Effektiv dokumenthanteringEffektiv dokumenthantering till iScala.

Elektronisk Faktura HanteringElektronisk Faktura Hantering 

SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012ULRIKA WALDNER IT GROUPBO VILBERN IT GROUPBO VILBERN  IT GROUP 

IT Groupp

IT Group ISE AB

IT Group Solutions IT Group  Konsult 

Konsult  Tilläggsprogram Affärssystem iScalatill Affärssystem

2

DDS Digital Document SystemDDS – Digital Document System

• Elektronisk lagring och återsökning avKundfakturor (endast för iScala)( )

Journaler (endast för iScala)

Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)

Arkiv (generell lagring av dokument)

3

DDS LeverantörDDS Leverantör

• Utvecklat dokumenthanteringssystem utifrån ERP‐systemet istället för tvärt omy

• Inga dubbellagringar

Lå ERP h l k h• Låter ERP‐systemet hantera regelverken och kontroller

• Djupt integrerat med ERP‐systemet 

K l tt i täll t fö k k d ERP• Kompletterar istället för konkurrerar med ERP‐systemet

4

5

6

Dokument flödeDokument‐flöde

Tolkning av:Köpare

Eller

i Molnet

- Köpare- Leverantör- Fakturanummer

Fakturadatum i Molnet- Fakturadatum- Belopp- Momsbelopp- Plus flera fält

I egen miljöPlus flera fält

7

Komplett lösning för alla fakturaformat

DDSPapper

Fax ReadSoft

Ver

e‐mail

Web

XML

DatafångstEx

rif

XML

‐ Finvoice‐ Svefaktura

tra

ier

‐ OIOXML

‐ EBXML

m fl

ing‐m.fl g

- Finns leverantören i ERP-systemet?- Är fakturanumret redan registrerat?- Finns inköpsordernumret i ERP-systemet?- Finns attestantlistan i DDS?

Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetEn faktura kommer till företaget, som en‐Pappersfaktura – skannas inpp

DDS ‐ idag ‐Tolkad faktura – internt eller externt       ‐EDI Faktura– kompletterad med mall      

1 32 I‐ordiSC

Preliminär bokning i iScala

derCA

LADefinitiv bokning i iScala

Klar för betalning

9

1. Registrera nya fakturor

10

2 Koppla till inköpsorder2. Koppla till inköpsorderKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedelKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedel

11

2 För kontering av faktura2. För kontering av faktura

Attestlistorna styr vilka som skall attestera på raden ochhela fakturan utifrån fakturans belopphela fakturan utifrån fakturans beloppValet av attestlista kan styras av redovisningsdimensionen,eller person eller manuellt

12

3. Attestering3. Attestering

Vid attesten kan systemet kontrollera och filtrera1. Vilka konton och dimensioner man får kontera på2. Vilka kontokombinationer, som lagts upp i iScala3. Beloppsmaximerat på attestantnivå

13

4 Faktura attestering4. Faktura attestering

14

5 Definitivbokning5. Definitivbokning

15

SökfunktionenSökfunktionen

16

EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering

• I dag– Effektivt sätt att elektroniskt beskriva och förmedla attesteringen av fakturor i organisationen.g

– Decentralisera arbetet (och också lägga det  utanför ERP‐systemet)utanför ERP systemet).

– Elektronisk lagring av fakturorna, inklusive alla händelser dokumenterade för lätt åtkomsthändelser dokumenterade, för lätt åtkomst

17

Vad innebär det?Vad innebär det?

• Ingen sortering och arkivering av fakturor• Ingen överföring av fakturor till arkivpärmar vid årsskiftet 

• Lätt tillgänglighet till fakturorna i företaget– Minskat jobb för ekonomiavdelningenj g– Snabbare korrekta svar

• Ökar kontrollen och minskar felkällorna• Underlättar för revisorn vid årsbokslutet• Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)

EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering

Nä t t• Nästa steg– Tolkning (externt/internt) finns idag, men minskar i betydelse

• På fakturanivå vid större volymer (och lite EDI)• På radnivå (tveksamt om man har inköpsorder)

– EDI har man länge talat om ‐ nu verkar det komma• SvefakturaSvefaktura

– Nu gäller det att minska attesteringen!!– C:a 20 till 30 % av fakturorna är redan attesterade innan (hyresavtal, försäkringar, el debiteringar etc.)försäkringar, el debiteringar etc.)

– Integrera EFH till övriga delar av företaget• Analys‐ och beslutsstödssystem• Generell arkivering• Generell arkivering

– För iScala – attestering före istället för efter inköpet

19

Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetSteg 1‐minimera attesteringenSteg 2 ‐ gör attest vid källan

Ko

DDSVersion 3.3

DDSArkiv

1 32 I‐ord

ntrakt

iSC

Preliminär bokning i iScala

derCA

LADefinitiv bokning i iScala

Klar för betalning

20

KontraktshanteringKontraktshantering

21

Några kunderNågra kunder

22

FrågorFrågor

23