2 Manajemen Waktu Proyek

Manajemen Waktu Proyek

Manajemen Proyekj y

Tulus Martua S

Definisi

Manajemen waktu proyek, adalah tahapan

mendefinisikan proses‐proses yang perlu dilakukan

selama proyek berlangsung berkaitan dengan

penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu

d h k k b bdengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta

penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek

Chapter 2Manajemen Proyek - 2012

Pentingnya Jadwal ProyekPentingnya Jadwal Proyek• Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yanghasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar

• Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dalam proyek

• Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadifleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek


Konflik Jadwal• Penyebab konflik:

Konflik Jadwal

– Individual work style– Perbedaan budaya

• Perilaku individu terhadap struktur dan tenggat (deadline)

• Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang l i tid klain tidak

• Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwalmempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal


Tahapan Manajemen Waktu Proyekp j yα Mendefinisikan kegiatan

Identifikasi jadwal aktivitas yang harus dilakukanj y gsecara spesifik untuk memproduksi hasil‐hasil proyek

M tk k i tα Mengurutkan kegiatanIdentifikasi dan mendokumentasikan keterkaitanantar satu aktivitas dengan aktivitas lainnyaantar satu aktivitas dengan aktivitas lainnya

α Mengestimasi kebutuhan SD Kegiatanα Mengestimasi kebutuhan SD KegiatanEstimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal


Tahapan Manajemen Waktu Proyek

α Mengestimasi durasi kegiatanEstimasi perioda yang dibutuhkan untukp y gmenyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas

M j d lα Menyusun jadwalMenganalisis urutan aktivitas,durasinya, sumberdaya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhandaya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhanjadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaanproyek


PROSES 1: MENDEFINISIKAN KEGIATANMENDEFINISIKAN KEGIATAN

Deskripsi: Definisi aktivitas mencakup pengembangan work breakdowns structure (WBS) yang lebih rinci dan penjelasan yang ( ) y g p j y gmendukung pengertian tentang bagaimanapekerjaan akan dilakukan sehingga dapatpekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistisyang realistis


Masukan1. Patokan cakupan 2. Faktor lingkungan perusahaan, misalnya

ketersediaan piranti‐piranti proyek3. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku

(aset proses organisasional)

Piranti dan Teknik1. Menerapkan dekomposisi

Piranti dan Teknik

2. Menggunakan template bekas proyek lain3. Pemikiran tenaga ahli4. Perencanaan bertahap


Hasil

1. Daftar kegiatan

2 Atribut kegiatan seperti:2. Atribut kegiatan, seperti:identitas, deskripsi, kendala, asumsi, prasyarat, kegiatanselanjutnya, hubungan logikal, leads & lags (lead (kegiatandimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harusmenunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai)), kebutuhan sumber daya, dlly ,

3. Daftarmilestone, milestone menyatakan suatu peristiwaatau kondisi yang menandai penyelesaian sekelompokt b h b t l i t t htugas yang berhubungan, atau penyelesaian suatu tahapdari suatu proyek


PROSES 2: MENGURUTKAN KEGIATANMENGURUTKAN KEGIATAN

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan

Ketergantungan terjadi karena :

hubungan antar kegiatan proyek

Ketergantungan terjadi karena :• Alami / mandatori. Misal: pemrograman

dilakukan setelah rancangan jadidilakukan setelah rancangan jadi• Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: perancangan

dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering j gcommittee untuk mencegah rugi

• Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasisetelah penerimaan barang


Masukan1. Daftar kegiatan2. Atribut kegiatan (lead dan lag, prasyarat, dll)3. Daftar milestone (tonggak capaian)4. Pernyataan cakupan proyeky p p y


Piranti dan Teknik1. PDM (precedence diagramming method)2. ADM (arrow diagramming method). A M (arrow diagramming method)3. Penentuan sifat ketergantungan4 Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum4. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum

prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harusmenunggu beberapa waktu setelah prasyaratnyaselesai)


P D M Kegiatan digambarkan dengan kotak Panah antar kotak mewakili ketergantungan

A B Finish‐to‐startA selesai, baru B dimulai

A B Finish‐to‐finishA selesai, baru B bisa selesaiSt t t t t

A B Start‐to‐startA mulai, baru B boleh dimulai Start to finish

A B Start‐to‐finishA mulai, baru B boleh selesai


P D M d = durasi kegiatan ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapatdimulaidimulai

EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapatdiselesaikan

LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatandimulai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai

LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatanselesai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai

EFES

Nama kegd

EFES


LS LF

A D MDisebut juga AOA = activities on arrow, dimanakegiatan digambarkan dengan anak panahn1 dan n2 adalah nomor simpul (node); d = durasi kegiatan

n1 n2Nama kegiatan

d

Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; d i 0durasinya = 0

n1 n2


Critical Path Method (CPM) CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek untukmemprediksi durasi proyek totalp p y

Tujuan CPM adalah menentukan waktu terpendekyang diperlukan untuk merampungkan proyek ataumementukan lintasan kritis, yaitu jalur dalamjaringan yang membutuhkan waktu penyelesaianpaling lamapaling lama


Simple Example of Determining the Critical Path

2 34

A=2 B=5C=2

1 6

E=1

start finish

5D=7 F=2

Berapa banyak path yang ada pada diagram?p y p y g p g

Berapa lama masing‐masing path?

Yang mana yang merupakan critical path?

What is the shortest amount of time needed to complete this project?


Simple Example of Determining the Critical Path

2 34

A=2 B=5C=2

1 6

E=1

start finish

5D=7 F=2

Berapa banyak path yang ada pada diagram? (2)

Berapa lama masing‐masing path? (Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16)

Yang mana yang merupakan critical path? (1‐2‐3‐5‐6)

What is the shortest amount of time needed to complete this project? 16


SOAL

Diketahui proyek dengan kegiatanseperti pada tabel KEGIATAN DURASI PRA-seperti pada tabel.

Buatlah :

• Gantt chart

SYARAT

A 3 -• Gantt chart

• Diagram jaringan dg ADMB 10 -C 6 A

• Diagram jaringan dg PDM

• Tentukan lintasan kritisnya

D 8 BE 7 C,D

• Berapa waktu tersingkat untukmelaksanakan proyek?

F 5 D


Gantt chartKEG D PRAKEG D PRA

SYR

A 3

0 5 10 15 20 25

A 3 -

B 10 -

C 6 A

D 8 B

E 7 C,D

F 5 DF 5 D


Diagram jaringan dengan ADMg j g g

52

3

A E

C6

7

1 63

FB

7

43

10FB

5D

8


Diagram jaringan dengan PDM

A

30

C

93

E

2518

A3

9 1200

C6

12 1880

E7

18 25238

B10

100D8

1810F5

2318

Tinjauan berbagai lintasan:0 10 10 18 20 25

j gACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama)Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu


PROSES 3: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATANMENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

Sumber daya proyek: personil peralatanp material (langsung & tak langsung)

Perlu estimasi kuantitas untuk menyusuny& mengontrol anggaran biaya


Pertanyaan penting dalam perencanaan:

Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yangApa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya?Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historisp p p y j japa? Bagaimana ditangani?Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukahambil tenaga baru?Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh padaApa ada kebijakan yang bakal berpengaruh padaketersediaan sumber daya?


Masukan1 Daftar kegiatan dan atributnya

2 Faktor‐faktor lingkungan organisasional sepertig g g pbudaya, prasarana, SDM, dll

3 Prosedur organisasi dan aturan‐aturannya (aset3 Prosedur organisasi dan aturan aturannya (asetproses organisasional)

4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya

Jumlah; jenis kekhususan; waktu tersedianya

5 R j k5 Rencana manajemen proyek


Piranti dan Teknik1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli

(internal atau konsultan luar)2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah

pendapat (brainstorming)3 M bil d t d t di blik i3 Mengambil data‐data yang dipublikasi4 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas

D k i ik k i t d j d l• Dekomposisikan kegiatan pada jadwal;• Estimasikan kebutuhan masing‐masing

rincian;rincian;• Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya


Hasil1 Kebutuhan sumberdaya

– Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdayaj g j j yuntuk setiap elemen dalamWBS

– Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dariluar (sewa/kontrak)

2 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure)

3 Kalender sumber daya (kapan butuh apa)y ( p p )4 Atribut / data tentang kegiatan


PROSES 4: MENGESTIMASI DURASI KEGIATANMENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untukDeskripsi: Mengestimasi waktu realistik untukmenyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudahmemperhitungkan semua faktor yangmemperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti:

– Elapsed time

– Hari kerja dalam semingguHari kerja dalam seminggu


Masukan1. Faktor lingkungan organisasi2. Prosedur organisasi dan aturan‐aturannya2. Prosedur organisasi dan aturan aturannya3. Pernyataan cakupan proyek4 D ft k i t d t ib t4. Daftar kegiatan dan atributnya5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber

ddaya6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi

biaya)


Piranti dan Teknik

1. Pendapat / kebijakan ahli2. Estimasi berdasarkan analogi (top‐down)

Ini hanya bila kegiatan benar‐benar miripIni hanya bila kegiatan benar benar miripdengan proyek terdahulu; dilakukan olehpersonil yang menguasai persoalannyap y g g p y

3. Simulasi, misalnya dengan menggunakanprobabilitasprobabilitas

4. Analisa cadangan waktu


Hasil1. Estimasi durasi kegiatan2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta

atributnya, seperti:

id tit k i t l j t• identitas,

• kode,

• kegiatan selanjutnya,

• hubungan logikal,

• deskripsi,

k d l

• leads & lags,

k b t h b d• kendala,

• prasyarat,

• kebutuhan sumber daya,

• dll


PROSES 5: MENYUSUN JADWALMENYUSUN JADWAL

• Deskripsi:Menetapkan jadwal realistisk d l k k l h dproyek dengan melakukan analisa terhadap:

– urutan kegiatan,

– durasi kegiatan,

– kebutuhan sumberdaya kegiatan dan– kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan

– kendala penjadwalan yang ada.

• Digunakan untuk memonitor kemajuanproyek dari aspek waktup y p


Masukan1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses

organisasi)2. Cakupan proyek3 Daftar kegiatan dan atributnya3. Daftar kegiatan dan atributnya4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM)5 K b h & d k i i di5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya

sumberdaya6. Estimasi durasi kegiatan7. Rencana manajemen proyek (resiko)


Piranti dan Teknik1. Analisis jaringan kegiatan2. CPM2. CPM3. Pemampatan jadwal (percepatan):4 Analisis skenario what‐if4. Analisis skenario what if5. Pengaturan leads dan lags6 Perangkat lunak manajemen proyek6. Perangkat lunak manajemen proyek7. Model‐model penjadwalan


Hasil1. Jadwal proyek

– Diagram jaringan kegiatan– Diagram batang (bar chart)

2. Kalender proyek3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam

rencana manajemen proyek)4. Data model jadwal (optimis; pesimis)5. Permintaan perubahan6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir


Tugas• Tentukan satu buah produk yang terdiri dari

maksimal 5 komponen pembentuknya• Buat work breakdowns structure (WBS) untuk

produk tersebut• Lampirkan foto produk tersebut

Keterangan:Keterangan:

Tugas dikirimkan ke email saya [email protected] (format boleh dalam word, pdf, exel, jpeg)

Format judul email sama dengan format judul tugasnya, yaitu STTB-MANAJEMEN PROYEK 2012 TUGAS 2 NAMA NIPPROYEK 2012, TUGAS 2, NAMA, NIP,

• (contoh: STTB-MANAJEMEN PROYEK 2012, TUGAS 2, AGUS, 321123)

Pada lembar tugas yang anda kirimkan, tuliskan di kanan atas {Nama, NIP, “Tugas 3”}


Documents

2 Manajemen Waktu Proyek