การใช้สูตรในการคำนวณ โปรแกรม Microsoft Excel

โปรแกรม Microsoft Excel 2003 เปนโปรแกรมทใชส าหรบการค านวณ โดยมเครองมอใหใชมากมาย ทงในรปของสตรหรอฟงกชนสามารถใชในรปแบบอตโนมต หรอสามารถก าหนดใหดวยตนเอง โดยทสตรเราจะหมายถงการค านวณทางคณตศาสตร ซงประกอบดวยเครองหมายทางคณตศาสตร เครองหมายในการเปรยบเทยบ เชอมขอความและการอางอง เชน การบวก ลบ คณ หาร เปนตน สวนฟงกชน เราจะหมายถง ค าสงส าเรจรปทใชในการค านวณ เชน Sum Average Min Max ฯลฯ

ชนดของสตร

1. สตรในการค านวณทางคณตศาสตร (Arithmetic Formula)

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร

+ บวก =40 + 10 จะไดผลลพธเทากบ 50

- ลบ = 40 – 10 จะไดผลลพธเทากบ 30

* คณ =40*2 จะไดผลลพธเทากบ 80

/ หาร = 40/2 จะไดผลลพธเทากบ 20

% เปอรเซนต = 40% จะไดผลลพธเทากบ 0.4

^ ยกก าลง =40^2 จะไดผลลพธเทากบ 1600

โปรแกรม Microsoft Excel 2003 แบงชนดของสตร

ออกเปน 4 ชนด คอ

ชนดของสตร 2. สตรในการเปรยบเทยบ (Comparision Formula) )

เครองหมาย

ความหมาย ตวอยางสตร

= เทากบ = 40=30 จะไดผลลพธเทากบ False

> มากกวา =40>30 จะไดผลลพธเทากบ True

< นอยกวา =40<30 จะไดผลลพธเทากบ False

>= มากกวาหรอเทากบ =40>=30 จะไดผลลพธเทากบ True

<= นอยกวาหรอเทากบ =40<=30 จะไดผลลพธเทากบ False < > ไมเทากบ 40< >40 จะไดผลลพธเทากบ False

ชนดของสตร 3. เครองหมายในการเชอมขอความสองขอความหรอมากกวานน (Text Formula)

เครองหมาย

ความหมาย ตวอยางสตร

& เชอมหรอน าค าสองค ามาตอกนใหเกดคา

ขอความตอเนองทเปนคาเดยวกน

=STORY&BOARD จะไดผลลพธเทากบ STORYBOARD

ชนดของสตร 4. สตรในการอางอง (Text Formula)

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร

: (Colon)

เวนวรรค (Insection)

, (Comma)

บอกชวงของขอมล

ก าหนดพนททบกน 2 ชวง เอาขอมลทง 2 ชวงมาเชอมตอกน

=(B1:B5)

=SUM(B1:C1 D1:E5) =Sum(C1:C5,D7:D8)

ขนตอนการค านวณดวยตาราง 1. การก าหนดเซลลส าหรบเกบผลลพธ

โดยการเลอนตวชเซลลนนแลวคลก

2. ใสสตรเขาในเซลลส าหรบเกบผลลพธสตรจะตองเรมตนดวยเครองหมาย =

ล าดบความส าคญของเครองหมายการค านวณ ล าดบ ความหมาย รายละเอยด

1 ( ) วงเลบ 2 ^ ยกก าลง 3 * และ / คณและหาร 4 + และ - บวกและลบ 5 & ตวเชอม 6 =,<,<= เทากบ นอยกวา นอยกวาหรอเทากบ 7 > ,>=, < > มากกวา มากกวาหรอเทากบ ไมเทากบ

หมายเหต การท างานทอยในระดบเดยวกน จะค านวณจากซายไปขวาตามล าดบ

ตวอยางการค านวณ

รปภาพแสดงตวอยาง การใชสตรในการค านวณ

ขอสงเกตเกยวกบการใสสตร 1. สตรทใสในเซลลจะปรากฏใหเหนในแถบสตร 2. คาทเปนผลลพธของสตรจะปรากฏในเซลลส าหรบเกบผลลพธ 3. กรณทมนพจนหลายเครองหมายจะท างานตามล าดบเครองหมาย

การปอนสตรในการค านวณ 1. คลกเมาสเลอกเซลลทจะปอนสตรค านวณหาผลรวม

2. พมพเครองหมาย = ตามดวยต าแหนงของเซลลทตองการน ามาค านวณหาผลรวม เชน =D4+D5+D6+D7+D8

3. กด Enter เมอเขยนสตรเสรจ ถาพมพสตรผด Excel ไมสามารถค านวณได จะแสดง ERR! ในเซลลทใชสตรค านวณนน

การปอนสตรค านวณในแถบสตร คลกทเซลลตองการปอนสตร

พมพสตรค านวณในแถบสตรกด Enter

การปอนสตรค านวณโดยใชเมาสชวย 1. คลกเมาสทเซลลตองการปอนสตรค านวณและพมพ เครองหมาย = 2. น าเมาสคลกเซลลใชค านวณ 3. พมพเครองหมาย + คลกเซลลทใชบวกตอไปพมพ เครองหมาย + คลกเซลลทใช 4. กด Enter

สรปการปอนสตรในการค านวณ 1. ถาคาทค านวณเปนตวเลขเกน 10หลก และรปแบบตวเลขเปนแบบทวไป คอมพวเตอร

จะเขยนใหเปนเลขยกก าลง เชน 8.98 E + 10107 ถาตองการใหแสดงเปนตวเลขปกตตองเปลยนรปแบบเซลลเปนแบบตวเลข

2. ถาน าขอมลตางประเภทกนมาค านวณ คอมพวเตอรจะแจงขอความวาผดพลาดเปน # VALUE

3. ขอมลประเภทตวอกษรในแตละเซลลน ามาเชอมกนไดโดยใชเครองหมาย & 4. ถาใชสญลกษณในการค านวณทคอมพวเตอรไมรจกจะแจงการผดพลาดเปน

#NAME ถาอางองไมถกตอง #REF! 5. การเปรยบเทยบคาระหวางเซลล คอมพวเตอรจะแจงวา จรง (True) หรอไมจรง

(False) เทานน

การอางองเซลลหรองชวงเซลลในสตร การค านวณโดยการอางองเซลล หรอชวงเซลลทก าหนด จะท าใหเกดความรวดเรวในการ

ค านวณ เนองจากไมตองแกไขสตรทกครง เมอท าการเปลยนแปลงคาคงทอยในเซลล โปรแกรมจะค านวณอตโนมต การเขยนสตรโดยการใชต าแหนงอางองของเซลลจะ

ดกวาการใชขอมลทอยในแตละเซลลโดยตรง เพราะเมอคาทเปนตวตงในสตรเปลยนไป ผลลพธทไดจากการค านวณจะเปลยนตามโดยอตโนมต

อางองแบบสมพทธ อางองแบบสมพทธ (Relative) หมายความวา เซลลใด

ทมการอางองแบบสมพทธ เมอถกส าเนาไปยงเซลลใหม

เซลลทถกอางองในสตรจะมการเปลยนแปลง เชน ในเซลล C1

ก าหนดสตร =A1+B1 ถาท าส าเนาสตรจาก C1 ไป C2

ไดสตร =A2+B2 ถาไปไวท D1 จะไดสตร =B1+C1 ตวอยาง

ตวอยาง

การอางองแบบสมบรณ การอางองแบบสมบรณ(Absolute) หมายความวาเซลลใดทมการอางองแบบ

สมบรณ เมอถกส าเนาไปยงเซลลใหม เซลลทถกอางองในสตรแบบสมบรณจะไมมการเปลยนแปลง ตงอยาง ในเซลล B4 ก าหนดสตร =$B$2+$C$3 ถาท าการส าเนาสตร =$B$2+$C$3 จากเซลล B4 ไปยงเซลล C5 สตรใน C5 เหมอนเดม ตวอยาง

ตวอยาง

การอางองแบบผสม วธท 2

1. เลอกเซลลทตองการเปลยนการอางอง

2. กดปม F2 เพอขอแกไขสตร และกดปม F4 จะปรากฏชนดของการอางองแตละชนดตามทตองการ โดยจะมรปแบบของการใสเครอง $ ก ากบเซลล

3. กด Enter เมอเลอกชนดตามทตองการไดแลว

วธท 1

1. เลอกเซลลทตองการเปลยน

การอางอง

2. พมพเปลยนการอางองทแถบ ของสตรตามทตองการ

3. กด Enter

ขอสงเกตเกยวกบการใสสตร 1. สตรทใสในเซลลจะปรากฏใหเหนในชองของแถบสตร

2. คาทเปนผลลพธของสตรจะปรากฏอยในเซลลส าหรบเกบผลลพธ

3. คาทใสในสตรถาเปนชอเซลลจะหมายถงการน าคาทอยในเซลลนนมาค านวณ

การใชฟงกชนในตาราง ฟงกชน (Function) หมายถงสตรพเศษทโปรแกรมสรางไวเพอใหค านวณคา

ตาง ๆ ตามจดประสงค การใชฟงกชน จะชวยใหเขยนสตรในการค านวณไดสนและงายขน ตวอยาง เชน หากตองการรวมคาจากเซลล A1 ถง A5 แทนทจะพมพสตร =A1+A2+A3+A4+A5 กใชฟงกชน =SUM(A1:A5) หรอ การจะหาคาเฉลย สามารถหาไดจากผลรวมของทกเซลลหารดวยจ านวนทงหมดใสสตร =( A1+A2+A3+A4+A5 )/5 หรอจะใช =SUM(A1:A5)/5 สามารถใชฟงกชน =AVERAGE(A1:A5) แทนได

การพมพฟงกชนดวยตนเองจะพมพชอฟงกชนและชอเซลลดวยตวพมพเลกหรอใหญกได ตองไมมชองวาง ในกรณทเราไดตงชอกลมเซลลไว เชน เซลล E5 ถง E7 มชอเปน TOT_MARเรากสามารถใชชอกลมเซลลนนกบฟงกชนไดเลย =SUM(TOT_MAR)

แนะน าสวนประกอบของฟงกชน ใน Excel มฟงกชนมากกวา 300 ฟงกชน ส าหรบท าหนาทตาง ๆ อาท เชน การ

ค านวณตวเลข การวเคราะหขอมลสถตและการเงน ฟงกชนทเกยวกบตวเลขและตวอกษร ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา ฟงกชนการจดการฐานขอมล เปนตน ซงฟงกชนแตละตวนนอาจมรายละเอยดการใชงานทแตกตางกนไป แตพอสรปสวนประกอบไดดงน

แนะน าสวนประกอบของฟงกชน

การใชงานฟงกชน มดวยกน 2 วธ คอการใสฟงกชนดวยตนเอง

หรอการใสฟงกชนวซารด

วธท 1 การใสฟงกชนดวยตนเอง

1. คลกเลอกเซลลทตองหาผลลพธโดยการใชฟงกชน

2. ใสเครองหมายเทากบ ( = ) ตามดวยชอของฟงกชนและใสวงเลบ

ภายในขอบเขตของชวงทตองการหา

3. กด Enter

วธท 2 การใสฟงกชนวซารด

1. คลกทค าสงแทรก (Insert) บนเมนบาร เลอกค าสง ฟงกชน (Function) 2. จะเกดกรอบโตตอบ แทรกฟงกชน (Insert Functions)คลกเลอกรปแบบฟงกชนทตองการ

3. สมมตถาเราตองการเลอกฟงกชน SUM ซงใชในการหาผลรวมของขอมล จะปรากฏดงภาพ

ฟงกชน SUM จะมรปแบบคอ SUM(number1,number 2,…number 30)หรอคลเมาสท คลกปมตกลง

ฟงกชนทควรรจก =AVERAGE(D5:D20) หมายถง คาเฉลยของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 =MAX(D6:D20) หมายถง คาสงสดของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 =MIN(D6:D20) หมายถง คาต าสดของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 =STDEVP(D6:D20) หมายถง คาเบยงเบนมาตรฐานของคาในชวงเซลล D6ถงD20 =COUNTIF(ชวงเขตขอมล,คาทตองการนบ) เชน =COUNTIF($J$6:$J$20,4) หมายถง ชว 16 ถง J20 มเลข 4 กเซลล (ใหคาเปนจ านวนนบ) =RANK(I6,I$6:I$20,0) หมายถง คาล าดบของตวเลขในเซลล I6 ทอยในรายการตวเลข

ในชวงเซลล I6 ถง I20 สวนตวเลขศนยเปนการระบวธการจดเรยงรายการตวเลขในชวงทก าหนดจากมากไปหานอย(ถาเปนคาอนทไมใชศนยจะเปนการจดเรยงรายการ

=IF(เงอนไข,คาทแสดงเมอเงอนไขจรง,คาทแสดงเมอเงอนไขเทจ) เชนตวเลขจากนอยไปมาก =IF(I6>=80,4,IF(I6>=70,3,IF(I6>=60,2,IF(I6>=50,1,0)))) หมายถง การหาผลการเรยนตาม

เงอนไข โดยใหคะแนนรวมอยในเซลล I6

การจดรปแบบมเงอนไข การหาผลรวมแบบมเงอนไข

การหาผลรวมแบบมเงอนไขเราใชฟงกชน SUMIF ซงมรปแบบการใชดงน SUMIF(range,criteria,sum_range) range คอชวงขอมลทจะน ามาก าหนดเปนเงอนไข ซงจะครอบคลม ขอมลทงหมด เชน ชอสนคา หรอราคาสนคากได criteria คอเกณฑทมเงอนไขทก าหนด เชน มากกวา 500(">500") sum_range คอชวงขอมลตวเลขทจะน ามารวมกน เชน ราคา เปนตน

การก าหนดเงอนไขสามารถท าไดหลายลกษณะ ดงน 1. ใหเลอกขอมลทเหมอนกบเงอนไขทกประการ 2. ใหเปรยบเทยบขอมลกบเงอนไขทก าหนด

สตรการหาวนเวลา การก าหนดวนเดอนปและเวลาปจจบนใชสตร =now() การหาป ค.ศ. ปจจบน

ฟงกชน TODAY() บอก วนเดอน ป ปจจบน เปน ระบบ ค.ศ.

ฟงกชน YEAR() รบคา วนเดอนป และ สงคาเฉพาะ ป ออกมาให

ดงนน ถาสงคา TODAY() เขาสฟงกชน YEAR กจะได ป ค.ศ. ปจจบน ดงน

=YEAR(TODAY())

ตวอยาง

2. การหาปเกด ของสมาชก เปนป ค.ศ. สงคา วน เดอน ป เกดของสมาชก ซงจากตวอยาง อยในชอง C2 เขาฟงกชน

YEAR() เพอ ค านวณหาปเกด ดงน

YEAR(C2)

แตเนองจาก คาทไดคอ ค.ศ. 2525 จงตองลบออกเสย 542 ป เพอใหถกตอง จงเปน

YEAR(C2)-543

3. การค านวณหาอาย น าคาทไดจาก 2 ไปลบออกจาก 1 กจะได จ านวนปของสมาชกรายน วธการ

1. คลกทชอง D2 ซงจะบอกจ านวนป

2. พมพ สตรเพอค านวณหาอาย ในชอง Formula Bar ดงน พมพวนเดอนปเกดC3 และพมพสตรท D3 =YEAR(TODAY())-(YEAR(C3)-543)

คลกขวาทD3 คลกจดรปแบบเซลล>ตวเลข (Number)>ทวไป (Genernal)

4. การหาสวนตาง ระหวางเวลา กคอ DateDif( วนเรม , วนสดทาย , ประเภทของชวงเวลาทตองการ )

ให B2 เปนวนเรมตน แลว C2 เปนวนสดทายสงเกตประเภทของชวงเวลาทเราตองการหาจะเปลยนไป

1. หาจ านวนป =DATEDIF(B2,C2,"Y")

2. หาจ านวนเดอน =DATEDIF(B2,C2,"YM")

3. หาจ านวนวน =DATEDIF(B2,C2,"MD")