MANAJEMEN WAKTU

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR III

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

SAMARINDA, 2007

By: Tri Widodo W. Utomo

WAKTU ADALAH PENYEIMBANG YANG LUAR BIASA. TIDAK PEDULI SIAPA ANDA, BERAPA UANG YANG ANDA

PUNYA, ATAU DIMANA ANDA HIDUP DI MUKA BUMI INI, MANUSIA MEMILIKI

WAKTU DUA PULUH EMPAT JAM YANG SAMA DALAM SATU HARI. WAKTU ADALAH SUMBER YANG SANGAT BERHARGA. JANGAN SIA-SIAKAN!

TIME …

Apa kata orang tentang WAKTU?

Yesterday is History, tomorrow is Mystery. Today is a gift. That’s why it is called the Present (English proverb).

“Manfaatkan 5 perkara sebelum datangnya 5 perkara. Hidup sebelum mati, sehat sebelum sakit, waktu luang sebelum waktu sempit / kesibukan, muda sebelum tua, kaya sebelum miskin” (Hadist Rasulullah SAW).

“Hai Bani Adam, engkau hanyalah hari-hari. Setiap satu hari pergi, pergi pula sebagian umurmu” (Hasan Al Bashri).

Apa kata orang tentang WAKTU?

“Aku tidak pernah menyesali sesuatu melebihi penyesalanku terhadap 1 hari yg mataharinya telah terbenam, umurku berkurang, tapi amal kebaikanku tidak bertambah (Abdullah bin Mas’ud).

“Tahanlah matahari agar ia tidak bergerak, baru saya akan nimbrung berbincang-bincang (yang tidak berguna) dengan kalian” (Amir bin Abdul Qais).

“Waktu terberat bagiku adalah waktu makan (karena bukan waktu produktif)” (Al Khalil bin Ahmad Al Farahidi).

Apa kata orang tentang WAKTU? “Janganlah engkau duduk dengan hampa, karena

maut mencarimu” (Imam Syu’bah bin Al Hajjaj). “Hai Bani Adam, siang harimu adalah tamumu, maka

perlakukan ia dengan baik. Apabila engkau memperlakukan dengan baik, niscaya ia pulang dengan memujimu. Dan apabila engkau memperlakukan dengan buruk, niscaya ia akan berpamitan dengan mencelamu. Begitu pula malam harimu” (Hasan Al Bashri).

“Apabila engkau bersedih karena hartamu yang berkurang, maka menangislah lantaran umurmu berkurang” (As-Sari bin Al Mughallas).

Apa kata orang tentang WAKTU? “The time to repair the roof is when the sun is shining” (John F.

Kennedy).

The ability to concentrate and to use time well is everything (Lee Iacocca).

“Any time that is not spent on love is wasted“ (Torquato Tasso).

Your only obligation in any lifetime is to be true to yourself (Richard David Bach).

If you judge people, you have no time to love them (Mother Teresa).

Kajiba no baka tikara (Incredible power comes out at the fire emergency).

TIME IS (MORE THAN JUST) MONEY!

UNGKAPAN TIME IS MONEY SUDAH TIDAK RELEVAN, WAKTU TELAH JAUH MELEBIHI NILAI UANG.

WAKTU TERUS BERJALAN DAN TERLALU “ANGKUH” UNTUK BERPUTAR KEMBALI.

KESUKSESAN SESEORANG SANGAT DITENTUKAN OLEH KEMAMPUANNYA DALAM MEMANFAATKAN WAKTU-WAKTU TERTENTU, YANG JUSTRU DISIA-SIAKAN OLEH ORANG LAIN (HENRY FORD).

PERBEDAAN DARI ORANG YG SUKSES & GAGAL HANYALAH PADA PEMANFAATAN MODAL WAKTU YG MEREKA MILIKI.

WAKTU ADALAH SALAH SATU MODAL YG SANGAT BERHARGA UNTUK MERAIH KESUKSESAN.

WAKTU BERSIFAT TAK TERGANTIKAN SEHINGGA MUSTAHIL UNTUK MENGULANGI WAKTU YG TELAH BERLALU.

TIME IS (MORE THAN JUST) MONEY!

MEREKA TIDAK TAHU SEBERAPA BESAR WAKTU YANG TELAH MEREKA SIA-SIAKAN.

MEREKA TIDAK TAHU BAGAIMANA MENGAPLIKASIKAN TIME MANAGEMENT YANG BAIK DALAM HIDUP MEREKA.

PENELITIAN DI AMERIKA MENGGAMBARKAN BAGAIMANA RATA-RATA MANUSIA BERUSIA 72 TAHUN MEMBAGI WAKTU UNTUK MENJALANKAN AKTIVITAS SEHARI-HARI. DARI 72 TH SEMASA HIDUPNYA HANYA SEKITAR 20 % DARI TOTAL USIA UNTUK BEKERJA & MENGEJAR IMPIAN MENJADI ORANG YANG SUKSES.

2 Sebab Manusia Tdk Memanfaatkan Waktu Dg Baik

RINCIAN PEMBAGIAN WAKTU BERDASARKAN PENELITIAN DI AMERIKA

21 TAHUN14 TAHUN7 TAHUN

6 TAHUN6 TAHUN5 TAHUN4 TAHUN3 TAHUN 2 TAHUN 1 TAHUN 3 TAHUN

DIPERGUNAKAN UNTUK TIDURDIPERGUNAKAN UNTUK BEKERJADIGUNAKAN UNTUK BERAKTIVITAS YANG BERKAITAN DENGAN KESEHATAN DIGUNAKAN UNTUK MAKANUNTUK MELAKUKAN PERJALANANUNTUK MENGANTRI / MENUNGGUUNTUK BELAJARUNTUK MENGHADIRI PERTEMUANUNTUK MENJAWAB TELEPONUNTUK MENCARI BARANG-BARANG YANG HILANGUNTUK KEGIATAN LAINNYA

HARGAI WAKTU ANDA MELEBIHI ANDA MENGHARGAI UANG ANDA

KARAKTER SANG WAKTU

KARAKTER UTAMA DARI SANG WAKTU ADALAH “IA’ TIDAK TERIKAT PADA TALI KEKANG YANG DIKENDALIKAN OLEH MANUSIA, IA BEBAS MELAKUKAN APAPUN YANG DIINGINKANNYA.

YOU CAN’T STOP THE TIME, YOU CAN ONLY STOP TIMER. BEKAL BERHARGA UNTUK MERAIH KESUKSESAN HIDUP ADALAH

WAKTU. WAKTU TIDAK BISA DIKENDALIKAN, NAMUN BUKAN BERARTI

HARUS MENYERAH KEPADA WAKTU, KITA BISA BERKAWAN DENGANNYA, DENGAN MENGGUNAKAN ISTILAH BAHAGIA DALAM KESIBUKAN (VICTORIA MORAN).

MENURUT VICTORIA MORAN HUBUNGAN MANUSIA DENGAN WAKTU KEBANYAKAN BERSIFAT SUBYEKTIF, KADANG –KADANG MANUSIA MENGELUH KARENA MERASA CEPATNYA WAKTU BERJALAN DAN KADANG-KADANG JUGA MERASA LAMBATNYA WAKTU BERPUTAR.

MITOS TENTANG WAKTU

There's too much to do; I can't handle it all .

There's plenty of time; I can do that later.

I'm busier than usual, so it makes sense to shift some tasks off to another time.

Re-scheduling something to a later time is procrastinating.

This little task is not important.

HOW 2 MANAGE UR TIME

PAHAMI TUJUAN dari AKTIVITAS ANDA

PRINSIP DARI TIME MANAGEMENT YANG BAIK ADALAH MELAKUKAN SETIAP AKTIVITAS DENGAN EFEKTIF DAN EFISIEN.

SEBELUM MENENTUKAN TUJUAN AKTIVITAS TERLEBIH DAHULU HARUS MENYADARAI TUJUAN HIDUP.

TUJUAN AKTIVITAS DAN TUJUAN HIDUP HARUS BERADA DALAM SUATU RANCANGAN YANG TERPADU (INTEGRATED).

3 HAL YG HARUS DIINGAT DALAM MENETAPKAN TUJUAN

Tujuan harus dapat diukur.

Tujuan harus cukup menantang namun tidak mustahil untuk dicapai.

Tujuan harus sesuai dengan kata Hati Anda.

TUJUAN HIDUP

TUJUAN TAHUNAN

TUJUAN BULANAN

TUJUAN HARIAN

TENTUKAN PRIORITAS

DIMANAPUN BERAKTIVITAS, ANDA TENTUNYA SADAR BAHWA TIDAK SELAMANYA ANDA MAMPU MENGENDALIKAN WAKTU.

PENETAPAN SKALA PRIORITAS SABAGAI SALAH SATU CARA MENGHADAPI HAL YANG UNPREDICTABLE

3 PERTIMBANGAN DALAM MEMBUAT SKALA PRIORITAS : Apa Yang diperlukan?; Apa yang Paling Menguntungkan?; dan Apa yang Paling Menyenangkan?

ESENSI DARI PENGATURAN WAKTU ADALAH MENETAPKAN PRIORITAS, KEMUDIAN MENGATURNYA (STEPHEN R. COVEY).

BUAT PERENCANAAN

PLANNING AKAN MEMBERIKAN GAMBARAN TENTANG BERAPA LAMA WAKTU YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENYELESAIKAN SEBUAH AKTIVITAS, BAGAIMANA ANDA AKAN MENJALANINYA, DAN KIRA-KIRA HAMBATAN APA YANG AKAN MENGHADANG.

UNSUR YANG DIBUTUHKAN DALAM SEBUAH PERENCANAAN ADALAH DAFTAR KEWAJIBAN YANG HARUS DISELESAIKAN, DAFTAR PRIORITAS DARI KEWAJIBAN-KEWAJIBAN ITU, TARGET WAKTU YANG INGIN DICAPAI, DAN CATATAN KHUSUS UNTUK MENGGARISBAWAHI BEBERAPA HAL PENTING YANG SIFATNYA TAMBAHAN.

KEGAGALAN BIASANYA DISEBABKAN OLEH KETIDAKTAHUAN BAGAIMANA HARUS MENJAGA KOMITMEN DALAM PELAKSANAAN RENCANA-RENCANA TERSEBUT.

JANGAN MENGERJAKAN TUGAS SEORANG DIRI

TIDAK SEMUA TUGAS DAPAT DIKERJAKAN SEORANG DIRI.

BERHEMAT WAKTU DENGAN MENDELEGASIKAN TUGAS KEPADA ORANG LAIN.

PENDELEGASIAN TIDAK SELALU BERHUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN.

Interupsi – telpon, tamu pribadi.

Meetings / rapat. Tugas yg semestinya

didelegasikan. Prokrastinasi (kemalasan /

kebingungan) & tdk tegas. Berbuat tanpa informasi

lengkap & akurat. Manajemen Krisis (fire

fighting).

Komunikasi yg tdk lancar. Kemampuan teknis yg

kurang. Tujuan dan prioritas yg

tidak jelas. Ketiadaan rencana yg baik. Stress & kejenuhan. Tidak berani berkata

“tidak”. Desk management &

pribadi yg tdk terorganisasi.

HINDARI PENCURI WAKTU

GENERASI 1 Menekankan pengelolaan waktu dengan cara membuat catatan dan daftar yang harus dikerjakan (reminder / to do list).

GENERASI 2 Membuat rencana dan persiapan untuk kegiatan yad, serta menentukan tujuan.

GENERASI 3 rencana + prioritas + kontrol. GENERASI 4 Generasi 3 + efisien dan

proaktif.

PERKEMBANGAN MANAJEMEN WAKTU

Disiplin / Konsisten (rigid adherence)

Optimisme

Kreatif kasus kotak sabun kosong dan ballpoint NASA

Hindari Stress terapkan “Manajemen Stress”

PRASYARAT KEBERHASILAN MANAJEMEN WAKTU

Kisah Sabun KosongSebuah perusahaan kosmetik di Jepang menerima keluhan pelanggan yang membeli kotak sabun yang kosong. Dengan segera pimpinan perusahaan menceritakan masalah tersebut ke bagian pengepakan. Karena suatu alasan, ada satu kotak sabun yang luput dan mencapai bagian pengepakan dalam keadaan kosong. Tim manajemen meminta para teknisi untuk memecahkan masalah tersebut. Dengan segera, para teknisi bekerja keras membuat sebuah mesin sinar X dengan monitor resolusi tinggi yang dioperasikan oleh 2 orang untuk melihat semua kotak sabun yang melewati sinar tersebut. Mereka bekerja keras dan cepat tetapi biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit.

Tetapi saat ada seorang karyawan di sebuah perusahaan kecil dihadapkan pada masalahan yang sama, ia muncul dengan solusi yang berbeda. Ia membeli sebuah kipas angin listrik untuk industri yang memiliki tenaga cukup besar dan mengarahkannya ke garis pengepakan. Ia menyalakan kipas angin, dan kotak sabun yang kosong akan keluar dari jalur pengepakan.

Kisah Ballpoint NASA

Pada saat NASA mulai mengirimkan astronot ke luar angkasa, mereka menemukan bahwa pulpen mereka tidak bisa berfungsi di gravitasi nol, karena tinta pulpen tersebut tidak dapat mengalir ke mata pena. Untuk memecahkan masalah tersebut, mereka menghabiskan waktu satu dekade dan 12 juta dolar. Mereka mengembangkan sebuah pulpen yang dapat berfungsi pada keadaan-keadaan seperti gravitasi nol, terbalik, dalam air, dalam berbagai permukaan termasuk kristal dan dalam derajat temperatur mulai dari di bawah titik beku sampai lebih dari 300 derajat Celcius.

Dan apakah yang dilakukan para orang Rusia ? Mereka menggunakan pensil !

Prinsip KISS – keep it simple stupid

10 PETUNJUK UNTUK MEMBANTU ANDA MENGATUR WAKTU (Edwin C. Bliss)

Buatlah rencana. Pusatkan perhatian. Ambillah istirahat. Hindarkan kekacauan. Jangan menjadi perfeksionis Jangan takut untuk mengatakan tidak. Jangan menunda-nunda. Lakukan pembedahan radikal. Delegasikan pekerjaan. Jangan kecanduan kerja.

Tips Pandai Membagi Waktu (Yulia Dian)

Awali mengatur waktu Anda dengan membuat agenda hal yang harus dilakukan setiap hari.

Patuhi jadwal yang kita buat; boleh merubah jika ada kegiatan baru yang sangat penting.

Gunakan waktu refreshing sebaik mungkin (belanja, nonton, OR dll).

Jangan suka menunda pekerjaan penting. Biasakan untuk memulai hidup rapi. Sebelum Anda membuat jadwal untuk besok pagi, koreksi

pelanggaran yang telah dilakukan hari ini. Buat evaluasi faktor penyebabnya & cara mengatasinya.

Berjanjilah untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama. Jangan menyalahkan orang lain atas pelanggaran itu.

Point2 Penting ttg Manajemen Waktu

Temukan Epifani Anda peristiwa istimewa dalam kehidupan seseorang yang menjadi titik balik dalam kehidupannya.

Mulai dari yg besar toples!

Jauhi procrastination “policy about nothing” (bingung & frustasi mau berbuat sesuatu, ingin selalu menghindar, akhirnya tidak melakukan apapun).

Prinsip manajemen waktu yg kreatif menurut DR Jan Yager:

selalu aktif (bukan reaktif), tentukan sasaran, tentukan prioritas dalam bertindak, pertahankan fokus, ciptakan tenggat waktu

yang realistis & lakukan sekarang juga ( DO IT NOW )

D = Divide (bagi-bagilah tugas).

O = Organize (atur bagaimana melaksanakannya).

I = Ignore (abaikan gangguan).

T = Take (ambil kesempatan).

N = Now (sekarang harus dijalankan).

O = Opportunity (ambil kesempatan).

W = Watch out (waspada dengan waktu).

Teknik Menentukan Prioritas

ABC analysis A = sangat prioritas B = prioritas sedang C = tidak prioritas

Pareto analysis (80-20 rule, the law of the vital few) 80% produktivitas harus dicapai dengan 20% waktu yang tersedia.

Teknik Menentukan Prioritas (con’t)

POSEC METHOD (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing).

Eisenhower-Method klasifikasi tugas berdasarkan penting / tidak atau urgensi / tidak urgen, kemudian dibuat kuadran.

YOU CAN STOP THE TIMER BUT

YOU CAN’T STOP THE TIME