Kalite ve Verimlilik Kulübü Faaliyet Raporu 2014-2015

YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

2014-2015 Faaliyet Raporu Hakan DİZGİNCİ

17.Yönetim Kurulu Başkanı

Kalite ve Verimlilik Kulübü İdari Yapılanma2014-2015 Yılı Mevcut Yapılanması

2

Denetleme Kurulu Başkanı: 1

Denetleme Kurulu Üyesi: 4

Yönetim Kurulu Başkanı: 1

Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı: 2

Yönetim Kurulu Üyesi: 4

İcra Kurulu Üyesi:27

Proje Lideri: 12 Koordinatör: 4 Local Responsible: 1 Yerel Sorumlu:1

17.Yönetim Kurulu 3

Hakan DizginciYönetim Kurulu

Başkanı

Nil ÇağlarYönetim Kurulu

Başkan YardımcısıNedime AkyüzYönetim Kurulu

Başkan Yardımcısı

Sevgin KöymenYönetim Kurulu Genel Sekreteri

Sare TuğrulKurumsal İlişkiler Yönetim Kurulu

Üyesi

Feti Can KirazcıHalkla İlişkiler Yönetim Kurulu

Üyesi

Sedef ŞirvancıYönetim Kurulu

Saymanı

17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler

2014-2015 Yılı Kurumsal İlişkiler / SponsorlarKurumsal İlişkiler aracılığıyla kazanılan

sponsorlar; AKBANK (Finans ve Yazılım Günleri Ana Sponsorluğu) KPMG (Finans ve Yazılım Günleri Destek

Sponsorluğu) RENAULT (Kalite Günleri Fuar Sponsorluğu) İstanbul Lisan Merkezi (Baskılı Defter ve Dosya

Promosyon Sponsorluğu) Eczacıbaşı Girişim (Stant Destek Sponsorluğu) Çaykur (Ürün Sponsorluğu) UNO ( Ürün Sponsorluğu) Kurukahveci Mehmet Efendi (Ürün Sponsorluğu) Kampüs Etkinlikleri (İletişim Sponsorluğu)

Kurumsal İlişkiler aracılığıyla kazanılan maddi destekler;

Pinaps Event Reklam Destek (Arçelik)

4


Üyesi

Mali Sponsorlar:

17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Kurumsal İlişkiler / Kurumsal İrtibat Havuzu Kalite ve Verimlilik Kulübü, Bilgi Yönetimine aktarılmak ve gelecek yıllara

irtibat sağlanmak amacıyla tüm sene boyunca proje/genel kurumsal irtibat havuzu organize edildi. Yıl içerisinde her proje lideri,koordinatör ve yönetim kurulu üyesi; irtibata geçtiği firmaları ve iletişimlerini bu havuz içerisinde topladı.

5


Üyesi

İrtibat-İletişim Bilgisi Veri İstatistikleri (Firma Sayısı) KVK Genel --------------------------------------48 Kalite Günleri ----------------------------------310 Lojistik Eğitim Kampı------------------------- 106 Yıldız Seminer ve Eğitim Projesi -------------156 Davutpaşa Seminer ve Eğitim Projesi-------102 Kariyerimin Kimyası -------------------------- 200 Kariyer Haritamın İnşası---------------------- 110 Sosyal Sorumluluk Projesi --------------------104 Local Group Istanbul Yildiz -------------------95 EMT Yıldız--------------------------------------- 36 Pazarlama ---------------------------------------49 Dergi---------------------------------------------37 Teknik Gezi--------------------------------------55

Toplam İrtibat:

1304

2014-2015 Yılı Kurumsal İlişkiler / Kurumsal Kimlik ve Tasarımlar Kurumsal Mail imzası

yenilendi.

6


Üyesi


Tanıtım Dosyaları yenilendi. Resmi yazı ve antetli kağıt taslağı

oluşturuldu. Kulüp resmi yazı tipi ''Corbel'‘ ve ‘’Gill

Sant MT’’ olarak belirlendi. Yönetim Kurulu Bilgilendirme Raporu

taslağı yenilendi. Google Form Taslağı oluşturuldu.

17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Kurumsal İlişkiler / Dış İlişkiler ve Üyelikler

7


Üyesi

Student Chapter kurma başvurusu yapıldı.Tüzük onaylandı.

Yıldız Teknik Üniversitesi Temsilciliği ve Öğrenci Partnerliği Protokolü imzalandı.

31.01.2015'te Girişimcilik Zirvesi'nde ETOHUM Platin Partner Kulüp Ödülü alındı. 3IK Türkiye İş ve Kariyer Kulüpleri Birliği'ne üye olundu. Etkileşim ve Gelişim Kampı'na iki yönetim kurulu üyesi gönderildi. Vodafone Kalite Günleri Bronz Sponsorluğu bu ajans ile yürütüldü.

Stratejik Ortaklık protokolü imzalandı.

Kurucu Üyelikler:

Lojistik Birliği

Universiteler Arası Sosyal Sorumluluk Birliği

17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Halkla İlişkiler / Halkla İlişkiler Takımı Halkla İlişkiler Takımında

bulunan Basın Yayın Koordinatörlüğü - Pazarlama Koordinatörlüğü olarak revize edildi ve görev alanı genişletildi.

IT Koordinatörlüğü seçimi yapıldı.Internet sitesi/mailing ve feedback sistemi üzerinde çalışması organize edildi.

Tasarım Koordinatörlüğü oluşturulamadı.

8


Üyesi

17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Halkla İlişkiler / Sosyal Medya Hesapları

9


Üyesi

2014 Mayıs- 5900 Like2015 Mart – 9500 Like2014 Mayıs- 1800 Follower2015 Mart – 2800 Follower

Instagram hesabı kuruldu. 170 follower@ytukvk

• Youtube ve LinkedIn hesaplarında hedeflenen başarıya ulaşılamadı.

Medanis Firması ile site sürdürülebilir hale getirildi.

ytukvk.org.tr uzantılı adresler kullanılır hale getirildi.

Firma ile sponsorluk anlaşması yapıldı. %75 indirim sağlandı.

IT Koordinatörlüğü ile birlikte yıl boyunca güncel ve aktif bir site kuruldu.

Portal kurulamadı. İngilizce sayfa tasarlanamadı. Teamlab Office sistemi kurulamadı.

1017.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Halkla İlişkiler / Internet Sitesi


Üyesi

Ebru SarıkayaIT Koordinatörü

2014-2015 Yılı Halkla İlişkiler / SMS ve Mail Marketing Sistemi

SMS Marketing sponsoru anlaşması yapıldı. 25.000 SMS ile yıllık destek alındı.



Üyesi Mailmarketer Mail sponsoru oldu

ancak teknik eksikliğimizden dolayı desteği alamadık.

Kulüp üyelerine IT Koordinatörlüğü tarafından mail grubu açıldı 1200 kişilik dataya aktif duyuru mailingi yapıldı.

15-16-17. Dönem mail dataları toplandı ve etkinliklerin hedef kitlelerine göre mailing duyurusu yapıldı.

Toplam Mail Data:5000

2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Mezunlar Buluşmaları 27 Eylül 2014 tarihinde 42 mezun'un

katılımıyla Yıldız Çatı'da akşam yemeği konsepti ile Mezunlar Buluşması-1 gerçekleştirildi.Nisan ayında Mezunlar Buluşması-2 planlandı.


Sevgin KöymenYönetim Kurulu Genel Sekreteri‘’Bu kalp

seni unutur mu?’’

İlk Mezunlar Buluşması: 40 Mezun Katılımı

2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Veritabanı



15.Dönem• 1350 Dosya• 13GB Veri• 34 Google Drive Dosyası• 1 Sugar Sync Hesabı

16.Dönem• 150 Dosya• 1,5 GB Veri• 5 Google Drive Dosyası

17.Dönem• 5150 Dosya• 38 GB Veri• 86 Google Drive Dosyası

Aktarılan veride artış oranı:

%2500

2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Bilgi Dökümanları Projesi Prosedürler,Görev

Tanımları,Genel Bilgiler ve Yönetimsel Bilgiler ile alakalı konularda bilgi aktarımı dosyaları oluşturuldu. En kısası 1 en uzunu 12 sayfa olmak üzere toplamda 52 adet bilgi dökümanı hazırlanıp gelecek yıla aktarmak üzere dosyalandı.



Toplam Sonuç Raporu Sayısı: 16

Feedback Alınan Projeler: İcra Eğitimi,Mezunlar Buluşması-1,Tanışma Partisi,İnsan Kaynakları Zirvesi,Sosyal Sorumluluk Günleri,Söyleşiler,Otomotiv Zirvesi,Lojistik Eğitim Kampı,Ofis Gezileri,Vaka Eğitimi,TIMES,VAY,Kimya Sektöründe Kariyer,Kalite Günleri,Kariyer Haritam,Girişimcilik Günleri,Business Booster vb.

Feedback alınamayan projeler: Finans ve Yazılım Günleri.

15


17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Feedback Sistemi ve Raporlama

Ebru SarıkayaIT Koordinatörü

2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Üye Aktiflik Puantajı En aktif üyelerin belirlenmesi

için çalışmalar yapıldı. KVK Aktifler grubu kuruldu. Üyeler ile genişleme

konusundaki sıkıntılar belirlendi,gelecek yıla büyüme stratejileri dosyasında aktarılmak üzere dosyalandı.



İcra Kurulu üyeliğine aday olacak üyeleri Genel Kurul öncesi eğitmek için İcra Kampları düzenlendi. Geçtiğimiz yıl yapılan kamp sayısı 2ye çıkarılarak içerik genişletildi.

28 Şubat- Icra Kampı-ı (Eğitim) 28 Mart - Icra Kamp-II (Simülasyon)

Yönetim Kurulları arasında bilgi aktarımını sağlamak için Şile'de 2 günlük Bilgi Aktarım Kampı planlandı.Tüm YK üyelerinin bir sonrakine aktarım yapabilmesi için program hazırlandı. 18-19 Nisan tarihlerinde uygulanacaktır.

1717.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / İcra Kampları ve Bilgi Aktarım Kampı


KVK Akademi: Kulüp içi eğitim programlarını düzene oturtmak amacıyla

planlanan KVK Akademi için 8 Eylül 2014 tarihinde Pazarlama ve Proje Yönetimi Eğitimi verildi. Dönemlik 3 adet eğitim planlamamıza rağmen başarılı olunamadı.

LG Yildiz Mentoring Program: ESTIEM Aktifliğini arttırmak üzere mentor-mentee

programı başlatıldı.Menteeler motivasyon mektupları ile elenerek seçildi. 1 Mentor'a 5 mentee düşecek şekilde içerik planlandı.

17.Dönem Mentorları: Başkan Hakan Dizginci YK Fetican Kirazcı LR Coşku Mutlucan LQR Serdar Çetiner LEK Lideri Buse Kalkavan Başvuru Sayısı: 45 Beklenen Sayı: 30

18


17.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / KVK Akademi ve LG Yıldız Mentoring Program

2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Etkinlik Doluluk Oranları



2014-2015 Yılı Bilgi Yönetimi / Etkinlik Doluluk Oranları



2014-2015 Yılı İdari Yönetim / Yeni YK Yapılanması 8.YK Toplantısı ile alınmıştır. Oybirliği ile kararlaştırılmıştır.



Başkanı



Nedime AkyüzYönetim Kurulu Başkan

Yardımcısı

2014-2015 Yılı İdari Yönetim / KVK Hedefler Listesi Proje Liderleri ve Yönetim Kurulu Üyelerinin yıl sonu

performansları belirlemek ve takibini gerçekleştirmek üzere sene başında KVK Hedefler listesi hazırlandı.

13 Proje ve 7 YK Üyesinin toplamda 376 adet hedefi belirlendi.

Hedeflerin gerçekleştirilme oranı:

%68

22


Başkanı




Yardımcısı


2014-2015 Yılı İdari Yönetim / İcra Toplantı Gündemleri/Checklist Sistemi

6 Adet İcra Kurulu 8 Adet Yönetim Kurulu Toplantısı olmak üzere ilk dönem 14 toplantı yapıldı.

Genel Sekreterlik ile toplantı kararlarının uygulanması ve takibi sağlandı.

Ayrıntılı toplantı gündemi oluşturma ile toplantılarda verimlilik sağlandı.

8-10 saat aralığında süren İcra Kurulu Toplantıları max. 5 saate düşürüldü.

Projelerin ve Yönetim Kurulu'nun takibi gelecek yıllara da aktarılabilecek Spreadsheetler üzerinden ilerletildi.Yapılacaklar listelendi ve Genel Sekreter,Başkan aracılığıyla YK;Başkan Yardımcıları aracılığıyla Proje Liderleri takip edildi.

23


Başkanı




Yardımcısı


2014-2015 Yılı Mali Bütçe / Sponsorluklar 27 Mali Sponsor 100.250 Türk Lirası Mali Destek



Saymanı

Kalite ve Verimlilik Kulübü Yıllık Ödenek2014 Yılı : 25.000 Türk Lirası (16.Dönemden devralınan 8.000 Türk Lirası)

2015 Yılı : 20.000 Türk Lirası

17.Dönem’e ait toplam ödenek: 28.000 TL

2517.Yıl Yönetim Kurulu Hedefleri ve Yıllık Gelişmeler2014-2015 Yılı Mali Bütçe / Okul Desteği ve Ayrılan Ödenek


Saymanı

Toplam Yıllık Gelir:128.000 TLGeçen yıla oranla % 32 büyüme

2014-2015 Yılı Mali Bütçe / Yurtdışı ve Yurtiçi Etkinliklerden Alınan Mali Destek 2014 Kasım Budapeşte,Macaristan Council Meeting 2015 Trondheim,Norveç Vision 2015 Helsinki,Finlandiya Vision 2015 Kiev,Ukranya TIMES Semi Final 2015 Riga,Letonya Council Meeting

Toplam Alınan Maddi Destek: 11.000 TL



Saymanı

Kalite Günleri İlk kez ödüllü yarışma: Fikir

Sende Pazarlama Yarışması-13.000 Liralık Ödül

Ücretsiz etkinlik İlk kez motivasyon

mektubu ile başvuru; 1100 Başvuru 550 Kabul 450 Tekil Kişi Katılımı Katılımcı Üniversite

Sayısı: yaklaşık 27 Katılımcı Şehir Sayısı:

12 kalitegunleri.org 4 yıl aradan

sonra yeniden kuruldu. 44.000 TL Mali Destek 4 CEO,4 Kurucu,3 Genel

Müdür, 2 Yönetim Kurulu Başkanı, 1 Global Başkan Yardımcısı

2717.Dönem Projelerdeki Gelişmeler

Ezgi Sümer17.Kalite Günleri Lideri

Aylin Demirparmak17.Kalite Günleri

İçerik Koordinatörü

Lojistik Eğitim Kampı 400 Konaklamasız Katılım 68 Kamp Katılımı 38 Kişilik Yurtdışı Katılım Üniversite Sayısı: 52 Ülke Sayısı: 11 Şehir Sayısı: 37

İçerik İngilizce ve Türkçe Paralel Oturumlar İngilizce Workshop İngilizce Case Study İngilizce&Türkçe Teknik Gezi Konşimento Sergisi

Sponsorlar TLS,Mars,Batu,FreightArea


Buse KalkavanLojistik Eğitim Kampı Lideri

Davutpaşa Seminer Eğitim-Finans ve Yazılım Sponsorluk miktarı 3 katına

çıktı. www.finansveyazilim.org

kuruldu. 10 farklı okulda stant açıldı. 1300 kayıt ‘’En yüksek katılımcılı kariyer

etkinliği’’ İlk kez ödüllü kod yarışması

yapıldı.(Staj ödüllü)


Oğuz ÇolakoğluDavutpaşa

Seminer Eğitim Proje Lideri

Davutpaşa Seminer Eğitim 4 Söyleşi(Bedük,Serkan

İnci,SemihSaygıner,Pelin Karahan)

4 Seminer (Koçluk Günleri,Sanal Kariyer,Malzeme Sektöründe Kariyer,Kişisel Gelişim Seminerleri

http://www.finansveyazilim.org/



4.İnsan Kaynakları Zirvesi İlk full katılımlı Yıldız SEP etkinliği Başvuru Sayısı: 850 Katılımcı

Sayısı: 450

Bir yıl aradan sonra yeniden CEO Kahvaltıları ŞubatAyı: Oracle Türkiye Genel

Müdürü Filiz Doğan Kasım Ayı: TOYOTA Türkiye CEO

Orhan Özer

2 Ofis Gezisi: Markafoni,PwC

5.Girişimcilik Günleri Başvuru Sayısı: 1000 Katılımcı

Sayısı:?

3017.Dönem Projelerdeki Gelişmeler Yıldız Seminer Eğitim

Özge CandanYıldız Seminer Eğitim Lideri

Kariyerimin Kimyası/Kimya Sektöründe Kariyer İKMİB Ana Sponsorluk Sandoz Fuar

Sponsorluğu 2 Teknik Gezi,1 Eğitim 8 Oturum


Batu GürpınarKariyerimin

Kimyası/Kimya Sektöründe Kariyer

17.Dönem Pazarlama Koordinatörlüğü GelişmelerPazarlama Koordinatörlüğü

32

YTUKVK Kurumsal adıyla ilk kez SMS Marketing yapıldı. SMS Marketing sponsoru bulundu. Mail marketing sponsoru bulundu ancak site yöneticisi

firmanın teknik yetersizligi nedeniyle e-bülten sistemi olmaksızın mailing sistemi kuruldu.

Kariyer.net stratejik ortaklık protokolü imzalandı. Kampusetkinlikleri.com YTUKVK kullanıcısı alındı,

etkinliklerin tanıtımı ve mailingi yapıldı. Outboard ile ilk kez Metrobüslere reklam verildi.

(LEK,FYG,KARKİM) Universitemedya ile 10 farklı üniversiteye outdoor reklam

verildi. (FYG,KARKİM,KAHİN,KG) Kalite Günleri’nde sosyal medya kampanyaları düzenlendi. Instagram hesabı kuruldu. Sosyal Medya hesapları takipçi/begeni sayılarında yaklaşık

%50 artış saglandı. YTÜ 2014 Girişliler hesapları yönetildi. Üye sayısında artışı

sagladı.

Cansu DogankayaPazarlama

Koordinatörü

Ahmet Gazi Kandur

Pazarlama Koordinatörü

EMT


EMT Genel Kurulu Bursa Uludağ Üniversitesi - 6 Delege EMT Genel Kurulu Ankara Gazi Üniversitesi - 2 Delege EMT Genel Kurulu Ankara Orta Doğu Teknik Üniversitesi - 6 Delege

VAY Yerel Eleme Son 3 Dönemin en yoğun başvurusu alındı. 8 Grup yarışmaya katılmak üzere başvurdu. 6 Grup yarışmaya katılmak üzere eleme yapıldı.

Aslı EkşiEMT YTÜ Temsilcisi

17.Dönem Projelerdeki GelişmelerESTIEM

34

Lojistik Eğitim Kampı 38 Katılımcı

Business Booster 25 Katılımcı

Exchange Famagusta 10 Katılımcı

Summer Academy 15 Katılımcı

Geçen yıla oranla %80 katılımcı artışı

Haziran 2014-Mart 2015 72 Traveller

Geçen yıla oranla %340 traveller artışı

Coşku MutlucanLG Istanbul Yildiz Local Responsible

Serdar ÇetinerTIMES LQR

7 farklı Central Pozisyonda ESTIEMer

Geçen yıla oranla %350 artış

CM Riga’ya 8 Kişi ile katılım LG Istanbul Yıldız

tarihinde rekor

Qualitas / Teknik Gezi

35


Sinem Eda Özcan

Qualitas Dergi Lideri

Qualitas:İlk kez bir sene içerisinde iki sayı1 Mini Dergi1 Ana DergiKafePi Sponsorluk1000 Adet Mini Dergi

Teknik Gezi:LEK,Karkim,FYG için özel teknik gezilerKVK Tarihinde ilk kez:1 Günde iki teknik geziArçelik-SiemensOkul Servis Satın-Alma Desteği Ali Çağatay

DesteliTeknik Gezi

Lideri

Sosyal Sorumluluk Projesi

36


İlk kez Sosyal Sorumluluk Günleri 2 Part yapıldı.

Şenlik ile final yapmak için kardeş okul projesi başlatıldı. (Zeytinburnu Veliefendi İ.Ö.O)

Kadınlar Günü Özel Etkinliği Kulüpler Birliği ve IEEE Kulübü ile yapıldı.

Kadına Şiddete Hayır kampanyası düzenlendi.

Universitelerarası Sosyal Sorumluluk Birliği Kurucu Üyeliği üstlenildi.

Zeynep SuyabatmazSosyal Sorumluluk

Projesi Lideri

KAHİN 11.000 TL Maddi Destek İlk kez İnteraktif Fuar

Yarışması İlk kez İşe Alım

Similasyonları 2000 ‘ e yakın ön kayıt 8 Oturum 6 Fuar Sponsoru 1 Ana Sponsor YTÜ Kariyer Merkezi ile

Stratejik Ortaklık

37


Gerçekleştirilemeyen ProjelerBaşarısız olan projeler KVK QRKART Projesi başarısız oldu. Maddi imkansızlıktan dolayı

kart basımı yapılamadı,üyelere dağıtma yöntemi ve sponsor desteği bulunamadı.

KVK TV Projesi başarısız oldu. E-Bülten Projesi başarısız oldu.Mailing sponsoru bulunmasına

rağmen teknik yetersizlikten ve üzerinde durulmamasından dolayı gerçekleştirilemedi.

Sosyal Sorumluluk Konseri başarısız oldu. Kileri Hümayun izni alınamadı,sponsor desteği bulunamadı.

KVK Android Uygulaması başarısız oldu.Destekçi firmanın şartı reklam verecek sponsor bulmak oldu bu sebeple sürdürülebilirlik sağlanamadı.

Sene başı Sosyal Medya Kampanyaları düzenleme fikri başarısız oldu.

Proje Katalogu ve Üye aktiflik kılavuzu oluşturma fikri başarısız oldu.

Teamlab Office Projesi başarısız oldu. İngilizce internet sitesi başarısız oldu. Proje PR Materyallerinde Bütünlük Projesi başarısız oldu. Kalite Günleri Patent Proje Yarışması başarısız oldu.

38


Başkanı

Gerçekleştirilemeyen ProjelerAskıya Alınan Projeler

KVK Akademi projesi başlatıldı ancak hedeflenenler gerçekleştirilemediği için askıya alındı.

KVK Mentorluk Sistemi başlatıldı ancak hedeflenenler gerçekleştirilemediği için askıya alındı.

39


Başkanı

40

Kalite ve Verimlilik Kulübü ailesine verdiğiniz katkılardan

dolayı hepinize teşekkür ederiz. -17.Yönetim Kurulu

Self Improvement

Kalite ve Verimlilik Kulübü Faaliyet Raporu 2014-2015