Document management - VIDI

UPRAVLJANJE ISPISOM I DOKUMENTACIJOM: SMANJUJE TROŠKOVE I UBRZAVA POSLOVANJE

+

Zeleno razmišljanje:

Novi zakoni

Pametni uređaji:Ušteda papira nije jedina, štedi se i na potrošnji električne energije

Digitalna dokumentacija i potpis ulazi u službene standarde

Osim što zamjenjuju više uređaja digitaliziraju dokumente

Document management kontrola i ušteda

PREUZMITE KONTROLU:

.bizbizPrint management: Čak svaku petu ispisanu stranicu nitko ni ne pogleda

Vidi.biz 165 Naslovna (1)_TT.indd 3Vidi.biz 165 Naslovna (1)_TT.indd 3 11/20/09 10:09:47 PM11/20/09 10:09:47 PM

Split by PDF Splitter

WWW.VIDI.HRVIDI.biz / 20092

vrijeme recesije obično se profi liraju tržišne niše koje do tada nisu bile u prvom planu, a najčešće se odnose na uštedu i ubrzanje poslovanja. Ovo je

upravo takvo vrijeme, kada se moramo okrenuti vlastitim snagama i procijeniti kako od postojećih resursa izvući maksimum. Document i print management dio su svakog poslovnog okruženja, no doživljavalo ih se kao nešto usputno, osim u tvrtkama kojima je rukovanje velikim količinama dokumenata neizbježni dio osnovnoga posla.

Traženjem novih načina rezanja troškova, pod povećalo je došlo i upravljanje dokumentima i ispisom čak i u manjim poduzećima. Gotovo su nevjerojatne brojke koje izražavaju uštedu korištenjem automatiziranih i pametnih rješenja.

Tvrtke zauzete svojim osnovnim poslanjem na tržištu najčešće nisu ni svjesne kakvom količinom dokumentacije raspolažu i koliko se vremena gubi na njezino pretraživanje i arhiviranje, to vrijeme koje obavljaju zaposleni najskuplji je novac koji plaćamo jer dok zaposlenici prekapaju po registratorima, njihov osnovni posao stoji. A povećanjem opsega poslovanja količina dokumentacije nemilice se povećava i zauzima sve više prostora u uredima i arhivima, a ni prostor nije besplatan, naprotiv, sve je skuplji. Tu

se postavlja i pitanje arhiviranja pristigle „papirnate“ dokumentacije i njeno uvođenje u poslovni sustav - da uvijek bude nadohvat ruke. To su samo neki od razloga zašto upravo sada u punom sjaju izlaze na vidjelo rješenja za upravljanje dokumentima i ispisom.

Statistički se prosječna tvrtka suočava sa sljedećim problemima: radi sa 200 do 300 različitih tipova dokumenata, izrađuje prosječno 19 kopija istog dokumenta, veliki troškovi pohrane dokumentacije, a još veći u naporima pretraživanja pojedinog dokumenta, gubi 1 od 20 dokumenata, troši 25 sati pokušavajući ponovo proizvesti izgubljeni dokument, prilikom obrade ulaznog računa 70% troška otpada na protokol obrade i prijenosa dokumenta.

Stvari se još više kompliciraju padom cijena printera. Tvrke smo naime zbog pada cijena tih nekad skupih uređaja opremili brojnim pisačima, kopirkama i faxovima, no usprkos padu cijena novi troškovi počeli su se gomilati zbog potrošnog materijala kao što su toneri i papiri, a tu je i povećana potrošnja električne energije. Ako još spomenemo da se jedna od pet isprintanih stranica nikada niti ne pogleda, lako je uočiti razlog za uvođenje print managementa...

Sadržaj:

03 Document

management

09 Print management

Rješenja

10 Canon Adria

12 Inpro

14 Siemens

16 KSU

18 Recro

20 Xenon Forte

22 Lexmark

24 Siemens

26 Brother

28 Copy electronic

30 HP

32 Konica Minolta

34 Megatrend

Nakladnik: VIDI-TO d.o.o.

Nakladnički kolegij: Tomislav Kotnik Robert SlavečkiDirektor: Tomislav Kotnik

Glavni urednik: Tomislav NovakIzvršni urednik: Dinko Kadi

Autorski suradnici priloga: Darko Martić, Tomislav Novak, Dinko

Kadi, Vedran Vlahović, Goran Novačić, Igor Sečen

Grafička pripremaFotografije: Željko Zirdum

Obrada fotografija: DD Studio IIustracije: DD Studio

Naslovnica: DD Studio

Kompjuterski prijelom: DD Studio

Tehnička služba: Željko Zirdum

Marketing (oglašavanje i prodaja)Direktor marketinga: Darko BeljanDirektor prodaje: Milan Dukić

Asistentica direktora marketinga: Barbara Maretić

E-mail: [email protected]

Telefon: 01/3096-674, 3096-676, 3096-677

Faks: 01/3096-675Kompjutersko oblikovanje oglasa: VIDI studio, Barbara Maretić

Tisak: Radin Print Culture, Zagreb

Adresa uredništva:VIDI, Zagrebačka cesta 233, 10 000 Zagreb, Republika Hrvatska

Tel.: +385 (0)1/ 3096-674, 3096-676, 3096-677Fax: +385 (0)1 / 3096-675E-mail: [email protected] Web: www.vidilab.comTajnica uredništva: Gordana »aËiÊ

Sva prava su pridræana.

Ni jedan se dio ovog Ëasopisa ne smije reproducirati u bilo kojem obliku ili radi bilo koje

namjene bez prethodne pismene suglasnosti izdavaËa. Svi tekstovi u Ëasopisu Vidi

pripremljeni su s osobitom paænjom i kontrolirani na viπe razina. Redakcija Ëasopisa

Vidi, meutim, ni u kojem sluËaju ne moæe odgovarati za moguÊe πtete bilo kakve vrste

nastale na osnovi savjeta, tekstova, slika ili drugog redakcij skog ili oglaπivaËkog materi-

jala objavljenog u Ëasopisu Vidi ili na drugi naËin datog od strane osoba koje rade za

tvrtku Vidi. Miπljenje redakcije Ëasopisa Vidi ne mora se iskljuËivo poklapati s miπljenjem

autora teksta objav ljenog u Ëasopisu Vidi u bilo kojem obliku i/ili radi bilo koje namjene.

Vidi svim svojim Ëitateljima omoguÊuje dobivanje besplatnih savjeta “Doktora” na adresi

www.vidilab.com/doktor. Ideje prijedloge i kritike moæete slati na adrese [email protected]

i [email protected]. Redakcija Ëasopisa Vidi i poduzeÊe VIDI-TO d.o.o. ne odgovaraju

za moguÊe πtete nastale na osnovi savjeta dobivenih putem ovih e-mail adresa ili bilo

kojih drugih e-mail adresa koje imaju domenu @vidi.hr. Sve e-mail adrese koje imaju

domenu @vidi.hr, a posebice e-mail adrese [email protected]; [email protected] i webradi-

[email protected] javne su e-mail adrese i Ëasopis Vidi zadræava pravo objavljivanja i

koriπtenja poruka pristiglih na spomenute e-mail adrese u svim svojim medijima i za

sve svoje potrebe. Vidi takoer zadræava pravo da na e-mail adrese onih koji su pisali

na neku od e-mail adresa s domenom @vidi.hr moæe slati e-poruke promotivnog

karaktera.

Vidijevu mreæu raËunala i servera instalirao i odræava Aurion d.o.o.

Srednji teËaj: 1 EUR = 7,315836 kn na dan 20.11.2008. (www.hnb.hr)ISSN 1330-626X

Document i print management pred vratimaU

U V O D N I K

Vidi.biz Uvodnik_sadrzaj (1)_T.indd 2Vidi.biz Uvodnik_sadrzaj (1)_T.indd 2 11/20/09 7:04:49 PM11/20/09 7:04:49 PM


3WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009

D O K U M E N T A C I J S K I S U S T A V I

okumentacijski sustavi mogu se predstaviti kao temelj IT industrije s jedne strane, jer se bave neizbježnom papirologijom, a s druge

strane jer svi imaju potrebu za upravljanjem te takve sustave integriraju u svoje poslovno okruženje prije ili kasnije. Spomenimo samo činjenicu da se uvođe-njem automatiziranih procesa troškovi obrade pošte u uredima mogu smanjiti za dvije trećine! Nije nevažna ni činjenica da se elektronska dokumenta-cija novim zakonima uvodi kao ravnopravna pisa-nim dokumentima.

Što su u biti dokumentacijski sustavi?Ovakvi sustavi u svom pojednostavljenom obli-

ku obuhvaćaju: Input Management - digitalizacija i pohrana dokumentacije u digitalnu arhivu; Document Management - preuzima na sebe zadatke o daljnjem postupku obrade, odnosno arhiviranja dokumentacije; Output Management - bavi se ponovnim iskorištavanjem informacija iz digitalne arhive.

Cilj dokumentacijskih sustava ponovna je iskori-stivost informacija za jednostavnije, kvalitetnije i brže reagiranje na neke sljedeće korake poslovnoga procesa. Npr. ukoliko u našoj digitalnoj arhivi imamo pohranjenu dokumentaciju o našim klijenti-ma, tada te informacije možemo iskoristiti za: izra-du izvještaja za potrebe mjesečnog sastanka uprave društva; brzi (rekao bi - trenutni) pronalazak svakog dokumenta o našem klijentu za potrebe dokazivanja u sudskom procesu; preusmjeravanje informacija na neki vanjski sustav kao što je BI (Business Intelligence) koji se bavi proučavanjem informacija te donošenja raznoraznih činjenica i zaključaka; ukoliko znamo što naši klijenti kupuju, možemo učinkovitije reagirati na popuste pojedinih proizvo-da i usluga.

Osim za potrebe digitalne arhive, dokumentacij-ski sustav vrlo je učinkovit kolaboracijski alat koji olakšava grupni rad prilikom stvaranja novog doku-menta, npr. ugovora. Pri tome vodi brigu o praćenju inačica dokumenta u stvaranju, sigurno snoj politici dokumenta i praćenju izmjena od strane svih sudio-nika tog poslovnog procesa.

PrednostiPretraživanje cjelokupne arhive svodi se na

sekunde, a zamislite koliko je potrebno vremena za pronalazak točno određenog dokumenta. Znamo da je kada smo pod pritiskom ručni rad dodatno otežan i usporen ljudskim faktorom da u žurbi pre-vidimo ono očito, pa se često događa da previdimo dokument i proglasimo ga nepostojećim, ili ga pro-nađemo tek iz drugog ili trećeg pokušaja, ili kada pošaljemo drugu osobu da dodatno pretraži.

Za sastanak se obično pripremamo u zadnji čas. To i ne mora biti toliki problem ukoliko nam sustav omogućuje pozivanje jednog od unaprijed definiranih izvještaja sa dva-tri klika. Koliko se vre-mena gubi na ručno prelistavanje raznoraznih mje-sečnih izvoda, računa i ostale dokumentacije, pa onda na traženje ključnih informacija u svakom dokumentu i prepisivanje npr. novčanih iznosa u Excel tablicu, pa zbrajanje, izrada grafikona…?

Digitalnoj arhivi može se pristupiti i s udalje-ne lokacije. Ako tvrtka ima nekoliko nekoliko podružnica, kolege u drugom gradu mogu raditi s istim dokumentima kao da se nalaze u istoj zgradi. Dokumenti su pohranjeni na centralnoj lokaciji, na poslužitelju, a ne na pojedinačnom računalu (mada kopija dokumenta može biti spremljena i na raču-nalu).

Sigurnost dokumenata na vrlo je visokoj razi-ni. Svatko tko ima pristup digitalnoj arhivi, može pristupati samo njemu ovlaštenim dokumentima i s njima obavljati samo odobrene radnje; sve izmjene popraćene su povjesnošću dokumenta.

Jednom pohranjen dokument nije više podlo-žan vanjskim utjecajima (habanje). Kome se nije barem jednom dogodilo da je prolio kavu ili nešto drugo preko ugovora? A tek skidanje klamerica koje oštećuju dokument svaki put kada fotokopiramo?

Svi korisnici sustava uvijek pristupaju zadnjoj inačici dokumenta, pa je problematika snalaženja među datotekama na računalu smanjena na mini-mum.

Ugrubo rečeno, jedna od glavnih prednosti sva-kako je ušteda na vremenu. Usporedimo koliko košta jedan sat zaposlenika koji pretražuje doku-mentaciju po ormarima, a koji je to vrijeme mogao kvalitetnije iskoristiti?

Prednosti su očite i na mnogim drugim elemen-tima poslovnog i privatnog života. Teži izbacivanju papira iz uporabe, tzv. paperless office (ured bez papira). Što naravno nije izvedivo tako lako, niti

Problemi prosječne tvrtke:• 200-300 različitih tipova dokumenata

• Izrađuje prosječno 19 kopija istog dokumenta

• Veliki troškovi pohrane i pretraživanja dokumentacij

• Gubi 1 od 20 dokumenata

• Troši 25h pokušavajući ponovo proizvesti izgubljeni dokument

Document management zbog sve veće količine elektronskih dokumenata počeo se sam nametati i više ga nećemo moći zaobilaziti

Dokumentacijski sustavi

Dokumentipod kontrolom

piše: Darko Martić

[email protected]

D

Vidi.biz Dok. management (6)_TTT.indd 3Vidi.biz Dok. management (6)_TTT.indd 3 11/20/09 9:48:04 PM11/20/09 9:48:04 PM



možemo očekivati u skorijoj budućnosti, jer da bi se to dogodilo, treba prvo promijeniti način rada „svih“ ureda - kako u državnim, privatnim, tako i ostalim sektorima.

Ekološki efekt također više nije za podcjenjiva-nje. Bacanje papira i potrošnja energije na ispis dokumenata nisu male stavke ako se kumulativno zbroje, uštede na tom planu također su neočekivano velike.

Ono s čime mnogi još i danas muku muče vje-rodostojnost je elektroničkih dokumenata koje šaljemo elektroničkom poštom. Ipak je to bez potpi-sa i pečata. Pošaljemo li elektronički dokument, npr. ugovor, zašto ga druga strana ne bi izmijenila? Pojednostavljeni odgovor krije se u tehnologijama koje automatski nadopunjuju dokument „skrive-nim“ informacijama koje jamče njegov izvorni oblik i pošiljatelja. Više o ovoj tehnologiji progooglajte pod nazivom digitalni potpis. Ova i neke druge popratne tehnologije pojednostavnit će u, nadajmo se bliskoj budućnosti, npr. izdavanje putovnice, osobne iskaznice i mnoge druge stvari.

Od čega se sastoji dokumentacijski sustav

Za iskorištavanje navedenih prednosti ključno je imati kvalitetno odrađen prvi korak - digitalizaciju dokumentacije, tzv. Input Management. Dokumenti koji nastaju u digitalnom obliku, (npr. Word doku-ment), nekako su sami po sebi „riješeni“, mada ni to nije sto posto točno.

Teža je priča s dokumentacijom koja zahtijeva digitaliziranje i koja mora proći kroz skeniranje, odnosno „slikanje“. No, takva slika dokumenta ne nosi vrijedne informacije. Sama slika računalu je nejasna te da bi ju računalo „razumjelo“, moramo je dodatno opisati parametrima koje nazivamo atribu-tima. Postupak opisivanja dokumenta, odnosno unosa atributa, indeksiranje je (neki atribute zovu i indeksima).

Pri izgradnji sustava, definiraju se i tipovi doku-mentacije kako bi se dokumenti dodatno opisali, odnosno razlikovali i grupirali. Svaki tip dokumenta može imati drugačiji set atributa, pa tako npr. jedan ulazni račun možemo opisati nazivom dobavljača, datumom prispijeća i iznosom, dok neki ugovor možemo opisati ugovornim stranama, datumom potpisivanja i vrstom ugovora.

Ukratko rečeno, jedan dokument sastoji se od dva elementa - slika dokumenta i opisni atributi. Ovo „slika“ ne mora nužno predstavljati skenirani dokument, nego može biti i Word dokument u svom izvornom obliku.

Doduše, nitko od nas ne traži da dokumente opisujemo atributima, no tada nećemo biti u mogućnosti iskoristiti prednosti dokumentacijskih sustava. U tom slučaju nastavljamo raditi kao i do sada, spremati slike i Word dokumente po mapama na računalu pa onda umjesto da pretražujemo po registratorima i ormarima, kopamo po mapama, tražimo od kolega da nam pošalju zadnju inačicu i sl. - nije baš neki napredak.

Pri indeksiranju od velike je pomoći OCR teh-nologija (Optical Character Recognition). Tehnologija koja prilično točno uspijeva sa slikov-nih datoteka „pročitati“ tekst. U ovom bismo slučaju nakon skeniranja sliku propustili kroz OCR meha-nizam koji koristeći umjetnu inteligenciju te mnoga predefinirana pravila pokušava prepoznati slova sa slike te time u konačici cijele riječi, odnosno cjelo-kupan sadržaj. Nakon ovog postupka mi smo od naše slike dobili, uvjetno rečeno, Word dokument.

U slučajevima kada imamo izvorne dokumente u sustavu, možemo ih pretraživati po njihovom sadržaju. Ova tehnologija, pod nazivom Full Text Search, omogućuje nam da ako u tražilicu upišemo „Pero Perić“, pronađe sve dokumente koji negdje u svom tekstu sadržavaju unesene ključne riječi.

Danas možemo pretraživati i slikovne doku-mente, ali i dalje postoji potreba za indeksiranjem iz razloga što sustav može pročitati sadržaj, odnosno tekst ugovora, no ne može dokument razumjeti na razini da ga razlikuje od nekog drugog ugovora. Unosom atributa omogućujemo napredno pretraži-vanje dokumenata, kao npr.: Pronađi mi sve ugovo-re o radu iz 6. mj. prošle godine.

Od ostalih elemenata dokumentacijskih sustava, spomenimo još i: životni ciklus, odnosno stanje dokumenta (lifecycle), npr. stanje - arhivirano, dokument je moguće pronaći i pogledati mu sadr-žaj, no nisu moguće dodatne izmjene; poslovni pro-ces (workflow) kao set pravila koja definira niz osoba koje moraju potvrditi valjanost dokumenta (ugovora) prije nego li isti pošaljemo na potpisiva-nje; sigurnosna politika (ACL) pravila su ponašanja za svakog pojedinog korisnika ili grupu korisnika (tko i što smije raditi s dokumentom); popratni ser-

visi koji npr. automatski pretvaraju Word dokument u PDF, ili servisi koji služe za komunikaciju s vanjskim sustavima (npr. SAP), itd.

Input ManagementInput Management bavi se uvozom

dokumentacije u dokumentacijski sustav. To se događa na nekoliko načina: skeni-ranjem, integracijom s telefaks uređajem (faks server), integracijom s e-mail san-dučićem, ručnim uvozom datoteka (npr. Word dokument), preuzimanjem slikov-

nih datoteka sa dijeljene mrežne mape. Input Management jednostavno prati metodologiju: ulaz > obrada > izlaz.

Ulaz je u ovom kontekstu jasan sam po sebi - skeniranje. Obrada, pak, obuhvaća radnje kao što je već ranije spomenuto indeksiranje, no u ovom koraku moguće je odraditi i neke druge popratne radnje kao npr. korekciju skeniranja slike. Izlazpodrazumijeva izvoz obrađenih i indeksiranih slika i pripadajućih im opisnih atributa u neki vanjski sustav, Document Management.

Bitno je razlikovati tri vrste dokumenata: struk-turirani dokumenti oni su koji imaju prepoznatljivi oblik, rađeni po obrascu/predlošku, to su npr. obrasci za prijavu koji imaju iscrtane kućice u koje se popunjavaju točno traženi podaci; nestrukturi-rani dokumenti raznorazni su dopisi, dokumenti koji nemaju unaprijed definirani oblik ni očekivani sadržaj; djelomično strukturirani dokumenti su npr. računi koji imaju svoj predefinirani izgled, ali im se razlikuje tablica s listom artikala.

Zašto je bitno razlikovati ova dva tipa dokumen-tacije? Zato što kod strukturiranih dokumenata imamo očekivani oblik, pa postupak daljnje obrade možemo, ovisno o preduvjetima, maksimalno auto-matizirati. Kod nestrukturirani dokumenata u pra-vilu se oslanjamo na ručni unos kako atributa, tako i definiranje tipa dokumenta.

Ulaz

Jedna je od najčešće korištenih metoda skenira-nje, digitalizacija papirnate dokumentacije. To rade skenerski uređaji koji „slikaju“ dokument te prenose sliku na računalo. U ove svrhe moguće je u pravilu koristiti bilo kakav uređaj, od jednostavnih kućnih, velikih MFD-ova (Multi Functional Device, više-funkcijski uređaj), čak do specijaliziranih skenera za obradu većih količina dokumentacije, već prema potrebama cjelokupnog dokumentacijskog sustava. Ako se obrađuje veća količina dokumenata, svaka-ko je preporučljivo uzeti brži skener. Više o skener-skim uređajima potražite pri kraju članka (Hardverska podrška).

Dodijeljeni prostor u bazi podataka

Slika doku-menta

Baza za indeksi-

ranjeTablice s

atributima

Baza podataka: Repozitorij tablica s atributima i slikom dokumenta

Prošle je godine Hrvatska preuzela normu ISO 19005-1: Upravljanje dokumentima - Format datoteka elektroničkih dokumenata za dugoročnu zaštitu: Uporaba PDF/A-1. Ovim se aktom omogućava standardizacija formata za e-dokumentacijski sustav i otvara pretpostavka za e-poslovanje, posebice javne uprave. Proces transformacije oslobođen je novom Uredbom o uredskom poslovanju koja stupa na snagu 01.01.2010.





Multifunkcijski uređaji (fotokopirni uređaji koje dijelimo hodniku s ostalim kolegama), kao i inte-gracija faks uređaja, vrši se po principu da takvi uređaji skenirane slike spremaju na neku predefini-ranu mrežnu lokaciju. S te lokacije dokumenti se uvoze automatiziranim postupkom, odnosno pro-gramskim modulom koji svakih nekoliko sekundi provjerava postoji li novi dokument.

Dokumenti nakon uvoza tvore jednu logičku cjelinu, tzv. batch. Stranica za stranicom, itd. Ukoliko smo odjednom uvezli više različitih doku-menata, imamo mogućnost njihove razdvajanja u više logičkih cjelina - u dokumente. Ovo radimo iz razloga da svakoj cjelini, odnosno svakom doku-mentu u koraku indeksiranja, dodjelimo pripadaju-će mu opisne atribute. Također i iz razloga da u završnom koraku, u izvozu dokumentacije, doku-mente tvorimo u cjelinama kao zasebne datoteke.

Ručno razdvajanje dokumentacije također može biti poprilično zahtjevan posao. Kod većih količina dokumenata obično se separacija pokušava čim više automatizirati. Jedan od načina „rezanja“ logičkih cjelina umetanje je graničnika u batch prije samog skeniranja. Graničnik je obično jedna stranica s oti-snutim barkodom koji definira početak novog dokumenta. Ovisno od slučaja do slučaja, no za raz-dvajanje u pravilu može poslužiti i jedna potpuno prazna stranica.

Obrada

Batch obrađujemo automatiziranim i ručnim programskim modulima. Pod „ručnim“ smatramo module koji zahtijevaju intervenciju od strane kori-snika. Redoslijed modula koji obrađuju batch opisan je programskim procesom koji u nekom osnovnom obliku ima sljedeće korake: korekciju slike, detekciju i brisanje praznih stranica, detekciju graničnika i izradu logičke strukture (tzv. stablo dokumenata), automatsku klasifikaciju, ručnu klasifikaciju, auto-matsko čitanje atributa (OCR), validaciju, indeksira-nje, izvoz dokumenata i opisnih atributa.

Premda ovdje imamo navedeno čak 8 koraka u obradi, za korisnika su bitna samo dva - klasifikacija i validacija.

Klasifikacija je ta koja opisuje vrstu dokumenta, te kako smo ranije već rekli, dodjeljuje joj se odre-đeni set opisnih atributa, a pri izvozu pohranjuje se u točno definirani „ormar“ (npr. ugovori). Ukoliko imamo strukturirane dokumente, možemo čak i ovaj korak preskočiti za slučajeve kada dokument bude automatskim putem „prepoznat“ po predlošku određene vrste dokumenta.

Za automatsku klasifikaciju dokumentacije potrebno je osigurati jednoznačan element (ili više njih) na stranici koja definira vrstu dokumenta. U ove svrhe često se koriste barkod oznake otisnute na samim obrascima koje klijent popunjava. Naravno, prepoznavanje ovisi i o uspješnim rezultatima OCR-a. Automatska klasifikacija moguća je i kod nestruk-turiranih dokumenata, kod kojih se prepoznavanje vrši pretragom kombinacije ključnih riječi specifič-nih za svaku vrstu dokumenta.

Validacija omogućuje ručnu verifikaciju auto-matske klasifikacije te eventualno korekciju auto-matski dodjeljene vrste dokumenta, te zahtijeva unos opisnih atributa. Također, ukoliko se radi o strukturiranim dokumentima, OCR postupkom možemo s očekivanih mjesta na dokumentu proči-tati tekst te ga dodjeliti pojedinom atributu. Tako dodatno ubrzavamo cjelokupni postupak obrade.

Kod nestrukturiranih dokumenata zanimljiva je mogućnost OCR-a (tzv. rubberband), da klikom miša na pojedinu riječ istu prepoznajemo i prepisu-jemo u atribut.

Svi koraci koji rade automatizmom, a ovise o rezultatima OCR-a (automatska klasifikacija i auto-matsko čitanje atributa), davat će bolje rezultate što je kvalitetnija skenirana slika. Ovo za sobom povlači i uporabu kvalitetnijih skenera.

Period prije puštanja ovakvog sustava u pogon zahtijeva detaljno testiranje na što većoj količini različite dokumentacije. Tijekom tog perioda vrše se dodatne prilagodbe OCR mehanizma te modula za automatsku korekciju slike sukladno dobivenim rezultatima. Ovisno od slučaja do slučaja, no sasvim je realno očekivati 95% rezultate OCR-a. Rezultati mogu biti i mnogo lošiji, sve ovisi o dokumentima koji se uvoze i kolika je mogućnost korigiranja nji-hovog prepoznavanja. Postoje i OCR mehanizmi koji su orijentirani na prepoznavanje rukom pisanih slova i brojeva, mada rezultati u praksi nisu zadovo-ljavajući. No, ukoliko prepoznavanje rukom pisanog teksta ograničimo na prepoznavanje samo brojeva, ne i slova (JMBG, OIB, broj računa, …), stvar može biti poprilično uporabljiva.

Izlaz

Nakon uspješno obrađene (pripremljene) doku-mentacije, sljedeći i završni korak Input Management sustava izvoz je dokumenata u doku-mentacijski sustav. Ovo je obično automatizirani postupak koji prilikom izvoza „slike“ dokumenta njoj dodjeljuje i opisne atribute te vrstu. Nakon izvoza dokumentacije, ona je raspoloživa korisnici-ma za pretraživanje, nadopunu ili neke druge rad-nje.

Digitalna arhivaDigitalna arhiva trebala bi predstavljati sve

dokumente koji su prošli kroz tvrtku. To je zapravo jedna velika baza podataka, cijela povijest poslova-nja, pa i šire. Samo brz pronalazak pojedinog doku-menta dovoljan je razlog za integraciju jednog ova-kvog sustava u poslovanje, a ako se prisjetimo i

Skeneri Uvoz

Fax uređaji

MFD

e-mail

e-obrazac

Mrežni direktorij

Uvoz

ji

Prepo-znavanjeatributa

Klasifi -kacija

Meta-podaciAutor

DatumSubjektKlijent

Validacija Izvoz

Obrada dokumentacije

EMC2

Načini prepoznavanja

Načini prepoznavanja

Dokumenti pisani rukom

Slikovni oblici Slikovni oblici Ključne riječi (OCR)

Ključne riječi (OCR)Razumijevanje teksta

Strukturirani Djelomično strukturirani

Nestruktu -riraniStrukturirani Djelomično

strukturiraniNestruktu -rirani

Formulari Razna kores-po ndencija

PismaObrasci Povijest

bolestiDokumenti koji imaju i

varijabilni dio

Vrste dokumenata: Prema obliku sadržaja - strukturirani, djelomično strukturirani i nestrukturirani

Input management: Cijeli imput management - Uvezene dokumente obradimo i izvozimo

repozitorij (DMS)




ostalih pogodnosti kao što je centralna pohrana, pristup s udaljenih lokacija, kolaboracija (kvalitetniji timski rad), sigurnost - nema se što čekati.

Kad smo već kod prednosti, evo još jednog obli-ka uštede - koliko košta kvadratni metar iznajmlje-nog prostora? Ili, tvrtka je u vlastitom prostoru, no mora ga proširiti radi povećanja broja radnih mje-sta… Koliko je u tvrtki ormara s dokumentacijom? Pomnožimo li to s kvadratima koje zauzimaju… Slika je vjerojatno jasna.

No opet, nije to tako jednostavno. Prema trenut-no važećem zakonu, na sudu se osim originalnog dokumenta priznaje i kopija na mikrofilmu. Ne možete otići na sud s isprintanom kopijom iz vašeg dokumentacijskog sustava. Dakle, postoji zakonska obveza čuvati pojedinu dokumentaciju X godina. No, Hrvatski sabor 9. prosinca 2005. donio je zakon prema kojem elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru, ako se njena uporaba i promet provode prema zakonu.

Od svih čudesa i mogućnosti naprednih doku-mentacijskih sustava, tražilica najviše oduševljava. Unosom ključne riječi ili kombinacijom atributa u naprednoj tražilici, u roku od nekoliko sekundi svi „ormari“ pretraženi su i pred nama su prikazani pronađeni rezultati. Ovisno o hardverskim resursi-ma sustava, ovo nekoliko sekundi odnosi se na stoti-ne, tisuće ili milijune dokumenata u bazi.

Izmjena dokumenta, ovisno u sustavu, temelji se na check-in i check-out naredbama. Želimo li doku-ment uređivati, napravimo check-out što daje upute sustavu da zaključa dokument kako drugi korisnik ne bi pokušao istovremeno napraviti izmjene na njemu jer bi na taj način došlo do nesporazuma u inačicama dokumenta. Kada su izmjene gotove, napravi se check-in što možemo usporediti i sa Save naredbom koja ne samo da spremi izmjene nego i zapisuje povijest izmjena i tko ih je napravio - tzv. audit trail. U tom trenutku napravljena je i nova inačica dokumenta kako bismo se uvijek mogli vra-titi u neko prošlo stanje ukoliko treba ipak izbaciti neki članak iz ugovora. Bitno je znati da sustavi pri-likom uređivanja dokumenta otvaraju program koji se i inače koristi za uređivanje tog tipa dokumenta, npr. Word, Excel.

Osim tražilicom, do dokumenata možete doći i

pregledom mapa (možemo ih usporediti s mapama na računalu). To je jedan od načina kako dokumen-te možete organizirati - jedna mapa = jedan klijent. No, jedna od korisnih mogućnosti izrada je veza (link) prema dokumentu. Tako da ukoliko postoji potreba imati jedan dokument u više mapa, kreira se veza prema istom dokumentu što znači da ako izvorni dokument promijenimo, praktički smo ga ažurirali po svim onim mapama u kojima postoji veza na njega. Naravno, može se i klasično imati više kopija istog dokumenta u sustavu.

U digitalnu arhivu može se pohraniti bilo kakav dokument ili bolje rečeno bilo kakva datoteka. Znači, tekstovi, tablice, prezentacije pa čak i video-materijali, fotografije, zvučni zapisi i slično. Ovisno o sustavu, prikaz različitih tipova datoteka može biti prilagođen svakom pojedinačno, tako da su npr. dokumenti izlistani s nazivima, fotografije prikazane u smanjenom tzv. thumbnail formatu i sl.

Korisničko sučelje ovakvih sustava osim mapa i datoteka omogućuje i neke dodatne funkcionalno-sti, kao što je npr. praćenje dokumenta pri čemu sustav šalje obavijest svaki put kad se dokument mijenja. Ovakve i slične obavijesti obično se nalaze u Inboxu korisničkog sučelja (nije riječ o Inboxu unutar programa za čitanje elektroničke pošte, no ima sličnu funkcionalnost). Sustav dodatno može slati obavijesti i putem elektroničke pošte, te tako ne treba svako malo provjeravati program dokumenta-cijskog sustava, nego je dovoljan pogled e-sandučić.

Dokument uvijek može biti raspoloživ u npr. izvornom Word formatu, ali i kao PDF, tako da je spreman onaj format koji je potreban za pojedini zadatak. Također, pravila čuvanja dokumentacije mogu biti podešena po regulatornim obvezama - npr. ugovori se čuvaju 7 godina, a nakon toga auto-matski se brišu iz sustava.

U pravilu, kod robusnih sustava gotovo da nema funkcionalnosti koja je potrebna. A ukoliko ih proi-zvođač sustava i nije ugradio, vrlo vjerojatno ćete

takve dodatke pronaći kod samostalnih proizvođa-ča, tzv. third party.

U svakom slučaju, funkcionalnost je proširiva prema zahtjevima korisnika. Robusni sustavi pruža-ju programski pristup do svih ili osnovnih funkcio-nalnosti sustava (API - Application Programming Interface) te putem takvih instrukcija IT, odnosno odjel razvoja, može napraviti prilagodbu prema vašem poslovanju.

Poslovni procesiJedna od najpoželjnijih nadopuna digitalne arhi-

ve podrška je za poslovne procese (workflow) - upravljanje tijekom poslovnih procesa (BPM - Business Process Management). Ova funkcionalnost ne samo da pomaže tvorcima dokumenta da krajnja inačica bude odrađena u što kraćem vremenu nego ih i drži u granicama pravila koja se moraju pošto-vati kako bi dokument zadržao korporativnu kvali-tetu. Izrada ili izmjene dokumenta više ne mogu proći neopaženo i bez kontrole, a korištenjem pro-cesa u dokumentacijskom sustavu osigurava se bolja protočnost informacija.

Korisnici više ne moraju gubiti vrijeme na uskla-đivanje s kolegama u timu i telefonske pozive - jesi mi poslao? Kada jedan od autora dokumenta završi svoj zadatak definiran poslovnim procesom, sljedeći koji treba odraditi, npr. provjeru pravopisa, o svom će zadatku biti obaviješten u onaj Inbox koji smo već spominjali.

Drugi primjer mogao bi biti izrada putovnice. Klijent preko web stranice ispuni formular i priloži slike (osobna fotografija, skenirana stara putovnica i sl.). Slike zajedno s opisnim atributima (ono što je klijent upisao u web formular) završe u arhivi koja odmah po prispijeću novog zahtjeva za putovnicom pokreće nad priloženim dokumentima poslovni proces. Prva osoba koja zaprimi zahtjev provjerava valjanost dokumentacije te je li cjelovita; ako nedo-staje npr. skenirana osobna iskaznica, prosljeđuje zadatak na operatera koja vrši ostvaruje kontakt s klijentom. Sljedeća osoba u procesu radi npr. korek-ciju slike jer je pretamna. Zadnja osoba pokreće drugi proces za tiskanje same putovnice. Naravno, ovo je više nego pojednostavljeni proces, čisto da dobijete sliku o mogućem primjeru iz prakse.

Procesi se izrađuju prema potrebama korisnika, odnosno tvrtke. Takvi procesi u biti su preslika postojećih poslovnih procesa tvrtke, s tim da je ipak naglasak na optimizaciji procesa koliko je to mogu-će - izbacivanje npr. nekih ručnih zadataka koji se mogu automatizirati i sl.

Moguće je definirati i obavijesti o neodrađenim zadacima, tako da npr. nadređeni mogu imati uvid u zaostatke zaposlenika. Također, ovakve obavijesti ne moraju nužno biti o zaostacima, nego mogu poslu-žiti i kao učinkovit real-time alat za izvješćivanje te tako prikazati uska grla pojedinih točaka u poslov-nom procesu.

U pravilu, za kreiranje poslovnih procesa nije potrebno znanje programiranja, nego proizvođači ovakvih sustava nude i alate za jednostavnu izradu Dokumentacijski sustav: Tri elementa koji sačinjavaju dokumentacijski sustav

Prema zakonu iz 2005. "Elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru

Skeniranje, izvještaji, web obrazac

ULAZ PROCESIRANJE

EMC2

DOHVAT

Upravljanje poslovnim procesima, upravljanje zadacima,

deklaracija zapisaObjava, dohvat, pretraživanje,

korištenje, output management





procesa po principu „slaganja kućica“ i veza za kon-trolu tijeka između njih.

Moguća je i integracija s nekim od usko specija-liziranih sustava za razvoj i unaprjeđenje poslovnih procesa kao što su ARIS (Business Process Management) i ILOG (Business Rule Management System).

Output ManagementUkoliko je komunikacija s klijentima ostvarena

u pisanom obliku, ovakav sustav zasigurno će dobro doći. Jedan od primjera odašiljanje je mjesečnog biltena klijentima. Svima se može poslati jedan te isti generički bilten, no želi li se ostvariti bolji uči-nak, trebalo bi ga svakako prilagoditi klijentu. Naravno, nema smisla raditi jedinstvenu prilagodbu za svakog klijenta jer to je onda u potpunosti ručni rad te ovakav sustav više nema smisla. No, klijenti se mogu grupirati prema određenom kriteriju i napraviti različiti bilteni, ili barem samo malo izmi-jenjeni, po grupama. Kao dodatak, bi bilo odlično da svaki bilten započinje sa „Poštovani Pero“, jer se klijent tako ugodnije osjeća, kao da smo zaista baš njemu posvetili pozornost.

Drugi primjer oslanja se na prethodnu temu o poslovnim procesima. Kao zadnja „kućica“ u proce-su dokumentacijskog sustava može se napraviti da Output Management sustav proizvede pismo koje se šalje klijentu. U sadržaj samog pisma ubacuju se informacije o njegovom upravo otvorenom devi-znom računu.

Ovakav sustav oslanja se na dokumentacijski sustav iz kojega preuzima informacije o klijentima te izrađuje krajnji proizvod. Proizvod može biti PDF za tiskaru, SMS poruka na mobilni telefon, e-mail newsletter, HTML, odnosno web stranica, u biti može biti bilo što. Sustav izrađuje dokumente na temelju predložaka, što znači da jednom kada defi-niramo predložak s pozicijama atributa, isti popu-njavate podacima iz dokumentacijskog sustava.

Ujedno se ovdje radi i o jednostavnom sustavu koji može služiti i kao svojevrsna veza između dva neovisna sustava, s obzirom da može proizvesti XML datoteku koju će neki treći sustav učitati u svoju bazu (mada mu to nije osnovna namjena).

Hardverska podrškaSkeneri

Specijalizirani skeneri, osim velike brzine, imaju i dodatne napredne mogućnosti upravljanja skeni-ranom slikom, kao npr. automatsku korekciju zakrivljenih dokumenata, detekciju rubova papira, dvostrano skeniranje, automatski uvlakač papira, detekciju uvlačenja više papira odjednom (događa se kod automatskog uvlakača).

Također, prije odluke o nabavci skenera, treba proučiti vlastitu dokumentaciju. Ako se dokumen-tacija ne smije odklamati (npr. ugovori ovjereni kod javnog bilježnika), tada je vam svakako potre-ban i stolni/plošni dodatak (tzv. flatbed). Ako su dokumenti većeg formata, treba razmisliti o A3

skeneru. Neki od poznatijih proizvođača skenera su: Kodak, Canon, Konica Minolta, Hewlett Packard.

Uz ovakve skenere proizvođači isporučuju i posebno prilagođene upravljačke programe (ISIS drivers), koji dodatno olakšavaju podešavanje i samu kva-litetu skeniranja.Barkod pisači

Odlučimo li započeti svoj poslovni proces sa samim skeniranjem već u poslovnici pred klijen-tom, tada će nam vjerojatno trebati barkod pisač. To su u pravilu manji uređaji namijenjeni za ispis na naljepnice kojima ćete moći ne samo odraditi posao odvajanja dokumentacije nego i samom dokumentu pridodati jedinstvenu oznaku na koju će se klijent kasnije moći pozvati u daljnjem tijeku (npr. urudžbeni broj u pisarnici državne uprave).Poslužitelji

Aplikacijski poslužiteljiU teoriji, sve komponente robusnog dokumen-

tacijskog sustava moguće je držati na jednom serve-ru. Ipak, samo u teoriji. No, sve ovisi o količini dokumentacije koju takav sustav treba podržati. Neke komponente zahtjevnije su od drugih, a nji-hova obrada mora nužno kočiti daljnji rad s doku-mentima.

Tako je npr.preporučljiv poslužitelj koji će odra-đivati automatsko indeksiranje dokumenata za potrebe ranije spomenutog Full Text pretraživača odvojeno, jer dok se dokument indeksira „u poza-dini“, korisnici ga mogu pregledavati i pretraživati po opisnim atributima, a ne po sadržaju. Ova kom-ponenta odvaja se jer je gladna procesorske snage i memorije, jer svaki dokument po uvozu mora „pročitati“ i svaku ključnu riječ zapisati u bazu podataka.

Također, Input Management sustav odvaja se kao samostalni pogon (pa čak i neke komponente unutar njega), jer nema smisla usporavati rad kori-snika koji rade s dokumentima u digitalnoj arhivi zbog procesa poboljšanja kvalitete skeniranih slika i OCR-a.

Ovo je svakako tema koja je jedinstvena od tvrt-ke do tvrtke, a u njenu raspravu potrebno je uklju-čiti IT odjel koji se brine o cjelokupnoj informatič-koj infrastrukturi.

Uređaji za pohranu Za svakodnevni rad digitalne arhive ista se

pohranjuje na diskovnim uređajima za brzi pristup.Postoje i uređaji za „arhiviranje“, odnosno

pohranu dokumenata kojima se ne pristupa često te brzina nije ključna. Ovakvi uređaji imaju sposob-nost neprestane provjere ispravnosti pohranjenog sadržaja. Svi sadržaji pohranjeni su u dvije kopije na odvojenim diskovima te u slučaju greške, odnosno pronalaska neuporabljive datoteke, druga je kopija prebriše. Također, jedna od mogućih funkcionalno-

sti smanjenje je dvostrukog sadržaja (pri tome ne mislimo na dvostruke diskove) - servis koji nadgle-da ispravnost dokumenata također ima mogućnost pronalaska duplikata te ostavlja samo jednu kopiju, čime može znatno smanjiti resurse za pohranu (ovo je iznimno korisno pri arhiviranju elektroničke pošte, a znamo da jedan te isti e-mail sa svojim pri-vitkom može biti dostavljen na X adresa u istoj tvrt-ki).

Iz sigurnosnih razloga te zbog povećanja nepre-kidne dostupnosti cjelokupnog sustava, tvrtke se odlučuju i na dupliciranje ovakvih uređaja za pohranu te ih fizički dislociraju, što još više osigura-va cjelokupan sustav u slučajevima npr. poplave, požara i sl.Klijentska računala

Proizvođači sustava rasterećuju klijentske radne stanice kako bi tvrtkama, koliko je to moguće, sma-njile potrebne izdatke u pitanju nabavke nove opre-me.

Iz tog razloga proizvođači se odlučuju na izradu klijentskih programa korištenjem web tehnologije, tako da je u pravilu računalo koje ima mogućnost pregledavanja web stranica ujedno i osposobljeno za rad s ovakvim sustavima.

Za potrebe Input Managementa i dalje se uspo-redno razvijaju i desktop programi koji na večim količinama dokumentacije daju bolje rezultate što se tiče brzine, stabilnosti, funkcionalnosti korisnič-kog sučelja na koje su korisnici odavno naučeni. Za skenerske i validacijske radne stanice preporuka je korištenje monitora većeg zaslona i visoke razluči-vosti, kako biste na vrijeme, odnosno što lakše uoči-li potrebu za ponovnim skeniranjem pojedine stra-nice, te kako biste unos atributa obavili brže, sa što manje ručnog zumiranja.Mrežna infrastruktura

Prilikom planiranja potrebnih resursa svakako je potrebno imati na umu i propusnost mreže. Ovo pak ovisi o formatu dokumentacije koju pohranju-jete u digitalnoj arhivi. Je li u boji, koja razlučivost, format…? U svakom slučaju ne štedite na propus-tnosti za Input Management.

Poznati dokumentacijski sustaviEMC2 Documentum & Captiva - jedan od vode-

ćih proizvođača softverske, ali i hardverske plat-forme namjenjene dokumentacijskim sustavima;

Skeneri: Za skeniranje se sve više koriste multifunkcijski uređaji




cjelovito Document, ali i Input Management rje-šenje.

IBM FileNet - jedan od najjačih konkurenata EMC2 rješenju. Nedavno pripojen IBM-u.

Alfresco - open source rješenje.Aktivis bluebox - domaće rješenje koje postoji u

inačici za male i srednje tvrtke te u enterprise inačici koja se oslanja na EMC2 Documentum platformu.

Abbyy FineReader - iako je na svijet donešen u obliku kakvog shareware programčića, svojim kvalitetama pokazao se kao uspješan proizvod s velikim potencijalom; tako je i on prerastao svoje tadašnje konkurente ušavši u poslovne vode (i dalje je dostupan za „kućnu“ uporabu) te omo-gućivši drugim proizvođačima da koriste njegov tada već provjereni OCR mehanizam i to kao SDK (Software Development Kit, set programer-skih instrukcija), Recognition Server, Mobile OCR (za uporabu na prijenosnim uređajima) pa čak i FlexiCapture aplikaciju za automatizaciju klasifi-kacije i indeksiranja.

Kofax - Input Management sustav.eFLOW - Input Management sustav.Microsoft Sharepoint - dokumentacijski sustav.

Moguća je veza sa EMC2 Documentum platfor-mom.

Primjer iz prakse - ulazni računiUz pomoć dokumentacijskog sustava potrebno

je riješiti problematiku velike količine ulaznih raču-na koje svakodnevno dolaze u tvrtku. Ovo je ujed-no i jedna od najčešćih problematika koje firme žele riješiti uvođenjem dokumentacijskog sustava u svoje poslovanje. Slijedom upoznavanja prednosti jednog takvog sustava, tvrtke se bez previše razmi-šljanja odlučuju i za proširenje njegove namjene, kao što su npr. upravljanje izradom ugovora, pisar-nica (ulazna i izlazna korespodencija) i sl.

Trenutno stanje u tvrtki Problema tikus d.o.o. opisuje sljede-će: velika količina ulaznih računa, sva-kodnevno; korisnici u pisarnici tvrtke jedva stižu razvrstati cjelokupnu poštu te je raspodijeliti po sektorima i odjelima; razvrstavanje pošte podrazumijeva otva-ranje iz omotnice, vođenje zabilješki o pristigloj pošti, raspodjelu doku-mentacije po kutijama koje se dalje prosljeđuju nadležnim osobama; pojedini računi kratkog su roka za plaćanje te ih je potrebno dosta-viti čim prije, no događa se da takvi računi na red dođu i tek pred kraj radnog vremena; nadležne osobe po zaprimanju dokumenta vrše verifikaciju, potpisuju dokument, te prosljeđuju sljedećem pot-pisniku po svojoj tajnici; ako je potpisniku poslan

krivi dokument, tajnica vraća natrag u pisarnicu; zadnji potpisnik šalje dokument (opet tajnica) u sektor računovodstva, odjel likvidature, gdje kori-snici uzimaju fizički račun i prepisuju stavke u npr. SAP rješenje; dokument se na kraju procesa šalje u arhivu, ponekad pohaban; no, jedan od većih pro-blema gubitak je računa koji se u hrpama dokume-nata zagubi, i on kao takav nikada ne bude uplaćen, što uzrokuje kamate po kašnjenju i ostale neugodne situacije.

Jedno od mogućih rješenja je sljedeće: korisnici u pisarnici podijele se u tri grupe; tri osobe pripre-maju dokumentaciju (vade iz omotnica, skidaju klamerice i perforaciju), četvrta skenira, peta osoba vrši validaciju obrađene dokumentacije (ručna kla-sifikacija za neprepoznatu dokumentaciju te provje-ra i unos atributa); zaslon za klasifikaciju i validaciju sastoji se od toga da na najvećem dijelu zaslona korisnik vidi skeniranu sliku (koju po potrebi može dodatno uvećati, rotirati, obrisati), a u manjem dije-lu zaslona definira vrstu dokumenta i unosi atribute (ono što automatskim postupkom nije prepoznato); po završetku validacije u pisarnici, dokument se izvozi u dokumentacijski sustav u kojemu se auto-matski pokreće proces ovjere računa; prvi potpisnik dobiva račun u Inbox i obavijest na e-mail te vrši verifikaciju, potpisuje ga i prosljeđuje dalje sljede-ćem potpisniku u njegov Inbox; ukoliko je krivo zaprimio dokument, vraća ga u pisarnicu na jedan klik s napomenom da je primio račun koji zapravo pripada drugom sektoru/odjelu; nakon što i svi pre-ostali potpisnici završe s verifikacijom i virtualnim potpisivanjem, dokument završava u Inboxu kori-snika u likvidaturi; likvidator unosi dodatne atribu-te (mjesto plaćanja, konto, interne oznake tvrtke) te prosljeđuje račun u aplikaciju za naplatu (npr. izvoz dokumenta u SAP).

Prednosti koje je ovo rješenje donijelo jesu: brža obrada dokumentacije u pisarnici; nema raspodjele svakog pojedinačnog dokumenta po kutijama, nego

korisnik odrađuje klasifikaciju samo one dokumentacije koja nije prepoznata auto-matskim postupkom (recimo 10% cjeloku-pne dokumentacije); nemogućnost gublje-nja dokumenta u

koracima prije-nosa po hod-

nicima jer fizičkog prijenosa više niti nema; sma-njeno habanje dokumenta jer nakon skeniranja odlazi u arhivu umjesto da kola okolo po uredima; trenutna obavijest o svakom računu koji su potpi-snicima te korisnicima u likvidaturi razvrstani po datumu naplate (naravno po redoslijedu kako je pisarnica skenirala); brže reagiranje na vraćanje računa u pisarnicu ako je krivo proslijeđeno; auto-matizirane obavijesti o neplaćenim računima čiji je datum dospijeća u sljedećih nekoliko dana.

ZaključakKao i mnoge druge sustave, idealno bi za tvrtku

bilo integrirati sustav za upravljanje dokumentaci-jom čim prije, odnosno odmah pri startanju poslo-vanja. Tako izbjegavaju dodatne resurse i troškove za kasniju naknadnu obradu stare, odnosno posto-jeće dokumentacije te od samog početka svoga poslovanja imaju nadzor nad njom, što rezultira spretnijim poslovanjem tvrtke koja se u svojim začecima može u potpunosti posvetiti svom temelj-nom poslovnom programu, umjesto da muku muči vlastitom neorganiziranošću.

Naravno, ovo je idealna situacija i u pravilu se to ne prakticira, barem ne kod nas. Jedan od razloga svakako je i činjenica da integracija ovakvih sustava nosi sa sobom troškove koji su sve, samo ne poželj-ni u manjim tvrtkama s limitiranim sredstvima ula-ganja. U takvim slučajevima, dokumentacija se pohranjuje u registratorima, po ormarima u uredi-ma i na hodnicima, a snalaženje u njoj odvija se po principu - ma snaći ćemo se već nekako.

No, neke industrije kao preduvjet za svoje poslo-vanje moraju imati u potpunosti riješen dokumen-tacijski sustav, kao npr. farmacija. Osim po regula-tornim obvezama, u toj industriji ništa se ne smije prepustiti slučaju, a s obzirom da im je za ishodova-nje raznoraznih dozvola (npr. puštanje novog lijeka u prodaju) potrebna veća količina dokumentacije, oni si jednostavno ne smiju dopustiti gubitke na vremenu. Također, firme koje svoje poslovanje žele provoditi pod ISO certifikatom moraju imati doku-mentacijski sustav.

Olakotna okolnost činjenica je da naš budući dokumentacijski sustav u počecima poslovanja ne mora biti vrhunac tehnologije. Može se početi s pri-stupačnijim rješenjima, a kada se pokaže potreba za nekim robusnijim sustavom, postojeću je bazu moguće migrirati u novo okruženje.

Možda i nije više potrebno uvjeravati u činjeni-cu da je dokumentacijski sustav potreban, ostalo je još samo pitanje - kakav sustav Trebamo? Koje mogućnosti treba imati, isplati li se krenuti nečim jednostavnijim te kakav sustav bi se najbolje uklopio u vaše postojeće poslovanje.

Za kraj mogu samo preporučiti posjetu sljedećoj EMC2 Momentum konferenciji na kojoj će kroz prezentacije biti prikazana ta platforma, a kroz komunikaciju sa stručnja-cima dobiti odgovore na pitanja kojih će se vjerojatno mnogo izroditi u glavi.

Emc2 Captiva: Ekran za

idneksiranje dokumenta



WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 9

P R I N T M A N A G E M E N T

ako su printeri bivali sve jeftinijima, tako smo ih sve više i više kupovali. Iako smo negdje u podsvijesti počeli shvaćati da nam

se pisači nude sve jeftinije samo iz razloga da kupu-jemo skuplje tonere ili kitove boje, čija je cijena znala prelaziti i cijenu samog pisača. Malo po malo, pisači su preplavili stolove u takoreći svakom uredu, gomilajući tako sitne troškove na različitim pozicija-ma, kojih se na kraju nitko ne sjeti ili ih uopće ne može kontrolirati. Da ne govorimo o kućnim infor-matičarima po tvrtkama koji su sve više svoga vre-mena počeli trošiti na otklanjanje zastoja pisača, kopirki ili faks uređaja. To je zaista uludo potrošen, vrlo skupi kadar.

Proizvođači pisača i sami su uočili te probleme i prije desetak godina počeli nuditi cjelokupna rješe-nja za kontrolu ispisa, no sluha nije bilo sve do ovih dana, kada print management ulazi u tvrtke na veli-ka vrata. Banke, pošte i druge tvrtke i ustanove prve su prepoznale potrebu za takvim integralnim rješe-njima, jer su po defaultu radile s velikim količinama papira. Imati na brizi naručivanje tonera, servis pisača pa i nabavku pisača postala je prevelika briga za ljude plaćene za daleko profitabilniji posao.

S porastom broja pisača povećava se i broj ispi-sanih dokumenata, a prema nekim istraživanjima, čak se svaki peti ispisani dokument uopće ne iskori-sti, dapače, uopće ga nitko nakon ispisa ne pogleda. Autorizacijom pri korištenju pisača automatski se smanjuje broj ispisanih kopija, jer je moguća kon-trola i brojanje zahtjeva za ispis sa svakog radnog mjesta. Doda li se tome i document management, broj ispisanih kopija još više pada jer se ispisivanje smanjuje samo na one dokumente koji se eventual-no šalju izvan tvrtke ili završavaju u poslovnim ili promo-dokumentima.

Što je u biti print managementUpravljanje ispisom obuhvaća cjelokupnu brigu

za ispis dokumenata u poduzeću. Procjena koliko je pisača uopće potrebno, na kojim pozicijama u tvrtki

ih treba rasporediti, kakve je pisače uopće potrebno nabaviti i od kojeg proizvođača. Ono što slijedi briga je o tim pisačima, kako bi uvijek bili u funkci-ji, instalacija pisača, instalacija drivera, njihova inte-gracija u umreženi sustav upravljanja dokumenti-ma. Zatim je tu briga o potrošnom materijalu, kao što su toneri, jer pisač preko softvera za kontrolu automatski javlja dobavljaču da predstoji zamjena tonera, koji tada stiže za dan ili dva.

Prepuštanje brige o pisačima donosi i tu pred-nost što se ispisuje bez zastoja. Mogući problemi unaprijed se predviđaju, potrošnja se optimizira, a ukoliko i dođe do kvara pisača, tvrtka koja vodi brigu o vašim pisačima brine se da je zamjenski pisač uvijek tu. U biti, više ni ne znate da imate pisače, znate samo koliki je mjesečni trošak ispisa u tvrtki. To znači da se taj trošak može unaprijed pla-nirati, bez iznenađenja zbog kvara i servisa, a otkla-nja se i mogućnost zastoja radnog procesa.

Ono što slijedi nakon optimizacije samih uređa-ja njihova je softverska integracija u document management sustav ili u vlastitu organizaciju koja glumi takav sustav. Tu je zatim izrada digitalne arhi-ve ispisa koja se sprema na neki server ili lokalno računalo, pa ako ispisana kopija kasnije i nestane, moguće ju je potražiti na računalu, kao i autora dokumenta. To je posebno zahvalno kod faks ure-đaja koji u digitalnom obliku spremaju sve zapri-mljene faksimile, pa ukoliko se koja kopija uništi ili zagubi, uvijek se može „iskopati“ na za to zaduže-nom računalu.

Neka rješenja omogućuju uvođenje sigurnosnih mjera kao što je kriptiranje prometa prema pisači-ma, što onemogućuje pregledavanje ispisa u digital-nom obliku neovlaštenim osobama. Zatim je tu nadzor i upravljanje troškovima ispisa ili bilo čega što mislimo kontrolirati ili brojati u našoj tvrtki, pa čak i pristup pisačima koji na sebi mogu imati akti-viranje ispisa pristupnim kodom, otiskom prsta ili pomoću RFID-a. Dakle, to može biti pravi raj za štedljive poslodavce i control freakove.

Nadogradnja na document management

Iako je document management klasa za sebe, pisači se prirodno nastavljaju na njega. Još više od samih printera čine to multifunkcijski uređaji. Pisač, faks i skener (možemo to zvati i faksom i kopir-kom) u jednom. Ovi uređaji najčešće u sebi već imaju softver za osnovne operacije s dokumentima. Kod pisača i kopirki kao izlaznih jedinica već smo navikli na razne mogućnosti uvećanja, regulacije zacrnjenja, pojačavanja kontrasta i druge stvari. No, skener i faks uređaj u biti su i ulazne jedinice koje zaprimaju podatke skeniranjem ili preko telefonske žice. Riječ je, dakle, o kreiranju dokumenata koji se, ako to želimo, negdje moraju spremiti na točno spe-cificiran način. Ti uređaji danas su u stanju indeksi-rati dokumente po zadanim atributima. Tako krei-raju dokumente koji ulaze u dokumentacijski sustav, pripremljeni za arhiviranje i bez potrebe dorade. Najčešće rješenje zamjena je većine printera u tvrtki jednim jačim multifunkcijskim uređajem, koji je tada i kopirka, i faks, i printer za većinu zaposlenika.

Brigo moja…Poanta print managementa preusmjeravanje je

brige o printerima na specijalizirane stručnjake koji se bave samo time. Zaposlenici ne moraju brinuti o ispisu, nego se bave svojim poslom i ne gube skupo-cjeno vrijeme na „kemijanje“ oko printera.

Osim uštede na potrošnom materijalu, dodatna ušteda ostvaruje se tako što se optimizacijom ispi-snih uređaja obično smanjuje i njihov broj. To donosi uštedu u potrošnji električne energije i čini nas ekološki svjesnima.

Najkraće rečeno: brigo moja, prijeđi na drugoga. Otprilike kao automati za kavu na kovanice; dodu-še, oni znaju ostati bez šalica ili vruće čokolade. Kroz print management ispis bi trebao postati nešto što uzimamo zdravo za gotovo, a uz to nas u konač-nici dovodi do manje stresa zbog brige za njih i novih ušteda u poslovanju.

Gomilanje broja printera po uredima dovela je do toga da je kontrola troškova ispisa postala jedva moguća

Upravljanje ispisom

Tko to tamo printa! Čija je tinta!?

Kpiše: Tomislav Novak

Vidi.biz Print man. (1)_T.indd 9Vidi.biz Print man. (1)_T.indd 9 11/20/09 7:03:17 PM11/20/09 7:03:17 PM


Technology

Document management - VIDI