Au quotidien bien_gerer_les_dossiers

Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES

Au quotidien : Bien gérer les dossiers

Par Sylvestre KOUAKOU

(Volontaire International de la Francophonie)

Volontariat international de la Francophonie

SOMMAIRE 1.

Définitions

Bien gérer un dossier

Intituler un dossier

Pour mieux conserver, éliminez !

Organiser matériellement

Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES


OBJECTIFS

- Acquérir ou renforcer les capacités pour bien gérer un dossier depuis la création en passant par sa nomination, son organisation pour aboutir à sa conservation. - Expliquer l’utilisation du plan de classement au personnel afin de faciliter la gestion des dossiers



1. Définitions

Archives

“ l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service et organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ”.

Elles ont trois valeurs : Informative – Probante – Historique

Dossier

Un dossier est un ensemble homogène de documents, se rapportant à un même objet. Ceux-ci, cependant, peuvent être de même nature (tels que procès-verbaux, chronos de correspondance, pièces comptables, etc.).



2. Bien gérer un dossier (1)

Quand et comment ouvrir un dossier ?

A chaque nouvelle affaire ou action

En classant sans attendre tout document original dans le

dossier correspondant

En respectant le principe de l’homogéneité



2. Bien gérer un dossier (2) Ordre à tenir à l’intérieur d’un dossier

Ordre Chronologique (documents plus anciens au fonds)

mais pas strict dans la mesure où l’on ne sépare pas les pièces

justificatives de la correspondance à laquelle elles se rapportent.

Si un dossier est volumineux et compliqué, vous pouvez

constituer des sous-dossiers. Déterminez alors un ordre interne

des sous-dossiers à l’intérieur d’un dossier (alphabétique,

chronologique, thématique, géographique). Chaque sous-dossier

doit être pourvu d’un intitulé, comme un vrai dossier et conditionné

dans une sous-chemises.




Quelques catégories de dossiers

Dossier d’informations générales ( Notes de service, lettres,

circulaires,…)

Dossier de fonctionnement ( accord de siège, rapports, comptes-

rendus…)

Dossier comptable ( budgets, livre de compte, factures, bon

d’engagement ....)

Dossier fonction communication (communiqués de presse, film

institutionnel, coupures de presse, …)

Dossier documentaire ( Guides, vadémécums, …)

Dossier actions (sport, jeunesse, GTCF, ...)



Constitution d’un dossier : exemple d’un dossier d’action

En Amont

• Bâtir le projet d’action ou d’activité (fiche d’identité de l’action, correspondances, etc. )

• Trouver des partenaires (correspondances, conventions, protocoles d’accords, etc.)

• Communiquer et Mobiliser ( correspondances, circulaires, communiqué de presse, etc. )

Pendant l’action

• Organiser – gérer – contrôler (correspondances, fiches de suivi, bordereaux, rapports et comptes-rendus, reportages, etc.)

En Aval

• Evaluer (comptes-rendus, enquêtes, rapports, statistiques, bilan, rapports techniques et financiers, revues de presse, etc.)

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Que vérifier avant de clore un dossier?

Éliminez dans le dossier les documents en double, les imprimés vierges.

Assurez-vous que chaque document est identifié, c’est-à-dire qu’en le voyant on puisse répondre aux trois questions : qui ? quand ? où ?

Datez les photos, en indiquant les personnes qui y figurent, le lieu exact où se déroule l’action, où et à quelle occasion elle a été prise, etc.

Datez les coupures de presse en indiquant le journal dont elles sont extraites

Imprimez les courriers électroniques importants





Que vérifier avant de clore un dossier? (suite)

Identifiez l’auteur de notes manuscrites ou de rapports

Vérifiez l’ordre du dossier.

Vérifiez le titre et le contenu.

Complétez l’intitulé avec la date de clôture.

Vérifiez qu’il n’y manque aucun élément,


2. Intituler un dossier (1)

Pour pouvoir utiliser et exploiter un dossier, vous devez l’identifier, c’est-

à-dire lui donner un intitulé.

Définition « Intitulé » (en Archives) :

Un titre qui traduit l’objet d’un dossier, en mentionnant les dates, à savoir la

date d’ouverture du dossier et la date de sa clôture.

Caractéristiques d’un bon intitulé :

Fiable : le titre doit correspondre au contenu du dossier

Intelligible: il doit être compris par tous et ne pas être sujet à interprétation

NB: Portez toujours l’intitulé du dossier sur la chemise qui le contient.




Questions de départ

De quoi parle ce dossier ?

Pourquoi parle-t-on de cela ?

Qui a fait ? Où ? Quand ?

À quel endroit et à quel moment cela s’est-il passé ?

Qu’est-ce que c’est ?

Objet

il s’agit du thème dont traitent les documents constituant le dossier, de leur facteur commun. A titre d’exemple :

– Journée mondiale de la jeunesse

– Conférence ministérielle

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S’il vous paraît nécessaire d’indiquer un objet principal et un objet secondaire, procédez alors dans l’intitulé du général au particulier :

• Conférence ministérielle, 34ème session

• Semaine international du sport, atelier des encadreurs sportifs

Si vous voulez faire mention de l’action dans l’intitulé vous pouvez procéder comme suit :

Action 5

Quinzaine de la Francophonie, randonnée pédestre

NB: Il faut toujours adopter le même style pour l’ensemble des dossiers !

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La nature des documents : elle consiste à faire mention des types de documents qui composent le dossiers ce qui permet d’en expliciter son contenu.

Exemples:

- Conférence ministérielle, 34ème session : correspondances, rapport général, relevés de décisions, etc.

- Séminaire de formation, Jeunes et leadership : Correspondance, coupure de presse, rapports, rapport financier et pièces justificatives




Le lieu et la date : dans la mesure du possible, précisez l’objet par une localisation dans le temps et dans l’espace.

Exemples:

- Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07 mars 2013

- Quinzaine de la francophonie, randonnée pédestre, Dakar (Sénégal), 13 avril 2012




L’auteur des documents. il peut être utile de le faire figurer dans l’intitulé du dossier et des sous-dossiers dans certains cas :

Exemple :

- un dossier d’étude réalisée pour la CONFEJES par une société ;

- un dossier d’expertise réalisée pour La CONFEJES par une société ;

- une enquête commanditée par la CONFEJES;

- des brochures ou publications de la CONFEJES

- une collection de circulaires ou de brochures émanant d’une autre

structure ;

- un reportage photographique réalisé pour la CONFEJES




Les dates extrêmes des documents : de quand à quand ?

Il s’agit de préciser dans l’intitulé pour chaque dossier et sous-dossier la date du document le plus ancien et celle du document le plus récent.

Exemple d’intitulé complet d’un dossier :

Conférence ministérielle, 34ème session, Niamey (Niger), 04-07 mars 2013 : Correspondances, rapports, rapport financier et pièces justificatives, relevé de décisions, 2012-2013.



3. Pour mieux conserver, éliminez ! (1)

« Un bon archiviste, n’est pas celui qui sait conserver mais celui sait détruire »

Conseils pour élimer les documents :

Détruisez que les papiers qui encombrent inutilement les dossiers : les doubles, les brouillons, les premiers jets des documents (sauf si le processus de mise au point d’une action est d’une grande importance), les notes et les documents en nombre, les manuscrits de documents publiés (sauf si le texte diffère de manière considérable de la version définitive).

Veillez à conserver les originaux (pièces signées et datées) qui seuls ont valeur de preuve



3. Pour mieux conserver, éliminez ! (2)

Renseignez-vous sur les prescriptions légales en cours dans le pays du

siège social de votre organisation (essentiellement pour les documents

juridiques, financiers et comptables).

NB: Prévoyez toujours une marge supplémentaire.

Veillez à la sauvegarde des intérêts de votre institution et des personnes,

ayez en tête la notion de preuve



4. Organiser matériellement (1)

Précautions pour ranger un dossier :

Utilisez chemises et sous-chemises pour classer les dossiers ; indiquez sur chacune d’elle l’intitulé sommaire et mettez les dossiers en pochettes ou en boîtes d’archives. Munissez la pochette ou la boîte d’une cote qui permet d’identifier les dossiers et de les trouver facilement.

Dressez une liste de vos dossiers courants pour les rendre accessibles aux recherches. Reportez les cotes des dossiers sur la liste. Tenez soigneusement à jour cette liste.

Dans votre bureau, rangez les dossiers de même nature dans l’ordre chronologique (procès-verbaux, chronos), alphabétique (dossiers de personnel) ou géographiques (action par pays).



4. Organiser matériellement (2)

Comment attribuer une cote à un dossier ?

Cote: La cote permet tout à la fois d’identifier un dossier et d’en faciliter le rangement et le repérage. La cote peut être soit un numéro soit un ou des chiffre(s) (système décimal), une ou des lettre(s) (système alphabétique), soit une combinaison de ces deux éléments (système alphanumérique).

Exemples:

Série 1D2 : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, de sports et des loisirs

– 1D2- (001) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des

cadres de ministère, (Dakar) Sénégal, 3 décembre 2012.

– 1D2- (002) : Appuis aux politiques nationales de jeunesse, formation des

cadres de ministère, N’Djamena (Tchad), 23 décembre 2012.



Merci de votre aimable attention !

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