Elektronisk dokumenthantering

Introduktion till dokumenthantering och allmänna begreppSkapat den: 2016-08-22

Författare: Claudio Reyes claudio.reyes@kentor.se,

Mottagare: Allmänt

ElektroniskDokumenthantering

Agenda

Introduktion

Elektronisk dokumenthantering

Framtida vision

Projektledare, rådgivare och kravhantering.

Bakgrund: Rådgivare inom elektronisk dokumenthantering och portaler. Arbetar ur ett verksamhets och IT perspektiv med mer än 17 års erfarenhet av projekt; strategi, design, införande, utbildning, systemförvaltning, etc.

Jobbar för: Kentor ett företag som funnits sedan 1983 har kompetenser inom SharePoint och MS-Dynamics

Erfarenhet

3

Färdigheter

80%

90%

70%

80%

Arkitekt SharePoint

Dokumenthantering

Strategi

Projektledning

Claudio Reyes

Agenda

Introduktion

Elektronisk dokumenthantering

Framtida vision

Vad ingår i en plattform för strategisk digitalisering?*

Innehållshantering

Kommunikation & samarbete

Kunskap & lärande

Digitala rättigheter

Digitala media P

olitik & Tjänster

Inne

hålls

inte

grat

ion

• Självbetjäning• Navigering & sökning

• Spåra dokument & användning• Krypteringsregler• Vattenstämplar

• Hantera media• Streama ljud/video

• Författa & redigera innehåll

• Lagra innehåll• Livscykelhantering• Versionshantering• Publicering &

arkivering

• Intelligenta agenter• ”Communities of practise”• Kunskapsmarknader

• Notifieringar• Chat & diskussionsgrupper• Projekt & teamsamverkan

• Virtuella datalager• Federerade sökningar• Metadatahantering

Ledning

Medlemmar

Medarbetare

Partner

”

= Fokus för denna diskussion

Innehållshantering:kan ses som en förening av ett antal områden

Kommunikation & samarbete

Digitala rättigheter Digitala media

Policy &

TjänsterU

ppfö

ljnin

g

Ledning

Medlemmar

Medarbetare

DokumentE-post

DatabaserBlanketterÄrende/Akt hantering…

LjudBilder

MultimediaAnimationer

MusikVideo

TextGrafik

Webbsidor Ljud

Bilder

Elektroniskadokument och inskannade

pappers-dokument

Pärmar

Dokumentsamlingar(akter)

Enskilda dokument

= Fokus för denna diskussion

Dokument-hantering Arkiv

Multimedia Web

Innehålls-hantering

Innehållshantering:kan ses som en förening av ett antal områden

Kommunikation & samarbete

Digitala rättigheter Digitala media

Policy &

TjänsterU

ppfö

ljing

Ledning

Medlemmar

Medarbetare

Dokument-hantering

Innehålls-hantering

Hur organiserar jag innehållet så att det kan hittas? T ex ett dokument kan ligga in en akt som i sin tur ligger i ett skåp

Hur beskriver jag innehållet?T ex ett brev behöver ett kuvert som beskriver dess innehåll

Hur levererar jag Innehållet på rätt sätt?Slutanvändaren kan välja olika tekniska format, som systemet därefter uppfyller. 1

2

3

Agenda

Introduktion

Elektronisk dokumenthantering

Framtida vision

Dokumenthantering kopplar ihop människor och dokument

Leta efter person som har rätt dokument

Vem har koll på IKEA?

Leta projektdokumentation

Vart kan jag hitta projektdokumentation

kring IKEA

Idag fokus på dokumentHur hantera jag mina dokument?

Visionen: Information sätts i sitt sammanhang genom att ansluta människor till människor och människor till dokument med hjälp av lämpliga verktyg

Att sätta ihop det i praktiken

10

Kraften kommer när du gör alla dessa aktiviteter på en gång i ett elektroniskt system ...

Bläddra

Sök /Prenumerera

Hämta kunskap

Söka personer profiler

Delta/skapa diskussioner

Säkerställa

Projektmetodik och förväntat resultat

ECM Project Management

Planera

Analysera Designa Utveckla Testa Lansera

Arbetssätt

Tekniska lösningar (DMS * & Skanning**)

Utrullning, utbildning & förvaltning

Dokumenthanteringsprojektet

= baserat på Claudio Reyes metodik ifrån tidigare erfarenheter

Förmågan att arbeta sömlöst mellan pappersdokument och digitala dokument

Arbeta digitalt

Verktyg och stöd för att omvandla pappersdokument till elektroniska dokument

Omvandla

*= DMS är dokumenthanteringssystemet**= Skanning innefattar de printrar som finns på kontorslandskapet

Arbetssätt förväntat effekt

Effektivare informationsproduktion

Effektivare åtkomst till information

Minska tid att sammanställa och publicera information

Effekter vi eftersöker(Ramverk för att ta fram nyttor)(Ej uttömmande)

Hur hur förenklar vi vardagen för våra

anställda vad gäller elektronisk

dokumenthantering?

= baserat på Claudio Reyes metodik ifrån tidigare erfarenheter

Enklare att samarbeta med kollegorna kring dokumentation

Enklare att komma åt de dokument du behöver för att göra ditt arbete

Enklare att ”bygga” dokument med hjälp av tidigare dokumentkomponenter t ex. mallar.

Förenklingar (illustrerande exempel)(Ej uttömmande)

IT funktioner

Typiska IT- funktioner(ej uttömmande)

Vilka IT funktioner stödjer åra anställda för att

förenkla dokumenthanteringen?

Användargränssnitt

Applikationer

Infrastruktur

Förenklingar (illustrerande exempel)(Ej uttömmande)

Stort fokus på att göra ett intuitivt gränssnitt

Anpassa applikationerna till vårt arbetssätt

En infrastruktur som stödjer applikationerna effektivt.

Tack för oss

Frågor?