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CONTENIDOS
MS. WORD. Descripción del Entorno.
Interfaz de usuario de la Cinta de Opciones
Distintas formas de Ver un Documento
Configurar un documento
Edición de Texto
Configuración de Página.
Formato al Texto
Estilos.
Operaciones con párrafos
Letra capital
Organización del texto en columnas
Revisión Ortográfica
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1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2. En la lista a la izquierda, haga clic en Personalizar.
3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione para todos los documentos
(predeterminado) o bien un documento específico.
5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar.
6. Repita el paso para cada comando que desee agregar.
7. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que
aparezcan en la Barra de herramientas de acceso rápido.
8. Haga clic en Aceptar.
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SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 90 -
Dividir, si utilizamos este comando, del menú Vista, aparecerá una línea horizontal con una doble flecha, para
que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.
CONFIGURAR UN DOCUMENTO
Empezar a trabajar con un documento básico en Microsoft Office Word 2007 es tan sencillo como abrir un
documento nuevo o existente y empezar a escribir. Tanto si empieza a trabajar en el documento desde cero
como si realiza modificaciones en un documento existente, puede seguir algunos pasos básicos para garantizar
resultados de gran calidad y obtener documentos profesionales y bien diseñados en poco tiempo.
Los documentos complejos incluyen una serie de elementos clave como encabezados y pies de página, números
de página, citas, ecuaciones, una bibliografía, una tabla de contenidos y un índice. También puede usar estos
elementos para crear una plantilla de documentos que puede utilizar una y otra vez. Puede obtener más
información sobre todos estos elementos de documento adicionales escribiendo cualquiera de estos términos en
el cuadro Búsqueda mientras usa Word.
ABRIR UN DOCUMENTO EN BLANCO
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. Haga doble clic en Documento en blanco.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás
cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro).
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama
punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confunda el
punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta
otra cuando está encima de la cinta de opciones.
CREAR UN DOCUMENTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA
Para usar una plantilla como punto de partida, lleve a cabo una de las operaciones siguientes:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En Plantillas, siga uno de estos procedimientos:
• Haga clic en Plantillas instaladas para seleccionar una plantilla que esté disponible en el equipo.
• Haga clic en uno de los vínculos que aparecen bajo Microsoft Office Online, como Prospectos o
Cartas y Membrete.
Nota: Para descargar una plantilla de la lista de Microsoft Office Online, debe estar conectado a Internet.
3. Haga doble clic en la plantilla que desee.
GUARDAR UN DOCUMENTO POR PRIMERA VEZ
1. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar o presione CTRL + G.
2. Escriba un nombre para el documento y, a continuación, haga clic en Guardar.
Word guarda el documento en una ubicación predeterminada, como la carpeta Mis documentos. Para guardar el
documento en una ubicación distinta, seleccione otra carpeta en la lista Guardar en del cuadro de diálogo
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 91 -
Guardar como. Si desea cambiar la ubicación predeterminada en la que Word guarda los documentos, ajuste la
configuración para guardar documentos.
GUARDAR UN DOCUMENTO EXISTENTE COMO SI FUESE NUEVO
Para evitar sobrescribir el documento original, use el comando Guardar como con el fin de crear un nuevo archivo
en cuanto abra el documento original.
1. Abra el documento que desee usar como base para el nuevo documento.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
3. Escriba un nombre para el documento y, a continuación, haga clic en Guardar.
Word guarda el documento en una ubicación predeterminada, como la carpeta Mis documentos.
Para guardar el documento en una ubicación distinta, haga clic en otra carpeta del cuadro Guardar en del
cuadro de diálogo Guardar como. Si desea cambiar la ubicación predeterminada en la que Word guarda los
documentos, ajuste la configuración para guardar documentos.
4. Edite el documento como desee.
SUGERENCIA Para facilitar el uso de un documento como base de otros, guarde el documento en la ubicación
en la que se almacenan las plantillas. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza
y, a continuación, en Guardar. Cuando desee crear un nuevo documento, en el cuadro de diálogo Nuevo
documento, haga doble clic en Nuevo a partir del existente.
GUARDAR Y REUTILIZAR PLANTILLAS
Si realiza cambios en una plantilla que ha descargado, puede guardarla en el equipo y volver a utilizarla. Es fácil
encontrar todas las plantillas personalizadas haciendo clic en Mis plantillas en el cuadro de diálogo Nuevo
documento. Para guardar una plantilla en la carpeta Mis plantillas, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar.
SELECCIONAR TEXTO
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre
qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente
con un color de fondo azul oscuro. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
1) Utilizando el Mouse
Arrastrando
Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el
cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
Seleccionar una palabra
Hacer un doble clic sobre la palabra
Seleccionar una línea
Hacer un clic al inicio de la línea, cuando el cursor cambia a la forma
Seleccionar un párrafo
Hacer doble clic al inicio del párrafo, cuando el cursor cambia a la forma
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 92 -
Seleccionar todo el documento
Hacer tres clic al inicio del texto, cuando el cursor cambia a la forma
Seleccionar un gráfico
Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un
recuadro negro.
2) Utilizando el teclado
• Ubicarse al inicio de texto a seleccionar
• Pulsar la tecla Shift mientras seleccionamos texto con las teclas de dirección ↑↓ →←
Otra forma de seleccionar texto es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para seleccionar Presione las teclas
Un carácter a la derecha Shift + flecha derecha Un carácter a la izquierda Shift + flecha izquierda Palabra a la derecha Ctrl + Shift + flecha derecha Palabra a la izquierda Ctrl + Shift + flecha izquierda Hasta el final de la línea. Shift + Fin Hasta el principio de la línea. Shift + Inicio Una línea abajo Shift + flecha abajo Una línea arriba Shift + flecha arriba Hasta el final del párrafo Ctrl + Shift + flecha abajo Hasta el principio del párrafo Ctrl + Shift + flecha arriba Una pantalla abajo Shift + AvPág Una pantalla arriba Shift + RePág Hasta el final del documento Ctrl + E
EDICIÓN DEL TEXTO
COPIAR, CORTAR Y PEGAR TEXTO
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que
cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro. Se
pueden utilizar varios métodos.
1) Mediante ratón:
• Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú
contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
• Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado
debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar,
soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar
aquí.
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SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 94 -
deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la
corrección, en este caso, el español.
En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no encontrada (rebisar) y la frase del texto
en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la
palabra correcta (revisar). En este caso el error era el cambio de la B por la V.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la
sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería
"Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción
sobre ella. Continúa revisando el documento.
Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción
cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a
detectar como no encontrada.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay
ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la
corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la
lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué
consiste la autocorrección.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error
no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la
palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo. Para corregir el error debemos colocar el cursor
en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la
que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar
ortografía al finalizar.
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el
error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer
clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: revisar,
rebasar, rebosar, repisar y resisar..
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción
sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.
Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado
basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 95 -
consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada
por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.
Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar
subrayada.
Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual
de ellas añadimos a la lista de autocorrección.
Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el
apartado Revisar al finalizar.
Buscar.... Si hacemos clic aquí aparecerá el panel de tareas en la sección de referencia.
Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo
de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de
revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del
documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un
nuevo documento, no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción.
BUSCAR
Mediante el botón Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con la
combinación de teclas Ctrl + B.
Si antes de llamar a este comando,
seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta
aparecerá en el campo Buscar, si no lo hacemos
tendremos que teclearla. Pulsar el botón Buscar
siguiente y cuando Word encuentre la palabra,
nos llevará a esa posición y la palabra encontrada
se pondrá en vídeo inverso. Si queremos buscar
otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el
botón Buscar siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecerá un mensaje indicándolo y preguntado si queremos seguir
buscando desde el principio del documento.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el botón Reemplazar .
Podemos ejecutarlo desde el grupo de
herramientas Buscar que se encuentra en
la pestaña Inicio, o con la combinación de
teclas Ctrl + L.
En el campo Buscar pondremos la
palabra o frase a buscar y en el campo
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SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 99 -
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12
puntos.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 100 -
c. Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo de uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y
subrayado. . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono más claro).
. Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic
sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. , simplemente
hay que aplicar los estilos consecutivamente.
CAMBIAR EL ESPACIADO ENTRE LOS CARACTERES
Al seleccionar Expandido o Comprimido, se modifica en la misma proporción el espacio entre todas las letras
seleccionadas. El ajuste de espacio modifica el espaciado entre pares de letras específicos.
Expandir o comprimir el espacio de manera uniforme entre todos los caracteres seleccionados
1. Seleccione el texto que desee modificar.
2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador de cuadro de
diálogo Fuente y, a continuación, haga clic en la ficha
Espaciado entre caracteres.
3. En el cuadro Espacio, haga clic en Expandido o en
Comprimido y, a continuación, especifique el espacio que desee en el cuadro En.
OPCIONES DE PEGADO
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía. Por ejemplo, si
copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin
embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo
vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.
¿Cómo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si
hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en
esta imagen.
Al hacer clic en Pegado especial, se abre una
ventana como la que se observa a continuación.
• Texto sin formato. Inserta el contenido del
portapapeles como texto sin formato.
• Texto Unicode sin formato. Inserta el
contenido del portapapeles como texto sin
formato.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 101 -
ALINEACIÓN DEL TEXTO
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de
la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene establecida una alineación a la
izquierda.
Este párrafo tiene establecida la
alineación centrada.
Este párrafo tiene establecida una alineación a la
derecha.
Este párrafo tiene establecida una
alineación justificada.
CAMBIO A MAYÚSCULAS
En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se
encuentra la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas...
, nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas
del texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en
mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra
en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Shift + F3, las palabras del texto
seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes: MAYÚSCULAS, minúsculas y Tipo oración.
APLICAR SANGRÍA SÓLO A LA PRIMERA LÍNEA DE UN PÁRRAFO
1. Haga clic delante de la línea a la que desee aplicar sangría.
2. En la Ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Sangría y espacio.
3. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Primera línea y, a continuación, en el cuadro En,
establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría de la primera línea.
NOTA Se aplicará sangría a la primera línea de ese párrafo y a la de todos los párrafos siguientes que escriba.
No obstante, a los párrafos existentes antes del párrafo seleccionado se debe aplicar la sangría manualmente
mediante el mismo procedimiento.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 102 -
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 103 -
AUMENTAR O DISMINUIR LA SANGRÍA IZQUIERDA O DERECHA DE UN PÁRRAFO COMPLETO
1. Seleccione el párrafo que desee cambiar.
2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en las flechas situadas junto a Sangría
izquierda o derecha para aumentar o reducir la sangría izquierda o derecha del párrafo.
ESTABLECER UNA SANGRÍA UTILIZANDO LA TECLA TAB
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2. Haga clic en Revisión.
3. En Configuración de Autocorrección, haga clic en Opciones de Autocorrección y, a continuación, en la ficha
Autoformato mientras escribe.
4. Active la casilla de verificación Establecer la primera sangría y la sangría izquierda con tabulaciones y
retrocesos.
5. Para aplicar sangría a la primera línea de un párrafo, haga clic delante de la línea.
Para aplicar sangría a un párrafo completo, haga clic delante de cualquier línea que no sea la primera.
6. Presione la tecla TAB.
NOTA Para quitar la sangría, presione la tecla RETROCESO antes de mover el punto de inserción. También
puede hacer clic en el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido.
APLICAR SANGRÍA A TODAS LAS LÍNEAS DE UN PÁRRAFO EXCEPTO A LA PRIMERA
1. Seleccione el párrafo a cuyas líneas, excepto la primera, desee aplicar sangría, lo que también se conoce
como sangría francesa.
2. En la regla horizontal, arrastre el marcador Sangría francesa hasta la posición en la que desee que comience
la sangría.
Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver regla de la
parte superior de la barra de desplazamiento vertical.
Utilizar medidas precisas para establecer una sangría francesa
Para establecer con mayor precisión una sangría francesa, se pueden seleccionar opciones en la ficha Sangría y
espaciado.
1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a
continuación, haga clic en la ficha Sangría y espaciado.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 104 -
2. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Francesa y, a continuación, en el cuadro En,
establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría francesa.
Ejemplos:
1) Arrastre con el Mouse el marcador de sangría de primera línea a la posición deseada. El resultado es el
siguiente:
2) Arrastre con el Mouse el marcador de sangría francesa a la posición deseada. El resultado es el siguiente:
3) Arrastre con el Mouse el marcador de sangría de párrafo derecho a la posición deseada. El resultado es el
siguiente:
4) Arrastre con el Mouse el marcador de sangría de párrafo izquierdo a la posición deseada. El resultado es
el siguiente:
ESTILOS
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta ¿Cómo podemos saber qué formatos tiene aplicado
un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta.
El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes
y que se pueden utilizar en el documento. Vamos a verlos ahora.
Para acceder al panel Estilos, ir a la pestaña Inicio, y dentro del grupo de
herramientas Estilo, hacer clic en el inicializador del cuadro de diálogo Estilo.
• PANEL ESTILOS.
En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo.
Debajo se encuentra la lista de estilos disponible.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 105 -
Debajo verá 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos , Administrar
Estilos .
Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en
el documento con el Inspector de Estilos.
• APLICAR FORMATOS.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que
queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos
aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botón
superior que dice Borrar todo.
• CREAR FORMATOS.
Para crear un formato haz clic en el botón Nuevo estilo y
rellena los campos que se te mostrarán en el siguiente cuadro
de diálogo.
Una vez haya terminado pulsa Aceptar y el estilo estará listo
para utilizarse.
INSPECTOR DE ESTILOS.
En esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado,
del texto donde tenemos el punto de inserción).
Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de párrafo se nos muestra el nombre y el
ejemplo del estilo aplicado sobre el párrafo completo.
Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su
ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción.
La explicación para la diferencia de esta clasificación es sencilla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo,
aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector
de estilo nos informa del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro
de ese párrafo.
Haciendo clic en el botón Mostrar formato vemos el siguiente panel.
• PANEL MOSTRAR FORMATO.
Este panel muestra el detalle del formato del texto.
En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con
todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel
de formato párrafo e incluso a nivel de sección.
Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se
puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11
puntos; también vemos que tiene un formato párrafo con alineación
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 106 -
izquierda, con sangría a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio
formato.
Vamos a ver las dos formas básicas de utilizar este panel.
1. Ver el formato.
En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que
en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este
panel el formato está descrito de una forma mucho más amplia.
2. Modificar el formato.
Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo
correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de
diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en la pestaña Inicio,
Fuente.
De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es
decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
CAMBIAR EL TAMAÑO DEL TEXTO
En Office Word 2007, puede utilizar la MINIBARRA DE HERRAMIENTAS de opciones de formato para aplicar
formato al texto rápidamente. La minibarra de herramientas aparece automáticamente al seleccionar el texto.
También aparece con el menú cuando se selecciona el texto y se hace clic con el botón secundario.
1. Seleccione el texto que desea cambiar y, a continuación, mueva el puntero a la minibarra de herramientas
que aparece con la selección de texto.
2. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para ampliar el texto, haga clic en Agrandar fuente o presione CTRL + SHIFT + >.
Para reducir el texto, haga clic en Encoger fuente o presione CTRL + SHIFT + <.
NOTA También puede cambiar el tamaño de la fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
APLICAR UN TEMA
Los cambios de tema son un medio de refinar e individualizar el aspecto del conjunto de estilos rápidos que elija
para el documento. Puede encontrar el aspecto más adecuado para sus documentos experimentando con estilos,
fuentes y colores.
APLICAR UN TEMA DE FUENTE PREDEFINIDO
Puede cambiar las fuentes del documento seleccionando un nuevo tema de
fuentes. Al seleccionar un nuevo tema de fuentes, cambiará la fuente del
encabezado y el texto principal del documento en el que está trabajando.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Cambiar estilos.
2. Seleccione Fuentes y haga clic en el tema de fuentes predefinido que desee utilizar.
OPERACIONES CON PÁRRAFOS
INTERLINEADO
Si la línea contiene una fórmula, un gráfico o un carácter de texto de gran tamaño, Microsoft Office Word
aumenta el espacio para esa línea.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 107 -
1. Seleccione el párrafo cuyo interlineado desea modificar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Interlineado.
3. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para aplicar una nueva configuración, haga clic en el número de espacios de línea que desee.
Por ejemplo, si hace clic en 1,0, se aplica al texto seleccionado un interlineado de un espacio.
Para especificar medidas de interlineado más precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a
continuación, seleccione las opciones que desee en Interlineado.
OPCIONES DE INTERLINEADO
• Sencillo: Esta opción consiste en adaptar el interlineado a la fuente de mayor tamaño de la línea dejando un
pequeño espacio adicional. La cantidad de espacio adicional dependerá de la fuente que se utilice.
• 1,5 líneas: Esta opción equivale a un interlineado sencillo y medio.
• Doble: Esta opción es el doble del interlineado de un espacio.
• Mínimo: Esta opción establece el interlineado mínimo necesario para que haya espacio suficiente para el
gráfico o la fuente de mayor tamaño que hay la línea.
• Exacto: Esta opción establece un interlineado fijo que Word no ajusta.
• Múltiple: Esta opción establece un interlineado que es igual al interlineado sencillo con el incremento o la
disminución que especifique. Por ejemplo, si se especifica un interlineado de 1,2, se incrementará el espacio
en un 20%.
También podemos modificar el interlineado haciendo uso del teclado:
• Ctrl. + 1, para colocar el párrafo a 1 espacio.
• Ctrl. + 5, para colocar el texto a 1,5 espacios.
• Ctrl. + 2, para colocar el párrafo a 2 espacios.
TABULACIONES
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación
TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word2007 tiene
por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que
deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones
afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos, luego de
habilitar la regla, haciendo clic en el botón para activar la regla (se encuentra sobre la barra de
desplazamiento vertical):
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que
vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones:
izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría
francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic,
veremos como se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer
clic y arrastrarlo a la nueva posición.
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- 108 -
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SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 109 -
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 110 -
LETRA CAPITAL Es una letra mayúscula inicial grande al iniciar un párrafo.
1) Clic En la Ficha Insertar, Grupo Texto, haga clic en Letra capital.
2) Haga clic en En texto o En margen.
3) Seleccionar posición, la fuente y líneas que ocupa.
4) Si queremos hacer otras modificaciones como cambiar el tipo de Fuente, Lineas que ocupa y distancia
desde el texto, entonces hacemos click en Opciones de Letra capital.
5) Después de haber insertado todas nuestras modificaciones, presionamos en Aceptar.
SESIÓN IV: Elaboración de Documentos – Parte I
- 111 -
PRÁCTICA DE REFORZAMIENTO 1. Digita el texto “@Arroba@” aplicando los formatos presentados en la tabla. 2. Establece un tamaño de papel A4 con los márgenes: Izquierdo (3 cm), Derecho (3 cm), Superior (3,5 cm),
Inferior (2 cm)
Fuente Tamaño de
Fuente Estilo Alineación Interlineado Sangría
TÍTULO Algerian 16 Subrayado Centrar 1,15 1er párrafo Bodoni MT 11 Cursiva Izquierda 1,5 Francesa 2do párrafo Berlin Sans FB 10 Normal Justificar 1,15 1ra línea 3er párrafo Colonna MT 11 Negrita Justificar 1,5 Izq. y Der. 4to párrafo Corbel 9 Normal Justificar 1,0 Ninguna 5to párrafo Goudy Old
Style 9 Cursiva Izquierda 1,15 1ra línea
6to párrafo Poor Richard 11 Normal Derecha 1,15 Ninguna 7mo párrafo Tempus Sans
ITC 8 Normal Justificar 2,0 Izq. y Der.
@ARROBA@ Signo @: Antigua medida española de peso, equivalente a 11,502 kg, la cuarta parte de un quintal. La
palabra proviene del árabe hispánico ruba (cuarta parte), derivada de arba (cuatro). El símbolo usado en las direcciones de correo electrónico, que en español y portugués, entre otras
lenguas peninsulares, llamamos arroba (@), fue creado por los copistas de la Edad Media tardía para representar la preposición latina ad (a, ante, contra, hacia, por).
Ese símbolo podría haber desaparecido con la invención de la imprenta por Gutenberg, en el siglo XV, pero logró sobrevivir gracias a los mercaderes del Renacimiento, que lo usaron como manera de vincular el número de productos de una factura con el precio por unidad. De esta forma, 12 @ 3L significaba "12 unidades (de determinada mercadería) a tres libras cada una".
n algunos textos en inglés sobre contabilidad publicados en el siglo XIX, se recomendaba el uso de este signo para representar la preposición inglesa at, la traducción más frecuente de la preposición latina ad, pero con el desarrollo industrial y tecnológico ocurrido desde fines del siglo XIX, el símbolo @ fue
adoptado en inglés también por la Física, siempre con el significado de at.
Pero ¿y por qué arroba? El profesor Sales i Porta, Máster de Lógica e Inteligencia Artificial de la Universidad Politécnica de Cataluña, afirma que el uso de @ para designar la arroba nació en España en el siglo XIX, debido a una interpretación errónea de las relaciones de mercaderías descargadas en los puertos de Cataluña, donde la naciente industria local copiaba costumbres y manuales de contabilidad ingleses.
En las relaciones de mercaderías donde costaba una entrada como 50 @ 100 duros, el número 50 podía referirse
a cualquier unidad, pero ya se sabía que lo que venía después de @ era el precio unitario. En esas condiciones, era natural que el símbolo @ fuera interpretado como unidad de peso, la más común de las cuales en esa época
era la arroba, equivalente en Castilla a 11,502 kg. Y el signo que ya había sobrevivido a la invención de la imprenta volvió a salvarse de la extinción gracias a los inventores norteamericanos que a fines del siglo XIX
crearon la primera máquina de escribir y lo incluyeron en su teclado, que un siglo más tarde sería heredado por las computadoras personales.
Con el surgimiento de la Internet, Ray Tomlinson, el creador del primer software de correo electrónico, se vio en la necesidad de adoptar un carácter para separar la identificación del usuario de la identificación de la máquina o proveedor usados. El señor Tomlinson eligió para tal fin nuestro signo secular nacido a fines de la Edad Media, tornándolo así más usado y más famoso que nunca en su larga historia.
E
SESIÓN V ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
(PARTE II)
CONTENIDOS
Crear Listas Numeradas y con Viñetas
Uso de Tablas.
Inserción de Gráficos
Insertar WordArt
Organigramas y diagramas
Ecuaciones
Insertar enlaces internos y externos
PRÁCTICA DE REFORZAMIENTO.
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 109 -
CREAR LISTAS NUMERADAS Y CON VIÑETAS
Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes o dejar que Word cree
automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe.
ESCRIBA UNA LISTA CON VIÑETAS O UNA LISTA NUMERADA
1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para una lista numerada y, a continuación,
presione la BARRA ESPACIADORA o la tecla TAB.
2. Escriba el texto que desee.
3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.
Word inserta automáticamente el siguiente número o viñeta.
4. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la última viñeta o
número de la lista.
SI LA NUMERACIÓN O LAS VIÑETAS NO SE INICIAN AUTOMÁTICAMENTE
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2. Haga clic en Corrección.
3. Haga clic en Opciones de autocorrección y, a continuación, haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe.
4. En Aplicar mientras escribe, seleccione las casillas de verificación Listas automáticas con viñetas y Listas
automáticas con números check box.
AGREGAR VIÑETAS O NÚMEROS A UNA LISTA
1. Seleccione los elementos a los que desea agregar viñetas o números.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o en Numeración.
Para obtener más estilos de viñetas y formatos de numeración, haga clic en la flecha que hay junto a Viñetas o
Numeración.
NOTA Puede mover una lista entera hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en la primera viñeta o el
primer número de la lista y arrástrelo hasta la nueva ubicación. Toda la
lista se moverá al arrastrarla.
LISTAS: CON UNO O VARIOS NIVELES
Cree una lista con un solo nivel, o convierta una lista con varios niveles
para mostrar listas dentro de una lista.
Cuando cree una lista con viñetas o numerada, puede realizar cualquiera
de estas operaciones:
Utilizar las cómodas bibliotecas de numeración y viñetas Use los formatos
predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalice las
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 110 -
listas o seleccione otros formatos en las bibliotecas de viñetas y numeración.
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SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 113 -
normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede
seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas
de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
• DESPLAZARSE.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse Presione las teclas
Una celda a la izquierda SHIFT+ TAB
Una celda a la derecha TAB
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la fila Alt + Inicio
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + AvPág
Al final de la columna Alt + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
• SELECCIONAR.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la
forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también
colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo
largo de las celdas que queramos seleccionar.
• BORRAR.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace),
si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará
sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones
desde el menú Tabla.
HERRAMIENTAS DE TABLA
Para abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de
Herramientas de Tabla, aparecen dos fichas nuevas Diseño y Presentación .
Observemos cómo se componen ambas fichas.
La ficha Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación.
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- 115 -
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- 118 -
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- 119 -
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- 120 -
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- 121 -
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- 122 -
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- 123 -
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- 124 -
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SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 125 -
Hacer clic con el botón derecho del ratón en la imagen que queremos traer de Internet, se abrirá una ventana
con una opción similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitirá
grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se
explica en el punto insertar imágenes desde archivo.
En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecerá el mismo menú
Guardar imagen como... a que hacíamos referencia anteriormente.
INSERTAR IMÁGENES DESDE EL PORTAPAPELES
Desde otro programa, por ejemplo, Paint o Photoshop, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al
volver a Word, bastará hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.
ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
INTRODUCCIÓN
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros
tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento
gráfico que representa una organización, normalmente
jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización
jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de
secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia
lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura
y elementos que lo forman.
CREAR ORGANIGRAMAS
Para insertar un organigrama debemos:
Acceder a la ficha Insertar y seleccionar SmartArt. Se abrirá este cuadro
de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el
botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.
Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
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- 126 -
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- 127 -
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por diferentes
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- 131 -
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SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 132 -
Delante del texto: Igual que la anterior, sólo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que
queda detrás.
Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se encontrarán
en su parte superior e inferior.
Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del gráfico. Por ejemplo, si tiene forma de triángulo,
el texto seguirá hasta que llegue a su borde, en este caso el vacío de texto que se creará tendrá también forma
de triángulo.
Del mismo modo que con la opción anterior, podemos hacer clic en Más opciones de diseño para abrir el
cuadro de diálogo anterior pero en la pestaña de Ajuste del texto.
ECUACIONES
Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y fórmulas matemáticas.
ESCRIBIR UNA ECUACIÓN
Cuando se escribe una ecuación, Word convierte automáticamente la ecuación en una ecuación formateada
profesionalmente.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha situada al lado de
Ecuaciones y, después, en Insertar nueva ecuación.
2. Escriba una ecuación.
INSERTAR UNA ECUACIÓN CON FORMATO PREVIO O UTILIZADA FRECUENTEMENTE
En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha que hay junto a Ecuaciones y después en la
ecuación que desee.
AGREGAR UNA ECUACIÓN A LA LISTA DE ECUACIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE
1. Seleccione la ecuación que desee agregar.
2. En Herramientas de ecuaciones de la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Ecuaciones
y después en Guardar selección en galería de ecuaciones.
3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, escriba un nombre nuevo para la ecuación.
4. En la lista Galería, haga clic en Ecuaciones.
5. Seleccione cualquier otra opción que desee.
INSERTAR UNA ESTRUCTURA MATEMÁTICA UTILIZADA HABITUALMENTE
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 133 -
1. En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha situada al lado de Ecuaciones y, después,
en Insertar nueva ecuación.
2. En Herramientas de ecuaciones de la ficha Diseño del grupo Estructuras, haga clic en el tipo de
estructura que desea, por ejemplo, una fracción o un radical, y después en la estructura que desea.
3. Si la estructura contiene marcadores de posición, haga clic en ellos y escriba los números o los símbolos que
desea. Los marcadores de posición son unos cuadros pequeños y punteados que se muestran en la ecuación.
.
CONVERTIR UNA ECUACIÓN CON FORMATO PROFESIONAL EN UNA ECUACIÓN DE UNA LÍNEA
Cuando escriba una ecuación y un carácter delimitador (como un espacio) en un área matemática, Microsoft
Office Word 2007 la convierte automáticamente en una ecuación con formato profesional.
1. Seleccione la ecuación.
2. En Herramientas de ecuaciones, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Lineal.
INSERTAR SÍMBOLOS MATEMÁTICOS
En Microsoft Office Word 2007, se pueden insertar símbolos matemáticos en las ecuaciones.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha situada al lado de Ecuaciones y, después,
en Insertar nueva ecuación.
2. En Herramientas de ecuaciones, en la ficha Diseño, dentro del grupo Símbolos, haga clic en la flecha
Más .
3. Haga clic en la flecha que aparece junto al nombre del conjunto de símbolos y, a continuación, elija el nombre
del conjunto de símbolos que desea mostrar.
4. Haga clic en el símbolo que desea insertar.
CONJUNTOS DE SÍMBOLOS DISPONIBLES
En Office Word 2007 están disponibles los siguientes conjuntos de símbolos matemáticos.
Conjunto de símbolos Subconjunto Definición
Matemáticas básicas Ninguno Símbolos matemáticos usados frecuentemente, como > y
< Letras griegas Minúsculas Letras en minúscula del alfabeto griego
Mayúsculas Letras en mayúscula del alfabeto griego Símbolos tipo letra Ninguno Símbolos similares a letras
Ope
rad
ores
Operadores binarios comunes
Símbolos que actúan sobre dos cantidades, como por ejemplo + y ÷
Operadores relacionales Símbolos que expresan una relación entre dos
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 134 -
comunes expresiones, como por ejemplo = y ~
Operadores N-arios básicos Operadores que actúan a lo largo de un rango de variables o términos
Operadores binarios avanzados Símbolos adicionales que actúan sobre dos cantidades
Operadores relacionales avanzados
Símbolos adicionales que expresan una relación entre dos expresiones
Flechas Ninguno Símbolos que indican dirección Relaciones de
negación Ninguno Símbolos que expresan la negación de una relación
Letras manuscritas Letras manuscritas Tipo de letra matemático Script
Letras gótico-alemanas (Fraktur) Tipo de letra matemático Fraktur
Letras de doble trazo Tipo de letra matemático de doble trazo Geometría Ninguno Símbolos geométricos usados frecuentemente
Un ejemplo de cómo quedaría una ecuación hecha con el editor de ecuaciones sería como el siguiente.
Esta es la ecuación vista desde el editor de ecuaciones.
Y esta es la misma ecuación vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estábamos
desarrollando. sin 30 12
INSERTAR UN ENLACE INTERNO
Un enlace interno nos permite desplazarnos a una parte dentro del documento de Word, para hacer un enlace
interno debemos seguir los siguientes pasos:
Primer paso:
1. Seleccione el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic donde desee insertar un marcador.
2. Ingrese a la pestaña Insertar, luego clic en Marcador.
3. En Nombre del marcador, escriba el nombre que va a asignar al marcador. Luego hacemos clic en
Agregar.
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 135 -
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 136 -
Segundo paso:
1. Seleccione el texto donde desee que Word inserte el campo de marcador.
2. Ingrese a la pestaña Insertar, luego clic en Hipervínculo. Seleccione Lugar en este documento y
por ultimo debe seleccionar el Marcador.
3. Luego hacemos clic en Aceptar. El texto que habíamos seleccionado en nuestro documento se vera de la
siguiente manera:
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 137 -
INSERTAR UN ENLACE EXTERNO
Un enlace externo nos permite desplazarnos hacia otro documento de cualquier programa, para hacer un enlace
externo debemos seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic donde desee insertar un marcador.
2. Ingrese a la pestaña Insertar, luego clic en Hipervínculo. Seleccione Archivo o página Web
existente y por ultimo debe seleccionar el archivo.
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 138 -
3. Luego hacemos clic en Aceptar. El texto que habíamos seleccionado en nuestro documento se vera de la
siguiente manera:
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 139 -
PRACTICA DE REFORZAMIENTO
A. Ejercicio 1
1. En un nuevo documento de Word inserta una tabla de 8 columnas x 8 filas
2. Aplica el estilo: Lista clara – Énfasis 3.
3. Completa con el horario de clases semanal.
4. Elimina las filas y/o columnas que sobran.
5. Inserta una fila en la parte superior de la tabla (debe pasar a ser la premier fila de la tabla).
6. Selecciona y combina todas las celdas de la primera fila.
7. Coloca el título: HORARIO DE CLASES. Colóquelo en negrita. Aplique tamaño de fuente Nº 16.
8. Guarda en tu carpeta como horario.docx
B. Ejercicio 2
1. En un nuevo documento de Word crea la siguiente tabla:
COLORES VEGETALES ANIMALES
Rojo Espinaca Caballo
Amarillo Zapallo Araña
Verde Apio Gallina
Celeste Cebolla Burro
2. Autoajusta al contenido.
3. Ordena por la primera columna, en forma ascendente.
4. Guarda en su tu carpeta como tabla.docx
C. Ejercicio 3
1. En nuevo documento de Word elabora el Organigrama de la Empresa “ABC”
SESIÓN V: Elaboración de Documentos – Parte II
- 140 -
2. En la pestaña diseño selecciona un color del tema énfasis 3
3. En la pestaña diseño selecciona Estilo 3D – Recuadro
4. Guarda en tu carpeta como organigrama.docx
D. Ejercicio 4
1. En nuevo documento de Word digita las siguientes ecuaciones estadísticas:
DATOS SIN AGRUPAR DATOS AGRUPADOS
Promedio Aritmético de Muestras
∑
∑∑
Promedio ponderado
∑∑
Mediana
2
Mediana para n impar
Moda
Mediana para n par
Percentiles .
100
2. Empaqueta éste y los ejercicios anteriores y envíalos al correo electrónico del docente del curso.
SESIÓN VI
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
(PARTE III)
CONTENIDOS
Inserción de Saltos de Página y de Secciones
Inserción de Números de Página
Inserción de encabezados y pie de página
Inserción de marcadores
Notas al pie y al final
Inserción de notas al pie y al final
Inserción de índice
PRÁCTICA DE REFORZAMIENTO.
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
142
INSERCIÓN DE SALTOS DE PÁGINA
Cuando llena una página con texto o gráficos, Microsoft Word inserta un salto de página (punto en el que
acaba una página y empieza otra. Los saltos de página pueden ser "automáticos", es decir,
insertados de forma autónoma por Microsoft Word, o bien "manuales", es decir, forzados por el
usuario para aparecer en una ubicación específica) automático automático y comienza una nueva página.
Para forzar un salto de página en un lugar específico, puede insertar un salto de página manual.
Salto de página automático
Salto de página manual
Por ejemplo, puede forzar un salto de página para asegurarse de que el título de un capítulo comienza siempre
en una nueva página.
Pasos para insertar un Salto de Página.
1. Haga clic donde desee empezar la página nueva.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Páginas, haga clic en Salto de página.
INSERCIÓN DE SALTOS DE SECCIÓN
Puede utilizar secciones (parte de un documento en el que establece determinadas opciones de
formato de página. Puede crear una nueva sección cuando desee cambiar propiedades como la
numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página) para variar el
diseño de un documento dentro de una página o entre páginas.
Sección con formato de una columna
Sección con formato de dos columnas
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
143
Sólo tiene que insertar saltos de sección (marca que inserta para mostrar el final de una sección. En el
salto de sección se guardan los elementos de formato de la sección, como los márgenes, la
orientación de la página, los encabezados y pies de página, y la secuencia de números de página)
para dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que desee. Por ejemplo,
puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato
de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente sección.
Tipos de saltos de sección que se pueden insertar En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de sección que se pueden insertar. En cada ilustración, la línea punteada doble representa un salto de sección.
a) Página siguiente: inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.
b) Continuo: inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página.
c) Página impar o Página par: inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par.
Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones
Puede cambiar los siguientes formatos de sección:
• Márgenes
• Tamaño u orientación del papel
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
144
• Fuente del papel para una impresora
• Bordes de página
• Alineación vertical
• Encabezados y pies de página
• Columnas
• Numeración de página
• Numeración de línea
• Notas al pie y notas al final
Recuerde: que un salto de sección controla el formato de la sección de texto que precede al salto. Por
ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto que le precede pasa a formar parte de la
siguiente sección y adopta el formato de ésta. Tenga en cuenta que la última marca de párrafo
(marca de párrafo: símbolo no imprimible que Microsoft Word inserta cuando presiona ENTRAR
para finalizar un párrafo. La marca de párrafo almacena el formato que se aplica al párrafo.) del
documento controla el formato de la última sección del documento o de todo el documento si
éste no tiene secciones.
Pasos para insertar un Salto de Sección.
1. Haga clic donde desee insertar un salto de sección.
2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.
3. En Tipos de saltos de sección, haga clic en la opción que describe dónde desea que comience la
nueva sección
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146
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SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
147
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2. Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto
con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.
QUITAR NÚMEROS DE PÁGINA
Microsoft Office Word 2007 quita o elimina automáticamente los números de página cuando se hace clic en
Quitar números de página o cuando se quita del documento manualmente un solo número de página.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Número de página.
2. Haga clic en Quitar números de página.
NOTA Si ha creado encabezados y pies de página distintos para la primera página o para las páginas pares e
impares, o si posee secciones que no están vinculadas, asegúrese de quitar los números de página de cada
encabezado o pie de página que sea distinto.
INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio
de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título
del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o
Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva ficha:
Observa como ha aparecido una línea
punteada con el rótulo Encabezado, el
cursor se ha situado dentro, y también se
ha abierto la pestaña Herramientas para
encabezado y pie de página, que contiene
los iconos con todas las opciones
disponibles.
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
148
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos
conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de
herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el
encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie
de página, a la derecha de la ventana.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
VEAMOS MÁS BOTONES DE ESTA BARRA.
Insertar Propiedades. Al hacer clic en
Elementos rápidos y luego en Propiedad,
se abre una lista despegable con los
autotextos disponibles. Elegir uno de ellos
haciendo clic sobre él. En ocasiones esta
opción ahorra tiempo ya que permite, por
ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la
página y la fecha.
Insertar una imagen guardada
en el disco (foto).
Insertar imágenes prediseñadas.
Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo
de opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la
primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del
documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente
para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las
páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.
INSERTAR NOTA AL PIE
En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las que dispone Word para relacionar información en el
documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilización de las
notas al pie y las notas al final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán más fáciles de utilizar.
Al redactar un documento, ¿Cuántas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de algo que ya
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
149
hemos explicado anteriormente y nos gustaría que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas
ocasiones no lo hemos hecho por no saber cómo.
Por ejemplo, " ... como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace a la página donde está ese
gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la página corremos el riesgo que, más adelante,
modifiquemos el documento y cambie el número de página y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya
está solucionado de forma automática con las referencias cruzadas, como vamos a ver a continuación.
Marcadores. Un marcador identifica una posición o
selección de texto a la que se asigna un nombre e
identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo
un libro y sobre todo si es un documento técnico es
frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior
consulta. En formato digital también se puede hacer esto y de una manera más sofisticada y elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera
rápida y sencilla. Además son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros
modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se
muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a
algún elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando
estamos recordando algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a ese
capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o
gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse
automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la
página 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la
imagen es porque al situar el ratón encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y
haciendo clic accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratón").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia
de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele
utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor de esa cita.
En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el número 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superíndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie
de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la
misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado
para aclarar el significado de la palabra AvPág.
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
150
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia
fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún punto y la nota al final se
suele poner al final de un capítulo o bien al final del documento.
INSERTAR MARCADORES
Como hemos dicho, nos interesará insertar marcadores en aquellos
puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia
más adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos
bien sencillos:
Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
Acceder a la ficha Insertar y selecciona la opción Marcador o
presionar Ctrl + Shift + F5.
Nos aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde
debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por
una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y
pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la
que está asociado el marcador.
¿Cómo ver los marcadores de nuestro documento?.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que
activemos la opción Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento
debemos acceder el menú Archivo y hacer clic en el botón
Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo deberemos seleccionar la
categoría Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones
relativas a Mostrar contenido de documento, allí marcaremos la opción Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores
que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador
es accediendo desde la pestaña Inicio,
desplegando la opción Buscar y seleccionando Ir a,
o presionando Ctrl + I.
En la pestaña Ir a debemos seleccionar Marcador
dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable
podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente
solo debemos pulsar sobre Ir a.
SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
151
NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL
CREAR UNA NOTA AL PIE.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
Accedemos a la ficha Referencias.
Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará
automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si
queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo
de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie
del grupo Notas al pie.
Aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha.
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.
Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos
que se muestre como subíndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...
Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del
documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo"
con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la
nota al pie/nota al final referente al superíndice.
ÍNDICES
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que
nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de
contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De
un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite
enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los términos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
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SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
153
Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .
Aparece el diálogo de Índice.
Hacemos clic en el botón Automarcar...
Aparece un diálogo para seleccionar el archivo donde
tenemos el listado.
Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos
Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a
incluido unas marcas en nuestro texto.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los
siguientes pasos:
Comenzando desde el principio del documento selecciona las
frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el
punto donde vayas a insertar una marca.
Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar
entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos
seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito
ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora.
Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el
índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las
subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y
sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente
relacionados con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada o hacer
referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La
seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el
diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en
Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.
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SESIÓN VI: Elaboración de Documentos – Parte III
155
egún el documental de BBC, el oscurecimiento global (OG) pondría en peligro el abastecimiento natural de oxígeno al planeta, sumándose así a las otras amenazas contra la vegetación, es decir, la tala indiscriminada de árboles para madera y la quema de leña para calefacción en los países pobres.
Si bien este nuevo fenómeno implicaría una “esperanza” ante el calentamiento global, los estudios desarrollados sobre la materia indicarían que ambos problemas están relacionados debido a la procedencia de los contaminantes aunque, por ser más visible y molesto a corto plazo, el OG es definido como más grave. Sin embargo, a partir de ahora se abre un nuevo camino en la lucha contra el cambio climático, ya que la detección y la información existente tanto del calentamiento como del oscurecimiento global, permitirá a los científicos seguir de cerca la evolución de este fenómeno combinado que amenaza a la Tierra.
l climatólogo japonés Atsumu Ohmura fue el primero en intuir el oscurecimiento global en 1989, basándose en la radiación solar y el balance energético de la tierra. Formó un grupo de investigadores del clima global, y los resultados fueron en parte la base de un informe que reveló a finales de los
años 80, la existencia de una disminución considerable de la luz solar que alcanza la superficie del planeta con respecto al nivel de 1960, y a raíz de ello, algunos científicos se dieron a la tarea de encontrar las posibles causas.
as observaciones de Gerry Stanhill en 1992, especialista de regadíos en Israel, han sido contundentes: observó el fenómeno partiendo de una reducción significativa de la tasa de evaporación en tanque, es decir, la cantidad de agua que se evapora de un tanque expuesto al sol ha disminuido
progresivamente. Contrariamente a lo que se pudiera esperar debido al calentamiento global, ya que la evaporación del agua no depende de que las temperaturas se hayan incrementado en el planeta ni de la humedad, sino que depende de la radiación solar directa que recibe, porque son los fotones de la luz, que al impactar sobre la superficie del agua, aportan la energía suficiente para que éstos se desprendan del resto de moléculas a las que se encuentran enlazados por los puentes de hidrógeno. Por lo tanto, la única explicación posible a dichas mediciones, es que cada vez recibimos menos radiación solar.
3. Inserta encabezado alfabeto y escribe el título del documento 4. Inserta pie de página alfabeto y escribe al lado izquierdo el nombre del autor del documento. 5. Guarda el archivo en tu carpeta con el nombre oscurecimiento_global.docx 6. Comprime el archivo y envíalo al correo electrónico del docente del curso.
S
E
L
SESIÓN VII
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
(PARTE IV)
CONTENIDOS:
Combinación de Correspondencia
PRÁCTICA DE REFORZAMIENTO
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
157
COMBINAR CORRESPONDENCIA Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una
carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta
contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus
clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información
única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
☺ Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales
para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el
saludo.
☺ Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información
que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una
carta.
☺ Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento
principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo,
es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para
determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
☺ Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento.
Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el
archivo de datos.
☺ Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa
de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas
Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en
el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL
☺ Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán
disponibles los comandos del paso siguiente.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
158
☺ En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia.
☺ Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única
para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el
formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona,
pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus
preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El contenido básico es el mismo en
todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como
su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo
electrónico para crear esos tipos de documentos.
Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o
su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear
este tipo de documento.
REANUDAR UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del
sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos
y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde
estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.
☺ Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
☺ Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando
SQL.
☺ Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en
Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría
hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
☺ Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
☺ Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
CONECTAR EL DOCUMENTO A UN ORIGEN DE DATOS.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado
archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de
combinación de correspondencia.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
159
Elegir un archivo de datos
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
Siga uno de estos procedimientos:
☺ Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
☺ Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro
tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo
Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En
el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base de datos. Para
cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro
Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de
datos:
☺ Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila única, para los que tenga instalado un
proveedor de OLE DB o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este
tipo.
☺ Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y
las demás filas deben contener datos.
☺ Libretas de direcciones electrónicas:
o Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
o Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
o Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI como, por ejemplo,
Microsoft Outlook.
☺ Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe
contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de
encabezado como origen de datos.
☺ Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de tabulación
o comas, y registros de datos separados por marcas de párrafo.
Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que
se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar
posteriormente.
ACOTAR LA LISTA DE DESTINATARIOS O DE ELEMENTOS
Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal
la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
160
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos,
siga este procedimiento:
☺ En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correo, haga clic en Editar lista de
destinatarios.
☺ En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos
procedimientos:
Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de
verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los
destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de
verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si
desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después
desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.
Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se
ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para
ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).
Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de
destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo
Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los
destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden
numérico.
Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la
combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir
registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea
utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que
contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento
Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.
Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podría
filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la
compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
161
correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen
un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.
NOTA Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de
diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
AGREGAR MARCADORES DE POSICIÓN, LLAMADOS CAMPOS DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA, A LOS DOCUMENTOS
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento
y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del
documento.
Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de
correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que
seleccione.
Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al
documento principal son marcadores de posición para estas categorías.
Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de
correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una
determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
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1
2
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
162
NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre
del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos
combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
QUÉ OCURRE AL REALIZAR LA COMBINACIÓN
Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del
documento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de
datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.
TRABAJAR CON CAMPOS: EJEMPLOS
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo
que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otros
documentos combinados. Por ejemplo:
☺ Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas
para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organización con el
nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo «Organización» en
lugar de escribir el nombre de cada organización específica.
☺ Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos
productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar
una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García,
este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en el
documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos.
☺ Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una
columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un
campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de
correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.
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SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
164
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del
archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la
columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás
elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento
de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que
los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario
que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de
datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de
posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.
ESCRIBIR EL CONTENIDO Y AGREGAR CAMPOS
☺ En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
☺ Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
☺ Siga uno de estos procedimientos:
Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
Haga clic en Bloque de direcciones.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
165
En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee
incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información
necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a
continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la
combinación de correspondencia.
Línea de saludo
Haga clic en Línea de saludo.
Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar
el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de
un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
Haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información
necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación,
seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de
correspondencia.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
166
Campos individuales
Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el
importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo
de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de
combinación y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este
procedimiento:
En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de
combinación.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen
de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga
clic en Campos de dirección.
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de
datos, haga clic en Campos de base de datos.
En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
167
Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya
encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no
coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido
para la combinación de correspondencia.
NOTA Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos
que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en
el documento combinado.
Campos personalizados de los contactos de Outlook
La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en
iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los
contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la
combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word
automáticamente y puede completar la combinación.
Configurar una vista de los contactos con campos personalizados
• En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en
Lista de teléfonos.
• Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en
Selector de campos.
• En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por
el usuario en la carpeta.
• Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de
columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.
NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la
parte inferior.
• Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector
de campos.
• Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el
nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para
sacarlo del encabezado de columna.
Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook
• En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS
mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
168
mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese
momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
• En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
• Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga
clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la
vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
• Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea
utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso
contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén
disponibles en la combinación.
• Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia,
haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación,
en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
• Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a
utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en
Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de
datos separados por puntos y coma.
• Seleccione las opciones de combinación que desee usar.
o Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo de correo.
o Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo.
o Sobres Configurar sobres para un envío masivo de correo.
o Catálogo Crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones.
o Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por separado en Word.
o Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada.
o Correo electrónico Generar documentos combinados diseñados para ser usados como
mensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en
la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación,
haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto
escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.
• Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro
del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de
combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento.
NOTAS
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el comando
Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación de correspondencia.
Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft
Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá
la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de
campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los
resultados de los campos (campo de resultado: texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft
Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los códigos de campo, los
resultados de campo sustituirán a los códigos de campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
169
los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en
Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.
APLICAR FORMATO A LOS DATOS COMBINADOS
Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office
Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en
Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se
combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato
que tienen aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y
aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la
selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.
OBTENER UNA VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y FINALIZARLA
Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados
de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de
correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar
efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha
Correspondencia:
☺ Haga clic en Vista previa de resultados.
☺ Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista
previa de resultados.
☺ Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha
Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede
filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
FINALIZAR LA COMBINACIÓN
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos
los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados.
En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic
en Imprimir documentos.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
170
Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien
un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro.
Cambiar copias individuales del documento
En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic
en Editar documentos individuales.
Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un
subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las
copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal
Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es
conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente
vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del
archivo de datos en el documento principal.
☺ Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
☺ Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento
principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del
primer registro, exclusivamente.
SESIÓN VII: Elaboración de Documentos – Parte IV
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PRÁCTICA DE REFORZAMIENTO 1. Crea con Microsoft Excel la siguiente base de datos y guárdala en tu carpeta con el nombre de clientes2.xlsx
2. Digita la siguiente Carta de Cobranza Pre Judicial y añade los campos indicados
CARTA DE COBRANZA PRE JUDICIAL
Trujillo, 11 de agosto del 2008
Sr(a)
«NOMBRES»«APELLIDOS» «DIRECCION» «CIUDAD» Por medio intermedio de la presente nos dirigimos a Ud. para informarle que a la fecha tiene una deuda ascendente a «MONTO DE LA DEUDA» con la Entidad Financiera “ABC”, la cual cuenta con «DÍAS DE MORA» de mora. Le hacemos presente que, en caso de no regularizar su situación dentro de 5 días hábiles a contar de la fecha de recepción de la presente carta, nos veremos en la obligación de seguir en su contra las acciones legales a que hubiere lugar, para su cobro. Cordialmente, DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
3. Genera las cartas para todas las personas incluidas en la base de datos.
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