Embed Size (px)
Citation preview
Introduktion till dokumenthantering och allmänna begreppSkapat den: 2016-08-22
Författare: Claudio Reyes [email protected],
Mottagare: Allmänt
ElektroniskDokumenthantering
Agenda
Introduktion
Elektronisk dokumenthantering
Framtida vision
Projektledare, rådgivare och kravhantering.
Bakgrund: Rådgivare inom elektronisk dokumenthantering och portaler. Arbetar ur ett verksamhets och IT perspektiv med mer än 17 års erfarenhet av projekt; strategi, design, införande, utbildning, systemförvaltning, etc.
Jobbar för: Kentor ett företag som funnits sedan 1983 har kompetenser inom SharePoint och MS-Dynamics
Erfarenhet
3
Färdigheter
80%
90%
70%
80%
Arkitekt SharePoint
Dokumenthantering
Strategi
Projektledning
Claudio Reyes
Agenda
Introduktion
Elektronisk dokumenthantering
Framtida vision
Vad ingår i en plattform för strategisk digitalisering?*
Innehållshantering
Kommunikation & samarbete
Kunskap & lärande
Digitala rättigheter
Digitala media P
olitik & Tjänster
Inne
hålls
inte
grat
ion
• Självbetjäning• Navigering & sökning
• Spåra dokument & användning• Krypteringsregler• Vattenstämplar
• Hantera media• Streama ljud/video
• Författa & redigera innehåll
• Lagra innehåll• Livscykelhantering• Versionshantering• Publicering &
arkivering
• Intelligenta agenter• ”Communities of practise”• Kunskapsmarknader
• Notifieringar• Chat & diskussionsgrupper• Projekt & teamsamverkan
• Virtuella datalager• Federerade sökningar• Metadatahantering
Ledning
Medlemmar
Medarbetare
Partner
”
= Fokus för denna diskussion
Innehållshantering:kan ses som en förening av ett antal områden
Kommunikation & samarbete
Digitala rättigheter Digitala media
Policy &
TjänsterU
ppfö
ljnin
g
Ledning
Medlemmar
Medarbetare
DokumentE-post
DatabaserBlanketterÄrende/Akt hantering…
LjudBilder
MultimediaAnimationer
MusikVideo
TextGrafik
Webbsidor Ljud
Bilder
Elektroniskadokument och inskannade
pappers-dokument
Pärmar
Dokumentsamlingar(akter)
Enskilda dokument
= Fokus för denna diskussion
Dokument-hantering Arkiv
Multimedia Web
Innehålls-hantering
Innehållshantering:kan ses som en förening av ett antal områden
Kommunikation & samarbete
Digitala rättigheter Digitala media
Policy &
TjänsterU
ppfö
ljing
Ledning
Medlemmar
Medarbetare
Dokument-hantering
Innehålls-hantering
Hur organiserar jag innehållet så att det kan hittas? T ex ett dokument kan ligga in en akt som i sin tur ligger i ett skåp
Hur beskriver jag innehållet?T ex ett brev behöver ett kuvert som beskriver dess innehåll
Hur levererar jag Innehållet på rätt sätt?Slutanvändaren kan välja olika tekniska format, som systemet därefter uppfyller. 1
2
3
Agenda
Introduktion
Elektronisk dokumenthantering
Framtida vision
Dokumenthantering kopplar ihop människor och dokument
Leta efter person som har rätt dokument
Vem har koll på IKEA?
Leta projektdokumentation
Vart kan jag hitta projektdokumentation
kring IKEA
Idag fokus på dokumentHur hantera jag mina dokument?
Visionen: Information sätts i sitt sammanhang genom att ansluta människor till människor och människor till dokument med hjälp av lämpliga verktyg
Att sätta ihop det i praktiken
10
Kraften kommer när du gör alla dessa aktiviteter på en gång i ett elektroniskt system ...
Bläddra
Sök /Prenumerera
Hämta kunskap
Söka personer profiler
Delta/skapa diskussioner
Säkerställa
Projektmetodik och förväntat resultat
ECM Project Management
Planera
Analysera Designa Utveckla Testa Lansera
Arbetssätt
Tekniska lösningar (DMS * & Skanning**)
Utrullning, utbildning & förvaltning
Dokumenthanteringsprojektet
= baserat på Claudio Reyes metodik ifrån tidigare erfarenheter
Förmågan att arbeta sömlöst mellan pappersdokument och digitala dokument
Arbeta digitalt
Verktyg och stöd för att omvandla pappersdokument till elektroniska dokument
Omvandla
*= DMS är dokumenthanteringssystemet**= Skanning innefattar de printrar som finns på kontorslandskapet
Arbetssätt förväntat effekt
Effektivare informationsproduktion
Effektivare åtkomst till information
Minska tid att sammanställa och publicera information
Effekter vi eftersöker(Ramverk för att ta fram nyttor)(Ej uttömmande)
Hur hur förenklar vi vardagen för våra
anställda vad gäller elektronisk
dokumenthantering?
= baserat på Claudio Reyes metodik ifrån tidigare erfarenheter
Enklare att samarbeta med kollegorna kring dokumentation
Enklare att komma åt de dokument du behöver för att göra ditt arbete
Enklare att ”bygga” dokument med hjälp av tidigare dokumentkomponenter t ex. mallar.
Förenklingar (illustrerande exempel)(Ej uttömmande)
IT funktioner
Typiska IT- funktioner(ej uttömmande)
Vilka IT funktioner stödjer åra anställda för att
förenkla dokumenthanteringen?
Användargränssnitt
Applikationer
Infrastruktur
Förenklingar (illustrerande exempel)(Ej uttömmande)
Stort fokus på att göra ett intuitivt gränssnitt
Anpassa applikationerna till vårt arbetssätt
En infrastruktur som stödjer applikationerna effektivt.
Tack för oss
Frågor?
