MANAJEMEN WAKTU

PENTINGNYA WAKTU

Lebih baik datang 3 jam lebih awal daripada terlambat 1 menit.William Shakespeare

Waktu adalah sesuatu yang paling kita inginkan, namun sesuatu yang kita gunakan paling buruk.William Penn

Orang rata-rata tidak mempedulikan waktu yang ada, sementara orang yang bijak menggunakan waktu dengan baik.Shoppenhauer

Jangan dibodohi oleh kalender. Kalender hanya berisi jumlah hari dalam satu tahun yang bisa anda gunakan. Seseorang bisa memperoleh 1 minggu yang berharga dalam waktu 1 tahun, sementara orang lain memperoleh 1 tahun yang berharga dalam waktu 1 minggu.Charles Richards

Ambil keputusan untuk tidak pernah tinggal diam. Orang tidak akan pernah mengeluh membutuhkan waktu lebih jika ia tidak pernah kehilangan waktu. Banyak hal yang bisa kita raih jika kita selalu bekerja melakukan sesuatu.Thomas Jefferson

Gunakan waktu sebaik mungkin, jangan lewatkan kesempatan yang ada.William Shakespeare

Jika anda ingin memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang menjadi prioritas anda dan melakukan hal yang terbaik untuk mencapainya.Lee Iacocca

Tidaklah cukup untuk menyibukkan diri anda; semut pun sibuk. Pertanyaan nya adalah, apa yang menyibukkan anda?Henry David Thoreau

Yang terpenting adalah bagaimana anda memanfaatkan waktu anda saat ini. Jika anda merasa jenuh dengan bagaimana anda menghabiskan waktu anda, maka ubahlah kebiasaan anda.Marcia Wieder

Sadari bahwa di saat ini, anda sedang berkarya. Anda menciptakan momen anda selanjutnya. Itulah kenyataannya.Sara Paddison

Waktu untuk bertindak adalah saat ini. Tidak ada kata terlambat untuk melakukan sesuatu.Carl Sandburg

Anda tidak bisa menunda-nunda melakukan kebaikan, karena anda tidak akan pernah tahu jika anda terlambat melakukannya.Ralph Waldo Emerson

Kerugian materi dapat digantikan dengan industri, kerugian pengetahuan dengan belajar, kehilangan kesehatan dengan kendali diri sendiri atau obat-obatan, namun waktu yang kita lewati akan hilang selamanya.Samuel Smiles

Sebuah tugas berharga yang diselesaikan dengan sukses jauh lebih bernilai dibandingkan dengan ratusan tugas yang baru rampung sebagian.Malcolm S. Forbes

Jangan tunda hingga besok apa yang bisa anda lakukan hari ini.Benjamin Franklin

Garis pembatas antara kesuksesan dengan kegagalan dapat diungkapkan melalui 4 kata: “Saya tidak memiliki waktu.”Franklin Field

PESAN NABI

Manfaatkan yang 5 sebelum datang yang 5:

Hidup sebelum mati Muda sebelum tua Sehat sebelum sakit Lapang sebelum sempit Kaya sebelum miskin

Alasan mengapa kita menunda pekerjaan:Takut salah atau gagalMerasa KewalahanSifat Alami Manusia

Tips Manajemen waktu :Buatlah daftar dan tentukan prioritas

sasaran mingguanBuatlah daftar “to do” harian, dan

tentukan prioritasCurahkan perhatian utama pada

prioritas ATangani setiap tugas sekaliTerus menerus bertanya, “Bagaimana

cara terbaik menggunakan waktu saya sekarang? dan KERJAKAN!

Cara bagaimana anda tetap produktif dan termotivasi untuk menyelesaikan apa yang telah anda mulai serta antusias terhadap apa yang anda kerjakan:Pecahlah tugas anda menjadi beberapa bagian kecil.Manfaatkan efek bola salju.Hindari mengerjakan banyak tugas sekaligus.Beristirahat dan bersenang-senanglahBeristirahatlah sejenak.

7 Kebiasaan Manusia yang Sangat TIDAK Efektif (Stephen R. Covey):Tidak ’menampakkan diri’Menunda pekerjaanAnda melakukan sesuatu yang sebetulnya tidak pentingBerpikir terlalu lamaMelihat sisi negatif dari setiap halKeras kepala pada pendirian anda sendiri dan menolak pendapat orang lainMembiarkan informasi membanjiri otak anda

ALAT PENGUKURAN WAKTU KERJA

Workload Chart Flow Process Chart Office Layout Chart Right and Left Hand Chart Operator Machine Process Chart Horizontal Flow Process Chart EDP Block Diagram

DAILY LOGNama Pegawai

: Bagian :

Pekerjaan

: Tanggal :

Waktu Kerja Waktu yang Digunakan Aktivitas

08.00-08.45 45 menit Mengetik laporan

08.45-09.00 15 menit Mengetik agenda rapat

09.00-09.45 45 menit Mengetik surat tindak lanjut

09.45-10.00 15 menit Istirahat

10.00-10.30 30 menit Mengetik surat tugas

10.30-12.00 90 menit Mengumpulkan bahan laporan

WEEKLY LOGNama Pegawai : Bagian :

Pekerjaan : Tanggal

:

Aktivitas Jam Menit

Mengetik laporan 10 45

Mengetik agenda rapat

5 15

Mengetik surat tindak lanjut

15 45

Istirahat 2 15

Mengetik surat tugas 3 30

Mengumpulkan bahan laporan

3 90

SUMMARY LOGBagian :

Kode Aktivitas

Periode

:

Jumlah Pegawai

: Waktu yang Dibutuhkan

Aktivitas yang Dilakukan

Menyimpan arsip A 25 jamMengetik surat tindak lanjut B 10 jamMenjawab telepon C 12 jamMengumpulkan data D 15 jamMengetik laporan E 20 jamMenggandakan dokumen F 8 jamMengetik agenda rapat G 12 jam

FLOW PROCESS CHART

Flow Process Chart

AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN

Pegawai/Dosen

Mengusulkan penerbitan dokumen dan menyampaikan

ke Kajur/Kasubag

1

Mulai

Penerbitan/Perubahan Dokumen

1)

Kajur/Kaprodi/WM

Mengoreksi usulan penerbitan dokumen

2

Dekan

Pengesahan dokumen

4

Pengendali Dokumen

Penggandaan dan Distribusi Dokumen Internal

6

Selesai

Dokumen Master 6)

Daftar Distribusi Dokumen Internal

koreksi ?

3

1) Usulan juga bisa dari : Audit Internal / Eksternal, Tinjauan Manajemen, Keluhan Pelanggan

Daftar Induk Dokumen Internal

Setuju ?

5

Tidak

Ya

Ya

Tidak

MENGATUR PRIORITAS KERJA

“Bekerja Dengan Prioritas Yang Jelas, Berarti Mendidik Diri  Menjadi Lebih Efektif Untuk Menghasilkan Tindakan Yang Berkualitas, Dan Hasilnya Adalah Anda Akan Mencapai Sukses Yang Maksimal Di Semua Aspek Kehidupan Anda.” – Djajendra

MENENTUKAN RUTINITAS PEKERJAAN Buatlah list semua pekerjaan anda Hapus tugas-tugas tidak penting dari

list anda Buatlah list pekerjaan yang bersih dari

hal-hal tidak penting Pahami sebab-sebab urgensi sebuah

pekerjaan Jadikan diri anda sebagai pribadi

berdisiplin tinggi yang patuh pada prioritas kerja untuk mensukseskan program organisasi

TINGKAT KEPENTINGAN TUGAS

Berdasarkan waktu Berdasarkan tujuan Berdasarkan resiko/dampak

ALAT BANTU

Agenda Kerja Time Schedule Log Book

AGENDA KERJA

No Hari & Tgl

Waktu Kegiatan Tempat Ket

TIME SCHEDULE

No.

Kegiatan Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min

LOG BOOK

No.

Hari & Tgl

Waktu

Pekerjaan Target Hasil Ket