Guia de Normas y Procedimiento Para La Elaboracion Del Manuales de Normas y Procedmientos

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Dpto. de Organizacin y Sistemas Fecha de Emisin: 28/01/10 Cdigo: OYS001 Pgina: 1 de 34

Elaborado por: N de Revisin Aprobado por:

Organizacin y Sistemas

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Pg. INTRODUCCION. 2 OBJETIVO. 3 MARCO JURDICO. 4 NORMAS GENERALES. 6 NORMAS ESPECFICAS. 7 CAPITULO I 8 1.1.- Naturaleza de los Manuales de procedimientos. 10 1.2.- Manuales administrativos y procedimientos. 10 1.3.- Anlisis y diseo del Procedimiento. 11 1.4- Recoleccin de la Informacin. 11 1.5.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento 13 1.6. - Anlisis del Procedimiento. 15 CAPITULO II 17 2.1.- Componentes del Manual de Procedimientos. 17 2.2.- Descripcin de los Componentes del Manual de Procedimientos. 17 2.3.- Estructuracin del Manual de Procedimientos. 21 CAPITULO III 22 3.1 Diagrama de Flujo 22 CAPITULO IV 25 4.1.- Formatos e instructivos. 25 4.2.- Anexos, Formatos Oficiales. 27 4.3.-Glosario. 29

ndice






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Uno de los propsitos fundamentales de la estrategia sealada por el Ejecutivo Nacional para el mejoramiento de la funcin pblica, es la revisin y constante actualizacin de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administracin Pblica. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y estn considerados como documentos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Organizacin y sistemas, ha considerado conveniente la elaboracin de la presente gua tcnica con el objeto de brindar la orientacin necesaria al personal para elaborar los manuales de procedimientos, y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el.

El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases para la elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de procedimientos, unificando criterios de contenido que permita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y evaluacin administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades, la identificacin de los procesos y la definicin del mtodo para efectuarlas.

El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y las polticas para elaboracin del manual, as como la metodologa para desarrollar cada uno de sus apartados y los lineamientos para su actualizacin, presentacin y aprobacin.

INTRODUCCION






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Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organizacin y el funcionamiento de las unidades administrativas de la venezolana de .Alimentos la Casa S.A.

Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gua, se facilitar la elaboracin de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas tcnicas que permitan, a quienes laboran en Venezolana de Alimentos la Casa s.a , el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de dichas unidades administrativas.

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.

Objetivo






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Los principales ordenamientos jurdicos que sustentan la elaboracin de los manuales administrativos son los que a continuacin se enuncian:

Leyes. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial 5453 extraordinaria del

24 de marzo de 2000

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta 37.347 del 17 de Diciembre de 2000.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ext. 5.891 31-07-2008.

Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. 37.169 29-03-2001.

Reglamento Interno de la Contralora General de la Repblica. 37.881 17-02-2004.

Resoluciones Organizativas 1,2, 3,4 y 5. 37.881 17-02-2004.

Reforma Parcial de la Resolucin Organizativa N4. 38.178 03-05-2005.

Reglamento sobre los Concursos Pblicos para la Designacin de los Contralores Distritales y Municipales, y los Titulares de las Unidades de Auditora Interna, de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital y Municipal, y sus Entes Descentralizados. 38.386 23-02-2006.

Marco jurdico






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Normas Generales de Auditora de Estado. 36.229 17-06-1997.

Normas Generales de Control Interno 36.229 17-06-1997.

Estos manuales se mantendrn actualizados la unidad administrativa se encargara de solicitar dicha actualizacin de los manuales y, en su caso, que sean repuestos por Organizacin y Sistemas.

La presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer la operacin de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de Procedimientos.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional, estn considerados como elementos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.






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1. Los manuales debern elaborarse de acuerdo con los lineamientos contenidos en el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la Institucin, a travs de la eficiencia de los procedimientos.

2. Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos contenidos en el presente documento y Organizacin y Sistemas se encargar de integrar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato.

3. Es necesario que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participacin de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que adems cuenten previamente con su manual de organizacin actualizado.

4. El Manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la unidad administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y prioridades de venezolana de Alimentos la Casa s.a.

5. En la elaboracin de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre stos y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.

6. En la elaboracin se debe mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica vigente y autorizada por Organizacin y Sistemas as como lo establecido en el Manual de Organizacin.

7. Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las actividades que integran al proceso.

Normas Generales






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8. En la elaboracin debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos, as como los sistemas para obtener el resultado final correspondiente.

9. Las funciones genricas debern dar origen mnimo a un procedimiento, sin que esto invalide la ocurrencia de ms funciones en las diversas etapas de su ejecucin.

10. La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas.






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1. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual la unidad administrativa deber enviar el digital a Organizacin y Sistemas.

2. El proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

3. Los manuales de procedimientos sern analizados y dictaminados a travs de verificar la congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la unidad; la elaboracin de dichos manuales, estar apoyada con la asesora proporcionada por Organizacin y Sistemas.

4. Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el nmero de pginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guas de llenado y la informacin documental necesaria, y numerar cada pgina.

5. Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes.

6. Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin.

7. El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la mayora de los casos, considerar tiempos de capacitacin o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades.

Normas Especificas






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8. A partir de la autorizacin y registro del manual de procedimientos, ser responsabilidad de Organizacin y Sistemas con las unidades involucradas la difusin, implantacin y la actualizacin permanente de dicho instrumento.

9. Los manuales de procedimientos debern elaborarse tomando en consideracin los siguientes aspectos contenidos en los captulos I, II, III.






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1.1.- Naturaleza de los Manuales de procedimientos. El Manual de Procedimientos es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia lgica las distintas actividades de que se compone en cada uno de los procedimientos que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse.

Es por ello, que se considera tambin como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuracin adecuada del manual, refleje fielmente las actividades especficas que se llevan a cabo, as como los medios utilizados para la consecucin de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y evaluacin del desempeo organizacional.

1.2.- Manuales administrativos y procedimientos.

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.

Capitulo I






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1.3.- Anlisis y diseo del Procedimiento.

A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara y sistemtica de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los procedimientos. El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos:

a).-Delimitacin del procedimiento Cul es el procedimiento que se va a analizar? Dnde se inicia? Dnde termina?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; ste servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.

1.4- Recoleccin de la Informacin. Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas






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de trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son: a) Investigacin documental. b) Entrevista directa. c) Observacin de campo.

a).- Investigacin Documental: Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, as como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se archivan o destruyen.

b).- Entrevista Directa: Consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio permite adquirir informacin ms completa, puesto que el entrevistador, al tener una relacin directa con el entrevistado puede, adems de recibir respuestas, percibir actitudes.

Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los lineamientos siguientes:

Tener claro el objetivo de la misma. Concertar previamente la cita.






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Verificar la informacin a travs de otras fuentes. Aclarar todas las dudas que existan. Saber escuchar. No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.

c).- Observacin de Campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la informacin recabada en las entrevistas. La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas. Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a travs de todos los rganos o personas que en l intervienen.

1.5.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento Constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:

Qu trabajo se hace? Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de stas.






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Quin lo hace? Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.

Cmo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.

Cundo se hace? Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Dnde se hace? Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas.

Por qu se hace? Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.

La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.

La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:

La distribucin que se hace de los documentos. El tipo de registros empleados. Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).






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Las probables causas de demora. Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las

mismas se llenan y en que rea lo hacen. Las claves de los formatos, cdulas u otros. La determinacin que se requiere. Las firmas o autorizaciones necesarias. Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.

1.6. - Anlisis del Procedimiento. Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin:

a).- Eliminar La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.

b).- Combinar Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.

c).- Cambiar En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.






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d).- Mejorar Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de los originales.

e).- Mantener Consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar. Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento.






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2.1.- Componentes del Manual de Procedimientos.

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que Venezolana de Alimentos la Casa s.a se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin.

A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin: Portada. ndice Introduccin Marco Jurdico. Objetivo(s) del Manual. Reglas de Operacin (Normas Generales y Especficas). Desarrollo de los procedimientos. Diagramas de Flujos. Formatos e Instructivos.

2.2.- Descripcin de los Componentes del Manual de Procedimientos. A continuacin se describen cada uno de los componentes del Manual de Procedimientos, mismos que se podrn verificar contra el ejemplo que se muestra al final de la Gua.

a).-PORTADA Denominada tambin cartula, deber disearse convencionales del tamao carta. Esta deber contemplar:

CAPTULO II






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Logotipo de Venalcasa s.a, dispuesto en el ngulo superior izquierdo de la lmina. En la parte central de la hoja se sealar el ttulo del documento. En el ngulo superior derecho se incluir la fecha de elaboracin (mes y ao). La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.

b).- NDICE En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera sinttica y ordenada, los captulos o apartados que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.

c).- INTRODUCCIN Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de el. En este apartado se sealar en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la unidad responsable del manual, sus caractersticas, mbito de accin y adscripcin, sin profundizar en ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgnica (vigencia) se est elaborando el manual. Tambin se definirn las tcnicas de difusin, implantacin y actualizacin del instrumento y los responsables de estas actividades, as mismo se describir la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propsito de lograr una mejor y mayor comprensin del mismo.

d).- OBJETIVO DEL MANUAL Aqu se debe definir el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento. La formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu y para qu servir el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.

e).- MARCO JURDICO Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la






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normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia.

En este apartado se debe escribir en forma enunciativa, los ordenamientos jurdicos - administrativos que dan fundamento y regulan la operacin del manual y sus procedimientos.

f).- REGLAS DE OPERACIN (NORMAS, GENERALES Y ESPECIFICAS) Constituye el fundamento de reglamentacin de los mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del anual en el mbito de su competencia.

En este apartado se debe escribir en forma precisa, los criterios tcnicos para el desarrollo cronolgico del manual.

g).- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS.

La descripcin del Procedimiento es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistmica l como realizan una funcin o un aspecto de ella.

Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de su ejecucin; si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre especfico del puesto.

El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc.






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En el procedimiento se describir detalladamente las actividades normales y generales que se desarrollan.

En el apartado de Observaciones se anotar las actividades complementarias pertinentes o cualquier otra informacin que permita la comprensin de cada fase en particular y del procedimiento en general.

En los procedimientos se debern especificar los rganos que intervienen en la ejecucin de los mismos, hasta un nivel mnimo de Jefatura de Departamento.

Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio de responsable.

Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso de que existan varias alternativas de decisin.

Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quien los recibe.

Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible su redaccin.

Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:

Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba cada documento.

Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.






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Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin.

En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se envan. Indique si el archivo es temporal o definitivo.

Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar primero la alternativa ms corta, ejemplo: si la decisin negativa implica 10 actividades y la afirmativa slo 2, represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.

2.3.- Estructuracin del Manual de Procedimientos

La siguiente estructura aplica para uno o ms procedimientos respetando siempre el orden establecido para la descripcin de procedimientos.

GLOSARIO

ANEXOS

DIAGRAMA DE FLUJOS

DENOMINACION DEL PROCEDMIENTOS

POLITICAS DE OPERACION

PROPOSITO

ALCANCE

MARCO JURIDICO

INTRODUCCION

INDICE

PORTADA






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3.1 Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de un procedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver grficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deber iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

La renumeracin de las actividades se deber enmarcar en un rectngulo en la parte inferior izquierdo del cuadro.

Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo Smbolo Nombre Descripcin Inicio o trmino Actividad Decisin Conector Conector de pgina Documento. Seala donde inicia o termina un procedimiento. Representa la ejecucin de una o ms tareas de un Procedimiento. Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea necesario tomar caminos

alternativos. Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o ms tareas separadas fsicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexin el nmero arbigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.

CAPTULO III






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Mediante el smbolo se pueden unir, cuando las tareas quedan separadas en diferentes pginas; dentro del smbolo se utilizar un nmero arbigo que indicar la tarea a la cual continua el diagrama.

Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o enva. Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier smbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin sea significativa.

a).-Dentro de este smbolo se puede informar:

El nombre del procedimiento que antecede al que se describe, esto cuando el procedimiento se ha divididos en varios.

Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s). La(s) tarea(s) genrica(s) realizada(s) por una instancia que espordicamente

intervenga en el procedimiento. Flujo Actividad opcional. Documento opcional Documento destruido

b).- Proceso. Conecta smbolos, sealando la secuencia en que deben realizarse las tareas. Representa la ejecucin opcional de una tarea dentro de la secuencia del

procedimiento. Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse, requerirse

o utilizarse. Indica la destruccin o eliminacin de un documento por no ser necesario. Indica el procedimiento de la informacin.






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c).- Simbologa utilizada para la representacin grfica de los procesos.

SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS DISTRIBUCIN.

NDICA QUE UN DOCUMENTO UTILIZADO, ES DISTRIBUIDO EN UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.

TERMINAL. INDICA EL NICIO O TERMINACIN DE PROCEDIMIENTOS.

ACTIVIDAD. REPRESENTA LA REALIZACIN DE UNA ACTIVIDAD, RELATIVA A UN PROCEDIMIENTO.

DECISIN O ALTERNATIVA. NDICA UN PUNTO DENTRO DEL FLUJO EN QUE SON POSIBLES CAMINOS ALTERNATIVOS.

ARCHIVO DEFINITIVO. REPRESENTA UN ARCHIVO COMN Y CORRIENTE, DONDE SE CONSERVA UN DOCUMENTO PERMANENTEMENTE.

CONECTOR DE PGINA. REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE CON OTRA HOJA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINUA EL DIAGRAMA DE FLUJO.

DIRECCIN DE FLUJO O LNEA DE UNIN. CONECTA LOS SMBOLOS SEALANDO EL ORDEN EN QUE SE DEBEN REALIZAR LAS DISTINTAS ACTIVIDADES.

ARCHIVO TEMPORAL (ENTRA A). REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL. EL NMERO NDICA EN QUE ACTIVIDAD SE VOLVERA A UTILIZAR EL DOCUMENTO.

ARCHIVO TEMPORAL (SALE DE), REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL, EL NMERO INDICA EN QUE ACTIVIDAD SE ARCHIVO TEMPORALMENTE EL DOCUMENTO.

LNEA DE COMUNICACIN. REPRESENTA LA TRANSMISIN DE INFORMACIN DE UN LUGAR A OTRO, MEDIANTE LAS LNEAS TELEFNICAS, TELEGRFICAS, DE RADIO, ETC.

USO DESCONOCIDO, INDICA QUE SE IGNORA EL USO APLICADO A UN DETERMINADO FORMATO GENERALMENTE POR PERSONAS O INSTITUCIONES AJENAS A LA ORGANIZACION.

CONECTOR DE PGINA (FIN DE PGINA), REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE EN LA QUE CONTINUAR. UTILICE CONECTORES ALFABTICOS.

CONECTOR DE PGINA (INICIO DE PGINA). REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE DE LA QUE PROVIENE. UTILICE CONECTORES ALFABTICOS.

DOCUMENTO. REPRESENTA CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO EL TRINGULO OBSCURO EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA, SIGNIFICA QUE SE GENERA EL NMERO DE LA PARTE SUPERIOR DERECHA, INDICA No. DE ORIGINAL (0) Y COPIAS (2) DEL DOCUMENTO.

CONECTOR DE ACTIVIDAD, REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE DE UNA ACTIVIDAD DEL PROGRAMA, CON OTRA PARTE DEL MISMO, PUDIENDO ESTAR EN LA MISMA PGINA O DE UNA PGINA A OTRA EL NMERO NDICA LA ACTIVIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN CUESTION.

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4.1-. Formatos e instructivos.

Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.

Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan, as como sus respectivas guas de llenado. A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin de los procedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, se presentan algunas sugerencias.

b).- RECUADRO DE IDENTIFICACIN

Logotipo de la institucin (a)

(b) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(c) Nombre del rea

(f) Fecha. X

(d) Cdigo: (Cundo aplique)

(e) pagina: X de X

1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la dependencia. 3. Ttulo del Manual de Procedimientos. 4. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin. 5. ndice. 6. Cdigo. 7. Este recuadro se situar como encabezado en las pginas del documento, y se integra

por los siguientes elementos:

a) Debe plasmarse el logotipo de la Organizacin.

CAPTULO IV






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b) Nombre del Documento: Se escribir MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

c) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada de la elaboracin del procedimiento; por lo general es nivel de Direccin de rea.

d) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente, su integracin es responsabilidad de la unidad administrativa. Este apartado es requerido por la Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos. Se escribir literal A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin se debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente.

e) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de Procedimientos, as como el nmero total de stas.

RECUADRO DE CONTROL DE EMISIN CONTROL DE EMISIN

(a) Elaborado por: (b) N de Revisin: (c) Autoriz:

Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento. Se compone de los siguientes apartados:

a) Elabor: persona que haya elaborado el documento. Cualquier persona de la unidad administrativa podr elaborarlo.

b) Revisin: Actualizaciones realizadas.

c) Autoriz: persona que aprueba y autoriza el documento.






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4.2 Anexos Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se debern tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro procedimiento:

Oficios. Circulares. Reglamentos. Manuales. Leyes.

b) Proceso general para los modelos de un procedimiento en flujogramas.

Proceso general que se deber considerar para el modelo de los manuales de procedimientos.

Smbolo Nombre Descripcin Flujo Actividad opcional Documento opcional Documento destruido Proceso. Conecta smbolos, sealando la secuencia en que deben realizarse las tareas. Representa la ejecucin opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento. Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse, requerirse o

utilizarse. Indica la destruccin o eliminacin de un documento por no ser necesario. Indica el procedimiento de la informacin.






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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS..

Unidad Administrativa Fecha de Emisin Cdigo Pagina:







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4.3-. Glosario.

ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin asignada.

ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrnsecas y esenciales para la ejecucin del procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos.

ACTIVIDADES DE TRNSITO.- A travs de stas se trasladan documentos, materiales, equipos, etc., en diferentes reas de trabajo o en diversas unidades administrativas. Cabe mencionar que este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar los costos de operacin y hacer lento el procedimiento.

ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc.

ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global de la organizacin.

ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo.

REAS DE APOYO.- Son las encargadas de orientar, dirigir el desarrollo de funciones relativas al proceso de planeacin y programacin de la operacin de la institucin, as como, de aquellas referidas a la informacin estadstica, control y mejoramiento administrativo.

REAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes y/o prestaciones de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas.






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ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.

AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.

CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.

CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin.

COORDINACIN.- Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.

CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un mbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las acciones de las partes con relacin a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecucin de fines u objetivos que le son propios.

CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y desviaciones para evaluar la ejecucin de programas y acciones, as como aplicar las medidas correctivas necesarias. La accin de control puede producirse permanente, peridica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a travs de la medicin de resultados.






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DIAGNSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos ms significativos de una alteracin en el desarrollo de las actividades de una institucin.

DICTAMEN.- Opinin o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestin de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontneamente para servir a un inters general social singularmente necesitada de atencin.

EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

EFICIENCIA.- Es el uso ms racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. EVALUACIN.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.

FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico - administrativas.

MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organizacin.

MANUAL DE ORGANIZACIN.- Describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institucin y seala los puestos y la relacin que existe entre ellas. INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto.

INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propsito.

MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento de una organizacin. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser clasificados en atencin a su rea de aplicacin, los manuales podran considerarse:






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A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector pblico en su conjunto, o a una parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo: El Manual de Organizacin de Venezolana de Alimentos la Casa s.a.

B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad, pueden referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organizacin de cada una de las dependencias Venezolana de Alimentos la Casa s.a. De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como manuales de organizacin, de procedimientos, de objetivos y polticas, de contenido mltiple o de puestos, entre otros.

NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.

NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de funcin que se les encomiende realizar.

OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa de los propsitos para los cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta para qu? se formula y ejecuta dicho programa. Tambin puede definirse como el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere lograr. La determinacin del objetivo u objetivos generales de una institucin se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pblica y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer.

OPERACIN.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; tambin se denomina operacin a la actividad sustantiva de una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de produccin de bienes y/o servicios.






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RGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos.

ORGANIZACIN.- Se considera que una organizacin es una unidad social, constituida en forma deliberada con fines y objetivos predeterminados sobre una base de actuacin de cierta permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de centros de poder y de decisin internos y externos, que regulan y controlan su operacin para encaminar al cumplimiento de sus objetivos. La organizacin est constituida por grupos de individuos que establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan las divisiones y la especializacin de las labores, y operan bajo una jerarquizacin formal de posiciones y cargos, diferenciando al individuo por el puesto, el papel o las actividades que le corresponde desempear. Toda la organizacin puede considerarse como un ente dinmico que mantiene nexos permanentes con el medio que lo rodea, al que a su vez influye en forma directa o indirecta en su funcionamiento.

ORGANIGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin as como lneas de mando.

POLTICA.- Criterios de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel institucional.

PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una institucin, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a travs de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones especficas en el instrumento jurdico correspondiente.

VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.

Documents

Guia de Normas y Procedimiento Para La Elaboracion Del Manuales de Normas y Procedmientos