31.01.2014 – 06.02.2014, № 05

ГЛАВНАЯ СТАТЬЯ

Компетентное мнение Обыск по-украински

«К вам пришли...», или Как себя вести, если на предприятие пожаловали правоохранители

Заочное уголовное производство, или «Без меня меня судили»

Документальное обеспечение Памятка для персонала на случай проведения на предприятии следственных действий и проверок

Защита документов и информации в случае проведения обыска

Рано или поздно каждое предприятие может столкнуться с таким следственным действием, как обыск.

Многие знают, что такое обыск, не понаслышке.

В соответствии со статьей 234 Уголовного процессуального кодекса Украины (далее – УПК Украины)

обыск проводится с целью выявления и фиксации сведений об обстоятельствах совершения

уголовного преступления, отыскания орудия уголовного преступления или имущества, которое было

добыто в результате его совершения, а также установления местонахождения разыскиваемых лиц.

Таким образом, во время обыска возможно изъятие любых вещей и документов, которые исходя

из субъективного мнения следователя, могут касаться преступления и содержать сведения о

нем. Кроме того, срок, на который изымаются документы, достоверно не известен, и фактически

работа предприятия может быть заблокирована. Также не одиноки случаи, когда документы терялись,

а если это первичная бухгалтерская документация, то в будущем предприятие не сможет доказать

реальность хозяйственных операций.

В действующем УПК Украины вопрос изъятия документов при обыске урегулирован недостаточно

четко. Так, в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 235 УПК Украины постановление следственного судьи

должно содержать сведения о вещах, документах или лицах, для обнаружения которых проводится

обыск. При этом согласно ч. 7 ст. 236 УПК Украины при обыске следователь, прокурор имеют право

проводить измерения, фотографирование, звуко- или видеозапись, составлять планы и схемы,

производить графические изображения обысканного жилья или иного владения лица или отдельных

вещей, изготавливать отпечатки и слепки, осматривать и изымать вещи и документы, имеющие

значение для уголовного производства. Такие формулировки закона позволяют следователю или

прокурору очень субъективно решать вопрос о том, имеют ли определенные документы значение для

уголовного производства или нет, а значит, и решать вопрос по их изъятию.

Матчасть

Следует обратить внимание на положение ч. 7 ст. 236 УПК Украины. Так, изъятые вещи и документы,

не входящие в перечень, относительно которого прямо предоставлено разрешение на отыскание в

постановлении о разрешении на проведение обыска, и не относящиеся к предметам, изъятым законом

из обращения, считаются временно изъятым имуществом.

Согласно статье 167 УПК Украины временным изъятием имущества является фактическое лишение

подозреваемого или лиц, во владении которых находится имущество, возможности владеть,

пользоваться и распоряжаться определенным имуществом до решения вопроса об аресте имущества

или его возвращения.

Временно изъятым может быть имущество в виде вещей, документов, денег и т. д., в отношении

которых имеются достаточные основания полагать, что они:

1. подысканы, изготовлены, приспособлены или использованы как средства или орудия совершения

уголовного правонарушения и (или) сохранили на себе его следы;

2. назначались (использовались) для склонения лица к совершению уголовного правонарушения,

финансирования и/или материального обеспечения уголовного правонарушения или вознаграждения

за его совершение;

3. являются предметом уголовного правонарушения, в том числе связанного с незаконным оборотом;

4. получены в результате совершения уголовного правонарушения и/или являются доходами от них, а

также имущество, в которое они были полностью или частично преобразовано.

Залогом успеха в защите документации предприятия является

заблаговременная подготовка к возможным приходам

правоохранительных органов и следственным действиям, так как

предпринимать какие-либо действия по факту всегда сложнее

Таким образом, такое предположение следователя тоже может быть основанием для изъятия

документов во время обыска.

В любом случае, одним из аспектов защиты своих интересов во время обыска является правильная

предварительная подготовка к данному следственному действию, а именно обеспечение

безопасного хранения документов.

На практике достаточно эффективными показали себя следующие шаги.

Журнал регистрации проверок

Давно проверенным, но эффективным способом направления проверки в законное русло был и

остается журнал регистрации проверок. Приобрести указанный журнал можно практически в любом

канцелярском магазине. Журнал прошивается субъектом предпринимательской деятельности,

заверяется печатью и подписью директора предприятия.

Нормативными основаниями ведения журнала посещений (регистрации проверок) являются Указ

Президента Украины от 23.07.98 г. № 817/98 «О некоторых мерах по урегулированию

предпринимательской деятельности» и приказ Госкомпредпринимательства от 10.08.98 г. № 18.

Отказ проверяющих от подписи в журнале регистрации является основанием для недопуска к

проведению проверки (п. 7 Указа Президента Украины № 817/98 и п. 9 Приказа).

Представитель контролирующего органа перед началом проверки должен обязательно сделать запись

в журнале, заполняя все предусмотренные графы, и поставить свою подпись.

В журнал регистрации проверок вносятся следующие данные:

• цель и характер проверки;

• название организации, осуществляющей проверку;

• фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего проверку;

• дата выдачи и номер направления относительно осуществления проверки;

• сроки проведения проверки (начало и конец);

• подпись лица, осуществляющего проверку.

Подготовка к проверке персонала

Каждый сотрудник должен иметь четкую инструкцию на случай проведения проверки.

Психологические особенности личности каждого сотрудника различны, так же как и

стрессоустойчивость. Поэтому для лучшего результата инструкция должна быть письменной и

дифференцированной в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Общие требования к действиям сотрудников можно свести к следующему:

• фиксация данных о проверяющих (направление, организация, основание, фамилия, имя и должность

пришедших);

• обязательная регистрация в журнале проверок как основание для допуска к проверке;

• запрет разглашения конфиденциальной информации предприятия (об этом ниже);

• ограничить доступ к документам (сейф, шкаф и т. п.) и предоставлять в порядке, предусмотренном

законом;

• ограничить доступ к рабочим вещам и компьютерной технике;

• наискорейшее информирование о проведении проверки руководителя предприятия, бухгалтера и

юриста (адвоката);

• четко выполнять указания руководителя и юриста компании;

• не подписывать никаких документов без согласования с руководителем либо юристом компании.

Кроме того, каждому сотруднику должна быть разъяснена статья 63 Конституции Украины: лицо не

несет ответственности за отказ давать показания или объяснения в отношении себя, членов семьи или

близких родственников, круг которых определяется законом.

Лишь директор может и должен принимать решение о допуске проверяющих.

При этом не следует забывать, что проверяющие – это в первую очередь люди, которые выполняют

свою работу, и ничего человеческое им не чуждо. Установление конструктивных межличностных

отношений и проведение проверки в соответствии с законом – цель для руководителя и/или юриста

(адвоката) компании.

Разработка порядка (положения) о конфиденциальности

Перечень конфиденциальной информации на предприятии должен быть формализован путем

принятия общего положения о конфиденциальной информации либо подписания соглашения о

неразглашении информации с каждым сотрудником.

В случае многочисленности персонала, соглашение о неразглашении может быть подписано только

лишь с ключевыми сотрудниками (бухгалтер, юрист, заместители директора и т. д.).

Перечень конфиденциальной информации на предприятии должен быть

формализован путем принятия общего положения о конфиденциальной

информации либо подписания соглашения о неразглашении информации с

каждым сотрудником

Перечень конфиденциальной информации должен быть конкретизирован. Также в положении должна

быть установлена дисциплинарная ответственность за разглашение такой информации.

Использование новейших IT-технологий для хранения документов в электронном виде (icloud,

dropbox и т. д.)

Информация в электронном виде также может представлять интерес для проверяющих.

В последнее время участилась практика правоохранительных органов по изъятию серверов компаний

в рамках проведения обыска, что может привести к фактической парализации работы компании,

доступу правоохранителей к важным документам предприятия и использованию их в дальнейшем

против данной компании.

Для того чтобы исключить данную возможность, хранить электронные документы необходимо на

серверах, которые находятся вне поля доступа правоохранителей. Самым доступным и

безопасным способом, обеспечивающим это, являются сервисы «облачного» хранения данных (dropbox, google disk, icloud и т. п.).

В таком случае для обеспечения безопасности и минимизации доступа правоохранительных органов к

указанным документам, данные хранятся на многочисленных распределенных в сети серверах,

предоставляемых в пользование клиентам, в основном третьей стороной. Данные хранятся на так

называемом облаке, клиент которого видит его как один виртуальный сервер. Физически же такие

серверы могут располагаться удаленно друг от друга географически, вплоть до расположения на

разных континентах.

Идеальным будет, если сервисы расположены в юрисдикциях, которые не имеют с Украиной договора

о правовой помощи. В таком случае изъять их будет практически нереально. Также для обеспечения

еще большей безопасности данные можно шифровать с помощью специальных программ.

Если предприятие все же предпочитает хранить информацию на своих серверах или персональных

компьютерах, необходимо позаботиться о безопасности и конфиденциальности, установив

программное обеспечение для дополнительной защиты или же отдав предпочтение одному из

сервисов с шифрованием на стороне пользователя.

Для того чтобы минимизировать риски вмешательства в работу предприятия и, как следствие,

остановки работы или потерю доступа, а то и потерю важной документации, не следует хранить

важную документацию непосредственно в офисе компании.

Заключение договора с адвокатом для хранения документов и предоставление адвокатских

услуг

Эффективным будет подписание с адвокатом договора о предоставлении юридических услуг и

хранении документов. Так как в соответствии с ч. 6 ст. 46 УПК Украины документы, связанные с

выполнением защитником его обязанностей, без его согласия не подлежат осмотру, изъятию или

разглашению следователем, прокурором, следственным судьей, судом. Основной функцией адвоката

является правовая защита граждан, хранение же документов может стать составляющей этой защиты,

в связи с чем документы, полученные адвокатом от клиента для выполнения его обязанностей,

являются адвокатской тайной.

Согласно ч. 1 ст. 22 Закона «Об адвокатуре и адвокатской деятельности» (далее – Закон) адвокатской

тайной является любая информация, которая стала известна адвокату о клиенте, а также те вопросы, с

которыми клиент обращался к адвокату, содержание бесед, советов, разъяснений адвоката,

составленных им документов, и других документов, которые были получены адвокатом при

осуществлении адвокатской деятельности.

Таким образом, если клиент передал адвокату в рамках договора на правовую помощь какие-то

документы, то такие документы автоматически переходят в статус адвокатской тайны. А значит,

адвокат обязан не разглашать информацию, содержащуюся в таких документах, и обеспечить их

сохранность от доступа третьих лиц.

Статья 23 Закона запрещает истребование и изъятие у адвоката документов, составляющих

адвокатскую тайну. То есть любые документы, переданные клиентом в рамках договора правовой

защиты, не могут быть удалены или истребованы у адвоката.

Основной функцией адвоката является правовая защита граждан,

хранение же документов может стать составляющей этой защиты, в связи

с чем документы, полученные адвокатом от клиента для выполнения его

обязанностей являются адвокатской тайной

Подготовка помещения к проверке

В случае приближения проверки (и даже без нее) помещение предприятия необходимо подготовить,

установив средства безопасности:

• внутреннее и наружное видеонаблюдение;

• автономное питание;

• решетки;

• отдельная комната для проведения проверок;

• сейф для особо ценных документов;

• входные двери с автоматическим замком.

Введение процедуры архивации документов

Каждый владелец и директор предприятия должен усвоить, что хранить важные документы лучше вне

офиса.

Основной задачей руководителя является сохранение учредительных документов. Так, в офисе стоит

держать только нотариально заверенные копии этих документов. Этого будет достаточно для

предъявления контролирующим органам, при этом оригиналы документов будут в безопасности.

Важные документы могут храниться в банковской ячейке, у адвоката, в специализированном

учреждении, предоставляющем услуги хранения документации, и т. д. Также необходимо регулярно

проводить уничтожение документов, срок хранения которых закончился.

Придание огласке незаконных действий проверяющих

В случае явного нарушения процедуры проведения проверки, эффективно обращение к журналистам с

целью их фиксации. Такие действия направлены на достижение нескольких целей:

• само наличие журналистов и камер может повлиять на проверяющих как сдерживающий либо

успокаивающий фактор;

• дальнейшее придание огласке в прессе допущенных проверяющими нарушений является основанием

для проведения проверок, в том числе на предмет наличия состава преступления (ст. 365 Уголовного

кодекса Украины «Превышение власти либо служебных полномочий»).

Залогом успеха в защите документации предприятия является заблаговременная подготовка к

возможным приходам правоохранительных органов и следственным действиям, так как

предпринимать какие-либо действия по факту всегда сложнее.

В связи с чем рекомендуем Вам следующее:

• храните важную документацию вне офиса;

• электронные документы сохраняйте на виртуальных сервисах, лучше за границей;

• подготовьте помещения и сотрудников к проверке;

• найдите доверенного адвоката, подпишите с ним договор для того, чтобы всегда чувствовать себя

защищенным и быть уверенным, что правоохранители не превышают своих полномочий.

Самое важное понимать и помнить, что в момент проверки большинство сотрудников испытывают

волнение и страх, которые ведут к совершению необдуманных, ошибочных, а порой и неадекватных

действий. От качества подготовки к проверке, тщательности проведения превентивных мер может

зависеть результативность прохождения проверки. А порой такие действия помогут «продержаться»

до прибытия юриста или адвоката.

Дмитрий Овсий,

партнер,

Адвокатская фирма «GORO legal»

© ООО "Информационно-аналитический центр "ЛИГА", 2014

© ООО "ЛИГА ЗАКОН", 2014