GT Para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos

8/13/2019 GT Para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICOSECRET ARA ADMINISTRATIVADIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

GUA TCNI~

CA PARA LA /ELABORACIN DE MANUALESDE PROCEDIMIENTOS


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L J IYERSfOAD ACIONAL AUTNOMA DE MXICOSECRETARA ADMINISTRATIY ADIR ECC IN GENERA L DE PERSONAL

GUrA TECNrCA PARA LAELABORAcrON DE MANUALES

DE PROCEDIMIENTOS

ENERO DE 1994


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Primera Edici6n: Enero de 1994Primera Reimpresi6n: Julio de 1994DR. 1994 Universidad Nacional Aut6noma de MxicoEsta edici6n y sus caractersticas son propiedad dela Universidad Nacional Autnoma de Mxico

Ciudad Universitaria 04510 Mxico D.F.DIRECCIN GENERAL DE PERSONALImpreso en MxicoISBN 968-36-3550-4


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(;llii\ TrTSWA I'AIV\ L.AEL.i\I\CJRACl, IlE MANUALES [le K()(UHMII,NT().)

CONTENIDOPJ. ina

INTRODUCCiNOBJETIVO DE LA GUA 2LlNEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACiN OACTUALIZACiN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3

11 CARACTERSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIE 'TOS 42.1 CONCEPTOS BSICOS2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS2.3 ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS MANUALES DEPROCEDIMIENTOS

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111 LlNEAl\lIENTOS PARA LA INTEGRACI DE PROCEDIMIE. TOS 73. J CARTULA DEL PROCEDIMIE TO1 . 2 NDICE DEL PROCEDIMIENTO.1.3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO1 . 4 NORMAS DE OPERACINl.) DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIE TO3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO3.7 ANEXOS

7889112133

IV LlNEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DEL MANUAL DEPROCEDIMIENTOS

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4. J CARTULA DEL MANUAL 404.2 CONTE 'IDO DEL MANUAL 414.3 DOCUME TO DE APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL 424.4 DOCUMENTO DE ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS 434.5 INTRODUCCIN DEL MANUAL 444.6 OBJETIVO DEL MANUAL 45


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464.7 PROCEDIMIENTOS4.8 GLOSARIO4.9 PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL4.10 DIRECTORIO4.11 L1NEAM1ENTOS PARA LA PRESENTACIN DEL MANUAL DEPROCEDIMIENTOS

47.tS4950

V METODOLOGA PARA LA ELABORACiN O ACTUALIZACiN DEPROCEDIMIENTOS

57

.:).1 PLA:'-JEACIN DE LA INVESTICiACIN 575.2 TCNICAS DE INVESTICiACIN PARA LA OBTENCIN DE 61

INFORMACIN5.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN 655.4 ESTRUCTLJRACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 685.5 ESTRUCTLJRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6S5.6 yALlDACIN 695.7 AUTORIZACIN INTERNA Y REC;ISTRO OFICIAL DE LA DIRECCIN 69GENERAL DE PERSONAL

GLOSARIO DE LA GUA 70BIRLlOGRAFA 73PERSONAL QUE INTERVINO EN LA ACTUALlZACIN DE LA CUA 74TCNICA


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INTRODUCCION

Considerando la irnpnrt.mcr.. que: l'l'VI'tc el que I,I~ dependL llcl;l, univ crs it .uia s tellg;1Il do cum enta dos losIineamientos de operacion que: regul;1Il el .ulecu.ulo funciunamicntn de las ,reas 1) unidades que las integran.la Secretara Aclminr-rr.u rv a lit: 1;1 l ruvcrs ul,l \'dci()n,t Autnoma de: ~kxico 11;1cs tah le cido qUe [(Idadependencia elabore :. milnte:nga ;1'tu,tli7i1LllS SU manuales de procedimientos adminixua t ivos . Conformela circular 06/93. emitida t'1 diI ::I) de 111;11 711t.: Il)t>.l,En este contexto. 1,1Dircccin (it'ller,tI de I'erslllldl tiene entre sus funciones 1,1de hr indar la ases()ra a lasdependencias universu ar i.r s sobre ;ISpe([II,\ Ilh;tmlllllgi,-'os y tcllicilS 'IJH()piadas par,l elaborur o actualizarsus manuales y de eS.1 tu rm a es t.rh lcc cr uuiturmidad en Id pre\e:Ilt'lcill1. prorundiclad v en Ills elementos ;1considerar COIl1() contenido h;sicII de: JIS m.uiu.rl, de procl'dil1lielltlls en 1;1 lJ~r\M ,Por I() ant eriur v con Id fin;llid,d dt' Cllnt,lr 11l un ducunu-ruo que: ori enr e de maner.: sencilla y prc tica 1,1forma de rea lizar o . se elhlm 1,11)I'e\C:llle (iuil Tcnic.: p.ir.: 1,\ EI;\h(lr,\cilll de \1;lIlu,tles de Pro ced irn ien -ttIS . la cul t iene CIl1l111;\nlecedellk inr ned i.u 1.\ (;u;\ TJcl1iciI P;\I;\ 1,\ El.rbor.rci n de ~Llnu,tles eln stru cuvos de Pr(l'dill1ielltll\ ,'milida e:1l It)?lX pt1r Ii\ elltlllh':t',\ Direccil'lil Gcner.d de Estudi()sAd 11111xtr:u iVI IS,

En primer trmino. \e: e i;lhlecell JI, line.uniento-, gellt'r,tle, qUL' deben Ilhsen ar 1;\, dependencia, para Ii\ela bora cin 1) aClllalililcil'l1l de sus m.mu.rlc-, de prllLt'd;~lielllll\. \e:li;tdlldl) ,ldc:m;\ Id tuncin que t iene laDirecci n Genera: de 1't.:r'I' I;1 en CU,IIlI(l ,11.1 .1'L'Sllrl.l \ re\ I''tlll tecnic.r.En el segundl) dpilrlildtl se e\plicdll 1 ctlllcel)ltlS h.lsictI.' 1IIili;\dlh en el documento ,\~ corno la impnrtancia.ta nt o (1,lr;1 I;I~ dep endenrias (Illll(l I),\r.\ 1;\ l nvt ittn iu , de tener cltlc'lIlllent;\dll~ co m pl etam ent e y en formauniforme los procedim icn n En la tercera y cuarta parte. ~e ex p l ic.u i Il)S I ine.unientos Y tec ru c .r -. t'spt'cficas p;\r~\ el des.urulln Illkgracl\lny presentacin del manual. iluslr;uldll medi.uue ejemplo. 1;\ t'


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UNIVERSIDAD NACIONAL Al m'NUMA DE Mf:XIt 'O

OBJETIVO DE LA GUA

Establecer los linearnientos y merodologa que deben observar las dependencias universitarias raraelaborar o actualizar en forma clara, completa y uniforme sus Manuales de ProcedimientosAdministrativos,

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(;UiA T('NIC'A PARA LA ELAllORA(,](')N DE MANUALES DE P


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l '~V:R~ j)A[) A( ONA. Al 'TO ( lMA rn : ~l';X\{'O

CARACTERSTICAS DE LOSMANUALES DE PROCEDIMIENTOS2.1 CONCEPTOS BSICOSLa s sigu ien tes defin ic ione s repr es en tan 1 0 :- concep to s m s utiliz .ulu s en es te doc ur nent u .

ManualEs un docu m ent o qu e in teg ra lo sustancia l de una tem a de es tu d io , d a una visi n in teg ra l y proporcionainformaci n b si ca y co ncis a so b re la m ate ri a .Ejemp los : M anual d e Or ganizac i n . Manual de Pr oce d im ien to s, Manua l de l Operario . M anu al d e

B ienven ida , e tc tera .

Manual de ProcedimientosEs el docum en to ad rninistra uvo in tegrado por un conjunto de procedimien to s in te rrel ac ionado s que pued enco rresponder a un rea espec fica o a l a to talid ad de una dependencia .Ej em p lo s: Manu al d e Pr oced im ientos de la Direccin General de Persona l (c ont ien e todos lo s

p roce d im ient os de es ta depend encia) .Manual d e Pr oc ed im ien tos de la Unidad Adrnin istra ti a de la Direc ci n Genera l de Pe rso nal(c on tiene todos I() -- p roce d im ient os de un ,Ir ea especfi ca , en es te CaSI), lo s de la UnidadAdmin istrativa) .Manual de Proced im ien tos de Rec lu tamiento , Seleccin y Contratacin de Perso na l (con tie nes lo lo s procedim iento s que estn in rerrelac ionados con el ingres o de l perso nal).

ProcedimientoEs una serie de actividad es re la c iona das en tre s y or denad as cronolgicarnente, qu e m uestran la fo rm aes tab lec id a en qu e se realiza un trab ajo dete rminado , explican do en form a clar a y prec isa qu in , qu -'.c mo , cundo. d nd e y CI)n qu se realiza cada una de las activ idades.Ejemplo : Exped .i n de C redencia l d e Trabajador

Para efec tos de esta Gu a . Il)s p roced im ientos estarn in t egrad. , p \l r 'u , oh j-:t iv ll -- . no rm as de operaci n ,descr ipc i n na rra tiva . d iagram as de flu jo fo rm atos y dem s du cum cn t., qu e dexcr ihen con p rccis i n la sactividades que se realizan para la ejecu cin de un trahajo determ inado4


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(;i1i\ r(TNWA I'AlU\ LA ElAJ\ORA('


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I INIVERSIDAD NA('I( )NAL AI.IT (iN()MA DE M ( O X 1


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,;\lA TI:('I'ICA I'AIE PR()CEJ)(MIENTOS ENI\IATI-:I


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I'NIVERSIDAD NAI 'io AL Al i'INlJMA m. MXH 'C)

3.2 NDICE DEL PROCEDIMIENTOEs la part e de l documen to cuya fi n a l id ad es re lac ionar secuen cia] m en te lo s apartado s que lo in tegra n , consu respec tiv a paginac i n para fac il i ta r su local iz ac i n .

E je m p lo :

ENC'ABE'LADO

rr. ILO os LA HOJA

APARTAIJOS

~~I s,;nU:TARA AIl\IINIS'l'ItAI'IVAlHREITIN C';NERAL DE l'f:I{SONAL~~~., =>4f6 PROCEDIMIENTOI.N.A,M, CERTIFICACIN DE (RDENES DE TRAllAJO PARALENTES Y ANTEOJOS 1,,1.l'I{()('ElllMIENT() I

NlJl


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Ejemplo:

TiTULO DI:: U\ HOJAQII

VERBO E:-: TIEMPOIr-:FI,ITIVl

SECKETAKiA AO~lI:-;I'TKATIVADIRECCI:-; GE:-:EKAL DE 1'::K 'O:-iAI.

Pf{()CEIJlMIENT()PAI;O DE (;UARDERA PAf{TICULAR

OI\JETlVO HE.L PII.ClCE/)L\U;:i T()

[Autorizur d pago de. ayuda de guardcrfa particular] al [pco.onc UnIVCf'SIl.:noque lo solic itc] [paru dar cumplumento a los Coutrctos tolecuvos de -obujovigentes (l ';\,AMS'I1 'NAM y I ~AMAAIAt 'NA.\OI

3.4 ORMAS DE OPERACI

PARA \)1 f .:

En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuacin de los participantesen la ejecucin de las tareas. A este tipo de linearnientns se les denomina normas, las cuales se dividen enreglas y polticas.Para la elaboracin de las normas de operacin de los manuales de procedimientos de la Institucin sedebern tomar en cuenta las siguientes definiciones:Regla: Es un Iineamiento de observancia obligatoria en la ejecucin de un procedimiento cuyacaracterstica principal es ser rgida en su aplicacin.Poltica: Es el marco de referencia que gua la toma de decisiones. delimitando hasta dnde se debe opuede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.

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tINIVEK.SIllAIl A('IO AL AtlTc'I, ()MA DE MEX)('o

Recomendaciones para elaborar normasDebern comprender todas las situaciones alternativas que pudieran presentarse en la ejecucin delprocedimiento,Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas por el usuario, e incluso por quienesque no estn familiarizados con el procedimiento,Se definir perfectamente la responsabilidad del personal a efecto de evitar desviaciones en la ejecuci ndel proced imiento.Se redactarn en tiempo futuro o presente, recomendndose el primero,Debern ser precisas, concisas y claras para evitar continuas consultas o interpretaciones equivocadas,En caso de que alguna norma se sujete a ordenarnientos legales se deber hacer referencia al marcojurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Circulares Y Oficios),

Para su presentacin, las normas podr n listarse de acuerdo con el tema, re a u orden de aparicin en elprocedimiento,Ejemplo:

ENCABEZA LXI

En el l:;SQ de lente, de vontacto r~lr.1 el personal administrativo. deber )ro;.cn-UD' '': ' LI certificacin 1.1.:.Se , v il io Mdicos de LI t :NAM e e '1. 77. ( o.( .. TSTt INJ\M t)i):::t)4J.

Sf:('HETAHA ADMINISTRATIVA11IHJ,;CCIN CENERAL DE I'EHSONAL

TTIII. /)f, I.A HOJA

PROCEDIMIENTOCERTlFICACIN DE RDENES DE TRABAJO PARALENTES Y ANTEOJOS

NORMAS DE Ol'ERACI61\'

l. ..)ucJ.: .m c xchudos J~ e . .;.IS prc ..': ;l :.'l'ion\ '.t< : ';.11 rcrsnn;.i I,:l..lIltr.t:.IJ\) por Honorariospor Servicios Profcrs ionalcs

1-.11..1] Hlof~.lm;cnltl de anteojos cuando el tr..h~~IJl)r univcrsario lo requierapo primera vc z. s '.J indispensable presentar W Il CS I..'ri )c i n mJi,.:'..J del ISSSTE('1. 77, (',(','1', STIINAM 1l)1.l ':? l.l4 y ('1. ~I, (',(','1', AAPAIINAM 1~)4.)~q51.

( )


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IINIVERSIlJAD NAI 'IONAL AUTNOMA DE MXII'O

BLOQUEEn una so la co lu m na se desc ri b e e l p ro ced im ien to , id en tif icando cad a activ id ad con num er ac inp rogres iva y con sangra s aqu e ll a s ac ti v id ades qu e son de excepc i n . desv ia c io nes o sub ac tiv id ad es: po rlo qu e respecta a la s un idades responsab le s d e la e je cu ci n de las ac ti v idad es. s ta s se in d ica rn en unsub t tu lo .E je m plo :

Sangra~======== ===============================================~Unid ad Respon sab leENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES

2. Verifica que los datos de la documentacin sean legible y que se anexe el Recibo de Pago porDerechos de Reposicin.2. I Si el trabajador no cuenta con el recibo correspondiente, le indica que realice el pago del

importe respectivo en la Ventanilla de Informes de: la D.G.P.

TRABAJADOR2.2 Efecta el pago en la Ventanil la de lnformes y se presenta nuevamente en la Ventanilla de

Credenciales para entregar el Reci ho de Pago por Derechos de: Reposicin.

ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDE, CIALES3. Solicita al trabajador una identi ti cac i n oficial.4. Sjlicita al trabajador verifique que: sus datos personales que apare:cen en la pantalla, estn correctos,

/Descri p c i n

POR SU PROFUNDIDADGENERALESDesc rib en de m anera resum id a la s ac ti v idades a d esa rrolla r p ara e jecu ta r un tra b a jo de te rm in ado ,in d icando a las un id ad es respon sa b le s de rea liza r lo

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Ejemp lo :PROCEDIMIE TO: REEXPEDICI()N DE CREDENCIALES AL PERSO AL U IVERSITARIO

RESPON SAB LE AC T IVIDADTRABAJADOR l. Sol icrta rcexpe:dlcin de su credencial. presentando ladocumentacin requenda.


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E CARGADO DE LA VENTANI-LLA DE CREDENCIALES

2. Revisa que la documentacin del interesado est com-pleta. correcta y que haya realizado el pago correspon-diente.

3. Captura en computadora los datos del trabajador eImprime su credencial.4. Recaba firmas de autorizacin y de conformidad del

trabajador.5, Enrnica y entrega la credencial al trabajador.

ESPECIFcosDescriben en fo rm a detallada cad ,t una li las actividades que S realizan para la ejecucin de un tra b a jod e te rm in ado . in d i 'and o las un idades r ~p () n sah ls li ll ev a r las a ca ho .E jem p lo :

PROCEDIMIENTO: REEXPEDICiN DE CREDENCIALES AL PERSONAL UNIVERSITARIORESPON SABLE AC TIVIDAD

TRABAJADOR l. Entrega la documentacin necesaria p


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I '1'IVERSILlA[J NA( 'IONAL Al 'TON( >MA />E M~:XI('(>

4. I En caso qU l trabajador no cuente con unaIdentificacin, le solrcita firm en el rVa~() de lafotocopia del Taln de Pago.

5. Accesa al IHllgrama de Credenciales y l ige en lmen la opClon de reexpedicin.

6. Teclea l R.F. C. dd trabajador y espera a qUe lsistema realice I()~ procedimientos internos corrspon-dientes.6. l Si el


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',l 1[,':-'1 .\ , k . 1_', U-'l()RACI()' DE MANIIAU.'> II: HI,,'U)IMIE;\T()S

3.5.2 LINEAMIENTOS PARA LA REDACCI. PRESENTACIN DE LASNARRATIV AS DE PROCEDI1\lIENTOSA) Cada ac tiv id ad deber comenzar con un verbo conjugudo en te rcera persona del s ingula r en tiempoprese n te Cuando se redac ten ac tiv idades que no fo rm an part e de la secuenc ia prin c ip a l de lproced im ien to y que se pueden referir a cpc lllncs, desviaciones () sub ac ti v idades. se u t il iz. arn t rm in o sco nd ic io na les tales CO l1(): Si ,Cuandp ,En caso .

Verbo en ter cera persona de l s in gu la r en tiempop rese n teRE SPONSAB LE ACTIVfDAD

EN CARGADO DE U\ VENTANIl .LA DECREDE 'CIALE S

4. ISolicita I al trabajador una identi ficacin oficial,con fotografa y firma, veri ficando que corres-ronda a ste.4. I f En caso I LJue el trabajador no cuente conun- identificacin, le solicua que firme en

el re\ er so de la totocopia del Taln tic:LB L: re dacc i n de cada ac tiv id ad lkhe',j ~c:r e l.u a , conc is ) prec is a : responder s iempre a las preguntas:Qu, Cm o y/o Con qu se rea liza una ac tiv id ad? Si e l ti po cie activ idad lo am eri ta . se rec om iend apregun tar se : A qu in se cana l iz. : e l asun to 1) traba jo? y Par,t qu ' )

Ej em plo :

RESPON S . B LE AC TIVfDADE.NCARGADO DE LA VENTANI-LLA DE CREDENCIALES

/Con qu \Cm o

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r : :-IlVEI


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(d 1.'\ n 111\ I',,\K'\ lA 1,IAI\(II0\('I


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UNIVEK\IIJAIl :-:,\(I()NAL.AI T()N()~tA DI: ,'v1I:XI,'()

1) A l desc r ih ir la s ac ti v id ades d un pro ced im ien to , S ano ta ra e l nom b re comp leto de la un idad re sponsab lecuando haga su pri m era apur ic in en el m ismo: p l ist erio rm enre ~e pnd r util izar un nombre ms curtoNombre completo dcl puesto(Pr im era aparic i n -n el procedimiento)

RE SPONSA BLEEN CARGADO DE LA VENTANILLA DECREDENCIA LE S

ACT IV IDAD2. Verifica qU los dalos de la documentacin ~ean legihles

TRABAJADOR 3. Efecta el pago en la Ventanilla de ln tor mes ...

ENCARGADO DE LA VENTANILLAt 4. Archiva temporahnente el Recibo de Pago por Dere-chos de Rep ' )s i..::i ')1 1 .

j Cu.uulo una ac ti v idad im pliq ue la ut il iza ci n d alg n furm .uo . ' ste h \ga su prim era ap. u ic i n n e lproced im ien to , se d eb er ano ta r su nom b re completo enn e comillas En e l c \sn ,l e con-.ide ra rse necexar io,e ano ta r la pa labra Anexo e incluirl ll e l apar tado correspond ien te con xu rcxpec t iv .: lnstructivo dellenado .' Adem s se deb er hacer refe renc ia a las copias . tr;yectoria de su tr .u n it e y cles t in n final .Si e l nombre del tnrr nato eS extenso. se recomienda u ti l iza r .rn re v i. uu ru s. in iL 'iaks 1) un nombresimp lific ado , ClIyll tlS() dehed l c lM t1 's e en 1 ,1 prim era up arici n dd to rm a t.: dClllJ'\l del proced im ien t l.

Ejemplo:

RESPONSABLEREA DE RECEPCI DE M OVIMIEI -TOS DE LA DIRECCIN GENERAL DEPER SONAL

ACTIVIDADl. Recibe de la-, depe-ndencras:

Las Formus (Jnicas (f. U '.~) dd personal ac adrn i-co. (Anexo 3).Relacin de Envo en ori~inal y copia .(Anexo 2).Docum en ta ci n soport.Drskette (de xe.r el caso).

2. Vcrit..::a las IF'I\J, 'si recihida-,re la ci n anexa. con las anotadas


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(;UfA TcNICA f'AkA LA f:LA110I{AnN OE: ,II\ANlIALl:.S DE: ')('EOIMlENT()S

K) A con tin u ac i n se m uestra cm o redac ta r c ier ta s ac ti v idades e spec fi ca s , e jemp l i fic ando e l o rd en enqu e se deb e ano ta r cad a e lemen to com ponen te de l enunc iado .- Cuando se env a , tu rn a IIent r ega documentacin:Eje m plo :

RESPONS LEREVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOSACADMICOS

Verb o d e acc i n Recepto r, ACTIVIDAD \

3. [Entrega] al [Jefe del Departamento de MovimientosAcadmicos] [para su autorizacin] la [siguiente docu-mentacin] :

/:- Forma nica (original).- Acta de nacimiento (fotocopia).- Comprobante de estudios (fotocopia).

- Cuando se reg is tran da to s en una fo rm a:E jempl o :

RESPONS LEREVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOSACADMICOS

/Nom b re d e lo s docum en tos

Verbo\ orn b re d e l d a toase n tado Nom b re de la fo rm au do cum en to\ \ ACTIVIDAD \

4. [Anota] el [numero de plaza] en la [Forma nica],con base en el [c'?,ntrol de plazas].

- Cuando se o rclenan docum en to s:E je m plo :

/Fuen te d e consu lt a (c u ando sea e l caso )

RESPONS LE

Verb o Ordenam ie n to O m odo de clas if icaci n

REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOSACADMICOS\ \ ACTIVIDAD _

1. [Clasifica] por [lotesj las [F7nas Unicas].

Nomb re d e l d ocu~en tll que se c la s ifica- Cuando se in tegra la documentacin en un paquete .Ejem plo :

V erb o Nom b re de l documento.que se anex aRESPONS LE

REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOSACADMlCOS

\ ACTIVIDAD \7. [Anexa] el [original de la Forma Unica ] a la [primeracopia del Aviso de Inscripciny al Seguro de Vida ].

INom b re d e l d ocumen to a l que se an ex a19


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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXIl'()

L) A cont inuaci n se p re sen tan a lgunos d e lo s ve rb os comnm en te ut i liz ados en la desc ri pci n narr a ti vade p rO l.:e J imiento s.LLENAR: Cuando se ano tan lo s d ato s requ eri dos po r una fo rm a im pre sa .

E je m p lo : Llen a la So li c it ud de Fo tocop iado .REQUISIT AR: Cuando se ano tan d ato s requ e r idos en una form a im presa y se anex a la documentacinrequ e rid a pa ra e l tr m it e .

E je m p lo : Req uisit a la Fo rm a nica para su env o a la Direc ci n Genera l de Pe rso na l.ELABORAR: Cuando se gene ra un docum en to (i n fo rm e , o fic io , mernorando , ca rt a , etctera.)

ENVIAR:

E je mpl o : Elab o ra m ensualm en te un in fo rm e de las acti v idades rea li za das po r eldepa rt am en to .Cuando la acti v idad im p li ca el tr a s l ado de docum en tos () m ate ri a le s a o tra rea .

Eje m plo : Env a a la Un idad Adm in is tr a ti va la fo rm a Avisos d e A lt a .ENTREGAR: Cuando lo s docum en tos se p ropo rc io nan d irectam en te a o tra p ersona o in stanc ia .

TURNAR:Eje m plo : En tr ega al m ensajero d e la dependencia la cop ia nm . 8 de la F.U .

Cuando los docum en to s se p ropo rc ion an a o tr a in s tanc ia den tro de la m ism a rea.Eje m plo : Turna al su perv iso r, pa ra su au to ri za c i n, la s igu ien te docum en ta c i n : Fo rm an ica (o ri gin al), Acta d e Nac im ie n to (f o tocop ia) y Com pro b an te de Estu d io s(f o to cop ia ) .

O tro s ve rb os que se pued en u ti li za r son los s iguien tes:

Actu al iz arAnali za rAnexa rAno tarAprob a rA rch iva rAsign arAu to ri za rCancelarC las ific arCom pararCom plem en ta rCom prob a rConfi rm arConfrontarCont ro lar

20

CoordinarCo rre girCotejarDestr u irDete rmin arDevo lve rDistribuirDisearEjecuta rEm itirEva lu arExped irFi rmarFoto cop iarGraf i carIm plantar

In co rpo ra rIndicarIn fo rm arlnstru rn en ta rIn vestigarOb tenerPrepa rarPresen tarProcesarProduc irPrograma rPr opo rcionarRecab a rRec ib irRecopila rRegis t rar

Remi t irR ev isa rSell a rSepa ra rSo l icitarS u perv isa rT ra m it arVal ida rVeri ficar


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(;\liA T('NI


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II 'IVERSIDAD NACIONAL AtlT OMA [lE MExW()

SIMBOLO NOMBRE DESCRI PCI ON

oo

- - - [

DEC I S I ON

CONE C TO R

CONECTOR DE P AG I N A

ARCH I VO T E ~P ORA L

ARC HI V O DE F I NI T I VO

DOCU~ENT O

NOT A

I n d i c a l a s o p c i o n e s q u e s e p u e d e n s e g u i r e nc a s o d e q u e s e a n e c e s a r i o t o ma r c a mi n o s a l t e r -n a t i v o s .

Me d i a n t e e s t e s mb o l o s e p u e d e n u n i r d e n t r od e l a mi s ma h o j a . d o s o m s a c t i v i d a d e s s e p a -r a d a s f s i c a me n t e e n e l d i a g r a ma .

S i mi l a r a l s i g n i f i c a d o d e l s mb o l o a n t e r i o r .s l o q u e s t e s e e mp l e a c u a n d o l a s a c t i v i d a d e sq u e d a n s e p a r a d a s e n d i f e r e n t e s h o j a s .

I n d i c a q u e s e g u a r d a u n d o c u me n t o d u r a n t e u np e r o d o d e t e r mi n a d o .

I n d i c a q u e s e g u a r d a u n d o c u me n t o p e r ma n e n t e -me n t e .

R e p r e s e n t a u n d o c u me n t o . f o r ma t o o c u a l q u i e re s c r i t o q u e s e r e c i b e . e l a b o r a o e n v a .

S e u t i I i z a p a r a i n d i c a r c o m e n t a r i o s o a c l a r a c i o -n e s a d i c i o n a l e s a u n a a c t i v i d a d y se p u e d e c o n e c -t a r a c u a l q u i e r s mb o l o d e l d i a g r a ma e n e l l u g a rd o n d e l a a n o t a c i n s e a s i g n i f i c a t i v a .De n t r o d e s t e s mb o l o s e p u e d e i n f o r ma r :- E l n o mb r e d e l p r o c e d i mi e n t o q u e a n t e c e d e a l

q u e s e d e s c r i b e . s t o c u a n d o e l p r o c e d i mi e n t os e h a d i v i d i d o e n v a r i o s .

- T i e mp o n e c e s ? r i o p a r a r e a l i z a r c i e r t a s a c t i -v i d a d e s .

- l.a s a d i v i d a d e s g e n r i c a s r e a l i zada sp o r u n a i n s t a n c i a q u e e s po r d i c a me n t e i n t e r -v e n g a en e l p r o c e d i mi e n t o .


28/81

(illfA 1'I':OII< AAftA LI\ ELf\I\OKAn()N DE MANIIALES DE 'K()(,I:I>lMIENTOS

SIMBOLO NOMBRE DESCRI PCI ON

( * )

1 . j+- - - - - - ,I II I,. - . . - -

D O T E X T O

L I NE A S DE DI RE CC I ON

P UE NT E E NT RE L I NE AS DEF L UJ O

DOCUME NT O OP CI ONAL

DOCUNE NT O DE S T R UI D O

T I E MP O O I NT ERCONE X I ON

C o n e c t a s i mb o l o s , s e a l a n d o l a s e c u e n c i a e n q u ed e b e n r ea l i z a r s e l a s a c t i v i d a de s .

C u a n d o e n e l d i s e o d e l d i a g r a ma e x i s t e l an e c e s i d a d d e p a s a r u n a I i n e a d e f l u j o s o b r eo t r a y a e x i s t e n t e .

R e p r e s e n t a u n d o c u me n t o q u e d e n t r o d e l p r o -c e d mi e n t o p u e d e o n o e l a b o r a r s e , r e q u e r i r s eo u t i I i z a r s e . ( 1+ )

I n d i c a l a d e s t r u c c i n o e l i mi n a c i n d e u n d o -c um e n t o . p o r n o s e r n e c e s a r i o .

( 1 + )

L a p s o q u e t a r d a u n a t e r c e r a i n s t a n c i a p a r a r e a -I i z a r a l g u n a a c t i v i d a d n o r e l a c i o n a d a c o n l au n i d a d r e s p o n s a b l e e n c u e s t i o n o T r a b a j a d o r . o t r a d e p e n d e n c i a . e t c t e r a . A d i -c i o n a l me n t e p u e d e u t i I i z a r s e p a r a r e p r e s e n t a rl a c o n e x i n c o n o t r o p r o c e d i mi e nt o . ( * )

*1 Simbol ogfa no perteneci ente a l a ANSIAMERI CAN NATI ONAL STANDART I NSTI TUTE

3.6.2 CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO{ Vert ical {orizontal Blll quePor su pre sent ac i n Tabular () Por su pro fu nd idadColurnnar Detal le23


29/81

UNIVERSIDAD NAnONAL AUTNOMA DE MXH'O

POR SU PRESENT ACIONVERTICALMuestra en u rden de a rr ib a h acia ab ajo la secuenc ia d e la s ac tiv idades de l p roced im ien to , indicando atr avs d e sm b o lo s de in ic io o trm ino a lo s respons ab l es d e e jecu ta r la s d ive rsa s ac t iv idades .Ejem plo :

PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO

SOL ICn A. LAREE XPEDICIONDE CRE DE NCIALEN LA VENTA -HILlA DE LAD.G.P.

2.1

e . I

~

A FIRMA LE DA.. - tAR ACTE R DEIDOHtFICACJON

24

..,ERIFle . QuElOS [lATOSSEAN LEGI8LESy SE ANEXE ElRECIBO rOADERECHOS OEII:Er051(10H

~

E8E CORRESPONDERTAlON DE PAGO ---- A LA ULTH4A OUIN-VIGENTE CEN.... DE PAGO- - ,REe leo PORDERECHOS DE IREPOS le ION 01. .PIDE AL fRA-e.uAOOR REA-LICE EL PAGOEN LA VENT A-NILL A DE IN-FORMES.

AR CHIVA REC I-BO PARA EFEC-TOS DE CON-TROL DE IN -GRESOS.

RECIBO POR DE f------,RE CHOS DERE 051(ION o

SOLICITA ALTRA.eA.JAOOR~--~ UfrriA IOEH1IFI-CACION,VERIFTCANOO QU ECORRESPONDA ,A ESTE. IIDE NTIFICA IICTO N r: :,- -

selle lT A Al1 RA8AJADORF lRNE EN ElREVERSO DElTALON DEPAGO .

SI TALO N DE PAGO1-------1 VIGENTE F

ACCESA ALSISTENA CRE-DENCIALES E-L IGI ENDO lAoecros DE RE-EXPE DICIOH .

TEC LEA El RFCDEL TR AB AJA -DOR PARA VE-R1FICAR SIESTA VIGENTE.

RECHAZA ELTRANJH Y DE-VUELVE LA oo-cuwnn AC IONAl TRA8AJAOOR

. . . . . 1 OENT IF ICAe IONI - , J,-_ . ..

e , I


30/81

HORIZONTAL

( ;UfA TCNICA PARA U\ ElABORACIN DE MANUALES DE f'IlCACIONVERIFIORESOS. CANDO QUECORRESPONDA ESTE .

VER IF1 CA QUElOS OArOSSEA.N LEG lBLESI-----i>y SE A.NEXE ElRECIBO POROERECHO i DEREPOSle < J f t r j , .lAL ON DE PAOO ~EBE C ORA ES PONOE RVIGENT E ._--- A LA ULT U4 QUIN-CENA DE P,O.I REe 180 PORDERECHOS DfI REPOS1CI~N_ 01


31/81


32/81

(;{IA T(;('NWA AlZA lA 1:1.i\I OIZA(,I()N DE MANI.IALE~ I.>EI'{()('EDIMIENT()S

POR SU PROFUNDIDADDE BLOQUELas actividades del procedimiento se presentan en trminos generales: este tipo de diagrama es de granutil idad , en presentaciones que se real izan ante autoridades superiores () para dar entrada a d iagramasen detalle subsecuentes.Ejemplo:

PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO

T R J D OR D I R E C C I O N G E N E R L D E P E R S ON LE N C R G DO D E L V E N T N I L L D E C R E DE N C I L E S

I NI CI O REVI SA OUE LADOCUI >4ENTACI ONESTE CO PLE -,----H TA, CORRECTAY SE HAYAEF ECTUADO ELPAGO CORRES -PONDI ENTE ,OL I CI TA ENLA VENTANI LLADE CREDENCI A-LES LA REEX -PEDI C I ON DE 1--------------su CREDENCI ALPRESENTANDOLA DOCU ENTA-CI ON REOUERI -RI DA------' CAPT URA EN LACOtlPU TAOO RALOS DATOS DELTRABAJ ADOR EI I I PRI l >4eSU -CREDENCI AL ,RECABA F I RMADE AUTORl ZA-CI ON y DECONFORMI DADDEL TRABAJ A-DOR,

ENl j l CA y EN-TREGA LACREDENCI AL ALTRABAJ ADOR,

f I N

4


33/81

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXWO

DE DETALLECada una de la s ac tiv id ades de l p roced im ien to se d esc ri b en en fo rm a minuc iosa en ra z n de l gr ado dein fo rm acin requer ida y en algu n as ocasiones pod r ll ega r a n ive l d e o p era ci n.E jemplo :

PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO

T R A B A J A D o R DI R ECC I ON GE NE RAL DE P E RS ONA LE NCARG ADO DE L A VE NT AN I L L A DE CRE DE NC I AL E S

2. 1

{DEBE CORRES PONDER

A LA ULT I MA QUI N-CENA DE PAGO.,

NO

VER I F I CA QUELOS DATOSPRE SENTA EN SEAN LE GI BLE SLA VENTANI LL A ....--------------HY SE ANEXE ELDE LA D. G. P . RECI BO PORTALON DE PAGO DERE CHOS DEY SOL I CI TA REP OSI C I ONREEXPEDI CI ONDE CREDENC I ALPOR DE IRECHOS DE RE-IPOSI CI ON _ _ 01/

PI DE AL TRA-BAJ ADOR RE A-}-------I~ L I CE EL PAGOEN LA VENTA -NI L LA DE I N-FORMES .

Nota: Auditor a Int ern a de la Ins titucin. rec om iend a la uti lizacin de es te t ipo de di ag rama.28

REALI ZA EL PAGO y PRE SE NTAEL REC I BO DEPAGO ANTE LAVENTANI LLA DELA D. G. P.

ARCHI VA RECI -BO PARA EFEC-TOS DE CON-TROL DE I N-GRESOS.

SOL I C I TA ALTRABAJ ADORUNA I DENTl F 1-CACl ON. VERI -F I CANDO QUECORRESPONDAA ESTE .I DENTl F I CAC I ONI I'~


34/81

(;liA T('NWA f'AKA LA ELAB()KAClN Oe MANUALES [le I'R()CEIJIMleNTm

3.6.3 LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIN REDACCIN DEDIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOSPRE SE NT AC IN

La diagram ac i n de los procedimientos deber comenzar en la parte superior izquierda de la hoja,

La numeracin que indique la unin de los conectores deberser igual, es decir que el nmero del corrector del cual sedesprende la actividad ser igual al nmero de conector de laactividad donde se une,

Cuando se diagrame en forma tabular sedebern dibujar los smbolos en el centro decada columna con el fin de lograr una ade-cuada distribucin de los mismos, pero si enla sucesin de los smbolos se presenta el dedecisin, se sugiere ubicar a la izquierdalos smbolos para dar espacio a las activida-des que se derivan de la decisin.

x n x x x x x x x u x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

SI.SOlOS CENT lt.AOOS EN LA COlUNNA SINB OlO S U&ICADOS A L .. IZQUI ERDA DE LA CO LUMNA

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

29


35/81

UNIVERSIDAD NAClUNAL AIITNOMA DE MD:W()

La letra que indique launin de los conecto-res de pgina deberser igual, es decir quela letra del conectar delcual se desprende laactividad, ser igual ala letra del conector dela actividad donde seune.

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x xy , . ~

(~IPAGI NA 2

Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en unslo smbolo de documento , la letra O de original, un gu i n (que significahasta ) y el nmero de copias del documento.

PAGI NA 1

0 7

Cuando se desee indicar cierto nmero de copias de un documento, se anotarel nmero de cada una de ellas separadas por una coma.

- Tambin podrn realizarse combinaciones de la distribucin de documentos antescitados.

1 5 7

1- 5 7- 9

Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante lneas rectas y continuas,evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos.

30


36/81

(;tlfA Tt 'NI( 'A I'ARA LA ELAU( lRA('[N DE MANUALES DE 1 ' f {I IC E I J IM I E N T O S

Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcinde una actividad, stas se debern sealar mediante una solalnea en la parte superior del smbolo, evitando sealamientosde entrada por debajo del sfrnbulo ,

Las lneas de salida se iniciarn en la parte inferior delsmholo, nunca en l lado superior.

Ocasionalmente, por motivos prcticos u de espacio en lashojas, se podrn utilizar los extremos derecho e izquierdo delos smbolos para sealar la entrada u salida del flujo delprocedimiento.

L IN fA S D E E N 'R A D A

II K OIIIII.EC TO ,o~UCtO= Q L-.., - - - - .o

l I N E A S D E S A L ID A

CO UEctoN COllUCT O

yl I N f A S e e f i lT R A D A T S A L ID A P O R lO S C O S T A D O S

([NIJtAtW .)

31


37/81

UNIVERSIDAD NAClONALAlITNOMA DE MJ:.xln)

L IN fA S D E S A L ID A S IA J lT I P l f S

El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de saliday la lfnea de entrada se ubicar en la parte superior delsfrnbolo.

Es conveniente que los smbolos mantenganuniformidad en su tamao.

3 2

S U E lD O PA R C IA L{SALIDA}

IE 'IV.llAJ

(e t.' S U E LDO TO T A L L~L IC E N C IA

E S ?

(SAL lOA

S IN S U E L O O(SAl lOA)

C{ J~E C10

o


38/81

REDACCiNCada diagrama deber contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que sedescribe.Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, debernquedar claramente indicadas en el diagrama.UIS actividades a desarrollar. debern expresarse en forma breve. precisa y con el smbulo correspon-diente.La redaccin de cada actividad deber comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado entercera persona del singular.Cada actividad se numerar en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia indicada en ladescripcin narrativa.Dentru del smbolo de documento se deber indicar el numbre del formato, documento, reporte etc.Si el nombre del documento es muy extenso, slo la primera ocasin que se mencione se describircompleto y en lo sucesivo se podr abreviar o anotar las iniciales.Cuando se desconozca el nmero u orden de la copia del documento que se est manejando, sta sepodr indicar con la letra C , en caso de que se identifique la copia del documento por su color, seindicar el color correspondiente.Cuando en el desarrollo de una actividad se mencione listados impresos por computadora, deberutilizarse el smbolo de documento y cada uno de ellos tendr que identificarse con nmeros arbigusprecedidos de la letra T de tantos. Ejemplo: 2 T

3.7 ANEXOSEn este apartado se deben incluir las formas. instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucinde un procedimiento.

DEFINICIONESForma O formato: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco paraser llenados con informacin variable. ~

2M . Duhutt Kmuss Los Manuales de Procedimientos en la s Oficinas Phficus . FCA~UNAM,1990.3 3


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UNIVER.')llJAD NAClONAI,AUT()N(lMA DE M~Xj('O

Machote:

Ejemplo:

Instructivo de llenado:

Es un escrito que se utiliza como modelo, representa las caractersticas para laestructuracin y contenido (datos tij.rs y variables de un documento) y constituyela base para la elaboracin de cierto tipo de escritos,

DlkEl'TOk (il:NEkAL LJ E PEI


40/81

lil lA T :.n'WA I'AKA lA 1:l.A.IlkA':,,/ DI::.MA~\JALLS UE K{)('EOIMJENTOS

3.7.1 ELABORACIN DE LOS INSTRUCTIVOS DE LLE ADOTodo formato deber contar con su correspondiente instructivo de llenado, Para su elaboracin, se podroptar por cualquiera de las siguientes tcnicas:

A Instructivo con explicacin directa,B Instructivo con expl icacirin separada del formato modelo.C Instructivo con explicacin al reverso del formato.

A continuacin se describen cada una de ellas:

A INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN DIRECTAEsta tcnica consiste en obtener una fotocopia en reduccin del formato, la cual se pega en el centro deuna hoja y en los extremos, fuera del formato, se explica cuales son los datos se deben de anotar en cadaespacio vacio.Para identificar con facilidad las instrucciones que se dan a cada concepto se trazar una lnea que unael espacio que deber ser llenado con su correspondiente instruccin.

35


41/81

UNIVEKSILlAI) NAtIONAI. Aln'l'lNt )MA I)E MI'~lt 't)

Ejemplo:~~~.N.A.M.No ud,,;r 3rev; tuno.~.En ,at~o de: ser mujer.fl lolllr nombre ti e: .~oll.:

m.lo~ en I n IINAM.NUlIlhr.unienlO quetiene en la .IcpcJ\tknd:oen In que: 1;,I He mnyormlmero de horus ,

Completo y no induirabrevinturns ,Da. mc.~y no en 1 u n . . . . . . . , . . . . ~ . : . '~'M' _ ~ '


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B) INSTRUCTIVO CON EXPLICACiN SEPARADA DEL FORMATO MODELOPara el diseo de este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un nmero a cada unode los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en blanco se realizar la explicacinde cmo llenar cada espacio, siempre relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmeruque se asign al formato modelo. bajo la leyenda REFERENCIA y DEBE ANOTARSE .Ejemplo;

UNIU[flSIO,'O NACIONAL AUTONOMA DE M(XICOO,MECCON GENERAL DE P(RSONAL

SOUCITUD DE REGISTRO Al PAGO DE GUAROERIA PARnCULAR

OATOS OH SOliCITANTE

00 ._11r no.Ul c>Oto

..el. ,>1 0-0'0 _ ., c _ , ', , 0;. ~ . H~ oO.__ . a . .> A . ~ __ '''''' _CCOt_. .,,.,.,. .(M>( ''''' u., .'(AA_e-':O ''' ,,. C.,., .. _, 'Jf/ 'u r . o ,,.cJ


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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MD:ICO

Ejemplo de instructivo con explicacin separada al formato:

38

U.N.A.M.

RDEllENCIA

2

4,7

91 0

SECRETARfA ADMIN1~TRATIVADIREC('JN CENERAL DE: PERSONAL

PROCEDIMIENTOPAGO DE GUARDERtA PARTICULAR

[Ni)TRUCTrvo DE ~AnO DEl... FORMATOSOUCITIJD DE PAGO OE GUARDElA PARllCUI..A.R.

DEBE ANOT AR.SEOependenciA y .ubdependmcia donde recibe .u PDBo.Nmero de expedj~te uiglUldo DItnblljlldor por IDIXiI' (ver Formes (lnicu.No di indillpeMtlble lIe1Ul f elite eA p .c io ).No incluir obreviatunu. En caso de ser mujer. MOlar nombre de 'Qllcl1lo.Incluir el indi.ado en el Taln de I'DgO.En el que ectuahnente vive el tr.lblljlldor.En la que rc.:ibc su pago .Nombramiento que tiene en 1 :1 dcpcndeIM:wen 1 :. que labore mayor numero deho~.

Nmero de a08 Inborcdos en t a UNAM.Nmero de hor.l8 que labor, et trabajedcr a la semana en 1: . UNAM.NlnefOCldn...:odondc s.: puede lec.iLllrIlllt llblljodor.


44/81

Nota:

(;UIA Tt~'NWA I'AKA LA ELAbORACIN l>E MANUALL'i OE I'WHCEUIMlENToS

Cl INSTRUCTIVO CON EXPLICACION AL REVERSO DEL FORMATO.Existen formatos que desde que fueron diseados o reirnpresos se determin incluir el instructivo dellenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato seanclaras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.

ANVERSO

\,NV{MIDI\O .CIOfote lJIIIyOE I'ROCEI>IMIENTOS

FE1procedi-mientos modificados r.:gi~trindo~c con 13 clave

EXPUCACN DELA MOOlFlCA-CJN

FECHA oa A(',HIAUZAl'tJN

FECHA VE VI-GENCIA (UfA,MES y AO)

43


49/81

lINIVERSIIJAIJ NAI'IONALAlITN(IMA DE MfJW'O

4.5 INTRODUCCIN DEL MANUALIncluir una introduccin en el manual sirve para presentar al lector:

Las funciones de la dependencia () rea responsable.La importancia de contar con un manual de procedimientos.El propsito que se pretende alcanzar a travs de l.A quines est dirigido (usuarios).Los temas o apartados que lo integran.Las recomendaciones sobre el uso y consulta del manual.Finalmente, la introduccin debe incluir un corolario a manera de conclusin.

Ejemplo:

ENIABEZAUO

l 'OO\ 'r;orme 111


50/81

l;'f1A TE('NICA I'AAA LA ELAUOKAClN L J E MANUALES UE 1'~(K'ELJIMlENT(l~

4.6 OBJETIVO DEL MANUALEl objetivu deber especificar claramente los resultados que se pretenden alcanzar al contar con el Manualde procedimientos de la dependencia.Lo s linearnientos para s u redaccin y presentacin so n :

I n i c i a r c o n UI1 v erb o en t iem po infinitivoEspecificar con. claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado el manual.Evitar el uso de adjetivos calificativos.No subrayar conceptos.Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones.Ejemplo:

QlJ

r

~Sf.CI(ETARi,\ AI)~UNI~nKATlvADIRECCiN GENEItAL O[ I'ERSON..

~~~~BEZAlxI ~ - _ r . s MANUAL lE PROCEIlIMIENTUSU,N,A.M. EN MATERIA lE AIlMINISTRACI()N lE PEIlSONAL' -

OE W. uUJETIVO DEL MANUAL~tAvsc u-y (~ENTR.A,

IE.toblccer IOII linenmientos y dillpoliciolll:ll nortnmivas en materin de >dmini~,trIIci61\ de kcunoa HWTlll.no~ efecto de rgular.su aplicacinl y vigilar AU I AOb lC'...une.. ependenciWl univerMitorbHI.

Ql I

ENA

T iT UL OHOJAlAS00)

RA Qt.llNES

PARA

45


51/81

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA UE MDcWc)

4.7 PROCEDIMIENTOSEste apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamenteelaborados, ya sea por rea de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo.Los lineamientos para la integracin y presentacin de procedimientos se estipulan en los apartados 1Ily IV correspondientes de esta Gura.

Ejemplo:

, .IIIIIIIIIIIII

....._ _ ..IIIII: P ROC E DI NI E NT OIIIIII~ . _ _ _ ..

46

, SEPARA DO R............................. 1 AN EXO S

1 DIA GRAMA DE FLUJOI DEseR IPe IO N NA RRAT IVAE DI NI E NT O. N I NORMAS DE OPERA eIONI OB JET IVO DEL PR OC EDIMIEN TO1 IN DI CEI CARATUlA---------------- SE PARADO R- - - - - - - - - - - - - - - 1 ANE XOSI DIA GR AM A DE FL UJOI DEseRIPeION NARRATIVA

I I NO RWAS DE OPERAC IONI OBJ ETIVO De l PR OCEDHIENTO1 1-INOI eEI -CAR AT Ul ASEP ARAO OR 1-

1- -

P ROC


52/81

4.8 GLOSARIO

(itllA TECNWA I'ARA lA ElAliOIU\1-:ERSONAL

MANUAL t>E PROCEntMtENTOSEN MATERIA t>E At>MINI,TRAClN t>E PERSONAL

GLOSARIO _-------------+TTIW OEA HOJA \MA-YSC'IIW\S y ('Ef\TRAl>o)ORDEN PORGRlIPOSALFA- + ~. ABETlI'OS .-UEFINU'INC 'LARA.( '01'0~ CRETA Y f'oRRECTAE. ufulefi y .~u':.:HivlL' que ,...--

IKIn .:j'::UlKJ.1I por U1\l Wlitlad re>lllions:.bk par . 1: .r.:.:oti:ta.::t6n d un trabajo dercnninado

I /lVOAOVCllVt;TERMINUS /' A[XjlllSlt '[lN

TUlIOOI1_ decdlOfi y bi,.,nex de un:. .:mpfa


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I INIVERSIVAU NACIONAL AUTNOMA UE M80:ICO

4.9 PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUALEs la ltima hoja, en la que se relacionan los nombres, puesto y el papel desempeado por cada una delas personas que intervienen en la e lab o raci n u actualizacin del manual de procedimientos de 1 depen-dencia.

~~~U.N.A.M

SECRETARiA ADMINISTRATIVAI>IRECCIN CENERAl DE PERSONAL

MANUAL HE PROCEflIMIENTOSEN MATERIA l>E ADMINI~TRACIN l>E PERSONAL

l'ARlll.1I'ANTES EN LA ELAbORACIN DEL MANUAL OE I'IWEDIMJENTuS

AUTORlZ Lic ..Dnecror .

COORDIN LA.Subdrrector ..

REVIS Le..

EUJ j OR

MECANOGRAFI

48


54/81

;\JIA TECNWA l'AItA L A . l:lAHkAnN UE MANUALE'i VE 1'1{r io de AlunlO& Ac:.d tm iLic. Fem=do Serr-.mo M ipll6nA~do(;.e,~r 1

ESClIELA VE E$T1IVIOS PROFE.')IONALE.') ..Lie.OirutorLl


55/81

IrNIVER'ifl)Al) NACIONAL AUTNUMA OE M8Al) NACIO;'llALAln-NOMA Ot; ,\I,XICO_. _ Al... _. --~l~SE.(lCt;-AKIA AH~1I1'o1STlC.An'A _ '. _ ._ ~ _. _.

IIIKt;.',01'l' ':~:N~:lotALllEl':J(MlNAI._. _1_' - ~ - = = . _ _ . _ . _ .. I 2. 5oI . 4.i 4.5I

~--- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -~. - - .I Il - - - - - - - - - - - - - - - -~21~5~m~ ~I-50

~INULHE 1'}{O


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57/81

UNIVERSIDAU NACIONAL AUTNOMA VE Mf:xWO

C) Cartulas de los Procedimientos.

e~~~a:~rio ~~~~~ -f-.--'-1=':>

. _ -. -' l/.N.A.M. II .. I- - 1 \ 5 0 - :: 5cmI

Ejemplo:

52

I .-_._. e euI ~~~~

19. 5 e m r

S~CRETARA AD NISTRATIVA __ . . __ .DIRECCiN GENERAL DE I'ERSONAL __ . __ . __ .

MANUAL DE PROCEDlMIENTUSEN MATERIA DE ALlMI ISTRACI(N LlE PERSUNAL

,

M(JVIMIE~~rOSATRAVF..5 UE FORMA NICA = = = - - - = = : : =

Abnl de 1'#93 ---- -t.,L------------------------t--~- ..p54.5~ -- - - - - - - - - - - - -~21~~5~~m~-- - - - - - - - - - - - - - -~~


58/81

D) ndice,Ejemplo:

lillA TECNWA 'ARA LA 1;IAUOkAClN OE MANIfAIES OE l'k()t'I~I)IMII;NT{)~

-+---\--;---

Objetivo, Normas de Operacin y Descripcin Narrativa de los Procedimientos.

~5.5 c m .

_ ,- 5 . 0 : , - : - - - +2.5

E-:._ I I J N j g ~ ~ : ; . . , I- . , I

f I,,,,,...,,-z: ~=====================1l O c t k . r s tr-U.N A M

SECRt..-rARA ADMINI~-rRATIVA . .DUU::CClN CENERAL m: F.RSONAI. . .

I'ROCEDIMIENT()REEXI'EI>ICIN DE CREDENCIALESAL PERSONAL UNIVERSITARIO-4---- ~========================~

3.04.0

vc,ir . 'lI' Iot .htOlldie .le.;'ldi~ '1 ruli ,,1

ratO del iH lpo , , . pc;... 1iv o l:I V(rluuti ~ de Inform .:.a de la 1l.t.;.P.

lR .AJ .UOIt2.2 Ef.u. ,,1 PUl O la V,.o.niIlQde Info' '5 r I'r.o$Cnlllma:.varncme en I~ Vm~niJIa de CrWc....os pQ r\I. ':Rlt'Cpr ,,1 'Kt:


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UNIVERSIDAD NAClUNALAtfTINOMA lE M8W(I

El Diagramas de Flujo de lo, Procedimientos.

2.0 c~l. . _PROCEDIMIENTO REEXPEOICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO01R[C(JON GEN ERA L DE PE RSONM

E IK A R G A D O D E L A V E N T A N Il lA D E C R E O E N n A l E ' i

Ejemplo:

T R A B A JA D O R

f------------------------------, = 1 5 cm .-tot

, ,

\1[111 le.. QUElOS OUOSr:E~~=~:...ll~: 1- '- - + 1 ~ [ ~ ~ ~~~~l~~ce l D.O,'. IIECIIIO '011''''lON O( ,...00 OlIfCltOS 1)(., SOlIC' II['OSICIDIIII[U,.[DICIOll()[ ell[()CNe ''''L I HOM LI[ ''''GO

\110(111( F 1

En el caso de diagramas de tlujo extensos los cuales no Se deseen presentar en hojas por separado.se recomienda im p rimi r los en hojas amplias y efectuar dobleces hasta igualar tI tamao carta. otraopcin es realizar reducciones. cuidando que no se pierda la legihilidad del documento.Nota:

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t ercree '011 DEI~[CI105 1)( ~[.l'OHClOOl~ _ el,'~[S[N- NO 'JIlE AL '~A-TA H II[C I - eAJADOR UA-

BO0:[~~~~1tO )------~ ~~C[LA[tE~~~CION? IIILLA OE 111-fOf\)lES.

-[AL11A El , GO ~ 'IIESfl,rr..El eec 110 DE'AOO AIlTE lV[NTANlllA 1)(L O.G.'. I - ~ _ o l NCIII\lA II[Cl-lIO'A.IlA VEe-ros O( COIi-T~l O( IN-GflESO o,

lI(el80 '011 O( f---~IIECHOS ()[ ~[-'051C1011 o

SOLtCII llRA&.JAOO~VII' I[;[Nllf-C'C ION , \lE'I-F IC.~OO OUtCOIIUS'ONOA [~[,10(' I~ IC.oc 1011II


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F) Instructivos de Llenado

Ejemplo:

1 S.5 c m . ,- 1 5.0 cm . H1 1.5 I

1U i iE t'~ )$ . lIliE u ~~,~to .. N~ ~ ~ -__~_;;t,,:}. . _ . . IJr-; A.~1

t; 'lA I Lt iW /\ 'AI(\ lA 1:L.AIII KA< 'r ..s qu c b b .K - d I ..}-> o k . 1:..o


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UNIVERSIOAO NACIONAL AUTNOMA DE ~.I':xICO

G) Separadores

Con la finalidad de localizar rpidamente cada uno de los procedimientos que integran el manual, sedebern util izar separadores, los cuales se disearn de acuerdo con las siguientes indicaciones:

Debern ser elaborados en cartulina br istol de color blanco de tamao carta y cun pestaas escalonadasde 1.5 cms. de ancho por 6 cms. de largo.Cada pestaa deber tener anotad u el nombre del procedimiento que se trate.

H) Encuadernacin

Con respecto a la encuadernacin, se debern seguir las siguientes indicaciones:La colocacin de las hojas deber ser en forma vertical, incluyendo los anexos.En aquellos casos de anexos elaborados en forma hor izontal. debern colocarse con el encabezadohac ia la parte interior del documento.Las pastas debern ser de tamao carta de material resistente. as como ident ificarse con el nombredel documento y de la dependencia.Con el fin de facilitar la u..: tu al iz .cin de lo s manuales, se sug iere presentarlos engargulados o encarpeta de argollas y en tornos de 150 hojas corno mximo para su adecuado manejo y consulta,vigilando en todo momento el trmino de cada apartado del manual.Es importante que los procedimientos correspondientes a las Secretaras y Unidades Administrativasse incluyan en tomos aparte.

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carfA TCNICA ARA LA. ELAIM'>KArlN VE MANUALES VF. I'ROCEDIMJE.N'TOS

v METODOLOGA PARA LAELABORACIN O ACTUALIZACINDE PROCEDIMIENTOSEn este apartado se presenta una metodnlogfa, la cual tiene como propsito orientar al usuario sobre lasetapas que se deben llevar a cabo para la correcta elaboracin o actualizacin de los procedimientos de unadependencia.Las etapas a realizar son las siguientes:

5.1 PLANEACIN DE LA INVESTIGACIN5.l.1 DESIGNACIN DEL RESPONSABLE DEL PROYECTOSe refiere a la designacin, por parte del Titular, de las unidades responsables de la elaboracin oactualizacin del Manual de Procedimientos de la dependencia; puede tambin tratarse de un comit que seintegre exclusivamente para desarrollar esta actividad.Este responsable se encargar de la planeacin y coordinacin del proyecto.

5.1.2 INVESTIGACIN PRELIMINARConsiste en la recopilacin de la informacin para determinar el objetivo, alcance, profundidad y recursosdisponibles para elaborar el Manual de Procedimientos de la Dependencia.A continuacin se relacionan algunas fuentes a las que se puede acudir para recopilar la informacinnecesaria para Ia planeacion del proyecto:

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11NIVEHSIJAl> NACJONALAUTNOMA DE MXU'()

Documentos Jurdicos y Administrativos de la Institucin tales como: Leyes. Decretus , Estatutos,Acuerdos, Oficios. Circulares y Memurandos. Esta informacin tambin puede servir de base para laredaccin de las normas de operuckin (polticas y reglas) de los prucedimieruus que se elaboren oactual icen.

Informes de las Auditorfas aplicadas a 1 4 : 1 dependencia. con la finalidad de considerar sus recomendacionesen la elaboracin o actu al iza cirin del Manual de Procedimientos.Entrevista con el Titular de la Dependencia, con el propsito de determinar la prioridad del proyecto. sualcance y los recursos disponibles para llevarlo a cabo.Entrevista con encargados de las unidades () reas responsables que integran la dependencia, para conocerlas caractersticas y el nmero de procedimientos que se aplican en dichas reas. as COlnO para saberquines pueden participar en la e lab o ra c i n o actu a li za c i n del manual.Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos. emitida por la Direccin General dePersonal. con el tin de consultar y seguir los lineamientos que establece.Manual de Procedimientos anterior (en caso de existir). para identificar cu les son los procedimientos aactualizar () a incorporar.Manual de Organizacin de la depemlencia para obtener informacin sobre las funciones que desarrollacada rea responsable. conocer el tipo de activid.ules que se realizan y determinar el alcance del proyecto.

Es importante mencionar que en el manual que se elabore () actual ice. s(lIo se deben considerar procedimien-tos vigentes, es decir, aquellos que operan actualmente. ms no as las propuestas de m odi f icaci n o lassuposiciones de cm debera real izarse el trabajo.

5.1.3 ESTABLECIMIENTO DEL OBJETIVO PARA LA ELABORACIN DELMANUAL DE PROCEDIM1E TOSCon base en la informacin recabada en el paso anterior. se establecer en forma clara y concreta. elobjetivo que se pretende alcanzar con la e la b o rac i n del Manual de Procedimientos de la dependencia. Paraesta actividad Se debern tomar en cuenta los lineamientos de r edacci n y pre sen tac i n establecidos en elpunto 4.6 de esta Gua.

5.1.4 ELABORACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJOEl desarrollo de esta etapa estar a cargo del responsable el proyecto y consiste en:

Establecer en orden cronolgico, hH.I.S cada una de las actividades que se deben realizar para elaborarel Manual de Procedimientos, desde las actividades necesarias para integrar el equipo de trabajo que lodesarrollar, hasta las requeridas para obtener la autorizacin interna y registro ofic ia l de la DireccinGeneral de Personal.

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(llfA TtCNU'A I'ARA lA ELAh()I{AI'IN I)E MAN IALE.~DI: 'k{K'UHMIENTO ')

Especificar las personas ( reas que se responsabilizaran de ejecutar o supervisar cada actividad, cmose deben realizar. a cuntas y a qu personas se investigaraDete rm inar el tiempo que se estime necesario para realizar cada una de las ac tiv id ades que com prendeel programa de trabajo, obtenindose as el calendario de actividades del proyecto.Asignar a cada una de las actividades los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y de apoyoadministrativo que se requerirn. Este punto est en funcin de los recursos asignados para el proyecto.

Para facilitar la elaboracin del Programa de Trabajo, se recomienda utilizar una grfica de Ganu, corno laque se muestra a continuacin.Ejemplo:

I . L l l . . . . . . , , ~ . z

E~ II M IlO . ,, < _ ' . ' . I - - - -. +----=-=---'-----'---.....:------'-----'----~'l ~ lUn ICOUU

'U~ otR. ._ll'-Lle ,,'n loun, _.u ,.,ac, .,..' '. , , .. . ' ,,, ~ ~ ., .OIO(~ \10[ 10(0[0101' ., DI . . . . . . . . . . : , .

-


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JNIVERSIVA[) NAC'U )NAL AIITN()MA DE MI?xU'()

5.1.5 AUTORIZACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJOEl Programa de Trabajo elaborado se presenta ante las autoridades de la dependencia con el propsito deque se conozca, autorice y proporcione el apoyo necesario para la elaboracin del Manual de Procedirnien-tos, en este sentido, se debern establecer los mecanismos de comunicacin interna (reuniones de trabajo,circulares internas, rnernorandos, entre otros), que sirvan para facilitar las actividades de investigacin.

5.1.6 INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJOEn este momento se debe designar a las personas o reas que participarn en la realizacin del proyecto.Para la organizacin de este equipo de trabajo. se proponen las siguientes opciones:

Que el proyecto se realice por un rea de apoyo tcnico de la dependencia (Organizacin y Mtodos.Planeacion, Sistemas. etc.)Que el proyecto se realice por cada una de las unidades o reas responsables de la dependencia con losprocedimientos que les corresponda, bajo la coordinacin de la Secretarfa o Unidad Administrativa.Que el proyecto se realice a travs de una combinacin de los dos casos anteriores.Que el proyecto lo real ice una comisin temporal integrada por personal de cada una de las reasresponsables de la dependencia, coordinado por la persona que designe el Titular de la misma.

Este equipo tendr como actividades:

Realizar la investigacin documental y de campo para la integracin de los procedimientos de lasdiferentes reas.Redactar los procedimientos, para lo cual se debern definir y acordar con anticipacin los criterios quesean necesarios para homogeneizar el lenguaje que se utilizar.Verificar la uniformidad en el estilo de redaccin, la profundidad del anlisis y la presentacin deldocumento definitivo.

El responsable del proyecto, presentar el programa de trabajo a los integrantes del equipo. a efecto dedisipar cualquier duda y contar con su colaboracin: asimismo, les explicar el contenido de la Gua Tcn 1para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, a fin de que conozcan los lineamientos y metodologaque se deben seguir para la elaboracin o actualizacin del manual.

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;lA T(:t'NWA I'A


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IINIVERSIDAD NACIONALAlrlN{)MA I)E M8


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(lilA T(.. 'NI('I\ 1'/\kA A 1:1A I(lkAt '1c'lr-; I>E MANI 'ALF.') IH.: 1'1


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UNIVERSIDAU NACIONAl. ArNOMA IJE MfXI('()

Las preguntas debern formularse de manera que no sugieran la respuesta.Cada pregunta deher limitarse a una sola idea.Las preguntas debern ordenarse de acuerdo con las necesidades de informacin del estudio.Deben agruparse todas las preguntas de un mismo tema.Evitar el empleo de trminos ambigos. tcnicos O poco usuales.Se debern incluir preguntas que investiguen las actividades que se realizan cotidianarnente (diarias); conc ier ta per iod ic id ad (d os veces a la s em ana, s em anal , q u in c enal , m en sual ); en fo rm a es po rd ica (o cas ion al,temporal y eventual).

Ejemplo;

CUESTIONARIO MIXTOl. Con qu nombre(s) SI; conoce al procedimiento que: se analiza?2. Describa con detalle qu acrividndcs se realizan cotidnnnmcntc corno parte de este procedimiento e indique el rircn opuesto qlJ; ejecuta cada actividad.3. Qu actividad (es realiza cotidinnumcntc y cual es) cspordicnmcntc'4 Cuent:l con algunos de los siguicllles documentos que tI oriente c{mll se rcahza el procedimiento?

( ) Manual de Organizacin( ) Manual de Procedimientos( ) Manual de Pclicus( ) Manual de Operaciones( ) Otro _

5. Se cuenta con documentos en los que se cstnblezcun las IlIfIIHlS de operacin que regulan este procedimiento?) Si) No

En C:lSO afirmativo Cules son? _6. Exislen instructivos de llenado para los formato que requiere el procedimiento?

) Si) No

En caso afirmativo i.Cule.~ son? _7.

Anexe a este cuestionario los formato e instructivos requeridos para el procedimiento.

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(UIA TrNCA I'ARA IA ElAHORAC1N DE MANUALE.'i UE 1'l


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IINIVEkSl llAD NA('IONALAIJTNOMA DE Ml~j{'{J

El proceso de an li s is a b a rca la sigu ien te secuenc ia de paso s:

Conocer el hecho o situacin que se anal iza,

Describ ir ese hecho u e sa s itu ac i n .Desco rnponerl o con e l fin de conocer todo s su s de ta lle s y aspec to s .Exam in arl o c ri tic a m en te y com prender cada e lem en to o c omponen te de l h echo .Depurar la in fo rm aci n innecesaria .Ordenar cada elemento de acuerdo con un criterio de clasificacin.Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado tanto individualmente como enconjunto,

Un enfoque eficaz en el momento del anlisis de los datos es responder a seis cues ti onam ien to sfundamentales que resuman los aspectos de un procedimiento.

La sucesin de preguntas que se emplean para el analisis son las siguientes:

Q U TRABAJO SE H ACE? Se cues tio na sobre acerca de las actividades se llevan a cabo para elcum plim ie n to de un tra h a jo de te rmin ado .Q U IN LO H ACE? Se refie re a las un id ades respon sa b les que in te rv ie n en en e ldesarrollo de un p ro ced im ien toCM O SE H ACE? Se debe indagar sobre los mtodos y tcnicas aplicados para realizar

un trabajo y la fo rm a en que han sid o adoptados y adap tados en 1dependencia. Tambin se interroga acerca de los equipos e instru-mentos que se uti lizan en el desarrollo del procedimiento.

CU DO SE H ACE? Se refiere a la informacin sobre la periodicidad y secuencia deltrahajo, as como a los horarios y tiempos requeridos para obtenerresu lt ado s de una actividad.DNDE SE H ACE? Se re fie re a la d epa rtamen t a l iz aci n o reas de traba jo donde sellevan l caho las actividades que se analizan.POR QU SE H ACE? Se pretende conocer con mayor detalle las actividades que integran

un procedimiento, con el objeto de justificarlus y de sta maneraen tender la lri gica de l tr ab a jo .

A continuacin se p rese n ta un cuad ro en e l que se e jem p lif ican lo s cuesuonam ien ro s an tes sea lado s.

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(UfA TE('NICA I'AKA IJI ELAl1C.lKA((lN DE MANUAU:'S UE I'KOCl:.llIMJENTO,)

PROCEDIMIENTO: REEXPEDICIN DE CREDENCIALES AL PERSONAL UNIVERSITARIO.QU SE HACE' .QUIN LO

HACE?.CMO SE HACE? CUNDOSE HACE' DNDESE HACE' OBSERV ACION ES

2. ,

SE AUTORIZA U\ ('REllloClAl.

ENCAM(,Allu 01: lAVuNTANILLA DECRE >Er'WIAl.E -;

ENCAkGAl)O OE LAVENTANILLA ueCKEOENC1Al.E.E -;ER TRA8J\JAOORA('ACI~I co.EN EL (A~na QUE ELTRAIIAJACIOR YA CLIENTE CONU ' . [}')(:UMENTACI6N, 1 0 1 0 LESOLICITA QU E ENTREGUE U .MI~A.VERJI:1CANI)() QUE LOS OOClJME.,ITOS SEAI,I I.E('18LE. ('ELA [1(,1',

VENTANILLA DE(;RElIEI'(;IALES ueW\ 1I0J',

VENTAI'o'lLLA DEINFc)RMf.. I>LLA II(;J>,

JeFATURA lIELlJEPTU, I'E SERVI('If),~

.POR QUE SE HACePARA VERIF('AR VUE EL 11',TERE.'iAO( E.A(~),

SE ATIENDE AL PER ;UNALUNIVERI>1TAKIO QUE ~LIC1TE LA ItEF.J(PE[)J('IN [lE~11 (;REDEI'(;IAl.

SE REVISA LA Of)CUMEI'


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IJNIVER.~llJAD NM'IONALAUTNOMA VE MXU O

Cuando ya se tienen integrados los procedirnientos, cabe la posibilidad de que se presenten dudas o se detecteque falt obtener informacin Ante esta situacin se considera conveniente acudir nuevamente con elpersonal que la p ropo rc ion para hacer las aclaraciones pertinentes.Nota: Existen apartados que se pueden realizar simultneamente o cambiar el orden propuesto,

dependiendo de las habilidades del personal encargado de elaborar o actualizar los p ruc ed irn ien tu s.

5.4 ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOSEn esta etapa se presentarn y redactarn lo s procedimientos, se disearn los diagra rn as y se elaborarn losin s t ru c t iv o s d e lo s fo rrn a to s c o n fo rm e a lo s Linearnientos para la integracin d e p ro c ed im ien to s q u e s eencuentran en el apartado 1II de esta Gua Tcnica. Es muy importante que exista uniformidad en el estilod e red ac c i n y d iagram ac ion d e d ic h o s p ro c ed im ien to s , p ara lo c u al se rec om ien d a r evisarlos d eten id am en tey en su c as o , real izar lo s aju s tes n eces ar io s .De es ta fo rm a cad a procedimiento es tar integrado p o r :

Cartula d e id enti fica ci nndiceObjetivoNo rm as d e op erac i n

Des c r ip c i n n ar rat iv aDiagrama de flujoAnexos

5.5 ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUna vez elaborados todos los procedirnientos de la dependencia, se debern desarrollar los siguientesapartados del manual:

Cartula del ManualIn troducc i nGlosario de los trminos u palabras que aparecen en los procedimientos

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(lIfA TCNICA PARA LA ELABORACIN OE ANUAI..ES OE PKOlEOIMJENTOS

Personal que in tervinoDirectorio de la UNAM y de la dependenciaContenido

El manual de procedimientos deber quedar ordenado de acuerdo con lo establecido en los Lineamientospara la Integracin del Manual de Procedimientos que se encuentran en el apartado IV de esta GuraTcnica.

5.6 VALIDACINCuando se haya concluido el manual, es necesario presentarlo a los Jefes de las reas responsables y personalinvolucrado para sorneterlo a una rigurosa rev isi n final; lo anterior, con la finalidad de verificar si lainformacin contenida en el manual est completa y corresponde a la realidad. Asimismo, esta revisinpermitir comprobar que no existen incongruencias o imprecisiones.Si el rea responsable manifiesta observaciones con respecto al contenido de lus procedimientos, stasdebern ser consideradas y en su caso, efectuar los ajustes o modificaciones pertinentes.

5.7 AUTORIZACIN INTERNA Y REGISTRO OFICIAL DE LA DIRECCINGENERAL DE PERSONALFinalmente, el manual de procedimientos definitivo deber ser sometido a la consideracin del Titular dela dependencia para su autorizacin. Hecho s to se deber enviar un ejemplar a la Direccin General dePersonal a efecto de solicitar su rev isi n , dictamen tcnico y asignacin del registro oficial.Cuando se reciba en la dependencia el dictamen aprobatorio de la Direccin General de Personal seproceder a su reproduccin y difusin a las reas responsables encargadas de aplicar los procedimientosdescritos en el manual. Asimismu, se har llegar un ejemplar a la persuna o rea responsable de su custodiadentro de la dependencia.

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNUMA DE MX C()

GLOSARIO DE LA GUAA

ACCIN

AUDITORA

AUDITORA ADMI-NISTRATIVA

AUTOMATIZACIN

eCOROLARIO

CONCATENAR

D

DESCENTRALIZA-CIN

DES CONCENTRA-CIN

70

Se aplica para establecer divisiones de trabajo o para distinguir O diferenciaractos especializados.

Tcnica que tiene por objeto la comprobacin, m od if icac i n y evaluacin deactividades, mediante la investigacin u observacin de hechos y registros.Frecuentemente va acompaada de un adjetivo o de una frase descriptiva queindica el propsito y tipo de auditorfa.Examen constructivo y comprensivo de la estructura de una institucin, encuanto a sus planes y objetivos, mtodos y controles, su forma de operac i n asfde sus recursos humanos y ftsicos.Proceso de sustitucin del trabajo humano por mecanismos, mquinas y sistemasautomticos que son regulados sin la intervencin directa del hombre.

Proposicin que se deduce de lo demostrado anteriormente.

Accin que consiste en unir entre sf dos o ms elementos.

Traslacin de parte del poder o de la autoridad, a unidades que siguenperteneciendo al mismo todo organizado. El propsito de la descentralizacines el cumplimiento de los fines, gracias a una mayor y relativa independencia.Proceso que implica la transferencia de funciones a organismos con personalidadjurfdica y patrimonio propios, asf como autonoma orgnica y tcnica.Forma de organizacin administrativa que se integra con rganos a los que seles encomienda la realizacin de determinadas actividades y que no pierden larelacin jerrquica con el rgano central.


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E

ESTUDIO DE M-TODOS

EFICACIA

EFICIENCIA

GlIA TI~CNICA

INSTRUCTIVO

L

LlNEAMIENTO

MTODO

Registro y examen cricn. sistenuitico de los modos existentes y proyectados dellevar a cabo un trabajo. como medio de idear y aplicar mtodos ms sencillosy eficaces y as reducir los costux.

Capacidad para cumpl i r en e l lu ga r. tiem po , ca li d ad y can tid ad . la s m etas yobjetivos establec .os.

E:- el logro de 11l~ ohj.tivo:-. al menor Ctl~tll.

Ducumeutu que contiene la Illc[lldtdog:t. I,\s in suucc iunes y la in fo rm ac inesencial para dirigir ti urientar la I.:ltlhoracit)1l de diversos tipos de documentostcnico .ulministrutivo.

Documento que contiene lineamicntus especfficos rara realizar unu onuis activi-dades.

Directriz que establece lo-- lmite' dentro de los cuales hall de realizarse Iasactividades. a~ como 1;ls C


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UN IVE R'iID AIl NACIONAL AUTNOMA UE M8::J('O

METODOLOGA

p

PLAZA

PUESTO

T

TCNICA

TRMITE

uUNIDAD RESPON-SABLE

72

Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemasadministrativos por medio de un anlisis ordenado.

Unidad o posicion individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms deun empleado a la vez y que tiene una adscri pci n determinada. De esta manera,puede entenderse como el conjunto de labores y responsabilidades asignadas enforma permanente a un s610 empleado en determinada adscripcin.

Unidad de trabajo especfico e impersonal, constituida por un conjunto deoperaciones que deben realizarse y aptitudes que debe reunir un titular, endeterminadas condiciones de trabajo.

Procesamiento que la investigacin cientfica o la experiencia han comprobadoque es eficaz para alcanzar determinado propsito.

Proceso q ue s ig u e u n documento o as u n to , d es d e s u rec ep c i n h as ta q u e s econcluye s u aten c i n .

Es u na rea acadm ica u adm in is t rat iv a q u e se identi fi ca d en tro de la es t ru c tu rao rg n ic a d e u na dependencia.


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tlA Tt('NII'A ('ARA LA ElABOkAn(N lE MANUAu:.c; DE PROC'EDIMIENTQS

BIBLIOGRAFA1. Arias Galcia Fernando, Introduccin a la tcnica de investigacin en ciencias de la administracin ydel comportamiento, Ed. Trillas, Mxico, 1986 12' reimp.

2. Direccin General de Personal. UNAM, Curso para hihliotecari'l. Mxico, 1990.

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6. Kramis Joublanc Jos Luis. Sistemas y Procedimientos Administrativos. Ed. PAC, 1982.

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8. Pequeo Larousse ilustrado. Mxico, 1987. 11 ed,

9. Presidencia de la Repblica. Glosario de trminos administrativos.

10. Quiroga Leos. G . Organizaci


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UNIVERSIDAl> NACIONAL AUTNOMA DE M8clCO

PERSONAL QUE INTERVINO EN LAELABORACION DE LA GUA TCNICAAUTORIZ

RESPONSABLES

COORDINARON

REVISARON YELABORARON

MECANOGRA-FIARON

74

Lic. ngel Trujillo NegreteDirector General de Personal

Lic. Fernando Snchez SandovalSubdirector TcnicoLic. David Garca RosalesSubdirector de Estudios Adminis-trativos

Lic. Luis Sarmiento CastilloCoordinador de Estudios y Pro-yectosLic. Federico Luna MillnJefe de Depto. de Asesoras

Lic. Feipe Fernndez MercadoJefe de Depto. de Proyectos lLic. Jorge Arias GonzalezAnalistaLic. Enriqueta Lpez ChavarraSecretario Aux il ia rLic. Martn Caldern SeguraAnalista

Srita. Guadalupe Prez GarctaSecretariaSrita. Silvia Torres RnjoSecretaria


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Dr. Jos SarukhnRectorDr. Francisco Barns de CastroSecretar j t I GeneralDr. 'salvador Malo Al varezSecretario AdministrativoDI'. Roherto Castan RomoSec retar io d e Serv ic io s A cad m ic o sLic. Rafael Cordera CamposSecretario d e A sun to s Es tu d ian t i lesLic. Fernarulo Serrano MigallnAhogado GeneralLic. Angel Trlljillo NegreteDirector General de Personal


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LA PRFSENTE PUUUCACION FUE IMPRESA EN: SISTEMAS E IMPRESOS ELEMe $.A. DE e vPLAYA TECOLlfll.A 46

Documents

GT Para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos