Taller de procedimientos para diagnosticar y evaluar una biblioteca a

través del inventario de recursos impresos de forma automatizada

Instructora Flor Trillo

Lo que vamos a lograr…! Objetivo general: Conocer los beneficios que se pueden obtener a raíz de un inventario para proyectar mejora continua.

Objetivos específicos: •  Valoración del trabajo de los

bibliotecarios, específicamente de atención al usuario y procesos técnicos.

•  Diagnosticar el uso de las colecciones, necesidades de espacios, problemas de clasificación y catalogación y aprovechamiento de los recursos.

•  Diseño y generación de reportes para la generación de proyectos asertivos en cuanto a la mejora continua.

mismo contenido

Foto: Biblioteca Municipal de Villafranca, León, España

Índice •  Diagnóstico breve de una

biblioteca o centro documental: por colecciones, por tipo de préstamos, por tipo de usuarios, etc.

•  Requerimientos tecnológicos y materiales

•  Aprovechamiento del recurso humano

•  Planificación del tiempo requerido

•  Análisis de resultados, productividad e identificación de problemáticas de forma global.

•  Diseño y elaboración de reportes o informes con indicadores

•  Caso práctico

Tomado de: Making a collection count: Why a Physical Inventory is Essential to a Dynamic Library. Salem-South Lyon District Library

Diagnóstico breve de una biblioteca o centro documental: por colecciones, por tipo de

préstamos, por tipo de usuarios, etc.

•  Definir que áreas de la biblioteca serán inventariadas.

•  Conocer las épocas donde los usuarios frecuentan más la biblioteca y definir el tiempo para realizar el inventario cuando menos afecte. En entidades privadas se recomienda al final de cada ciclo.

•  Definir en que fechas se suspenderán los préstamos a domicilio, para garantizar que la colección esté completa.

Algunas estrategias clave de acuerdo con Salem-South Lyon District Library

1.  Seleccionar las colecciones que se van a inventariar 2.  Liberación de espacio: libros que no han sido usados en un periodo

de tiempo deben ser descartados 3.  Sacar del sistema los listados de libros para posteriormente

contrastarlos con los resultados 4.  Identificar los errores en el acervo y corregirlos en la base de datos

Requerimientos tecnológicos y materiales

•  Si la colección es mayor de 3,000 libros se deberá contemplar el proceso de etiquetado en código de barras de toda la colección para garantizar una mayor precisión.http://barcode.tec-it.com/barcode-generator.aspx?LANG=es

•  Si la biblioteca cuenta con presupuesto para esto, lo recomendable serán etiquetas de radiofrecuencia, ya que con esta tecnología es prácticamente automático el proceso de lectura. Los inconvenientes son que ya no se revisaría correctamente el estado de los libros.

Requerimientos tecnológicos y materiales

•  Cada persona que va a trabajar en el equipo de lectura de códigos debe contar con: una lap top (con block de notas), lector de códigos (pistola) e internet inalámbrico para respaldar cada 2 o 3 horas y evitar que el trabajo llevado se demore más por perdida de información; guantes; cubreboca y bata de algodón (de preferencia oscura).

•  Cinta adhesiva para ir marcando en cruz la estantería que ya fue revisada.

•  Conexiones y extensiones eléctricas.

Foto: Troy Univesity

Foto: Three men dusting books at the New York Public Library, 1913.

Requerimientos tecnológicos y materiales

•  Utilización de 5 carritos para depositar los libros (con un letrero identificador):

a)  Libros dañados: ✓  1er. nivel donde el persona pueda repararlo, ✓  2do. nivel para envío de un encuadernador

profesional, ✓  3er. nivel si el material tiene hongo o está mutilado

debe reponerse por uno nuevo y ser descartado.

b) Libros sin código de barras o que está ilegible

c) Libros con deterioro en la etiquetación o con errores de clasificación

d) Libros en desorden topográfico

e) Libros que no cuenten con alarmas o que estén expuestas

Requerimientos tecnológicos y materiales

En el caso de la reparación de libros se debe de contar con: pegamento para encuadernar, glyco (solvente de hule eficaz para retirar el pegamento de las etiquetas), etiquetas, impresora, plegaderas (herramienta de hueso para encuadernar), papel libre de ácido.

Foto: Biblioteca Sor Juana Inés de la Cruz, Universidad del Claustro de Sor Juana

Aprovechamiento del recurso humano

•  Si la colección es mayor de 5,000 items, se deberá involucrar a todo el personal con el que cuenta la biblioteca.

•  La optimización del personal: ayudará a reducir el tiempo, desgaste físico que puede traducirse posteriormente en ausencias laborales por fatiga.

•  Las áreas que deben involucrarse principalmente son: atención al usuario, referencia, formación de usuarios y procesos técnicos.

•  Se recomienda que el personal involucrado haya tomado vacaciones previamente o que exista una planeación para tomarlas posteriormente.

Foto. Niagara Falls librarians, 1955.

Planificación del tiempo requerido Es importante considerar los tiempos para las siguientes actividades:

•  Involucrar a la comunidad: suspensión de préstamos a domicilio (esto dependerá de los periodos de tiempo que se ofrecen, la cantidad de materiales que se pueden llevar y si es época de exámenes en el caso de las escolares y universitarias)

•  Escaneo y revisión de la colección: el tiempo de lectura de códigos (se calcula que cada persona en una jornada laboral de 8 horas puede llegar a leer como mínimo 1,000 materiales al día)

•  Generación de reportes: el análisis de la información y la segunda lectura requerirán como mínimo una jornada laboral

•  Corrección de irregularidades: de forma simultánea parte del equipo puede reparar libros e integrarlos nuevamente a la colección

Aviso a la comunidad en la Universidad de Zurich, Suiza

Planificación del tiempo requerido

Actividades Fechas

Anuncio a la comunidad sobre suspensión de préstamos a domicilio

3 semanas de anticipación (Si la biblioteca presta 7 días, 4 materiales) con posibilidad a resello.

Anuncio a la comunidad sobre cierre de biblioteca por inventario y próxima reapertura

4 semanas de anticipación (Considerar periodo de exámenes en el caso de bibliotecas escolares/universitarias)

Aviso a las autoridades y administrativos sobre la programación de un inventario

Al inicio de cada año, si la colección es muy utilizada se recomienda que sean dos veces por año y solo la colección que sale de la biblioteca.

Solicitud de materiales para el inventario Al inicio de cada año lectivo.

Identificación del tiempo para el inventario: lectura de códigos, corrección de irregularidades y generación de reportes.

Al inicio de cada año. El tiempo de lectura de códigos se calcula por día y por persona la lectura de 1,000 materiales aprox.

Planificación del tiempo requerido Es importante considerar los tiempos para las siguientes actividades:

Foto: Biblioteca Sor Juana Inés de la Cruz, Universidad del Claustro de Sor Juana

Procedimientos para realizar el inventario

Lectura del código de barras

Revisión física del material

Integración al acervo con lomo hacia arriba y cantos hacia abajo / Colocación en cualquier de los 5 carritos si cuenta con irregularidades

Revisión de los materiales

Reparación/Envío con encuadernador/Descarte

Control estadístico

Primera etapa

Segunda etapa

Procedimientos para realizar el inventario

Revisión de duplicados en lectura de códigos, identificación de las personas que hicieron esa lectura

Conteo, integración y revisión con lo que refleja el OPAC

Revisión física de la primera y segunda generación de faltantes

Conteo de los faltantes no encontrados en físicamente y en base de datos

Estadística de los libros identificados con irregularidades. Costo aproximado y trámites administrativos para envíos con encuadernador

Generación de resultados finales en presentación y documento con el involucramiento de todo el personal

Tercera etapa

Cuarta etapa

Sobre el desorden topográfico…

Cooper y Wolthansen (1977) a través de ecuaciones matemáticas pudieron definir que en una biblioteca universitaria, el 5,6% siempre va a estar extraviado. El 65% de los libros que están en el estante correcto, no se encuentran ordenados topográficamente. Los factores que podemos identificar en nuestras bibliotecas pueden ser: •  Usuarios que esconden libros de su interés para que otros no se los

lleven o los usen. •  Bibliotecarios que no saben como es el orden topográfico. •  Errores del catalogador, que duplica en lugar de buscar si ese libro ya

está. •  Errores al etiquetar el material •  Y la lista sigue… Cooper, Michael D.; John Wolthausen (1977). "Misplacement of Books on Library Shelves: A Mathematical Model". Library Quarterly 47 (1): 43–57. doi:10.1086/620621.

Generación de reportes

•  El documento auditable de contener un análisis de resultados, productividad de los involucrados y una identificación de problemáticas de forma global. Es indispensable que se divida en los siguientes apartados:

ü  Datos estadísticos: existencias, perdidas, descarte, reparaciones. ü  Fortalezas del acervo: para utilizarlas en una posterior planeación. ü  Debilidades del acervo: requerimiento de nuevos títulos, reposición de

materiales, nuevos libreros, propuesta de descarte para liberar espacios, si el estado físico es el adecuado (problemas de humedad, polvo excesivo, etc.) .

•  Es importante brindar recomendaciones precisas y concisas sobre problemas detectados, al final del inventario es muy enriquecedor en poder contar con un espacio para reunirse con todo el equipo y compartir todo lo identificado, esto hará más completo y enriquecido el reporte final.

•  El reporte final deberá discutirse con las autoridades de la institución y deberá estar sustentado posteriormente en una planeación estratégica por los siguientes años donde se incluyan más inventarios, fumigaciones, etc.

Diseño y elaboración de reportes o informes con indicadores

•  El reporte debe contener la siguiente información clave: 1.  Periodo de aplicación del inventario 2.  Enfoque del inventario (contexto en el que se efectuó) 3.  # de lectura de códigos desglosado por días con la productividad de cada

persona, por ejemplo:

4.  Número de veces que se tuvo que revisar la colección, duplicaciones en la lectura, si el tema se presentó frecuentemente discutir esto con el grupo para que en lo futuro se generen mecanismos de mejor control y calidad.

5.  # de materiales reparados, # de impresiones de etiquetas (código de barras y clasificación para lomos), # de materiales enviados al encuadernador con tiempos de entregas y costos totales (si es más de un mes, deberá contemplarse una nota en el OPAC por cada material), # de alarmas

6.  Hallazgos: libros con hongos, estanterías oxidadas, identificación de insectos, etc.

Persona 1 Persona 2 Persona 3 Persona 4 Persona 5 Persona 6 Persona 7 Lectura de Códigos 3835 5651 4548 4756 6826 7780 5445

3835 5651 4548 4756 6826 7780 5445

0 5000

10000

Lecciones aprendidas

•  No tengas temor de revisar las veces que sean necesarias, tienes que estar seguro antes de notificar que los libros no están, asegúrate de que así sea.

•  Antes de iniciar, en el proceso de planeación debes tener suficientes conexiones eléctricas y una buena conexión de internet.

•  Hay que ser flexible, analítico y si hay que descartar, se debe preparar un programa previo.

Beneficios

•  Catálogo impecable, los usuarios lo agradecerán!

•  Mejor conocimiento de tu colección, mayor valor del bibliotecario porque conoce lo que tiene y sabe orientar a sus usuarios.

•  Mejor comunicación y construcción de trabajo en equipo, para hacer un inventario exitoso, el equipo debió realizar un buen trabajo de forma conjunta.

•  Mejor entendimiento del comportamiento de tus usuarios y tus colegas. Esta tarea requiere de habilidades físicas y analíticas.

•  Cumplimiento de una tarea exitosa. La comunidad entenderá que el trabajo de una biblioteca es importante en la medida en que el equipo bibliotecario realice sus tareas adecuadamente.

•  Un buen inventario físico ayuda a mantener una calidad en la colección

•  Contribuye a brindar información sobre la toma de decisión presupuestarias, sobre el valor cuantitativo y cualitativo que la institución ha invertido.

Inventory of a small academic library: cooperation and communication through the units. Troy University. http://www.slideshare.net/benire/charleston-conference-presentation

Caso práctico Con lo visto en el taller definir brevemente una propuesta/esbozo de inventario estratégico para la biblioteca donde usted labora, sino cuenta con una, realice una propuesta partiendo de un imaginario.

✓  Diagnóstico breve de una biblioteca o centro documental: por colecciones, por tipo de préstamos, por tipo de usuarios, etc.

✓  Requerimientos tecnológicos y materiales ✓  Aprovechamiento del recurso humano ✓  Planificación del tiempo requerido ✓  Análisis de resultados, productividad e identificación de problemáticas de

forma global. ✓  Diseño y elaboración de reportes o informes con indicadores

Al final se presentará frente a grupo su propuesta por lo que se pide que se elaboren los principales puntos en una presentación de Power Point.

Para la actividad se tienen 40 minutos.