LUPAPISTEEN TIEDONHALLINTASähköinen tiedonhallintakokonaisuus kuntien rakennusvalvonnoilleToimittaja: Solita Oy | Lupapiste

”Eroon papereista - kohti täysin sähköistä rakennusvalvontaa!

Lupapisteen tiedonhallinta asioinnin aisaparina

LUPAPISTEEN PALVELUT

› Tutustu palveluihimme tarkemmin täällä

Rakennusvalvonta Yleiset alueet Ympäristötoimi

KäyttöarkistoTOJ, TOS ja Sähköinen vastaanottaminen, dokumentinhallinta, SÄHKE2-sertifikaatin

mukainen käsittelyprosessi

Käyttö- ja PysyväisarkistoTOJ, TOS ja Sähköinen vastaanottaminen, dokumentinhallinta, SÄHKE2-sertifikaatin

mukainen käsittelyprosessi

Paperiarkiston digitointipalvelu

Julkipano.fisähköinen ilmoitustaulu Aineiston myyntipalvelu

SÄHKÖINEN ASIOINTI

SÄHKÖINEN ARKISTO

MUUT SÄHKÖISET PALVELUT

LUPAPISTEEN PALVELUTLupapisteen palvelut käytössä tai avauksessa:

140 kuntaa

197 organisaatiota

44% kunnista

61% suomalaisista

Lupapisteen tiedonhallinnassa mukana olevat kunnat: (tilanne: 03/2016)

Hämeenlinna, Ii, Järvenpää, Kalajoki, Karkkila, Kerava, Keuruu, Lohja, Multia, Naantali, Petäjävesi, Pyhtää, Salla, Sodankylä, Tuusula, Uurainen, Vantaa, Ylivieska

TIEDONHALLINTA PÄHKINÄNKUORESSAMonitasoisen kokonaisuuden hallinnasta kohti keskitettyä palvelua

LÄHTÖTILANNE KUNNISSA› Kuntien järjestelmien ja

niiden versioiden lukumäärä huomattava

› Hyvin suuri määrä rajapintoja tehtäväksi, asennattavaksi ja ylläpidettäväksi.

› Esimerkki: Jos kutakin järjestelmää olisi 4 kpl = 1024 kpl erilaista yhdistelmää

Lupapiste

TOJ (TOS

)

Louhi:Arska

Dokumentinhallinta: Orbit, ProjectWise jne

eArkisto

Kuntarekisteri:CGI, SITO, Trimble

Asianhallinta-

järjestelmä“Kunnan kirjaamo”

Kunnan muut erityisrekisterit: hallinto,

terveys, talous jne

Jotain helpompaa oli kehitettävä!

KRYSP

KRYSP

”Lupapisteen tiedonhallinta kokonaispalveluna –

viranomainen käyttää ja me huolehdimme lopusta!

LUPAPISTEEN SÄHKÖINEN TIEDONHALLINTA› Kokonaispalveluna organisaatiolle asiointi ja dokumenttien säilytys

• Tallenna dokumentit palveluun – me huolehdimme, että ne ovat aina käytettävissäsi ja säilyvät tarvittavan ajan. Myös pysyvästi

• SÄHKE2. Täyttää viranomaistoiminnan vaatimukset

› Ei enää paperia – Tavoitteena 100% sähköinen asiointi, käsittely ja sähköisen säilyttämisen lupa • Ilman sähköisen säilyttämisen lupaa (määräys säilytysmuodosta) pysyvästi säilytettävät

dokumentit pitää toimittaa paperilla arkistoon. Esimerkiksi rakennusluvan yhteydessä pääpiirustukset arkistoitava paperilla

› Digitoidun aineiston massatuonti ja skannauspalvelut kumppaneilta

› Ei laitteistoja, ei lisenssiä – jatkossa pelkkä käyttömaksu käytön mukaan

› Keskitetty, yhteinen arkisto mahdollistaa uudet rakenteet ja joustavan tavan käsitellä lupia seudullisesti tai valtakunnallisesti

› Yhteinen arkisto mahdollistaa uusien hyödyllisten palveluiden rakentamisen asioijille ja viranomaisille

Kunnan omat järjestelmätKunnan omat järjestelmätKunnan omat järjestelmät

TIEDONHALLINNAN OSA-ALUEET

KUNNAN OMAT JÄRJESTELMÄT

LUPAPISTEEN SÄHKÖISET PALVELUT

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Louhi, Facta, KuntaNet, Locus)

Myyntipalvelu

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallintaTiedonohjaus-

järjestelmä,TOS Onkalo

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8 500

neliön kallioluolastossa - www.ficolo.fi

› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit ja sertifioidut IT-turvahuoneet

PERUSTEITA KÄYTÖSTÄ

KÄYTTÖOIKEUKSISTA› Lupapisteen pääkäyttäjä määrittää käyttäjille oikeudet

arkiston käyttöön› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaaja

• TOS muutokset ja tallennus

› Tiedonohjaussuunnitelman julkaisija• TOS julkaisu Lupapisteeseen

› Arkistonhoitaja• Arkistoon vienti, säilytysaikojen muutos

TOIMENPIDE VS MENETTELY› Pääkäyttäjä hallinnoi kunkin

toimenpiteen oletusmenettelyjä› Viranomainen voi vaihtaa

menettelyn hakemusta käsitellessään

TIEDONOHJAUS

TIEDONOHJAUS› Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä ( TOJ) hallitaan

tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS)› TOS:ssa on kuvattu yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt

(tehtävät)• Prosessit ja vaiheet• Asiakirjat ja säilytysajat

› Kunta saa valmiin TOS:n ja voi itse muokata sen tarpeidensa mukaisesti• Rakennusjärjestys määrittää menettelyt, oma tarve tiettyjen

asiakirjojen säilytysaikoihin

TOJ JA TOS› TOS:n muokkausnäkymä Lupapisteessä

SÄHKÖINEN VASTAANOTTO

SÄHKÖINEN VASTAANOTTO› Vastaanotettavan aineiston arkistokelpoisuuden tarkastus

• Arkistolaitoksen hyväksymät tiedostomuodot ja versiot

› Arkistokelpoiseen formaattiin muunnos• Jos asiakas tallentaa arkistoon kelpaamatonta aineistoa, muunnetaan

PDF/A-muotoon• Alkuperäinen dokumentti jää omaksi versiokseen, muunnettu on aina

viimeisin versio

› Luetaan automaattisesti tallennetulle asiakirjalle metatiedot tiedonohjaussuunnitelmasta

DOKUMENTTIEN MUUNNOKSESTA› Osaa tallennettavista PDF-dokumenteista ei voida sellaisenaan

muuntaa PDF/A-muotoon. Syy tähän on fontin puute PDF-tiedostosta• Lupapiste lisää puuttuvat fontit tiedostoon ja huomauttaa tästä

asiakkaalle. Tulos on arkistokelpoinen PDF/A-dokumentti• Hyvin pieni osa PDF-dokumenteista sisältää sellaisia fontteja, joita ei

voida lisätä. Tässä tapauksessa asiakkaan pitää tallentaa omassa ohjelmassaan tiedosto fonttien kera

› Muita kuin PDF/A-asiakirjoja ei muunneta › TIFF-tiedostoista tarkistetaan arkistokelpoisuus. Lähes

poikkeuksetta ne ovat arkistokelpoisia

SÄHKÖINEN VASTAANOTTO

ARKISTOINTITIEDOT JA NIIDEN MUOKKAUS› Oletusarvot tulevat TOS:sta, viranomainen voi muokata

tarvittaessa per arkistoitava asia

› Julkisuusluokka: • Julkinen / Osittain salassa pidettävä / Salassa pidettävä

› Henkilötiedot:

› Ei sisällä henkilötietoja / Sisältää henkilötietoja / Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja

› Vain arkistoija voi muuttaa

› Julkaistaan myyntipalvelussa : • Asiakirja välitetään myyntipalveluun / Ei välitetä

› Näkyvyys:• Julkinen (esimerkiksi julkipano.fi) / Vain viranomaiselle /

Asiakkaalle ja viranomaiselle

DOKUMENTINHALLINTA

DOKUMENTINHALLINTA› Nopea ja helppo pääsy arkiston sisältöön päivittäiskäyttöä varten› Kattavat hakutoiminnallisuudet

• Osoitetiedot, suunnittelijatiedot, hakijatiedot, hakemuslaji, rakennuksen käyttötarkoitus ja niin edelleen

• Lupatunnus, asiointitunnus, kiinteistötunnus, rakennustunnus• Haku kartalta

› Tiedostojen esikatselu ja lataus › Linkki asiointiin hakemuksen tietoihin› Hakee sekä Lupapisteen asioinnin tietokannasta että Onkalosta

DOKUMENTINHALLINTA - HAKU

DOKUMENTINHALLINTA - KARTTAHAKU

ARKISTOON VIENTI

ENNEN ARKISTOINTIA› Lupapiste tuottaa arkistoitavia PDF/A-asiakirjoja

• Lausunto• Naapurien kuulemiset/tiedottamiset• Katselmuspöytäkirjat

› Lupapiste muuntaa tarvittaessa päätösotteen PDF/A-muotoon

› Jos päätösdokumentti ei tule liitynnän kautta päätöstiedon mukana, arkistoija lisää päätöksen Lupapisteeseen arkistointia varten

ARKISTOON VIENNISTÄ› Hakemukset arkistoidaan Onkaloon (tai ulkoiseen arkistoon, esim

SARKK)• Asiakirjat• Asian tiedot ja prosessi

› Arkistoinnin suorittaa Arkistonhoitaja› Lupapiste esittää käyttöliittymällä arkistoitavat materiaalit ja

TOS-prosessin kulun› Arkistoija tarkistaa asiakirjat ja metatiedot

• Muuttaa vientinäkymässä arkistointitiedot ja lisää puuttuvat asiakirjat

ARKISTOON VIENTI

Asiointi Dokumentin-hallinta Arkisto

1) Päätös

2) Hankkeen valmistuminen

HAKEMUKSEN JA HANKKEEN ARKISTOINTI

Koontilista siirrettävistä asiakirjoista

Turhien poisto ja vaadittavien

lisäys

Metatietojen ja

tallennusmuodon

tarkastaminen

Arkistoon vientiArkistoluetteloArkistoinnin

tila

ARKISTOON VIENTI

AINEISTON MYYNTIPALVELU

AINEISTON MYYNTIPALVELU› Toteutus Siton Louhi Kaupalla, joka on integroitu Lupapisteen

sähköiseen arkistoon› Palvelun avulla arkiston sisältöä voidaan jakaa tai myydä verkossa

Louhi Kauppa on verkkokauppa organisaation sähköisten aineistojen ja tietojen myyntiin ja jakeluun verkossa. Palvelussa on karttakäyttöliittymä, jonka avulla voidaan hakea ja esikatsella aineistoa. Palvelussa voi maksaa luottokortilla tai verkkopankissa ja maksamisen jälkeen materiaali on ladattavissa omalle koneelle tai lähetettävissä haluttuun sähköpostiosoitteeseen.

Louhi Kauppa on jo käytössä Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja Järvenpäässä.

HINNASTO JA KÄYTTÖÖNOTTOTiedonhallinnan hinnoittelu ja käyttöönoton vaiheet

TIEDONHALLINNAN HINNOITTELU• Tiedonhallinnan kustannus kunnalle riippuu siitä hankitaanko sekä käyttö-

että pysyväisarkisto vai ainoastaan käyttöarkisto• Katso myös käyttöönottokustannukset s. 38

• Hinta rakentuu kummassakin tapauksessa kahdesta tekijästä: 1) Kunnan kokoon pohjautuvasta kuukausimaksusta “Peruskuukausimaksu”2) Toimenpidekohtaisesta maksusta “Toimenpidemaksu”

• Hinta muodostuu käyttö- ja pysyväisarkiston osalta seuraavasti:

35

Käyttö- ja pysyväisarkisto Käyttöarkisto

1. Peruskuukausimaksu Sama kuin sähköisen asioinnin peruskuukausimaksu

50 % sähköisen asioinnin peruskuukausimaksusta

2. Toimenpidemaksu Sama kuin sähköisen asioinnin toimenpidemaksu

50 % sähköisen asioinnin toimenpidemaksusta

36

Asukasmäärä Rakennusvalvonta ja kiinteistönmuodostus

Yleiset alueet Ympäristö

0 – 2 500 0 € 0 € 0 €2 501 – 10 000 330 € 165 € 165 €10 001 – 30 000 467,50 € 234,30 € 234,30 €30 001 – 50 000 550 € 275 € 275 €50 001 – 100 000 825 € 412,50 € 412,50 €

100 001 – 200 000 1 100 € 550 € 550 €200 001 – 1 650 € 825 € 825 €

1. PERUSKUUKAUSIMAKSU€ / asiakas / kk (ALV 0 %)

Huom! Ainoastaan käyttöarkistoa hankittaessa kustannus on puolet (50%) taulukossa ilmoitetusta summasta.

37

Rakennusvalvonta

Uudisrakentaminen: 1 asunnon talo, 2 asunnon talo, rivi- ja ketjutalo, asuinkerrostalo, vapaa-ajan asuinrakennus, sauna- tai talousrakennus, liikerakennus, teollisuusrakennus, rakennelma

Muut rakennusvalvonnan luvat: Rakennuksen purkaminen, korjaaminen tai muuttaminen, perustusten tai kantavien rakenteiden muutos tai korjaus, työnjohtajailmoitukset, käyttötarkoituksen muutos, poikkeamiset ja suunnittelutarveratkaisut, kaavamuutokset

Lukumäärä * Hinta Lukumäärä* Hinta

0 – 1 000 17,60 € 0 – 100 11,10 €

1 001 – 2 000 16,50 € 101 – 200 11,00 €

2 001 – 5 000 15,40 € 201 – 500 10,90 €

5 001 – 10 000 14,30 € 501 – 1 000 10,80 €

10 001 – 20 000 13,20 € 1 001 – 2 000 10,70 €

> 20000 12,10 € > 2 000 10,60 €

2. TOIMENPIDEMAKSU€ / kpl (ALV 0 %)

* Lukumäärä = käsiteltyjen hakemusten kokonaismäärä määräytyy kaikkien palvelun käyttäjäkuntien yhteenlasketusta toimenpidemäärästä / vuosi

Hinta = € / toimenpide. Yhdellä hakemuksella voi olla yksi tai useampia toimenpiteitä. Hakemuksen toimenpidemaksu on siihen sisältyvien toimenpiteiden maksujen summa

Huom! Ainoastaan käyttöarkistoa hankittaessa kustannus on puolet (50%) taulukossa ilmoitetusta summasta

PALVELUN KÄYTTÖÖNOTTOPalvelun nimi Palvelun moduuli Käyttöönoton sisältö, peruspaketti Peruspaketin hinta Erikseen tilattavat

lisätyöt

Lupapisteentiedonhallinta

Käyttöarkisto

• Nykytilanteen kartoitus • Materiaalien valmistelu (TOS-pohjat, yms.)• TOS-työpaja, ½ päivää, etänä• Käyttöönottokoulutus, ½

päivää, paikan päällä• Valmistelu ja

projektinhallinta

3 000 € *(sisältää matkakustannukset)

Lisäkoulutukset• 1 pv: 1 000 €• ½ pv: 500 €• Matkakustannuks

et toteutuneen mukaisesti

• Liityntöihin liittyvät lisätyöt 110 €/h, erillisen sopimuksen mukaisesti

Käyttö- ja pysyväisarkisto

• Nykytilanteen kartoitus • Materiaalien valmistelu (TOS-pohjat, yms.) • TOS-työpaja, ½ päivää, etänä• Käyttöönottokoulutus, ½

päivää, paikan päällä • Valmistelu ja

projektinhallinta

3 000 € *(sisältää matkakustannukset)

KUNNAN TEHTÄVÄT KÄYTTÖÖNOTOSSA› Työpajaan ja koulutukseen osallistuminen

› Käyttöoikeuksien määritys • Taho: Pääkäyttäjä

› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaus ja julkaisu • Taho: Arkistokäyttäjä

› Käytön aloitus

› Määräys arkistomuodosta • Tahot: Arkistolaitos & kunta

”Tiedonhallinta käyttöön – mahdollisimman

ketterästi!

ESITTELYPYYNNÖT JA LISÄTIEDOTKari Syrjärinne | Myyntipäällikkö | Lupapistekari.syrjarinne@solita.fi | 040 555 8684