33
LUPAPISTE TIEDONHALLINTA 29.10.2015 Hotelli Vantaa

Lupapisteen tiedonhallinta 29.10.2015

Embed Size (px)

Citation preview

LUPAPISTE TIEDONHALLINTA29.10.2015 Hotelli Vantaa

AGENDA› 11:00 Kuulumiset

› 11:30 Lounas

› 12:15 Palvelun kehitystilanne

› 12:30 Esittely, kysymykset ja kommentoinnit

› 14:00 Kahvit

› 14:30 Esittely jatkuu

› 15:00 Käyttöönoton suunnittelu ja koulutukset

› 16:00 Päätös

PÖHINÄASIAA

TUNNUKSET YAMMERIIN?Mikäli ei vielä löydy, pyydä Ilkka Mattilalta: [email protected]

VIESTINTÄMATERIAALI OK? www.lupapiste.fi/viestintamateriaali

ETÄTIETOISKUJA LUVASSA• Suunnittelijoille tärkeitä huomiota luvanhausta: 10.11 klo 13-

14• Viranomaisille tulevista muutoksista: 25.11 klo 13-13.30

TULEVIA TILAISUUKSIA JA KOULUTUKSIAIlmoittautuminen ja lisätiedot: www.lupapiste.fi/tapahtumat

ARKISTOINTIKUULUMISET› TOS-koulutukset 23.9. Helsingissä ja 25.9. Oulussa

• TOS-tapaaminen Helsingin kaupungin kanssa marraskuussa• Lopuille pilottikunnille voidaan sopia aika marraskuulle

› Tapaaminen 30.9. arkistolaitokselta• TOS-rakenteesta ei merkittäviä muutostarpeita• Asian ja käsittelyprosessin arkistoinnin painottaminen• Kuntakohtainen hakemus

› Edellisen tapaamisen jälkeen tehtyjä töitä• Lausuntojen ja naapurien kuulemisen tulostaminen• TIFF-vastaanotto• Asian ja käsittelyprosessin tallentaminen ja dokumentointi• TOS-koulutuksessa esiin tulleita kehitystarpeita

SODANKYLÄN RAKENNUSVALVONNAN ARKISTON DIGITOINTI + PALVELUT› Solita voi tarjota arkiston digitointipalveluita sopivan

kumppanin kautta• Analogia Oy ja Grano Oy (alustavasti)

› Sodankylä kilpailutti arkiston digitoinnin ja käyttöarkistopalvelut

› Päätös 28.10.:Toimittajaksi Solita Oy, alihankkija Analogia Oy• Digitoidaan ja mikrofilmataan 30 hyllymetriä ja otetaan

käyttöön Lupapisteen arkistotoiminnallisuudet

› Aloitus marraskuu, projektin päätös 4/2016

NÄMÄ LAAHAAVAT › Koulutukset piti sopia viikoista 43 eteenpäin

• Viikko 48 alkaen

› Liitteiden ryhmittely + uudet rakenne- ja erityissuunnitelmat sekä selvitykset• Piti toimittaa Yammeriin kommentoitavaksi.

› Projektitekeminen on hieman hidastunut• Tauon jälkeen lisää

LOUNAS

LUPAPISTE TIEDONHALLINTA

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / …

Sähköinen toimittaminen

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

OnkaloArkisto

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

Kansallisarkisto / Muu arkisto

Vapa / SARKK / …

PROJEKTOINTI, VAIHE 1

Q1 Q2 Q3 Q4

TOJ + liitynnät

Pilottitapaamiset

Palvelimet ja ympäristöt

Dokumentinhallinta

Sähköinen vastaanotto

Arkistointiominaisuudet

TOS

Koulutukset

PALVELUN ESITTELY› Tilojen hallinta ja toteutus 10 min› Tiedonohjaus 5-10 min › Arkistointinäkymä ja arkistoon vienti 30 min› Hakunäkymä 10 minTauko› Muutoksenhaku 15› Erityissuunnitelmat ja muu dokumenttien ryhmittely 15

ASIAKIRJAT LÄPI PROSESSIN (SÄHKE 2 & JHS 176)

Luonnos Valmis Arkistoitu

Tallennapalveluun

Käsittele Arkistoi

ASIANKÄSITTELYN PROSESSI JA LUPAPISTEEN TILA

?

TIEDONOHJAUKSEN MUUTOS› Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan

tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS)

› Kuvataan yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt (tehtävät)• Prosessit ja vaiheet• Asiakirjat ja säilytysajat

› Kunta voi itse muokata omaa TOSsiaan• Rakennusjärjestys määrittää menettelyt, oma tarve tiettyjen asiakirjojen

säilytysaikoja

› MUUTOS: Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään Lupapisteen vaihe

› MUUTOS: Prosessivaiheiden kopiointi

› MUUTOS: Raahausominaisuudet liitteiden järjestykseen

ARKISTOON VIENTIKun päätös on tehty ja kun hanke valmistuu, huolehditaan aineisto arkistoon

ARKISTOON VIENTI

Asiointi

Dokumentin-hallinta

Arkisto

1) Päätös(2) Käyttöönottotarkastus)3) Hankkeen valmistuminen

HAKUNÄKYMÄN MUUTOKSET

KAHVIA JA PULLAA14-14:30

MUUTOKSENHAKU

MUUTOKSENHAKU› Lisätään Muutoksenhaku-vaihe TOS:n menettelyihin

› Tehdään muutoksenhakutoiminnallisuudet Lupapisteen asiointiin

› Viranomaisen pitää pystyä merkitsemään Päätös annettu-tilaiselle hakemukselle, että se on "Muutoksenhaku"-tilassa (päätöksestä on valitettu) • Päätös-välilehdellä• Viranomaisen pitää pystyä lisäämään valitukseen liittyvät liitteet• Päätöksen Lainvoimaisuus-kentässä ei näy päivämäärää• Työtilassa pitää pystyä helposti näkemään, että päätös ei ole lainvoimainen

› Muutoksenhaussa olevaan hakemukseen pitää pystyä lukemaan päätös taustajärjestelmästä ja siihen on voitava kirjoittaa uusi päätös • Tilaksi joko rauetettu tai päätös annettu

JATKON SUUNNITTELU

SEURAAVIA TOIMINTOJA› Tiedon siirto Onkaloon› Arkiston hallintanäkymä ja hävittäminen› Muutoksenhaku mukaan prosessiin› Työjonot

SÄHKÖISEN ARKISTON LAAJENTAMINEN

1. Lupapisteen prosessi

2. Paperiprosessi, aineiston tuonti ja rajapinnat3. Muut toimialat

KÄYTTÖÖNOTTO KUNNAN KANNALTA› Arkistomoduulin kytkentä (Lupapiste)› Käyttöoikeuksien määritys (pääkäyttäjä)› TOS-workshop (arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaus ja julkaisu (arkistokäyttäjä)› Käyttökoulutus (käsittelijä + arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Käytön aloitus (kunta)› Määräys arkistomuodosta, arkistolaitos (AL, kunta)› Sopimus (kunta, Lupapiste)

SOVITUT AJANKOHDAT› Viikko 48: Koulutukset alkavat

• Pilottikunnat lähettävät 2 sopivaa päivämääräehdotusta koulutusta varten osoitteeseen [email protected]

› Solita ottaa yhteyden sellaisiin pilottikuntiin, joille ei ole vielä järjestetty TOS-koulutusta

› To 21.01.2016 Seuraava arkistotapaaminen› 10.12.2015 Rakennusvalvonnan tapaaminen Tampereella

LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8

500 neliön kallioluolastossa. › Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista,

joihin on rakennettu konesalit, sertifioidut IT-turvahuoneet ja EMP-suojatut tilat