Embed Size (px)
Citation preview
เอกสารประกอบการฝกอบรมระยะสั้นเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากรดานทักษะคอมพิวเตอร
เร่ือง
การประยุกตใชโปรแกรมExcelสําหรับการทํางาน
"เนนเรียนรูและปฏิบัตเิพ่ือทํางานอยางมีคุณภาพ"
อาจารย ดร.ฐณัฐ วงศสายเชื้อ[email protected], [email protected]
ศูนยวิจัยและบริการวิชาการ คณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตรมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน
เอกสารประกอบการฝกอบรมระยะสั้นเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากรดานทักษะคอมพิวเตอร
เร่ือง
การประยุกตใชโปรแกรมExcelสําหรับการทํางาน
"เนนเรียนรูและปฏิบัตเิพ่ือทํางานอยางมีคุณภาพ"
อาจารย ดร.ฐณัฐ วงศสายเชื้อ[email protected], [email protected]
ศูนยวิจัยและบริการวิชาการ คณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตรมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน
เอกสารประกอบการฝกอบรมระยะสั้นเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากรดานทักษะคอมพิวเตอร
เร่ือง
การประยุกตใชโปรแกรมExcelสําหรับการทํางาน
"เนนเรียนรูและปฏิบัตเิพ่ือทํางานอยางมีคุณภาพ"
อาจารย ดร.ฐณัฐ วงศสายเชื้อ[email protected], [email protected]
ศูนยวิจัยและบริการวิชาการ คณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตรมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 1
การประยุกตใชโปรแกรม Excelสําหรับการทํางาน
ดร.ฐณัฐ วงศสายเช้ือ[email protected]
เนื้อหาในการอบรม
• การสรางสมการคํานวณระดับผูปฎิบัติงาน• การประยุกตใช Excel ในการจัดระบบฐานขอมูล• การสรางตารางและกราฟอยางมืออาชีพ• การผลิตเอกสารแมแบบ (Templates)• การฝกปฏิบัติ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 2
การสรางสมการคํานวณระดับผูปฎิบัติงาน
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับพื้นฐาน• ขอความ/คําที่นิยมใชใน excel (AutoFill)• แปลงขอความสูขอมูลในตาราง (Text to Columns)• สัญลักษณพื้นฐานใน excel• คําส่ังพื้นฐานใน excel
การปฎิบัติงานขอมูลตารางระดับพื้นฐาน• ขอความ/คําที่นิยมใชใน excel (AutoFill)
– หมายเลข– วัน – ช่ือเต็ม/ยอ ภาษาไทย/อังกฤษ– เดือน – ช่ือเต็ม/ยอ ภาษาไทย/อังกฤษ– วันที่ เดือน ป – ช่ือยอ ภาษาไทย/อังกฤษ พุทธ/คริส– วันที่ เดือน – ช่ือยอ ภาษาไทย/อังกฤษ– เดือน ป – ช่ือยอ ภาษาไทย/อังกฤษ พุทธ/คริส– เวลา – เชน 10:00PM, 8:01– ไตรมาส – เชน Quarter 1, Qtr2, Q3– ผลิตภัณฑ – เชน Product 1, 1st Product
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 3
การปฎิบัติงานขอมูลตารางระดับพื้นฐาน• แปลงขอความสูขอมูลในตาราง (Text to Columns)
– การแบงโดยใช เครื่องหมาย อาทิTab, Semicolon(อัตภาค ;),comma(จุลภาค), space(เวนวรรค) และอื่นๆ
– การแบงโดยใช ความกวางคงที่
การปฎิบัติงานขอมูลตารางระดับพื้นฐาน• สัญลักษณพื้นฐานใน excel
– เครื่องหมาย + สําหรับการบวก– เครื่องหมาย – สําหรับการลบ– เครื่องหมาย * สําหรับการคูณ– เครื่องหมาย / สําหรับการหาร– เครื่องหมาย ^ สําหรับการยกกําลัง
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 4
การปฎิบัติงานขอมูลตารางระดับพื้นฐาน• คําส่ังพื้นฐานใน excel
– Sum (ผลรวม) เชน =SUM(C5:C10)– Average (คาเฉล่ีย) เชน =AVERAGE(C5:C10)– Count (นับจํานวน) เชน =COUNT(C5:C10)– Max (คาสูงสุด) เชน =MAX(C5:C10)– Min (คาต่ําสุด) เชน =MIN(C5:C10)
การสรางสมการคํานวณระดับผูปฎิบัติงานการปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การกําหนดและใช $ เพื่อตึงในตารางขอมูล• การกําหนดและใช Name ในตารางขอมูล• การกําหนดและใช if เพื่อกําหนดเง่ือนไข• การทํางานพรอมกันหลายแผนงาน (worksheet)• การสรางสูตรคํานวณเช่ือมโยงหลายแผนงาน• การทํางานในแผนงานขนาดใหญ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 5
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การกําหนดและใช $ เพื่อตึง Cell ในตารางขอมูลสามารถใชพรอมกัน $B$2 กรณีตึง cell แนวตั้ง/แนวนอน
กรณีตึง cell แนวนอน
กรณีตึง cell แนวต้ัง
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การกําหนดและใช Name ในตารางขอมูลตั้งช่ือพื้นที่ทํางาน สะดวก รวดเร็ว แมนยํา
การกําหนด Name
การใช Name ในสูตรสมการ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 6
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การกําหนดและใช if เพื่อกําหนดเง่ือนไข=IF(เง่ือนไข, ถาถูก, ถาผิด)
เชน เง่ือนไขหากตอบตรงกับคําเฉลยตอบถูกให 1 คะแนน หากตอบผิดได 0 คะแนน
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การทํางานพรอมกันหลายแผนงาน (worksheet)
คําส่ัง: View>Window group>Arrange All>Tiled>OK
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 7
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การสรางสูตรคํานวณเช่ือมโยงหลายแผนงานExcel อนุญาตใหทําการดึงขอมูลตาง Sheet มาคํานวณได
คะแนนความสนใจเช่ือมโยงกับ Sheet การเขาเรียน
หมายเหตุ: สามารถเช่ือมโยงตางเอกสาร (file) ไดเชนกัน
การปฎิบัติงานตารางขอมูลระดับสูง• การทํางานในแผนงานขนาดใหญ (การตรึงหัวตาราง)
คําส่ัง: View>Window group>Freeze Panes และแบบ Split
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 8
การประยุกตใชในการจัดระบบฐานขอมูล
• การใชในงานทะเบียน เชน รายช่ือพนักงาน• การใชในงานคัดกรอง เชน คัดช่ือเฉพาะสายสนับสนุน• การใชในงานเอกสาร เชน จดหมายเวียน ฯลฯ• การใชในการวิเคราะหขอมูล เชน Pivot table• การใชในโปรแกรมอื่น เชน Ms Access, SPSS
การใชงานในงานทะเบียนและงานคัดกรอง
ชวยตรวจสอบกําลังพล ช่ือสกุล ตําแหนง สังกัด และอื่นๆและยังสามารถคัดกรอง คุณลักษณตางๆ ได
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 9
การใชในงานเอกสารเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน งาย ทันสมัย ถูกตอง รวดเร็ว
การใชในงานวิเคราะหขอมูล
วิเคราะหขอมูลอยางงายดวย Pivot table
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 10
การใชในในโปรแกรมอ่ืนๆ
การใชงานในโปรแกรม Ms Access, SPSS
การนําขอมูลไปใชใน Access
การนําขอมูลไปใชในSPSS
การสรางตารางและกราฟอยางมืออาชีพ• นําเสนอตาราง/กราฟตองมีความหมายหรือประเด็น• นําเสนอ 1 ตาราง/กราฟ 1 ประเด็น• สะอาด เรียบงาย เขาใจ จําได• เล่ียงการใช หลายมิติ หลากสี หลายตัวแปร• คํานึงถึง “จํานวน” ส่ือที่จะนําเสนอ• ขอจํากัดของส่ือ–LCD, Com, Web, Paper, Poster
–ดานขนาด กวาง ยาวหรือพื้นที่ของส่ือ–ผลิตส่ือดวยสีแสง สีทึบ ขาวดํา ลายเสน หรือเฉด–ผลิตเพื่ออัดสําเนา ถายเอกสาร เขาโรงพิมพ Web
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 11
หลักการเสนอตารางความถี่ส่ิงที่ควรมี1. มีหมายเลขตารางและชื่อตาราง2. ตัวแปรกลุมตองมีปายชื่อแตละกลุม3. หัวตารางตองมีรอยละของขอมูลที่วิเคราะหได4. จํานวนขอมูลทั้งหมดที่วิเคราะหได5. จํานวนขอมูลที่ขาด6. แหลงขอมูล7. หมายเหตุ (เชนตัวอยางขอคําถาม)ที่มา: Vaus, 2002
หลักการเสนอตารางความถี่ (ตอ)ส่ิงที่ไมควรมี1. ทศนิยม2. จํานวนตัวอยางในแตละกลุม3. รอยละรวม4. จํานวนกลุมตัวอยางทั้งหมด
ที่มา: Vaus, 2002
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 12
ตารางโดยทั่วไป เนนรายละเอียดมากไปส่ิงทําใหผูรับจดจําไมได หรือจดจํายาก
ไมมีรอยละ ไมมีจํานวน ไมมีทศนิยม ที่สําคัญจําไดงาย
การนาํเสนอตารางที่ถูกตอง
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 13
การสรางตารางที่ดี ขอมูลไมจําเปนตองแนนขอมูลละเอียด ทําใหความสามารถในการรับสารลดลง
การสรางตารางอยางมืออาชีพ
ผูอานจะจดจําตัวเลขจํานวนเต็มไดดกีวา ทศนิยม!
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 14
การสรางตารางอยางมืออาชีพ
แสดงสวนแบงตลาดที่ลดลงของ Toyota & Honda
หลักการเสนอกราฟ1. มีหมายเลขและชื่อกราฟ และที่มา2. มีคําอธิบายความหมาย หนวยที่ใช3. แสดงสัดสวนรอยละ (ที่ไมมีทศนิยม)4. จัดเรียงกลุม หรือจัดเรียงตามสัดสวน5. ไมมีลูกเลนแพรวพราว เชน 3D หลากสีสัน6. ออกแบบกราฟใหเหมาะสมกับส่ือ7. ควบคุมจํานวนกราฟแทง/เสนไมใหมากเกนิไป
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 15
การสรางกราฟโดยทั่วไป
การนําเสนอดวยความถี่มีขอมูลละเอียด แตจดจํายาก
การสรางกราฟอยางมืออาชีพ
ตองมีช่ือกราฟ มีที่มา มีหนวย มีสัดสวนรอยละ
1720
22 2219
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 16
การสรางกราฟอยางมืออาชีพ
กรณีที่ตองการนําเสนอวาผูสมัครแตละคนมีคะแนนเทาไร
1720
2225
19
การสรางกราฟอยางมืออาชีพ
กรณีที่ตองการส่ือวาผูใดมีคะแนนเสียงนําหรือมากที่สุด
1720
2225
19
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 17
หลีกเลี่ยงการใชลูกเลนตางๆ เชน 3D
ผูรับสารขาดความมั่นใจตอขอมูล และสับสน
หลีกเลี่ยงการใชลูกเลนตางๆ เชน สีสัน
ผูอานไมไดตองการดูสีสันแพรวพราว แตตองการความรู!
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 18
การเสนอกราฟในหนังสือผานโรงพิมพ(เลนเฉดสีได)
การเสนอกราฟในเอกสารเพื่อการถายเอกสารตอไป(อยาเลนเฉด)
กําหนดจํานวนแทงหรือขนาดที่เหมาะสม
ถี่ละเอียดเกินไปก็ไมสวยงาม
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 19
ขอมูลละเอียด มีหลายเสนมากจะดูยุงยาก ไมชัดเจน
กราฟเสนที่มรีายละเอียดมากเกินไป
ส่ือใหผูอานทราบยอดขายรถยนตที่สําคัญในชวงป 2008
การเสนอกราฟเสนอยางมืออาชีพ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 20
การเสนอกราฟ(Pie graph)แสดงสัดสวนหรือสวนแบงตลาด
การเสนอพายกราฟอยางมืออาชีพ
เสนอพายกราฟ แบบเนนกลุมปริญญาโทข้ึนไป
การเสนอพายกราฟอยางมืออาชีพ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 21
การผลิตเอกสารแมแบบ (Templates)
• การใชเอกสารแมแบบมาตรฐาน (Standard Templates)สําหรับชวยงานธุรกิจทั่วไปและการจัดการเงินครัวเรือน
• การสรางเอกสารแมแบบ (Custom templates)• การเปดและแกไขเอกสารแมแบบ• การตั้งคาคุณสมบัติของเอกสารแมแบบ
เอกสารแมแบบมาตรฐาน ภาษาไทย
ตัวอยางเอกสารแมแบบที่ติดตั้งมาพรอมกับโปรแกรมภาษาไทย
• ใบแจงยอดหนี้• โปรแกรมการวัดความดันโลหิต• รายงานคาใชจาย• การทยอยชําระหนี้• งบประมาณรายเดือนสวนบุคคล• รายงานการขาย• บัตรลงเวลา• ใบแสดงบัญชีรายจาย (Expense statement)• ใบกํากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax invoice/Receipt)• ใบส่ังซ้ือสินคา (Purchase order)• ใบส่ังสินคา (Sales order)
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 22
เอกสารแมแบบมาตรฐานที่สามารถโหลดได (Online)
การใชคอมพิวเตอรตองสามารถติดตอกับเครือขายInternetเทานั้น
• Books• Budgets• Calendars• Cards• Charts & diagrams• Forms• Inventories• Invoices• Labels• Letters• Lists & to-do
checklists
• Memos• Planners• Plans and proposals• Projects• Receipts• Records• Reports• Schedules• Statements• Stationery & specialty paper• Time sheets
การสรางเอกสารแมแบบ (Custom Templates)
การเปด แกไขและบันทึกเอกสารแมแบบ
หลักสูตรการฝกอบรมระยะสั้น: การประยุกตใชโปรแกรม Excel สําหรับการทํางาน
ฐณัฐ วงศสายเชื้อ ศูนยวิจัยและบริการวิชาการคณะศึกษาศาสตรและพัฒนศาสตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร วิทยาเขตกําแพงแสน 23
การสรางเอกสารแมแบบ (Custom Templates)
การตั้งคาคุณสมบัติของเอกสารแมแบบ
การฝกปฏิบัติ
• ขอมูลยอดขายรถยนต และรถกระบะ• นําเสนอตารางและกราฟ (ยอดขายรถยนต)• การตรวจขอสอบ• การทําใบเสร็จรับเงินของหนวยงาน
หมายเหตุ: นโยบายรัฐบาลเพ่ือยกระดับคุณภาพชีวิตของประชาชนโครงการรถคันแรกตามมติคณะรัฐมนตรีเมื่อวันท่ี 13 กันยายน 2554เริ่มใหสิทธิส์ําหรับผูท่ีซื้อรถยนตต้ังแตวันท่ี 16 กันยายน 2554สิ้นสุดโครงการ 31 ธันวาคม 2555
