Omakanta ja Potilastiedon arkisto - tietoa terveydenhuollon henkilöstölle

OPER

Potilastiedon arkisto ja Omakannan

toimintaperiaatteet Omakannalla ei ole omaa tietovarastoa. Se näyttää

Potilastiedon arkistoon tallennettuja tietoja.

Tietojen näyttäminen Omakannassa perustuu

palvelutapahtumaan

Terveydenhuollossa muodostetaan palvelutapahtuma(-asiakirja),

johon hoitoasiakirjat liitetään

Potilastietojärjestelmä arkistoi palvelutapahtuma(-asiakirja)n jo

ennen kuin se sisältää hoitotietoja, jolloin Omakannassa näkyy

tyhjä palvelutapahtuma

Omakanta näyttää vain kansallisesta koodistosta

löytyviä näkymiä ja otsikoita

Jos terveydenhuollossa käytetään omia paikallisia näkymiä tai

otsikoita, ne tulee linkittää kansalliseen näkymään tai

otsikkoon. Merkinnät eivät arkistoidu, eivätkä näy Omakannassa

ilman linkittämistä. 2

MITÄ POTILAS NÄKEE OMAKANNASTA?

3

Terveystiedot-sivu 1/2 Terveystiedot-sivulla näkyy

Potilaan uusimmat käynnit ja hoitojaksot (eli palvelutapahtumat)

aikajärjestyksessä allekkain. Tulevaisuuteen sijoittuvat

palvelutapahtumat näytetään erillisen linkin takana

Kun käynnin tai hoitojakson tiedot avaa, näytetään

terveydenhuollon kirjaamat tekstit aikajärjestyksessä.

Merkinnät näytetään näyttömuodossa eli sellaisena kuin

potilastietojärjestelmä on ne Kantaan arkistoinut.

Käyntien ja hoitojaksojen terveystietoja näytetään eri

tavoin Avohoitokäynneiltä Omakanta näyttää pääsääntöisesti kaiken

arkistoidun potilaskertomustyyppisen tiedon.

Hoitojaksoilta Omakanta näyttää vain yhteenvetotasoiset tiedot eli

YHT-lisänäkymälle viedyt tiedot. Potilastietojärjestelmä vie

automaattisesti YHT-lisänäkymälle väliarvio- ja loppuarvio-otsikoiden

alle kirjatut tiedot, mutta sinne voidaan viedä myös käsin tietoja

Terveystiedot-sivu 2/2

Käynnin/hoitojakson tiedoissa Terveystiedot-sivulla

EI näytetä Potilaan riskitietoja näytetään omassa Riskitiedot-osiossa

Potilaan lab- ja rtg-tutkimuksia näytetään omassa

Tutkimukset-osiossa. Käynnin/hoitojakson tiedoissa on linkki

käynnin/hoitojakson tutkimuksiin

LÄÄ-näkymälle (lääkitys) kirjattuja tietoja

ERAS-näkymälle (erillinen asiakirja) kirjattuja tietoja

HOKE-näkymälle (hoitokertomus-päivittäiskirjaukset) kirjattuja

tietoja

Viivästettyjen asiakirjojen tietoja

VLÄÄ-näkymä (voimassa oleva lääkitys) tallennetaan arkistoon ja

näytetään Omakannassa käynnin/hoitojakson tiedoissa, kun

voimassa oleva lääkitys on tarkastettu /(hyväksytty/arkistoitu)

5

6

Yksittäisen käynnin tai hoitojakson tiedot näkyvät kansalaiselle sen

mukaan, miten ammattilainen on kirjannut tiedot hoitotilanteessa.

Jatkossa näytölle tulee myös linkit käynnin/hoitojakson aikana

Kirjoitettuihin todistuksiin ja lähetteisiin

Näkymä Kirjaaja

Kirjaustoimipiste Ajankohta

Hoitotyön vaiheet, otsikot, luokitukset, kirjauksen sisällöt

Suun terveydenhuollon tietojen näyttäminen

7

Potilas voi valita Suun terveydenhuollot –sivulta listauksesta joko

• Kokonaishammastarkastukset – Hammastarkastuksen (HAMK-

näkymä) tiedot näytetään omalla sivullaan.

• Muut käynnit ja hoitojaksot – Käynnit, joissa on SUU-näkymälle

kirjattuja tietoja. Sivulta on linkki hammastarkastuksen tietoihin.

Tutkimusten näyttäminen, laboratorio ja

kuvantaminen

Tutkimukset sidotaan palvelutapahtumaan

terveydenhuollossa ja ne arkistoituvat

palvelutapahtumakohtaisesti

Omakanta näyttää tutkimukset omassa Tutkimukset

osiossaan palvelutapahtumakohtaisesti Tutkimus saattaa siis löytyä eri päivämäärän alta kuin itse

tutkimus on tehty eli käynnin tai hoitojakson päivämäärältä johon

tutkimus liittyy

Jos kyseessä on laboratorion kestolähete, kaikki vastaukset

löytyvät saman palvelutapahtuman alta, joka on useimmiten

lähetteen teon ajalta oleva käynti/hoitojakso

8

9

Myös tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan

sidottuna. Tutkimusten etusivulta valitaan sen

käynti/hoitojakso, johon liitettyjä tutkimuksia

halutaan tarkastella

Diagnoosit -sivu

Diagnoosit sivu koostaa kaikki potilaalle

rakenteisesti kirjatut diagnoosit listaksi

Diagnoosin valitsemalla näkee siihen liittyvät

käynnit ja hoitojaksot

10

Kriittiset riskitiedot -sivu

Omakanta näyttää vain potilaalle kirjatut Kriittiset

riskitiedot – Hoidossa huomioitavia riskitietoja ei

näytetä

Kriittiset riskitiedot näytetään allekkain

palvelutapahtuman ajankohdan mukaan

11

Potilaan informointi Omakannassa näkyvistä

tiedoista

Kerro potilaalle, milloin käyntien tiedot ovat

nähtävissä Omakannasta ja mitä tietoja potilas voi

käynneistä nähdä Organisaation omat käytännöt vaikuttavat tietojen näkymiseen

(arkistoinnin ajankohta ja viivästäminen)

Koko henkilökunta perehdytetään potilaan ohjaamiseen!

Kts. Laajempi materiaali Kanta-palvelujen

käsikirjasta Kansalliset toimintamallit ja ohjeet

Potilastiedon arkiston toimintamallit ja ohjeet 2

Omakanta ammattilaisen näkökulmasta

12

Virhetilanteiden selvittely 1/2 Potilaan tulee olla ensisijaisesti yhteydessä

terveydenhuoltoon, jos hänen tietojaan ei näy oikein

Omakannassa.

Organisaatiossa tulee olla sovittuna toimintamalli, miten

potilaan yhteydenoton perusteella toimitaan

Henkilökunnan tulee tietä, keneen ottaa organisaation sisällä

yhteyttä, jos herää epäilys virheestä tietojen arkistoinnissa tai

tietojen näkymisessä Omakannassa

Huolehdi, että myös esim. puhelinkeskus osaa ohjata potilasta

ottamaan oikeaan tahoon yhteyttä

Kuvaa toimintamalliin rooli

Kuka organisaatiossa ottaa potilaan Omakantaan liittyvät

kysymykset selvittelyyn? Esim. pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja

Onko potilas suoraan itse yhteydessä tähän henkilöön vai

hoitavan yksikön kautta?

Missä tilanteissa otetaan yhteyttä potilastietojärjestelmä-

toimittajaan? 13

Virhetilanteiden selvittely 2/2

Jos tiedon pitäisi näkyä, terveydenhuolto selvittää

tilannetta ensin yhteistyössä tietojärjestelmä-

toimittajan kanssa (kts. tarkempi tarkastuslista Omakannan

palvelukuvauksesta)

Selvitetään ovatko asiakirjat arkistoituneet oikein esim.

arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla

Tarkistetaan, että käytössä on kansalliset näkymät/otsikot tai

että mäppäys kansallisiin näkymiin on tehty oikein.

Jos kyse on tutkimuksesta, tarkista

milloin lähete on tehty

onko se sidottu oikeaan palvelutapahtumaan

onko tulos viivästetty

Jos selvityksen jälkeen epäillään Omakannan

virhettä, terveydenhuollosta otetaan yhteys Kelan

tekniseen tukeen tekninentuki@kela.fi

14