Unite Partner Connection

Alegri auf dem ShareCamp 2014:Alegri Communities mit Yammer – Socializing our Business© 2014

All rights reserved

Marco Schmucker Max Melcher

2

Ihre Ansprechpartner bei Alegri

Interview zu Alegri Communities und Yammer: http://www.youtube.com/watch?v=uBu1bJIG_Pg

Was hat euch motiviert sich mit Yammer zu beschäftigen?

All rights reserved

Gründungsjahr: 2001

ca. 240 Mitarbeiter in der DACH-Region + 70 Mitarbeiter in Rumänien

Niederlassungen an 9 Standorten (DACH)

Microsoft und SAP Unite Partner (DACH Region)

Yammer Certified Partner

Über 65 der DAX 100-Unternehmen zählen zu unsere Klienten

Consulting Excellence in Microsoft Enterprise Solutions

Consulting Excellence in SAP/ERP

Ausgangslage - das Unternehmensprofil

Hamburg

Köln

Frankfurt

Stuttgart

München

Basel

Wien

Zürich

Mannheim

4

All rights reserved

Die Säulen einer 3C-Architektur

All rights reserved

Top-Management hat lange erkannt, dass Wissensmanagement organisatorisch verankert sein muss

Effizientere Verteilung von Wissen News, Lösungen

Wiederverwendbarkeit von Inhalten Projektvorlagen Aufbereitung

professionelle Aufbereitung von Wissen Schaffung der „Lead Consultants“

Organisatorischer Wandel

Ausgangslage

6

2011 Schaffung der Rolle "Lead Consultants"

Standortübergr. Wissensaustausch

2012

Definition von Core Communities in Ausrichtung an die Kerngeschäftsprozesse

2013

Pilotierung der technologischen Plattform

2014

Offizieller Launch der Communities

Historie

Organisatorisches Wissensmanagement benötigt

2013: Microsoft veröffentlicht die meisten neuen Produkt-Versionen

All rights reserved 7

Die Alegri Core Communities

BusinessIntelligence CRM

FDA &Compliance

Data CenterInfrastructure

Development SAP SharePoint UnifiedCommunication

All rights reserved

SharePoint Intranet

interne Collaboration SharePoint 2013

MySite

Dynamics CRM Online

Project Server

InfoPath mit Nintex Workflows

Kommunikation Lync mit Telefonie

Reporting

On premise bei Alegri

Ausgangslage

8

Exchange (Outlook) Online

SharePoint Online Tenant Projekt-Extranets für Collaboration

Pilotierung für Yammer Integration MySite Newsfeed Tausch

TeamSite Yammer Feeds

Cloud – Office 365

Alegri Systemlandschaft - hybride Strategie bei Alegri

Wie seid ihr an das Projekt herangegangen?

Gab/gibt es eine zentrale Vorgabe/Unterstützung von der

Geschäftsleitung?

All rights reserved

Definition & Re-Organisation Technologische Readiness Rollout

10

Projektvorgehen

20142012 20132011

All rights reserved

Anfangs ohne Yammer Enterprise Einladung über E-Mail Adresse

manuelle User Pflege

User Management problematisch, wenn Mitarbeiter ausscheiden

nicht abgestimmt mit dem HR Prozessen

Active Directory Sync Directory Sync Einrichtung abgeschlossen

SSO für nahtlose Integration nach SharePoint oder CRM notwendig

SSO Umsetzung abgeschlossen, User Konten migriert

11

Schaffung technologischer Rahmenbedingungen

All rights reserved

1. Fragen und Antworten Zugriff auf größeren Wissens-Pool in der Communitya) schnellere Antworten

b) bessere Antwortqualität

nachhaltig Wissen dokumentieren

2. Expertensuche verbessern, Experten „erkennen“

3. Zielgruppen-orientiert News verteilen

4. neue Mitarbeiter einbinden

5. Einarbeitung in neue Themen erleichtern

6. Emails reduzieren - wichtig ist schneller mobiler Zugriff

12

Vorgaben – Business Cases

All rights reserved

Yammer wurde in 2012 inoffiziell mit „Early Adopters“ aufgesetzt Teil von Master-Arbeiten im Wissensmanagement

Reine Freemium Yammer Version

Key User/ Multiplikator Training Alegri ist zertifizierter Partner

Power User, Admin, Community Manager

Überzeugung des Managements "lebendes Beispiel wirkt!"

Mehrwerte aufzeigen

Kosten/ Nutzen Betrachtungen

13

Die Rolle von Yammer

Wie haben die Mitarbeiter sich mit Yammer

angefreundet?

Sieht man eine Weiterentwicklung?

Was ging gar nicht?

All rights reserved 15

Early Adopters

Wie haben die Mitarbeiter sich mit Yammer angefreundet?

nach interner Präsentation von Yammer gab es sprunghaft zahlreiche Neuanmeldungen

internes Marketing notwendig bzw. ein Launch Event

„Neuer Mitarbeiter Checkliste“:Yammer Einladung als Teil des Onboardings mit Bitte um Vorstellung

Vermarktung der Apps hilft weiterer Nutzung

kategorische Ablehnung von Social Tools

Anzweifelung des Nutzens, eher persönlicher Mehraufwand

Angst vor Informationsüberflutung

Tool muss Filterung unterstützen

Einführungsschulung als Teil des Productivity Trainings

"Nachzieher" "Nicht-Nutzer"

unterschiedliche Personentypen und Nutzungsverhalten

Soforte Nutzung ohne Schulung

„Gründer“ des Yammer Netzwerkes

Versuchen Business Cases zu finden und zu evaluieren

Versuchen Promoter zu sein und neue Kollegen schnell zu integrieren

Suchen automatisch passende Apps und probieren diese

All rights reserved

Ja!

Lead Consultants nutzen es für News und Fragen/ Antworten „Vorleben“ hilft

Per E-Mail gestellte Fragen werden in Yammer eingestellt und dort weiter diskutiert – „Beharrlichkeit“

Es werden immer mehr Fragen öffentlich gestellt und dann breiter, schneller und besser beantwortet Yammer mobile App hilft dabei

Community Coaches unterstützen die Gruppen-Owner kontinuierlich

16

Weiterentwicklung im Verhalten

Sieht man eine Weiterentwicklung?

All rights reserved

Fehlender AD Account Sync – Compliance/ Security Thema mit Ex-Mitarbeitern

Twitter Tweets mit #yam in die All Company Group zu spezifische Themen, zu viele Einträge mit zu wenig Infos Besser: IFTTT um in eine Gruppe zu posten

Durchgängige Integration in SharePoint Jetzt mit SSO folgt die Integration der Microsoft Yammer App

Wir erweitern unseren Site Provisioning Prozess mit automatischer Yammer Gruppen Feed Integration

17

Was ging gar nicht?

All rights reserved

Ernennung von „Community Coaches“ je Core Community

Er unterstützt fachlich und kreativ die Entwicklung der Community und deren Mitglieder Neue Kollegen integrieren und zum Mitmachen einladen

Interessante Inhalte hervorheben

Erfolge sichtbar machen und „loben“ (praise)

Champions identifizieren und „loben“ (praise)

Sponsoren/ Management aktivieren

Regeleinhaltung (Policy) überwachen

Neue Themen und Gruppen voranbringen

Abstimmung mit Intranet-Inhalten

Reifegrad Bestimmung des Netzwerkes und Strategie anpassen

Analyse der Nutzung + Auswertung

Strategie mit dem Management abstimmen

Productivity Trainings geben, bei technischen Fragen helfen

Communication Plan + Marketing Events abstimmen (YamJam Events mit Experten und Management)

Organisationales Lernen fördern

18

Die Rolle der Community Coaches

Change Manager

Kommunikations-Spezialist

Vorleben!

Projekt

Manager

Was macht ihr mit Yammer-Skeptikern?

"Nicht-Nutzer"

All rights reserved

Skeptiker sagen: Ich weiss nicht, worauf ich antworten muss und was ich lesen muss

Keine Zeit, noch ein Medium zu lesen

Was wird dagegen getan?

Kein Zwang zur Nutzung

Trainings-Konzept

Wenn E-Mail an Experten geschickt wird Antwort auf Yammer posten

Link auf Yammer Conversation an Fragenden schicken

Antworten auf Yammer Conversation per E-Mail möglich

20

Yammer-Skeptiker

Spielen mobile Geräte eine Rolle und wird darauf auch

mit Yammer gearbeitet?

All rights reserved

Yammer Nutzung via Apps wichtig

22

Mobile Geräte und Yammer Apps

All rights reserved

Mobile Endgeräte und Apps dafür sind von entscheidender Bedeutung für schnelle Durchdringung und Akzeptanz SmartPhones: iPhone App und Windows Phone App

Yammer Notifier für Windows

Nutzen: schnellere Beantwortung von Fragen

Zugriff von überall, v.a. wenn man „kurz Zeit hat“

Zugriff auch von privaten Geräten (iPad)

23

Mobile Geräte und Yammer Apps

Was ist mitSharePoint on-premise

und den SharePoint 2013 Social Features?

All rights reserved

SharePoint als DMS und CollabPlattform

Diskussionen zu Dateien aus SharePoint in Yammer

„keine Dateien“ in Yammer

SharePoint User Profiles und AD Daten als Hauptprofil

SharePoint als Enterprise Search Portal

Files

Experten

Webinhalte und TeamSites

CRM Infos

Diskussionen und News aus Yammer

SharePoint on-premise

SharePoint on-premise

25

MySites und UserProfile weiterhin im Einsatz

Expertensuche über SharePoint User Profile

SiteFeeds und Newsfeed Funktionen nicht ausreichend – Yammer wird nun verwendet!

Community Sites aufgebaut mit Wiki-Teil und ADF (Projekvorlagenverwaltung)

Ersetzen der Diskussionsrunden und Site Feeds durch Yammer Gruppenfeed

Mobile SharePoint Newsfeed App Funktionen nicht ausreichend – Yammer besser!

Analysefunktionen unzureichend

SharePoint 2013 Social Features

SharePoint 2013 Social Features

Wie wollt ihr mit Yammer weitermachen ?

All rights reserved

AD Sync und SSO fertig gestellt

Rollout auf Alegri Office 365 Tenant und on premise via Yammer App

Integration in den Provisionierungsprozess in SharePoint Bisheriger Prozess über Dynamics CRM

Aufteilung der bestehenden Yammer Gruppen erfolgt in Core Communities

Support Communities

Location Communities

Special Interest Communities kann zu einer Core Community werden

Bsp. „App Development“

27

Wie wollt ihr mit Yammer weitermachen ?

Was ist bei AD Sync und SSO zu beachten?

All rights reserved

AD Sync via ADFS Wie haben sich anfangs Yammer User registriert? Entspricht deren E-Mail

Adresse dem Windows User Principal Name (UPN) im Active Directory?

Falls nicht, muss ein Konto von max.mustermann@alegri.eu auf mmustermann@alegri.eu auf Yammer migriert werden – ansonsten entstehen neue Konten!

SSO Yammer benötigt im SSO Ticket eine E-Mail Adresse, anhand dessen wir der

User erkannt und mit seinem Windows Login angemeldet

SSO ist die Grundlage für eine sinnvolle Yammer App Integration in SharePoint Sites

29

Yammer AD Sync und Single Sign-on (SSO)

All rights reserved 30

Beispiel einer Yammer Feed Integration in SharePoint 2013

Quelle: http://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/SPC311Via Yammer App kann ein Yammer Gruppen Feed über seine ID integriert werden – es ist direkte Interaktion dann möglich.

All rights reserved

Bei Fragen, Trainings und Projektinteresse:

Marco Schmucker, Alegri Principal Consultant

https://twitter.com/MarcoSchmucker, https://www.xing.com/profile/Marco_Schmucker

https://www.yammer.com/sharecamp/users/mschmucker-guest

31

Ihre Ansprechpartner bei Alegri

• Yammer Certified Admin• Yammer Certified Community Manager• Yammer Certified Power User

• 13 Jahre SharePoint Projekterfahrung