Guia Para Elaboracion de Manuales

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ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERALIV LEGISLATURA

GUA PARA LA ELABORACiN DE MANUALESADMINISTRATIVOS.

CONTRALORA GENERALI

07 DE ENERO DE 2009

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CONTRALORA GENERAL

Gua para la Elaboracin de Manuales AdministrativosALOF-ES-CG-ALOF-02

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Fecha de emisin:

NDICE

Fecha de Actualizacin 07/01/09

PGINA

1. INTRODUCCiN 2

11. OBJETIVO4

111. CLASIFICACiN DE MANUALES 5

IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES 6

V. PRESENTACiN y ELABORACiN DE LOS MANUALES 16

VI. ELABORACiN DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS DEPROCEDIMIENTOS 23

VII. ELABORACiN DE POLTICAS 25VIII. ASIGNACiN DE CLAVES DE IDENTIFICACiN 26IX ELABORACiN Y EXPEDICiN DE LOS MANUALES 30

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Gua para la Elaboracin de Manuales AdministrativosALDF-ES-CG-ALDF-02

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1. INTRODUCCiN


La Asamblea Legislativa del Distrito Federal para su funcin, organizacin y operacin,cuenta con una estructura organizacional de apoyo integrada por cinco UnidadesAdministrativas, a las cuales les compete dar cumplimiento a las funciones que les sealen losManuales de Organizacin, de Polticas y Procedimientos y Especficos.

Dentro de las Unidades Administrativas que integran a la Asamblea Legislativa del DistritoFederal, se encuentra la Contralora General que de acuerdo a lo establecido en el artculo 64fraccin IV, del Reglamento para el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del DistritoFederal, tiene como facultad "Auxiliar a las Unidades Administrativas, en la elaboracin yrevisin de los Manuales de Organizacin y Procedimientos, promoviendo y supervisando sudifusin, aplicacin y actualizacin, con nfasis en el aspecto preventivo", en base a loanterior se elabora la presente Gua como un instrumento que permita homogenizar lapresentacin y elaboracin de Manuales Administrativos.

Un Manual es un instrumento normativo que contiene informacin de manera descriptiva, enforma breve, clara y explicita, referente a sus antecedentes, fundamento legal, objetivos,atribuciones, funciones, polticas, normas de operacin, as como la descripcin de losprocedimientos de una Unidad Administrativa.

Los manuales constituyen una herramienta de trabajo til, ya que facilita la incorporacin delpersonal a la operacin administrativa que le corresponde, delimitan responsabilidades, evitan .duplicidad de funciones y optimizan el desempeo.

Por lo anterior, resulta necesario contar con manuales que regulen las funcionesencomendadas a las Unidades Administrativas de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,es parella que la Contralora General presenta la "Gua para la Elaboracin de ManualesAdministrativos", la cual contiene en sus apartados, los elementos necesarios para laformulacin y presentacin de dichos manuales.

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Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento para el Gobierno Interior de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal, le corresponde al Comit de Administracin, expedirlos Manuales de Organizacin y Procedimientos de las Unidades Administrativas; por lo queformaliza su expedicin.

Vicepresidente

Dip. Balfre Vargas Corts

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Dip. Daniel ~am ez

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11. OBJETIVO


Establecer los elementos tcnicos necesarios que se deben observar para la elaboracin yactualizacin de los Manuales de: Organizacin, de Polticas y Procedimientos yEspecficos de las Unidades Administrativas que integran la Asamblea Legislativa delDistrito Federal, para el mejor desempeo de sus funciones.

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111. CLASIFICACiN DE MANUALES

111.1. Manual de Organizacin


Es el documento que contiene informacin detallada de una Unidad Administrativa, sobresus antecedentes, marco legal, atribuciones, funciones y su estructura orgnica, as comodel organigrama que la representa en forma esquemtica.

Este facilita la incorporacin del personal a la operacin administrativa que le corresponde,delimita responsabilidades, evita duplicidad de labores, permite el ahorro de tiempo en laejecucin de las actividades y funciones sustantivas de las diversas UnidadesAdministrativas y optimiza su desempeo.

111.2. Manual de Polticas y Procedimientos

Es el documento que contiene informcin detallada de las operaciones o actividades quedeben cumplirse para el desarrollo de las funciones sustantivas de una UnidadAdministrativa en particular, de acuerdo a sus atribuciones contenidas en la normatividadaplicable, as como la descripcin de estas y las polticas generales de operacin, lasrutinas, trmites y mtodos de trabajo, precisando a las reas responsables, los formatosutilizados y la informacin que se genera.

111.3. Manual Especfico.

Es el documento que contiene informacin detallda de la competencia, funciones,operaciones o actividades que. involucran a dos o ms Unidades Administrativas o arganos Colegiados y que se refieren a actividades especficas que por su trascendenciaadministrativa o jurdica as lo requieran.

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IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES

IV.1 Manual de Organizacin

Cartula Se refiere a la identificacin del documento donde se anota, elnombre, la Unidad Administrativa que lo genera y la fecha deexpedicin, deber contener en marca de agua la ImagenInstitucional, (Considerar el Manual de Identidad Grafica de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal).

ndice Presenta el contenido del documento de manera ordenada, en lse indican los captulos que lo integran y el nmero de pginaque les corresponde.

1. Introduccin

11. Marco Jurdico

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Descripcin breve del contenido y utilidad del documento, dondese indicar la importancia y naturaleza del mismo; serecomienda que este apartado no exceda de una cuartilla, yemplear un vocabulario claro y sencillo,

Es requisito que al final del texto aparezca la siguiente leyenda:"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111 del Reglamentopara el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del DistritoFedera, le corresponde al Comit de Administracin, expedir losManuales de Organizacin y Procedimientos de las UnidadesAdministrativas; por lo que formalizar su expedicin", as comoel nombre "Comit de Administracin", los nombres y cargos delPresidente, Vicepresidente y Secretario; quienes tienen lafacultad de expedir el Manual.

Es la base legal y administrativa en la que se fundamenta elejercicio de las funciones de la Unidad Administrativa, como son:Leyes, Decretos, Acuerdos, Reglamentos y otros ordenamientoso normas vigentes, siguiendo un orden jerrquico descendentecomo se indica a continuacin.

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A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos MexicanosB) Estatuto de Gobierno del Distrito FederalC) Leyes y ReglamentosD) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares.

11I.Atribuciones Las que seale la Ley Orgnica de la Asamblea Legislativa delDistrito Federal y el Reglamento para el Gobierno Interior de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal; sealando Ttulo,Captulo, Seccin, Artculo y Fraccin.

IV. Estructura Orgnicay OrganogramaEstructural

Estructura Orgnica es la presentacin detallada de cada una delas denominaciones de las reas que "integran la UnidadAdministrativa de acuerdo a la estructura autorizada, en ordendescendente de acuerdo al nivel jerrquico, ejemplo DireccinGeneral, Direccin de rea, Subdireccin, Jefatura deDepartamento, agrupados por rea especifica.

Organograma estructural es la representacin grafica de cadauna de fas Unidades Administrativas, as como sus relacionesde jerarqua o dependencia, su alineacin corresponde a nivelesiguales, sin sealar los nombres de sus ocupantes.

V. Objetivo y Funciones En este captulo se debe desarrollar por cada una de las reasinternas, el Objetivo y Funciones: iniciando con la de mayorjerarqua, continuando con las direcciones de rea, susrespectivas subdirecciones y departamentos; en el orden en elque aparecen en su organograma de izquierda a derecha.

Objetivo:

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Se indicar el propsito y la finalidad que pretende realizar laUnidad Administrativa para el cumplimiento de las atribucionesque le corresponden por disposicin legal, se especificar el quey para qu.

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El objetivo del rea se iniciar con un verbo en infinitivo y seredactar en forma clara y concisa.

En la redaccin del objetivo se evitar el uso de adjetivoscalificativos', as como el subrayado y el entrecomillado deconceptos.

Funciones:

Se derivan de las atribuciones y constituyen el conjunto deactividades inherentes y afines a cada rea, para alcanzar elobjetivo planteado; su redaccin debe ser diferente a laexpresin de la atribucin y cuidar que no se atomicen lasmismas.

Cada funcin debe de estar" sustentada en las atribuciones queseale la Ley Orgnica y el Reglamento Interior de la AsambleaLegislativa del Distrito Federal.

Debern de presentarse en forma jerarquizada de acuerdo a suimportancia y al orden lgico del proceso administrativo(planear, organizar, dirigir, etc.) inicindose su descripcin conun verbo en infinitivo

A continuacin se presenta un cuadro con los verbos msusuales en la redaccin de las funciones. Es importante aclararque la lista no es limitativa, es una .referencia de uso y sepueden utilizar solos o combinados.

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DIRECTIVO MANDOS MEDIOS OPERATIVOS

AdministrarAsegurarAutorizarControlarCoordinarDeterminarDirigirEstablecerEvaluarFirmarPlanear

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AdministrarAprobarAsegurarAsesorarAsignarAnalizarAuditarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDisearDistribuirElaborarEntrevistarEstablecer

EstudiarEvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInspeccionarInstalarInterpretarPlanearPresupuestarProgramarProporcionarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificar

AcumularAlmacenarAnalizarAsegurarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarConsolidarEjecutarEntrevistarEvitarEspecificarExpedirEstimarEstudiar

GirarInformarIniciarInstalarInventarObtenerOperarPresentarProducirProgramarProporcionarRealizarRecabarRecomendarRegistrarSeguir

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IV.2

Fecha de emisin:

Manual de Polticas y Procedimientos


Cartula

ndice

1. Introduccin

11.Marco Jurdico

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Se refiere a la identificacin del documento donde se anota, elnombre, la Unidad Administrativa que lo genera y la fecha deexpedicin, deber contener en marca de agua la ImagenInstitucional, (Considerar el Manual de Identidad Grafica de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal).

Presenta el contenido del documento de manera ordenada, en lse indican los captulos que lo integran y el nmero de pginaque les corresponde.

Descripcin breve del contenido y utilidad del documento, dondese. indicar la importancia y naturaleza del mismo; serecomienda que este apartado no exceda de una cuartilla, yemplear un vocabulario claro y sencillo,

Es requisito que al final del texto aparezca la siguiente leyenda:"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111 del Reglamentopara el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del DistritoFedera, le corresponde al Comit de Administracin, expedir losManuales de Organizacin y Procedimientos de las UnidadesAdministrativas; por lo que formalizar su expedicin", as comoel nombre "Comit de Administracin", los nombres y cargos delPresidente, Vicepresidente y Secretario; quienes tienen lafacultad de expedir el Manual.


A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos MexicanosB) Estatuto de Gobierno del Distrito Fed al

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C) Leyes y ReglamentosD) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares

111.Objetivo del Manual Sealar el propsito y la finalidad que la Unidad Administrativadesea alcanzar.

El objetivo deber reunir las siguientes caractersticas: SerComprobable, Razonable y Claro.

IV. Polticas Generales Las Polticas Generales son lneas de actuacin de carctergeneral, que marcan pautas a los Servidores Pblicosinvolucrados en el desarrollo de sus actividades en elcumplimiento de estas; as como orientan sobre las situacionesalternativas que pudieran presentarse durante la operacin delprocedimiento.

V. Procedimientos Es la presentacin secuencial y lgica de cada una de lasactividades relacionadas entre si, dentro de un mbitopredeterminado de aplicacin.

La descripcin deber definir en forma clara, concisa y precisa;quin, cmo, cundo y dnde se ejecutan dichas actividades,iniciando con un verbo conjugado en tercera persona delsingular y en tiempo presente.

Identificacin y Seleccin de los Procedimientos.

Cada Unidad Administrativa deber seleccionar aquellosprocedimientos sustantivos que deban integrar el manual.

Que indique actividades sustantivas de la UnidadAdministrativa.

'~

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Que tengan trascendencia administrativa o jurdica.

~

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Que tengan relacin con otras Unidades Administrativas.

Que su origen, control y seguimiento sean propios delrea; es decir, no hacer procedimientos de gestin oactividades adjetivas, ya que el procedimiento estadefinido por otras reas responsables.

Desarrollo de los Procedimientos.-

Se debe asignar Clave de Identificacin y Nombre Completo; ydesarrollar los siguientes conceptos:

A) rganos y Unidades Administrativas Participantes.B) Objetivo Especfico.C) Polticas Especficas.D) Descripcin NarrativaE) Formatos Utilizados

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IV.3

Fecha de emisin:

Manual Especfico


Cartula

ndice

1. Introduccin

11.Marco Jurdico

ALOF-ES-CG-ALOF-02.

Se refiere a la identificacin del documento donde se anota, elnombre, la Unidad Administrativa que lo genera y la fecha deexpedicin, deber contener en marca de agua la ImagenInstitucional, (Considerar el Manual de Identidad Grafica de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal).

Presenta el contenido del documento de manera ordenada, en lse indican los captulos que lo integran y el nmero de pginaque les corresponde.

Descripcin breve del contenido y utilidad del documento, dondese indicar la importancia y naturaleza del mismo; serecomienda que este apartado no exceda de una cuartilla, yemplear un vocabulario claro y sencillo,

Es requisito que al final del texto aparezca la siguiente leyenda:"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamentopara el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del DistritoFedera, le corresponde al Comit de Administracin, expedir losManuales de Organizacin y Procedimientos de las UnidadesAdministrativas; por lo que formalizar su expedicin", as comoel nombre "Comit de Administracin", los nombres y cargos delPresidente, Vicepresidente y Secretario; quienes tienen lafacultad de expedir el Manual.


A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos Mexicanos ~.B) Estatuto de Gobierno del Distrito Federal .

~

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C) Leyes y ReglamentosD) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares.

111.Objetivo del Manual Sealar el propsito y la finalidad que la Unidad Administrativadesea alcanzar.

El objetivo deber reunir las siguientes caractersticas: SerComprobable, Razonable y Claro.

IV. Polticas Generales Las Polticas Generales son lneas de actuacin de carctergeneral, que marcan pautas a los Servidores Pblicosinvolucrados en el desarrollo de sus actividades en elcumplimiento de stas; as como orientar sobre las situacionesalternativas que pudieran presentarse durante la operacin delprocedimiento.

Nota: De acuerdo a la temtica del manual se determinarnlos dems captulos a desarrollar; as como su contenido.

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En el siguiente cuadro se sealan los contenidos que debern contemplar los Manuales.

MANUALESCONCEPTO. ADMINISTRATIVOS

Orqanizacin Procedimientos ESPECIFICOS

Cartula X X Xndice X X XIntroduccin X X XMarco Jurdico X X XAtribuciones XEstructura Orgnica yOrganograma XEstructuralObjetivo y Funciones XObjetivo del Manual X XPolticas Generales X XProcedimientos X

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V. PRESENTACiN Y ELABORACiN DE LOS MANUALES

Se debern considerar los lineamientos contenidos en el Manual de Identidad Grfica de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal.

V.1 Cartula

En la presentacin de la cartula se debe considerar:

Parte superior centrado:

Con letra tipo Arial 16 puntos y en negritas, se pondr la leyenda:

ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERALIV LEGISLATURA

Parte media centrado:

Logotipo de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal de fondo, con formato en colorgris con marca de agua, 14 puntos de alto y 12 de ancho.

Sobrepuesto el ttulo completo del manual con letra tipo Arial, de 20 puntos y el nombrede la Unidad Administrativa emisora, con letra tipo Arial, de 18 puntos y en negritas.

Parte baja derecha:

Fecha de presentacin del manual, con letra tipo Arial, de 12 puntos, en negritas.

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Ejemplo:


ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERALIV LEGISLA TVRA

MANUAL DE POLllCASYPROCEDIMIENTOS.

CONTRALORA GENERAL. ,"'", '-', , ... ("

V.2 Texto y Tipo de Letra

Para efectos de procesar los textos, se deber utilizar el Programa Word para Windows

Para los organigramas y diagramas, se utilizar el Programa Power Point para Windows

Los textos de prrafos debern estar justificados, alineados. al margen, escritos conmaysculas y minsculas de acuerdo a las reglas gramaticales y con tipo de letra Arial 12puntos.

Los ttulos de los captulos que integran el documento, sern con letra Arial, tamao 14puntos, en negritas y maysculas; y los subttulos en tamao 12 puntos, con negritas.

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V.3

Fecha de emisin:

Encabezado y Pie de Pgina


En cada una de las hojas del documento debe aparecer un encabezado y pie de pgina,mismos que estarn integrados de la siguiente forma:

V.3.1 Encabezado

Parte Superior:

Izquierda: Nombre de la Unidad Administrativa emisora del manual, en tipo deletra Copperplate Gothic Bold 14 puntos.

Derecha: El Logotipo de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.

Parte Media:

Izquierda: Nombre completo del manual, seguido por su clave de identificacin, entipo de letra Arial de 10 puntos, con negritas.

Derecha: Paginayin, con el formato Hoja X de Y, en tipo de letra Arial de 10puntos, con negritas.

Parte baja:

Izquierda: Fecha de la emisin, en tipo de letra Arial de 10 puntos.

Derecha: Fecha de actualizacin, en tipo de letra Arial de 10 puntos

Este rubro es muy importante en las revisiones que se vayan haciendo al manual ydeben de quedar plasmadas en el documento. Cuando se trate de la emisin porprimera vez, aparecern las mismas fechas.

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V.3.2

Fecha de emisin:

Pie de Pgina


A la distancia de 1.50 cm, en el margen inferior a partir del borde, como pie de Pgina y paraefectos de identificacin se colocar en cada una de sus hojas la clave de identificacincorrespondiente del documento, esto no aplica en la hoja de la cartula.

En el caso de los manuales de procedimientos, se colocar en el mismo lugar, como Pie dePgina, la clave de Identificacin del procedimiento.

Ejemplo:

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M,)lHl.ll d Ptiti..::.l$ y P"Q..::e

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VA

Fecha de emisin:

Mrgenes


Los mrgenes que deben de observarse son los siguientes:

V.S

Margen

Superior/ EncabezadoInferiorIzquierdoDerechoPie de Pgina

ndice

cm. A partir del

1,252,503,003,001,50

Para integrar el ndice se deber observar lo siguiente:

Escribir la palabra ndice con maysculas, en la parte superior y centrado en la hoja.

Enumerar en orden los captulos y utilizar nmeros romanos.

En el mismo rengln del captulo sealar el nmero de hoja en el que se ubica y utilizarnmeros arbigos.

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Ejemplo:

Fecha de emisin:

CONTRALoRA.GENE:RAl.

M,m,,,,'

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Se sugiere que los siguientes trminos institucionales conserven su denominacin inicial a lolargo del texto.

AcuerdoAnteproyectoArtculoAsamblea Legislativa del Distrito FederalComisinComisin de GobiernoComitComit de AdministracinConsejoConstitucinContralora GeneralControlCoordinacin de Comunicacin SocialCoordinacin de Servicios ParlamentariosDecretoDepartamentoDependenciaDiputadoDirectorExtraordinariaGacetaInforme

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LeyLey OrgnicaOficiala MayorOrdinariargano Colegiadorgano TcnicoParlamentoPleno.PolticasPresidentePresupuestoProgramaProyectoReglamento Para el Gobierno Interior de laAsamblea Legislativa del Distrito FederalSecretarioServidor PblicoSesinSubcomisinSubcomitTesorera GeneralUnidades Administrativas

)

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I


VI. ELABORACiN DEPROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIONES NARRATIVAS DE

Un procedimiento es una gua detallada que muestra de forma secuencial y ordenada, comodos o mas personas realizan una serie de actividades; y se llevar a cabo de la siguientemanera.

- Mencionar el rea que va a realizar la(s) actividad(es); se debe anotar el nombre del rea,es decir: Contralora General (CG), Subcontralora de Auditora, Control y Evaluacin(SACE), Direccin de Control y Evaluacin (DCE), etc.

Asignar un nmero secuencial de las actividades a desarrollar por cada rea queinteracta en el procedimiento .

Describir la actividad que realiza el rea, iniciando siempre con un verbo de accin, entercera persona del singular.

Cuando una misma rea realice una serie de actividades de manera continua, solo seanotar su denominacin en la primera actividad.

Por ejemplo: recibe, turna, elabora, revisa, autoriza, integra.

Despus del verbo, se especificar el sustantivo de la accin.

Por ejemplo: recibe oficio, turna documento, elabora acta, revisa programa.

Indicar para cada actividad los formatos, bitcoras, reportes y referencias que se van autilizar para asegurar que dicha actividad sea realizada correctamente; anotando elnombre del formato con negritas, seguido por su clave de identificacin correspondiente.

Las actividades debern tener una secuencia lgica, ser breves y concretas sin textoscomplejos.

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Ejemplo:

Fecha de emisin:

CON'I'RALoRA GENEmAl.

r,t)mh\1 de Polt(; .)$ y Pl(>(;edifl'e,lI(>$ALOf.PP.CG.CG.02


Hoja 15 de 218

Fecha l'j~ emisin: 00/1112002

D.- Descripcin del Procedimiento.

F.""a~. Actualizacin' 311'10/2008

CG-Q2'()'1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACiN OEL PROGRAMAANUAL DE AUDITORiA {PAA)

CG

SACESCMH

DADF

C';.02.0',

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AREA Y/ORESPONSABLE No. ACTIVIDAO

1 Instruye a la SACE o a la SCMH, sobre lOSlineamientos o bases para la elaboracindel Programa Anual de AUdltDra

2 Transmiten a la DA y a la DFrespectivamente. las instrucciones de laCG y proporciona los lineam entDs Obasespara su participacin en el proyectD delPregrama Anual de Auditora,

3 Reciben los IineamientDs o bases yelaboran el proyecto del Programa Anualde Auditor a,

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IV LEGISLATURA

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Fecha de emisin:

VII. ELABORACiN DE POLTICAS

VI1.1 Polticas


Las polticas se pueden considerar como instrumentos para la ejecucin de estrategias: fijanlmites, fronteras y restricciones a las acciones administrativas que deben tomarse pararecompensar Y sancionar el comportamiento; clarifican lo que puede o no hacer para lograr lasmetas y objetivos de una organizacin.

Una poltica es:

Decisin unitaria que se aplica a todas las situaciones similaresOrientacin clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismotipoLnea de accin que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.Es aplicable en todos los casos.

Criterios para su elaboracin.

Desglosar todos los aspectos relacionados al tema. No debe quedar duda a cercade: "Qu?", "Cundo?", "Cmo?", "Dnde?" y "En qu casos se pueden hacerlas cosas?"Su redaccin corresponde a un conjunto de ideas y prrafos que contengan criteriosespecficos de actuacin.Establece lineamientos en modo imperativo, tiempo futuro y en tercera persona.Es lo suficientemente clara y precisa para que toda persona la pueda comprender.

"Las polticas dicen "que hacer" y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso"como hacerlo".

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VIII. ASIGNACiN DE CLAVES DE IDENTIFICACiN

VII1.1 Clave de identificacin del Manual

Los manuales contarn con una clave que los identifique, la cual se integra de la siguienteforma:

rgano Tipo de Unidadrea de Nmero

Manual Emisora Aplicacin Consecutivo

ADLF - pp -CG -CG 01

rgano:

Tipo de Manual:

Unidad Emisora:

rea de Aplicacin:

Nmero Consecutivo.

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Asamblea Legislativa del Distrito Federal ALOF.

Manual de Organizacin, Manual de Polticas y Procedimientoso Manual Especfico.

Comisiones o Comits y Unidades Administrativas de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal

reas a las que le aplicar el Manual.

Integrado por dos dgitos, iniciando en el 01; y los subsecuentescorrespondern a la modificacin del manual anterior.

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Tipos de Manual Abreviatura

Manual de Organizacin ORManual de Polticas y Procedimientos PPManual Especifico. ES

Unidad Emisora Abreviatura

Comisin de Gobierno CGOBComit de Administracin CAOficiala Mayor OMTesorera General TGContralora General CGServicios Parlamentarios SPComunicacin Social CS

rea de Aplicacin Abreviatura

Adquisiciones ADQAuditora AUDPresupuesto PPTORecursos Humanos RHRecursos Materiales RMServicio Mdico SMEDSistemas SIS

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s

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VII 1.2 Clave de Identificacin del Procedimiento

Los procedimientos contarn con una clave que los identifique, la cual se compone de lasiguiente forma:

rea de Aplicacin:

Nmero Consecutivo:

Nmero delProcedimiento:

Ejemplo:

reas a las que le aplicar el Procedimiento.

Integrado por dos dgitos, iniciando con el 01; y lossubsecuentes correspondern a la modificacin delProcedimiento anterior.

Integrado por dos dgitos, iniciando con el 01, Y continuando deacuerdo al nmero de procedimientos que lleven a cabo en elrea de aplicacin.

rea de Aplicacin Nmero Nmero delConsecutivo Procedimiento.

AUD 01 01

Procedimiento Nmero 01, correspondiente al rea de Auditora, contenido en el PrimerManual de Polticas y Procedimientos, emitido por la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,a travs de la Contralora General.

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Los formatos utilizados contarn con Siglas que los identifiquen, los cuales se mencionarn enel desarrollo del procedimiento.

Ejemplo:

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Si las de Identificacin.PAAPAEAPAAE

~--""""""'; ..:-""~~~-----------------------~j)~ -"

~i

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IX. ELABORACiN Y EXPEDICiN DE LOS MANUALES

IX.1Elaboracin

Para la elaboracin de los manuales se tomar como base la ltima' estructura orgnica,

IX.2 Presentacin

Se enviar el proyecto al Comit de Administracin en forma impresa y medio magntico.

IX.3 Expedicin

Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento para el Gobierno Interior de laAsamblea Legislativa del Distrito Federal, le corresponde al Comit de Administracin, expedirlos Manuales de Organizacin y Procedimientos de las Unidades Administrativas.

IX.4 Observacin y Actualizacin

Los titulares de las Unidades Administrativas son los responsables de la implantacin yobservancia de los manuales administrativos en su rea de competencia; as mismo debernactualizarlos cuando se emitan modificaciones al marco jurdico que las rige, cuando sereestructuren organizacional, funcional u operativamente; o cuando se emitan observacionesdel rgano de control.

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00000001000000020000000300000004000000050000000600000007000000080000000900000010000000110000001200000013000000140000001500000016000000170000001800000019000000200000002100000022000000230000002400000025000000260000002700000028000000290000003000000031

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Guia Para Elaboracion de Manuales