – upravljač radom grupe

CILJ: Povoljno stanje u grupi

SREDSTVA: Dobiti od učesnika radni elan,dobro raspoloženje, saradnja, uvažavanje i poštovanje, timski rad

NA SASTANKU

AKCIJE:

Usmerava grupu ka cilju i traži najbolje načine da se cilj postigne

Kontroliše produbljivanje rasprave

Osigurava jasnoću dnevnog reda

Štiti proceduru donošenja odluke ( analiza alternativa, argumentacija...)

NA SASTANKU

AKCIJE:

Podržava kreativnost i nove ideje

Štiti individualna mišljenja i podstiče njihov razvoj

Osigurava kvalitetnu komunikaciju

Upravlja napretkom u radu

Štiti politiku firme

NA SASTANKU

2. UPRAVLJANJE PROCESOM RADA U

GRUPI Rukovodilac - upravljač radnih procesa na

sastanku CILJ: Ostvariti najbolji grupni učinak u

poslovnom interesu firme SREDSTVA: Pravilno sagledavanje situacije, dobra

odluka, orginalnost, prilagodjavanje novim zahtevima, prepoznavanje problema, uskladjivanje aktivnosti, praćenje napretka

NA SASTANKU 3. UPRAVLJANJE VREMENOM SASTANKA

Rukovodilac – gospodar vremena

VREME SAZIVANJA

Ni prerano, ni prekasno

ŠTA RADITI PO DANIMA U NEDELJI

Ponedeljak – manje sastanaka, jednostavne teme

Petak – lakše operativne teme, ne posle 12h

NA SASTANKU

O VREMENU SASTANKA U TOKU DANA

Važne sastanke sazivati kada su obavljeni dnevni zadaci

Uvažiti bioritam ušesnika sastanka Neka preduzeća imaju običaj da odrede dane za

sastanke (9-11 ; 13-14:30) Kada su zaposleni iscrpljeni ne sazivati teške

sastanke

NA SASTANKU

O PLANSKOM TRAJANJU

Trajanje se prilagodjava temama i obrnuto ( opt.1- 1.5h, diskusija posle 60 min – neefikasna, posle 90 – nezanimljiva, posle 120- beskorisna )

Uvek počnite na vreme i završite po najavi

Ne sme se prekoračiti dozvoljena rezerva u vremenu najavljena na početku

NA SASTANKU

TROŠENJE VREMENA U KOMUNIKACIJI

Uvodno izlaganje – max 7 min.

Jaka diskusija – max 3 min.

Iznošenje mišljenja, replike,objašnjenja – 1 min.

Iznošenje novog predloga – max. 5 min.

SASTANAK KAO OZBILJAN POSAO

Veština upravljanja sastancima, razvijanje ideje, motivisanje ljudi, ideja ka pozitivnoj aktivnosti – najveća vrednost u karijeri

Većina poslovnih ljudi nije imala obrazovanje za upravljanje sastankom, ne poznaje uticaj sastanaka na njihivo preduzeće i karijeru

PRIMENA TEHNOLOGIJE

NA SASTANKU : interaktivna tehnologija ( računari, projektori...), dozvoljava učesnicima sastanka da pristupe informacijama, razmenjuju podatke i automatski sačuvaju podatke sa sastanka

NA DESKTOPU : e-mail kao brza razmena informacija ( 82% menadžera dele informacije sa sastanka putem e-maila)

NA DALJINU : video konferencije

NAJČEŠĆE GREŠKE

Skretanje sa teme, nema dnevnog reda, dugo traje

Nepripremljenost, neorganizovanost

Nerealizacija zadataka

Prekidanja

Pojedinci dominiraju

NAJČEŠĆE GREŠKE

Kašnjenje na sastanak

Loše odabrano mesto sastanka

Irelevantne teme

Suviše detalja

Nedostatak fleksibilnosti

Loše upravljanje sastankom

AFORIZMI ( NIJE SVE TAKO LAKO)

Dao sam otkaz dvojici pomoćnika. Mislili su isto kao ja!

Ako sastanak završi samo zakazivanjem novog – tu nešto ne štima!

Zabranjuju se sastanci petkom. Da bi zaposleni mogli bar jedan dan u nedelji raditi na miru!

SWOT ANALIZA

SWOT ANALIZA

S ( Strenghts ) – SNAGE

W ( Weakneses) – SLABOSTI

O ( Opportunities ) – MOGUĆNOSTI

T ( Threats ) – PRETNJE

Snage i slabosti – unutrašnji elementi

Mogućnosti i pretnje – spoljašnji elementi

SWOT ANALIZA

SNAGE

MOGUĆNOSTI

SLABOSTI

PRETNJE

1. VOLJA

2. ZNANJE

3. STRUČNOST

4. VREME

5. DOSLEDNOST

1. NEORGANIZOVANOST

2. NEREČITOST

3. NESIGURNOST

4. NEDOSTATAK SAMOPOUZDANJA

1. RAST POSLOVNE KARIJERE

2. RAZVOJ ORGANZACIJE

3. RAST PROFITA

1. RUKOVODILAC

2. UČESNICI SASTANKA